• Pengertian
• Perkembangan sistem informasi
SDM(human resource information
systems/HRISs)
• Jenis-jenis dan terminologi HRISs
• Arti HRISs
• Masalah-masalah aplikasi HRISs
Diantara perubahan signifkan dalam bidang MSDM pada tahun-tahun terakhir ini adalah
penggunaan komputer untuk akhirnya
berkembang dengan apa yang kini disebut sebagai Human Resource Information Systems (HRISs) atau Sistem Informasi SDM.
Dengan meningkatnya kebutuhan untuk
menyimpan data personalia serta berbagai kebijakan yang menyertainya, HRISs menjadi
HRISs
dapat didefnisikan sebagai berikut :
“ A human resources informatioan system
(HRISs) is the system used to acquire,
store, manipulate, analyze, retrieve,
and distribute pertinent information
regarding an organization’s human
resources”
(sebuah sistem informasi SDM adalah sistem yang
digunakan untuk memperoleh, menyimpan,
memanipulasi, menganalisis, mendapatkan kembali, dan
Sebuah HRISs bukanlah sekedar perangkat
keras komputer dan perangkat lunak atau
program yang berkaitan dengan SDM,
melainkan juga meliputi operator, bentuk
sistem, kebijakan, dan prosedur, serta data.
Berbagai survei menunjukkan bahwa
akhir-akhir ini telah banyak organisasi berskala
besar yang menggunakan HRISs sebagai
pendukung manajemen SDM, namun untuk
perusahaan yang berskala kecil-menengah
banyak yang belum menggunakan HRISs.
a)
Banyak organisasi enggan menggunakan
sarana HRISs sebagai akibat pengaruh hasil
analisis
cost-beneft
yang
merekomendasikan bahwa biaya
penggunaannya jauh melebihi hasil yang
diperoleh
b)
Kurangnya pemahaman manajer SDM
tentang HRISs sebagai akibat tidak adanya
pelatihan untuk menguasai teknologi HRISs.
c)
Penolakan sejumlah organisasi untuk
menggunakan komputer dalam mengelola
SDM sebagai akibat upaya
defensive
guna
mempertahankan cara-cara lama
d)
Sikap
defensive
mengarahkan tindakan
manajer SDM menjadi kian tertutup pada
manajer bidang lainnya. Akibatnya manajer
non-SDM mengabaikan persoalan SDM yang
bekerja di bidangnya
a)
Meningkatkan komitmen manajemen puncak
untuk menyadari makna penting HRISs dan
mendukung implementasinya
b)
Meningkatkan pemahaman bahwa cara-cara
lama dalam manajemen SDM perlu diubah
dengan cara-cara baru agar efektivitas dan
efsiensi manajemen SDM meningkat.
Laju kemajuan teknologi HRISs, dapat
ditingkatkan pada tingkatan
c)
Memacu kesadaran manajer SDM untuk
meningkatkan kualitas standar operasional
manajemen SDM
d)
Pemrograman pelatihan dan pengembangan
SDM di bidang teknologi HRISs.
Laju kemajuan teknologi HRISs, dapat
Tujuan utama
dibentuknya HRISs adalah
untuk memberi layanan dalam bentuk
informasi kepada klien atau pengguna dari
system tersebut.
Karena terdapat berbagai jenis
clients
dan
users
, maka
pusat perhatian HRISs
, yaitu :
a)
Memberi fasilitas atau dukungan pada
pusat perhatian HRISs
, yaitu : …
b) Menghindari proses pengadilan (litigation),
misalnya untuk mengidentifkasi pola-pola diskriminasi dalam pekerjaan
c) Mengevaluasi program, kebijakan, atau
praktek-praktek (misalnya untuk memantau biaya dalam menunjang kesehatan pegawai)
d) Mendukung operasional sehari-hari (misalnya
Bagaimana pun bentuk tujuan yang akan
diperoleh dari penyediaan informasi
tersebut, data yang diolah haruslah
akurat dan berbasis waktu (tidak
Peran operator sangat vital dalam mengimplementasikan HRISs.
Sistem komputer yang mutakhir dengan dukungan operator yang tidak terlatih, akan menyebabkan HRISs tidak efektif.
Demikian pula jika rancangan prosedur aplikasi tidak disusun dengan cermat, akan mengurangi
efektivitas HRISs.
Oleh karena itu, untuk mencapai tingkat efektivitas setinggi mungkin, organisasi harus
Persoalan besar dalam HRISs adalah
terbatasnya SDM yang memiliki
keahlian dan pengetahuan, serta
memiliki kemampuan
teknis-manajerial, khususnya yang berkaitan
dengan teknologi komputer secara
komprehensif.
Dalam konteks pengembangan SDM, para profesional yang bekerja dalam fungsi-fungsi HRISs harus
memiliki skill dan knowledge di berbagai kajian berikut :
a) Sistem SDM dan hubungannya dengan lingkungan
organisasi
b) Konsep sistem yang dapat diaplikasikan dalam konteks
SDM
c) Keahlian manajemen dalam merancang dan
menjastifkasi HRISs
d) Keahlian komputer dalam memahami keterkaitan antara
teknologi komputer dan fungsi-fungsi MSDM
Organisasi mengalami masalah serius dalam hal memenuhi kebutuhan-kebutuhan personel yang mampu menguasai persyaratan seperti tersebut di atas.
Demikian pula dengan ketersediaan calon pekerja di pasar tenaga kerja yang sangat terbatas,
sehingga organisasi harus berkompetisi dengan organisasi lainnya untuk mendapatkan tenaga yang memiliki kualifkasi.
Dalam konteks yang demikian inilah organisasi harus mampu menarik perhatian calon tenaga potensial tersebut untuk bersedia bergabung
1) Electronic Data Processing (EDP) atau
Pemrosesan Data Elektronik
Level EDP dapat diartikan sebagai pemrosesan informasi rutin secara otomatis.
Bentuk aplikasi pertamanya adalah untuk melakukan otomatisasi paperwork pada tingkat operasional yang lebih rendah dalam sebuah organisasi.
Pusat perhatiannya adalah pada data, penyimpanan, pemrosesan, dan alur pada tingkat operasional.
Sistem EDP untuk SDM memiliki fungsi yang sama. Namun demikian karena sistem EDP untuk SDM secara normal berada pada mainframe computer
dan dikendalikan oleh departemen yang lain, misalnya pusat komputer, kemungkinan sistem tersebut tidak dapat diakses oleh semua users
dalam departemen SDM.
Bentuk fle yang umum dijumpai dalam system EDP adalah tentang informasi penggajian dan basic personnel tentang para pegawai.
Awalnya informasi tersebut diproses secara manual, namun karena organisasi membutuhkan informasi akurat tentang penggajian dan data pegawai secara
2) Management Information System (MIS) atau
Sistem Informasi Manajemen
MIS mengubah pusat perhatian kegiatan sistem informasi level EDP pada penekanan terhadap
integrasi dan perencanaan fungsi sitem informasi.
Oleh karena itu MIS didefnisikan sebagai kepemilikan sebuah fokus informasi yang ditujukan pada
manajemen menengah (middle managers), dan kepemilikan kapabilitas untuk mendukung
pencarian dan pembuatan pelaporan.
MIS untuk SDM memiliki fungsi yang sama, kecuali fokusnya adalah tentang informasi SDM.
Penggunaan sistem informasi ini ditujukan untuk maksud-maksud Equal Employment Opportunity
(EEO) atau kesetaraan peluang dalam
pekerjaan, serta laporan-laporan tentang
kebijakan pemerintah dan juga tentang laporan kehadiran dan turnover.
MIS juga dapat mendukung pembuatan laporan
sementara, seperti data tentang distribusi umur dan gender dari pegawai.
3) Decision Support System (DSS) atau Sistem
Pendukung Keputusan
Fokus dari DSS adalah pembuatan keputusan pada level yang lebih tinggi dalam organisasi,
biasanya oleh manajer puncak dan eksekutif.
DSS merupakan sistem interaktif yang dapat
melakukan analisis melalui penggunaan model-model dan dapat menjawab tentang apa saja yang berkaitan dengan alternatif keputusan.
DSS untuk SDM memiliki fungsi yang sama. Contoh
penggunaan sistem ini adalah tentang perencanaan SDM atau human resources planning dengan
didukung oleh sistem informasi berbasis komputer, dapat melakukan pengujian skenario masa depan yang berkaitan dengan bagaimana organisasi dapat secara terus-menerus menarik perhatian dan
merekrut pekerja secara efektif dari pasar tenaga kerja.
DSS dalam perencanaan SDM akan dapat menjawab pertanyaan tentang stafng pada masa-masa
Tiga jenis Sistem Informasi SDM berbasis
komputer
Kontinuum kegiatan user
Tidak aktif Aktif
EDP MIS DSS
•Penyimpanan data/ file •Pemrosesan transaksi •Ringkasan pelaporan transaksi •Mendapatkan kembali informasi
•Penganalisisan data
•Pencarian informasi dan pembuatan
laporan
•Interaktif untuk
user tentang apa (what if) yang dianalisis
•Pembuatan
Tiga jenis Sistem Informasi SDM berbasis komputer
Ketiga jenis HRISs tersebut berada pada sebuah continuum kegiatan relative dari users yang
terbentang mulai dari penyimpanan fle sampai
pada system keputusan interaktif pada ujung akhir yang lainnya.
Kegiatan continuum ini memiliki dua atribut penting, yaitu :
Tingkat atau level penggunaan