73
5.1 Pengaruh Keterlambatan Pengiriman Paket Kilat Khusus pada Jaringan Distribusi Sekunder dan Primer.
Identifikasi sumber-sumber penyebab terjadinya keterlambatan dan gagal kirim dari aktivitas pengiriman kantung Paket Kilat Khusus pada jaringan distribusi sekunder dan primer. Beberapa penyebab dari keterlambatan dan gagal kirim adalah, dari pengumpulan paket yang akan dimasukkan ke dalam kantung kiriman, list data kiriman, barcode atau scan kode kiriman barang, sampai kepada proses pemeriksaan kantung kiriman. Berikut dibawah merupakan rekapan persentase keterlambatan dan gagal kirim Paket Kilat Khusus.
Tabel 5.1 Data Rekapan Keterlambatan dan Gagal Kirim
Tahun Terlambat Gagal Kirim
2018 13,2% 0,1%
Pengaruh keterlambatan dan gagal kirim didalam area distribusi outgoing yaitu, pengiriman kantung paket kilat khusus dapat disebabkan dari jadwal mulai kegiatan kerja dalam standar yang ditetapkan perusahaan pukul 19:00, mulai start kegiatan kerja jam 20:00. Hal ini dapat mempengaruhi ketepatan jadwal keberangkatan pengiriman paket kilat khusus, dimana ketidaksesuaian jadwal tersebut dapat mempengaruhi tingkat kesadaran pekerja dalam mematuhi waktu yang telah ditetapkan perusahaan. Kendala lain yang menjadi gagal kirimnya paket tersebut adalah, jenis pengiriman barang yang didalam kantung kiriman tidak memenuhi standar pengiriman perusahan dengan contoh, senjata yang tidak memiliki sertifikasi legal dalam paket pengiriman, sehingga manager area distribusi outgoing akan mengecek resi kiriman barang untuk melakukan pengembalian paket tersebut. Kendala lain adalah kondisi barang robek pada kantung paket, pada saat proses pemindahan dari sortir barang sampai ke pemeriksaan kondisi kantung paket ditumpuk dalam troli kiriman, hal tersebut menyebabkan penggantian kantung dilakukan di area unloading barang. Gangguan dari jaringan koneksi internet juga
dapat mempengaruhi lamanya proses scan paket barang, sehingga data kode barang yang telah discan lama untuk proses loading di input data.
5.2 DMAIC
5.2.1 Analisis Sumber-Sumber Penyebab Terjadinya Keterlambatan Pengiriman Paket Kilat Khusus pada Jaringan Distribusi Sekunder dan Primer.
Identifikasi akar masalah dilakukan dengan dengan menggunakan alat bantu diagram cause efect diagram (fishbone diagram) dari proses pengolahan Paket Kilat Khusus diarea distribusi outgoing. Pembuatan diagram fishbone ini menggunakan konsep 7M yaitu man power, machines, methods, materials, media, motivation, money penelitian kali ini hanya terdapat 4 kategori yang menyebabkan keterlambatan pengiriman yaitu machine, methods, material dan man power. Hasil diagram fishbone tersebut dapat dilihat pada gambar berikut:
Terlambat Mengirim MAN POWER
Kurang Fokus Membantu Pekerjaan Lainnya: Cek Barang
Lupa dengan Tugas Utama Kurang teliti dalam
memindahkan barang
Tidak teliti dalam memastikan waktu keberangkatan Kompetisi kurang
Pengawasan paket kiriman kurang Pekerja yang hadir kurang
Kurang disiplin
kerja Kurang tanggung
Jawab Kerja METHOD Jadwal pengiriman tidak terstruktur Pengawasan Kurang MACHINE MATERIAL
Dokumen kontrol tidak ada
Komitmen penjadwalan kegiatan kerja kurang
Conveyor barang jarang digunakan
Jaringan sistem koneksi wifi kurang stabil Troli barang jarang
digunakan
Gambar 5. 1Fishbone Diagram Keterlambatan Pengiriman
Gambar 5.1 terdapat empat kategori yang meyebabkan keterlambatan pengiriman, yaitu dari manusia, mesin, material, dan metode. Berikut penjelasan mengenai major cause yaitu:
1. Man Power
Penyebab terjadinya keterlambatan pengiriman Paket Kilat Khusus pada Jaringan distribusi sekunder dan primer ini karena ketidaktelitian pada bagian pengolahan paket kiriman jadwal dalam kegiatan kerja terfokus
pengembangan kemampuan karyawan. Hal ini juga dikarenakan kurangnya pengawasan yang terpadu pada karyawan, sehingga pekerja menjadi tidak disiplin dan memiliki kesadaran akan tanggung-jawabnya. Hal ini juga dapat berdampak buruk bagi pengembangan kempampuan karayawan dalam bekerja.
2. Method
Jadwal pengiriman yang tidak terstruktur dan tertulis mengakibatkan jadwal pengiriman paket tidak pasti. Hal ini dikarenakan tidak buatnya data-data alamat tujuan yang diterima dengan cara terstruktur ketika akan mengirimkan paket. Hal ini bisa terjadi karena pengawasan dari pihak pengawas yang kurang pada aktivitas distribusi perusahaan. Pengontrolan pada dokumen barang masuk dan yang akan dikirim kurang, maka peletakkan tanggung-jawab sulit untuk dilakukan, sehingga pembebanan tugas pada masing-masing pengawas untuk melakukan tugasnya kurang maksimal.
3. Machine
Alat bantu dalam proses pekerjaan sangatlah membantu dalam mempercepat penyelesaian pekerjaan. Kurangnya penggunaan alat bantu kerja seperti troli barang, sehingga menimbulkan barang yang akan dikirm menjadi tercecer. Penyebab lain adalah dari faktor kestabilan jaringan internet pada saat barcode barang, dimana dalam kurun waktu 1 bulan koneksi mengalami kelemahan dalam stabilitas koneksi jaringan. Akibatnya kegiatan koding barang dilakukan berulang sampai 3x dalam sekali koding.
4. Material
Kebutuhan kantung kiriman merupakan yang paling vital dalam pengiriman Paket Kilat Khusus. Penyebab keterlambatan dalam pengiriman dilihat dari saat proses kegiatan berlangsung terjadi robek pada kantung kiriman. Akibatnya proses pengantian kantung dilakukan sebelum memberangkatkan paket kiriman dan memerlukan tambahan waktu yang dibutuhkan.
Gagal Kirim MAN POWER
Data yang masuk tidak dicek Tanggug jawab kurang Pengawasan resi kiriman kurng METHOD
Surat paket yang tidak sesuai
MACHINE MATERIAL
Kesalahan dalam scan kode paket kiriman Tipe Barang
Kesadaran pekerja dalam memasukkan paket kedalam kantung kiriman
Barang ilegal kirim dan pecah belah
Gambar 5.2 Fishbone Diagram Gagal Kirim
Gambar 5.2 terdapat empat kategori yang meyebabkan keterlambatan pengiriman, yaitu dari manusia, mesin, material, dan metode. Berikut penjelasan mengenai major cause yaitu:
1. Man Power
Penyebab terjadinya gagal kirim pengiriman Paket Kilat Khusus pada jaringan distribusi sekunder dan primer. Data yang masuk tidak dicek, sehingga menyebabkan barang akan dikirm harus dicek kembali resi pengirimannya. Akibatnya dapat mempengaruhi waktu tunggu dalam proses pengiriman barang di area unloading. Karyawan dan mandor juga memiliki rasa tanggung-jawab yang kurang respon terhadap pengecekan resi barang. 2. Method
Perusahaan tidak membuat struktur surat yang asli dan jenis paket kiriman yang akan dikirim. Akibatnya mandor harus melakukan bongkar kantung dan menunggu persetujuan dan tanda tangan pengiriman dari manager distribusi outgoing.
3. Machine
Penyebab gagal kirim juga dikarenakan kesalahan dalam penentuan tujuan wilayah kiriman paket. Hal ini dikarenakan penyesuaian data barang kiriman dan tujuan wilayah kiriman. Akibatnya dapat mempengaruhi waktu tunggu dalam pengiriman paket.
4. Material
Material yang dimaksud adalah barang-barang yang diangkut ke armada pengiriman. Tipe barang dan jenis barang ilegal seperti senjata yang tidak memiliki surat jalan dan barang pecah belah menjadi penyebab dari gagal pengiriman paket tersebut. Tipe barang pecah belah memiliki resiko lebih besar untuk gagal kirim karena beresiko kertika melakukan perjalanan pengiriman paket barang, sehingga perusahaan terkadang mengembalikan paket kiriman tersebut ke costumer dari pos penampung.
5.2.2 Perbandingan Analisis Current State Map dengan Analisa Future State Map
Berdasarkan hasil identifikasi dari gambaran aliran proses pengiriman kantung pos Paket Kilat Khusus pada jaringan distribusi sekunder dan primer membuat konsep pemetaan aliran proses yang bertujuan untuk mengurangi terjaidnya non value added activity. Konsep ini mengarahkan setiap proses kegiatan distribusi untuk mengklasifikasikan terlebih dahulu aktivitas-aktivitas selama kegiatan berlangsung. Aktivitas-aktivitas ini dibedakan menjadi tiga klasifikasi, yakni value added acvtivity, non value added activity, dan necessary non value added activity. Berikut dibawah ini penjelasan tentang kondisi current state map dan future state map:
Area Incoming
MPC Bandung
PT POS INDONESIA MAIL PROCESSING CENTRE (MPC)
PETA AREA DISTRIBUSI OUTGOING PADA JARINGAN DISTRIBUSI SEKUNDER DAN PRIMER PENGIRIMAN PAKET KILAT KHUSUS (PKH)
Distribution Control Area Outgoing
PKH Jaringan Sekunder dan Primer
87 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 8 C/O (mins) 120 Sortir 205 Kantong Paket Kiriman PKH
Reciving Barang Area Bandung Cabang Bandung Kota Cabang Wil. I Jawa-Barat Cabang Wil. II Jawa-Barat
Daily Schedule 1 menit 160 menit 10 detik 30 menit 30 detik 5 menit 1 menit 5 menit 1 menit 10 menit
Value Added Time = 220 detik 22:50
SHIPPING STAGING/LOADING
Process Lead Time = 3,50 Jam Paket Kilat Khusus Kode Jaringan Distribusi Premier dan Skunder
I 100 I I I Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 5 C/O (mins) 10 List 70 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 1 C/O (mins) 5 Barcode 95 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 1 C/O (mins) 5 Input data 100 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 0 C/O (mins) 5 Inspeksi 0 detik 19:00
Gambar 5.3 Current Value Stream Mapping
Gambar 5.3 pada current state map, dilakukan proces activity mapping yang akan memberikan gambaran aliran proses, mengidentifikasi aliran proses mana saja adanya pemborosan dan informasi waktu yang diperlukan untuk setiap aktivitas. Hasil dari pengambilan waktu kegiatan dilapangan mendapatkan total waktu dalam aktivitas value added sebesar 12.600 detik dan non value added sebesar 220 detik, dimana jumlah waktu keseluruhan sebesar 12.820 detik. Hasil ini menunjukkan aktivitas dari proses kegiatan distribusi paket kilat khusus tersebut belum cukup baik, harus dilakukan perbaikan untuk mencapai waktu yang efektif.
Area Incoming
MPC Bandung
PT POS INDONESIA MAIL PROCESSING CENTRE (MPC) PETA AREA DISTRIBUSI OUTGOING PADA JARINGAN DISTRIBUSI SEKUNDER DAN PRIMER
PENGIRIMAN PAKET KILAT KHUSUS (PKH)
Distribution Control Area Outgoing
PKH Jaringan Sekunder dan Primer
87 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 8 C/O (mins) 120 Sortir 205 Kantong Paket Kiriman PKH
Reciving Barang Area Bandung Cabang Bandung Kota Cabang Wil. I Jawa-Barat Cabang Wil. II Jawa-Barat
Daily Schedule 1 menit 160 menit 1 menit 20 menit 10 detik 1 menit 1 menit 5 menit
Value Added Time = 190 detik 22:06
SHIPPING STAGING/LOADING
Process Lead Time = 186 menit Paket Kilat Khusus Kode Jaringan Distribusi Premier dan Skunder
I 100 I I Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 5 C/O (mins) 10 List 95 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 1 C/O (mins) 5 Barcode 0 detik 19:00 100 Uptime (%) Shifts 2 Lot 205 CT (sec) 0 C/O (mins) 5 Inspeksi
Gambar 5.4 Future Value Stream Mapping
(Sumber : Pengolahan Data)
Just In Time berarti menyingkirkan beberapa proses yang tidak memiliki nilai tambah sebanyak mungkin. Kegiatan yang ideal adalah membuat satu unit pada tingkatan pekerjaan yang optimal, sehingga pengiriman pos Paket Kilat Khusus pada Jaringan Distribusi Sekunder dan Primer sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Hasil dari perbaikan yang dilakukan pada tahap kedua dengan form wawancara dari kegiatan distribusi diarea distribusi outgoing, menyatakan bahwa dari 5 kegiatan proses distribusi dimulai dari, sortir, list, barcode, input data, dan inspkesi. Terdapat satu kegiatan yang mendapatkan non value added activity yaitu kegiatan input data, sehingga harus dihilangkan dari aktivitas proses tersebut. Alasan dalam menghilangkan proses tersebut, karena kegiatan
scanner sudah langsung masuk kedalam input data melalu jaringan wifi. Hasil dari usulan perbaikan mendapatkan total waktu dalam aktivitas value added sebesar 11.160 dan non value added sebesar 190 detik, dimana jumlah waktu keseluruhan sebesar 11.350 detik. Hasil ini menunjukkan aktivitas dari proses kegiatan distribusi paket kilat khusus pada jaringan distribusi sekunder dan primer tersebut baik dan telah efektif.
Tabel 5.2 Perbandingan Waktu Proses Current State Map dan Future State Map
Keterangan Current State Map Future State Map Continuous Improvement Waktu (detik) 12.820 11.350 1.470
(Sumber: Pengumpulan Data)
Tabel 5.2 diatas menjelaskan perbandingan dalam improvisasi waktu proses awal proses dan usulan perbaikan yang berkelanjutan (continuous improvement) berkisar 1.470 detik, setelah kondisi perbaikan yang diusulkan pada future state map mendapatkan solusi dari usulan perbaikan yang telah dilakukan. Jika kondisi map future sama dengan yang diterpakan perusahaan PT Pos Indonesia Mail Processing Centre maka analisisnya kembali kepada perusahaan bagaimana menciptakan kondisi rancangan perbaikan yang berkelanjutan menjadi lebih baik lagi. Hal ini sesuai dengan salah prinsip toyota way untuk terus menerus melakukan perbaikan (continuous improvement), karena prinsip toyota way pekerja yang membuat sistem proses distribusi menjadi lebih baik. Untuk proses jangka panjang PT Pos Indonesia Mail Processing Centre harus memiliki terapan yang menggantikan pengambilan keputusan jangka pendek. Bekerja, tumbuh dan selaraskan seluruh organisasi untuk mencapai sasaran bersama yang lebih besar, dan meningkatkan kualitas kemampuan individual pekerja.
