Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah didirikan pada tanggal 29 Mei 1972. Koperasi ini berbadan hukum No. 1097.b/BH/IX/1996 tanggal 29 Mei 1972. Dalam rangka meningkatkan kesejahteraan anggota khususnya dan kemajuan daerah kerja pada umumnya serta dengan tujuan aktif agar terciptanya masyarakat adil dan makmur, maka dirasa perlu untuk membentuk wadah atau badan bersama yang bergerak dalam bidang perkoperasian. Badan Usaha Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah bergerak dalam bidang usaha simpan pinjam khususnya bagi PNS Aktif dan Pensiunan PNS yang instansinya berada pada naungan Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin.
2. Lokasi Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah
Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah bertempat di Jalan Kampung Melayu Darat Rt. 11 Banjarmasin. Koperasi ini mulai dari awal berdiri sampai sekarang letaknya tidak pernah berpindah-pindah.
3. Aspek Ketenaga Kerjaan
Aspek ketenaga kerjaan sangat penting dijalankan dalam suatu organisasi, tujuannya agar memudahkan dalam proses menjalankan tugas yang diemban oleh masing-masing orang di dalam stuktur organisasi.
Jabatan pengurus pada koperasi ini harus sesuai dengan bidang orang-orang yang menempatinya. Pengurus di Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah tersebut tidak berkecimpung di koperasi saja, karena mereka pegawai negeri jadi mempunyai tugas lain yang harus dijalankan sebagai seorang pegawai negeri.
Adapun daftar pengurus dan jabatan di Koperasi Guru-Guru Banajrmasin Tengah ditunjukan pada tabel dibawah ini:
Tabel 1
Daftar Pengurus dan Jabatan
Koperasi Guru Guru Banjarmasin Tengah
No Nama Jabatan
1. H. Sakerani, M. Pd Ketua 2. Muhammad Ilmi, S. Pd Wakil Ketua
3. Ani, S. Pd Sekretaris
4. Haris Akbar Negara, S. Pd Bendahara 5. M. Suriani, BA Wakil Bendahara 6. Muhmmad Darwis H, S. Pd Pengawas 7. Syamsul bahri, S. Pd Pengawas
8. Hj. Rusmadiah Pengawas
Sumber : Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah
4. Struktur Organisasi Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah Adapun bentuk struktur organisasi pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah ditujukan pada bagan 1 berikut ini:
Bagan 1
STRUKTUR ORGANISASI
KOPERASI GURU-GURU BANJARMASIN TENGAH
(Sumber: Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah)
Uraian tugas dan kewajiban dari masing-masing jabatan di struktur organisasi Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah sebagai berikut:: a. Ketua dan Wakil Ketua
1) Memimpin dan mengkordinir serta mengawasi pelaksanaan tugas anggota pengurus.
2) Memimpin Rapat Anggota atau Rapat Tahunan dan atas nama pengurus memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Anggota atau Rapat Aggota Tahunan tersebut.
3) Memimpin Rapat Pengurus dan Badan Pengawas.
4) Memberikan keputusan akhir dalam kepengurusan koperasi dengan
KETUA
WAKIL KETUA
SEKRETARIS BENDAHARA PENGAWAS
WAKIL BENDAHARA
b. Sekretaris
1) Menyelenggarakan dan memelihara buku-buku organisasi ( daftar anggota, daftar pengurus dan sebagainya sesuai dengan ketentuan perkoperasian yang berlaku )
2) Memelihara arsip-arsip yaitu buku keputusan rapat anggota tahunan (RAT) dan buku keputusan rapat pengurus
3) Bertanggung jawab kelancaran/ Tata Tertub Administrasi
4) Menyusun laporan-laporan organisasi untuk kepentingan rapat anggota sesuai ketentuan.
5) Merencakan kegiatan operasional meliputi program pendidikan penyuluhan kepada anggota dan masyarakat.
6) Bersama ketua mengesahkan semua surat-surat dan buku-buku keputusan rapat (notulen) dan surat lainnya yang menyangkut bidang kerja sekretariat.
7) Bertanggung jawab dalam bidang administrasi/tata usaha organisasi kepada ketua.
8) Mengadakan hubungan kerja dengan bendahara dan fungsionaris lainnya.
c. Bendahara dan Wakil Bendahara
2) Mencari dana dengan menumpuk simpanan-simpanan anggota, mencari sumber-sumber dana dari luar dnegan syarat lunak/tidak membebankan, mengatur mengawasi penggunaanya seefesien mungkin.
3) Memelihara semua kekayaan koperasi.
4) Mempersiapkan data dan informai bidang keuanga dalam rangka menyusun laporan organisasi, baik dalam kepentingan Rapat Anggota Tahunan (RAT) maupun pejabat.
5) Membimbing dan mengawasi pekerjaan karyawan dan pelanggaran administrasi keuangan dan barang-barang secara tertib dan teratur. 6) Bertanggung jawab kepada ketua mengenai bidang keuangan dan
dan administrasi, serta semua kekayaan koperasi.
7) Melakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas.
8) Menyajikan laporan akuntansi simpan pinjam, baik triwulan maupun tahunan.
9) Melakukan pencatatn dan perhitungan pembangian SHU tiap anggota yang dibagikan tiap akhir tahun.
d. Pengawas
1) Memeriksa kas Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah. 2) Memerikssa semua transaksi-transaksi yang terjadi. 3) Memeriksa seluruh simpanan-simpanan anggota.
5. Sistem Akuntansi Simpan Pinjam pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah
Anggota Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah merupakan pegawai negeri yang instansinya terdaftar di Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin. Bagi calon anggota yang ingin mendaftar menjadi anggota koperasi diwajibkan mengisi dan menyerahkan formulir permohonan menjadi anggota disertai foto copy KTP dan bersedia membayar 2 jenis simpanan awal yang telah ditentukan oleh Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah dan hanya dibayarkan sekali pada saat mendaftar menjadi anggota yaitu Simpanan Pokok sebesar Rp. 100.000,- dan Simpanan Khusus sebesar Rp.1.500.000,-. Anggota Koperasi yang telah terdaftar juga diwajibkan setiap 1 bulan sekali membayar Simpanan Wajib sebesar Rp. 100.000,- , Simpanan Wisata sebesar Rp. 20.000,- dan Simpanan Sukarela yang nominalnya telah ditentukan pada awal mengisi formulir permohonan anggota.
Penyetoran Simpanan Wajib, Simpanan Wisata, dan Simpanan Sukarela dilakukan melalui pemotongan gaji oleh bendahara gaji Dinas Pendidikan Kota Banajrmasin untuk PNS Aktif sedangkan untuk anggota yang sudah menjadi Pensiunan PNS membayarkan simpanan dengan datang langsung ke koperasi. Setelah itu, bendahara koperasi membuatkan bukti kas masuk yang harus diotorisasi oleh ketua dan dicatat kedalam buku simpanan anggota oleh sekretaris.
Transaksi pinjaman yang dilaksanakan koperasi mewajibkan anggota untuk mengisi formulir pinjaman lebih dahulu disertai foto copy buku rekening dan slip gaji sebelum proses peminjaman dilaksanakan. Semua pengajuan permohonan pinjaman dikumpulkan kemudian dirapatkan oleh seluruh pengurus koperasi setiap tanggal 10 untuk menentukan kelayakan pinjaman tersebut diterima atau ditolak. Setelah permohonan pinjaman disetujui oleh ketua koperasi, uang akan diserahkan bendahara kepada peminjam dan piutang dicatat oleh pengurus koperasi dan jika permohonan pinjaman tidak disetujui maka ketua akan meminta sekretaris untuk membuat memo atau surat balasan bahwa permohonan pinjaman tidak bisa diberikan kepada anggota.
Besarnya bunga pinjaman pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah ditentukan dari lamanya angsuran yang diajukan oleh anggota yaitu 1% perbulan dari jumlah nominal pinjaman yang disetujui. Pembayaran pelunasan piutang bagi anggota PNS Aktif dilakukan oleh pemotongan gaji dimana bendahara koperasi membuatkan daftar potongan bulanan anggota koperasi yang melakukan peminjaman yang nantinya dilaporkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin, setelah itu bendahara Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin melakukan pemotongan gaji berdasarkan daftar potongan bulanan yang diberikan oleh bendahara koperasi. sedangkan bagi Pensiunan PNS, harus datang langsung ke koperasi untuk melakukan pembayaran angsuran pinjaman setiap bulan.
Adapun Sistem Informasi Akuntansi Utang dan Sistem Informasi Piutang Pada Koperasi Guru-Guru Banajrmasin Tengah adalah sebagai berikut:
a. Sistem Informasi Akuntansi Utang Pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah
a. Deskripsi Kegiatan Pokok
Salah satu kegiatan utama Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah adalah kegiatan simpanan anggota. Sumber simpanan berasal dari Simpanan Khusus, Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, Simpanan Wisata dan Simpanan Sukarela. Simpanan tersebut hanya dapat diambil/dikembalikan kepada anggota ketika anggota keluar dari keanggotaan koperasi. Oleh karena itu, Penulis mengkategorikan kegiatan simpanan anggota sebagai kegiatan akuntansi utang koperasi kepada anggota.
Prosedur sistem informasi utang pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah terdapat tiga prosedur yaitu prosedur permohonan menjadi anggota dan prosedur penerimaan simpanan dari anggota PNS Aktif dan penerimaan simpanan dari Pensiunan PNS. Berikut penjelasan dari masing-masing prosedur tersebut :
b. Fungsi Yang Terkait 1) Fungsi Administrasi
Fungsi ini dipegang oleh Sekretatris dan Bendahara koperasi dan bertanggung jawab untuk:
a) Menyedikan dan menyerahkan formulir permohonan menjadi anggota kepada calon anggota
b) Menyerahkan formulir permohonan anggota yang sudah di isi kepada ketua.
c) Menginformasikan kepada anggota bahwa permohonan anggota disetujui.
d) Mencatat anggota baru ke dalam buku daftar anggota
e) Mengarsipkan formulir permohonan anggota dan fotocopy ktp. f) Mengarsipkan berkas Daftar Potongan Gaji setiap bulannya.
g) Mengarsipkan Bukti Peneriman Kas dari simpanan anggota dari Pensiunan PNS
2) Fungsi Penyimpanan
Fungsi ini dipegang oleh Bendahara koperasi dan bertanggung jawab untuk:
a) Menerima dan Menyimpan uang Simpanan Pokok dan Simpanan Khusus dari Anggota Baru
b) Mencocokan uang yang diterima dari Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin dengan Daftar Potongan Gaji yang telah dibuat Fungsi Akuntansi.
c) Menyimpan uang dari Simpanan PNS Aktif setiap bulannya.
d) Menerima Simpanan dari anggota yang berstatus Pensiunan PNS yang datang langsung ke Koperasi Guru-Guru Banajrmasin Tengah.
e) Membuat Bukti Penerimaan Kas untuk Pensiunan PNS yang melakukan simpanan.
f) Menyimpan uang Simpanan yang telah dterima dari Pensiunan PNS yang melakukan simpanan.
3) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini dipegang oleh Bendahara koperasi dan bertanggung jawab untuk:
a) Mencatat ke dalam Buku Penerimaan Kas. b) Membuat Daftar Potongan Gaji setiap bulannya.
4) Fungsi Pengambil Keputusan
Fungsi ini dipegang oleh Ketua koperasi dan bertanggung jawab untuk:
a) Mengotorisasi Formulir Permohonan Anggota. b) Mengotorisasi Daftar Potongan Gaji setiap bulannya. c. Informasi Yang Diperlukan
Informasi yang diperlukan oleh Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah dalam sistem akuntansi utang adalah:
1) Data Anggota
2) Besarnya Simpanan Anggota d. Dokumen Yang Digunakan
Dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan, dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi utang pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah adalah sebagai berikut:
1) Formulir Permohonan Anggota Gambar 1
Formulir Permohonan Anggota
Sumber: Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah 2) Buku Daftar Anggota
Gambar 2 Buku Daftar Anggota
e. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akuntansi adalah proses mencatat, mengolah dan menyajikan data yang berhubungan dengan transaksi keuangan sehingga dapat dipahami oleh orang yang akan menggunakannya kembali untuk pengambilan keputusan serta tujuan lainnya.
1. Buku Peneriman Kas
Dokumen ini digunakan untuk mencatat berbagai kegiatan kas masuk koperasi seperti kegiatan simpanan anggota dan pembayaran pinjaman anggota kepada koperasi.
Gambar 3 Buku Penerimaan Kas
Sumber: Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah f. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Utang
1) Sistem Prosedur Anggota Baru a) Permohonan menjadi anggota baru
(1) Calon anggota mengisi formulir pendaftaran yang diambil dari fungsi administrasi
(2) Calon anggota mengisi data-data yang diperlukkan.
(3) Formulir diserahkan kembali ke fungsi administrasi yang nantinya akan diproses dengan persetujuan ketua koperasi (4) Anggota yang telah disetujui menjadi anggota, membayarkan
simpanan awal Koperasi Guru-Guru Banajrmasin Tengah yaitu Simpanan Pokok dan Simpanan Khusus.
(5) Fungsi Akuntansi mencatat simpanan anggota kedalam buku penerimaan kas.
(6) Fungsi administrasi mengarsipkan formulir permohonan anggota beserta fotocopy kartu tanda penduduk anggota abru. 2) Sistem Prosedur Simpanan Bulanan Anggota
a) Prosedur Simpanan Bulanan Anggota PNS Aktif
(1) Setiap akhir bulan fungsi akuntansi membuat 2 rangkap daftar potongan gaji anggota, kemudian daftar potongan gaji diserahkan kepada ketua koperasi untuk diperiksa kembali. (2) Daftar potongan gaji yang telah disetujui oleh ketua koperasi
kemudian diserahkan kepada bendahara Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin, Bendahara Dinas Pendidikan Kota banjarmasin akan memotong gaji dari anggota koperasi yang merupakan PNS Aktif.
(3) Fungsi penyimpanan menerima uang dari bendahara Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin, Bendahara Koperasi mencocokkan daftar potongan gaji dan uang yang diterima. (4) Fungsi Akuntansi koperasi mencatat transaksi kedalam Buku
Penerimaan Kas.
(5) Setelah dilakukan pencatatan, Fungsi administrasi menerima 1 rangkap potongan gaji untuk diarsipkan.
b) Prosedur Simpanan Bulanan Anggota Pensiunan PNS
(1) Anggota datang ke Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah untuk melakukan setoran simpanan bulanan.
(2) Fungsi Penyimpanan menerima uang setoran simpanan dari anggota dan menyimpan uang simpanan anggota Pensiunan PNS.
(3) Fungsi Penyimpanan mencatat transaksi kedalam Buku Penerimaan kaas dan membuat 2 (dua) rangkap Bukti penerimaan kas.
(4) Bukti Penerimaan Kas diserahkan kepada anggota koperasi dan 1 rangkap bukti penerimaan kas lainnya diserahkan lagi kepada fungsi administrasi koperasi untuk di arsipkan,
g. Unsur Sistem Pengendalian Internal
1) Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
Dalam pelaksanaan kegiatan simpananan pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah belum memisahkan tanggung jawab secara tegas setiap bagian nya.
2) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari setiap dokumen pada kegiatan simpan harus mendapatkan otorisasi dari ketua.
3) Praktik yang sehat
Praktik yang sehat sangat diperlukan dalam berjalannya proses simpan pinjam dikoperasi. Berikut merupakan hasil analisa penulis terhadap Sistem Informasi Akuntansi Utang pada Koperasi Guru-Guru Sekolah Banjarmasin Tengah sebagai berikut:
(1) Pemeriksaan terhadap kegiatan-kegiatan pokok pengurus dilakuan setiap satu bulan sekali setiap tanggal 10.
(2) Pergantian kepengurusan pada Koperasi Guru-Guru Sekolah Banjarmasin Tengah dilakukan setiap tiga tahun sekali. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan, seperti bekerjasama untuk melakukan sesuatu yang dapat merugikan koperasi.
(3) Terjadinya rangkap tugas pada beberapa bagian, seperti bendahara yang tidak hanya bertugas dalam menerima kas tetapi juga berfungsi dalam pencatatan transaksi simpanan (utang).
4) Karyawan Yang Bermutu
(1) Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah belum memiki karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya dikarenakan adanya rangkap jabatan yang dijalankan oleh satu orang. Hal tersebut menandakan bahwa struktur organisasi nya belum berjalan dengan baik
h. Bagan Alir Dokumen
1) Bagan Alir Prosedur Permohonan Menjadi Anggota Bagan 2
Bagan Alir Prosedur Permohonan Menjadi Anggota Fungsi Admnistrasi Mulai Menerima Persyaratan Dari Calon Anggota FKTP Pengisian FPA Oleh Calon Anggota 1 FPA FKTP FPA FKTP FPA FKTP 3 2 5 Mengkonfir masi Persetujan Permohonan Anggota FPA FKTP Selesai BDA T
Ket. FKTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk FPA : Formulir Permohonan Anggota BDA : Buku Daftar Anggota
Lanjutan Fungsi Pengambil Keputusan Fungsi Penyimpanan 1 FPA FKTP FPA FKTP Mengotorisa si Permohonan Anggota 2 3 4 Fungsi Akuntansi FPA FKTP FPA FKTP Menerima Uang SP + SK Menyimpan Uang FPA FKTP BPK 4 5
Ket. BPK : Bukti Penerimaan Kas
2) Bagan Alir Prosedur Simpanan Bulanan Anggota PNS Aktif Bagan 3
Bagan Alir Prosedur Simpanan Bulanan Anggota Koperasi (PNS AktiF)
Fungsi Akuntansi Mulai Membuat DPG 2 DPG 1 3 2 DPG 1 Fungsi Pengambil Keputusan 1 2 DPG 1 Otorisas i 1 4 2 BPK Bendahara Dinas Pendidikan 2 DPG 1
Ket. DPG : Daftar Potongan Gaji BPK : Buku Penerimaan Kas
Lanjutan
Fungsi Penyimpanan Fungsi Administrasi
2 4 2 DPG 1 Bendahara Dinas Pendidikan Uang Mencocoka n Uang Dan DPG Menyim pan Uang 2 DPG 1 3 DPG 1 T Selesai
3) Bagan Alir Prosedur Simpanan Bulanan Anggota Pensiunan PNS
Bagan 4
Bagan Alir Prosedur Simpanan Bulan Anggota Pensiunan PNS
Fungsi Penyimpanan Fungsi Akuntansi Fungsi Administrasi
Mulai Menerima Simpanan Dari Anggota Membuat BPK Menyimpan Uang 2 BPK 1 2 BPK 1 1 1 2 BPK 1 2 BUKU BPK BPK 1 Uang ANGGOTA T Selesai
Ket. BPK : Bukti Penerimaan Kas
2. Sistem Informasi Akuntansi Piutang Pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah.
a) Deskripsi Kegiatan Pokok
Sistem akuntansi piutang pada penelitian ini meliputi semua yang terkait dengan prosedur permohonan pinjaman anggota hingga penyerahan piutang kepada anggota. Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah memberikan uang pinjaman kepada anggota koperasi yang mengajukan pinjaman. Oleh karena itu, Penulis mengkategorikan kegiatan pinjaman anggota sebagai kegiatan akuntansi Piutang.
Prosedur sistem informasi akuntansi piutang pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah adalah sebagai berikut :
b) Fungsi Yang Terkait 1) Fungsi Administrasi
Fungsi ini dipegang oleh Sekretatris dan Bendahara koperasi dan bertanggung jawab untuk:
a) Menerima berkas persyaratan pinjaman dan form permohonan pinjaman yang telah di isi anggota
b) Menyerahkan uang pinjaman yang telah disetujui kepada anggota c) Mengarsipkan berkas persyaratan pinjaman dan form permohonan
2) Fungsi Kas
Fungsi ini di pegang oleh Bendahara Koperasi dan bertanggung jawab untuk:
a) Menyiapkan uang pinjaman anggota yang telah distujui. b) Menyerahkan uang kebagian fungsi administrasi
3) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini di pegang oleh Bendahara Koperasi dan bertanggung jawab untuk:
a) Membuat bukti pengeluaran kas dan mencatat kedalam buku penerimaan kas.
4) Fungsi Pengambil Keputusan
Fungsi ini di pegang oleh Ketua Koperasi dan bertanggung jawab untuk:
a) Memberi keputusan apakah permohonan pinjaman diterima atau ditolak.
b) Memberikan tanda tangan mengenai keputusan permohonan pinjaman anggota.
c) Informasi Yang Digunakan Manajemen
Informasi yang diperluan oleh manajemen dalam sistem akuntansi piutang adalah:
1) Data anggota koperasi yang melakukan pinjaman 2) Besarnya pinjaman anggota
d) Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sisten akuntansi piutang pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah adalah :
1) Formulir Permohonan Pinjaman Gambar 4
Formulir Permohonan Pinjaman
Sumber : Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah 2) Fotocopy Kartu Tanda Penduduk
Gambar 5
Fotocopy Kartu Tanda Penduduk
a) Fotocopy Buku Rekening
Gambar 6
Fotocopy Buku Rekening
Sumber : Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah 4) Fotocopy Slip Gaji
Gambar 7 Fotocopy Slip Gaji
Sumber : Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah e) Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi piutang pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah adalah:
1) Buku Pengeluaran Kas
Gambar 8 Buku Pengeluaran Kas
Sumber : Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah f) Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Piutang
(1) Setiap anggota jika ingin mengajukan pinjaman uang maka dia harus mengajukan formulir permohonan pinjaman yang diserahkan ke fungsi administrasi disertai berkas fotocopy ktp, buku rekening dan slip gaji
(2) Kemudian bagian administrasi akan menyerahkan kepada ketua apakah pinjaman tersebut disetujui atau tidak.
(3) Formulir yang telah mendapat persetujuaan dari ketua koperasi akan diserahkan kepada fungsi akuntansi untuk dibuatkan bukti pengeluaran kas
(4) Fungsi akuntansi koperasi akan membuat bukti pengeluaran kas dan setelah itu fungsi kas menyiapkan uang pinjaman untuk diserahkan kepada fungsi adminstrasi.
(5) Fungsi administrasi menyerahkan uang pinjaman yang telah disetujui kepada anggota yang melakukan pinjaman
(6) Fungsi administrasi setelah itu mengarsipkan seluruh dokumen permohonan pinjaman yaitu formulir permohonan pinjaman, fotocokpy ktp, fotocopy slip gaji dan fotocopy buku rekening.
g) Unsur Sistem Pengendalian Internal
1) Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
Dalam pelaksanaan kegiatan pinjaman pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah belum memisahkan tanggung jawab secara tegas setiap bagian nya.
2) Sistem otorisasi
Sistem otorisasi pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari setiap dokumen pada kegiatan pinjaman harus mendapatkan otorisasi dari ketua.
3) Praktik yang sehat
Praktik yang sehat sangat diperlukan dalam berjalannya proses simpan pinjam dikoperasi. Berikut merupakan hasil analisa penulis terhadap Sistem Informasi Akuntansi Piutang pada Koperasi Guru-Guru Sekolah Banjarmasin Tengah sebagai berikut:
(1) Pemeriksaan terhadap kegiatan-kegiatan pokok pengurus dilakuan setiap satu bulan sekali setiap tanggal 10.
(2) Pergantian kepengurusan pada Koperasi Guru-Guru Sekolah Banjarmasin Tengah dilakukan setiap tiga tahun sekali. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan, seperti bekerjasama untuk melakukan sesuatu yang dapat merugikan koperasi.
(3) Terjadinya rangkap tugas pada beberapa bagian, seperti bendahara yang tidak hanya bertugas dalam mengeluarkan kas tetapi juga berfungsi dalam pencatatan transaksi pinjaman
4) Karyawan Yang Bermutu
Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah nelum memiki karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya dikarenakan adanya rangkap jabatan yang dijalankan oleh satu orang. Hal tersebut menandakan bahwa struktur organisasi nya belum berjalan dengan baik
h) Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen pada sistem akuntansi piutang yang berjalan pada koperasi guru-guru Banjarmasin tengah adalah sebagai berikut:
Bagan 5
Flowchart Prosedur Permohonan Pinjaman Anggota
FPP FSG FBR Mulai Anggota Mengisi FPP FKTP FSG FBR FKTP 1 BPK FPP FSG FBR FKTP Uang Menyerahkan Uang BPK FPP FSG FBR FKTP N Selesai 4 FUNGSI ADMINISTRASI 1 FPP FSG FBR FKTP Memeriksa Kelayakan Pinjaman KEP FPP FSG FBR FKTP Otorisasi FPP FSG FBR FKTP TIDAK ANGGOTA
FUNGSI PENGAMBIL KEPUTUSAN FUNGSI ADMINISTRASI
Lanjutan FPP FSG FBR FKTP Membuat BPK BPK FPP FSG FBR FKTP Buku BPK FUNGSI AKUNTANSI BPK FPP FSG FBR FKTP BPK FPP FSG FBR FKTP Menyiapkan Uang 4 Uang FUNGSI KAS
Ket. FKTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk FBR : Fotocopy Buku Rekening
FSG : Fotocopy Slip Gaji
FPP : Formulir Permohonan Pinjaman BPK : Bukti Pengeluaran Kas
2
3
B. Pembahasan Hasil Pembahasan
Proses pencatatan transaksi simpan pinjam yang berjalan pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah masih dilakukan secara manual yaitu dicatat di buku, kemudian data tersebut direkap ke dalam Microsoft Excel. Dalam hal ini koperasi menggunakan Microsoft Excel sebagai alat bantu hitung, serta sebagai penyimpanan data transaksi simpan pinjam selain penggunaan buku, dan penghasil laporan dari inputan manual transaksi simpan pinjam, bukan sebagai alat pemroses transaksi.
1. Hasil Analisis Sistem Informasi Akuntansi Utang
Berdasarkan analisis yang telah diuraikan sebelumnya, maka ditemukan beberapa permasalahan yang ada pada sistem akuntansi simpan pinjam yang berjalan pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah. Adapun permasalahan-permasalahan yang ditemukan sebagai berikut:
a. Dokumen yang digunakan
1) Dokumen yang digunakan pada prosedur permohonan anggota baru berupa buku daftar anggota sudah mencantumkan identitas sesuai dengan yang ada pada formulir permohonan anggota seperti nama, tempat tanggal lahir dan nomor telepon. Namun di buku anggota belum memiliki kode anggota sebagai identitas. Kode anggota berguna untuk memudahkan pencarian data anggota dan digunakan untuk membedakan apabila ada anggota yang memiliki nama yang sama.
2) Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan simpanan anggota PNS Aktif dan pensiunan PNS yaitu bukti kas masuk tidak memiliki nomor tercetak pada dokumennya. Kegunaan nomor tercetak adalah untuk memudahkan melakukan pengarsipan dan pencarian kembali dokumen.
b. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
1) Catatan akuntansi yang digunakan untuk melakukan pencatatan penerimaan kas dari simpanan anggota adalah di buku penerimaan kas. Buku penerimaan kas ini memuat data seperti nama anggota, tanggal melakukan simpanan dan nominal simpanan tetapi belum memuat jumlah total simpanan anggota. c. Sistem Pengendalian Internal
1) Organisasi yang memisahan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
a) Fungsi administrasi dan fungsi penyimpanan dikerjakan oleh bendahara koperasi pada prosedur permohonan anggota. b) Fungsi akuntansi membuat daftar tagihan bulanan dan fungsi
penyimpanan simpanan dikerjakan oleh bendahara koperasi pada prosedur penerimaan simpanan anggota PNS Aktif. c) Fungsi administrasi, fungsi penyimpanan dan fungsi
akuntasni dikerjakan oleh bendahara koperasi pada prosedur penerimaan simpanan anggota Pensiunan PNS.
Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah belum melakukan pemisahan tanggung jawab secara tegas karena masih adanya rangkap tugas dalam kegiatan simpananan seperti bendahara yang merangkap menjalankan beberapa fungsi.
2) Sistem otorisasi
a) Calon anggota baru yang menjadi anggota mendapatkan persetujuan dari ketua koperasi pada prosedur permohonan menjadi anggota.
b) Daftar potongan gaji diperiksa dan diotorisasi oleh ketua koperasi pada prosedur penerimaan simpanan anggota PNS Aktif.
c) Bukti kas masuk tidak diotorisasi oleh ketua koperasi pada prosedur penerimaan simpanan anggota Pensiunan PNS. 3) Praktik yang sehat
a) Pada prosedur permohonan anggota terjadi rangkap tugas dimana fungsi administrasi tidak hanya dikerjakan oleh sekretaris namun juga bisa bisa dikerjakan oleh bendahara yang juga memegang fungsi penyimpanan.
b) Pada prosedur penerimaan simpanan PNS Aktif terjadi rangkap tugas diman fungsi akuntansi dan fungsi penyimpanan dikerjakan oleh bendahara.
c) Pada prosedur penerimaan simpanan Pensiunan PNS bendahara mengerjakan fungsi akuntansi dan fungsi administrasi.
d) Tidak adanya kode anggota pada buku anggota sebagai identitas sehingga memungkinkan terjadi kesalahan pencatatan apabila ada anggota yang memiliki nama yang sama
e) Tidak adanya nomor urut tercetak pada bukti penerimaan kas sehingga menyulitkan dalam pengarsipan dan pencarian kembali dokumen.
4) Karyawan Yang Bermutu
Sebaiknya Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah memisahkan tanggung jawab dan pemisahan tugas sesuai dengan struktur organisasi nya, agar tercipta karyawan yang bermutu sesuai dengan tugas jabatan nya masing-masing. 2. Hasil Analisis Sistem Informasi Akuntasni Piutang
Sistem akuntansi piutang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang. Pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah terjadinya piutang berasal dari kegiatan pinjaman anggota kepada koperasi. Piutang anggota dilakukan mulai dari permohonan pengajuan pinjaman oleh anggota hingga pembayaran piutang dengan cara angsuran. Adapun permasalahan-permasalahan yang ditemukan sebagai berikut:
a. Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi piutang pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah menggunakan formulir permohonan pinjaman dan bukti kas keluar. Penggunaan bukti kas keluar tidak menggunakan nomor urut tercetak sehingga dapat mempersulit pengarsipan dan pencarian kembali dokumen.
b. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Pencatatan pinjaman anggota pada koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah dicatat ke buku pengeluaran kas. Buku pengeluaran kas sudah mencantumkan identitas sesuai dengan yang ada pada formulir permohonan pinjaman seperti nama, besarnya pinjaman dan lamanya angsuran. Buku pengeluaran kas digunakan untuk mencatat kas keluar dari pinjaman anggota, lalu data transaksi pinjaman diinputkan kembali kedalam Microsoft Excel.
c. Sistem Pengendalian Internal
1) Organisasi yang memisahan tanggung jawab dan wewenang secara tegas
Fungsi kas dan fungsi akuntansi dikerjakan oleh bendahara koperasi pada prosedur permohonan pinjaman anggota. Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah belum melakukan pemisahan tanggung jawab secara tegas karena masih adanya rangkap tugas dalam kegiatan pinjaman anggota.
2) Sistem otorisasi
Fomulir permohonan pinjaman anggota diperiksa dan diotorisasi oleh ketua koperasi untuk diperiksa kelayakan pinjamannya pada prosedur permohonan pinjaman anggota.
3) Praktik yang sehat
a) Pada prosedur permohonan pinjaman anggota terjadi rangkap tugas dimana fungsi administrasi tidak hanya dikerjakan oleh sekretaris namun juga bisa bisa dikerjakan oleh bendahara yang juga memegang fungsi akuntansi dan fungsi kas.
b) Tidak adanya nomor urut tercetak pada bukti pengeluaran kas sehingga menyulitkan dalam pengarsipan dan pencarian kembali dokumen.
4) Karyawan Yang Bemutu
Sebaiknya Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah memisahkan tanggung jawab dan pemisahan tugas sesuai dengan struktur organisasi nya, agar tercipta karyawan yang bermutu sesuai dengan tugas jabatan nya masing-masing.
3. Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis yang telah diuraikan sebelumnya, baik untuk sistem akuntansi utang maupun piutang, ditemukan beberapa hal yang dapat diperbaiki dalam dokumen dan catatan akuntansi, dan dalam
pemisahan tanggung jawab (unsur pengendalian intern). Berikut saran terkait kelemahan-kelemahan diatas:
1. Dokumen Yang Digunakan
Pada sistem akuntansi utang dan piutang diperlukan penambahan nomor urut tercetak pada bukti kas masuk sebagai bukti penerimaan sejumlah uang atas simpanan anggota, serta pada bukti kas keluar koperasi untuk penyerahana uang pinjaman anggota . Fungsi dari no urut tercetak agar mempermudah dalam pengawasan kas masuk atau keluar koperasi guru-guru banjarmasin tengah dan mempermudah untuk pengarsipan. Berikut merupakan dokumen yang disarankan oleh penulis sebagai berikut:
a) Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk ini dibuat melalui program aplikasi simpan pinjam yang telah dibuat penulis secara otomatis apabila ada anggota yang melalukan simpanan anggota.
Gambar 9 Bukti Kas Masuk
Sumber : Penulis b) Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar ini dibuat melalui program aplikasi simpan pinjam yang telah dibuat penulis secara otomatis apabila ada anggota yang melalukan pinjaman.
Gambar 10 Bukti Kas Keluar
b. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan-catatan akuntansi pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah sudah baik. Namun, data keanggotaan, simpanan dan pinjaman dicatat kedalam buku catatan secara manual. Penggunaan sistem manual cukup mempersulit dalam pencarian data karena harus mencari kedalam berkas yang cukup banyak jumlahnya dan resiko terjadinya kehilangan atau rusaknya arsip data. Untuk meminimalkan terjadinya resiko arsip data hilang atau rusak, maka sebaiknya koperasi menggunakan sistem terkomputerisasi. Koperasi cukup menginputkan data dari bukti kas masuk dan untuk peminjaman penginputan dari formulir permohonan pinjaman dan bukti kas keluar.
c. Sistem Pengendalian Internal
Dilihat dari struktur organisasi bendahara merangkap menjalankan beberapa fungsi yaitu fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi. Sehingga perlu penambahan otorisasi pada dokumen bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas oleh fungsi pengambil keputusan oleh ketua koperasi Guru-Guru Banjarmasin tengah.
d. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
Berdasarkan analisis yang telah diuraikan sebelumnya, jaringan prosedur untuk transaksi utang dan piutang Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah sudah cukup baik. Perubahan jaringan prosedur terdapat dalam sistem pecatatan yang dilakukan secara manual dan penginputan kembali kedalam Microsoft Excel diubah menjadi sistem
yang terkomputerisasi dalam hal ini program aplikasi simpan pinjam anggota. Berikut penulis jelaskan jaringan prosedur masing-masing sistem untuk bagian yang mengalami perubahan dari sistem manual ke sistem terkomputerisasi.
1) Sistem Akuntansi Utang yang disarankan terdiri dari :
a) Jaringan prosedur permohonan calon anggota baru yang disarankan
Pada jaringan prosedur untuk anggota baru, proses penginputan dimulai setelah calon anggota diterima menjadi anggota koperasi dan membayarkan simpanan pokok dan simpanan khusus sebagai syarat unutk menjadi anggota. Berikut merupakan jaringan prosedur selengkapnya unutk anggota baru koperasi: (1) Fungsi administrasi yang dipegang oleh Sekretaris atau
Bendahara memberikan formulir permohonan menjadi anggota kepada calon anggota.
(2) Calon anggota menyerahkan formulir anggota yang telah diisikan kepada fungsi administrasi
(3) Fungsi Admnistrasi menyerahkan formulir yang telah diisi anggota kepada fungsi pengambil keputusan untuk di otorisai.
(4) Fungsi Penyimpanan menerima formulir pendaftaran anggota dan uang simpanan pokok dan simpanan khusus anggota baru dan melakukan penginputan data simpanan
melalui program aplikasi simpan pinjam yang sudah dibuat oleh penulis.
(5) Fungsi penyimpanan menyimpan uang simpanan tersebut. (6) Setelah itu, Fungsi akuntansi yang dipegang oleh Bendahara
akan membuat dua rangkap bukti kas masuk yang kemudian akan diberikan kepada fungsi pengambil keputusan untuk diotorisasi.
(7) Fungsi administrasi menerima bukti penerimaan kas beserta formulir permohonan anggota. Lalu, memberikan bukti kas masuk kedua kepada anggota, dan formulir permohonan anggota serta bukti kas masuk lembar pertama akan diarsip berdasarkan tanggal.
b) Jaringan prosedur penerimaan simpanan Anggota PNS Aktif yang disarankan
Berikut merupakan jaringan prosedur selengkapnya untuk penerimaan Simpanan anggota PNS Aktif:
(1) Setiap akhir bulan fungsi akuntansi yang dipegang oleh Bendahara akan membuat 2 rangkap daftar potongan gaji atas simpanan bulanan anggota, lalu memberikan kepada fungsi pengambil keputusan yaitu Ketua koperasi untuk diperiksa kembali dan memberikan otorisasi.
(2) Fungsi pengambilan keputusan merima daftar potongan gaji kemudian memberikan otorisasi.
(3) Fungsi administrasi yang dipegang oleh Bendahara menerima daftar potongan gaji yang telah diotorisasi, lalu memberikan lembar kedua kepada Bendahara dinas pendidikan kota untuk dilakukan pemotongan gaji.
(4) Fungsi penyimpanan yang dipegang oleh Bendahara menerima uang simpanan wajib dari Bendahara gaji Dinas Pendidikan kota, lalu mencocokan uang tersebut dengan daftar potongan gaji (lembar pertama). Setelah cocok, lalu menginput data simpanan bulanan ke dalam program aplikasi (5) Fungsi penyimpanan meyimpan uang simpanan wajib. (6) Fungsi akuntansi membuat dua rangkap bukti kas masuk, lalu
diberikan kepada fungsi pengambil keputusan untuk diotorisasi.
(7) Fungsi administrasi merima bukti kas masuk yang telah diotorisasi, lalu meyerahkan bukti kedua kepada Bendahara dinas pendidikan kota dan kemudian menyimpan atau mengarsip daftar potongan gaji serta bukti kas masuk pertama berdasarkan tanggal.
c) Jaringan Prosedur Simpanan Pensiunan PNS yang Disarankan (1) Fungsi peyimpanan yang dipegang oleh Bendahara
menerima setoran uang simpanan dari anggota. Lalu, input data simpanan ke dalam program aplikasi simpan pinjam. (2) Membuat bukti kas masuk dua rangkap.
(3) Meyimpan uang simpanan wajib yang disetorkan anggota. (4) Fungsi penyimpanan yang dipegang oleh Bendahara
menyerahkan bukti kas masuk kepada fungsi pengambil keputusan yaitu Ketua koperasi untuk diotorisasi, lalu diberikan pada fungsi administrasi yang dipegang oleh Bendahara.
(5) Fungsi administrasi menerima bukti kas masuk. Lalu, lembar kedua diberikan pada anggota, dan lembar pertama diarsip berdasarkan tanggal.
d) Jaringan Prosedur Permohonan Pinjaman yang Disarankan (1) Fungsi administrasi yang dipegang oleh Bendahara
memberikan formulir permohonan pinjaman kepada anggota.
(2) Fungsi administrasi menerima formulir permohonan pinjaman yang telah diisi oleh anggota dan beserta berkas pesyaratan yaitu fotocopy kartu tandak penduduk, fotocopy slip gaji dan fotocopy buku tabungan dan akan diproses dengan persetujuan fungsi pengambil keputusan yaitu Ketua koperasi.
(3) Fungsi pengambil keputusan menerima formulir permohonan pinjaman anggota, lalu memeriksa kelayakan pinjaman apakah permohonan pinjaman dapat diterima atau ditolak.
(4) Jika diterima, maka fungsi penngambil keputusan akan memberikan otorisasi.
(5) Fungsi akuntansi yang dipegang oleh Bendahara menerima formulir permohonan pinjaman yang telah diotorisasi, lalu menginputkan data pinjaman ke dalam program aplikasi simpan pinjam. Setelah itu, membuat dua rangkap bukti kas keluar, dan menyerahkan bukti kas keluar tersebut ke fungsi pengambil keputusan untuk diotorisasi.
(6) Fungsi pengambil keputusan menerima bukti pengeluaran kas, lalu memberi otorisasi. Setelah itu diberikan ke fungsi kas yang dipegang oleh Bendahara untuk menyiapkan uang pinjaman tersebut.
(7) Fungsi kas menerima formulir permohonan dan bukti pengeluaran kas. Lalu, menyiapkan uang pinjaman anggota dan kemudian memberikan uang tersebut kepada fungsi administrasi.
(8) Fungsi administrasi menerima uang serta formulir dan berkas peminjaman
(9) Setelah itu fungsi administrasi menyerahkan uang kepada anggota dan mengarsipkan berkas pinjaman anggota berdasakan tanggal
e. Bagan Alir
Bagan 6
Prosedur Penerimaan Anggota Baru Yang Disarankan
Fungsi Administrasi Mulai Memberikan FPA kepada calon Anggota Menerima FPA yang telah diisi oleh calon Anggota FPA 1 FKTP FKTP Mengkonfirmasi kepada Anggota 3 2 FPA FKTP FPA FKTP 6 2 1 BKM FPA T Selesai FKTP Anggota Keterangan:
FPA : Formulir Permohonan Anggota BKM : Bukti Kas Masuk
FKTP : Fotocopy Kartu Tamda Penduduk SP : Simpanan Pokok
Otorisasi FPA FPA 2 1 BKM FPA Otorisasi 2 1 BKM FPA 1 2 6 FKTP FKTP 5 FKTP FKTP
FKTP 3 Uang Menerima uang SK + SP
Input data Anggota dan simpanan Arsip data Anggota dan simpanan Menyimpan uang simpanan 4 FPA FKTP FPA FKTP 4 Membuat BKM 2 1 BKM FPA FPA FKTP 5
2) Prosedur Penerimaan Simpanan Anggota PNS Aktif yang Disarankan
Bagan 7
Prosedur Penerimaan Simpanan Anggota PNS Aktif Yang Disarankan
Mulai Membuat DPG 2 1 DPG Membuat BKM DPG 4 2 1 BKM DPG Keterangan:
DPG : Daftar Potongan Gaji BKM : Bukti Kas Masuk
1
5 Lanjutan
Lanjutan 2 1 DPG Memeriksa sekaligus memberikan otoritas 2 1 DPG 2 1 2 1 BKM DPG Otorisasi 2 1 BKM DPG 6 5 Fungsi Pengambil Keputusan
Lanjutan
Fungsi Administrasi Fungsi Penyimpanan
Bendahara Dinas Bendahara Dinas 2 2 1 DPG 3 2 DPG 6 Bendahara DINAS T Selesai 3 DPG Uang Menerima dan mencocokan uang dengan DPG Input data Simpanan Arsip data Simpanan Menyimpan uang simpanan DPG 4
2
2
3) Prosedur Penerimaan Simpanan Pensiunan PNS yang Disarankan Bagan 8
Prosedur Penerimaan Simpanan Anggota PNS Aktif Yang Disarankan Fungsi Penyimpanan
uang
Lanjutan Keterangan:
BKM : Bukti Kas Masuk
Mulai Menerima uang simpan dari Anggota Input data Simpanan Arsip data Simpanan Membuat BKM 1 BKM Menyimpan uang 1 BKM 1
2
2
2
Fungsi Pengambil Keputusan Fungsi Administrasi
1 1 BKM Otorisasi 1 BKM 2 2 1 BKM T Selesai Anggota
5) Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Piutang yang Disarankan Bagan 9
Prosedur Permohonan Pinjaman Anggota Yang Disarankan
FPP FSG Mulai FBR FKTP Anggota Mengisi FPP FSG FBR FKTP 1 5 2 1 BKK FPP FSG FBR FKTP Menyerahkan uang 2 1 BKK FPP FSG FBR FKTP T Selesai Fungsi Administrasi Uang Anggota Keterangan:
FPP : Formulir Permohonan Pinjaman BKK : Bukti Kas Masuk
FKTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk FSG : Fotcopy Slip Gaji
FBR : Fotocopy Buku Rekening Kep : Kep
2 BKK 2 BKK Fungsi Pengambil Keputusan
1 FPP FSG FBR FKTP 1 BKK FPP FSG FBR FKTP Memeriksa kelayakan pinjaman Kep FPP FSG FBR FKTP FPP FSG FBR FKTP Otorisasi 2 Tidak Anggota 3 1 BKK FPP FSG FBR FKTP Otorisasi 4
Fungsi Akuntansi Fungsi Kas FPP FSG FBR FKTP 2
Input data Pinjaman
Arsip data Pinjaman Membuat BKK 3 2 BKK 1 BKK FPP FSG FBR FKTP 4 Menyiapkan uang 2 BKK 1 BKK FPP FSG FBR FKTP 2 BKK 1 BKK FPP FSG FBR FKTP 5 Uang
4. Sistem Informasi Akuntansi Simpan Pinjam Berbasis Komputer pada Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah
a) Unnormalisasi
Tabel basis data yang digunakan dalam mendesain sistem informasi akuntansi simpan pinjam pada Guru-Guru Banjarmasin Tengah sebagai berikut:
Tabel 2 Tabel Normalisasi
No Nama Field No Nama Field
1 KodeAnggotaGusti 20 NoTransaksiGusti 2 NamaAnggotaGusti 21 NoPinjamanGusti 3 AlamatGusti 22 AngsuranPerBulanGusti 4 Tanggal LahirGusti 23 AngsuranKeGusti 5 TempatLahirGusti 24 TanggalTransaksiGusti 6 StatusGusti 25 BulanGusti 7 TglMskAnggotaGusti 26 TahunGusti 8 SimpananKhususGusti 27 KeteranganGusti 9 SimpananPokokGusti 28 NamaInstansiGusti 10 KodeInstansiGusti 29 KodeJabatanGusti 11 NoUrutGusti 30 NamaJabatanGusti 12 NoTelponGusti 31 TanggalPinjamanGusti 13 SimpananSukarelaGusti 32 TanggalJatuhTempoGusti 14 KodePengurusGusti 33 PinjamanPokokGusti 15 NamaPengurusGusti 34 PinjamanBungaGusti 16 PasswordGusti 35 JumlahPinjamanGusti 17 SimpananWajibGusti 36 JenisPinjamanGusti 18 SimpananWisataGusti 37 SisaPinjamanGusti 19 SimpananSukarelaGusti 38 EditGusti Sumber : Penulis
Setiap nama tabel dan nama field ditambahkan kata gusti sebagai bentuk identifikasi nama penulis yang mengerjakan. Selain itu,
penambahan kata Ina bertujuan untuk mengurangi potensi terjadinya copy paste dalam pembuatan program aplikasi.
b) Sistem Basis Data
Berikut penjelasan mengenai sistem basis data yang ada pada program aplikasi penulis.
1) Desain basis data secara logika
Perancangan basis data untuk program aplikasi dapat dilakukan dengan cara menerapkan normalisai 3F dan kemudian memberi relasi antar tabel yang telah dinormalisasi. Hal ini bertujuan agar sistem basis data menjadi akurat, cepat dan efisien dalam memberikan data yang diperlukan.
Relasi antar tabel dikatakan telah dalam bentuk normalisai 3F jika:
(1)Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal ke dua (2F).
(2)Tidak ada atribut non primary key yang memiliki ketergantungan terhadap atribut non primary key yang lainnya.
Adanya normalisasi dan relasi antar tabel juga dapat menghindarkan sistem basis data dari beberapa anormali tersebut:
(1) Anormali Penyisipan (Intertion Anormaly)
Anormali penyisipan yaitu error atau kesalahan yang terjadi sebagai akibat operasi menyisipkan record pada
sebuah relasi. Contoh pada tabel pinjaman, dimana kode anggota tidak dapat disisipkan jika tidak ada kode anggota dalam relasi tabel pinjaman pada tabel anggota.
(2) Anormali Penghapusan (Deletion Anormaly)
Anormali penghapusan yaitu error atau kesalahan yang terjadi sebagai akibat operasi penghapusan terhadap record dari sebuah relasi. Contoh pada tabel pinjaman, jika kode anggota pada tabel anggota dihapus, maka pada relasi pinjaman kode anggota akan ikut terhapus.
(3) Anormlasi Pengubahan (Update Anormaly)
Anormali pengubahan yaitu error atau kesalahan yang tejadi sebagai akibat operasi penghapusan terhadap record dari sebuah relasi. Contoh pada tabel pinjaman, jika kode anggota atau nama anggota diubah pada tabel anggota, maka kode atau nama anggota pada relasi pinjaman ikut terubah.
Relasi antar tabel yang diolah oleh penulis adalah sebagai berikut:
(1) Tabel TbAnggotaGusti
Tabel TbAnggotaGusti merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data anggota. Tabel TbAnggotaGusti memiliki jenis relasi one-to-many ke TbSimpananGusti, TbPinjamanGusti, dan TbDAngsuranGusti dengan keyfield KodeAnggotaGusti. Hal ini berarti bahwa satu data anggota pada tabel anggota bisa mempunyai banyak data pada ke TbSimpananGusti, TbPinjamanGusti, dan TbDAngsuranGusti.
Tabel 3 TbAnggotaGusti
No. Nama Field Tipe
1 KodeAnggotaGusti (PK) nvarchar(10) 2 NamaAnggotaGusti nvarchar(50) 3 AlamatGusti nvarchar(50) 4 JenisKelaminGusti nvarchar(50) 5 TanggalLahirGusti Date 6 TempatLahirGusti nvarchar(50) 7 StatusGusti nvarchar(50) 8 TglMskAnggotaGusti Date 9 SimpananKhususGusti Bigint 10 SimpananPokokGusti Bigint 11 KodeInstansiGusti nvarchar(10) 12 NoTelponGusti varchar(50) 13 SimpananSukarelaGusti Bigint Sumber: Diolah Penulis
(2) Tabel TbTarifGusti
Tabel TbTarifGusti merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data nominal simpanan wajib dan simpanan wisata koperasi yang telah ditentukan.
Tabel 4 TbTarifGusti
No. Nama Field Tipe
1 SimpWajibGusti Bigint 2 SimpWisataGusti Bigint Sumber: Diolah Penulis
(3) Tabel TbInstansiGusti
Tabel TbInstansiGusti merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data instansi tempat anggota koperasi bekerja. Tabel ini memiliki jenis data relasi one-to-many ke TbAnggotaGusti.
Tabel 5 TbInstansiGusti
No. Nama Field Tipe
1 KodeInstansiGusti (PK) Nvarchar (10) 2 NamaInstansiGusti Nvarchar(50) Sumber : Penulis
(4) Tabel TbJabatanGusti
Tabel TbJabatanGusti merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data jabatan pengurus koperasi. Tabel ini memiliki jenis data relasi one-to-many ke TbPengurusGusti.
Tabel 6 TbJabatanGusti
No. Nama Field Tipe
1 KodeJabatanGusti (PK) Nvarchar(10) 2 NamaJabatanGusti Nvarchar(50) Sumber: Diolah Penulis
(5) Tabel TbPengurusGusti
Tabel TbPengurusGusti merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data pengguna program aplikasi dan passwordnya. Tabel ini memiliki jenis data relasi one-to-many ke TbPinjamanGusti, TbHSimpananGusti, TbDAngsuranGusti, dan TbAnggotaGusti.
Tabel 7 TbPengurusGusti
No. Nama Field Tipe
1 KodePengurusGusti (PK) Nvarchar(10) 2 NamaPengurusGusti Nvarchar(50) 3 KodeJabatanGusti Nvarchar(10) 4 PasswordGusti Nvarchar(50) Sumber: Diolah Penulis
(6) Tabel TbHSimpananGusti
Tabel TbHsimpananGusti merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data header dari transaksi simpanan dan juga transaksi angsuran.
Tabel 8 TbHSimpananGusti
No. Nama Field Tipe
1 NoTransaksiGusti (PK) Nvarchar(50) 2 TanggalTransaksiGusti Date 3 KodePengurusGusti Nvarchar(10) 4 BulanGusti int 5 TahunGusti int 6 KeteranganGusti Nvarchar(50) Sumber: Diolah Penulis
(7) Tabel TbSimpananGusti
Tabel TbSimpananGusti merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data simpanan anggota. Tabel ini memiliki jenis data relasi one-to-many ke TbAnggotaGusti dengan keyfiled KodeAnggotaGusti. Hal ini berarti bahwa satu data anggota pada tabel anggota bisa mempunyai banyak data pada TbSimpananGusti.
Tabel 9 TbSimpananGusti
No. Nama Field Tipe
1 NoTransaksiGusti (PK) Nvarchar(50) 2 KodeAnggotaGusti Nvarchar(50) 3 SimpWajibGusti Bigint
4 SimpWisataGusti Bigint 5 SimpSukarelaGusti bigint Sumber: Diolah Penulis
(8) Tabel TbPinjamanGusti
Tabel TbPinjamanGusti merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data pinjaman anggota. Tabel ini memiliki jenis data relasi one-to-many ke TbDAngsuranGusti dengan keyfield NoPinjamanGusti. Hal ini berarti bahwa satu data pinjaman pada tabel pinjaman bisa mempunyai banyak data pada TbDAngsuranGusti.
Tabel 10 TbPinjamanGusti
No. Nama Field Tipe
1 NoPinjamanGusti (PK) Nvarchar(50) 2 TglPinjamGusti date 3 TglJatuhTempoGusti date 4 KodeAnggotaGusti Nvarchar(10) 5 PinjamanPokokGusti bigint 6 LamaAngsuranGusti bigint 7 PinjamanBungaGusti bigint 8 JmlhPinjamanGusti bigint 9 KodePengurusGusti Nvarchar(10) 10 KeteranganGusti Nvarchar(50) 11 AngsuranKeGusti bigint 12 SisaPinjamanGusti bigint 13 AngsuranPerbulanGusti bigint Sumber: Diolah Penulis
(9) Tabel TbDAngsuranGusti
Tabel TbDAngsuranGusti merupakan tabel yang digunakan untuk menyimpan data detail angsuran anggota. Tabel ini memiliki jenis data relasi one-to-many ke TbPinjamanGusti dengan keyfiled NoPinjamanGusti. Hal ini berarti bahwa satu data anggota pada tabel pinjaman bisa mempunyai banyak data pada TbDAngsuranGusti.
Tabel 11 TbDAngsuranGusti
No. Nama Field Tipe
1 NoTransaksiGusti (PK) Nvarchar(50) 2 KodeAnggotaGusti (PK) Nvarchar(10) 3 NoPeminjamGusti (PK) Nvarchar(50) 4 AngsuranPerBulanGusti Bigint
5 AngsuranKe Bigint
Sumber: Diolah Penulis c) Dokumen Masukan (Input)
Dokumen masukan adalah dokumen yang digunakan untuk penyusunan laporan data anggota, data simpanan, dan data pinjaman:
a) Nama Dokumen : Formulir Permohonan Menjadi Anggota Fungsi : Untuk memasukan data anggota
Sumber : Fungsi Administrasi
b) Nama Dokumen : Formulir Permohonan Pinjaman Fungsi : Untuk memasukan data pinjaman
Sumber : Fungsi Kas c) Nama Dokumen : Bukti Kas Masuk
Fungsi : Untuk memasukan data simpananan Sumber : Fungsi Penyimpanan
d) User Interface
User interface adalah tampilan antar muka yang ada dilayar komputer sebagai bentuk komunikasi antara pengguna dengan komputer. Desain input terdiri dari menu-menu yang digunakan untuk memasukkan data master maupun data transaksi. Dibawah ini adalah bagian interface menu utama untuk program aplikasi yang ada pada program aplikasi :
a) Main Form
Main form atau login form berfungsi sebagai form pertama bagi user untuk masuk pertama kali saat akan menjalankan program aplikasi dengan memasukkan user name dan password pengguna. Berikut adalah tampilan dari main form :
Gambar 12 Form Login
b) Form Menu Utama
Form menu utama adalah tampilan awal saat user telah login ke dalam program aplikasi sistem informasin akuntansi simpan pinjam. Melalui form menu utama user dapat mengakses form-form yang dapat membantu kegiatan transaksi simpan pinjam, berikut ini tampilan dari form menu utama:
(1) Master Anggota
Master anggota merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data anggota koperasi. berikut tampilan dari form master anggota.
Gambar 13 Master Anggota
(2) Master Nominal Simpanan
Master Nominal Simpanan merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan nominal simpanan wajib dan simpanan sukarela yang telah ditentukan oleh koperasi Berikut merupakan tampilan dari form nominal simpanan:
Gambar 14
Master Nominal Simpanan
Sumber : Diolah Penulis
(3) Master Pengurus
Master Pengurus merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan user yang akan menggunakan program aplikasi simpan pinjam dengan menginputkan data dan password. Berikut merupakan tampilan dari form pengurus:
Gambar 15 Master Pengurus
Sumber : Diolah Penulis (4) Master Jabatan
Master Jabatan merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan jabatan pengurus yang ada di Koperasi Guru- Guru Banjarmasin. Berikut merupakan tampilan dari form jabatan:
Gambar 16 Master Jabatan
(5) Master Instansi
Master instansi merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan daftar instansi calon anggota yang ingin menjadi anggota di Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah Berikut merupakan tampilan dari form instansi:
Gambar 17 Master Instansi
Sumber : Diolah Penulis
(6) Transaksi Simpanan dan Angsuran Khusus PNS Aktif
Form transaksi simpanan dan Angsuran Khusus PNS Aktif merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data transaksi simpanan dan angsuran khusus PNS Aktif karena melalui pemotongan gaji di Bendahara Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin. Berikut merupakan tampilan dari form simpanan dan Angsuran Khusus PNS Aktif :
Gambar 18
Transaksi simpanan dan Angsuran Khusus PNS Aktif
Sumber : Diolah Penulis (7) Transaksi Pinjaman
Form transaksi pinjaman merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data transaksi pinjaman anggota. Berikut merupakan tampilan dari form transaksi pinjaman:
Gambar 19 Transaksi Pinjaman
(8) Transaksi Simpanan Pensiunan PNS
Form transaksi simpanan Pensiunan PS merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data transaksi simpanan khusus nya untuk Pensiunan PNS yang datang langsung ke Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah. Berikut merupakan tampilan dari form transaksi simpanan Pensiunan PNS:
Gambar 20
Transaksi Simpanan Pensiunan PNS
Sumber : Diolah Penulis
(9) Transaksi Angsuran Pensiunan PNS
Form transaksi Angsuran Pensiunan PS merupakan form yang berfungsi untuk memasukkan data transaksi angsuran khusus nya untuk Pensiunan PNS yang datang langsung ke Koperasi Guru-Guru Banjarmasin Tengah. Berikut merupakan tampilan dari form transaksi Angsuran Pensiunan PNS
Gambar 21
Transaksi Angsuran Pensiunan PNS
Sumber : Diolah Penulis (10) Form Laporan
Laporan terdiri dari semua master dan transaksi yang ada di program aplikasi simpan pinjam. Berikut beberapa laporan tersebut:
Gambar 22 Laporan Data Anggota
Gambar 23 Buku Tabungan Anggota
Gambar 24 Laporasn Saldo Anggota
Gambar 25
Laporan Pinjaman Anggota
