PEDOMAN PENGISIAN Si
RUP
(Sistem Informasi
Rencana Umum Pengadaan) SKPD
KABUPATEN BANGGAI KEPULAUAN
A. KEGIATAN SWAKELOLA
SWAKELOLA adalah Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat. Kegiatan Swakelola yang diumumkan pada bagian Swakelola di SiRUP merupakan kelompok kegiatan yang dapat terdiri dari (sebagian atau semua item di bawah ini):
1. Kegiatan swakelola tipe I yang dilaksanakan sendiri merupakan kelompok kegiatan yang dapat terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut:
o Biaya Operasional Kendaraan Dinas, BBM
o Langganan dan Daya (pembayaran listrik, telepon, PDAM) o Dan yang sejenis
Kegiatan swakelola di dalam RUP yang diumumkan melalui SiRUP adalah kegiatan yang berisikan beberapa item atau seluruh item yang ada diatas diumumkan secara gabungan yang dibuat jadi satu kesatuan dengan satu judul kegiatan dan diumumkan total anggarannya saja.
Contoh :
Suatu kegiatan dalam DPA dengan judul kegiatan : Operasional dan Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor. Total anggaran : Rp876.800.000,00 (Delapan ratus tujuh puluh enam juta delapan ratus ribu rupiah) Rincian biaya dan uraian kegiatannya meliputi sebagai berikut:
a. honor Tim = Rp85.000.000,00 (Delapan puluh lima juta rupiah);
b. belanja ATK = Rp21.500.000,00 (Dua puluh satu juta lima ratus ribu rupiah);
c. belanja bahan komputer = Rp32.500.000,00 (Tiga puluh dua juta lima ratus ribu rupiah); d. konsumsi rapat = Rp17.800.000,00 (Tujuh belas juta delapan ratus ribu rupiah);
e. Pembelian Lemari Arsip = Rp185.000.000,00 (Seratus delapan puluh lima juta rupiah); f. Perjalanan dinas dalam negeri = Rp235.000.000,00 (Dua ratus tiga puluh lima juta rupiah); g. Biaya operasional kendaraan dinas = Rp300.000.000,00 (Tiga ratus juta rupiah)
Kegiatan Swakelola dengan Judul : Operasional dan Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor, total pagu kegiatan sebesar Rp691.800.000,00 (Enam ratus Sembilan puluh satu juta delapan ratus ribu rupiah) Judul kegiatan ini diumumkan melalui swakelola, sedangkan rincian dibuatkan dalam Deskripsi sebagai data pendukung kegiatan swakelola dengan Rincian biaya dan uraian kegiatannya:
a. honor Tim = Rp85.000.000,00 (Delapan puluh lima juta rupiah);
b. belanja ATK = Rp21.500.000,00 (Dua puluh satu juta lima ratus ribu rupiah);
c. belanja bahan komputer = Rp32.500.000,00 (Tiga puluh dua juta lima ratus ribu rupiah); d. konsumsi rapat = Rp17.800.000,00 (Tujuh belas juta delapan ratus ribu rupiah);Perjalanan
dinas dalam negeri = Rp235.000.000,00 (Dua ratus tiga puluh lima juta rupiah); e. Biaya operasional kendaraan dinas = Rp300.000.000,00 (Tiga ratus juta rupiah).
Melalui Penyedia :
Judul Kegiatan : Operasional dan Peningkatan Sarana dan Prasarana Kantor Nama Paket Kegiatan : Pembelian Lemari Arsip
Total pagu : Rp185.000.000,00 (Seratus delapan puluh lima juta rupiah)
2. Apabila kegiatan swakelola dengan Institusi lain swakelola tipe II (misal perguruan tinggi) , dan atau Kelompok masyarakat swakelola tipe III ( misal LPMK), maka di tuangkan lengkap nama pekerjaan, nama penerima swakelola dan nilai nominalnya dalam kolom deskripsi.
3. Apabila kegiatan dengan penyedia barang/jasa nilainya lebih dari 10 juta maka di entri melalui PENYEDIA.
B. PAKET PENGADAAN MELALUI PENYEDIA!
a. Paket pengadaan dalam RUP yang akan diumumkan melalui SiRUP adalah paket pengadaan yang dalam proses pengadaannya membutuhkan pihak penyedia.
b. Paket-paket dimaksud adalah paket yang nilainya diatas Rp50 juta untuk Barang, Konstruksi, dan Jasa Lainnya.
c. Paket konsultansi yang diumumkan di bagian penyedian adalah dengan nilai pagu setiap paketnya di atas Rp10 juta.
d. Termasuk paket pengadaan Barang, Konstruksi dan Jasa Lainnya yang menggunakan SPK walaupun nilainya dibawah Rp50 Juta.
e. Paket-paket pekerjaan untuk sewa hotel dengan nilai sampai dengan Rp50 juta rupiah cukup digabungkan dalam Kegiatan Swakelola. Sedangkan untuk paket sewa hotel dengan nilail diatas Rp50 juta dikeluarkan dari Kegiatan Swakelola dan diumumkan pada bagian penyedia.
f. Metode pengadaan dengan Penyedia terdiri dari :
Konstruksi
Pengadaan Langsung Nilai < 200 Juta Pemilihan Langsung Nilai 200 Juta < 5 M Pelelangan Umum Nilai > 5 M
Jasa Konsultasi
Pengadaan langsung Nilai < 50 Juta
Seleksi Umum Nilai > 200 Juta
Jasa Lainnya
Pengadaan Langsung Nilai 10 Juta < 200 Juta Lelang Sederhana Nilai 200 Juta > 5 M Lelang Umum Nilai > 5 M
Barang
Pengadaan Langsung Nilai 10 Juta < 200 Juta Lelang Sederhana Nilai 200 Juta < 5 M Lelang Umum Nilai > 5 M.!
g. Untuk pekerjaan penunjukan langsung, terdapat dalam e-catalogue LKPP.
Contoh paket pekerjaan yang diumumkan pada bagian Penyedia:
1. Judul Kegiatan : Peningkatan Lingkungan dan Bangunan Kantor Nama Paket Pekerjaan : Pembangunan saluran drainase kantor
Total pagu anggaran : Rp35.000.000,00;
(pelaksanaan paket pekerjaan ini menggunakan SPK). 2. Judul Kegiatan : Operasional rutin kantor
Nama Paket Pekerjaan : Pengadaan ATK rutin kantor Total pagu anggaran : Rp150.000.000,00
(pelaksanaan paket pekerjaan ini menggunakan SPK dan metoda Pengadaan Langsung). 3. Judul Kegiatan : Pembangunan dan Pemeliharaan Jalan dan Jembatan Kabupaten
Nama Paket Pekerjaan : Pembangunan Jalan Lingkungan Sesi I
Total pagu anggaran : Rp2.150.000.000,00 (Dua miliar seratur lima puluh juta rupiah) (pelaksanaan paket pekerjaan ini menggunakan Kontrak dan metoda Pemilihan Langsung). 4. Judul Kegiatan : Seminar Nasional Peningkatan Penanggulangan Narkoba
Nama Paket Pekerjaan : Sewa hotel tempat pelaksanaan Seminar Total pagu anggaran : Rp300.000.000,00 (Tiga ratus juta rupiah)
(pelaksanaan paket pekerjaan ini menggunakan kontrak dan metoda Penunjukkan Langsung).
Apabila terdapat kesulitan silahkan untuk menghubungi Helpdesk LPSE Kab. Banggai Kepuluan Telp 0462-2222103
C. APLIKASI RUP 1. Login
Gambar 1.1. Halaman Login
Masukan username dan password, lalu klik tombol Login. Setelah login berhasil maka user akan masuk pada halaman utama untuk Rencana Umum Pengadaan.
Gambar 1.2. Halaman Awal 2. Ganti Password (optional)
Untuk mengganti password, arahkan cursor ke username di pojok kanan atas aplikasi. Pilihan untuk mengganti password akan muncul seperti di bawah ini.
Gambar 2.1. Opsi penggantian password
Gambar 2.2. Form penggantian password
3. Tambah RUP
Klik menu RUP untuk kembali ke tampilan awal RUP.
Gambar 3.1. Menu !
Untuk menambahkan RUP (Rencana Umum Pengadaan), klik tombol!
Form Rekam Rencana Umum Pengadaan akan ditampilkan! Terdapat 2 (dua) tab yaitu Penyedia dan Swakelola!
Tab Penyedia! : digunakan untuk memasukkan data pekerjaan yang dilaksanakan dengan penyedia barang/jasa
Tab Swakelola! : digunakan untuk memasukkan data pekerjaan yang dilaksanakan secara swakelola
3.a Tab Penyedia
Gambar 3.3. Contoh input data Rencana Umum Pengadaan Tab Penyedia. Tahun : Masukkan Tahun Anggaran RUP
Satuan Kerja!! : Pilih Nama SKPD
Kegiatan : Masukkan nama kegiatan RUP Nama Paket Pengadaan! : Nama paket pengadaan
Lokasi : Masukkan lokasi pekerjaan pengadaan Jenis Belanja : Pilih Jenis Belanja yaitu Barang atau Modal Jenis Pengadaan : Pilih Jenis Pengadaan
Volume : Masukkan volume pengadaan
Sumber Dana! : Masukkan sumber dan anggaran (APBN, APBD, PHLN, PNBP) Kode DPA : Masukkan kode rekening pekerjaan
Pagu : Masukkan pagu pengadaan Metode Pengadaan : Pilih metode pemilihan penyedia Pelaksanaan Pemilihan Peyedia!
Awal : masukkan tanggal awal pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada
datepicker!
Akhir : masukkan tanggal akhir pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada
datepicker
Pelaksanaan Pekerjaan!
Awal : masukkan tanggal awal pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada
datepicker
Akhir : masukkan tanggal akhir pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada
datepicker!
3.a Tab Swakelola
Gambar 3.4. Contoh input data Rencana Umum Pengadaan Tab Swakelola Tahun : Masukkan Tahun Anggaran RUP
Satuan Kerja : Pilih Nama Satuan Kerja
Kegiatan : Masukkan nama kegiatan
Lokasi : Masukkan lokasi pekerjaan pengadaan
Sumber Dana : Masukkan sumber dan anggaran (APBN, APBD, PHLN, PNBP) Kode DPA : Masukkan kode rekening kegiatan
Pagu : Masukkan pagu pengadaan Volume : Masukkan volume pengadaan
Deskripsi : Masukkan informasi tambahan mengenai kegiatan Pelaksanaan Pekerjaan
Awal : masukkan tanggal awal pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada
datepicker
Akhir : masukkan tanggal akhir pelaksanaan pemilihan penyedia dengan memilih pada
datepicker
Setelah selesai memasukkan data, klik simpan dan lanjutkan 4. Cetak RUP
klik menu RUP untuk kembali ke halaman awal RUP
RUP Penyedia dan Swakelola, secara sistem tidak bisa dicetak bersamaan, dan hanya bias dicetak secara terpisah. Untuk mencetak RUP Penyedia, klik tab penyedia. Untuk mencetak RUP Swakelola klik tab Swakelola.
Gambar 4.1. Form Cetak RUP
Selanjutnya isikan data yang akan ditampilkan pada daftar RUP yang akan dicetak Satuan Kerja : Pilih Satuan Kerja
Nama : Diisi dengan nama Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran NIP : Diisi dengan NIP Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran Jabatan : Diisi dengan jabatan PA/KPA
Tangga : Diisi dengan tanggal dicetak Jenis Data
Semua : Mencetak semua RUP baik yang sudah diumumkan maupun belum Hanya diumumkan : Mencetak RUP yang sudah diumumkan saja
Belum diumumkan : Mencetak RUP yang belum diumumkan saja
Sebelum diumumkan, RUP yang sudah dimasukkan harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari PA/KPA. Daftar RUP yang telah dicetak bisa diajukan sebelumnya untuk ditandatangani oleh PA/KPA dan kemudian bisa diumumkan di Aplikasi SiRUP!
5. Umumkan RUP
Untuk kembali ke halaman awal setelah log in klik menu RUP
Gambar 5.1. Form Cetak RUP
Gambar 5.2. Form Cetak RUP
Selanjutnya klik tombol umumkan untuk mengumumkan RUP di aplikasi SiRUP!
6. Edit Data RUP
Data RUP dapat diedit dengan cara :
o Klik nama paket (penyedia) atau nama kegiatan (Swakelola). Atau dengan klik icon (pencil) pada kolom
action!
o Setelah selesai, simpan pengubahan dengan klik tombol Simpan dan lanjutkan!
7. Hapus Data RUP
Data pekerjaan atau kegiatan dapat dihapus dengan mengklik icon pada kolom Actions.! Data Pekerjaan atau kegiatan yang sudah diumumkan tidak dapat dhapus, tapi bisa dibatalkan dengan mengklik tombol Pembatalan seteah terlebih dahulu mengklik icon (Kaji Ulang) pada kolom Actions
CATATAN!
1. Untuk SKPD yang memiliki lebih dari satu admin, diharapkan agar saling berkoordinasi untuk menghindari terjadinya entri data pekerjaan/kegiatan yang sama/ganda. Hal ini bisa terjadi karena masing-masing admin tidak dapat melihat daftar pekerjaan/kegiatan yang telah dibuat oleh admin yang lain dalam satu SKPD selama pekerjaan/kegiatan terseut belum diumumkan!
2. Rentan terjadi kesalahan di Tahun Anggaran, mohon perhatikan combo box tahun anggaran di form rekam dana RUP sebelum memasukkan data.
3. Kolom tanggal (pemilihan/pelaksanaan) dapat diisi secara manual dengan format dd/mm/yyyy untuk mengantisipasi tidak difasilitasinya pemasukan tanggal yang sudah lewat.
4. Pencetakan data RUP hanya bisa dilakukan secara terpisah, RUP penyedia tidak bisa digabung dengan RUP Swakelola, dan hanya bisa dilakukan oleh admin yang memasukkan data RUP tersebut.
5. Pengumuman data RUP harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari PA/KPA sebelum diumumkan di aplikasi SiRUP.