Audit Kesiapan Organisasi dalam
Implementasi Knowledge Management
System:
Studi Kasus Perusahaan di Bidang Jasa Keuangan
Dewi Puspasari Universitas Indonesia Depok, Indonesia
Ovi Novianto
Universitas Gadjahmada Jakarta Pusat, Indonesia [email protected]
Bayu Kelana
ESQ Business School Jakarta Selatan, Indonesia [email protected]
Abstrak—Sistem manajemen pengetahuan (KMS) mulai banyak diterapkan di perusahaan-perusahaan besar di Indonesia untuk menjaga kelangsungan aset pengetahuan. Ada banyak kisah kegagalan dan kesuksesannya, karena sistem ini tidak bisa diterapkan persis satu sama lain. Hal tersebut juga menjadi bahan pertimbangan PT ABC, perusahaan yang bergerak di bidang jasa keuangan, dalam mendesain model KMS yang mereka perlukan. Saat ini, pengetahuan-pengetahuan tersebut masih tersebar di berbagai unit dan belum terdistribusi secara merata. Oleh karena itu, dalam penelitian ini akan dilakukan audit untuk
mengetahui kesiapan organisasi dalam
mengimplementasikan KMS. Audit ini meliputi tiga hal, yaitu audit pengetahuan-pengetahuan yang ada dalam organisasi, audit infrastruktur TI yang eksis, serta audit efektivitas proses-proses yang mendukung implementasi KMS. Dari hasil observasi dan analisis kuesioner dari 134 responden diperoleh hasil bahwa pengetahuan di PT ABC masih tersebar dan belum terkelola dengan baik. Namun, hasil penelitian menunjukkan organisasi ini telah memiliki landasan yang baik untuk implementasi KMS dengan infrastruktur TI yang mendukung dan perolehan skor 54,97 dari total skor 80 untuk audit proses. Hal ini menunjukkan bahwa beberapa proses pengelolaan pengetahuan PT ABC telah dirasakan cukup efektif dan memberikan manfaat bagi karyawannya.
Keyword: pengetahuan, KMS, proses-proses pengelolaan pengetahuan, audit, TI.
I. PENGETAHUAN
Pengetahuan yang ada di sebuah organisasi, bukan hanya pengetahuan yang bersifat eksplisit seperti system operating procedure (SOP) atau buku-buku panduan
operasional. Namun juga, pengetahuan yang bersifat tacit
seperti pengalaman dan keahlian yang dimiliki tiap individu. Jenis pengetahuan terakhir itulah yang umumnya tergerus atau punah apabila pemiliknya mengalami mutasi/rotasi pekerjaan, mengundurkan diri, ataupun telah pensiun.
Degradasi pengetahuan itulah yang menjadi kekuatiran perusahaan ABC dalam beberapa tahun belakangan ini. Hal ini disebabkan adanya kesenjangan usia yang sangat
besar antara pegawai senior dan pegawai junior. Oleh karena baru melakukan rekrutmen setelah 18 tahun absen, maka rentang usia antara pegawai senior termuda dan pegawai junior tertua berkisar 15-20 tahun.
Padahal, rata-rata pengetahuan tentang bisnis inti (core business) hanya dikuasai sebagian kecil pegawai senior. Jumlah tersebut semakin berkurang karena dalam beberapa tahun ke depan pegawai senior tersebut akan memasuki masa pensiun. Berdasarkan data SDM per Desember 2012 disebutkan bahwa dari total 2.050 karyawan, 604 karyawannya (29,46%) akan mengalami pensiun dalam enam tahun mendatang dan total 1691 atau 82, 49% karyawannya akan pensiun sepanjang 15 tahun mendatang [12]. Jika hal ini terus dibiarkan dan pengetahuan tidak terkelola dengan baik, maka organisasi tersebut akan terancam kehilangan pengetahuan.
Sementara di satu sisi, manajemen SDM belum memiliki strategi dalam melakukan trasfer pengetahuan, pengalaman, dan kepakaran dari pegawai senior yang
berpengalaman kepada pegawai junior. Bahkan,
manajemen level atas belum memiliki satu pandangan bahwa pengetahuan dalam organisasi tersebut, khususnya pengetahuan terkait bisnis inti, merupakan sesuatu yang sangat kritis bagi keberlangsungan operasional bisnis perusahaan.
Maka dari itu, permasalahan utama yang ingin digali
dari penelitian ini adalah “bagaimana mengelola
pengetahuan-pengetahuan dalam perusahaan agar tidak
terdegradasi kesenjangan usia yang sangat lebar?”. Untuk
itu, penelitian ini akan melakukan audit terhadap kesiapan
organisasi apabila akan menerapkan knowledge
management system (KMS). Audit ini meliputi tiga hal pokok, yakni, mengeksplorasi pengetahuan-pengetahuan yang ada di organisasi, baik tacit maupun eksplisit, mengetahui kondisi infrastruktur TI saat ini, serta
mengukur efektivitas proses-proses pengelolaan
pengetahuan yang ada di organisasi.
II. TEORI PENUNJANG
A. Pengetahuan
memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan informasi baru dan pengalaman [4]. Pengetahuan juga didefinisikan sebagai akumulasi sumber daya intelektual yang dimiliki oleh organisasi, meliputi informasi, ide-ide, pembelajaran, pemahaman, ingatan,
pandangan, keahlian kognitif dan teknis, serta
kemampuan lainnya [3]. Dari definisi [3] terdapat perbedaan antara pengetahuan dan informasi, dimana pengetahuan sebagai informasi yang telah dikonfirmasi. Perbedaan antara pengetahuan dan informasi juga didukung oleh [1]. Menurut [1], pengetahuan ada di tingkat tertinggi, dibandingkan informasi dan data. Data berdasarkan [1] hanya merupakan fakta yang masih mentah. Jika fakta tersebut telah terkategorisasi maka akan menjadi informasi. Dari informasi-informasi yang telah dipilah-pilah akan manfaatnya dan memiliki makna itulah yang menjadi pengetahuan. Keterkaitan antara data, informasi, dan pengetahuan ini dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Keterkaitan antara Data, Informasi, dan Pengetahuan
Pengetahuan menjadi aset penting bagi perusahaan
karena pengetahuan memiliki kemampuan untuk
menghasilkan keputusan dan merupakan sumber daya utama untuk melakukan transformasi pada organisasi [8]. Sumber daya pengetahuan ini selain membantu proses pengambilan keputusan yang bersifat strategis, juga membantu dalam proses perencanaan dan kontrol terhadap aktivitas organisasi, serta manajemen operasi bisnis sehari-hari.
Berdasarkan sifatnya, pengetahuan terbagi dua, yakni
eksplisit dan tacit [10,11].Pengetahuan yang bersifat
eksplisit berupa informasi yang telah tersimpan dalam bentuk dokumen, buku, atau media penyimpan lainnya, serta dapat didistribusikan melalui media teknologi
informasi. Contohnya: database karyawan dan buku
manual [16]. Sedangkan yang disebut pengetahuan tacit
yakni informasi yang terbentuk dari faktor-faktor yang tidak nampak, yang dihasilkan dari pengalaman
seseorang, serta bersifat personal dan spesifik.
Pengetahuan tacit misalnya intuisi, wawasan, dan nilai-nilai [5], [6].
Dari pengetahuan-pengetahuan tersebut, organisasi dapat memilih pengetahuan-pengetahuan yang dinilai mendukung keunggulan kompetitif. Menurut [2] ada empat kriteria yang digunakan untuk mengidentifikasi
sumber daya yang dapat mendukung keunggulan bersaing, yaitu sebagai berikut:
Bernilai, suatu sumber daya harus memiliki nilai dan kapasitas untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi, serta menghasilkan inovasi.
Langka , suatu pengetahuan harus langka karena
tidak banyak tersedia atau sulit diperoleh, dan sangat diminati oleh banyak kalangan
Sulit tergantikan, suatu sumber daya harus sulit dicari penggantinya agar dapat mendukung keunggulan bersaing perusahaan.
Sulit ditiru, suatu sumber daya harus sulit ditiru
agar lebih unggul daripada perusahaan
kompetitor.
B. Knowledge Management
Knowledge management (KM) merupakan strategi dan sekumpulan proses yang mengidentifikasi, menangkap, mengelola, dan menggunakan aset pengetahuan untuk menciptakan dan memelihara keunggulan kompetitif [14].
Sedangkan menurut [16] KM adalah proses
memanfaatkan pengetahuan sebagai alat untuk mencapai inovasi dalam proses dan produk/layanan, pengambilan putusan yang efektif, dan adopsi organisasi terhadap pasar. Sementara, [15] berpendapat bahwa KM adalah
sistem yang dibentuk untuk menciptakan,
mendokumentasikan, mengkategorisasikan, dan
menyebarkan pengetahuan dalam organisasi, sehingga pengetahuan tersebut mudah digunakan kapanpun diperlukan, oleh siapapun, sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.
Dalam [7] disebutkan bahwa proses inti KM diawali dengan identifikasi, acquisition (diseleksi sesuai budaya
organisasi), pengembangan, sharing dan utilization
(implementasi), serta diakhiri dengan retention
(penyimpanan agar pengetahuan tidak hilang).
C. Knowledge Management System
Knowledge management system berdasarkan [1]
merujuk pada kelompok sistem informasi yang
diaplikasikan ke pengelolaan pengetahuan organisasi. Contoh sistem informasi yang membantu proses pengelolaan pengetahuan yakni direktori pengetahuan organisasi, sistem berbagi pengetahuan, dan pembentukan jaringan pengetahuan. Banyak organisasi memetakan
kepakaran internalnya untuk menyusun direktori
pengetahuan karena banyak pengetahuan dalam organisasi yang masih belum terkodifikasi [13]
D. Knowledge Management Audit
Knowledge management audit atau audit proses-proses pengelolaan pengetahuan digunakan untuk mengetahui
kesiapan organisasi dalam mengimplementasikan
knowledge management. [9] mendeskripsikan audit manajemen pengetahuan sebagai kegiatan memeriksa secara sistematis kualitas pengelolaan pengetahuan di suatu organisasi. Dengan kegiatan ini organisasi akan memperoleh gambaran mengenai pengetahuan yang dimiliki dan diperlukan oleh organisasi, serta mengetahui
Data A Data
B Data
C
Pengetahuan Informasi Informasi Informasi Kategorisasi
efektivitas proses-proses pengelolaan pengetahuan yang telah eksis. Pengelolaan pengetahuan terdiri atas empat proses utama, yaitu akuisisi pengetahuan, distribusi dan
cara berbagi pengetahuan, pengembangan dan
pemanfaatan pengetahuan, serta pemeliharaan dan penyimpanan pengetahuan.
Proses akuisisi pengetahuan bertujuan untuk
mengetahui bagaimana karyawan memperoleh/
meningkatkan pengetahuannya, baik yang berupa tacit
maupun eksplisit. Proses distribusi dan berbagi
pengetahuan untuk mengetahui metode atau kebiasaan organisasi dalam melakukan distribusi pengetahuan. Proses pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan
memiliki tujuan untuk mengembangkan dan
memanfaatkan pengetahuan. Sedangkan proses
pemeliharaan dan penyimpanan pengetahuan merupakan sekumpulan proses untuk memastikan pengetahuan tetap eksis dan dapat dimanfaatkan setiap saat.
Dalam proses audit ini yang tak kalah penting adalah proses identifikasi pengetahuan yang eksis di organisasi dan identifikasi infrastruktur TI.
Menurut [1], TI sangat berperan dalam proses-proses KM, yaitu meliputi:
Proses pembentukan KM; mengkombinasikan
sumber-sumber baru pengetahuan dan belajar sesuai kebutuhan (just in time learning). Misal data mining dan learning tools.
Proses penyimpanan/pencarian; mendukung
penyimpanan memori individu/organisasi, akses
pengetahuan antargrup. Contohnya bulletin
boards system (BBS), knowledge repositories, dan database.
Transfer; memperluas jaringan internal,
memaksimalkan kanal komunikasi, mercepat akses untuk mencapai sumber pengetahuan. Misal BBS, forum diskusi, direktori pengetahuan (knowledge directories)
Penerapan; pengetahuan dapat diterapkan di
banyak lokasi, penerapan ilmu pengetahuan baru melalui workflow otomatis bisa lebih cepat. Misal: sistem pakar (expert systems) dan sistem alur kerja (workflow systems)
III. METODOLOGI
Kami melakukan penelitian ini menggunakan metode kualitatif dan kuantitatif. Metode kualitatif berupa observasi dan pengumpulan data sekunder untuk mengeksplorasi pengetahuan yang ada di tiap unit dan kondisi infrastruktur di perusahaan ABC. Sedangkan metode kuantitatif kami lakukan menggunakan metode survei untuk mengetahui tingkat efektivitas proses-proses untuk mengelola pengetahuan yang ada di organisasi.
Gambaran tahapan penelitian kami seperti pada Gambar 2.
Gambar 2. Tahap-tahap Penelitian
Penjelasan tiap-tiap tahap penelitian sebagai berikut:
Mengidentifikasi permasalahan
Setelah penulis melakukan identifikasi
permasalahan dan tujuan penelitian untuk menentukan area penelitian dan hasil yang ingin dicapai, maka penulis melakukan studi literatur terhadap jurnal/paper, buku teks, dan artikel-artikel yang dapat dijadikan acuan dalam penelitian.
Melakukan assesment kondisi saat ini informasi
pengetahuan dan infrastruktur TI
Seiring dengan aktivitas penyusunan desain pertanyaan kuesioner, penulis mengesplorasi pengetahuan-pengetahuan yang ada di tiap unit, baik pengetahuan tacit maupun eksplisit serta kondisi infrastruktur TI saat ini. Pengetahuan ini kemudian dikelompokkan berdasarkan kategori
dalam standard operating procedure (SOP).
Mendistribusikan kuesioner dan mengumpulkan
data pendukung
Kuesioner ini disebarkan kepada perwakilan unit dan kantor cabang. Penentuan sampling dilakukan melalui stratified sampling, sampel ditarik secara acak dari tiap kelompok/tingkatan yang berbeda. Kuesioner terbagi atas dua bagian. Bagian pertama terkait dengan profil responden. Bagian II merupakan alat untuk melakukan audit
efektivitas proses-proses pengelolaan
pengetahuan. Pertanyaan ini mengadopsi
pernyataan yang disusun oleh [9] yang berfokus pada empat proses utama, akuisi pengetahuan,
penyebaran pengetahuan, pemanfaatan
pengetahuan, dan penyimpanan pengetahuan.
Menganalisis Data
Penulis mengolah hasil kuesioner dengan menggunakan metode statistik deskriptif, serta
membandingkan hasilnya dengan tingkat
efektivitas yang disusun [9].
Menarik Kesimpulan
Dari hasil analisis kuesioner dan identifikasi pengetahuan dan infrastuktur TI tersebut dapat ditarik kesimpulan untuk mengetahui kesiapan organisasi mengimplementasikan KMS.
Mengidentifikasi Permasalahan
Melakukan Observasi dan Mengumpulkan
Informasi Pengetahuan
Mendistribusikan Kuesioner dan Mengumpulkan Data Pendukung
Menganalisis Data
IV. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Profil Organisasi
PT ABC merupakan perusahaan nasional yang bergerak di bidang jasa keuangan. Bsnis intinya adalah mengelola dana masyarakat untuk dikembalikan dalam bentuk tabungan hari tua dan gaji pensiun. Selain mengelola THT dan gaji pensiun, perusahaan ABC juga mengurusi asuransi kematian dan uang duka wafat bagi peserta dan keluarganya.
Pada tahun 2013 perusahaan ABC genap berusia 50 tahun. Dalam usianya yang telah matang, perusahaan ini telah memiliki kantor pusat yang terdiri dari 15 unit dan 48 kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Struktur organisasi perusahaan ABC dapat dilihat pada Gambar 3 dan 4.
Gambar 3. Struktur Organisasi PT ABC di Kantor Pusat
Gambar 4. Struktur Organisasi PT ABC di Kantor Cabang
Hingga saat ini PT ABC memiliki 2050 pegawai dengan perincian komposisi SDM seperti pada Tabel 1 dan 2.
TABEL1.KOMPOSISI SDMBERDASARKAN USIA
Kategori Usia Jumlah Pegawai
19 – 30 tahun 252 jumlah pegawai yang akan memasuki pensiun enam tahun ke depan adalah 614 atau 29,95% dari keseluruhan pegawai.
TABEL2.DATA PEGAWAI YANG MEMASUKI USIA PENSIUN
Batas Usia Pensiun (56 Tahun) Jumlah Pegawai
2013 69
B. Identifikasi Pengetahuan
Pedoman perusahaan ABC membagi pengetahuan menjadi 17 fungsi seperti yang tercakup dalam SOP, seperti pada Tabel 3.
TABEL3.DAFTAR PENGETAHUAN DI PTABC
Pengetahuan Lokasi/Pemilik
Pelayanan (SOP pensiun dan tabungan hari tua, pedoman operasional KC, evaluasi pelayanan, keluhan pelanggan, standar pelayanan, kerja sama mitra bayar, survei kepuasan pelanggan)
Unit Pelayanan, Kantor Cabang
Administrasi Data Peserta
(pengumpulan,peremajaan, pemunahan data peserta baik aktif dan pensiun, akurasi premi)
Unit Data Peserta, Unit TI, Kantor Cabang Teknologi Informasi (SAP, aplikasi core
business, aplikasi pendukung, jaringan, DRC, sistem operasi)
Unit TI dan seluruh Unit dan kantor cabang Aktuaria (underwriting, KMPMD, PSL,
tabel mortalita)
Unit Aktuaria Investasi (pasar uang, pasar modal,
analisa, trading, saham obligasi, SUN, ORI)
Direktorat Investasi Akuntansi (akuntansi terkait kantor pusat
dan kantor cabang, asuransi dan pensiun, laporan keuangan, neraca, laba rugi, kode akun)
Direktorat Keuangan
Perbendaharaan ( pengumpulan premi, pajak, likuiditas, hutang piutang, pertanggungjawaban)
pengembangan karir, teminasi, aturan kepegawaian, kompensasi dan benefit, admistrasi sdm, diklat)
Unit SDM
Logistik (analisa kebutuhan, pengadaan barang dan jasa, pelelangan, rumah tangga, inventaris asset)
Unit Umum, Kantor Cabang
Program Kemitraan dan Bina Lingkungan Unit PKBL, KC Kehumasan (protokoler, hubungan
internal, hubungan eksternal, seremonial, pers, relasi)
Unit Sekretariat Perusahaan Kesekretariatan (tata cara persuratan,
pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, alih media dokumen)
Unit Sekretariat Perusahaan, Kantor Cabang
Hukum (kebijakan, prosedur, legal, pendampingan)
Sekretariat Perusahaan Bagian Hukum Pengawasan dan Pengendalian (audit
operasional & TI, keuangan & umum,
Pengetahuan Lokasi/Pemilik
pendampingan dan counterpart auditor internal & eksternal)
Perencanaan (RJPP, RKA,
penelitian/riset, kajian pengembangan bisnis
Unit Renbang Bisnis Pelaporan (annual report, manajemen
resiko)
Unit Renbang Bisnis
Jenis pengetahuan pada Tabel 3 adalah pengetahuan eksplisit dan hanya berupa surat keputusan pimpinan, surat edaran, dan petunjuk teknis. Sedangkan pengetahuan
tacit yang berupa pengalaman, komplain/pertanyaan dan jawaban, serta penanganan kasus-kasus hukum belum dikelola dan dilakukan transfer ilmu. Pengetahuan eksplisit lainnya, seperti modul-modul pengetahuan di tiap bidang, seperti pedoman akuntansi terbaru, pedoman tatakelola TI belum dilakukan kodifikasi dan hanya dimiliki perorangan.
Dari 17 kelompok pengetahuan tersebut, pengetahuan yang mendukung keunggulan kompetitif (langka, bernilai, sulit ditiru dan sulit digantikan) adalah pengetahuan yang dimiliki Unit Pelayanan, Direktorat Operasi, khususnya bagian Sistem dan Prosedur. Sebab, bagian inilah yang bertanggung jawab atas operasional perusahaan mulai dari menyiapkan landasan hukum, menyusun prosedur, hingga melayani tanya jawab dengan peserta. Bagian ini
juga paling terancam kehilangan pengetahuan (knowledge
loss) karena di kantor pusat hanya memiliki lima pegawai
junior berkisar usia 23-33 tahun dengan kemampuan dan penguasaan pengetahuan yang terpaut jauh dengan pegawai senior yang berusia 45-55 tahun. Sedangkan SDM di kantor cabang yang berhubungan langsung dengan peserta, lebih dari 80% merupakan pegawai senior dengan kisaran usia 41-55 tahun.
C. Identifikasi Infrastruktur TI
Infrastruktur TI sangat menunjang dalam penerapan KMS mendatang. PT ABC telah menggunakan teknologi informasi sejak tahun 1980-an dan terus berinovasi berdasarkan kebutuhan dan perkembangan teknologi.
Kondisi infrastruktur teknologi informasi pada PT ABC dapat dilihat pada Tabel 4. Berdasarkan informasi pada tabel tersebut terlihat bahwa PT ABC memiliki infrastruktur yang cukup untuk menerapkan KMS karena PT ABC telah memiliki Electronic Filling System (EFS) pengadaan barang dan jasa.
TABEL4.DAFTAR INFRASTRUKTUR TI
Infrastruktur/
Aplikasi Keterangan
PC Setiap karyawan memiliki PC/laptop
Aplikasi Office Setiap karyawan memiliki aplikasi office di PC/laptop baik open source maupun berbayar Aplikasi
pembaca PDF
Sebagian besar karyawan memiliki aplikasi pembaca PDF
Email Tiap karyawan memiliki email perusahaan
Infrastruktur/
Aplikasi Keterangan
Internet Setiap karyawan memiliki IP address untuk mengakses internet
Intranet Intranet perusahaan terdiri dari Document Management System (DMS), e-Learning, SOP Online, dan Sistem Manajemen Kinerja (SMK) Homepage/Port
al Perusahaan
Perusahaan telah memiliki portal resmi berisi acara-acara internal dan perkembangan bisnis perusahaan Electronic
Filling System
PT ABC menggunakan EFS untuk menyimpan hasil scanning dokumen-dokumen peserta
e-Learning PT ABC telah memiliki e-Learning yang dapat diakses pada 172.165.50.01/diklat
DRC PT ABC telah memiliki DRC di Bali Firewall PT ABC telah memiliki firewall di tiap server SOP Online SOP dapat dilihat dan dibaca secara online oleh
seluruh karyawan
D. Audit Proses-proses Pengelolaan Pengetahuan
Dari hasil pengolahan kuesioner dari 134 responden, 47,01% atau 63 responden berusia 23-32 tahun, 54 responden (40,3%) berusia 43-52 tahun, dan selebihnya berusia >52 tahun (4,48%), < 22 tahun (0,7%), dan 33-42 (4,48%). Untuk jabatan, sebagian besar responden adalah berada di tingkat staf/pelaksana (62,69%), dan selebihnya adalah para pejabat. Sedangkan untuk lama bekerja, responden didominasi oleh pegawai yang telah bekerja 2-10 tahun (48,51%), pegawai bekerja 21-30 tahun (39,55%), sedangkan selebihnya: 31-40 tahun (4,48%), 11-20 tahun (1,4%), dan < 1 tahun (0,7%). Berikut hasil analisis kuesioner audit proses pengelolaan pengetahuan:
PT ABC meraih skor 54,97 dari total skor 80
untuk efektivitas proses pengelolaan pengetahuan. Hal ini menunjukkan PT ABC telah memiliki proses-proses pengelolaan pengetahuan yang telah baku, meskipun beberapa prosesnya masih belum matang pengelolaannya. Proses yang masih belum terkelola dengan baik yaitu proses distribusi dan berbagi pengetahuan dengan skor terendah yakni 13,13. Hal ini menunjukkan proses distribusi dan berbagi pengetahuan belum menjadi kebiasaan atau budaya di PT ABC. Proses-proses pengelolaan pengetahuan secara berturut-turut dari yang terendah hingga yang terbaik yaitu proses distribusi dan berbagi pengetahuan (13,13)
diikuti dengan proses pemeliharaan dan
penyimpanan pengetahuan (13,73),
pengembangan dan pemanfaatan pengetahuan (13,81), dan akuisisi pengetahuan (14,30) seperti pada Gambar 5.
Gambar 5. Skor Tiap-tiap Proses Pengelolaan Pengetahuan Kondisi Eksisting
Rendahnya penghargaan terhadap karya inovatif.
Dari empat kategori proses pengelolaan
pengetahuan tersebut, aktivitas yang paling tidak terkelola dengan baik, yaitu tersedia penghargaan bagi karya-karya inovatif (kategori proses
14.30 Distribusi dan Berbagi …
pengembangan dan pemanfaatan ilmu pengetahuan). Penghargaan memberikan dampak besar bagi kinerja karyawan. Jika hal ini tidak diperhatikan dan dikelola dengan baik, maka karyawan tidak termotivasi untuk memberikan gagasan terbaiknya dan bekerja hanya sesuai tuntutan pekerjaan.
Adanya unit-unit yang kurang kondusif dalam
proses-proses pengelolaan pengetahuan. Unit-unit ini memiliki skor rendah dalam tiap proses
pengelolaan pengetahuan, bahkan beberapa
pernyataan memiliki skor di bawah 2 (kisaran pendapat tidak setuju dan kurang setuju). Unit-unit ini yaitu Unit Perbendaharaan (44,82), Unit Perencanaan dan Pengembangan Bisnis (49,5) dan Unit Administrasi Data Peserta (47,2). Pimpinan perlu menggali lebih dalam tentang kondisi ketiga unit tersebut untuk mengetahui akar permasalahan dari ketidakefektifan proses-proses pada ketiga unit tersebut.
Gambar 4.8: Kondisi Eksisting Pengelolaan Pengetahuan di Tiap Divisi/Kantor Cabang
PT ABC belum memiliki perencanaan pelatihan
yang baik, dengan perolehan skor 2,66. Perencanaan pelatihan ini dilakukan oleh tiap-tiap unit/kantor cabang dan unit Sumber Daya Manusia. Unit yang mendapat skor terendah dalam merencanakan pelatihan adalah Unit Perbendaharaan dengan rata-rata 1,91. Responden pada unit ini banyak yang memberikan respon
‘kurang setuju’ dan beberapa di antaranya
memberikan respon ‘tidak setuju’.
PT ABC belum memiliki kebiasaan untuk berbagi
ilmu pengetahuan. Banyak responden mengaku kesulitan memperoleh informasi dari unit lain (2,5), juga belum ada kebiasaan berbagi informasi/hasil pelatihan (2,55) dan berbagi kisah keberhasilan yang dialami suatu unit/bagian (2,52) .
Proses pemeliharaan dan penyimpanan
pengetahuan pada PT ABC masih kurang terkelola dengan baik. Banyak responden yang mengeluhkan sulitnya mengakses informasi terkait proyek yang dilakukan dengan hanya skor rata-rata 2,62.
V. KESIMPULAN DAN PENELITIAN MENDATANG
KMS sangat penting untuk diimplementasikan di PT ABC untuk menunjang pencapaian visi dan misi, serta
mencegah knowledge loss. PT ABC telah memiliki
landasan yang baik dalam menerapkan knowledge
management hal ini terlihat dari hasil audit efektivitas proses-proses pengelolaan pengetahuan yang meraih skor 54,97//80 serta dukungan infrastruktur TI yang cukup. Namun, yang perlu digarisbawahi adalah hingga saat ini baru pengetahuan eksplisit yang terkodifikasi dan belum adanya budaya transfer pengetahuan, wawasan dan pengalaman di perusahaan ini. PT ABC juga belum memberikan penghargaan terhadap gagasan-gagasan inovatif karyawan yang bisa mengurangi kualitas kinerja operasional dan menurunkan motivasi karyawan untuk bekerja maksimal. Selain itu, organisasi juga perlu memperhatikan tiga unit yang meraih skor rendah hampir di setiap proses, yakni Unit Perbendaharaan, Unit Administrasi Data Peserta, dan Unit Perencanaan dan Pengembangan Bisnis.
Pada penelitian masa mendatang, kami akan melakukan analisis kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan pada saat implementasi KMS. Dari analisis tersebut, kami bisa menyusun
roadmap dan prioritas aktivitas/inisiasi untuk implementasi KMS.
REFERENSI
[1] Alavi, Maryam and Dorothy E. Leidner,
"Review: knowledge management and
knowledge management system:conceptual
foundations and research issues," MIS Quarterly, vol. 25, pp. 107-136, 2001.
[2] Barney J., "Firm resources and sustained
competitive advantage," Journal of Management, vol. 17, pp. 99-120, 1991.
[3] Bhatt, Ganesh D., "Knowledge management in
organisations: examining the interaction between technologies, techniques, and peole," Jornal of Knowledge Management, vol. 5, pp. 68-75, 2001.
[4] Davenport, Thomas H. and Laurence Prusak,
"Working knowledge: how organization manage
what they know," Harvard Business School
Press, 1998.
[5] Gore, C. and E. Gore, "Knowledge management:
the way forward," Total Quality, vol. 10, 1999.
[6] Guth, R., "Where IS cannot tread,"
Computerworld, vol. 30, p. 72, 1996.
[7] Irfan. (2011) Sharing knowledge. [Online].
http://digilib.ittelkom.ac.id/index.php?option=co m_content&view=article&id=809:knowledge-sharing&catid=25:industri@itemid=14
[8] Kivijarvi, Hannu, "Aligning Knowledge and
Business Strategies within an Artificial Ba Context," Helsinki School of Economics, 2008.
[9] Munir, Ningky, “Knowledge management audit:
pedoman evaluasi kesiapan organisasi mengelola
pengetahuan,” Sekolah Tinggi Manajemen PPM
Jakarta, 2008.
59.60 58.25 56.71 57.00 44.82 49.50
55.18 47.20
58.89 57.33 53.08 60.71 56.56
[10] Nonaka, Takeuchi, "The knowledge-creating company:how japanese companies create the dynamics of innovation," , 1995.
[11] Pentland, B.T., "Information systems and
organizatinal learning:the social epistemology of organizational knowledge systems," Accounting Management and Information Technologies, vol. 5, pp. 1-21, 1995.
[12] PT ABC, "Laporan tahunan," PT ABC, Jakarta, 2012.
[13] Ruggles, R., "The state of notion: knowledge
management in practice," California
Management Review, pp. 80-89, 1998.
[14] The American Productivity and Quality Center.
[Online]. http://apqc.org
[15] Widayana, Lendy, Knowledge management:
meningkatkan daya saing bisnis.: Bayu Media Publishing, 2005.
[16] Yahya, S and Goh Wee-Keat, "Managing human
resources toward achieving knowledge
management," Journal of Knowledge
Management, vol. 6, pp. 457-468, 2002.
