PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

(1)

1/9

PUSAT PENGAJIAN SAINS PERUBATAN

UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

MS ISO9001:2008

PROSES PENGAMBILAN CALON BARU

PROGRAM SISWAZAH

PPKSP/PG/CP1

Edisi 4

(2)

2/9

KANDUNGAN 1 Tujuan 2 Skop 3 Dokumen Rujukan 4 Definisi 5 Singkatan 6 Prosedur

7 Carta Alir Prosedur

8 Rekod 9 Lampiran

(3)

3/9

1. TUJUAN

Prosedur Kerja ini disediakan sebagai panduan untuk memproses semua permohonan calon baru program-program pengajian siswazah di Pusat Pengajian Sains Perubatan [PPSP], Universiti Sains Malaysia [USM].

2. SKOP

Prosedur Kerja ini hanya melibatkan proses-proses yang berlaku di PPSP sahaja, bermula daripada menerima borang permohonan sehingga penghantaran perakuan Majlis PPSPuntuk Institut Pengajian Siswazah mengeluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya mendapat tempat sahaja.

3. DOKUMEN RUJUKAN

3.1 Syarat kemasukan ke program-program pengajian siswazah, Universiti Sains Malaysia - [http://www.ips.usm.my/index.php/programme]

3.2 Senarai institusi diiktiraf oleh Majlis Perubatan Malaysia dibawah Jadual Kedua, Akta Perubatan 1971 –

[http://mmc.gov.my/v1/index.php?option=com_content&task=view&id=70&Itemi d=109]

4. DEFINISI

JKPS : Jawatankuasa Pengajian Siswazah [JKPS] merupakan jawatankuasa

khas yang dilantik oleh Majlis PPSP dan dipengerusikan sendiri oleh Dekan. Fungsi JKPS ialah untuk meneliti perkara-perkara berkaitan program pengajian siswazah sebelum dibentangkan untuk kelulusan Majlis PPSP. Antara agenda tetap mesyuarat JKPS ialah mempertimbangkan permohonan calon baru, hal ehwal pencalonan, penilaian, peperiksaan dan hal-hal lain yang berkaitan.

PGIS : Postgraduate Information System [PGIS] merupakan sistem penyimpanan

maklumat elektronik khusus untuk calon-calon Sarjana Perubatan, Sarjana Surgeri dan Sarjana Patologi yang dikawal oleh Bahagian Siswazah. PGIS menyimpan rekod-rekod, antaranya profail calon, rekod permohonan, hal ehwal pencalonan, penilaian, peperiksaan dan lain-lain.

SMUP-Peng

: Sistem Maklumat Universiti – Pelajar [SMUP-Peng] merupakan sistem penyimpanan maklumat elektronik khusus untuk calon-calon program-program pengajian siswazah di USM di bawah kawalan Induk. SMUP-Peng menyimpan rekod-rekod, antaranya profail calon, rekod permohonan, hal ehwal pencalonan, penilaian, peperiksaan dan lain-lain.

5. SINGKATAN

HLP : Hadiah Latihan Persekutuan

KKM : Kementerian Kesihatan Malaysia

BPL Bahagian Pengurusan Latihan

IPS : Institut Pengajian Siswazah

JKPS : Jawatankuasa Pengajian Siswazah

MMC : Malaysian Medical Council [Majlis Perubatan Malaysia]

(4)

4/9

PGIS : Postgraduate Information System

PhD : Doctor of Philosophy [Doktor Falsafah]

PPSP : Pusat Pengajian Sains Perubatan

PU : Penyelia Utama

SMUP-Peng : Sistem Maklumat Universiti – Pelajar

TDPSLI : Timbalan Dekan [Pengajian Siswazah & Latihan Ikhtisas]

TPC : Temporary Practicing Certificate [Sijil Amalan Sementara]

PPKS : Penolong Pendaftar Kanan(Siswazah)

CC : Chief Clerk [Pembantu Tadbir Kanan]

PT : Pembantu Tadbir

PO : Pembantu Operasi

6. PROSEDUR

A. PERMOHONAN CALON BARU SARJANA PERUBATAN, SARJANA SURGERI,

SARJANA PATOLOGI & SARJANA KESIHATAN AWAM A1 : Permohonan Melalui BPL, KKM

Calon KKM Tajaan HLP

PROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB 1. Terima senarai calon layak terima HLP daripada BPL,

KKM PPKS/CC

2. Terima senarai layak temuduga dan ujian kemasukan

[jika ada] daripada Jabatan PT

3. Bantu Jabatan sediakan fail temuduga dan keluarkan

surat panggilan temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] PT 4. Terima keputusan temuduga daripada Jabatan CC/PT

5.

Terima senarai calon berjaya selepas mesyuarat bersama IPTA &Mesyuarat Jawatankuasa Penempatan oleh BPL, KKM

TDSLI/PPKS

6.

Bentang perakuan Jabatan [berdasarkan senarai layak daripada KKM untuk pertimbangan JKPS dan Majlis PPSP

TDSLI/PPKS

7. Sediakan minit JKPS untuk perakuan ke Majlis PPSP PPKS/PT 8. Minit disemak untuk perakuan ke Majlis PPSP TDSLI

9. Kemuka perakuan Majlis PPSP ke IPS PT/CC

10. Terima salinan surat tawaran daripada IPS PT

11. Kemaskini status permohonan secara dalam talian

melalui sistem SMUP-Peng PT

A2 : Permohonan Terus Melalui USM Calon Warganegara Malaysia

PROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB 1. Terima senarai permohonan calon baru daripada IPS PT

2. Muat turun dari laman web SMUP-Peng PT

3. Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika

(5)

5/9

PROSEDUR AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan PT/PO

5. Terima perakuan daripada Jabatan PT

6. Bantu Jabatan sediakan fail temuduga dan keluarkan

surat panggilan temuduga dan ujian kemasukan [jika ada] PT

7. Terima keputusan temuduga [jika ada] PT

8. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Dekan PT/PO

9. Terima perakuan Dekan PPKS

10. Kemuka perakuan ke IPS PT

11. Lapor keputusan ke JKPS. PPKS

A3 : Permohonan Terus Melalui USM Calon Warganegara Asing

3. Semak dokumen permohonan. Hubungi calon jika terdapat

dokumen yang tidak lengkap PT

6.

Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Dekan PT/PO

8.

Bentang perakuan jabatan dan dekan untuk makluman JKPS :

Calon permohonan ditolak – Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status “Tolak” dan hantar

perakuan Tolak ke IPS. Calon permohonan diterima – terus ke langkah berikutnya

TDSLI/PPKS/PT

9. Kemaskini permohonan secara dalam talian melalui sistem

SMUP-Peng dengan status “Terima Bersyarat” PT

10.

Keluarkan surat tawaran Penempatan Klinikal kepada calon berdasarkan keadaan berikut :

i) Universiti Diiktiraf- Pendaftaran Penuh dengan MMC

- Calon tidak perlu menduduki EPR

(6)

6/9

ii) Universiti Tidak Diiktiraf

- Calon mestilah menduduki EPR

11.

Terima borang setuju terima tawaran [Form A] untuk menjalani Penempatan Klinikal daripada calon : Calon tolak tawaran – Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status “Tolak”

dan hantar perakuan Tolak ke IPS

Calon terima tawaran – terus ke langkah berikutnya

PT

12. Proses permohonan Pas Pelajar[Jika program memerlukan

Clinical Attachment] PT

13. Proses permohonan TPC PT

14. Hantar salinan surat kelulusan Pas Pelajar kepada calon PT 15. Proses pendaftaran calon menjalani Penempatan

Klinikal[Jika program memerlukan Clinical Attachment] PT 16.

Hantar borang penilaian Penempatan Klinikal kepada Ketua Jabatan[Jika program memerlukan Clinical Attachment]

PT

17.

Terima perakuan penilaian Penempatan Klinikal daripada Jabatan :

Calon gagal penilaian – Kemaskini permohonan secara dalam talian dengan status “Tolak” dan hantar perakuan Tolak ke IPS

Calon lulus penilaian – terus ke langkah berikutnya

PT

18. Kemuka perakuan lulus Penempatan Klinikal kepada IPS PT

B. PERMOHONAN CALON BARU PROGRAM MOD KERJA KURSUS & MOD CAMPURAN

terdapat dokumen yang tidak lengkap PT

4. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Jabatan PT/PO 5. Terima perakuan daripada Jabatan. Keluarkan surat

panggilan temuduga (jika ada) PT

6. Terima keputusan temuduga (jika ada) PT

7. Hantar borang permohonan untuk pertimbangan Dekan PT/PO

9. Kemuka perakuan ke IPS PT

10. Lapor keputusan ke JKPS. PPKS

(7)

7/9

12. Terima salinan surat tawaran daripada IPS

(Permohonan Pas Pelajar bagi warganegara asing diurus oleh IPS) PT

C. PERMOHONAN CALON BARU PROGRAM MOD PENYELIDIKAN

terdapat dokumen yang tidak lengkap PT

6. Bentang perakuan Jabatan untuk pertimbangan JKPS TDSLI/PPKS/PT

7. Hantar perakuan ke IPS PPKS/PT

8. Lapor keputusan ke Majlis PPSP. PPKS

10. Terima salinan surat tawaran daripada IPS

(8)

8/9

7. CARTA ALIR PROSEDUR

A1. PERMOHONAN CALON BARU BAGI SARJANA PERUBATAN, SARJANA SURGERI, SARJANA PATOLOGI, SARJANA KESIHATAN AWAM (PERMOHONAN MELALUI BPL KKM)

PEGAWAI REKOD/

RINGKASAN PROSES TANGGUNG DOKUMEN

JAWAB DIGUNAKAN PT/CC PPKSP/PG/CP1/R1 PT PPKSP/PG/CP1/R1 PT/CC PT/CC PPKSP/PG/CP1/R4 PPKS PPKSP/PG/CP1/R4

PT PPKSP/PG/CP1/R3 TDSLI/PPKS PPKSP/PG/CP1/R9 PPKS/PT PPKSP/PG/CP1/R9

PT PPKSP/PG/CP1/R10 PT PT Terima Senarai layak terima HLP dari

KKM

Terima senarai calon berjaya dari

BPL KKM

Terima keputusan temuduga

Tamat Mula Ada? Tidak Ya Sediakan minit JKPS

Minit Disemak untuk perakuan Majlis

PPSP

Terima salinan surat tawaran

Terima senarai layak temuduga dan

ujian kemasukan daripada jabatan

Bentang Perakuan Jabatan Bantu sediakan fail temuduga dan

surat panggilan

(9)

9/9

A2. PERMOHONAN CALON BARU WARGANEGARA BAGI SARJANA PERUBATAN,

SARJANA SURGERI, SARJANA PATOLOGI, SARJANA KESIHATAN AWAM (PERMOHONAN MELALUI USM)

JAWAB DIGUNAKAN PT/CC PPKSP/PG/CP1/R2 PT PPKSP/PG/CP1/R1 PT/CC PT/PO PPKSP/PG/CP1/R3 PPKS PPKSP/PG/CP1/R1

PT PPKSP/PG/CP1/R4 TDSLI/PPKS PPKSP/PG/CP1/R9 PT/PO PPKS

PT PPKSP/PG/CP1/R11 PPKS/PT PPKSP/PG/CP1/R9 PT PT PT

Terima Senarai permohonan calon

baru daripada IPS

Terima perakuan jabatan Mula Semak Dokumen Tidak Lengkap Lengkap

Hantar Borang permohonan untuk

pertimbangan Dekan

Terima perakuan Dekan

Terima salinan surat tawaran

Muat Turun dalam SMUP‐Peng

Terima keputusan temuduga Hantar Permohonan ke Jabatan

Kemaskini SMUP‐Peng

Hubungi Calon

Kemuka perakuan ke IPS

Lapor keputusan ke JKPS

Temuduga Ya Tidak

(10)

10/9

A3. PERMOHONAN CALON BARU BUKAN WARGANEGARA BAGI SARJANA PERUBATAN, SARJANA SURGERI, SARJANA PATOLOGI, SARJANA KESIHATAN AWAM (PERMOHONAN MELALUI USM)

JAWAB DIGUNAKAN PT/CC PPKSP/PG/CP1/R2 PT PPKSP/PG/CP1/R1 PT/CC PT/PO PPKSP/PG/CP1/R3 PPKS PPKSP/PG/CP1/R1 PT/PO PPKS

TDSLI/PPKS/PT PPKSP/PG/CP1/R9 PT PT PT/PPKS PT PT Terima Senarai permohonan calon

baru daripada IPS

Terima perakuan jabatan Mula Semak Dokumen Tidak Lengkap Lengkap

Hantar Borang permohonan untuk

pertimbangan Dekan

Terima perakuan Dekan

Keluarkan surat tawaran Penempatan

Klinikal

Muat Turun dalam SMUP‐Peng

Hantar Permohonan ke Jabatan

Hubungi Calon

Bentang perakuan ke JKPS

Terima borang surat setuju terima

tawaran

Proses Permohonan Pas Pelajar [Jika

Program Perlukan Clinical Attacthment]

(11)

11/9

PT PT PT PT PT PT PT Proses Permohonan TPC

Hantar salinan surat kelulusan Pas

Pelajar kepada Calon

Proses Pendaftaran Calon menjalani

penempatan klinikal [Jika Program

Perlukan Clinical Attacthment]

Hantar borang penilaian penempatan

klinikal kepada Ketua Jabatan [Jika

Program Perlukan Clinical Attacthment]

Terima perakuan penilaian

penempatan klinikal daripada Ketua

Jabatan [Jika Program Perlukan

Clinical Attacthment]

Kemuka perakuan lulus penempatan

klinikal kepada IPS

Tamat

(12)

12/9

B. PERMOHONAN CALON BARU PROGRAM MOD KERJA KURSUS & MOD CAMPURAN RINGKASAN PROSES PEGAWAI REKOD/ TANGGUNG DOKUMEN JAWAB DIGUNAKAN PT/CC PPKSP/PG/CP1/R2 PT PT PT/PAP

PT PPKSP/PG/CP1/R2 PT PPKSP/PG/CP1/R4 PPKS/PT PPKSP/PG/CP1/R9 PPKSP/PG/CP1/R10 PT PPKSP/PG/CP1/R11 PT PPKSP/PG/CP1/R11 PT PT Terima Senarai calon dari

IPS Hubungi calon Terima perakuan daripada Jabatan Hantar Permohonan Ke Jabatan Tamat Mula Semak dokumen Tidak Lengkap Lengkap Terima perakuan daripada Dekan Hantar Perakuan ke IPS

Terima salinan surat

tawaran

Muat turun dari

SMUP‐Peng

Hantar Permohonan Ke Dekan

Lapor keputusan ke Majlis

(13)

13/9

C. PERMOHONAN CALON BARU PROGRAM MOD PENYELIDIKAN

RINGKASAN PROSES PEGAWAI REKOD/ TANGGUNG DOKUMEN JAWAB DIGUNAKAN PT/CC PPKSP/PG/CP1/R2 PT PT PT/PAP

PT PPKSP/PG/CP1/R2 PT PPKSP/PG/CP1/R9 PPKSP/PG/CP1/R10 PPKS/PT PPKSP/PG/CP1/R11

PT PT Terima Senarai calon dari

IPS Hubungi calon Terima perakuan daripada Jabatan Hantar Permohonan Ke Jabatan Tamat Mula Semak dokumen Tidak Lengkap Lengkap Kelulusan JKPS

Hantar Perakuan ke IPS

Terima salinan surat

tawaran

Muat turun dari

(14)

14/9

8. REKOD

Nama Rekod No. Rujukan

Penyimpanan

Tempoh Lokasi Tanggung

jawab Fail peribadi pelajar - No. Matrik pelajar - 10 tahun Bilik Fail PT Permohonan Calon Baru

Melalui KKM PPKSP/PG/CP1/R1 2 tahun Bilik Fail PP/CC/PT

Permohonan Calon Baru

Melalui Universiti PPKSP/PG/CP1/R2 2 tahun Bilik Fail PP/PT

Surat Menyurat KKM PPKSP/PG/CP1/R3 2 tahun Bilik Fail PP/CC/PT Keputusan Temuduga Calon PPKSP/PG/CP1/R4 2 tahun Bilik Fail PP/CC Clinical Attachment/MQE PPKSP/PG/CP1/R5 2 tahun Bilik Fail PP/PT Clinical Attachment

(Surat Tawaran) PPKSP/PG/CP1/R6 2 tahun Bilik Fail PT

Majlis Perubatan Malaysia PPKSP/PG/CP1/R7 2 tahun Bilik Fail PT

Urusan Imigresen PPKSP/PG/CP1/R8 2 tahun Bilik Fail PT

Mesyuarat Jawatankuasa

Pengajian Siswazah [JKPS] PPKSP/PG/CP1/R9 5 tahun Bilik Fail PP/CC/PT Mesyuarat Majlis PPKSP PPKSP/PG/CP1/R10 10 tahun Bilik Fail PP/CC/PT Perakuan IPS/MPSU PPKSP/PG/CP1/R11 10 tahun Bilik Fail PP/CC/PT

9. LAMPIRAN

PPKSP/PG/CP1/L1 -Rekod Pindaan

PPKSP/PG/CP1/L2 -Borang Permohonan Melalui Universiti PPKSP/PG/CP1/L3 -Borang HLP, KKM

PPKSP/PG/CP1/L4 -Borang Penilaian Kemasukan Temuduga Sarjana Perubatan PPKSP/PG/CP1/L5-Form A

PPKSP/PG/CP1/L6 -Clinical Attachment Report for MMed Entrance

PPKSP/PG/CP1/L7 -Borang Perakuan Permohonan Calon Baru Sarjana Perubatan, Surgeri/Patologi Melalui Universiti

PPKSP/PG/CP1/L8 -Borang Perakuan Permohonan Calon Baru Mod Kerja Kursus/Mod Campuran

PPKSP/PG/CP1/L9 -Borang Perakuan Permohonan Calon Baru Pengajian Siswazah Mod Penyelidikan