RENCANA STRATEGIS (RENSTRA)
BIRO HUMAS DAN PROTOKOL
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN
TAHUN 2016 – 2021
BIRO HUMAS DAN PROTOKOL
SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN
TAHUN 2017
PENGANTAR
Dengan Mengucapkan Syukur Alhamdulilah atas rahmat dan karunia-Nya yang telah diberikan Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa, atas kekuatan, kesehatan dan kemampuan sehingga RENSTRA Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi Kalimantan Selatan Tahun 2016 s/d 2021 ini dapat disusun dan diselesaikan.
Rencana Strategis ini memuat visi, misi, tujuan, sasaran, strategi, kebijakan, program, kegiatan serta pendanaan indikatif yang akan dilaksanakan selama kurun waktu 5 tahun sebagai salah satu dasar penilaian Akuntabilitas Kinerja dan juga sebagai acuan dalam penyusunan Program dan Kegiatan tahun 2016-2021 pada Biro Humas dan Protokol Setda Prov. Kalsel. Diharapkan dengan disusunnya Renstra Biro Humas dan Protokol Setda Prov. Kalsel tahun 2016-2021 ini dapat memaksimalkan target yang akan dicapai pada setiap tahun Renja dan target akhir tahun Renstra, dan juga memudahkan pengukuran capaian kinerja pada pelaporan.
Diharapkan dengan disusunnya Renstra Biro Humas dan Protokol Setda Prov. Kalsel Tahun 2016-2021 dapat berguna untuk proses perencanaan selanjutnya dalam rangka
peningkatan dan penguatan peran Biro Humas dan Protokol Setda Prov. Kalsel dalam memberikan pelayanan pada stakeholders.
Banjarbaru,
KEPALA BIRO HUMAS DAN PROTOKOL SETDA PROV. KALSEL,
KURNADIANSYAH, S.Sos Pembina Tk. I
DAF TAR ISI
KATA PENGANTAR……… DAFTAR ISI………... BAB I PENDAHULUAN………... A. Latar Belakang ………... B. Landasan Hukum ………... C. Maksud Dan Tujuan ………...a. Maksud Penyusunan Renstra ……….
b. Tujuan Penyusunan Renstra ………..
D. Sistematika ………...
BAB II GAMBARAN UMUM BIRO HUMAS DAN PROTOKOL... A. Tugas Pokok. Fungsi dan Susunan Organisasi ………
B Kapasitas Pelayanan dan Aset yang Dikelola………..
C Jenis Pelayanan dan Kelompok Sasaran………...
BAB III ISU – ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI
BIRO HUMAS DAN PROTOKOL ………...
A. Analisis Gambaran Umum terkait dengan Kegiatan Biro Humas dan Protokol ….... B Kendala Internal dan Eksternal... C Strategi Mengatasi Kendala... D Analisis Isu-isu Strategis Berkaitan Dengan Tugas Pokok dan Fungsi Biro Humas
dan Protokol...
BAB IV RENCANA STRATEGIS
A Visi... B Misi... C Tujuan dan Sasaran... D Rencana Program dan Kegiatan...
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG
Era globalisasi yang ditandai dengan tidak adanya batas-batas negara, memberikan peluang sekaligus tantangan bagi setiap negara untuk memacu permanfaatan ilmu pengatahuan dan teknologi dalam meningkatkan daya saing diberbagai bidang. Dalam bidang organisasi khususnya organisasi pemerintah, mengemukakan tuntutan untuk melaksanakan reformasi birokrasi dengan harapan lebih mampu meningkatkan kinerjanya melalui berbagai strategi sehingga upaya pencaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan benar-benar dapat diwujudkan baik kuantitatif maupun kualitatif.
Reformasi birokrasi disamping sebagai upaya lebih mengoptimalkan kinerja organisasi pemerintahan, juga diarahkan kepada akselerasi perwujudan Good Governance yang merupakan kesepakatan politik bangsa Indonesia dan tertuang dalam Ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat Republik Indonesia Nomor XI/MPR/1998 dan Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi dan Nepotisme yang ditunjang oleh 3 (tiga) pilar utama yaitu Asas Partisipasi, asas Transparasi, Asas Akuntabilitas. Asas Akuntabilitas memberikan pemahaman bahwa setiap kegiatan dan hasil akhir penyelenggaraan negara harus dapat dipertanggungjawabkan kepada rakyat sebagai pemegang kedaulatan tertinggi bernegara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Menindak lanjuti Ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat Nomor XI/MPR1988 dan Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999, diterbitkan Instruksi Presisen Nomor 7 Tahn 1999 tentang Akuntabiltas Kinerja Instansi Pemerintah yang memberikan kewajiban bagi setiap Instansi Pemeritah yang sebagai unsur penyelenggaraan pemerintahan negara mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta kewenangan pengeolaan sumber daya dengan didasarkan pada perencanaan strategis yang ditetapkan oleh masng masing instansi. Untuk memberi arah yang lebih jelas dalam pelaksanaan asas akuntabilitas dalam perwujusdan Good Governance, ditetapkan Sistem Akuntabiltas Kinerja Instansi Pemerintah ( SAKIP ) dengan komponen yang merupakan satu kesatuan yaitu Perencanaan Strategis, perencanaan kinerja, pengukuran kinerja, pelaporan kinerja evaluasi kinerja dan capaian kinerja.
Perencanaan Strategis merupakan suatu proses yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5 ( lima) tahun secara sistematis dan berkesinambungan dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang ada atau yang mungkin timbul, yang memuat visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakan dan program serta indikator keberhasilan atau kegagalan dalam pelaksanaannya.
Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah merupakan unsur staf yang memiliki tugas pokok merumuskan kebijakan pimpinan dalam melaksanakan tugas pemerintahan dan pembangunan yang dituangkan kedalam Renstra Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi Kalimantan Selatan yang mengacu pada RPJMD Provinsi Kalimantan Selatan 2016-2021. Dalam Renstra Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi Kalimantan Selatan menjabarkan misi, tujuan, dan sasaran, serta menguraikan rincian daftar program dan kegiatan. Di samping itu, Renstra Biro Humas dan Protokol juga menyediakan tolok ukur penilaian kinerja, yang semuanya dapat berfungsi sebagai pedoman dalam pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan tahunan dan lima tahunan sesuai dengan hasil pelaksanaan rencana pembangunan yang telah ditetapkan.
B. LANDASAN HUKUM
Landasan hukum yang mendasari penyusunan dokumen Renstra Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan adalah sebagai berikut:
1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 1956 Jo. Undang - Undang Nomor 21 Tahun 1958 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 10 Tahun 1957 antara lain mengenai Pembentukan Daerah Swatantra Tingkat I Kalimantan Selatan;
2. Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme;
3. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 4. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;
5. Undang-undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara;
6. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;
7. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2005-2025;
8. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan kedua atas Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah Menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 24, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5589);
9. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2017 tentang Pembinaan dan Pengawasan penyelenggaraan Pemerintah Daerah;
10. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Penyusunan Rencana Pembangunan Nasional;
11.Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2008 tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintah Daerah;
12. Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Dekonsentrasi dan Tugas Pembantuan;
13. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; 14. Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2015 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah;
15. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Tatacara Reviu Atas Laporan Instansi Pemerintah; 16. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang
Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; 17. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan
Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 tentang Perubahan Atas Permendagri No. 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;
18. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 67 Tahun 2012 tentang Pedoman Pelaksanaan Kajian Lingkungan Hidup Strategis Dalam Penyusunan Atau Evaluasi Rencana Pembangunan Daerah;
19. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Nomor 13 Tahun 2007 tentang Pokok-Pokok Pengelolaan Keuangan Daerah;
20. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Nomor 11 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan;
21. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Nomor 7 Tahun 2016 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Tahun 2016-2021.
22. Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Nomor 17 Tahun 2009 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Provinsi Kalimantan Selatan Tahun 2005-2025;
24. Peraturan Gubernur Kalimantan Selatan Nomor 72 tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.
C. MAKSUD DAN TUJUAN
a. Maksud Penyusunan Renstra
Penyusunan Rencana Strategis Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan tahun 2016-2021 dimaksudkan untuk menjabarkan visi dan misi RPJMD Provinsi Kalimantan Selatan tahun 2016-2021 ke dalam rencana program dan penganggaran sesuai kondisi dan kebutuhan. Lebih jauh lagi penyusunan Renstra Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi Kalimantan Selatan sebagai dasar penyusunan kebijakan, program, kegiatan, dan tolok ukur kinerja Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan dalam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, serta sebagai acuan dalam penyusunan Rencana Kerja (Renja) tahunan Setda Provinsi Kalimantan Selatan. Serta dapat menjadi pedoman dalam pengendalian dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan tahunan dan lima tahunan sesuai dengan hasil pelaksanaan rencana pembangunan yang telah ditetapkan.
b. Tujuan Penyusunan Renstra
Tujuan penyusunan Rencana Strategis Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan adalah:
1) Menyediakan acuan resmi bagi seluruh pemangku kepentingan dalam menyusun dan mensinkronkan seluruh rencana pembangunan dalam rangka mengoptimalkan pencapaian visi dan misi RPJMD Provinsi Kalimantan Selatan;
2) Menyediakan tolok ukur untuk penilaian kinerja pelaksanaan rencana pembangunan; 3) Menjadi dasar acuan penyusunan kebijakan Biro Humas dan Protokol Sekretariat
Daerah Provinsi Kalimantan Selatan;
4) Memberikan pedoman kepada Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan dalam menyelenggarakan tugas pokok dan fungsinya, yaitu fasilitasi, koordinasi, dan pengendalian penyelenggaraan pemerintahan untuk mencapai optimalisasi kinerja seluruh perangkat daerah di Provinsi Kalimantan Selatan;
5) Meningkatkan akuntabilitas kinerja Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan yang dapat diukur dan dievaluasi secara objektif
D. SISTEMATIKA
Sistematika penyusunan Rencana Strategis Biro Humas dan Protokol 2016 – 2021 adalah sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan
Bab II : Gambaran Umum Biro Humas dan Protokol
Bab III : Isu-isu Strategis berdasarkan Tugas Pokok dan Fungsi Biro Humas dan Protokol Bab IV : Visi. Misi. Tujuan, Sasaran, Kebijakan, Rencana Program, Kegiatan dan
Indikator Kinerja. Bab V : Penutup.
BAB II
GAMBARAN UMUM BIRO HUMAS DAN PROTOKOL A. Tugas Pokok. Fungsi dan Susunan Organisasi
Biro Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan mempunyai tugas merumuskan kebijakan, mengoordinasikan, membina, mengawasasi dan mengevaluasi publikasi dan pemberitaan pimpinan, pengelolaan informasi dan mengatur keprotokolan pimpinan dan tamu pimpinan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Biro Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan mempunyai fungsi:
a. perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, pengawasan dan evaluasi publikasi dan pemberitaan pimpinan;
b. perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, pengawasan dan evaluasi pengelolaan informasi; dan
c. perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, pengawasan dan evaluasi keprotokolan pimpinan dan tamu pimpinan.
Uraian tugas Biro Hubungan Masyarakat dan Keprotokolan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah sebagai berikut:
a. merumuskan kebijakan, mengoordinasikan, membina, mengawasi dan mengevaluasi publikasi dan pemberitaan pimpinan;
b. merumuskan kebijakan, mengoordinasikan, membina, mengawasi dan mengevaluasi pengelolaan informasi;
c. merumuskan kebijakan, mengoordinasikan, membina, mengawasi dan mengevaluasi keprotokolan pimpinan dan tamu pimpinan;
d. mengoordinasikan, membina, mengawasi, mengevaluasi dan memfasilitasi adminsitratif penyelengaraan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan;
Oleh karena itu berdasarkan fungsi-fungsi Biro Humas dan Protokol sebagaimana tersebut di atas, maka unsur-unsur Biro Humas dan Protokol terdiri dari 3 (tiga ) bagian yaitu :
a. Bagian Publikasi dan Pemberitaan; b. Bagian Pengelolaan Informasi; dan c. Bagian Keprotokolan.
B. Kapasitas Pelayanan dan Aset yang Dikelola
Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas merumuskan kebijakan, mengoordinasikan, membina, mengawasasi dan mengevaluasi publikasi dan pemberitaan pimpinan, pengelolaan informasi dan mengatur keprotokolan pimpinan dan tamu pimpinan. Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol terdiri atas :
a.Bagian Publikasi dan Pemberitaan; b.Bagian Pengelolaan Informasi; dan c.Bagian Keprotokolan.
Bagian Publikasi Dan Pemberitaan mempunyai tugas mengoordinasikan, membina, mengatur, mengevaluasi dan megendalikan pemberitaan dan layanan pers pimpinan, publikasi dan penerbitan kegiatan pimpinan serta pengelolaan ketatausahaan biro. Sub Bagian Pemberitaan dan Layanan Pers mempunyai tugas melaksanakan bimbingan teknis, mengolah dan menyiarkan informasi melalui pemberitaan media komunikasi dan layanan pers. Sub Bagian Publikasi dan Penerbitan mempunyai tugas melaksanakan publikasi kegiatan pimpinan melalui media cetak, elektronik, media luar ruang dan menyelenggarakan penerbitan. Sub Bagian Tata Usaha Biro mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan, kerumahtanggaan dan mengelola administrasi kepegawaian Biro Humas dan Protokol.
Bagian Pengelolaan Informasi mempunyai tugas mengkoordinasikan, membina, mengatur, mengevaluasi dan megendalikan peliputan dan mendokumentasikan kegiatan pimpinan, mengolah dan mendistribusikan informasi, serta mengelola komukasi pimpinan dan opini publik. Sub Bagian Peliputan dan Dokumentasi mempunyai tugas melaksanakan peliputan dan pendokumentasian kegiatan pimpinan dalam bentuk cetak maupun audio visual. Sub Bagian Pengolahan dan Distribusi Informasi mempunyi tugas menghimpun dan mengolah serta mendistribusikan informasi kepada publik. Sub Bagian Pengelolaan Komunikasi Pimpinan dan Opini Publik mempunyai tugas melaksanakan pengamatan opini
publik melaui media cetak, elektronik, media sosial dan internet terhadap komunikasi pimpinan.
Bagian Keprotokolan mempunyai tugas mengoordinasikan, membina, mengatur, mengevaluasi dan megendalikan penataan acara pimpinan, pelayanan tamu dan pimpinan serta menyusun agenda perjalanan pimpinan. Sub Bagian Penata Acara mempunyai tugas menghimpun, mencatat kegiatan pimpinan dan mengatur acara pelaksanaannya. Sub Bagian Layanan Tamu dan Pimpinan mempunyai tugas memberikan pelayanan kepada tamu resmi yang akan menghadap pimpinan dan pelayanan kepada pimpinan. Sub Bagian Perjalanan Pimpinan mempunyai tugas menyiapkan dan menyusun rencana perjalanan pimpinan dalam kegiatan tertentu.
Dalam pelaksanaan kegiatan Biro Humas dan Protokol didukung oleh sumber daya baik sumber daya manusia (human resources) maupun sumber daya bukan manusia (non human resources). Sumber daya manusia terdiri dari Pegawai Negeri Sipil baik pejabat struktural, pejabat fungsional maupun pelaksana. Pejabat Struktural pada Biro Humas dan Protokol sebanyak 13 (tiga belas) orang, Pejabat Fungsional sebanyak 5 (lima) orang dan pelaksana sebanyak 28 (dua puluh delapan) orang ( Daftar Nominatif Pegawai Biro Humas dan Protokol terlampir).
Adapun sumber daya bukan manusia terdiri dari berbagai perangkat dan peralatan kerja seperti perangkat keras computer, sarana mobilitas kegiatan dan perlengkapan kantor lainnya ( Daftar Barang Inventaris Kantor terlampir).
C. Jenis Pelayanan dan Kelompok Sasaran
Berdasarkan kedudukan, tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan, Biro Humas dan Protokol dapat dikelompokkan dalam dengan kegiatan pelayanan dalam mengoordinasikan, melaksanakan, serta mengevaluasi publikasi dan pemberitaan pimpinan, mengoordinasikan, membina, dan mengevaluasi pengelolaan informasi. Selain itu melaksanakan dan mengevaluasi keprotokolan pimpinan dan tamu pimpinan.
Adapun kelompok sasaran pelayanan Biro Humas dan Protokol meliputi pimpinan daerah (Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah), satuan organisasi perangkat daerah lngkup Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan, dalam kegiatan Keprotokolan, Publikasi dan pemberitaan serta pengelolaan informasi.
BAB III
ISU – ISU STRATEGIS BERDASARKAN
TUGAS POKOK DAN FUNGSI BIRO HUMAS DAN PROTOKOL
A. Analisis Gambaran Umum terkait dengan Kegiatan Biro Humas dan Protokol.
Pendekatan yang digunakan untuk melakukan analisis strategis Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan adalah pendekatan SWOT (Strength/Kekuatan, Weakness/Kelemahan, Opportunities/Peluang dan Threat/ Ancaman). Dengan metode SWOT, akan dilakukan pengamatan dan identifikasi faktor lingkungan internal Biro Humas dan Protokol dan keberadaan faktor lingkungan eksternal yang dapat memberikan andil terhadap pencapaian visi misi Biro Humas dan Protokol.
B. KENDALA INTERNAL DAN EKSTERNAL
Untuk menganalisa kendala, baik seara internal maupun eksternal, dilakukan dengan analisa SWOT dengan memetakan terlebih dahulu kekuatan dan kelemahan (internal) serta peluang dan ancaman (eksternal) untuk melihat peta kekuatan organisasi sehingga dapat menetapkan strategi untuk mencapai tujuan organisasi.
Tabel 3.2
Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal
INTERNAL
STRENGTH (KEKUATAN) WEAKNESS (KELEMAHAN)
S1 Adanya komitmen dan dukungan
pimpinan W1
Belum optimalnya pemanfaatan kehumasan pemerintah
S2 Adanya dukungan Anggaran W2 Dukungan sarana-prasarana kehumasan dan keprotokolan yang belum maksimal
S3 Tersedianya kompetensi SDM W3
Belum memiliki standar operasional dalam pelaksanaan tugas kehumasan dan keprotokolan
EKSTERNAL
OPPORTUNIES ( PELUANG) THREAT (TANTANGAN)
O1 Tersedianya akses informasi yang luas T1
Masih lemahnya pemahaman tugas dan fungsi dalam mengelola informasi kehumasan pemerintah
O2 Kedekatan secara kultural dengan Pers T2 Lemahnya koordinasi lintas sektoral
O3 Ruang lingkup tugas dan fungsi yang
cukup luas dan dinamis T3 Maraknya penggunaan media sosial
Tabel 3.3
Matriks Urgensi Faktor Internal
NO INTERNAL
TINGKAT KOMPARASI URGENSI FAKTOR
a b c d e f Total Bobot
STRENGTH (KEKUATAN)
a Adanya komitmen dan dukungan pimpinan - a a a a a 5 33.33%
b Adanya dukungan Anggaran a - c d b b 2 13.33%
c Tersedianya kompetensi SDM a c - c e f 2 13.33%
WEAKNESS (KELEMAHAN)
d Belum optimalnya pemanfaatan
kehumasan pemerintah a d c - d d 3 20.00%
e Dukungan sarana-prasarana kehumasan
dan keprotokolan yang belum maksimal a b c e - f 1 6.67%
f
Belum memiliki standar operasional dalam pelaksanaan tugas kehumasan dan
keprotokolan
a b f d f - 2 13.33%
Tabel 3.4
Matriks Urgensi Faktor Eksternal
NO EKSTERNAL
TINGKAT KOMPARASI URGENSI FAKTOR
a b c d e f Total Bobot
OPPORTUNITY (PELUANG)
a Tersedianya akses informasi yang
luas - a a a a a 5 33.33%
b Kedekatan secara kultural dengan
Pers a - c b e f 1 6.67%
c Ruang lingkup tugas dan fungsi
yang cukup luas dan dinamis a c - c c c 4 26.67%
THREAT (TANTANGAN)
d
Masih lemahnya pemahaman tugas dan fungsi dalam mengelola informasi kehumasan pmerintah
a b c - d d 2 13.33%
e Lemahnya koordinasi lintas
sektoral a e c d - f 1 6.67%
f Maraknya penggunaan media
sosial a f c d f - 2 13.33%
Tabel 3.5
Evaluasi Faktor Internal Dan Eksternal
FAKTOR NU BF ND NBD NILAI KETERKAITAN TNK NRK NBK TNB FKK
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
INTERNAL
STRENGTH (KEKUATAN)
1 Adanya komitmen dan dukungan
pimpinan 5 33.33% 5 1.67 0 5 3 2 2 4 5 5 5 2 2 1 36 3.27 1.09 2.76 1 2 Adanya dukungan Anggaran 2 13.33% 4 0.53 5 0 5 3 3 3 5 4 4 4 5 1 42 3.82 0.51 1.04 2 3 Tersedianya kompetensi SDM 2 13.33% 4 0.53 3 5 0 3 4 4 5 5 2 2 4 3 40 3.64 0.48 1.02
4.82
WEAKNESS (KELEMAHAN)
4 Belum optimalnya pemanfaatan
kehumasan pemerintah 3 20.00% 3 0.60 2 3 3 0 5 2 5 3 5 5 5 1 39 3.55 0.71 1.31 1 5 Dukungan sarana-prasarana kehumasan
dan keprotokolan yang belum maksimal 1 6.67% 1 0.07 2 3 4 5 0 3 4 1 1 1 1 1 26 2.36 0.16 0.22 6
Belum memiliki standar operasional dalam pelaksanaan tugas kehumasan dan keprotokolan
2 13.33% 1 0.13 4 3 4 2 3 0 5 3 1 3 1 1 30 2.73 0.36 0.50 2
2.03
EKSTERNA L
OPPORTUNITY (PELUANG)
7 Tersedianya akses informasi yang luas 5 33.33% 5 1.67 5 5 5 5 4 5 0 3 5 1 2 3 43 3.91 1.30 2.97 1 8 Kedekatan secara kultural dengan Pers 1 6.67% 2 0.13 5 4 5 3 1 3 3 0 4 2 3 1 34 3.09 0.21 0.34 9 Ruang lingkup tugas dan fungsi yang
5.30
THREAT (TANTANGAN)
10
Masih lemahnya pemahaman tugas dan fungsi dalam mengelola informasi kehumasan pmerintah
2 13.33% 2 0.27 2 4 2 5 1 3 1 2 5 0 2 1 28 2.55 0.34 0.61 1
Lemahnya koordinasi lintas sektoral 1 6.67% 4 0.27 2 5 4 5 1 1 2 3 5 2 0 1 31 2.82 0.19 0.45 12 Maraknya penggunaan media sosial 2 13.33% 1 0.13 1 1 3 1 1 1 3 1 1 1 1 0 15 1.36 0.18 0.32 2
Tabel 3.6
Faktor Kunci Keberhasilan INTERNAL
STRENGTH (KEKUATAN) WEAKNESS (KELEMAHAN)
S1 Adanya komitmen dan dukungan pimpinan W1 Dukungan sarana-prasarana kehumasan dan keprotokolan yang belum maksimal
S2 Adanya dukungan Anggaran W2 Belum optimalnya pemanfaatan kehumasan pemerintah
EKSTERNAL
OPPORTUNIES ( PELUANG) THREAT (TANTANGAN)
O1 Ruang lingkup tugas dan fungsi yang cukup
luas dan dinamis T1 Lemahnya koordinasi lintas sektoral
O2 Kedekatan secara kultural dengan Pers T2
Masih lemahnya pemahaman tugas dan fungsi dalam mengelola informasi kehumasan
pmerintah
Berdasarkan analisa kualitatif terhadap faktor internal dan eksternal maka disimpulkan: A. Faktor internal yang berpengaruh pada pelaksanaan program dan kegiatan antar
strengths (kekuatan) dan weaknesses (kelemahan) yang lebih dominan adalah strengths
(kekuatan)
B. Faktor eksternal yang berpengaruh pada pelaksanaan program dan kegiatan antara
opportunities (peluang) dan threats (ancaman) yang lebih dominan adalah opportunities
(peluang) Gambar 3.7 GRAFIK SWOT Y 2.79 S = 4.82 X 3.92 Y = 4.82 - 2.03 = 2.79 2.79 KWD II KWD I X = 5.30 - 1.38 = 3.92 T = 1.38 O = 5.30 3,92 KWD IV KWD III W = 2.03
C. STRATEGI MENGATASI KENDALA
Berdasarkan hasil analisa SWOT maka diperoleh rumusan strategi untuk mengatasi masalah dengan menggunakan Kekuatan untuk mengatasi ancaman.
Tabel 3.8
Formulasi Strategi
Internal
Eksternal
Strength (S) Weakness (W)
1. Adanya komitmen dan dukungan pimpinan
1. Belum optimalnya pemanfaatan kehumasan pemerintah
2. Tersedianya Anggaran
2. Belum memiliki standar operasional dalam pelaksanaan tugas kehumasan dan
keprotokolan
Opportunities (O) (SO) (WO)
1. Tersedianya akses informasi yang luas
1.1. Manfaatkan dukungan pimpinan dan akses informasi yang luas untuk membangun database informasi kehumasan yang kuat
1.1. Membangun pemahaman yang luas baik secara internal maupun eksternal terhadap pentingnya fungsi kehumasan
2. Ruang lingkup tugas dan fungsi yang cukup luas dan dinamis
1.2. Jadikan komitmen dan dukungan pimpinan untuk menjalankan tugas dan fungsi secara kreatif sehingga menghasilkan produk kehumasan yang berkualitas
1.2. Telaah dengan seksama fungsi-fungsi layanan kehumas an dan keprotokolan dan segera menyusun SOP nya.
Threats (T) (ST) (WT)
1. Masih lemahnya pemahaman tugas dan fungsi dalam mengelola informasi kehumasan pmerintah
1.1. Membangun pemahaman yang luas kepada publik internal humas terhadap tugas dan fungsi kehumasan
1.1. Tingkatkan kapasitas
kelembagaan dan kapasitas SDM melalui pelatihan di bidang kehumasan dan keprotokolan 2. Lemahnya koordinasi lintas
sektoral
1.2. Manfaatkan dukungan pimpinan untuk melakukan kordinasi dan kerjasama lintas sektoral.
1.2. Manfaatkan media-media publikasi dan informasi untuk melakukan koordinasi dan kerjasama lintas sektoral.
Dari tabel formulasi strategi di atas dapat digambarkan, yaitu strength/kekuatan (S) terdiri dari (S1) Adanya komitmen dan dukungan pimpinan dan (S2) Tersedianya Anggaran. Kemudian, opportunities/peluang (O) terdiri dari (O1) 1. Tersedianya akses informasi yang luas dan (O2) Ruang lingkup tugas dan fungsi yang cukup luas dan dinamis. Apabila disandingkan antara strength dan opportunities dapat diambil kesimpulan yaitu dengan memanfaatkan dukungan pimpinan dan ketersediaan anggaran secara optimal untuk melakukan penyebarluasan informasi melalui berbagai jenis media publikasi dan meningkatkan koordinasi dengan stakeholder kehumasan dan keprotokolan. Diharapkan dengan melakukan hal tersebut, akan dicapai layanan kehumasan dan keprotokolan yang maksimal.
D. ANALISIS ISU-ISU STRATEGIS BERKAITAN DENGAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI BIRO HUMAS DAN PROTOKOL
Isu Strategis menggambarkan suatu kondisi/situasi/keadaan yang apabila tidak segera ditangani akan menimbulkan kerugian yang lebih besar dan atau sebaliknya
dalam hal tidak dimanfaatkan isu tersebut, maka akan menghilangkan peluang untuk meningkatkan kinerja pelaksanaan tugas.
Isu strategis dirumuskan berdasarkan telaahan dari komponen-komponen hasil analisis SWOT yang meliputi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Dari analisis SWOT serta permasalahan yang timbul dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. Berdasarkan hal tersebut diatas dapat digambarkan 3 (tiga) isu strategis permasalahan adalah sebagai berikut :
1. Peningkatan kapasitas Sumberdaya aparatur Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan;
Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah merupakan salah satu bagian dari Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan keberadaannya sangat mendorong keberhasilan dalam menjalankan roda pemerintahan dan roda pembangunan, namun belum sepenuhnya sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini berkaitan dengan keterbatasan jumlah sumberdaya aparatur, sarana dan prasarana, dan lain sebagainya.
Seiring dengan kondisi tersebut, kiranya perlu ditambahkan jumlah aparatur Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan. Dan untuk lebih meningkatkan kinerja aparatur perlu pula diberikan pendidikan dan pelatihan, baik berupa pendidikan formal, pendidikan teknis dan fungsional.
2. Penguatan dan pemberdayaan kelembagaan Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah
Tugas utama Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah adalah sebagai merumuskan kebijakan mengoordinasikan, membina, dan mengawasi, serta mengevaluasi publikasi, pemberitaan, pengelolaan informasi, dan keprotokolan kegiatan pimpinan dalam melaksanakan tugas pemerintahan dan pembangunan. Pelaksanaan tugas tersebut diatur melalui:
Permenpan 12/2007 tentang Pedoman Umum Hubungan Masyarakat di lingkungan Instansi Pemerintah
KepKominfo 371/2007 tentang Kode Etik Humas Pemerintah
Permenpan 28/2011 tentang Pedoman Umum Komunikasi Organisasi di Lingkungan Instansi Pemerintah
Permenpan 29/2011 tentang Pedoman Umum Pengelolaan Komunikasi Krisis di Lingkungan Instansi Pemerintah
Permenpan 30/2011 tentang Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah
Permenpan 55/2011 tentang Pedoman Umum hubungan Media di Lingkungan Instansi Pemerintah
3. Optimalisasi fungsi pelayanan informasi publik di Lingkungan Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah sebagai Pejabat Pelaksana Informasi Daerah.
Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah merupakan pusat pengendalian pelaksanaan pelayanan informasi publik. Selain memberikan pelayanan informasi publik kepada pemohon informasi, Biro Humas dan Protokol sebagai PPID pembantu di lingkup Sekretariat Daerah Provinsi Kalimanntan Selatan melakukan koordinasi dengan PPID Utama, serta kepada Biro-Biro di lingkungan Setda Prov. Kalsel di bidang penyelenggaraan pelayanan informasi publik.
Dengan identifikasi faktor pendorong dan faktor penghambat pelaksanaan isu-isu strategis Biro Humas dan Protokol sebagaimana tersebut di atas, maka dapat dilakukan persiapan-persiapan seperlunya untuk lebih mengoptimalkan peran faktor pendorong dalam mengatasi dan memecahkan masalah yang diakibatkan oleh adanya
hambatan-hambatan.
BAB IV
RENCANA STRATEGIS A. Visi
Pernyataan Visi
Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan telah menyusun dan melaksanakan program kegiatan yang mendukung tugas Humas dalam penyebaran informasi pembangunan dan pemerintahan. Sesuai dengan Visi dan Misi Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan tahun 2016 – 2021 sebagai berikut:
“Kalsel Mapan (Mandiri dan Terdepan) Lebih Sejahtera, Berkeadilan, Berdikari dan Berdaya Saing”
B. Misi
Berdasarkan tugas pokok dan fungsi, serta untuk menunjang pencapaian tujuan dan sasaran Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan, Biro Humas dan Protokol menjalankan Misi ke 5, yaitu “Mewujudkan Tatakelola Pemerintahan Yang
Professional Dan Berorientasi Pada Pelayanan Publik”.
C. Tujuan dan Sasaran
Dalam mewujudkan visi dan melaksanakan misi tersebut di atas, perlu dirumuskan langkah-langkah secara terarah dalam bentuk tujuan strategis yang lebih operasional. Tujuan strategis organisasi merupakan penjabaran atau implementasi pernyataan visi dan misi yang akan dicapai atau dihasilkan dalam periode 1 - 5 tahun mendatang, agar diketahui apa yang harus dilaksanakan dengan mempertimbangkan sumberdaya dan kemampuan yang dimiliki.
Selanjutnya, Biro Humas dan Protokol menetapkan tujuan sebagai berikut:
Terbangunnya Reputasi Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan yang profesional dan Berorientasi Pada Pelayanan Publik.
Sasaran yang ingin dicapai dari tujuan ini adalah :
Meningkatnya Kinerja Kehumasan, Keprotokolan dan opini publik yang positif terhadap pemerintah daerah
Tabel 4.1
Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah Pelayanan Biro Humas dan Protokol
NO. TUJUAN SASARAN INDIKATOR KONDISI
AWAL
TARGET KINERJA PADA TAHUN KE-
1 Terbangunnya Reputasi Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan yang profesional dan Berorientasi Pada Pelayanan Publik M eningkatnya Kinerja Kehumasan, Keprotokolan dan opini publik yang positif terhadap pemerintah daerah 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Persentase cakupan media informasi komunikasi publik yang mempublikasikan kegiatan pemerintahan daerah Prov. Kalsel 15,4 30,8 46,2 55,2 61,5 76,9 84,6 Tingkat kepuasan layanan kehumasan dan keprotokolan di lingkup Pemprov. Kalsel - 68,1 69 71 74 76 79 Presentase frekuensi opini positif terhadap kepala daerah di media massa 15,4 30,8 46,2 55,2 61,5 76,9 84,6
D. Rencana Program dan Kegiatan
1. Program Pelayanan Administrasi Perekantoran : Meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Penyediaan Bahan Logistik Kantor
b. Peningkatan dan Pembenahan Administrasi
c. Peningkatan Penatausahaan Perlengkapan, Keuangan, Aset dan Kepegawaian 2. Program Pengembangan Komunikasi, Informasi dan Media Massa :
Meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Pembinaan dan Pengembangan Sumber Daya Komunikasi dan Informasi b. Peningkatan Pelayanan Perpustakaan
c. Koordinasi Kegiatan Kepala Daerah
d. Peningkatan Kapasitas SDM Bidang Komunikasi dan Teknologi Informasi e. Pengembangan dan Penerapan Teknologi Berbasis Informasi
f. Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Publik
3. Program Fasilitasi Peningkatan SDM Bidang Komunikasi dan Informasi Meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Peningkatan Praktisi Kehumasan dan Jurnalistik b. Rakor Komunikasi Kehumasan
4. Program Kerjasama Informasi Dengan Mass Media : Meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah
b. Penyebarluasan Informasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah c. Pertemuan Bakohumas Prov. Kalsel
d. Jumpa Pers Provinsi Kalimantan Selatan 5. Program Peningkatan Kapasitas Pelayanan Publik
Meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Pengelolaan dan Penatausahaan Arsip Dokumentasi Kegiatan Pimpinan b. Pengelolaan Keprotokolan Perjalanan Pimpinan
c. Pengelolaan pelayanan tamu dan pimpinan
d. Pengelolaan Kepenata Acaraan Kegiatan Pimpinan e. Pengelolaan Kualitas Pelayanan Informasi Publik 6. Program Peningkatan Kualitas Sumber Daya Aparatur
Meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Peningkatan Praktisi Kehumasan dan Jurnalistik
7. Program Pengelolaan dan Pengembangan e-Government, Komunikasi dan Informasi Publik
Meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Penyebarluasan Informasi Pembangunan Daerah b. Peningkatan Kerjasama Dengan Unsur Pers
c. Pengolahan Bahan Komunikasi Pimpinan dan Opini Publik
BAB V PENUTUP
Berdasarkan paparan tersebut di atas, gerak kegiatan Biro Humas dan Protokol sejak tahun 2016 sampai dengan tahun 2021 mendapatkan arah yang lebih tepat dan diipandu oleh visi, misi, tujuan dan sasaran yang meliputi kebijakan, program dan kegiatan yang kesemuanya sesuai dengan tolak ukur keberhasilan organisasi berbasis pada kinerja, maka perumusan dan penetapannya didasarkan pada tugas pokok dan fungsi Biro Humas dan Protokol sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Gubernur Kalismantan Selatan Nomor 072 Tahun 2016 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Unsur-Unsur Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Kalimantan Selatan.
Selanjutnya agar dalam pelaksanaannya berjalan sebagaimana yang diharapkan, rencana strategis Biro Humas dan Protokol akan menjadi pegangan dan rambu pengarah bagi setiap individu di lingkungan internal biro, oleh karena itu menjadi kewajiban dan tanggung jawabnya untuk memahami dengan benar apa yang tercantum dalam rencana strategis tersebut. Dengan pemahaman yang benar, komitmen yang tinggi dan semangat serta etos kerja yang terpelihara, senantiasa optimis apa yang disepakati dalam rencana strategis tersebut dapat dilaksanakan sebgaimana mestinya.
