R E N S T R A SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN LAMONGAN TAHUN

(1)

R E N S T R A

SEKRETARIAT

DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

KABUPATEN LAMONGAN

TAHUN 2010

– 2015

SEKRETARIAT

DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

KABUPATEN LAMONGAN

(2)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 1

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Semangat Reformasi yang membawa berbagai perubahan

dalam kehidupan berbangsa dan bernegara telah mendorong

pemerintah baik pusat maupun daerah untuk lebih

bersungguh-sungguh membangun dan mengimplementasikan prinsip-prinsip

pemerintahan yang baik (Good Governance) dan pemerintahan yang

bersih (Clean Government).

Perubahan dimaksud diantaranya adalah tatanan hukum,

politik dan administrasi publik. Dalam hal administrasi publik,

termasuk diantaranya upaya membangun akuntabilitas publik dan

peningkatan sistem pengelolaan keuangan pemerintah pusat dan

daerah. Pada dasarnya perubahan tersebut mencakup dua aspek

yaitu aspek Psiko-Sosial dan Teknik-Ekonomis. Aspek psiko-sosial

terdiri dari perubahan-perubahan paradigma, perubahan visi,

perubahan nilai-nilai, penguatan komitmen untuk berubah dan

membangkitkan keberanian untuk berubah. Sedangkan aspek

teknik-ekonomis mencakup perubahan struktur organisasi dan sistem kerja

yang merupakan bentuk fisik organisasi. Dalam proses perubahan

tersebut, tiga pilar dari Good Governance yaitu transparansi,

partisipasi dan akuntabilitas harus tercermin di dalamnya. RENSTRA

(3)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 2 merupakan dokumen turunan dalam rangka pencapaian RPJMD

Kabupaten Lamongan khusus yang terkait dengan urusan

pemerintahan umum Kabupaten Lamongan.

Masyarakat juga menuntut pemerintahan untuk memberikan

perhatian yang serius dalam menentukan kebijakan utamanya yang

berkaitan dengan kebutuhan dasar yaitu rasa keadilan dan

kesejahteraan masyarakat, menuju terciptanya pemerintahan yang

mampu menyediakan public good and services sebagaimana yang

diharapkan masyarakat.

a) Untuk terselenggaranya good governance, diperlukan

pengembangan dan penerapan system pertanggung jawaban

yang tepat, jelas dan nyata sehingga penyelenggaraan

pemerintah dan pembangunan dapat berlangsung berdaya guna

berhasil guna bersih dan bertanggung jawab. Sehingga perlu

adanya mekanisme untuk aturan akuntabilitas, tranparansi dan

partisipasi pada setiap instansi pemerintah, memperkuat peran

dan kapasitas instansi publik serta tersedianya akses yang sama

pada informasi bagi masyarakat.

1) Konsep dasar akuntabilitas adalah didasarkan pada

klasifikasi responsibilitas manajeral pada tiap tingkatan dalam

organisasi yang bertujuan untuk pelaksaaan kegiatan pada

tiap bagian,masing-masing individu bertanggungjawab atas

setiap kegiatan yang dilaksanakan pada bagiannya.

Akuntabilitas Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan adalah

(4)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 3 mempertanggungjawabkan keberhasilan atau kegagalan

pelaksanaan misi yang mana mengutamakan pelayanan

administrative kepada Anggota Dewan dalam mencapai

tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang telah ditetapkan

melalui media pertanggungjawaban yang dilaksanakan secara

periodik.

2) Transparansi adalah merupakan fenomena dimana setiap

orang atau kelompok berhak mengetahui setiap proses

pembuatan dan pengambilan keputusan di pemerintahan.

Dalam hal ini Sekretariat DPRD memberikan kesempatan

kepada masyarakat untuk memperoleh informasi tentang

kebijakan publik secara aktif terhadap : informasi berkaitan

dengan proses penyusunan produk hukum yang menyangkut

kebijakan public, informasi jadwal dan pelaksanaan rapat dan

risalah rapat DPRD.

3) Partisipasi adalah partisipasi aktif masyarakat untuk ikut serta

mewujudkan penyelenggaraan pemerintah yang berlandaskan

pada ketaatan norma hukum, moral dan sosial yang berlaku

dalam masyarakat. Untuk itu Sekretariat DPRD

mengikutsertakan atau melibatkan masyarakat baik secara

langsung atau tidak langsung untuk ikut berpatisipasi aktif

secara terbuka dalam hal pengambilan kebijakan yang

berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan dan

pembangunan melalui kegiatan jarring asmara, kunjungan

(5)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 4 masyarakat secara perorangan atau kelompok baik berupa

pengaduan atau unjuk rasa.

b) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 pada

pasal 272 dan 273 menyatakan :

Pasal 272 ;

(1) Perangkat Daerah menyusun rencana strategis dengan

berpedoman pada RPJMD.

(2) Rencana strategis Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) memuat tujuan, sasaran, program, dan

kegiatan pembangunan dalam rangka pelaksanaan Urusan

Pemerintahan Wajib dan/atau Urusan Pemerintahan Pilihan

sesuai dengan tugas dan fungsi setiap Perangkat Daerah.

(3) Pencapaian sasaran, program, dan kegiatan pembangunan

dalam rencana strategis Perangkat Daerah sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) diselaraskan dengan pencapaian

sasaran, program, dan kegiatan pembangunan yang

ditetapkan dalam rencana strategis kementerian atau

lembaga pemerintah nonkementerian untuk tercapainya

sasaran pembangunan nasional.

Pasal 273 ;

(1) Rencana strategis Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 272 ayat (1) ditetapkan dengan Perkada setelah

(6)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 5 (2) Rencana strategis Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) dirumuskan ke dalam rancangan rencana kerja

Perangkat Daerah dan digunakan sebagai bahan

penyusunan rancangan RKPD.

(3) Rencana kerja Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud

pada ayat (2) memuat program, kegiatan, lokasi, dan

kelompok sasaran yang disertai indikator kinerja dan

pendanaan sesuai dengan tugas dan fungsi setiap Perangkat

Daerah.

(4) Rencana kerja Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud

pada ayat (3) ditetapkan kepala daerah setelah RKPD

ditetapkan.

Berkaitan dengan hal tersebut di atas sejak tahun 1999,

pemerintah sudah berusaha membangun dan menata akuntabilitas

publik yaitu dengan dikeluarkannya Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun

1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) yang

antara lain mewajibkan instansi pemerintah sampai dengan tingkat

eselon II untuk menyusun Rencana Stratejik. Selanjutnya penataan

akuntabilitas lebih diperkuat lagi dengan diterbitkannya

Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah,

Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan

Pembangunan Nasional dan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun

(7)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 6 Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah serta

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang

Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 Tentang

Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian, Dan Evaluasi

Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Dalam peraturan

perundang-undangan tersebut, pemerintah daerah (termasuk di

dalamnya SKPD di lingkungan Pemerintah Daerah) diamanatkan

menyusun rencana pembangunan daerah yang sistematis, terarah,

terpadu dan tanggap terhadap perubahan. Perencanaan daerah

dimaksud mencakup perencanaan daerah jangka panjang, jangka

menengah dan tahunan. Perencanaan daerah jangka panjang

tersebut nantinya dituangkan dalam bentuk Rencana Penyusunan

Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan merupakan langkah

awal untuk melaksanakan mandat dari Pemerintah Kabupaten

Lamongan dan merupakan proses secara sistematis yang

berkelanjutan dengan memanfaatkan sumberdaya manusia dan

sumberdaya lain, serta mencakup langkah-langkah atau taktik yang

dirancang untuk mencapai setiap strategi yang dicanangkan,

termasuk pemberian tanggung jawab, jadwal dan sumber-sumber

daya, juga merupakan rangkaian kegiatan yang berorientasi pada

hasil yang dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5

(lima) tahun dengan mempertimbangkan, potensi, peluang dan

(8)

1.2. Landasan Hukum yang mendasari Renstra Sekretariat DPRD

Dasar hukum penyusunan Rencana Strategis SekretariatDPRD

Kabupaten Lamongan tahun 2016-2021 adalah :

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2003

tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 4286);

tentang Sistem Perencanaan Pembanguna Nasional (SPPN)

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 167,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421);

tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan

Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Republik

Indonesia Nomor 4436);

tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun

2005-2025 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007

Nomor 33, Tambahan Lembaran Republik Indonesia Nomor

4700);

tentang Penataan Ruang (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2007 Nomor 68, Tambahan Lembaran Republik Indonesia

(9)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 8 6. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014

tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran

Republik Indonesia Nomor 5587);

7. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2005

tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan

Lembaran Republik Indonesia Nomor 4578);

tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan

Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008

Nomor 19, Tambahan Lembaran Republik Indonesia Nomor

4815);

tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan

Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 21,

Tambahan Lembaran Republik Indonesia Nomor 4817);

tentang Peubahan atas Pemerintah Nomor 19 Tahun 2010

tentang Tata Cara Pelaksanaan Tugas dan Wewenang serta

Kedudukan Keuangan Gubernur sebagai Wakil Pemerintah di

Wilayah Provinsi;

11. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2015

tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional

(10)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 9 Indonesia Tahun 2008 Nomor 21, Tambahan Lembaran Republik

Indonesia Nomor 4833);

12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang

Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana diubah

dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 tahun 2007

tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor

13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan

Daerah; sebagaimana diubah dengan Peraturan Menteri Dalam

Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan kedua atas

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006;

13. Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2006 tentang

Perubahan-Kedua Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2004

tentang Kedudukan Protokoler dan Keuangan Pimpinan dan

Anggota DPRD;

14. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan,

Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan

Rencana Pembangunan Daerah;

tentang Perangkat Daerah, Paragraf 2 pasal 31 tentang

Sekretariat DPRD Kabupaten/Kota;

16. Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah;

17. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang

Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008

tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian, Dan

(11)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 10 18. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2010 tentang Tata cara

Pelaksanaan Tugas dan Wewenang serta Kedudukan Keuangan

Gubernur sebagai Wakil Pemerintah di Wilayah Provinsi;

19. Peraturan Daerah Propinsi Jawa Timur Nomor 1 Tahun 2009

tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah

(RPJPD) Propinsi Jawa Timur Tahun 2005-2025;

20. Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor : 050/2020/SJ

tanggal 11 Agustus 2005 tentang Petunjuk Penyusunan RPJP

Daerah dan RPJM Daerah dan Renstra SKPD ;

21. Peraturan Daerah Propinsi Jawa Timur Nomor 3 Tahun 2014

tentang Rencana Pembangunan Jangka menengah Daerah

(RPJMD) Propinsi Jawa Timur Tahun 2014-2019 (Lembaran

Daerah Provinsi Jawa Timur Tahun 2014 Nomor 3, Seri D,

Tambahan Lembaran Daerah Nomor 39)

22. Peraturan Daerah Kabupaten Lamongan Nomor 1 Tahun 2006

tentang Tata cara Penyusunan Perencanaan Pembangunan

Daerah dan Pelaksanaan Musyawarah Perencanaan

Pembangunan (Musrenbang) Kabupaten Lamongan;

tentang Rencana Tata Ruang Wilayah (RTRW) Kabupaten

Lamongan Tahun 2011-2031;

tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah

(12)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 11 25. Surat Keputusan Bupati Lamongan Nomor 32 Tahun 2001

tentang Kedudukan Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD

Kabupaten Lamongan.

tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli

Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten

Lamongan.

27. Peraturan Bupati Lamongan Nomor 8 Tahun 2008 tentang

Kedudukan, Tugas dan Fungsi Sekretariat Dewan Perwakilan

Rakyat Daerah Kabupaten Lamongan;

tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah

(RPJMD) Kabupaten Lamongan tahun 2016-2021;

1.3. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA) Sekretariat

DPRD Kabupaten Lamongan tahun 2016-2021 dimaksudkan untuk

memberikan landasan kebijakan pembangunan dalam rangka

pencapaian visi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan dalam

rangka memberikan kontribusi nyata terhadap pencapaian visi

Pemerintah Kabupaten Lamongan khususnya Bupati terpilih periode

2016-2021 serta sebagai media akuntabilitas pada akhir masa

jabatan. Sedangkan tujuan penyusunannya adalah untuk membuat

suatu dokumen perencanaan pelaksanaan tugas dan fungsi yang

memberikan arah kebijakan, sasaran-sasaran strategis yang ingin

(13)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 12 Sekretariat DPRD menjadi landasan bagi penyusunan Rencana Kerja

Tahunan.

1.4. Sistematika Penulisan

Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan Tahun

2016-2021 disusun dengan sistematika sebagai berikut :

Bab I : Pendahuluan, yang memuat tentang latar belakang,

landasan hukum, maksud dan tujuan, serta sistematika

penulisan.

Bab II : Gambaran pelayanan SKPD, yang memuat tentang tugas

dan fungsi struktur organisasi, Sumber daya SKPD, serta

Kinerja pelayanan SKPD.

Bab III : Isu-isu strategis berdasarkan tugas dan fungsi, memuat

tentang Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan

Fungsi Pelayanan SKPD, Telaahan Visi, Misi, dan

Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah

Terpilih, Telaahan Rentra K/L dan Rentra, dan Penentuan

Isu-isu strategis.

Bab IV : Visi, misi, tujuan, dan sasaran, strategis dan kebijakan,

memuat tentang pernyataan Visi dan Misi SKPD, Tujuan

dan Sasaran Jangka menengah SKPD, dan Strategi

kebijakan SKPD.

Bab V : Rencana program dan kegiatan ,Indikator kinerja,

kelompok sasaran, dan pendanaan indikatif.

Bab VI : Indikator kinerja SKPD yang mengacu pada tujuan dan

(14)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 ₁₃

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN

SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN LAMONGAN 2.1. Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan

Sebagaimana Peraturan Pemerintah Nomor : 84 Tahun 2000

tentang Peranan Organisasi Perangkat Daerah, dalam rangka

pelaksanaan Otonomi Daerah yang dititik beratkan pada Kabupaten

dan Kota agar lebih efektif, efisien, maka Pemerintah Kabupaten

diberikan kewenangan untuk membentuk Perangkat Daerah sesuai

dengan kebutuhan dan potensi daerah yang bersangkutan, dan

Pemerintah Kabupaten Lamongan telah mengeluarkan Peraturan

Daerah Kabupaten Lamongan Nomor 2 Tahun 2008 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli Dan

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamongan,

yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Bupati Lamongan Nomor

8 Tahun 2008 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamongan.

Sementara dalam menyelenggarakan tugas, Sekretariat

DPRD Kabupaten Lamongan mempunyai fungsi :

a. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD;

b. Penyelenggaraan adminstrasi Keuangan DPRD;

c. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD;

d. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD;

(15)

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN

SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN LAMONGAN 2.1.1 Reviuw Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten

Lamongan

Sebagaimana Peraturan Pemerintah Republik Indonesia

Nomor : 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114, Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887) Paragraf 2 Pasal

31 tentang Sekretariat DPRD Kabupaten/Kota, dan Pemerintah

Kabupaten Lamongan telah mengeluarkan Peraturan Daerah

Kabupaten Lamongan Nomor 5 Tahun 2016 tentang Pembentukan

dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Lamongan, yang

ditindaklanjuti dengan Peraturan Bupati Lamongan Nomor 55 Tahun

2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi

serta Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten

Lamongan.

Sementara dalam menyelenggarakan tugas, Sekretariat

DPRD Kabupaten Lamongan mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan Pembinaan kerja sama, pengintegrasian seluruh

penyelenggaran tugas Sekretariat DPRD;

b. Penyusunan rencana, pengolahan, penelaahan dan

(16)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 15 c. Penyelenggaraan tata usaha, pengolahan dan pembinaan,

kepegawaian, keuangan dan perlengkapan DPRD;

d. Penyelenggaraan persidangan dan pembuatan risalah

rapat-rapat yang diselenggarakan oleh DPRD;

e. Penyelenggaraan pelaksanaan kehumasan dan protokol serta

layanan aspirasi dan kegiatan DPRD;

f. Penyelenggaraan keamanan dan ketertiban di lingkungan kerja

DPRD;

g. Pengkoordinasikan dan pengendalian serta perencanaan seluruh

kegiatan DPRD;

h. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati dan Ketua

DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.1.1 Dasar Hukum Pembentukan Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan

Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan merupakan salah

satu lembaga teknis daerah, berdasarkan Peraturan Daerah

Kabupaten Lamongan Nomor 2 Tahun 2008 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli Dan

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten

Lamongan. Dan ditindaklanjuti dengan Peraturan Bupati

Lamongan No. 8 Tahun 2008 tentang Kedudukan, Tugas dan

Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan, dengan

susunan Organisasi terdiri dari :

(17)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 16 b) Bagian Umum;

c) Bagian Persidangan;

d) Bagian Perundang-undangan dan Dokumentasi;

2.1.1.1 Reviuw Dasar Hukum Pembentukan Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan

Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan merupakan salah

satu lembaga teknis daerah, berdasarkan Peraturan Daerah

Kabupaten Lamongan Nomor 5 Tahun 2016 tentang

Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten

Lamongan, yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Bupati

Lamongan Nomor 55 Tahun 2016 tentang Kedudukan,

Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Lamongan,

dengan susunan Organisasi terdiri dari :

e) Sekretaris DPRD;

f) Bagian Umum, membawahi :

1. Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian

2. Sub Bagian Urusan Rumah Tangga;

3. Sub Bagian Perlengkapan.

g) Bagian Keuangan, membawahi :

1. Sub Bagian Anggaran dan Penyusunan Program;

2. Sub Bagian Perbendaharaan;

3. Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan.

h) Bagian Persidangan dan Perundang-undangan,

(18)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 17 1. Sub Bagian Rapat dan Risalah;

2. Sub Bagian Perundang-undangan;

3. Sub Bagian Kegiatan Alat Kelengkapan DPRD;

i) Bagian Humas, Protokol dan Layanan Aspirasi,

membawahi:

1. Sub Bagian Humas dan Protokol;

2. Sub Bagian Perpustakaan, Dokumentasi dan

Publikasi;

(19)

Bagan Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan Sekretaris Kelompok Jabatan Fungsional

Bagian Umum Bagian Persidangan

Bagian Perundang-undangan dan

Dokumentasi

Sub Bagian Tata

Usaha dan Kepegawaian

_{Sub Bagian Rapat} dan Risalah Sub Bagian Perundang-undangan Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Kegiatan Komisi Sub Bagian Dokumentasi, Publikasi dan Perpustakaan

Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan

Sub Bagian Kegiatan Alat Kelengkapan

DPRD

(20)

Reviuw Bagan Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan Sekretaris Kelompok Jabatan Fungsional Bagian Keuangan Bagian Persidangan dan Per UU Bagian Umum Sub Bagian Tata Usaha dan

Kepegawaian Sub Bagian Urusan Rumah Tangga Sub Bagian Perlengkapan Sub Bagian Anggaran Dan Penyusunan Program Sub Bagian Perbendaharaan Sub Bagian Akutansi dan Pelaporan Sub Bagian Rapat dan Risalah Sub Bagian Per Undang- undangan Sub Bagian Kegiatan Alat Kelengkapan DPRD Bagian Humas, Protokol, Layanan Aspirasi Sub Bagian Humas dan Protokol Sub Bagian Perpustakaan, Dokumentasi dan Publikasi

Sub Bagian Layanan Aspirasi

(21)

2.1.2. Uraian Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD

Adapun tugas Sekretaris DPRD, Kepala Bagian, dan Kepala

Sub Bagian adalah sebagai berikut :

Sekretaris DPRD :

Memimpin, melaksanakan koordinasi, pengawasan,

pengendalian dalam menyelenggarakan kesekretariatan

DPRD

Kepala Bagian Umum :

Menyelengarakan urusan, ketatausahaan, adminstrasi

kepegawaian, keuangan, keprotokol, rumah tangga,

perlengkapan; dan mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan urusan ketatausahaan DPRD dan

Sekretariat DPRD;

b. Pelaksanaan administrasi kepegawaian Sekretariat

DPRD;

c. Penyiapan sarana dan prasarana kegiatan DPRD dan

Sekretariat DPRD;

d. Pelaksanaan pengaturan, pemeliharaan, perawatan dan

penggunaan barang-barang inventaris serta kendaraan

dinas;

e. Pelaksanaan urusan rumah tangga, keamanan/

ketertiban kantor dan rumah dinas Pimpinan DPRD;

f. Pelaksanaan pengadaan Barang dan Jasa;

g. Pengumpulan laporan tahunan kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;

(22)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 21 h. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya

Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian :

a. Melaksanakan pengelolaan surat menyurat, pengetikan,

penggandaan dan tata usaha kearsipan;

b. Menyiapkan surat dinas, undangan rapat-rapat dan

kunjungan kerja;

c. Melaksanakan penggandaan, distribusi surat-surat

dinas, undangan rapat-rapat dan kunjungan kerja;

d. Menyelenggarakan administrasi dan urusan

kepegawaian Sekretariat DPRD;

e. Menyiapkan dan menghimpun berkas keanggotaan

DPRD;

f. Menyiapkan surat perintah perjalanan dinas DPRD;

g. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian disiplin

pegawai;

h. Mengevaluasi, menyusun dan melaporkan Pengawasan

Melekat (WASKAT) Sekretariat DPRD;

i. Menyusun dan melaporkan penetapan kinerja serta

Rencana Strategis (RENSTRA) Sekretariat DPRD;

j. Mengevaluasi dan menyusun Laporan Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Sekretariat DPRD;

k. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.

(23)

Kepala Sub Bagian Keuangan:

a. Menghimpun data dan menyiapkan bahan dalam rangka

penyusunan anggaran keuangan;

b. Melaksanakan pengelolaan keuangan termasuk

pembayaran gaji DPRD dan pegawai Sekretariat DPRD

serta hak-haknya;

c. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas

pelaksanaan pengelolaan keuangan;

d. Melaksanakan verifikasi pengelolaan anggaran belanja

Sekretariat DPRD;

e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Kepala Bagian Umum sesuai dengan tugas dan

fungsinya.

Kepala Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan:

a. Menyusun rencana dan menyiapkan kebutuhan rumah

tangga DPRD, Sekretariat DPRD dan Rumah Dinas

Pimpinan;

b. Menyiapkan bahan kebutuhan peralatan akomodasi dan

konsumsi kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;

c. Mengurus kendaraan dinas, mengatur dan menyiapkan

pengemudi beserta bahan bakarnya untuk kegiatan

DPRD dan Sekretariat DPRD;

(24)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 23 keamanan dan ketertiban gedung DPRD dan rumah

dinas Pimpinan;

e. Melaksanakan pengoperasian peralatan teknik

penunjang kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;

f. Melaksanakan pemeliharaan dan pengawasan

kebersihan di lingkungan gedung DPRD dan rumah

Dinas Pimpinan;

g. Menyediakan pelayanan kesehatan bagi anggota DPRD

dan Pegawai Sekretariat DPRD;

h. Melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas dan

inventarisasi barang-barang Sekretariat DPRD;

i. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait dalam

rangka kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;

j. Menyediakan Cinderamata dalam bentuk Plakat,

karangan bunga atau bentuk lainnya untuk kegiatan

k. Memandu kegiatan yang diselenggarakan oleh DPRD

dan Sekretariat DPRD;

l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

fungsinya.

Kepala Bagian Persidangan

Menyelenggarakan pelayanan rapat-rapat DPRD dan

(25)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 24 a. Penyiapan rapat-rapat yang diselenggarakan oleh

DPRD;

b. Penyusunan notulen/risalah rapat-rapat yang diadakan

oleh DPRD;

c. Penyiapan rancangan jadwal kegiatan dan rencana

peninjauan DPRD;

d. Pelaksanaan peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM)

bagi Anggota DPRD;

e. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Sekretaris DPRD.

Kepala Sub Bagian Rapat dan Risalah :

a. Menyusunan rancangan jadawal rapat-rapat paripurna

DPRD;

b. Menyiapkan bahan-bahan sidang atau rapat termasuk

daftar hadir;

c. Melaksanakan penggandaan dan distribusi bahan-bahan

rapat;

d. Mengatur tata tempat rapat bersama-sama dengan sub

bagian terkait;

e. Menyusun rancangan sambutan jalannya rapat

Paripurna untuk Pimpinan DPRD;

f. Menyusun dan menggandakan risalah rapat-rapat

(26)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 25 g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Kepala Bagian Persidangan sesuai dengan tugas dan

fungsinya

Kepala Sub Bagian Kegiatan Komisi

a. Menyiapkan rancangan jadwal kegiatan rapat-rapat,

kunjungan kerja/peninjauan Komisi;

b. Menyiapkan surat-surat yang terkait dengan kegiatan

Komisi;

c. Menyiapkan permohonan rapat dan kunjungan

kerja/peninjauan Komisi;

d. Menyiapkan bahan rapat dan kunjungan

e. Menyusun notulen/catatan rapat dan laporan kunjungan

f. Menyiapkan bahan koordinasi dengan pihak-pihak terkait

dalam pelaksanaan kegiatan komisi;

g. Melaksanakan inventarisasi dan tindaklanjut pengaduan

masyarakat;

h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

fungsinya

Kepala Sub Bagian Kegiatan Alat Kelengkapan DPRD

a. Menyiapkan surat-surat untuk kegiatan Pimpinan DPRD,

(27)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 26 Kehormatan, Panitia Legislasi dan Panitia Khusus

DPRD;

b. Menyusun rencana jadwal rapat-rapat, kunjungan

kerja/koordinasi dan konsultasi kegiatan Pimpinan

DPRD, Panitia Musyawarah, Panitia Anggaran, Badan

Kehormatan, Panitia Legislasi dan Panitia Khusus

DPRD;

c. Menyiapkan dan menggandakan bahan-bahan rapat

Pimpinan DPRD, Panitia Musyawarah, Panitia Anggaran,

Badan Kehormatan, Panitia Legislasi dan Panitia Khusus

DPRD;

d. Menyusun notulen hasil rapat Pimpinan DPRD, Panitia

Musyawarah, Panitia Anggaran, Badan Kehormatan,

Panitia Legislasi dan Panitia Khusus DPRD;

fungsinya

Kepala Bagian Perundang-undangan dan Dokumentasi

Menyiapkan bahan untuk penyusunan Rancangan Peraturan

Daerah dan Produk-produk DPRD, melakukan dokumentasi

produk-produk hukum, pengadaan publikasi dan menerima

informasi masyarakat serta mengelola perpustakaan; Dan

mempunyai fungsi :

(28)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 27 Peraturan Daerah dan Produk DPRD;

b. Pengumpulan bahan untuk penerbitan majalah, brosur,

atau buku tentang kegiatan DPRD;

c. Pengumpulan produk-produk DPRD untuk Dokumentasi

dan mengkliping berita;

d. Penyiapan dan pemeliharaan produk-produk DPRD serta

produk hukum Pemerintah Kabupaten Lamongan;

e. Pelayanan kepada masyarakat dan lembaga-lembaga

pemerintah yang membutuhkan informasi mengenai

produk-produk DPRD dan Kegiatan DPRD;

f. Pengelolaan perpustakan Sekretariat DPRD;

g. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Sekretaris DPRD.

Kepala Sub Bagian Perundang-undangan :

a. Menyiapkan bahan penyusunan produk hukum DPRD;

b. Menyusun produk hukum DPRD;

c. Menyiapkan bahan penyusunan dan pembahasan

rancangan Peraturan Daerah;

d. Menyimpan semua berkas pengajuan dan penyusunan

rancangan Peraturan Daerah;

e. Mengumpulkan bahan dan data peraturan

perundang-undangan dalam rangka mengikuti perkembangan

hukum dan perundang-undangan;

(29)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 28 g. Mengagendakan produk-produk hukum DPRD;

Kepala Bagian Perundang-undangan dan Dokumentasi

sesuai dengan tugas dan fungsinya

Kepala Sub Bagian Dokumentasi, Publikasi dan Perpustakan :

a. Mendokumentasikan dan mempublikasikan kegiatan

DPRD;

b. Mengumpulkan bahan penerbitan majalah, tabloit,

pamlet atau buku tentang kegiatan DPRD;

c. Mencermati berita atau persyaratan yang dimukakan

oleh Pimpinan, Anggota DPRD dan pihak lain, kemudian

melaporkan kepada Pimpinan DPRD terhadap

pemberitaan media massa yang perlu mendapat

tanggapan/tidaklanjut dari DPRD;

d. Mempublikasikan kegiatan dan produk DPRD melalui

media cetak dan elektronik;

e. Mendistribusikan hasil dokumentasi dan penerbitan

DPRD, kepada lembaga pemerintah dan masyarakat;

f. Menyiapkan dan mendistribusikan kebutuhan

bahan-bahan bacaan berupa surat kabar dan majalah yang

diperlukan oleh DPRD;

(30)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 29 media elektronik dalam mendokumentasikan kegiatan

rapat-rapat dan kunjungan kerja DPRD;

h. Membuat laporan hasil kunjungan kerja untuk bahan

pemberitaan media cetak dan elektronik;

i. Menyiapkan bahan atau naskah dalam rangka

penyelenggaraan jumpa pers;

j. Menghimpun memori dan naskah dinas pidato DPRD;

k. Menyiapkan bahan kerja sama timbal balik dengan pers

dan instansi terkait;

l. Mengelola perpustakaan Sekretariat DPRD;

m. Menyiapkan rencana kebutuhan buku-buku bacaan dan

buku-buku peraturan perundang-undangan untuk

Perpustakaan Sekretariat DPRD;

n. Membuat daftar dan kode buku-buku perpustakaan

Sekretariat DPRD;

o. Mengumpulkan dan meninventarisasi

buku-buku/bahan-bahan pustaka yang berasal dari Dinas/Badan/

Lembaga/Instansi Lainnya;

p. Melaksanakan kerjasama/koordinasi dengan Sub Bagian

lain dalam lingkungan Sekretariat DPRD dan kerja sama

dengan bagian Perpustakan di luar Sekretariat DPRD;

q. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Perundang-undangan dan Dokumentasi sesuai dengan tugas dan fungsinya.

(31)

2.1.2.1 Reviuw Uraian Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD

Adapun tugas Sekretaris DPRD, Kepala Bagian, dan Kepala

Sub Bagian adalah sebagai berikut :

Sekretaris DPRD :

Memimpin, melaksanakan koordinasi, pengawasan,

pengendalian, administrasi keuangan, administrasi

ketatausahaan, kearsipan, kepegawaian, keuangan,

perlengkapan dan rumah tangga, penyusunan program

dan perencanaan dinas serta pembinaan hukum,

organisasi dan ketatalaksanaan Sekretariat.

Kepala Bagian Umum :

Melaksanakan penyelenggaraan Urusan Ketatausahaan,

administrasi Kepegawaian, rumah tangga dan

perlengkapan; Dan mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan urusan ketatausahaan DPRD dan

Sekretariat DPRD;

b. Pelaksanaan administrasi kepegawaian Sekretariat

DPRD;

c. Penyiapan sarana dan prasarana kegiatan DPRD dan

Sekretariat DPRD;

d. Pelaksanaan pengaturan, pemeliharaan, perawatan

dan penggunaan barang-barang inventaris serta

(32)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 31 e. Pelaksanaan urusan rumah tangga, keamanan/

ketertiban kantor dan rumah dinas Pimpinan DPRD;

f. Pelaksanaan pengadaan Barang dan Jasa;

g. Pengumpulan laporan tahunan kegiatan DPRD dan

Sekretariat DPRD;

h. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian :

a. Melaksanakan pengelolaan surat menyurat,

pengetikan, penggandaan dan tata usaha kearsipan;

b. Menyiapkan surat dinas, undangan rapat-rapat dan

kunjungan kerja;

c. Melaksanakan penggandaan, distribusi surat-surat

dinas, undangan rapat-rapat dan kunjungan kerja;

d. Menyelenggarakan administrasi dan urusan

kepegawaian Sekretariat DPRD;

e. Menghimpun dan menyiapkan berkas keanggotaan

DPRD;

f. Menyiapkan surat perintah perjalanan dinas DPRD dan

Sekretariat DPRD;

g. Melaksanakan kegiatan kepegawaian meliputi

pembinaan kedisiplinan, penyusunan Daftar Urut

Kepangkatan (DUK), Kenaikan Pangkat, Gaji Berkala,

(33)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 32 dan urusan kepegawaian lainnya;

h. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian

displin pegawai Sekretariat DPRD;

i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

fungsinya.

Kepala Sub Bagian Urusan Rumah Tangga:

a. menyusun rencana dan menyiapkan kebutuhan rumah

tangga DPRD, Sekretariat DPRD;

b. Menyiapkan kendaraan Dinas Jabatan dan

Operasional Pimpinan DPRD dan Sekretariat DPRD

c. menyiapkan bahan kebutuhan peralatan akomodasi

dan konsumsi kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD ;

d. melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait guna

keamanan dan ketertiban gedung DPRD dan rumah

dinas Pimpinan;

e. melaksanakan pemeliharaan dan pengawasan

kebersihan dan keindahan di lingkungan gedung

DPRD;

f. melaksanakan koordinasi dengn Instansi dalam rangka

kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD ;

g. Menyiapkan dan mengatur sarana dan prasarana pada

acara rapat-rapat dan penerimaan tamu-tamu resmi

(34)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 33 h. Menyiapkan konsumsi Rapat-rapat, tamu DPRD dan

Sekretariat DPRD;

i. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Kepala Bagian sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Kepala Sub Bagian Perlengkapan :

a. Menyusun perencanaan pengadaan sarana dan

prasarana DPRD dan Sekretariat DPRD;

b. Mengurus kendaraan dinas, mengatur dan menyiapkan

pengemudi beserta bahan bakarnya untuk kegiatan

c. Menyiapkan bahan kebutuhan dan pemeliharaan

kendaraan Dinas DPRD dan Sekretariat DPRD;

d. Melaksanakan tugas pengurusan perpanjangan surat

kendaraan dinas DPRD dan Sekretariat DPRD;

e. Melaksanakan pengadministrasian dan pengelolaan

sarana dan prasarana DPRD dan Sekretariat DPRD;

f. Menyusun kebutuhan peralatan dan perlengkapan

kantor serta melakukan pemeliharaan kendaraan

dinas, sarana dan prasana investaris Sekretariat

DPRD;

g. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa untuk

keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD;

h. Melakukan Investarisasi sarana dan prasarana usulan penghapusan Aset yang dikelola oleh Sekretariat DPRD;

(35)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 34 i. Melaksanakan penyimpanan dan pendistribusian serta

analisa kebutuhan Aset barang;

j. Menyusunan rencana proses pengadaan barang dan

jasa;

k. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas

pelaksanaan tugas sesuai bidangnya;

l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Kepala Bagian.

Kepala Bagian Keuangan

Melaksanakan dan menyusun Program serta Anggaran,

Akutansi dan Pelaporan dan Perbendaharaan; Dan

mempunyai fungsi :

a. Pengendali dan penyusunan anggaran;

b. Pengelolaan dalam rangka tertib administrasi

keuangan DPRD dan sekretariat DPRD.

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

sekretaris DPRD.

Kepala Sub Bagian Anggaran dan Penyusunan Program :

a. Mengumpulkan dan mengolah data-data untuk

penyusunan RKA, DPA dan DPPA DPRD dan

Sekretariat DPRD;

b. Menyusun RKA, DPA dan DPPA DPRD dan

(36)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 35 c. Melaksanakan Koordinasi dengan Instansi terkait

dalam rangka Penyusunan Anggaran dan DPPA;

d. Mengumpulkan dan mengolah data-data untuk

penyusunan rencana kerja dan rencana kegiatan

e. Menyusun rencana kerja dan rencana kegiatan DPRD

dan Sekretariat DPRD;

f. Menyusunan Penetapan Kinerja serta Rencana

Strategis (RENSTRA) Sekretariat DPRD;

g. Mengevaluasi dan Menyusun Laporan Akuntabilitas

Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Sekretariat

DPRD;

h. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas

pelaksanaan tugasnya;

i. Melakukan Koordinasi Kepala Bagian yang lain pada

lingkup Sekretariat DPRD;

j. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Kepala Bagian Keuangan;

Kepala Sub Bagian Perbendaharaan :

a. Menyiapkan Surat Permintaan Pembayaran Uang

Persediaan (SPP-UP), Surat Permintaan Pembayaran

Ganti Uang Persediaan (SPP-GU), Surat Permintaan

(37)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 36 Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD;

b. Melaksanakan penelitian dan pengujian SPP gaji,

tunjangan, lembur dan penghasilan lainnya yang

dibebankan pada Anggaran DPRD dan Sekretariat

DPRD;

c. Melaksanakan Pembayaran gaji, tunjangan, lembur

dan penghasilan lainnya yang dibebankan pada

Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD;

d. Meneliti kelengkapan SPP-LS pengadaan barang dan

jasa yang diketahui / disetujui oleh Pejabat Pelaksana

Teknis Kegiatan (PPTK);

e. Memeriksa dan meneliti surat pertanggungjawaban

(SPJ) realisasi anggaran DPRD Dewan dan

Sekretariat DPRD;

f. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas

pelaksanaan tugasnya;

g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Kepala Bagian;

Kepala Sub Bagian Akutansi dan Pelaporan :

a. Melaksanakan Verifikasi SPJ Administratif Keuangan;

b. Mengerjakan pembukuan semua penerimaan dan

pengeluaran Keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;

c. Melaksanakan Penatausahaan Keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;

(38)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 37 d. Meneliti Buku Kas Penerimaan Pengeluaran terhadap

posisi Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD;

e. Menyusun dan melaporkan pengelolaan keuangan

f. Menyusun dan melaporkan Keuangan Semesteran

dan Akhir Tahun;

g. Mengumpulkan dan Menganalisa pengendalian

pengadaan, penyimpanan / Pengdistribusian

penatausahaan Aset;

h. Merencanakan dan menyusun kebutuhan barang

i. Menyusun dan meneliti RTBU dengan berpedoman

pada alokasi dana;

j. Melakukan pengendalian pemanfaatan, pengamanan

dan penghapusan Aset;

k. Mempersiapkan kelengkapan Administrasi dalam

rangka pemanfaatan, pemeliharaan dan penghapusan

Aset;

l. Melakuakan Stok Opname barang untuk mencocokan

barang yang ada dalam persediaan;

m. Mencatat dan membukukan segala jenis barang yang

ada dalam bidang pada satu daftar Investaris Barang;

n. Mengevaluasi dan pelaporan tugas pokok dan

(39)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 38 o. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

Kepala Bagian;

Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-undangan :

Dalam melaksanakan tugas, Bagian Persidangan dan

Perundang-undangan mempunyai fungsi :

a. Menyiapkan rapat-rapat DPRD;

b. Menyiapkan rencana jadwal kegiatan, rapat-rapat dan

rencana peninjauan maupun koordinasi/konsultasi

DPRD;

c. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan antar alat

kelengkapan DPRD;

d. Memfasilitasi penyusunan peraturan daerah inisiatif

DPRD dan Produk Hukum DPRD;

e. Menghimpun seluruh peraturan daerah dan Produk

Hukum DPRD.

f. Menyusun notulen dan Risalah rapat – rapat DPRD; g. Memfasilitasi pelaksanaan kegiatan peningkatan

Sumber Daya Manusia (SDM) bagi pimpinan dan

Anggota DPRD;

h. Melaksanakan tugas – tugas lain yang di berikan oleh sekretaris DPRD;

(40)

Kepala Sub Bagian Rapat dan Risalah:

a. Menyusun rencana program rapat-rapat paripurna

DPRD;

b. Menyiapkan bahan-bahan rapat paripurna DPRD;

c. Menyusun rancangan sambutan jalannya rapat

paripurna DPRD utuk Pimpinan DPRD;

d. Menyusun dan menggandakan risalah rapat paripurna

DPRD termasuk dokumen lainnya;

fungsinya.

Kepala Sub Bagian Perundang-undangan :

a. Menyiapkan bahan kajian, penyusunan, pembahasan

peraturan daerah dan Produk Hukum DPRD maupun

Keputusan Sekretaris DPRD;

b. Menyusun Produk Hukum DPRD dan keputusan

Sekretaris DPRD;

c. Menyiapkan bahan penyusun dan pembahasan

rancangan peraturan daerah;

d. Memfasilitasi penyusunan rancangan peraturan daerah

inisiatif DPRD;

e. Menyediakan bahan peraturan perundangan-undangan

sesuai dengan perkembangan hukum dan

(41)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 40 f. Menggandakan produk-produk hukum DPRD;

g. Menyimpan dan mendistribusikan peraturan daerah dan

produk-produk hukum DPRD;

h. Memfasilitasi kegiatan Tenaga Ahli dan Tim Ahli/Pakar

DPRD;

Kepala Bagian Persidangan dan Perundang - undangan

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Kepala Sub Bagian Kegiatan Alat Kelengkapan DPRD :

a. Menyiapkan surat-surat untuk kegiatan Pimpinan

DPRD, Badan Musyawarah, Badan Anggaran, Badan

Kehormatan, Badan Pembentukan Perda dan Panitia

Khusus DPRD;

b. Menyusun rencana jadwal rapat-rapat dan memfasilitasi

kunjungan kerja/peninjauan maupun

koordinasi/konsultasi Pimpinan DPRD, Badan

Musyawarah, Badan Anggaran, Badan Kehormatan,

Badan Pembentukan Perda dan Panitia Khusus DPRD

bersama-sama Sub Bagian Terkait;

c. Menyusun rencana jadwal rapat-rapat dan kegiatan

kunjungan kerja / peninjauan maupun

koordinasi/konsultasi Komisi;

(42)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 41 kerja/ peninjauan Komisi;

e. Menyiapkan suart-surat pada Instansi terkait dalam

menunjang pelaksanaan rapat koordinasi kegiatan

komisi;

f. Menyiapkan bahan-bahan rapat Pimpinan DPRD,

Badan Musyawarah, Badan Anggaran, Badan

Kehormatan, Badan Pembentukan Perda dan Panitia

Khusus DPRD;

g. Menyusun notulen rapat Pimpinan DPRD, Badan

Musyawarah, Badan Anggaran, Badan Kehormatan,

Badan Pembentukan Perda dan Panitia Khusus DPRD;

h. Menyusun Laporan Kegiatan Komisi dan alat

Kelengkapan DPRD;

Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-undangan

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Kepala Bagian Humas, Protokol dan Layanan Aspirasi :

a. Persiapan rencana acara jadwal kegiatan serta

perjalanan dinas Pimpinan dan Penerimaan tamu;

b. Pengoordinasian dengan instasi terkait dalam rangka

kegiatan Pimpinan dan Tamu ke daerah;

c. Penyediaan bahan informasi untuk kegiatan Pimpinan

(43)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 42 d. Pelaksanaan fasilitasi kegiatan pers dan media massa

dengan Pimpinan DPRD;

e. Pelaksanaan pelayanan aspirasi masyarakat,

pemantauan tindak lanjut aspirasi serta evaluasi dan

pelaporan kegiatan layanan aspirasi;

f. Penyusunan telaahan sebagai bahan pertimbangan

pengambilan kebijakan;

g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris

DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Kepala Sub Bagian Humas dan Protokol :

a. Menyiapkan rencana acara, jadwal kegiatan serta

perjalanan Dinas Pimpinan dan Penerimaan tamu;

b. Menyiapkan dan mengatur tata ruang dan tata tempat

pelaksanaan rapat dinas, upacara serta resepsi

pimpinan dan tamu;

c. Mengadakan koordinasi dengan instansi terkait dalam

rangka kegiatan pimpinan dan tamu ke Daerah;

d. Menyiapkan kebutuhan dan perlengkapan protokol

Pimpinan, baik dalam acara dinas maupun perjalanan

dinas;

e. Mencatat jadwal kegiatan pimpinan yang meliputi

(44)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 43 penerimaan tamu;

f. Menyiapkan laporan tentang maksud dan tujuan

kunjungan kerja dan penerimaan tamu;

g. Menyiapkan dan menyediakan tanda kenang-kenangan

oleh Pimpinan, baik dalam bentuk souvenir maupun

karangan bunga;

Kepala Bagian Humas, Protokol dan Layanan Aspirasi

sesuai dengan tugas dan fungsinya;

Kepala Sub Bagian Perpustakaan,Dokumentasi dan Publikasi :

a. Mengolah dan menyediakan bahan-bahan informasi

untuk kegiatan Pimpinan DPRD;

b. Melakukan pengelolaan informasi media pers,

pelayanan informasi, infomasi media dan internet;

c. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka

penyelenggaraan pameran;

d. Melakukan pelayanan dan pengelolaan perpustakaan

dinas di lingkungan Sekretariat DPRD;

e. Memfasilitasi kegiatan pers dan media masa dengan

(45)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 44 f. Melakukan pendokumentasian rangkaian kegiatan

Pimpinan DPRD dalam bentuk foto, rekaman, dan

visualisasi;

g. Menghimpun dan menyusun dokumentasi Pimpinan

DPRD dalam bentuk foto, rekaman visualisasi;

h. Menghimpun dan mendokumentasikan foto dan

naskah-naskah pidato Pimpinan DPRD;

Kepala Sub Bagian Perpustakaan,Dokumentasi dan Publikasi :

a. Melaksanakan penyusunan bahan layanan aspirasi;

b. Melaksanakan pelayanan aspirasi masyarakat;

c. Melaksanakan pemantauan tindak lanjut aspirasi;

d. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan kegiatan layanan

aspirasi;

e. Melaksanakan penyusunan telaahan sebagai bahan

pertimbangan pengambilan kebijakan;

(46)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 45 g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh

2.2. Sumber Daya Sekretariat DPRD

Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan dalam menjalankan

tugas dan fungsinya serta untuk mendukung kelancaran tugas

mempunyai Sumber Daya Manusia yang berkualitas sesuai dengan

Tingkat Pendidikan, Jabatan, Pangkat / Golongan. Komposisi sumber

daya aparatur tersebut menjadi aset penting bagi Sekretariat DPRD

Kabupaten Lamongan karena menjadi potensi utama yang terdapat di

dalamnya untuk melaksanakan seluruh rangkaian kegiatan atau

urusan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang telah ditentukan.

Oleh karena itu, sumber daya aparatur tersebut perlu diklasifikasikan

agar dapat diketahui gambaran potensi sumber daya aparatur secara

komprehensif berdasarkan beberapa klasfikasi, yang mana jumlah

personil di Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan sebanyak 43

orang.

Untuk mendukung tugas dan fungsi Sekretariat DPRD jumlah

(47)

No Jabatan

Struktural Pangkat / Gol. Ruang Jml

Pend.

Formal Jml Ket.

1. Sekretaris Pembina Utama Muda 1 S2 1

2. Kepala Bagian Pembina Tingkat I (IV/b) 2 S2 2 3. Kepala Sub

Bagian

Penata Tk.I (III/d) 5 S1 5

Penata (III/c) 1 S1 1

4. Staf

Penata Tk.I (III/d) 3 S1 3

Penata (III/c) 1 S1 1

Penata Muda Tk.I(III/b) 6 S1 2

D3 1

_SLTA ₃

Penata Muda (III/a) 1 S1 1

_{Pengatur Tk. I (II/d)} ₁ _SLTA ₁

Pengatur Muda Tk.l(II/b) 1 SLTA 1

Pengatur Muda (II/a) ₁ _SLTA ₁

- ₃ _S1 ₃ Tenaga Kontrak ₁₁ _S1 ₅ Tenaga Admin SLTA 6 Jumlah 43 Jml.total 43

Adapun Sarana dan prasarana merupakan alat pendukung yang

sangat vital dalam melaksanakan tugas utamanya Kendaraan Roda 4

( empat ), Kendaraan Roda 2 ( dua ), Meja dan Kursi, mesin ketik,

Komputer, alat komunikasi ( Pesawat Telpon ) dan sarana yang

(48)

Sarana dan Prasarana yang dimiliki Sekretariat DPRD

No Jenis Barang Jumlah Keterangan

1 2 3 4

1. Gedung DPRD 1 buah

2. Kendaraan Bermotor roda 4 33 buah

3. Kendaraan Bermotor roda 2 11 buah

4. Komputer 43 Unit

5. Laptop 4 Unit

6. Note book 12 buah

7. Proyektor 4 Unit

8. Printer 51 Unit

9. Mesin Ketik 1 buah

10. Meja Kerja Pejabat & Staf 63 buah

11. Meja Rapat 13

8 buah 12. Kursi Rapat 36

4 buah 13. Kursi Lipat 60 buah

14. Sofa 8 set

15. Rak Kayu 4 buah

16. AC 47 Unit

17. TV 10 Unit

18. CCTV 1 Unit

19. Telpon 16 Unit

(49)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 48 21. Filling Kabinet 24 Unit

22. Almari besi 22 buah

23. Brankas 2 Unit

24. Jam almari 2 Unit

25. Sound System 4 set

26. Mixer Sound 3 Unit

27. Handycam 3 Unit

28. Camera Film + tripod 3 Unit

29. Camera Digital 10 Unit

30. Camera Digital SLR + Tele + Blitz 2 Set

31. HT 3 Unit

32. Audio Tape Real recorder 1 Unit

33. Video Cross Bar Switch 1 Unit

34. Dispenser 4 Unit

35. Kompor gas 1 Unit

36. Pesawat Rig Mobil 1 unit

37. Alat Pemadam Kebakaran 65 Buah

38. Lemari Kaca 7 Buah

39. Papan tulis 6 Buah

40. Pana Board 2 Buah

41. Joglo 1 Buah

(50)

2.3. Kinerja Pelayanan Sekretariat DPRD

Kinerja Pelayanan Sekretariat DPRD dapat dilihat melalui

tabel 2.3 Evaluasi Capaian Kinerja Sekretariat DPRD pada periode

tahun 2009-2014 dengan menggunakan indikator sebagai tolak ukur

standart capaian yaitu indikator Standart Pelayanan Minimal (SPM),

Indikator Kinerja Kunci (IKK), dan Indikator kinerja lainnya. Tabel 2.3.1

Evaluasi Capaian kinerja Sekretariat DPRD menampilkan target dan

realisasi berdasarkan indikator-indikator tersebut sehingga dapat

dilihat tingkat perolehan capaian kinerja Sekretariat DPRD melalui

selisih antara target dan realisasi yang diperoleh.

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten

Lamongan ditetapkan dengan Peraturan Daerah Kabupaten

Lamongan Nomor 5 Tahun 2000 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan ditindak lanjuti

dengan Keputusan Bupati Lamongan Nomor. 32 Tahun 2001 tentang

Kedudukan, Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten

Lamongan, Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap

DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris yang bertanggung

jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif dibina oleh

Sekretaris Daerah. Sekretaris DPRD mempunyai tugas memberikan

pelayanan administratif kepada anggota DPRD.

Dalam melaksanakan tugas, Sekretariat DPRD Kabupaten

Lamongan mempunyai fungsi :

(51)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 50 b. Penyelenggaraan adminstrasi Keuangan DPRD;

c. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD;

d. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan

oleh DPRD;

2.4. Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan SKPD

Tantangan yang dihadapi dalam Sekretariat DPRD dapat

dipandang melalui beberapa hal yaitu :

a. Kemampuan anggaran serta infrastruktur yang memadai

menjamin aksesibilitas informasi yang kuat.

b. Pengembangan SDM aparatur serta anggota dewan dapat

menanggulangi ketersediaan SDM yang berkualitas.

c. Perkembangan teknologi informasi perlu mendapatkan intervensi

positif dari anggota DPRD.

d. Meningkatkan kedislipinan aparatur untuk menghindari sikap

kritis masyarakat.

e. Pertanggungjawaban Sekretariat DPRD secara administrasi

kepada Kepala Daerah, sedangkan secara pelayanan kepada

Ketua DPRD.

Sedangkan peluang utama yang terdapat pada Sekretariat

DPRD, adalah Kedudukan Sekretariat DPRD yang semi-eksekutif

(52)

BAB III

ISU – ISU STRATEGIS BERDASAR TUGAS DAN FUNGSI

3.1. Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan SKPD

Dalam pelaksanaan tugas sehari-hari di Sekretariat DPRD

Kabupaten Lamongan dirasa menunjukkan tingkat pelaksanaan yang

baik dan lancar, walaupun masih terdapat beberapa hambatan, tetapi

untuk sementara dapat teratasi dengan mengoptimalkan, sarana dan

prasarana yang ada dalam meningkatkan pelayanan terhadap kinerja

DPRD.

Berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi dalam

penyelenggaraan pelayanan, Sekretariat DPRD juga terdapat

Permasalahan-permasalahan yang sering muncul dan bisa

menghambat pelayanan yang optimal dan berkualitas antara lain

sebagai berikut :

a. Kurangnya tenaga staf administrasi, utamanya yang mempunyai

latar belakang pendidikan Hukum dan sopir.

b. Pemahaman yang berbeda antara Sekretariat dan DPRD terhadap

pelaksanaan peraturan dan perundang-undangan yang digunakan.

c. Banyak kegiatan yang terfokus diakhir tahun anggaran,

menjadikan kegiatan tidak tertata dan terprogram sesuai

(53)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 52 d. Jumlah penyerapan anggaran yang sangat dipengaruhi oleh

kinerja kegiatan.

e. Dinamika politik yang berkembang di lembaga DPRD, ikut

mewarnai dalam kelancaran pengambilan keputusan.

3.2. Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih.

Tugas dan Fungsi yang terkait dengan Visi, Misi, serta

program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih di

Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan antara lain :

Visi :

Terwujudnya Lamongan lebih Sejahtera dan Berdaya Saing.

Misi :

Mewujudkan Reformasi birokrasi bagi pemenuhan pelayanan publik.

3.3. Telaahan Renstra K/L dan Renstra.

Sekretariat Dewan pada prinsipnya merupakan unsur Staf yang

memberikan pelayanan terhadap kelancaran tugas lembaga legislatif

daerah. Peran Sekretariat DPRD adalah penunjang pelaksanaan

sidang dan rapat-rapat DPRD sehingga untuk pelaksaan tugas

tersebut perlu didukung staf yang mempunyai skill cukup memadai

(54)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 53 1. Penganggaran, maksudnya Sekretariat DPRD hendaknya

mempunyai kemampuan dibidang ekonomi (anggaran), khususnya

yang berkaitan dengan pemahaman masalah struktur dan

substansi APBD, yang di sesuaikan Peraturan terbaru mengenai

Pengelolahan Keuangan Daerah/Negara;

2. Legislasi, maksudnya Sekretariat DPRD minimal memiliki

pengetahuan mengenai di bidang perencanaan undang-undang

(legal drafting);

3. Pengawasan, maksudnya adalah bahwa pengawasan yang

dilakukan DPRD itu bersifat politis, misalnya pengawasan

terhadap pelaksanaan APBD, Perda, Kebijakan Pemerintah

Daerah dalam melaksanakan pembangunan daerah, sehingga

diperlukan aparatur Sekretariat DPRD yang mempunyai

kemampuan di bidang politik, hukum dan administrasi Negara;

3.4. Penentuan Isu-isu Strategis.

Guna menunjang pelayanan yang optimal dan berkualitas

Sekretariat DPRD, selain masih diperlukannya penambahan sarana

dan prasarana juga ada Permasalahan-permasalahan yang sering

muncul sehingga dijadikan isu yang strategis berkaitan dengan tugas

pokok dan fungsi dalam penyelenggaraan pelayanan antara lain

sebagai berikut :

1. Kurangnya tenaga staf administrasi, utamanya yang mempunyai

(55)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 54 2. Pemahaman yang berbeda antara Sekretariat dan DPRD terhadap

pelaksanaan peraturan dan perundang-undangan yang digunakan.

3. Banyak kegiatan yang terfokus diakhir tahun anggaran, menjadikan

kegiatan tidak tertata dan terprogram sesuai mekanisme anggaran

yang ada.

4. Jumlah penyerapan anggaran yang sangat dipengaruhi oleh kinerja

kegiatan.

5. Dinamika politik yang berkembang di lembaga DPRD, ikut

(56)

BAB IV

VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN STRATEGIS DAN KEBIJAKAN

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD

Kabupaten Lamongan mempunyai kebijakan yang dilakukan setiap tahun

dalam kurun waktu 5 (lima) tahun, dan direncanakan pelaksanaan dari

pembiayaan baik melalui APBN/APBD yang berorientasi pada pelayanan

kegiatan DPRD.

Secara Umum Rencana Stratejik Sekretariat DPRD memuat

kebijakan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan, yang mempunyai

tujuan akhir adalah meningkatkan dan mempercepat terwujudnya,

pelayanan Sekretariat DPRD yang berkualitas, melalui pencapaian Visi,

Misi, Tujuan dan Sasaran.

4.1. Visi dan Misi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan

Visi merupakan pandangan jauh ke depan, kemana organisasi

pemerintah harus dibawa dan diarahkan agar dapat berkarya secara

konsisten dan tetap eksis, antipatif, inovatif serta produktif. Visi juga

merupakan gambaran cita dan citra yang ingin diwujudkan oleh

segenap anggota organisasi. Bagi suatu organisasi, visi memiliki

peran memberikan arah, menciptakan kesadaran untuk

mengendalikan dan mengawasi (sense of control), mendorong

anggota organisasi untuk menunjukkan kinerja yang lebih baik

(57)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 56 menciptakan daya dorong untuk perubahan dan mempersatukan

anggota organisasi, maka Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan

merumuskan Visi sebagai berikut :

“Terwujudnya pelayanan Sekretariat DPRD yang berkualitas”

Merupakan gambaran kedepan guna memberikan arah dan fokus

strategi yang jelas sebagai dasar untuk mencapai tujuan dalam

melaksanakan tugas pokok dan fungsi. Sehingga kegiatan yang

dilaksanakan Anggota DPRD yaitu rapat-rapat, urusan rumah

tangga, perjalanan dinas dan tata urusan administrasif dapat

terlaksana dengan tertib, lancar, dan berhasil.

Misi organisasi merupakan sesuatu yang harus diemban atau

dilaksanakan organisasi dalam rangka mewujudkan visi. Dengan

pernyataan misi ini diharapkan seluruh anggota organisasi dan pihak

yang berkepentingan dapat mengetahui dan mengenal keberadaan

serta perannya.

Berdasarkan definisi misi dan visi yang ditetapkan tersebut di atas,

maka misi Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan adalah :

”Meningkatkan Kualitas Pelayanan Dan Efektifitas Fasilitasi

Tugas Dan Fungsi DPRD”.

Misi ini didasarkan pada kondisi bahwa agar terwujud suatu

pelayanan yang maksimal bagi DPRD Kabupaten Lamongan

sehingga penyelenggaraan tugas, fungsi dan kewenangan DPRD

(58)

RENSTRA Sekretariat DPRD Tahun 2016-2021 57 pembahasan dan rapat-rapat yang telah menjadi agenda legislatif

dan eksekutif difasilitasi penyelenggaraannya. Pengelolaan

administrasi baik yang bersifat keuangan maupun non keuangan

termasuk di dalamnya kinerja diselenggarakan mengikuti tatanan

peraturan yang berlaku.

4.2. Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah

Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam

jangka waktu 1 (satu) sampai 5 (lima) tahunan. Tujuan ditetapkan

dengan mengacu kepada penyataan Visi dan Misi serta didasarkan

pada Sasaran dan Indikator Kinerja Sasaran.

Hubungan Tujuan dan Sasaran dapat dilihat sebagaimana Tabel berikut :