EVALUASI ANGGARAN BELANJA SEBAGAI ALAT
PENGENDALI KEUANGAN
(Studi Kasus Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan
Arsip Nasional Republik Indonesia)
Oleh
Hendra Lastowo
H24077022
PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul Skripsi : Evaluasi Anggaran Belanja Sebagai Alat Pengendali Keuangan (Studi Kasus Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia)
Nama : Hendra Lastowo
NIM : H24077022
Menyetujui Pembimbing,
(Wita Juwita Ermawati, STP., MM) NIP : 197509072005012001
Mengetahui : Ketua Departemen,
(Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc) NIP : 196101231986011002
EVALUASI ANGGARAN BELANJA SEBAGAI ALAT
PENGENDALI KEUANGAN
( Studi Kasus Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan
Arsip Nasional Republik Indonesia)
Sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Ekonomi pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh Hendra Lastowo
H24077022
PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
i
ABSTRAK
Hendra Lastowo. H24077022.
Evaluasi Anggaran Belanja Sebagai Alat Pengendali
Keuangan (Studi Kasus Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Arsip Nasional
Republik Indonesia). Dibawah bimbingan
Wita Juwita Ermawati
Setiap pemerintahan memiliki suatu anggaran pendapatan dan belanja, baik
tingkat pusat maupun daerah. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
sebagaimana dimaksud dalam keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor: Kep 03
Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia,
mempunyai tugas yaitu melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai
dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Penyelenggaraan
tugas pemerintahan tersebut menimbulkan hak dan kewajiban Negara dalam bentuk
penerimaan dan pengeluaran Negara, yang perlu dikelola dalam suatu sistem
pengelolaan keuangan Negara.
ANRI sebagai Lembaga Pemerintah memiliki tugas pokok pembinaan
kearsipan secara nasional di bidang Pendidikan dan Pelatihan kearsipan yang
diaplikasikan melalui Unit Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan (Pusdiklat
ANRI). Dalam persaingan yang terjadi khususnya di bidang pendidikan kearsipan
menuntut Pusdiklat ANRI melakukan evaluasi terhadap segala kegiatan
penyelenggaraan pemerintahan yang dilaksanakan. Selama ini dalam pelaksanaan
kegiatan pada Pusdiklat ANRI tidak dapat dihindarkan terjadinya ketidaksesuaian
antara realisasi dengan anggaran yang telah direncanakan. Pusdiklat ANRI
membutuhkan suatu strategi dalam mengelola aspek keuangan. Salah satu strategi
yang dapat digunakan yaitu melalui anggaran, karena dengan anggaran Pusdiklat
ANRI dapat merencanakan pengalokasian dana jangka pendek yang dibutuhkan serta
dapat melakukan pengendalian keuangan.
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka tujuan dari penelitian ini adalah
(1) mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi bahan pertimbangan dalam
penyusunan anggaran belanja pada Pusdiklat ANRI, (2) mengidentifikasi prosedur
penyusunan anggaran belanja pada Pusdiklat ANRI, (3) menganalisis ketidaksesuaian
antara realisasi dengan anggaran belanja pada Pusdiklat ANRI, (4) menganalisis
faktor-faktor penyebab ketidaksesuaian yang terjadi pada anggaran belanja Pusdiklat
ANRI. Penelitian ini dilakukan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan Arsip
Nasional Republik Indonesia yang beralamat di Jl. Ir. H. Djuanda No. 62 Kotamadya
Bogor.
Pada saat penyusunan anggaran belanja ada beberapa faktor yang menjadi
pertimbangan dalam penyusunan anggaran. Faktor-faktor pertimbangan tersebut
yaitu: jenis diklat, kebutuhan diklat, jumlah peserta, tempat pelaksanaan kegiatan,
Standar Biaya Umum, realisasi dan anggaran sebelumnya , serta rencana penambahan
sarana dan prasarana Pusdiklat ANRI. Prosedur penyusunan anggaran belanja
Pusdiklat ANRI dilakukan dengan menggunakan metode Campuran (Top Down dan
Bottom Up). Hasil dari ana!isis varians serta uji t-test yang dilakukan pada anggaran
belanja Pusdiklat ANRI bahwa secara keseluruhan ketidaksesuaian anggaran yang
ii
terjadi antara anggaran belanja per program kegiatan dengan realisasinya
favorable
dan masih dalam batas pengendalian dapat diterima.
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Bogor pada tanggal 15 Juli 1980. Penulis merupakan
anak keenam dari enam bersaudara pasangan Alm. Syamsoedin Rachmat dan Hj.
Sudjarwati.
Penulis menyelesaikan pendidikan di Sekolah Dasar Negeri Pekayon Jaya V
Bekasi. Pada tahun 1992, penulis melanjutkan pendidikan di Sekolah Menengah
Pertama Malidar Bekasi dan melanjutkan pendidikan di Sekolah Menengah Umum
Negeri 3 Bogor dan masuk dalam program IPA pada tahun 1997. Pada tahun 1999,
Penulis diterima di Program Diploma Manajemen Agribisnis Institut Pertanian Bogor
dan melanjutkan kuliah di Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor
pada tahun 2007.
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kapada Allah SWT, karena pada akhirnya skripsi ini dapat
terselesaikan. Skripsi ini merupakan hasil penelitian penulis yang dilakukan di
Pusdiklat Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia. Skripsi ini merupakan salah
satu syarat kelulusan untuk mendapatkan gelar Sarjana Ekonomi pada Program
Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus, Departemen Manajemen, Fakultas
Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor dengan judul Evaluasi Anggaran
Belanja Sebagai alat Pengendali Keuangan (Studi Kasus Pusat Pendidikan dan
Pelatihan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia).
Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak sempurna, karena itu penulis
mengharapkan masukan, saran dan kritik untuk penyempurnaan skripsi ini. Semoga
skripsi ini dapat memberikan manfaat. Amien.
Bogor, Maret 2010
iv
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK
... i
RIWAYAT HIDUP
... ii
KATA PENGANTAR
... iii
DAFTAR ISI
... iv
DAFTAR TABEL
... vi
DAFTAR GAMBAR
... vii
DAFTAR LAMPIRAN
... viii
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar
Belakang
...
1
1.2. Perumusan
Masalah
...
4
1.3. Tujuan
Penelitian
...
4
1.4. Manfaat
Penelitian
...
5
1.5. Batasan
Penelitian
...
5
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan ... 6
2.2. Anggaran
...
7
2.2.1 Pengertian
Anggaran
...
7
2.2.2 Fungsi
Anggaran
...
9
2.2.3 Tujuan dan Manfaat Anggaran... 11
2.2.4 Karakteristik
Anggaran
...
12
2.2.5 Prinsip-prinsip
Anggaran
...
13
2.2.6 Jenis-jenis
Anggaran
...
14
2.2.7 Metode Pembuatan Anggaran ... 16
2.2.9
Tahap-tahap Penyusunan Anggaran ... 16
2.2.9 Proses Pengendalian Anggaran ... 17
2.2.10 Akuntansi Pertanggungjawaban ... 18
2.3. Analisis Varians Anggaran ... 19
2.4. Penelitian
Terdahulu
...
19
III. METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Kerangka
Pemikiran
...
21
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 23
3.3. Metode
Penelitian
...
23
3.3.1 Pengumpulan
Data
...
23
v
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.
Gambaran Umum Pusdiklat ANRI ... 25
4.1.1 Sejarah Singkat Pusdiklat ANRI ... 25
4.1.2 Karakteristik, Visi, Misi, Tujuan, Sasaran dan Fungsi
Pusdiklat ANRI ... 26
4.1.3 Struktur Organisasi Pusdiklat ANRI ... 28
4.2. Faktor-faktor yang Menjadi Bahan Pertimbangan Dalam Penyusunan
Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI ... 29
4.3.
Prosedur Penyusunan Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI... 32
4.4.
Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI ... 34
4.5.
Evaluasi Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI sebagai Pengendalian ... 36
4.5.1 Analisis
Varians
...
37
4.5.2 t-test Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI ... 52
KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan ... 58
B.
Saran ... 59
DAFTAR PUSTAKA
... 61
vi
DAFTAR TABEL
No
Halaman
1.
Program dan Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI Tahun 2006 ... 35
2.
Program dan Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI Tahun 2007 ... 35
3.
Program dan Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI Tahun 2008 ... 36
4.
Data Anggaran Belanja dan Realisasi Pusdiklat ANRI Tahun 2006 ... 38
5.
Data Anggaran Belanja dan Realisasi Pusdiklat ANRI Tahun 2007 ... 41
6.
Data Anggaran Belanja dan Realisasi Pusdiklat ANRI Tahun 2008 ... 47
7.
Hasil Uji t-test Program Penyelenggaraan dan Pengkordinasian
Diklat Pegawai Negeri Tahun 2006 ... ... 53
8.
Hasil Uji t-test Program Evaluasi dan Pemantauan Penyelenggaraan
Diklat Tahun 2006 ... 53
9.
Hasil Uji t-test Program Peningkatan Kualitas dan Kompetensi
SDM Aparatur Tahun 2007 ... 54
10. Hasil Uji t-test Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
Kerjasama Antar Instansi Pemerintah/Swasta/Lembaga Pembinaan
/Penyuluhan Pengelolaan Arsip/Dokumen Negara (PNBP) Tahun 2007 ... 54
11. Hasil Uji t-test Program Penyusunan Kurikulum/Sylabus
Pendidikan dan PelatihanTahun 2007 ... 55
12. Hasil Uji t-test Program Penerapan Sistem Kearsipan Berbasis
Teknologi Informasi dan Kearsipan Tahun 2007 ... 55
13. Hasil Uji t-test Program Pengembangan SDM dan Administrasi Teknologi
Kepegawaian Tahun 2008 ... 56
14. Hasil Uji t-test Program Peningkatan Kualitas dan Kompetensi SDM
Aparatur Pemerintah Pusat dan Daerah Di Bidang Kearsipan Tahun 2008 .... 56
15. Hasil Uji t-test Program Diseminasi Pengelolaan Kearsipan di Berbagai
Instansi Pemerintah baik di Pusat dan Daerah Tahun 2008 ... 57
vii
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
1. Kerangka Pemikiran Penelitian ... 22
2. Alur Prosedur Penyusunan Anggaran Pusdiklat ANRI ... 33
viii
DAFTAR LAMPIRAN
No Halaman
1. Struktur Organisasi Pusdiklat ANRI ... 63
2. Analisis Varians Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI Tahun 2006 ... 64
3. Analisis Varians Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI Tahun 2007 ... 65
1.1. Latar Belakang
Setiap pemerintahan memiliki suatu anggaran pendapatan dan belanja, baik tingkat pusat maupun daerah. Perencanaan suatu anggaran umumnya meliputi masa waktu satu tahun. Faktor distribusi, stabilisasi, dan alokasi sangat perlu diperhatikan dalam penyusunan suatu anggaran. Penyusunan anggaran memiliki fungsi yang bersifat integratif dan bersinergi antar komponen dalam pengalokasian anggaran. Dalam hal fungsi anggaran menjadi begitu penting untuk dapat terlaksananya pembangunan ekonomi suatu daerah. Di sisi lain anggaran memiliki banyak kelemahan yang bersifat umum, baik jangka pendek maupun dalam jangka panjang. Selain kelemahan tersebut penyusunan suatu anggaran akan menghadapi berbagai kendala, seperti political context, legal context, economic conditions, dan historical context (Purbadharmaja, 2007).
Penggunaan anggaran dalam pembangunan diharapkan memberikan manfaat tidak saja untuk meningkatkan pendapatan, namun juga diharapkan dapat memberikan ruang gerak ekonomi yang lebih kondusif dan menyentuh akar masalah yang faktual dalam masyarakat. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagaimana dimaksud dalam keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor : Kep 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia, mempunyai tugas yaitu melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Sesuai dengan Pasal 7 Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang menyatakan bahwa pemerintah mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan. ANRI sebagai Lembaga Pemerintah memiliki tugas pokok pembinaan kearsipan secara nasional di bidang Pendidikan dan Pelatihan kearsipan yang diaplikasikan melalui Unit Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan (Pusdiklat ANRI). Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan di bidang ini
merupakan wujud tanggung jawab ANRI untuk turut serta menciptakan SDM yang berkualitas di bidang kearsipan dan membentuk citra PNS yang profesional.
Penyelenggaraan tugas pemerintahan tersebut menimbulkan hak dan kewajiban Negara dalam bentuk penerimaan dan pengeluaran Negara, yang perlu dikelola dalam suatu sistem pengelolaan keuangan Negara yang diwujudkan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Dengan memperhatikan Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, yang ditetapkan sebagai Kaidah-kaidah Hukum Administrasi Keuangan Negara, dan Peraturan Direktorat Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-66/2005 tentang Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran Atas Beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, ANRI dalam melaksanakan tugas-tugas pemerintahan perlu merencanakan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan program/kegiatan dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsinya di bidang kearsipan.
Guna mendukung terciptanya tata kepemerintahan yang baik dan bersih, Pusdiklat ANRI berusaha mewujudkan pemerintah yang efesien dan efektif, transparan, dan akuntabel serta berorientasi pada hasil/kinerja aparatur. Untuk itu diperlukan suatu pengelolaan yang baik yaitu melalui fungsi manajemen. Fungsi-fungsi manajemen tersebut meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. Untuk mencapai tujuan tersebut, dibutuhkan suatu alat yang termasuk sebagai fungsi perencanaan dan pengendalian biasanya diwujudkan dalam bentuk anggaran.
Menurut Mardiasmo (2002), Anggaran adalah alat manajemen kebijakan ekonomi dan akuntabilitas, serta merupakan pedoman bagi segala tindakan yang akan dilaksanakan pemerintah meliputi rencana pendapatan, belanja, bagi hasil pendapatan, dana cadangan, dan pembiayaan dalam satuan rupiah yang disusun menurut klasifikasi anggaran secara sistematis untuk satu periode akuntansi guna mencapai tingkat efisiensi dan efektivitas juga sebagai alat kontrol di dalam menjalankan pemerintahan. Dalam
persaingan yang terjadi khususnya di bidang pendidikan kearsipan menuntut Pusdiklat ANRI melakukan evaluasi terhadap segala kegiatan penyelenggaraan kepemerintahan yang dilaksanakan, baik dari proses perencanaan hingga proses akhir pelaksanaan kegiatan.
Pusdiklat ANRI merupakan sebuah lembaga pemerintah yang di dalam pelaksanaan program kegiatannya selalu mengacu kepada perencanaan yang telah ditetapkan. Hal tersebut juga berlaku terhadap anggaran yang telah dibuat dalam melaksanakan program kegiatan Pusdiklat ANRI, sehingga hampir tidak mungkin apabila anggaran program yang dilaksanakan melebihi dari anggaran yang telah ditetapkan (unfavorable).
Selama ini dalam pelaksanaan kegiatan pada Pusdiklat ANRI tidak dapat dihindarkan terjadinya ketidaksesuaian antara realisasi dengan anggaran yang telah direncanakan. Hal tersebut terjadi karena adanya ketidaksesuaian dalam proses perencanaan anggaran dengan pelaksanaannya, sehingga diperlukan evaluasi untuk dapat mengetahui batas toleransi terhadap ketidaksesuaian yang terjadi. Untuk itu, Pusdiklat ANRI membutuhkan suatu strategi dalam mengelola aspek keuangan agar kinerja Pusdiklat ANRI menjadi lebih baik.
Salah satu strategi yang dapat digunakan yaitu melalui anggaran, karena dengan anggaran Pusdiklat ANRI dapat merencanakan pengalokasian dana jangka pendek yang dibutuhkan serta dapat melakukan pengendalian keuangan. Pusdiklat ANRI dapat menggunakan anggaran belanja sebagai alat pengendalian bagi penggunaan dananya. Sehingga, apabila terdapat perbedaan antara anggaran belanja dengan realisasinya dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk penyusunan anggaran belanja tahun berikutnya atau bahan untuk perubahan anggaran belanja yang sedang berjalan. Anggaran pun dapat digunakan untuk mengetahui adanya ketidaksesuaian pelaksanaan program-program yang dilaksanakan oleh Pusdiklat ANRI.
Lemahnya perencanaan anggaran pada akhirnya akan memunculkan kemungkinan underfinancing atau overfinancing yang kesemuanya mempengaruhi tingkat efisiensi dan efektifitas unit kerja pemerintah.
Anggaran sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi harus dipersiapkan sebaik-baiknya agar tidak terjadi bias atau ketidaksesuaian (Mardiasmo, 2002). Laporan Realisasi Anggaran menyajikan ikhtisar sumber, alokasi, dan pemakaian sumber daya ekonomi yang dikelola oleh pemerintah pusat/daerah, yang menggambarkan perbandingan antara anggaran dan realisasinya dalam satu periode pelaporan. Penelitian ini akan menggambarkan perbandingan antara realisasi anggaran periode tahun 2006 sampai dengan tahun 2008 terkait dengan ketidaksesuaian yang terjadi baik dalam penyusunan maupun pelaksanaannya. Di samping itu penelitian ini akan mendeskripsikan prosedur penyusunan anggaran yang terjadi di Pusdiklat ANRI.
1.2.
Perumusan Masalah
Penelitian ini akan mengungkapkan bagaimana prosedur penyusunan anggaran belanja dan evaluasi terhadap realisasi jika dibandingkan dengan anggaran belanja yang telah disusun pada Pusdiklat ANRI antara periode tahun 2006 sampai dengan tahun 2008. Untuk memperjelas permasalahan dalam penelitian ini, maka penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Apakah faktor-faktor yang menjadi bahan pertimbangan dalam penyusunan anggaran belanja pada Pusdiklat ANRI?
2. Bagaimana prosedur penyusunan anggaran belanja pada Pusdiklat ANRI?
3. Apakah ketidaksesuaian antara anggaran dengan realisasi pada anggaran belanja Pusdiklat ANRI masih berada dalam batas pengendalian?
4. Apakah faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian pada anggaran belanja Pusdiklat ANRI?
1.3.
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu:
1. Mengidentifikasi faktor-faktor yang menjadi bahan pertimbangan dalam penyusunan anggaran belanja pada Pusdiklat ANRI
2. Mengidentifikasi prosedur penyusunan anggaran belanja pada Pusdiklat ANRI.
3. Menganalisis ketidaksesuaian antara realisasi dengan anggaran belanja pada Pusdiklat ANRI.
4. Menganalisis faktor-faktor penyebab ketidaksesuaian yang terjadi pada anggaran belanja Pusdiklat ANRI
1.4. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan menghasilkan informasi yang bermanfaat sebagai berikut:
1 Sebagai masukan yang bermanfaat bagi Pusdiklat ANRI untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan yang mungkin terjadi dalam proses penyusunan anggaran selama ini serta untuk mengadakan perbaikan-perbaikan yang mungkin diperlukan dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi anggaran pada Pusdiklat Arsip Nasional RI. 2 Menambah pengetahuan dan wawasan mengenai proses penyusunan
anggaran dalam aplikasinya pada Pusdiklat Arsip Nasional RI.
3 Sebagai bahan referensi bagi mahasiswa atau masyarakat yang membutuhkan.
1.5. Batasan Penelitian
Penelitian ini hanya membahas mengenai anggaran belanja yang direncanakan dan dilaksanakan di Pusdiklat ANRI yaitu apakah faktor-faktor yang menjadi bahan pertimbangan dalam penyusunan anggaran belanja Pusdiklat ANRI. Evaluasi dilakukan terhadap realisasi yang dibandingkan dengan anggaran belanja yang telah ditetapkan dengan melakukan analisis varians untuk mengetahui apakah ketidaksesuaian yang terjadi masih dalam batas pengendalian pada anggaran belanja Pusdiklat ANRI periode tahun 2006 sampai dengan tahun 2008. Uji t-test yang dilakukan adalah uji t-test per program kegiatan yang dilaksanakan oleh Pusdiklat ANRI dari tahun 2006 sampai dengan 2008. Hal ini dilakukan karena tidak tersedianya data yang diperoleh untuk tahun anggaran 2006.
2.1. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan
Pendidikan dan pelatihan merupakan proses belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan sumber daya manusia melaksanakan tugasnya. Sedangkan yang dimaksud dengan tugas adalah menunjukkan kedudukan, tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang di dalam organisasi (Fathoni, 2006). Mathis dan Jackson (2002) lebih lanjut menyatakan, bahwa pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terkait dengan berbagai tujuan organisasi, pelatihan dapat dipandang secara sempit maupun luas. Secara terbatas, pelatihan menyediakan para karyawan dengan pengetahuan yang spesifik dan dapat diketahui serta keterampilan yang digunakan dalam pekerjaan mereka saat ini.
Dinamika kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan berbangsa dan bernegara terekam secara nyata, lengkap dan benar didalam arsip/dokumen. Perjalanan sejarah bangsa yang terekam di dalam arsip/dokumen merupakan rangkaian berbagai peristiwa penting yang harus diketahui oleh masyarakat masa kini maupun masa mendatang, sebagai sebuah gambaran tentang identitas dan jati diri bangsa serta sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban nasional (Pusdiklat ANRI, 2008)
Secara yuridis formal definisi tentang arsip tertuang dalam Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, Pasal 1 yang menyebutkan bahwa arsip adalah:
1 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Salah satu keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik di instansi pemerintah, baik di pusat maupun daerah. Agar penyelenggaraan kegiatan kearsipan berjalan efektif dan efisien maka perlu dikelola oleh tenaga-tenaga professional. Sesuai dengan amanat yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 7, dinyatakan bahwa Pemerintah mengadakan, mengatur, mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan. Pemerintah dalam hal ini Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), mengemban tanggung jawab untuk melaksanakan pembinaan kearsipan yang salah satunya diaplikasikan melalui pendidikan dan pelatihan Kearsipan.
Pada umumnya pendidikan dan pelatihan kearsipan bertujuan untuk pengembangan wawasan, pengetahuan, kemampuan dan keahlian dalam rangka menyelamatkan arsip yang memiliki histori guna menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintahan (Pusdiklat ANRI, 2008)
2.2. Anggaran
2.2.1. Pengertian Anggaran
Anggaran merupakan alat manajemen kebijakan ekonomi dan akuntanbilitas. Sebagai instrumen kebijakan ekonomi, anggaran berfungsi mewujudkan pertumbuhan dan stabilitas perekonomian serta pemerataan pendapatan dalam rangka mencapai tujuan bernegara. Menurut Mardiasmo (2002) anggaran merupakan pernyataan estimasi kinerja yang hendak dicapai selama periode waktu tertentu yang dinyatakan dalam ukuran finansial. Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu.
Anggaran merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan. Jadi anggaran bukan tujuan dan tidak dapat menggantikan manajemen. Lebih lanjut Suparmoko dalam Purbadharmaja (2007) mendefinisikan bahwa Anggaran merupakan suatu alat perencanaan mengenai pengeluaran dan pendapatan pada masa yang akan datang umumnya disusun untuk masa satu tahun. Anggaran juga berfungsi sebagai alat kontrol atau pengawasan, baik terhadap pendapatan maupun pengeluaran pada masa yang akan datang. Dalam Undang-Undang No. 17 Tahun 2003 disebutkan bahwa belanja negara/belanja daerah dirinci sampai dengan organisasi, fungsi, program, kegiatan, dan jenis belanja. Hal tersebut bahwa setiap pergeseran anggaran antar organisasi, antar kegiatan, dan antar jenis belanja harus mendapat persetujuan DPR/DPRD. Anggaran terdiri dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) dan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD), dengan periode Tahun Anggaran meliputi masa satu tahun, terhitung dari tanggal 1 Januari sampai dengan tanggal 31 Desember.
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) merupakan alat utama pemerintah untuk mensejahterakan rakyatnya dan sekaligus alat pemerintah untuk mengelola perekonomian negara. Sebagai alat pemerintah, APBN bukan hanya menyangkut keputusan ekonomi, namun juga menyangkut keputusan politik. Dalam konteks ini, DPR dengan hak legislasi, penganggaran, dan pengawasan yang dimilikinya perlu lebih berperan dalam mengawal APBN sehingga APBN benar-benar dapat secara efektif menjadi instrumen untuk mensejahterakan rakyat dan mengelola perekonomian negara dengan baik (Suminto, 2004).
Lebih lanjut Suminto (2004) mendefinisikan bahwa APBN adalah rencana keuangan tahunan pemerintahan negara yang disetujui oleh DPR serta merupakan wujud pengelolaan keuangan negara yang ditetapkan tiap tahun dengan Undang-Undang. Susunan APBN, terdiri atas Anggaran Pendapatan, Anggaran Belanja dan Pembiayaan.
1. Anggaran Pendapatan adalah hak Pemerintah Pusat yang diakui sebagai penambah nilai kekayaan bersih. Pendapatan negara terdiri atas
penerimaan pajak, Penerimaan Negara Bukan Pajak, dan hibah. Dalam pungutan perpajakan tersebut termasuk pungutan bea masuk dan cukai. 2. Anggaran Belanja adalah kewajiban pemerintah pusat yang diakui
sebagai pengurang nilai kekayaan bersih. Belanja negara dipergunakan untuk keperluan penyelenggaraan tugas pemerintahan pusat dan pelaksanaan perimbangan keuangan antara pemerintah pusat dan daerah. 3. Pembiayaan, adalah setiap penerimaan yang perlu dibayar kembali
dan/atau pengeluaran yang akan diterima kembali, baik pada tahun anggaran yang bersangkutan maupun tahun-tahun anggaran berikutnya.
2.2.2. Fungsi Anggaran
Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan.
1. Fungsi Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Winardi dalam Siregar (2003) memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai berikut: Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.
2. Fungsi Pengawasan
Anggaran merupakan salah satu cara mengadakan pengawasan dalam perusahaan. Pengawasan itu merupakan usaha-usaha yang ditempuh agar rencana yang telah disusun sebelumnya dapat dicapai. Dengan demikian pengawasan adalah mengevaluasi prestasi kerja dan tindakan perbaikan apabila perlu. Aspek pengawasan yaitu dengan membandingkan antara prestasi dengan yang dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah
bekerja dengan baik dalam mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan memperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat pada hal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.
3. Fungsi Koordinasi
Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya. Anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat menyesuaikan rencana yang dibuat untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga rencana kegiatan yang satu akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat dipakai sebagai alat koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, karena semua kegiatan yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya sudah diatur dengan baik.
4. Anggaran sebagai Pedoman Kerja
Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun sistematis dan dinyatakan dalam unit moneter. Lazimnya penyusunan anggaran berdasarkan pengalaman masa lalu dan taksir-taksiran pada masa yang akan datang, maka ini dapat menjadi pedoman kerja bagi setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan kegiatannya.
2.2.3. Tujuan dan Manfaat Anggaran
Menurut Siregar (2003), Fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. Semakin terbatasnya sumber-sumber ekonomi yang dimiliki oleh perusahaan dan semakin kompleksnya masalah perusahaan, memaksa manajer untuk menggunakan sumber-sumber tersebut secara bijaksana, terarah dan terkendalikan dengan efektif
dan efisien. Perencanaan adalah spesifikasi (perumusan) dari tujuan perusahaan yang ingin dicapai serta penentuan cara-cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut, jadi perencanaan mengandung aspek:
1. Penentuan tujuan yang akan dicapai
2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh dari semua alternatif yang mungkin dipilih.
3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
Tujuan disusunnya suatu anggaran adalah:
1. Mengkoordinasikan semua faktor produksi yang mengarah pada pencapaian tujuan secara umum.
2. Sebagai suatu alat untuk mengestimasikan semua estimasi yang mendasari disusunnya suatu anggaran sebagai titik pangkal disusunnya suatu kebijaksanaan keuangan dimasa yang akan datang.
3. Sebagai alat untuk melakukan penilaian prestasi, sehingga membangkitkan motivasi para pelaksananya agar dapat mengoreksi kekurangan yang terjadi.
4. Sebagai alat komunikasi semua fungsi dalam perusahaan sehingga kebijaksanaan dan metode yang dipilih dapat di mengerti dan di dukung oleh semua bagian, untuk tercapainya tujuan perusahaan.
Secara umum, tujuan disusunnya suatu anggaran adalah agar kebutuhan jangka pendek yang tercantum dalam anggaran dapat terpenuhi, anggaran akan menuntun agar pencapaian tujuan jangka pendek tetap konsisten sesuai dengan tujuan dan sasaran perusahaan (Siregar, 2003). Manfaat penting adanya perencanaan yang baik di dalam suatu perusahaan adalah:
1. Karena tujuan yang ingin dicapai telah ditetapkan (dirumuskan), maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan dengan efektivitas dan efisiensi setinggi mungkin.
2. Dapat untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditetapkan tersebut dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi-koreksi atas ketidaksesuaian-ketidaksesuaian yang timbul seawal mungkin.
3. Dapat mengindentifikasikan hambatan-hambatan yang timbul dan mengatasinya secara terarah.
4. Dapat menghindarkan adanya kegiatan, pertumbuhan, dan perkembangan yang tidak terarah dan terkontrol.
2.2.4. Karakteristik Anggaran
Memperoleh konsep yang lebih jelas mengenai anggaran, berikut ini diuraikan karakteristik anggaran. Menurut Ismail dan Prawironegoro (2009) anggaran mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Anggaran mengestimasikan potensi laba dari unit bisnis. 2. Dinyatakan dalam istilah moneter.
3. Biasanya dalam waktu satu tahun. 4. Merupakan komitmen manajemen.
5. Ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang berwenang. 6. Anggaran dapat berubah dalam kondisi tertentu.
7. Secara berkala, kinerja keuangan aktual dibandingkan dengan anggaran. Menurut Sumarsono (2009) Anggaran mempunyai karakteristik: 1. Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain
keuangan.
2. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu tertentu, satu atau beberapa tahun.
3. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
4. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusunan anggaran.
5. Sekali disusun, anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi tertentu.
2.2.5. Prinsip-prinsip Anggaran
Menurut Soetjito dan Seno (http://dahlanforum.wordpress.com) beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam rangka penyusunan anggaran adalah:
1. Prinsip Keterbukaan
Dalam negara demokrasi, pembahasan anggaran antara pemerintah dengan DPR merupakan pengikut sertaan rakyat melalui wakil-wakilnya dalam menentukan kebijaksanaan anggaran negara.
2. Prinsip Periodik
Suatu anggaran disusun untuk periode waktu tertentu, biasanya untuk satu tahun.
3. Prinsip pembebanan anggaran pengeluaran, dan menguntungkan anggaran penerimaan
Kapan suatu pengeluaran dibebankan dan suatu penerimaan menguntungkan anggaran tergantung pada basis akuntansi yang dianut. 4. Prinsip Fleksibilitas, yaitu suatu prinsip yang memungkinkan
pemerintah mengajukan rencana tambahan dan perubahan anggaran 5. Prinsip Prealabel, yaitu bahwa pengajuan anggaran dan persetujuannya
oleh badan perwakilan harus mendahului pelaksanaan anggaran
6. Prinsip Kecermatan, yaitu anggaran harus diperkirakan secara cermat dan teliti.
7. Prinsip Komprehensif, yaitu anggaran disusun untuk semua aktivitas pemerintah.
8. Prinsip terperinci, yaitu setiap anggaran diklasifikasikan pada kelompok-kelompok yang telah ditentukan
9. Prinsip Kelengkapan atau Universalitas, yaitu agar semua pengeluaran dan penerimaan dimuat dalam anggaran.
10. Prinsip Anggaran Berimbang, yaitu pengeluaran harus didukung oleh penerimaan.
11. Prinsip Pendapatan yang ajeg, kontinu, yaitu diusahakan agar pendapatan rutin dapat menutup belanja rutin, sedangkan pendapatan pembangunan diperuntukkan bagi belanja pembangunan.
12. Prinsip Anggaran yang setiap tahun ada kenaikan, yaitu diusahakan adanya tabungan pemerintah (pendapatan dalam negeri dikurangi dengan pengeluaran belanja rutin), serta pendapatan pembangunan
(bantuan program dan bantuan proyek) yang secara relatif cenderung turun.
2.2.6. Jenis-jenis Anggaran
Menurut Nafarin (2008) anggaran dapat dikelompokan dari beberapa segi, yaitu:
1. Segi dasar penyusunan, anggaran terdiri atas:
a. Anggaran variabel (variable budget), yaitu anggaran yang disusun berdasarkan interval (kisaran) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas (kegiatan) yang berbeda. Misalnya anggaran penjualan disusun berkisar antara 500 unit sampai 1.000 unit. Anggaran variable disebut juga dengan anggaran fleksibel. b. Anggaran tetap (fixed budget), yaitu anggaran yang disusun
berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. Misalnya penjualan direncanakan 1.000 unit, dengan demikian anggaran lainnya berdasarkan anggaran penjualan 1.000 unit. Anggaran tetap disebut juga dengan anggaran statis.
2. Segi cara penyusunan anggaran terdiri dari:
a. Anggaran periodik (periodic budget) Adalah anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu, pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran
b. Anggaran kontinu (continuous budget), adalah anggaran yang dibuat untuk mengadakan perbaikan yang pernah dibuat, misalnya tiap bulan diadakan perbaikan, sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mengalami perubahan.
3. Segi jangka waktu anggaran terdiri dari:
a. Anggaran jangka pendek (short-range budget), adalah anggaran yang dibuat dalam jangka waktu paling lama sampai satu tahun. Anggaran untuk keperluan modal kerja merupakan anggaran jangka pendek. Anggaran jangka pendek disebut juga anggaran taktis
b. Anggaran jangka panjang (long-range budget), adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu lebih dari satu tahun. Anggaran untuk keperluan investasi barang modal (capital budget). Anggaran jangka panjang tidak mesti berupa anggaran modal. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar penyusunan anggaran jangka pendek. Anggaran jangka panjang disebut juga anggaran strategis
4. Segi bidangnya anggaran terdiri dari anggaran operasional dan anggaran keuangan. Kedua anggaran ini bila dipadukan disebut Anggaran Induk (Master Budget). Anggaran induk mengkonsolidasikan rencana keseluruhan perusahaan untuk jangka pendek, biasanya disusun atas dasar tahunan. Anggaran tahunan dipecah lagi menjadi anggaran triwulanan dan anggaran triwulanan dipecah lagi menjadi anggaran bulanan.
a. Anggaran operasional (operational budget) adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan rugi laba. Contoh: Anggaran penjualan, Anggaran biaya pabrik, Anggaran biaya bahan baku, Anggaran biaya tenaga kerja langsung, Anggaran biaya overhead pabrik, Anggaran beban usaha
b. Anggaran keuangan (financial budget) adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca. contoh: Anggaran kas, Anggaran piutang, Anggaran persediaan, Anggaran utang, Anggaran neraca.
2.2.7. Metode Pembuatan Anggaran
Menurut Ismail dan Prawironegoro (2009) ditinjau dari siapa yang membuatnya maka penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan cara : 1. Top-Down
Manajemen senior menetapkan anggaran bagi tingkat yang lebih rendah. Manajer pada tingkatan organisasi yang lebih rendah tidak dilibatkan dalam penyusunan anggaran, tinggal melaksanakan. Proses penyusunan anggaran top down mendorong kurangnya komitmen para manajer di tingkat pelaksana karena tidak dilibatkan dalam proses penetapan angka-angka anggaran.
2. Bottom-Up
Manajer di tingkat yang lebih rendah berpartisipasi dalam menentukan besarnya anggaran. Setiap unit kerja diberikan kesempatan untuk mengajukan usulan pembuatan anggaran. Pendekatan ini kemungkinan besar akan mendorong komitmen para manajer untuk mencapai tujuan anggaran. Keterlibatan dalam penyusunan anggaran secara psikologis dapat meningkatkan rasa memiliki yang lebih tinggi terhadap tujuan perusahaan. Namun kalau tingkat partisipasi sangat tinggi dan manajer tingkat menengah dan bawah diberikan kewenangan sangat luas, juga berisiko sulitnya manajemen puncak untuk mengusulkan target-target yang diinginkan.
3. Campuran atau top down dan bottom up
Metode ini adalah campuran dari kedua metode diatas. Pembuat anggaran mempersiapkan draft pertama anggaran untuk bidang tanggung jawab, yang merupakan pendekatan bottom-up. Tetapi mereka melakukan hal tersebut berdasarkan pedoman yang ditetapkan di tingkat yang lebih tinggi, yang merupakan pendekatan top-down.
2.2.8. Tahap-Tahap Penyusunan Anggaran
Menurut Riyanto (http://dahlanforum.wordpress.com), tahap-tahap dalam penyusunan anggaran adalah sebagai berikut:
1. Menyusun estimasi penerimaan dan pengeluaran menurut rencana operasional perusahaan, transaksi-transaksi disini merupakan operasi (operation transaction) pada tahun ini dapat diketahui adanya defisit/surplus karena rencana operasi perusahaan.
2. Menyusun perkiraan atau estimasi kebutuhan dana atau kredit dari bank atau sumber-sumber dana lainnya yang operasi perusahaan juga disusun estimasi pembayaran bunga kredit tersebut beserta waktu pembayaran kembali, transaksi-transaksi disini merupakan transaksi finansial (financial transactions).
3. Menyusun kembali estimasi keseluruhan penerimaan dan pengeluaran setelah adanya transaksi finansial dan anggaran kas yang final merupakan gabungan dari transaksi operasional dan transaksi finansial
yang menggambarkan estimasi penerimaan dan pengeluaran kas secara keseluruhan.
2.2.9. Proses Pengendalian Anggaran
Anggaran memberikan rencana detail atas pendapatan dan pengeluaran pemerintah agar pembelanjaan yang dilakukan dapat dipertangungjawabkan kepada publik. Anggaran sebagai instrumen pengendalian digunakan untuk menghindari adanya overspending, underspending dan salah sasaran (misappropriation) dalam pengalokasian anggaran pada bidang lain yang bukan merupakan prioritas (Mardiasmo, 2002). Mardiasmo (2002) lebih lanjut menyatakan bahwa pengendalian anggaran dapat dilakukan melalui empat cara, yaitu:
1.Membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang dianggarkan. 2.Menghitung selisih anggaran (favourable dan unfavourable variances). 3.Menemukan penyebab yang dapat dikendalikan (controllable) dan tidak
dapat dikendalikan (uncontrollable) atas suatu varians.
4.Merevisi standar biaya atau target anggaran untuk tahun berikutnya. Menurut Nafarin (2008) anggaran merupakan alat pengawasan atau pengendalian (controlling). Pengawasan berarti mengevaluasi (menilai) terhadap pelaksanaan pekerjaan, dengan cara:
1. Membandingkan realisasi dengan rencana (anggaran)
2. Melakukan tindakan perbaikan bila dipandang perlu (atau bila terdapat ketidaksesuaian yang merugikan).
Menurut Mardiasmo (2002) tipe pengendalian manajemen dapat dikategorkan menjadi tiga kelompok yaitu:
1. Pengendalian preventif (preventive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi dan perencanaan strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program. 2. Pengendalian operasional (operational control). Dalam tahap ini
pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.
3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.
2.2.10. Akuntansi Pertanggungjawaban
Menurut Nafarin (2008) Akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting) adalah suatu sistem akunting yang dipola terlebih dahulu sesuai dengan tanggung jawab dari setiap bagian dalam organisasi. Realisasi dari sistem akuntansi pertanggungjawaban adalah adanya pusat-pusat pertanggungjawaban. Pusat pertanggungjawaban merupakan suatu unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab sesuai bagiannya. Akuntabilitas kinerja pemerintah merupakan perwujudan kewajiban instansi pemerintah untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui suatu media pertanggungjawabkan secara periodik. Dengan pengertian tersebut dimaksudkan bahwa setiap instansi pemerintah mempunyai kewajiban untuk mempertanggungjawabkan pencapaian hasil organisasi dalam pengelolaan sumber daya yang dipercayakan kepadanya meliputi penerimaan, pengalokasian, pengamanan, dan pengembangannya.
2.3. Analisis Varians Anggaran
Varians adalah perbedaan antara standar dengan yang sesungguhnya. Varians ini dapat digunakan manajemen untuk mengukur prestasi, memperbaiki efisiensi, dan memberi perlakuan tertentu terhadap fungsi yang bertanggung jawab. varians yang terjadi dapat berupa varians menguntungkan (favorable variances) atau varians tidak menguntungkan (unfavorable variances) (http://id.shvoong.com). Analisis ini dilakukan dengan cara membandingkan antara budget dengan realisasi. Perbedaan antara angka budget dengan realisasi ini disebut ketidaksesuaian atau varians. Apabila kita menganggap bahwa budget ataupun standar sudah benar maka secara prinsip kita harus mengusahakan agar realisasi harus sama dengan budget.
2.4. Penelitian Terdahulu
Hasil Penelitian Wulandari (2006) tentang Penerapan Anggaran pada Badan Usaha Berbentuk Koperasi bahwa ada beberapa faktor yang menyebabkan Koperasi Karyawan Indocement (KKI) menerapkan penganggaran. Faktor-faktor tersebut terdiri dari faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal antara lain: memudahkan pengendalian, peningkatan SHU dan Badan Pengawasan KKI. Faktor eksternal antara lain: tuntutan PT Indocement Tbk dan persaingan usaha. Proses penyusunan anggaran KKI menggunakan metode campuran yaitu Top Down dan Bottom Up. Fungsi anggaran bagi KKI antara lain sebagai alat perencanaan, pengendalian dan pengukuran kinerja.
Kustiani (2007) meneliti mengenai analisis optimalisasi anggaran program Corporate Social Responsibility (CSR). Penelitian dilakukan pada PT. Pertamina (Persero) unit pengolahan II. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran CSR pada Unit Pengolahan II PT Pertamina (Persero), menganalisis ketidaksesuaian antara anggaran dengan realisasi pada anggaran CSR serta menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya ketidaksesuaian antara anggaran program CSR pada Unit Pengolahan II PT Pertamina (Persero). Hasil dari penelitian tersebut bahwa ada beberapa faktor yang mempengaruhi dalam penyusunan anggaran program CSR tersebut yaitu faktor internal dan eksternal. Faktor internal terdiri dari kebijakan manajemen,sumber dana, dan kekuatan sumber daya manusia. Sedangkan faktor eksternal terdiri dari kebijakan pemerintah, letak geografis, keadaan penduduk dan lingkungan sosial seperti tingkat pendidikan, agama dan tingkat kesehatan.
Prawatiningsih (2007) meneliti mengenai evaluasi anggaran belanja sebagai alat pengendali keuangan. Penelitian dilakukan pada Badan Rumah Sakit Daerah (BRSD) Ciawi. Hasil dari penelitian tersebut adalah ada beberapa faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam penyusunan anggaran. Faktor-faktor pertimbangan tersebut yaitu: jumlah kunjungan pasien, jenis penyakit, rencana rumah sakit dalam penambahan
sarana medis dan non medis, jumlah tempat tidur, penambahan sarana fisik dan pelayanan baru, rencana penambahan karyawan, peraturan pemerintah, dan anggaran belanja tahun sebelumnya. Prosedur penyusunan anggaran belanja BRSD Ciawi menggunakan metode campuran (top down dan bottom up). Prosedur penyusunan anggaran belanja melalui beberapa tahap yaitu: pembuatan surat edaran untuk setiap ruangan, sosialisasi format anggaran, pengumpulan data usulan kebutuhan, pengumpulan data rekapitulasi kebutuhan, penyusunan dan pengetikan konsep Rencana Anggaran Satuan Kerja (RASK), penelitian RASK dan perubahan anggaran, serta pengesahan Dokumen Anggaran Satuan Kerja (DASK).
3.1. Kerangka Pemikiran
Anggaran memiliki fungsi diantaranya sebagai alat evaluasi dan pengendali terhadap pengelolaan keuangan negara khususnya dalam hal penyelenggaraan tugas pemerintahan. Dalam rangka mendukung
terwujudnya good governance dalam penyelenggaraan negara,
pengelolaan keuangan negara perlu diselenggarakan secara professional, terbuka, dan bertanggung jawab serta akuntabel dengan harapan mencapai suatu kinerja yang maksimal. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara penyusunan anggaran yang efektif dan efesien agar setiap dana yang di anggarkan dapat memberikan kontribusi yang maksimal untuk setiap kegiatannya.
Pusdiklat ANRI dalam melaksanakan tugas-tugas pemerintahan perlu merencanakan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan program/kegiatan dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsinya di bidang kearsipan. Salah satu anggaran yang disusun oleh Pusdiklat ANRI adalah anggaran belanja, yang dalam penyusunannya memiliki prosedur serta beberapa faktor yang dapat menjadi bahan pertimbangan mengapa anggaran belanja tersebut dibuat dan manfaat apa yang diperoleh apabila anggaran tersebut ditetapkan.
Selama penyelenggaraan kegiatan pemerintahan tersebut terdapat beberapa ketidaksesuaian baik terhadap anggaran yang telah ada maupun terhadap pelaksanaan program-program yang dilakukan di Pusdiklat ANRI, sehingga diperlukan evaluasi antara anggaran dengan realisasinya, yaitu dengan membandingkan antara anggaran dengan realisasi melalui analisis varians dan melakukan uji hipotesis yaitu t-test untuk mengetahui apakah ketidaksesuaian tersebut masih dalam batas pengendalian. Sehingga pada akhirnya dapat memberikan rekomendasi terhadap hasil
dari penggunaan anggaran tersebut. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Kerangka Pemikiran Penelitian Anggaran Belanja
Analisisis Ketidaksesuaian
(Varians) Uji t
Pentingnya Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI
Pusdiklat ANRI
Faktor-faktor yang Menjadi Bahan Pertimbangan dalam Penyusunan
Anggaran Belanja
Prosedur Penyusunan Anggaran Belanja
Evaluasi terhadap Anggaran Belanja sebagai Alat Pengendalian
Hasil Evaluasi Anggaran Belanja
Realisasi Anggaran Belanja
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan di Pusdiklat ANRI yang berlokasi di Jalan Ir. H. Djuanda No 62 Bogor. Penelitian dilaksanakan selama tiga bulan dari bulan Mei sampai dengan Juli 2009.
3.3. Metode Penelitian 3.3.1 Pengumpulan Data
Data yang dikumpulkan adalah data primer dan data sekunder. Data primer dikumpulkan dan diperoleh melalui hasil pengamatan dan wawancara dengan pihak Pusdiklat ANRI, serta pencatatan di lapangan. Untuk melengkapi data dilakukan wawancara mendalam terhadap pihak yang paling mengetahui tentang anggaran belanja yaitu pejabat dan staf dari pihak Pusdiklat ANRI. Data sekunder dikumpulkan melalui penelusuran dokumentasi resmi dari instansi yang terkait mengenai pengumpulan data keuangan yang dimiliki oleh Pusdiklat ANRI dan berbagai sumber kepustakaan mengenai anggaran. Data sekunder diperlukan untuk menunjang dan memperkuat hasil penelitian.
3.3.2 Pengolahan dan Analisis Data
Pengolahan data menggunakan analisis varians anggaran. Dasar penilaiannya yaitu dengan penyelidikan varians antara realisasi dengan sasaran yang direncanakan atau dianggarkan. Dalam anggaran biaya, jika
biaya realisasi lebih besar daripada budget maka dianggap tidak
menguntungkan (unfavorable). Sebaliknya jika realisasi lebih rendah dari anggaran, maka dianggap menguntungkan (favorable). Pengolahan data anggaran tersebut menggunakan software komputer Microsoft Excel 2003 untuk analisis varians. Mengukur apakah ketidaksesuaian anggaran belanja masih dalam batas pengendalian dengan dilakukan uji t-test serta analisis deskriptif. Uji hipotesis dilakukan dengan menggunakan t-test untuk mengukur apakah ketidaksesuaian anggaran dengan realisasi masih dalam batas pengendalian. Tujuan dari t-test adalah untuk membandingkan apakah kedua data (anggaran dan realisasi) tersebut sama atau berbeda.
Langkah-langkah dalam t-test yaitu: 1. Membuat H0 dan H1 dalam uraian kalimat
H0 : Ketidaksesuaian yang terjadi antara anggaran dengan realisasi
masih dalam batas pengendalian.
H1: Ketidaksesuaian yang terjadi antara anggaran biaya dan
realisasinya tidak dalam batas pengendalian. 2. Mencari t hitung.
3. Menentukan terlebih dahulu taraf signifikan (α) Taraf signifikan yang digunakan yaitu α = 5 % 3. Menentukan kriteria pengujian
Jika t hitung <t tabel maka H0 diterima dan H1 ditolak
Jika t hitung > t tabel maka H0 ditolak dan H1 diterima
4. Membuat kesimpulan
Dibandingkan dengan toleransi yang dibuat Pusdiklat ANRI Analisis penyebab ketidaksesuaian yang terjadi
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Pusdiklat ANRI 4.1.1 Sejarah Singkat Pusdiklat ANRI
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Presiden. ANRI mempunyai tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Penetapan Arsip Nasional sebagai lembaga pemerintah non departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS No. A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945.
Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan membentuk Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang mempunyai tanggung jawab terwujudnya Tujuan Kearsipan Nasional, yakni menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab kepada Presiden. Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI syah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen.
Seiring dengan perkembangan politik dan pemerintahan di era reformasi, serta dalam rangka efektivitas dan efisiensi, maka Presiden melalui Keputusan Presiden nomor 17 Tahun 2001 mengatur kedudukan, tugas dan fungsi, susunan organisasi dan tata kerja lembaga pemerintah
non departemen. Sehubungan dengan hal tersebut, struktur organisasi ANRI pun disesuaikan dengan Keputusan Presiden tersebut. Dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan ANRI, khususnya dalam pengembangan SDM di bidang kearsipan dibentuklah suatu unit Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan yang berada di bawah Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan. Pada awalnya Pusdiklat ANRI bertempat di kantor pusat ANRI yang terletak di Jakarta, namun sejak tahun 2004 Pusdiklat ANRI mulai berpindah kantor ke Bogor dengan tujuan meningkatkan fasilitas dan pelayanan terbaik terhadap masyarakat umum, khususnya para arsiparis baik di tingkat pusat maupun daerah dalam hal pendidikan
dan pelatihan SDM kearsipan. Pusdiklat ANRI beralamat di Jalan Ir. H. Juanda No. 62 Kotamadya Bogor.
4.1.2 Karakteristik, Visi, Misi, Tujuan, Sasaran dan Fungsi Pusdiklat ANRI
Pusdiklat ANRI merupakan sebuah instansi pemerintah yang memiliki karakteristik atau kekhususan yang berbeda dengan perusahaan swasta. Kekhususan atau karakteristik yang dimiliki oleh Pusdiklat ANRI yaitu:
1. Pusdiklat ANRI memiliki tujuan organisasi bukan untuk memaksimumkan laba tetapi memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.
2. Sumber pendanaan Pusdiklat ANRI adalah APBN pemerintah pusat yang berasal dari pajak dan retribusi serta pendapatan lain-lain yang tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang telah ditetapkan.
3. Pola pertangungjawaban Pusdiklat ANRI bersifat vertikal dan horisontal. Pertanggungjawaban vertikal adalah pertanggungjawaban atas pengelolaan dana kepada otoritas yang lebih tinggi, misalnya Pusdiklat ANRI kepada pemerintah pusat dalam hal ini parlemen. Pertanggungjawaban horisantal adalah pertanggungjawaban kepada masyarakat luas.
4. Struktur organisasi Pusdiklat ANRI bersifat birokratis, kaku dan hierarkis. Tipologi pemimpin, termasuk pilihan dan orientasi kebijakan politik akan sangat berpengaruh terhadap pilihan struktur birokrasi di Pusdiklat ANRI.
5. Karakteristik anggaran di Pusdiklat ANRI bersifat terbuka untuk publik, dimana rencana anggaran dipublikasikan kepada masyarakat secara terbuka untuk dikritisi dan didiskusikan.
6. Sistem akuntansi yang digunakan di Pusdiklat ANRI adalah sistem akuntansi berbasis kas.
Pusdiklat ANRI mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan di bidang kearsipan. Dalam melaksanakan tugasnya Pusdiklat Kearsipan ANRI menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :
1. Penyusunan rencana dan program, pengembangan kurikulum, sistem, dan metoda serta evaluasi dan pelaporan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
2. Pelaksanaan dan pengkoordinasian penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
3. Pelaksanaan urusan tata usaha pendidikan dan pelatihan kearsipan. Pusdiklat ANRI mempunyai visi menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa, salah satunya melalui program pendidikan dan pelatihan kearsipan. Misi Pusdiklat ANRI adalah :
1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan;
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur; 3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah di pengadilan;
4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa serta bahan bukti pertanggungjawaban nasional;
5. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada publik untuk kepentingan pemerintahan dan kemasyarakatan demi kemaslahatan bangsa.
4.1.3 Struktur Organisasi Pusdiklat ANRI
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala Pusat yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan. Lebih jelasnya Struktur Organisasi Pusdiklat ANRI dapat dilihat pada Lampiran 1. Bidang-bidang yang ada pada Pusdiklat ANRI adalah sebagai berikut:
1. Bidang Perencanaan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan;
Bidang Perencanaan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana dan program, pengembangan kurikulum, sistem dan metoda pendidikan dan pelatihan kearsipan. 2. Bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan;
Bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan kearsipan. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan menyelenggarakan fungsi :
a. pelaksanaan penyeleksian tenaga pengajar dan peserta, bahan, sarana dan prasarana pendidikan dan pelatihan, serta menyiapkan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
b. penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kearsipan
Bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan terdiri dari : 1) Subbidang Akademik;
Subbidang Akademik mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan penyeleksian tenaga pengajar dan peserta, bahan, sarana dan prasarana pendidikan dan pelatihan, serta menyiapkan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
2) Subbidang Evaluasi dan Pelaporan.
Subbidang Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
3.Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan ketatausahaan di lingkungan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan. 4. Kelompok Jabatan Fungsional
Pejabat fungsional mempunyai tugas melaksanakan kegiatan sesuai dengan jabatan masing-masing untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja. Pejabat fungsional arsiparis mempunyai tugas melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyelamatan arsip di unit kerja sesuai penempatannya, dan tugas lain yang ditetapkan oleh pimpinan unit kerjanya.
4.2. Faktor-faktor yang menjadi Bahan Pertimbangan Dalam Penyusunan Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI
Ada beberapa faktor yang menjadi bahan pertimbangan Pusdiklat ANRI dalam penyusunan anggaran di Pusdiklat ANRI. Faktor-faktor tersebut memiliki saling keterkaitan antara satu dengan lainnya, sehingga dapat saling mempengaruhi antara satu dengan lainnya. Faktor-faktor yang menjadi bahan pertimbangan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Jenis Diklat
Jenis diklat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menyusun anggaran dengan berdasarkan pada jenis diklat apa yang akan dilaksanakan, apakah Diklat Fungsional Kearsipan atau Diklat Teknis Kearsipan. Diklat Teknis Kearsipan diselenggarakan bagi para PNS baik pusat maupun daerah yang ingin menjadi fungsional arsiparis, sedangkan Diklat teknis Kearsipan diselenggarakan bagi para arsiparis yang ingin menambah wawasan, pengetahuan serta keterampilan dalam bidang kearsipan.
2. Kebutuhan Diklat
Kebutuhan diklat merupakan hal yang dapat mempengaruhi dalam menyusun suatu anggaran. Jenis-jenis diklat apa saja yang paling dibutuhkan pada tahun akan datang, dengan mempertimbangkan penyelenggaraan diklat pada tahun sebelumnya. Hal ini biasanya
disesuaikan dengan program ANRI secara keseluruhan, dalam meningkatkan SDM kearsipan baik di tingkat pusat maupun daerah.
3. Jumlah peserta
Jumlah peserta sangat mempengaruhi penyusunan anggaran kegiatan diklat. Jumlah peserta dapat menjadi acuan dalam penentuan anggaran sarana pendukung diklat serta fasilitas-fasilitas lain yang didapat peserta dalam melaksanakan kegiatan tersebut.
4. Tempat Kegiatan
Kegiatan diklat selain dilaksanakan di lingkungan pusdiklat, ada juga yang penyelenggaraannya dilaksanakan di sebuah hotel berbintang. Tempat kegiatan diklat tersebut dapat mempengaruhi penyusunan anggaran, karena kegiatan tersebut memerlukan anggaran yang berbeda apabila dilaksanakan di pusdiklat itu sendiri.
5. Standar Biaya Umum
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor : 01/PM.02/2009 tanggal 4 Maret 2009, Standar Biaya Umum (SBU) adalah satuan biaya paling tinggi yang ditetapkan sebagai biaya masukan dan/atau indeks satuan biaya keluaran yang bersifat lintas kementerian negara/lembaga dan/atau lintas wilayah. SBU merupakan acuan dalam menentukan harga ataupun biaya yang dikeluarkan dalam menyusun suatu anggaran, sehingga dapat mempengaruhi anggaran dari setiap kegiatan penyelenggaraan diklat.
6. Anggaran Belanja Sebelumnya
Anggaran tahun sebelumnya sangat berpengaruh dalam penyusunan anggaran tahun berikutnya, sebab anggaran belanja yang akan dibuat dapat diestimasi diantaranya berdasarkan pada anggaran belanja tahun sebelumnya.
7. Realisasi Anggaran tahun sebelumnya
Salah satu faktor yang harus diperhatikan dalam menyusun anggaran adalah realisasi kegiatan tahun sebelumnya. Faktor ini ditentukan karena ketika akan menyusun anggaran, terlebih dahulu dilakukan suatu analisis
terhadap realisasi angaran belanja tahun sebelumnya apakah meningkat atau menurun dari dana yang telah dianggarkan.
8. Rencana Penambahan Sarana dan Prasarana Pusdiklat
Penambahan sarana dan prasarana pusdiklat sangat diperlukan dalam meningkatkan kualitas pelayanan di Pusdiklat ANRI. Penambahan tersebut dapat mempengaruhi dalam penyusunan anggaran di Pusdiklat ANRI karena harus disesuaikan terhadap program tesebut.
Secara keseluruhan, Pusdiklat ANRI dalam menentukan faktor-faktor penyusunan anggaran belanja tersebut selalu didasarkan pada kebutuhan-kebutuhan serta data-data yang dialami dan dimiliki di masa lalu. Atas dasar itu Pusdiklat ANRI dapat lebih menekankan pada kegiatan-kegiatan yang menjadi sasaran yang ingin dicapai yang tercantum dalam rencana strategik Pusdiklat ANRI.
Terjadinya ketidaksesuaian anggaran di Pusdiklat ANRI diakibatkan adanya beberapa hal yang proses atau pelaksanaannya tidak sesuai dengan anggaran yang direncanakan baik dari pelaksanaan program-program kegiatan maupun dari penyerapan anggaran itu sendiri. Ketidaksesuaian pelaksanaan program secara tidak langsung sangat mempengaruhi penyerapan anggaran itu sendiri. Sebagai contoh jumlah peserta yang mengikuti diklat sangat mempengaruhi besarnya ketidaksesuaian terhadap realisasi anggaran Pusdiklat. Semakin sedikit (di bawah batas) peserta yang mengikuti diklat, maka penyerapan anggarannya pun akan semakin kecil sehingga ketidaksesuaian yang terjadi semakin besar.
Besarnya jumlah peserta yang mengikuti diklat biasanya tergantung dari efektifnya penyebaran informasi pelaksanaan diklat yang dilakukan oleh bagian penyelenggaraan terhadap instansi yang ada di seluruh Indonesia. Terbatasnya anggaran yang diperuntukkan bagi Pusdiklat ANRI menjadi kendala bagi unit Pusdiklat guna melengkapi serta mengembangkan sarana dan prasarana Pusdiklat ANRI yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan Pusdiklat itu sendiri.
4.3. Prosedur Penyusunan Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI
Metode Anggaran Pusdiklat ANRI mengunakan metode campuran (Top down dan Bottom Up). Metode ini merupakan sebuah metode yang disusun berdasarkan hasil keputusan bawahan dan atasan. Program kerja dan anggaran adalah merupakan rencana kerja yang menjadi sasaran organisasi untuk pengukuran dan pengendalian. Anggaran yang sudah disahkan merupakan komitmen untuk dilaksanakan dan apabila belum terealisasi, maka anggaran tersebut hanya dapat dipakai setelah diajukan kembali pada tahun berikutnya dan disahkan. Proses Penyusunan Anggaran Pusdiklat ANRI adalah sebagai berikut:
1. Surat edaran tentang usulan kegiatan dari seluruh unit kerja di ANRI . Prosedur penyusunan anggaran di Pusdiklat ANRI dimulai dari adanya surat edaran dari Sub Bagian Anggaran kepada setiap unit di ANRI salah satunya Pusdiklat ANRI tentang usulan kegiatan beserta anggaran untuk tahun berikut (200x). Pembuatan Surat edaran dilaksanakan pada bulan Juni tahun anggaran sebelumnya.
2. Sosialisasi format anggaran kepada seluruh unit kerja di ANRI.
Sosialisasi format anggaran dilakukan setelah adanya surat edaran tersebut dengan maksud agar setiap unit mengajukan usulan kegiatan dan anggaran sesuai dengan format Sub Bagian Anggaran ANRI.
3. Pembuatan Surat Edaran Kepala Pusdiklat ANRI tentang penyusunan usulan kegiatan dan anggaran di Pusdiklat ANRI.
Pembuatan Surat Edaran Kepala Pusdiklat ANRI ditujukan kepada setiap Kepala Bidang di Pusdiklat ANRI untuk membuat dan menyusun program kegiatan dan anggaran bagi masing-masing bidang yang diusulkan untuk tahun yang akan datang.
4. Penyusunan rancangan program kegiatan dan anggaran oleh unit Pusdiklat ANRI.
Setiap unit membuat rancangan program kegiatan berdasarkan masukan dan kebutuhan dari masing-masing Sub Bidang di Pusdiklat ANRI. Sebelum disampaikan kepada Sub Bagian Anggaran ANRI, rancangan
tersebut terlebih dahulu dilakukan analisis dan evaluasi secara bersama-sama oleh para pimpinan di Pusdiklat ANRI.
5. Penyampaian rancangan program kegiatan dan anggaran Pusdiklat ANRI Rancangan program kegiatan dan anggaran Pusdiklat ANRI terlebih dahulu disampaikan kepada Sub Bagian Anggaran guna dianalisis sesuai dengan program dan kegiatan ANRI secara menyeluruh.
6. Evaluasi rancangan program kegiatan dan anggaran Pusdiklat ANRI oleh Sub Bagian ANRI.
Setelah dilakukan analisis program tersebut dievaluasi sesuai dengan standar biaya umum yang berlaku di tahun berikutnya, disertai dengan pembahasan antara perwakilan unit Pusdiklat ANRI dengan unit Sub Bagian Anggaran ANRI.
7. Revisi serta penetapan program kegiatan dan anggaran Pusdiklat ANRI. Revisi serta penetapan program kegiatan dan anggaran Pusdiklat ANRI dilakukan berdasarkan hasil dari pembahasan antara perwakilan unit Pusdiklat ANRI dengan unit Sub Bagian Anggaran ANRI.
Lebih jelasnya Prosedur penyusunan anggaran Pusdiklat ANRI dapat dilihat pada Gambar 2 berikut:
Prosedur penyusunan anggaran belanja Pusdiklat ANRI telah dilaksanakan dengan baik hanya saja masih belum dikatakan efektif karena: 1. Waktu yang digunakan pada saat revisi anggaran belanja masih lebih lama
jika dibandingkan dengan waktu proses penyusunan anggaran belanja. Surat Edaran Subbag
Anggaran tentang Usulan kegiatan Surat Edaran Kapusdiklat Penyusunan Usulankegiatan Sosialisasi Format Anggaran Penyusunan rancangan kegiatan Penyampaian rancangan kegiatan ke Subbag Anggaran Evaluasi rancangan
kegiatan oleh Subbag Anggaran Revisi serta Penetapan
kegiatan dan Anggaran Pusdiklat ANRI
Revisi anggaran yang dijadwalkan adalah bulan Juli sampai dengan Oktober. Hal ini menyebabkan terhambatnya realisasi untuk kegiatan yang dilaksanakan pada semester dua. Sehingga, apabila waktu revisi anggaran Pusdiklat ANRI dapat diperpendek maka diharapkan program-program yang direncanakan dapat direalisasikan.
2. Tahap-tahap penyusunan anggaran masih dirasakan perlu adanya penyederhanaan karena birokrasi yang terlalu panjang bisa mempengaruhi biaya pembuatan anggaran belanja tesebut. Tahap-tahap penyusunan anggaran dapat dibuat lebih sederhana dengan memotong jalur birokrasi. 3. Keterbatasan sumber daya manusia yang dimiliki untuk penyusunan
anggaran merupakan salah satu penghambat dalam penyusunan anggaran belanja Pusdiklat ANRI
4. Tidak adanya keterkaitan antara pembuatan kebijakan, perencanaan, dan penganggaran serta kurangnya koordinasi antara bagian pada Pusdiklat ANRI dapat menghambat dalam proses penyusunan anggaran belanja. Sehingga, koordinasi dan kerjasama harus ditingkatkan agar anggaran belanja yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan lebih efisien dan efektif.
4.4. Anggaran Belanja Pusdiklat ANRI
Pusdiklat ANRI memiliki beberapa program yang berbeda-beda dari tahun 2006 sampai dengan tahun 2008. Program-program tersebut memiliki anggaran belanja yang memiliki beberapa kesamaan yaitu terdiri dari belanja pegawai, belanja barang serta belanja modal. Belanja pegawai biasanya terdiri dari belanja honorarium tim kerja/narasumber atas kegiatan yang berada di lingkungan pusdiklat. Belanja barang biasanya terdiri dari pengadaan/pelaksanaan kegiatan di lingkungan pusdiklat, yaitu kegiatan rapat/rapat kerja/seminar/ konsinyasi/workshop, kegiatan substansi pada unit kerjanya serta kegiatan perjalanan dinas. Belanja modal yaitu pengadaan bahan pendukung kerja/kegiatan pusdiklat. Lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut:
