Pengelolaan Arsip Dinamis pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Bekasi
Kartika Yuliantari
ASM BSI Jakarta e-mail: kartika.kkj@bsi.ac.id
Abstrak – Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi. Arsip merupakan bukti
dari keseluruhan kegiatan organisasi. Penulisan ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan Arsip Dinamis dan hambatan- hambatan yang menyebabkan pengelolaan Arsip Dinamis pada Badan Perpustakan dan Arsip Daerah Kota Bekasi menjadi tidak efektif. Penulisan ini menggunak metode deskriptif kualitatif yaitu, mendiskripsikan sejumlah data- data yang diperoleh dari hasil obsevasi, wawancara, dan studi pustaka di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bekasi sehingga dapat ditarik kesimpulan dari penulisan ini. Berdasarkan dari hasil pengamatan yang dilakukan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bekasi bahwa pengelolaan Arsip Dinamis telah dilakukan sesuai prosedur, tetapi terdapat hambatan- hambatan yang menyebabkan Pengelolaan Arsip Dinamis kurang optimal, hal ini disebabkan oleh beberapa faktor penghambat antara lain: kurangnya sumberdaya manusia, sehingga proses pengelolaan Arsip Dinamis menjadi kurang efektif. Kesimpulan dari pengamatan ini adalah bahwa pengelolaan Arsip Dinamis pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bekasi telah dilakukan dengan benar mulai dari penerimaan Arsip, pemilahan Arsip, penyimpanan Arsip pemeliharaan Arsip, sampai dengan pemusnahan Arsip.
Kata Kunci: Prosedur Pengelolaan, Arsip Dinamis Inaktif
I. PENDAHULUAN
Arsip merupakan salah satu bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi. Arsip merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam arsip cukup banyak informasi seperti sejarah berdirinya suatuo rganisasi, kegiatan- kegiatan yang akandan yang telah di jalankan. Oleh karena itu, arsip di jadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, informasi dan pusat sejarah. Mengingat betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip jugadijadikan sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan bebijakan kedepan bagi suatu organisasi.
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bekasi yang berdiri berdasarkan Peraturan Daerah Kota Bekasi Nomor 09 Tahun 2014 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Daerah Kota Bekasi Nomor 05 Tahun 2008 tentang Lembaga Tteknis Daerah Kota Bekasi maka dipandang perlu untuk disusun Tugas, Fungsidan Tata Kerja serta Rincian Tugas Jabatan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bekasi. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bekasi merupakan salah satu Lembaga Teknis Daerah Kota Bekasi. Memiliki tugas mengendalikan dan mengkoordinasi pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan pemerintah dalam lingkup perpustakaan dan arsip daerah.Tugas tersebut meliputi bidang perpustakaan, arsip, akuisisi, deposit dan pengolahan. Dengan fungsi tersebut Badan Arsip bertanggung jawab mengelola dan melestarikan arsip yang berada di lingkup daerah kota Bekasi. Agar tanggung jawab pengelolaan arsip tersebut dapat dilakukan seefektif dan seefisien
mungkin, maka perlu diterapkan suatu manajemen dalam pengelolaanya, yaitu Manajemen Arsip Dinamis.
Kehadiran Arsip Dinamis begitu penting dalam setiap aktivitas yang dilakukan manusia. Arsip Dinamis itu penting sebagai bukti bagi pertanggungjawaban organisasi tersebut. Juga mempunyai manfaat berkesinambungan dalam menunjang organisasi yang akan menghasilkan dan membutuhkan infornasi, baik itu informasi yang terekam (salah satunya Arsip Dinamis), maupun informasi yang tidak terekam.
Oleh karena Arsip Dinamis itu tecipta sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan organisasi, maka Arsip Dinamis itu harus disimpan sebagai bukti ingatan untuk dipergunakan organisasi itu dalam berbagai keperluan. Dengan semakin meningkatnya aktivitas organisasi, akan semakin meningkat pula volume Arsip Dinamis yang terciptadan yang dibutuhkan. Oleh karena itu, perlu adanya upaya pengelolaan terhadap pertambahan volume Arsip Dinamis tersebut.
II. LANDASAN TEORI
Pengelolaan berasal dari kata kelola, merupakan terjemahan dari kata management. Terbawa oleh derasnya arus penambahan kata pungut ke dalam bahasa Indonesia, istilah Inggris tersebut lalu menjadi manajemen atau menejemen.
“Pengelolaan adalah serangkai kegiatan untuk mencapai sasaran- sasaran tertentu dengan
menggunakan orang sebagai pelaksananya”. (Purwanto, 2009:2).
Menurut Deserno dkk. dalam Sukoco (2007:82) mengatakan bahwa “arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hokum, sehingga dapat disimpan secara permanen”. Menurut Dewi (2011:11) Arsip Dinamis, adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. kategori arsip dinamis adalah sebagai berikut:
Arsip Dinamis dirinci lagi menjadi :
1) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
2) Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
Menurut Odgers dalam Sukoco (2007:82) “mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik”. Dengan diterapkanya manajemen kearsipan pada suatu instansi maka akan mempermudah unit kearsipan dalam menata dan menemukan arsip, sehingga proses penataan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu :
1.Penciptaan Arsip 2.Pemeliharaan Arsip 3.Pengendalian Arsip 4.Penyimpanan Arsip 5.Perawatan Arsip 6.Pemusnahan Arsip
III. Metode Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian deskritif kualitatif, yang mencoba memamarkan fenomena sesuai dengan kaidah teori yang berlaku. Data diperoleh berdasarkan hasil kajian dari beberapa sumber literatur pustaka baik dari buku atau dari jurnal ilmiah sebagai bahan acuan juga hasil observasi. Hasil dari penelaahan selanjutnya di interprestasikan secara deskriptif. Untuk lebih jelasnya berikut adalah metode penelitian yang dipakai penulis: 1. Observasi
Penulis mengamati secara langsung prosedur pengelolaan kearsipan di Bagian Pengelolaan Arsip Dinamis pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bekasi
2. Wawancara (Interview).
Penulis melakukan pengumpulan data dengan cara berkomunikasi langsung atau wawancara dengan Staf di Bagian Kearsipan pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Bekasi,
sehingga diperoleh penjelasan yang lebih akuratdan terperinci.
3. Studi Pustaka
Penulis memperoleh data dari sumber pustaka seperti buku-buku yang sekiranya berbuhungan dengan pembahasan mengenai kegiatan tentang Manajemen Kearsipan yang baik dan benar.
.
IV. PEMBAHASAN
4.1. Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis
Berikut adalah penjelasan prosedur pengelolaan Arsip Dinamis:
Instansi Subid akuisisi
dan Pengolahan
Pengelolaan Kearsipan Inaktif
Sumber: BAPUSIPDA BEKASI thn 2014
Gambar 1. Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif
start Arsip Arsip Arsip Pemila Pengadaan Keuangan kepegawaian Gudan Pemel Pengadaan Keuangan Kepegawai an Pemus h Finish
Langkah-langkah proses pengelolaan Arsip Inaktif sebagai berikut :
1. Instansi penyewa tempat memberikan Arsip ke Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan.
2. Menerima arsip dari Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Kearsipan. Arsip yang disimpan biasanya dari yang menyewa tempat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah karena tidak memiliki tempat untuk menyimpan arsip.
Sumber: BAPUSIPDA KOTA BEKASI thn 2014
Gambar 2. Gudang Arsip
3. Kemudian melakukan pemilahan arsip, yaitu kegiatan memilah arsip dari non arsip (sampul surat, formulir kosong, duplikasi arsip berlebih), agar arsip inaktif yang akan disimpan sudah bersih dari sampah atau benda-benda non arsip. 4. Menentukan sistem penyimpanan atau
penyusunan arsip yang tepatuntuk penyimpanan atau penyusunan arsip inaktif. Pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Bekasi penyusunan arsip inaktif dikelompokkan berdasarkan kesamaan kesamaan urusan atau kegiatannya. Contohnya;
a. Kepegawaian:
1) Kumpulan berita acara pengambilan sumpah PNS
2) Laporan perkembangan pelaksanaan kegiatan
b. Keuangan:
1) Laporan hasil pemeriksaan Dinas Pendapatan Kota Bekasi
2) Laporan hasil pemeriksaan Dinas Tata Kota Bekasi
c. Pengadaan:
1) Laporan surat pengantar SPJ bulan Januari dan Maret
2) Laporan hasil pemeriksaan Puskesmas Jatiwaringin
5. Alat perlengkapan yang biasanya digunakan untuk penyimpanan atau penyusunan Arsip Inaktif antara lain:
a. Map
Yaitu map tanpa dilengkapi daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal / plastik
saja. Oleh karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang akan dimasukkan ke dalam Kotak Arsip secara vertikal. Arsip yang sudah dimasukkan ke folderberdasarkan kesamaan urusan atau kegiatannya.Supaya lebih mudah untuk mencarinya jika suatu saat dibutuhkan, maka folder ini disimpan menggunakan sistem penyimpanan numeric filing system (sistem nomor). Penomoran ditulis di bagian pojok kanan atas map.
Sumber: Bapusipda Kota Bekasi thn 2014
Gambar 3. Map
b. Kotak Arsip
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah dimasukkan ke dalam Map Arsip. Kotak Arsip ini gunanya untuk menyimpan map yang telah diurutkan berdasarkan nomor urutnya.Setiap kotak arsip diberi nomer urut kotak arsip, tahun, dank ode klasifikasinya sesuai jenis arsipnya yaitu, kepegawaian, pengadaan, dan akuisisi. Kotak arsip tidak tertata dengan rapih, hal ini akan mempersulit dalam proses penemuan arsip. Maka dibutuhkan rak untuk menata kotak arsip supaya lebih teratur.
Sumber: Bapusipda Kota Bekasi thn 2014
Gambar 4. Kotak Arsip
Kotak Arsip ini gunanya untuk menyimpan map yang telah diurutkan berdasarkan nomor urutnya.Setiap kotak arsip diberi nomer urut kotak arsip, tahun, dank ode klasifikasinya sesuai jenis arsipnya yaitu, kepegawaian, pengadaan, dan akuisisi. Kotak arsip tidak
tertata dengan rapih, hal ini akan mempersulit dalam proses penemuan arsip. Maka dibutuhkan rak untuk menata kotak arsip supaya lebih teratur.
c. Rak Arsip Inaktif
Merupakan lemari tanpa pintu tempat penyimpanan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dimasukkan kedalam kotak arsip
Sumber: Bapusipda Kota Bekasi thn 2014
Gambar 5. Rak Arsip
Sebelum kotak disimpan ke dalam rak arsip yang harus dilakukan adalah mengurutkan arsip berdasarkan nomor kotak, tahun, dan kode klasifikasi.Tujuannya untuk mempermudah penemuan arsip.Penyusunan kotak arsip dikelompokkan berdasarkan, tahun dan kode klasifikasinya.Dalam satu rak mampu menampung sebanyak tiga puluh kotak arsip, Biasanya Kotak Arsip disusun sesuai urutan tahunnya, semakin tua tahun yang tertera di arsipnya, maka akan disimpan di bawah.
6. Melakukan penyimpanan atau penyusunan arsip secara sistematis agar dapat cepat ditemukan apabila akan digunakan. Arsip ditata dan disimpan berdasarkan tahun dan jenis arsip digudang penyimpanan arsip inaktif.
7. Untuk menjaga arsip tidak rusak maka akan dilakukan perawatan dan pemeliharaan arsip dengan cara fumigasi selama 6 (enam) bulan sekali. Fumigasi yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga. Selama proses fumigasi arsip tidak boleh tersentuh tangan. Memelihara arsip dan perawatan arsip dimaksudkan untuk melindungi, mengatasi, dan mengambil langkah-langkah untuk menyelamatkan arsip dan informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.
Adapun tata cara pemeliharaan arsip adalah sebagai berikut:
a. Ruangan arsip hendaknya terpisah dengan ruangan kerja lainnya untuk efisien di dalam kelancaran pekerjaan umumnya.
b. Hindari adanya kelembaban, untuk menjaga agar arsip itu aman dan tidak rusak.
c. Penggunaan rak yang memadai, sehingga semua arsip akan tersimpan dengan teratur dan rapi.
8. Setelah arsip difumigasi kemudian dilakukannya cek fisik untuk melihat apakah arsip yang disimpan sama dengan yang ada didaftar atau tidak hilang. Akuisisi arsip atau proses penambahan khasanah arsip dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis/ dinamis sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
9. Kemudian data hasil cek fisik dan akuisisi disimpan di gudang penyimpanan Arsip
10. Arsip yang bernilai guna permanen (arsip statis) harus terus disimpan. Sedangkan arsip yang bernilai guna sementara dapat dimusnahkan berdasarkan jadwal retensi arsip yang sudah ditentukan dan merupakan perintah dariKepala Badan. Di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bekasi, arsip dimusnahkan menggunakan alat penghancur kertas (paper shredder). Proses pemusnahan Arsip dilakukan menurut jadwal retensi arsip yang sudah ditentukan.
Sumber: Bapusipda Kota Bekasi thn 2014
Gambar 6. Paper shadderer
Proses pemusnahan Arsip dilakukan menurut jadwal retensi arsip yang sudah ditentukan.
Sumber: Bapusipda Kota Bekasi thn 2014
Gambar 7. Arsip yang sudah dimusnahkan
Daftar arsip dikelompokan sesuai judul/ kode klasifikasinya supaya arsip lebih mudah dicari, Berikut keterangan isi tabel, yaitu:
1. Unit pengelolaan
Unit yang melakukan pengelolaan, Dalam hal ini Badan Kepegawaian Daerah (BKD) sebagai unit yang mengelola arsip.
2. Kode Klasifikasi
Berisi tentang Arsip yang disimpan. Kode klasifikasi dibuat untuk mempermudah dalam pengelompokan jenis Arsip sesuai dengan kesamaan dalam kasusnya, seperti kode 900 berarti berisi tentang Arsip keuangan.
3. Uraian
Berisi tentang uraian atau isi arsip. Contohnya Kumpulan Berita Acara Pengambilan Sumpah PNS.
4. Kurun waktu
a. Awal, yaitu mulai masuknya arsip dan disimpan sampai waktu yang ditentukan. b. Akhir, yaitu batas akhir penyimpanan arsip.
Arsip masuk pada tahun 2014, arsip disimpan selama dua tahun, sesuai jadwal retensi arsip yang ditentukan, maka batas akhir Arsip disimpan 2016, lalu arsip akan dilakukan pemusnahan secara manual.
5. Tingkat perkembangan
Yaitu menjelaskan Arsip yang disimpan berupa Asip asli atau copy
6. Jumlah Berkas
Jumlah arsip yang disimpan didalam map. 7. Media Simpan
Arsip yang disimpan menggunakan media kertas/tekstual.
4.2. Penyebab Tidak Optimal Pengelolaan Arsip Dinamis
Arsip dinamis tidak optimal dalam pengelolannya, hal ini disebabkan oleh beberapa hal:
1. Proses Pengelolaan Arsip Dinamis di Badan Perpustakaand dan Arsip Daerah Kota Bekasi masih menggunakan sistem manual. Hal ini kurang tepat karena akan membutuhkan proses yang lama untuk mencari arsip yang dibutuhkan. Selain itu juga memerlukan banyak tempat untuk menyimpan arsip yang berjumlah sangat banyak, sehingga menyebabkan tidak efektif dan optimal.
2. Kurangnya sumber daya manusia (SDM).Dibagian Pengelolaan Arsip Inaktif yang bertugas mengelola arsip hanya dua orang. Hal ini sangat kurang karena arsip yang dikelola setiap harinya sangat banyak, sehingga menyebabkan lamanya pengelolaan Arsip Inaktif.
3. Belum tersedianya ruang pemilahan Arsip khusus. Saat ini proses pemilahan Arsip masih dilakukan di gudang penyimpanan arsip. Sehingga menyebabkan arsip menjadi tidak rapi.
V. KESIMPULAN
Berdasarkan analisis yang penulis lakukan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bekasi dapat penulis simpulkan bahwa :
1. Prosedur pengelolaan Arsip Dinamis yang dilakukan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bekasi sudah sesuai dengan prosedur, tapi masih kurang optimal karena masih menggunakan sistem manual.
2. Penyimpanan Arsip masih menggunakan sistem penyimpanan manual sehingga menjadi kurang efektif dan efisien.
3. Hanyaada 1 (satu) papper shaderer yang dimiliki badan perpustakaan dan arsip daerah kota Bekasi, sehingga memperlambat proses pemusnahan Dari kesimpulan di atas maka penulis mempunyai beberapa saran,diantaranya yaitu :
1. Sebaiknya pengelolaan Arsip selain menggunakan cara manual, juga didukung dengan komputerisasi agar lebih mudah dan cepat untuk mencari arsip yang dibutuhkan. Di samping itu pemanfaatan teknologi computer akan mengoptimalkan pekerjaan pada proses pengelolaan kearsipan. 2. Sebaiknya Arsip disimpan menggunakan
penyimpanan elektronis seperti USB, Memory Card, dll,sehingga dapat lebih menghemat tempat juga memudahkan penyimpanan dan penggunaan. 3. Perlu menambah mesin penghancur kertas
(pappershaderer) agar proses pemusnahan arsip inaktif dapat berjalan lebih cepat.
REFERENSI
Dewi Irrachrisyanti.2011 Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka.
________________. 2011 ManajemenPerkantoran. Surabaya: PrestasiPustaka.
Sukoco, MunirBadri. 2007 Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga.
Purwanto, Ngalim. MP. 2009. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung : Remaja Rosdakarya.
