2. LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori yang dipakai dalam pembuatan Sistem Informasi Produksi berbasis web pada usaha konveksi tas UD.
Jaya Sentosa, seperti teori biaya, Harga Pokok, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Material Requirement Planning (MRP), Master Production Schedule (MPS), dan PHP. Penjelasan mengenai teori-teori tersebut akan diuraikan sebagai sub-bab berikut ini.
2.1 Pengumpulan Biaya Produksi
Mulyadi (2005) menjelaskan bahwa pengumpulan kos produksi sangat ditentukan oleh cara produksi.. Secara garis besar, cara memproduksi produk dapat dibagi menjadi dua macam: produksi atas dasar pesanan dan produksi massa.
Perusahaan yang berproduksi berdasar pesanan, mengumpulkan kos produksinya dengan menggunakan metode kos pesanan (job order cost method).
Dalam metode ini biaya-biaya produksi dikumpulkan untuk pesanan tertentu dan kos produksi per satuan produk yang dihasilkan untuk memenuhi pesanan tersebut dihitung dengan cara membagi total biaya produksi untuk pesanan tersebut dengan jumlah satuan produk dalam pesanan yang bersangkutan.
Perusahaan yang berproduksi massa, mengumpulkan kos produksinya dengan menggunakan metode kos proses (process cost method). Dalam metode ini biaya-biaya produksi dikumpulkan untuk periode tertentu dan kos produksi per satuan produk yang dihasilkan dalam perode tersebut dihitung dengan cara membagi total biaya produksi untuk periode tersebut dengan jumlah satuan produk yang dihasilkan dalam periode yang bersangkutan.
2.2 Metode Harga Pokok (Process Cost Method)
Mulyadi (2005) menjelaskan di dalam metode ini, biaya produksi dikumpulkan untuk setiap proses selama jangka waktu tertentu, dan biaya produksi per satuan dihitung dengan cara membagi total biaya produksi dalam
proses tertentu, selama periode tertentu, dengan jumlah satuan produk yang dihasilakan dari proses tersebut selama jangka waktu yang bersangkutan.
Perbedaaan metode harga pokok proses dengan metode harga pokok pesanan:
1. Pengumpulan biaya produksi.
2. Perhitungan harga pokok produksi per satuan.
3. Penggolongan biaya produksi.
4. Unsur biaya yang dikelompokkan dalam biaya overhead pabrik.
Pengumpulan biaya produksi. Metode harga pokok pesanan mengumpulkan biaya produksi menurut pesanan, sedangkan metode harga pokok proses mengumpulkan biaya produksi per departemen produksi per periode akuntansi.
Perhitungan Harga Pokok Produksi Per Satuan. Metode harga pokok pesanan menghitung harga pokok produksi per satuan dengan cara membagi total biaya yang dikeluarkan untuk pesanan yang bersangkutan. Perhitungan ini dilakukan pada saat pesanan telah selesai diproduksi. Metode harga proses menghitung harga pokok produksi per satuan dengan cara membagi total biaya produksi yang dikeluarkan selama periode tertentu dengan jumlah satuan produk yang dihasilkan selama periode yang bersangkutan. Perhitungan ini dilakukan setiap akhir periode akuntansi (biasanya akhir bulan).
Penggolongan biaya produksi. Di dalam metode harga pokok pesanan, biaya produksi harus dipisahkan menjadi biaya produksi langsung dan biaya produksi tidak langsung. Biaya produksi langsung dibebankan kepada produk berdasar biaya yang sesungguhnya terjadi, sedangkan biaya produksi tidak langsung dibebankan kepada produk berdasarkan tarif yang ditentukan di muka.
Di dalam metode harga pokok proses, pembedaan biaya produksi langsung dan biaya produksi tidak langsung seringkali tidak diperlukan, terutama jika perusahaan hanya menghasilkan satu macam produk (seperti perusahaan semen, pupuk, bumbu masak). Karena harga pokok per satuan produk dihitung setiap akhir bulan, maka umumnya biaya overhead pabrik dibebankan kepada produk atas dasar biaya yang sesungguhnya terjadi.
Unsur yang digolongkan dalam biaya overhead pabrik. Di dalam metode harga pokok pesanan, biaya overhead pabrik terdiri dari biaya bahan penolong, biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya produksi lain selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. Dalam metode ini biaya overhead pabrik dibebankan kepada produk atas dasar tarif yang ditentukan di muka. Di dalam metode harga pokok proses, biaya overhead pabrik terdiri dari biaya produksi selain biaya bahan baku dan bahan penolong dan biaya tenaga kerja (baik yang langsung maupun yang tidak langsung). Dalam metode ini biaya overhead pabrik dibebankan kepada produk sebesar biaya yang sesungguhnya terjadi selama periode akuntansi tertentu.
2.3 Material Requirement Planning
Pada dasarnya Material Requirement Planning (MRP) terdiri dari jadwal induk produksi, daftar material, dan catatan persediaan. Berdasarkan informasi dari jadwal induk produksi diketahui permintaan suatu produk akhir. Lantas, dengan mengetahui komponen yang membentuk produk akhir, status persediaan, waktu tenggang untuk memesan bahan maupun merakit komponen disusun suatu perencanaan kebutuhan dari komponen yang diperlukan. Output MRP tidak lain berbentuk jadwal pesanan pembelian komponen kepada supplier atau bagian produksi dalam pengerjaan perakitan komponen tertentu. Product explosion demikian terjadi karena demand produk akhir dipecah ke dalam demand dari berbagai komponen produk tersebut. Demand yang uniform dari satu periode ke periode lain menempatkan ukuran lot optimal dapat dicari menggunakan metode EOQ, dan sebaliknya yang tidak uniform metode lot-for-lot, part period balancing, period order quantity layak memperoleh perhatian penggunaannya.
Terbersit ingin merencanakan kebutuhan barang dalam produksi maka teringat Material Requirements Planning salah satu solusinya.
Perencanaan MRP ini mencakup semua kebutuhan akan semua komponen MRP yaitu kebutuhan material, dimana terdapat dua fungsi dengan diterapkannya MRP yaitu Pengendalian persediaan dan Penjadualan produksi.
Sedangkan tujuan dari MRP itu sendiri adalah untuk menentukan kebutuhan sekaligus untuk mendukung jadwal produksi induk, mengendalikan persediaan,
menjadwalkan produksi, menjaga jadwal valid dan up-to date, serta secara khusus berguna dalam lingkungan manufaktur yang kompleks dan tidak pasti.
Ada empat tahap dalam proses perencanaan kebutuhan material, tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Netting (Perhitungan kebutuhan bersih)
Netting adalah proses perhitungan kebutuhan bersih yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor dengan keadaan persediaan.
2. Lotting (Penentuan ukuran pemesanan)
Lotting adalah menentukan besarnya pesanan setiap individu berdasarkan pada hasil perhitungan netting.
3. Offsetting (Penetapan besarnya waktu ancang-ancang)
Offsetting bertujuan untuk menentukan saat yang tepat untuk melaksanakan rencana pemesanan dalam memenuhi kebutuhan bersih yang diinginkan.
4. Exploding (Perhitungan selanjutnya untuk level di bawahnya)
Exploding adalah proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat level dibawahnya, berdasarkan pada rencana pemesanan.
Dengan MRP ini, kita akan mendapatkan informasi mengenai:
1. Bahan dan komponen apa saja yang akan dipesan serta berapa banyak yang diperlukan.
2. Kapan waktu komponen tersebut akan dipesan.
3. Apakah komponen tersebut pemesanannya dipercepat, diperlambat, atau dibatalkan.
Untuk menjalankan sistem MRP, ada tiga elemen utama yang harus dimasukkan, yaitu:
1. Jadual induk produksi (Master Production Schedule / MPS) 2. Jumlah kebutuhan material (Bill of Materials/BOM)
3. Status persediaan (Inventory Status)
Gambar 2.1 Contoh proses MRP
2.4 Master Production Schedule
Andre Sugiyono (2007) menjelaskan Master Production Schedule menguraikan rencana produksi (Aggregate Planning) untuk menunjukkan kualitas produksi akhir yang akan diproduksi untuk setiap periode waktu (biasanya mingguan) sepanjang horizon perencanaan taktis. Master Schedule menjadwalkan kualitas spesifik dari produksi akhir dalam periode waktu spesifik.
Penjadwalan produksi induk pada dasarnya berkaitan dengan aktivitas melakukan empat fungsi utama yaitu:
1. Melakukan input utama kepada sistem perencanaan kebutuhan material dan kapasitas
2. Menjadwalkan pesanan pesanan produksi dan pembelian untuk item item MPS.
3. Memberikan landasan untuk penentuan kebutuhan sumber daya dan kapasitas.
4. Memberikan basis untuk pembuatan janji tentang penyerahan produk pada pelanggan.
Proses MPS terdiri dari: menentukan kuantitas yang dibutuhkan (ramalan, pesanan pelanggan, dan kebutuhan antar-pabrik); mengurangkannya dari kuantitas yang dimiliki (inventory, purchase orders, dan work orders); dan menghitung kebutuhan bersih (net requirements) serta kapan dibutuhkan item tersebut
MPS seringkali didefinisikan sebagai anticipated build schedule, menentukan item-item akhir (end item) yang diharapkan diproduksi pada tiap periode. Dimana end item dapat berupa produk akhir atau item yang merupakan subassembly/komponen dalam struktur produk (lihat materi pertimbangan dalam mendesain MPS).
MPS biasanya menunjukkan jumlah permintaan berupa peramalan/forecast dan backlog (order konsumen yang telah diterima), jadwal produksi, POH/inventory dan ATP (Available To Promise).
Gambar 2.2 Contoh Format MPS
Berikut adalah beberapa penjelasan dan keterangan dari gambar contoh format MPS diatas:
Projected Available Balance (PAB), merupakan proyeksi on hand inventory dari waktu ke waktu selama horizon perencanaan MPS, yang menunjukkan status inventory yang diproyeksikan pada akhir
dari setiap periode waktu dalam horizon perencanaan MPS. PAB juga disebut Projected On Hand Balance. PAB dinyatakan melewati PTF sebagai informasi saja. Sementara MPS dan ATP tidak direncanakan melewati PTF (Planning Time Fence).
Available To Promise (ATP) merupakan informasi yang sangat berguna bagi departemen pemasaran, dimana nilai ATP memberikan nilai informasi tentang berapa banyak item atau produk tertentu yang dijadwalkan pada periode waktu itu tersedia untuk pesanan pelanggan, sehingga bagian pemasaran dapat membuat janji yang tepat kepada pelanggan.
Lead Time, waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi atau membeli suatu item.
On Hand, posisi inventory awal yang secara fisik tersedia dalam stok.
Safety Stock, stok tambahan dari item yang direncanakan untuk berada dalam inventory sebagai stok pengaman guna mengatasi fluktuasi permintaan.
Demand Time Fence, periode mendatang dari MPS, dimana dalam periode ini perubahan perubahan terhadap MPS tidak diijinkan.
Planning Time Fence, periode mendatang dari MPS, dimana dalam periode ini perubahan perubahan terhadap MPS dievaluasi.
MPS memiliki beberapa fungsi diantaranya:
1. Menyediakan atau memberikan input utama kepada sistem MRP.
2. Menjadwalkan pesanan pesanan produksi dan pembelian.
3. Memberikan landasan untuk penentuan kebutuhan sumber daya dan kapasitas.
4. Memberi landasan untuk pembuatan janji penyerahan produk (Delivery Promise)
2.5 Data Flow Diagram
DFD adalah suatu diagram yang secara grafis mendeskripsikan arus data yang terdapat dalam suatu organisasi. DFD digunakan untuk mendokumentasikan suatu sistem yang telah ada dan untuk merencanakan sistem yang baru. DFD mempunyai empat elemen dasar yaitu :
Data Source (Sumber dan Tujuan Data)
Sumber data menunjukkan suatu organisasi atau perseorangan yang memasukkan data ke sistem. Sedangkan tujuan data menunjukkan suatu organisasi atau perseorangan yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem. Sumber dan tujuan data mempunyai satu simbol yang sama.
Data Flow (Arus Data)
Data Flow menunjukkan aliran data diantara proses, Data Storage, dan Data Source. Simbol Data Flow memiliki panah yang menunjukkan ke mana arah data mengalir.
Proses
Proses menunjukkan transformasi dari data. Pada proses minimal ada satu data yang masuk ke proses dan satu data yang keluar dari proses, dimana data yang masuk tidak boleh sama dengan data yang keluar.
Data Storage (Tempat Penyimpanan Data).
Dalam mendokumentasikan sistem, DFD mempunyai level-level, mulai dari yang terkecil yaitu level 0 atau sering disebut Context Diagram.
Context diagram merupakan gambaran paling umum dari sistem, yang hanya mempunyai satu proses saja untuk mewakili proses seluruh sistem.
Semakin bertambahnya level dalam DFD akan semakin detail digambarkan proses-proses yang ada pada sistem, tetapi yang boleh bertambah hanya proses dan Data Flow saja sedangkan untuk Data Source dan Data Storage jumlahnya harus tetap dengan yang ada pada context diagram.
Tabel 2.1 Simbol DFD.
Simbol Nama Penjelasan
Sumber dan tujuan data
Orang dan organisasi yang mengirim data ke dan menerima data dari sistem yang diwakili oleh persegi.
Proses
Proses yang
mentransformasi data dari input ke output yang diwakili oleh lingkaran
Penyimpanan data Tempat penyimpanan data diwakili oleh dua garis horizontal.
Arus data
Arus data masuk atau keluar dari suatu proses yang diwakili oleh garis dengan tanda panah diujung.
2.6 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu teknis grafis untuk menggambarkan skema database. Disebut sebagai ERD karena menunjukkan berbagai macam Entity dan relasi diantara Entity yang ada. ERD tidak hanya menggambarkan isi dari suatu database, tetapi juga model grafis dari suatu organisasi. ERD dapat digunakan bukan hanya untuk mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada dan membangun kembali proses bisnis. Berikut ini beberapa elemen yang terdapat pada ERD (Romney & Steinbart, 2003):
Entity
Entity adalah bentuk data yang akan dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Entity dapat berupa sumber daya yang didapatkan dan digunakan oleh organisasi, suatu kejadian yang diikuti oleh organisasi, dan
orang yang berpartisipasi dalam kegiatan tersebut. Entity digambarkan dengan suatu persegi seperti pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Entity
Atribut
Atribut memberikan detail pada suatu Entity, sehingga dapat memenuhi kebutuhan akan informasi. Atribut dituliskan setelah label dari suatu Entity seperti pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Atribut
Relasi
Relasi adalah hubungan antara Entity yang ada pada ERD. Dalam relasi terdapat istilah cardinality. Cardinality menunjukkan banyaknya anggota suatu Entity dapat dihubungkan dengan anggota dari Entity lainnya. Terdapat tiga jenis relasi pada Entity berdasarkan jumlah maksimum cardinality yang diasosiasikan pada masing-masing Entity.
Berikut ini jenis-jenis relasi pada Entity:
- Relasi one-to-one (1:1), terjadi ketika jumlah maksimum cardinality untuk tiap-tiap Entity dalam relasi adalah 1. Gambar 2.5 menunjukan relasi one-to-one.
Student
Student NRP Name Address Email
Gambar 2.5 Relasi one-to one
- Relasi one-to-many (1:N), terjadi ketika jumlah maksimum cardinality untuk salah satu Entity dalam relasi adalah 1 dan jumlah maksimum cardinality untuk Entity yang lain adalah N. Gambar 2.6 menunjukkan relasi one-to-many.
Gambar 2.6 Relasi one-to-many
- Relasi many-to-many (M:N), terjadi ketika jumlah maksimum cardinality untuk kedua Entity dalam relasi adalah N. Gambar 2.7 menunjukkan relasi many-to-many.
Gambar 2.7 Relasi many-to-many
2.7 PHP
PHP yang merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor adalah script bahasa open source yang cocok untuk pengembangan web dan dapat dimasukkan ke dalam HTML. Sintaks-nya mengacu pada C, Java, dan Perl. Tujuan utama dari bahasa ini adalah untuk memungkinkan web developer untuk membuat halaman web yang dinamis dengan cepat. PHP difokuskan pada server-side scripting, sehingga dapat melakukan seperti halnya setiap program CGI lain lakukan, seperti mengumpulkan data formulir, membuat konten halaman dinamis, atau mengirim dan menerima cookie (Valade, J., 2004).
Relasi
Entity A Entity B
Relasi
Entity A Entity B
Relasi
Entity A Entity B
PHP dapat digunakan pada semua sistem operasi utama, seperti Linux, UNIX, Microsoft Windows, Mac OS X, dan banyak lainnya. PHP juga memiliki dukungan untuk sebagian besar web server. Jadi PHP memiliki kebebasan dalam hal memilih sistem operasi dan web server. Ada tiga bidang dimana script PHP digunakan, yaitu :
Server-side scripting
Untuk membuat server-side scripting dibutuhkan tiga hal yaitu PHP parser, web server, dan web browser. Untuk menjalankan web server diperlukan instalasi PHP yang telah terhubung, dan untuk mengakses output program PHP dipergunakan web browser melalui server.
Command line scripting
Untuk membuat command line scripting hanya dibutuhkan PHP parser saja. Script ini juga dapat digunakan untuk tugas pengolahan teks sederhana. Jenis script ini dapat di-execute dengan menggunakan cron (pada Linux) atau Task Scheduler (pada Windows).
Writing desktop application
PHP merupakan salah satu bahasa yang dapat membuat desktop application dengan graphical user inferface, walaupun tidak menjadi fitur utama dari PHP.
Dengan menggunakan PHP, output pada HTML menjadi lebih luas seperti menghasilkan gambar, PDF, output teks XHTML, XML, dan bahkan flash movie.
PHP juga dapat autogenerate file, dan menyimpannya ke dalam sistem, membentuk server-side cache untuk konten yang dinamis. Salah satu fitur yang paling diunggulkan dalam PHP adalah dukungan untuk berbagai database.
Pembuatan database untuk halaman website tertentu sangat mudah dan sederhana dengan menggunakan PHP, misalnya MySQL. Selain itu PHP juga memiliki dukungan untuk melakukan pertukaran data yang kompleks antara hampir semua bahasa pemograman web. Disamping keunggulan-keunggulan yang dimiliki, PHP juga memiliki beberapa kelemahan yaitu tidak ada pemisah antara tampilan dengan coding, masih memiliki kelemahan security tertentu, bila programmer tidak jeli dalam mengkonfigurasikan PHP.
Contoh penggunaan PHP dapat dilihat pada contoh di bawah ini, pertama- tama buat file test.php dan simpanlah file tersebut pada direktori web server yang ada dengan isi file sebagai berikut:
<html>
<head>
<title>PHP Test</title>
</head>
<body>
<?php echo '<p>Hello World</p>'; ?>
</body>
</html>
Gunakan browser untuk mengakses file dengan URL web server, berakhir dengan referensi file / hello.php. Ketika mengembangkan secara lokal, seperti menggunakan XAMPP, URL di browser ini akan berubah menjadi sesuatu seperti http://localhost/hello.php atau http://127.0.0.1/hello.php tapi ini tergantung pada konfigurasi server web. Jika semuanya dikonfigurasi dengan benar, file ini akan diurai oleh PHP dan output berikut akan dikirim ke browser Anda:
<html>
<head>
<title>PHP Test</title>
</head>
<body>
<p>Hello World</p>
</body>
</html>
