1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI RESERVASI
MEETING ROOM BERBASIS WEB PADA BAGIAN
MARKETING DI HOTEL MILLENIA
BANDUNG
1
Wendi Wirasta., 2Asep Sopian
2Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 7564283, Fax. +62 22 7564284 Email : Wendi wirasta@Gmail.com1 , Sopian@Gmail.com2
Abstrak
Pada saat ini hotel tidak hanya menyediakan fasilitas penyewaan kamar, akan tetapi ada juga hotel yang memiliki fasilitas penyewaan meeting room yang digunakan untuk acara meeting baik itu perusahaan – perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan. Untuk memberikan pelayanan yang baik, maka aplikasi reservasi meeting room dengan menggunakan Aplikasi Ms Access dapat mengatasi permasalahan yang ada, karena adanya database yang mengintegrasikan kebutuhan kebutuhan yang diperlukan dalam proses tersebut. Metodologi yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah metodologi SADT (Structured Analysis and Design Tehniques). Dengan alat pengembangan sistem diantaranya Bagan Alir Dokumen, Context Diagram dan Data Flow Diagram.
Kata kunci : Sistem Informasi, hotel dan SADT (Structured Analysis and Design Tehniques)
1. Pendahuluan
Dalam setiap perusahaan baik suwasta maupun instansi pemerintah tidak akan pernah bisalepas dari suatu kegiatan yang disebut dengan meeting atau rapat, kegiatan ini dilakukan untuk membicarakan hal_hal penting untuk mengambil suatu keputusan, dan untuk sekarang ini tempat meeting atau rapat tidak hanya dilakukan didalam perusahaan itu sendiri melainkan disebuah hotel yang menyediakan fasilitas meeting room, Hotel Milenia bandung Hotel ini tidak hanya menawarkan penyewaan kamar tetapi juga layanan penyewaan meeting room yang berkapasitas mulai dari 15 orang hinga 60 orang dan jumlah meeting room yang dimiliki olleh hotel ini sebanyak 15 room yang biasnya digunakan untuk acara meeting instansi pemerintah,perusahaan dan acara pernikahaan. Dalam beroprasinya Hotel Milenia Bandung tidak lepas dari peran serta bagian marketing sebagai ujung tombak dalam pemasaran meeting room tersebut dan tujuan utama bagian marketing adalah tercapainya kepuasan customer Selam penyusunan melakukan penelitian,ditemukan suatu masalah yaitu sering timbul yaitu double meeting yang artinya dua cara meeting yang akan digelar di hari ,tanggl dan ruangan yang sama,mengenai meeting room yang sudah dikonfirmasi oleh customer masih menyita waktu, sehinga menghambat pelayanan customer,dari masalah yang timbul maka muncul keluhan dari pelangan. Kekurangan dalam sistem reservasi yang masih Offline yang artinya ketika pelanggan ingin
melakukan transaksi reservasi, maka pelanggan tersebut harus datang terlebih dahulu ke hotel bagian reservasi. Dengan teknologi sekarang, sangat memungkinkan costumer untuk melihat list reservasi tanpa harus datang terlebih dahulu ke bagian reservasi.
Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan suatu permasalahan yaitu :
1. Sulitnya mendapatkan informasi reservasi. 2. Untuk mengetahui meeting room yang
sudah di konfirmasi oleh customer masih menyita waktu.
Berdasarkan permasalahan yang ada diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi :
1. Ruang lingkup permasalahan akan dibatasi hanya untuk pelayana meeting yang mencakup proses reservasi
Tujuan yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem informasi ini antara lain :
1. Informasi reservasi dengan mudah didapatkan karena sistem menggunakan website .
2. Laporan yang dibutuhkan manajerial dapat tersedia tepat pada waktu nya
2 2. Dasar Teori
Dalam melakukan pengembangan sistem sangat diperlukan metodologi dalam mendefinisikan pendekatan-pendekatan pengembangan. Metodologi menurut yogiyanto dalam bukunya yang berjudul Analisis & Desain sistem informasi pendekatan Terstruktur adalah “metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan seni tau disiplin yang lainnya”(6,59)
Menurut jogiyanto Hartono,MBA,Ph.D dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Pengertian metodologi pengembangan sistem adalah sebagai berikut: “metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan seni tau disiplin yang lainnya”(6,59)
Dalam mengikuti metode-metode atau prosedur-prosedur yang di berikan oleh metodologi maka pengembangan sistem dapat diharapkan akan dapat di selesaikan dengan berhasil urutan-urutan untuk pemecahan masalah utuh di kenal dengan istilah algoritma.tercapainya sasaran dari sistem di pengaruhi oleh pendekatan dan metodologi yang digunakan dalam perencanaan dan perancangan sistem. Metodologi ini mengunakan pendekatan model analisi terhadap:
Proses/fungsional,yang digambarkan dalam DFD (Data Flow Diagram),dan diturunkan kedalam P-Spec (Proses Specification).
Sedangkan model perancangan yang dilakukan meliputi perancangan terhadap:
1. Data, yang di gambarkan dalam Realtional Table dan kamus datanya.
2. Arsitektur,yang digambarkan dalam Structure Chart.
3. Antarmuka,yang digambarkan dalam bentuk layout input/output.
2. Analisis
Prosedur Sistem Berjalan
Dalam Bab ini akan di jelakan mengenai diagram alir dokumen (Document Flowchart) yang menggambarkan tentang reservasi meeting room yang ada di Hotel Milenia.
1.3 Aliran Informasi Sistem Berjalan
Sub bab ini berisi gambararan dan penjelasan dalam uraian tekstual tentang sistem berjalan dan di uraikan kan degan Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) dan Context Diagram
3 Uraian tekstual dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Customer menghubungi sales marketing untuk acara yang mereka selengarakan
2. Sales marketing akan memeriksa ketersediaan meeting rom
3. Ketika meeting room yang dipesan tersedia customer dan customer tersebut melakukan maka sales akan menghubungi konfirmasi reservasi
4. Sales marketing memblock atau menandai meeting room dengan mengunakan blocking paper kemudian di temple pada blocking chart 5. Setelah sales marketing menerima konfirmasi
dari customer maka akan dibuat surat penawaran, untuk mengetahui harga meeting jenis fullboard tersebut.
6. Setelah customer menyetujui surat penawaran tersebut, kemudian sales marketing akan membuatkan surat kesepakatan kerja (SKK) yang ditandatangi oleh tiga orang yaitu sales marketing banqkuet manajer dan customer itu sendiri
7. SKK yang sudah ditandatagani oleh tiga orang tersebut akan di copy rangkap 3, rangkap 1 dikirim kan ke banquet departemen,rangkap 2 akan di kirim ke Accounting departemen dan rangkap yang ketiga diarsipkan oleh marketing department, Bagian Marketing menerima event order dari bagian banquet dan kemudian mengarsipkan nya.
Berdasar kan SKK, Bagian marketing membuat memorandum yang berisi breakdown harga yang nantinya akan dikirim keseluruh department terkait FB, FO, Restaurant Houskeeping, Banquet,Accounting, dan Enginering.
Bagian Accounting akan mengirimkan kwitansi pembayaran dari customer sebagai bukti bahwa customer tersebut sudah melakukan pembayaran, kemudian bagian marketing akan mencocokan SKK
dengan kwitansi pembayaran tersebut dan kemudian diarsip kan.
3. Pembahasan
4.4.1 Aliran informasi baru
Akan dijabarkan melalui data flow diagram beserta uraian tekstualnya uraian tekstual nya dalam sisstem baru adalah sebagai berikut:
1. Customer melakukan reservasi terhadap sales marketing untuk acara yang mereka selengarakan.
2. Sales marketing akan memeriksa ketersediaan meeting room pada sebuah program Reservasi Meeting Room
3. Ketika meeting room yang dipesan tersedia maka sales akan menghubungi customer untuk memberi tahukan meeting room yang dibutuhkan tersedia
4. Sales marketing menandai meeting room pada sebuah program Reservasi Meeting Room yang sudah diterapkan pada computer,sesuai dengan tanggal kapan meeting room tersebut akan dipergunakan
5. Sales marketing akan membuatkan SP (surat penawaran) untuk memberi tahu customer tentang harga meeting jenis fullboard tersebut. No Surat Penawaran Keluar secara otomatis, termasuk data customer karna terlerasi dengan no reservasi
6. Setelah customer menyetujui surat penawaran tersebut kemudian sales marketing akan membuatkan (SKK) surat kesepakatan kerja, yang ditandai oleh tiga orang yaitu, sales marketing,banquet manajer dan customer itu sendiri, untuk mendapat kan SKK dalam sistem baru tersebut sales marketing tidak perlu membuat ulang SKK setiap kali ada konfirmasi, No SKK dan muncul secara otomatis dan keluar data customer dan jadwal acaranya karena terlerasi dengan No SP. 7. SKK yang sudah ditandatangi oleh tiga orang
tersebut akan di copy rangkap 3, rangkap 1 dikirimkan ke Banquet departemen, rangkap 2, akan dikirimkan ke Accounting departemen, dan rang kap ketiga diarsipkan oleh Marketing department.
Bagian Marketing menerima event order dari bagian banquet dan kemudian mengarsip kan nya
Berdasarkan SKK dan event order yang dikirimkan oleh banquet department bagian marketing membuat memorandum yang berisi breakdown harga yang nantinya akan dikirim keseluruh department terkait seperti FB, FO, Restaurant, Houskeeping, Banquet, Accounting, dan Engginering
8. Bagian Accounting akan mengirimkan kwitansi pembayaran dari customer tersebut
4 sudah melakukan pembayaran, kemudian bagian marketing akan mencocokan SKK dengan kwitansi pembayaran tersebut dan kemudian di arsip kan.
Gambar 3.2.2 Data Flow Diagram Sistem Berjalan
Tabel 4.4.2.1 Tabel 4.4.2.2 Tabel 4.4.2.3 Tabel 4.4.2.4 Tabel 4.4.2.5 Tabel 4.4.2.6 Tabel 4.4.2.7 Daftar Kegiatan
5 Barch Chart Impelementasi Sistem
4.4.3 Kendala Perancangan
1. Keterbatasan waktu dengan pembingbing yang ada diperusahaan untuk melakukan wawancara dalam pencarian data dan informasi.
2. Keterbatasan pengetahuan penulis mengenai software _ software pendukung dalam perancangan informasi
3. Keterbatasan waktu untuk melakukan diskusi dengan Dosen pembingbing, karena disamping melakukan peraktik kerja lapangan, penyusun juga masih mengikuti perkuliahan
Adanya informasi yang tidak di publikasikan mengenai potongan harga (discount) yang menyulitkan penyuzsun dalam perancangan sistem.
4. Kesimpulan dan saran
V.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian dan pengujian terhadap pengembangan sistem baru yang diusulkan dapat memberikan kesimpulan terhadap hasil dari penelitian dan pengujian sistem baru tersebut. Adapun kesimpulannya adalah sebagai berikut ini.
1. Kejadian double meeting terjadi karena tidak adanya pencatatan khusus dan tidak adanya media penyimpanan yang mengintegritasasikan semua data mengenai reservasi meeting room, maka dirancang sebuah program reservasi berbasis komputer untuk menginput dan memproses data reservasi.
2. Dengan adanya sistem baru ini, pencarian data mengenai status meeting room baik berdasarkan tanggal acara maupun berdasarkan room itu sendiri dapat diketahui dengan cepat dan mudah.
3. Pembuatan laporan pendapatan yang membuatuhkan waktu lama, dengan pengolahan dan penyimpanan menggunakan database, pembuatan laporan pendapatan menjadi lebih mudah dan cepat karena data yang dibutuhkan telah terintegrasi dalam database..
V.2 Saran
Adapun saran untuk pihak hotel milenia selaku tempat observasi alah sebagai berikut ini.
1. Untuk menerapkan sistem baru, perusahaan sebaiknya mempersiapkan sumber daya manusia yang sesuai dengan kebutuhan sistem baru yang diusulkan.
2. Perusahaan sebaiknya menyeseuaikan dan memenuhi kebutuhan peralatan komputerisasi dengan spesifikasi hardware, software, jaringan maupun konsep komunikasi data berbasis client servers sesuai yang di usulkan.
Perusahaan sebaiknya melakukan perawatan (maintenance) terhadap sistem baru yang diterapkan sehingga sistem tersebut dapat tetap berjalan dengan baik dan tidak mudah rusak.
Daftar Pustaka
1. Adams Kimberly & A.A Waskto,2009, Student Pocket Dictionary, PT. Wahyu Media : Jakarta Selatan.
2. Auwes, 2010, Pengertian Reservasi,
http://blogcumacuma.blogspot.com/
(Diakses 6 Juli 1020, 7.39 Wib). 3. Budpar, 2010, Pengertian Hotel,
http://www.budpar.go.id/page.php?ic=521 &id=3046, (Diakses 6 Juli 2010, 7.35 Wib).
4. Dhika, 2010, Pengertian
Reservasi/Pemesanan,
http://id.answers.yahoo.com/question/index
?qid=20090713231920AAHIUAs ,
(Diakses 7 Juli 2010, 22.36 Wib).
5. Fathansyah, 2007, Basis Data, Informatika Bandung : Bandung.
6. Jogiyanto, 2005, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur, Andi : Yogyakarta.
7. Kadir Abdul, 2009, Pengenalan Sistem Informasi, Andi : Yogyakarta.
8. Kadir Abdul & Terra CH. Triwahyuni, Pengenalan Teknologi Informasi, Andi : Yogyakarta.
6 9. Ladjamudin, Al Bahra, 2005, Analisis dan
Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu : Yogyakarta.
10. Tim Edukasi, 2010, Pengertian Meeting,
http://www.edukasi.net/mapok/mp_files/m p_328/materi1.htmlm(Diakses 2 Juli 2010, 21.30 Wib).
11. Tim Kamus GPU, 2008, Kamus Saku Inggris Indonesia Indonesia Inggris, PT Gramedia Pustaka Utama : Jakarta.
12. Tim Pustaka Phoenix, 2009, Kamus Besar Bahasa Indonesia, PT. Media Pustaka Phoenix : Jakarta.
13. William Nicole & Budi Djatmiko, 2009, Kamus Saku Bahasa Inggris, Pustaka Widyatam : Yogyakarta.
14 Wojowasito & Tito Wasito W, 2006, Kamus Lengkap Inggris Indonesia Indonesia Inggris Hasta : Bandung.
