UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
1/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020 Objektif
Panduan ini bertujuan untuk menetapkan kaedah penamatan keahlian pengguna perpustakaan.
Gagal, diberhentikan dan menarik diri daripada pengajian (Pelajar) Tindakan :
Jawatan Proses Kerja
Pustakawan Menerima senarai nama pelajar dari BPA melalui Ketua Pustakawan.
Mengarahkan Pem. Perpustakaan untuk membuat penyemakan di SMP dan menyekat kemudahan perkhidmatan.
Pem. Perpustakaan Menerima senarai nama pelajar dari BPA melalui Pustakawan untuk tujuan penyekatan pinjaman dan keahlian penama di Tag 043.
Menyemak akaun pelajar untuk pengesahan tiada pinjaman/ denda.
Memaklumkan Pustakawan sekiranya terdapat pinjaman atau denda dan sediakan surat untuk tandatangan.
Pustakawan Menghantar makluman kepada BPA berkaitan bahan pinjaman yang belum dipulangkan atau denda.
Pem. Perpustakaan Mengemaskini status pelajar, mencetak rekod terkini dan seterusnya membatalkan rekod keahlian dalam SMP.
Pem. Perpustakaan Memfailkan rekod dalam fail Tamat Keahlian – Menarik diri dari pengajian.
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
2/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020
Carta Alir Gagal, Diberhentikan dan Menarik Diri daripada pengajian (Pelajar)
Menerima senarai nama pelajar dari BPA untuk proses penamatan keahlian.
Menyemak akaun pelajar untuk pengesahan tiada pinjaman/ denda.
Mengemaskini status pelajar dan mencetak data pelajar untuk rekod fail.
Membatalkan rekod keahlian dalam SMP. Tiada
Ada Menghantar makluman
kepada BPA berkaitan bahan pinjaman yang belum dipulangkan atau denda.
Memfail rekod pelajar dalam fail Tamat Pengajian – Menarik diri daripada pengajian.
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
3/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020
Pengguna menarik diri daripada pengajian (Pelajar) – menggunakan Borang Pengesahan
Tindakan:
Jawatan Proses Kerja
Pustakawan Menerima surat beserta borang pengesahan menarik diri daripada pengajian dari pelajar untuk mendapatkan pengesahan tiada denda/ pinjaman.
Mengarahkan Pem. Perpustakaan untuk menyemak status ahli dalam SMP.
Pem. Perpustakaan Menyemak status pinjaman dan denda dan melaporkan semakan kepada Pustakawan.
Pustakawan / Pem.
Perpustakaan Sekiranya tiada pinjaman atau denda, tandatangan borang pengesahan menarik diri. Mengarahkan Pem. Perpustakaan untuk membuat salinan fail dan memastikan akaun ahli disekat.
Sekiranya ada, mohon pengguna untuk mengembalikan bahan atau membayar denda.
Pem. Perpustakaan Mengemaskini status pelajar, mencetak rekod terkini dan seterusnya membatalkan rekod keahlian dalam SMP.
Pem. Perpustakaan Memfailkan rekod dalam fail Tamat Keahlian – Menarik diri dari pengajian.
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
4/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020
Carta Alir Pengguna menarik diri daripada pengajian (Pelajar) – menggunakan Borang Pengesahan
Menerima surat beserta borang pengesahan menarik diri daripada pengajian dari pelajar untuk mendapatkan pengesahan tiada denda/ pinjaman.
Menyemak status pinjaman dan denda dan melaporkan semakan kepada Pustakawan.
Sekiranya tiada pinjaman atau denda, tandatangan borang pengesahan menarik diri. Tiada
Ada Memohon untuk pengguna
mengembalikan bahan atau membuat pembayaran denda.
Memfail rekod pelajar dalam fail Tamat Pengajian – Menarik diri daripada pengajian.
Mengemaskini dan membatalkan rekod keahlian pelajar dalam SMP dan mencetak data pelajar untuk rekod fail.
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
5/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020 Tamat Pengajian (Pelajar)
Tindakan :
Jawatan Proses Kerja
Pustakawan Menerima senarai nama pelajar dari BPA melalui Ketua Pustakawan.
Mengarahkan Pem. Perpustakaan untuk membuat penyemakan di SMP dan menyekat kemudahan perkhidmatan dan menamatkan keahlian.
Pem. Perpustakaan Menerima senarai nama pelajar dari BPA melalui Pustakawan untuk tujuan penyekatan pinjaman atau keahlian penama di Tag 043 dan penamatan keahlian.
Memaklumkan Pustakawan sekiranya terdapat pinjaman atau denda dan sediakan surat untuk tandatangan.
Pustakawan Menandatangani surat makluman mengenai pinjaman atau denda pelajar kepada BPA dan salinan kepada Jabatan Bendahari dan Dekan Sekolah untuk penangguhan pengeluaran Ijazah dan Transkrip sehingga pinjaman dikembalikan atau denda dijelaskan.
Pem. Perpustakaan Membuat catatan di Tag 500 dan mencetak rekod terkini ahli selepas bahan pinjaman dikembalikan atau denda dijelaskan sebelum membatalkan rekod dalam SMP.
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
6/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020
Carta Alir Tamat Pengajian (Pelajar)
Menerima senarai nama pelajar dari BPA untuk proses penamatan keahlian.
Menyemak status pinjaman dan denda
Mengemaskini status pelajar dan mencetak data pelajar untuk rekod fail.
Menghantar laporan semakan kepada BPA dan Jabatan berkaitan untuk tindakan lanjut. Tiada
Ada Memohon untuk pengguna
mengembalikan bahan atau membuat pembayaran denda.
Membatalkan rekod keahlian dalam SMP.
Memfail rekod pelajar dalam fail Tamat Keahlian – Tamat Pangajian.
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
7/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020 Tamat perkhidmatan, bersara atau diberhentikan (Kakitangan) Tindakan :
Jawatan Proses Kerja
Pustakawan Menerima surat dari BSM melalui Ketua Pustakawan.
Mengarahkan Pem. Perpustakaan untuk membuat penyemakan di SMP dan menyekat kemudahan perkhidmatan dan menamatkan keahlian.
Pem. Perpustakaan Menerima surat dari BSM melalui Pustakawan untuk tujuan penyekatan pinjaman atau keahlian penama di Tag 043 dan penamatan keahlian.
Memaklumkan Pustakawan sekiranya terdapat pinjaman atau denda dan sediakan surat untuk tandatangan.
Pustakawan Menandatangani surat makluman mengenai pinjaman atau
denda kakitangan kepada kakitangan berkenaan dan salinan kepada BSM memaklumkan pinjaman perlu dikembalikan atau denda dijelaskan.
Pem. Perpustakaan Membuat catatan di Tag 500 dan mencetak rekod terkini ahli selepas bahan pinjaman dikembalikan atau denda dijelaskan sebelum membatalkan rekod dalam SMP.
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
8/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020 Carta Alir Tamat perkhidmatan, bersara atau diberhentikan (Kakitangan)
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
9/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020 Kes Khas - Pelajar dan Kakitangan (meninggal dunia)
Tindakan :
Jawatan Proses Kerja
Pustakawan Menerima surat makluman dari BSM, BPA, HEPA atau JFPIB melalui Ketua Pustakawan untuk memproses penamatan keahlian.
Mengarahkan Pem. Perpustakaan untuk membuat penyemakan di SMP dan menyekat kemudahan perkhidmatan dan menamatkan keahlian.
Pem. Perpustakaan Menyemak status akaun pengguna dan melaporkan status semakan kepada Pustakawan.
Pem. Perpustakaan Menyediakan surat makluman kepada BSM, BPA, HEPA dan JFPIB dan salinan kepada Bendahari UMS untuk tandatangan Pustakawan.
Pustakawan Menandatangani surat dan mengarahkan Pem. Perpustakaan untuk mengeluarkan rekod dari SMP.
Pem. Perpustakaan Cetak rekod dan keluarkan rekod dari SMP.
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
10/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
11/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020
Penamatan Keahlian Luar
Tindakan :
Jawatan Proses Kerja
Pustakawan Menerima surat makluman daripada ahli (Luar) yang ingin menamatkan keahlian.
Mengarahkan Pem. Perpustakaan untuk membuat penyemakan di SMP dan menyekat kemudahan perkhidmatan dan menamatkan keahlian.
Pem. Perpustakaan Menyemak rekod keahlian dalam SMP untuk memastikan ahli tidak mempunyai pinjaman, denda atau hutang.
Pustakawan Menandatangani surat:
i. Pengesahan penamatan tanpa pinjaman, denda atau hutang atau,
ii. Peringatan memaklumkan masih mempunyai pinjaman, denda atau hutang yang perlu dijelaskan.
Pem. Perpustakaan Sekiranya tiada pinjaman atau denda, membuat sekatan akaun ahli dalam SMP melalui Tag 043 --- dan cetak rekod.
Pustakawan Menandatangani surat pemakluman kepada Jabatan Bendahari untuk pengembalian wang cagaran.
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
UMS/AK/PU/01/05
MUKASURAT
12/12
PANDUAN PENAMATAN KEAHLIAN PERPUSTAKAAN
NO. SEMAKAN : 05 TARIKH SEMAKAN : 03 MEI 2020
