• Tidak ada hasil yang ditemukan

Prosedur pengadaan barang atau jasa di sekretariat DPRD kota Surakarta 3350

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2017

Membagikan "Prosedur pengadaan barang atau jasa di sekretariat DPRD kota Surakarta 3350"

Copied!
61
0
0

Teks penuh

(1)

PROSEDUR PENGADAAN BARANG ATAU JASA

DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh : Dewi Setiawati

D.1507021

PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)

BAB I PENDAHULUAN

A.Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi sekarang ini, Negara Indonesia merupakan salah satu Negara yang berkembang di segala bidang. Untuk merealisasikan pembangunan-pembangunan tersebut dan untuk menyongsong era pasar bebas maka bangsa Indonesia harus memiliki kesiapan bidang. Baik bidang social, ekonomi, politik maupun pertahanan dan keamanan. Unsur tersebut harus diperbaiki dan di benahi guna memperoleh hasil yang lebih maksimal.

Instansi negeri atau pemerintah dalam memenuhi inventarisnya dibiayai oleh Negara yang diambil dari Anggaran Pendapatan Belanja Daerah, atau Anggran Pendapatan Belanja Negara. Karena hal tersebut diatur guna tercapainya efisiensi dan efektivitas. Dalam pencapaian barang diinginkan atau yang sering disebut dengan pengadaan maka diperlukan alat control sebagai pedoman pengelolaannya. Pengadaan merupakan salah satu fungsi perbekalan yang mencakup kegiatan pembelian barang bekal yang ditentukan, sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, serta penyerahan dari barang dimana dan kapan yang disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan melalui : pelelangan umum, pelelangan terbatas, pemilihan langsung, dan penunjukan langsung. Selain itu pengadaan barang dapat pula dengan cara penyewaan, peminjaman, penerimaan/bantuan/hibah, penukaran dan pembuatan. Dan sebagai tindak lanjut dalam pengadaan dipeganglangsung oleh pimpnan pengadaan yang ditunjuk sesuai peraturan yang berlaku. Pimpinan yang bertugas dalam pengadaan berkewajiban mengadakan penelitian terhadap benda-benda yang dibutuhkan. Akan tetapi seringkali dalam proses pekerjaan pengadaan ditemui hambatan-hambatan baik dalam proses pengadaan baik intern maupun ekstern. Hambatan intern diakibatkan dari instansi itu sendiri

(3)

ataupun pihak-pihak yang terkait pada proses pekerjaan pengadaan. Sedangkan hambatan ekstern dapat terjadi jika terdapat prosedur-prosedur yang tidak sesuai dalam instansi yang mengikuti pengadaan barang atau pengadaan jasa. Sehingga diperlukan alat pengaturan atau alat kendali dalam proses pengadaan agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan lancar.

Dalam rangka penyempurnaan pengelolaan barang-barang investaris, dalam arti barang-barang milik atau kekayaan Negara, maka pemerintah mengeluarkan peraturan perundang-undangan antara lain : (1) Peraturan Pemerintah No. 7 Tahun 1952, Lembaran Negara No 11 Tahun 1952; (2) Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1958, Lembaran Negara No. 45 Tahun 1958; (3) Surat Keputusan Bersama Menteri Perdagangan dan Menteri Keuangan tanggal 29 Januari 1962 dan (4) Keputusan Presiden No. 33 Tahun 1969 Jo, No. 21 Tahun 1970 yang sebagaimana telah diubah, dan yang terakhir yaitu Keputusan Presiden Nomor 17 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan Keputusan Presiden Nomor 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Instansi Pemerintah. Untuk lebih mengefektifkan dan memantapkan pengelolaan barang-barang milik/kekayan Negara yang berada pada instansi-instansi pemerintah, bank-bank pemerintah, rumah sakit pemerintah dan badan usaha milik Negara, hendaknya berpedoman pada Instruksi Presiden No. 69 Tahun 1970, tentang Pengawasan Inventaris dan Instruksi Pemerintah Presiden No. 3 Tahun 1971, tentang Inventarisasi Barang-barang Milik Negara/Kekayaan Negara, serta Surat Keputusan Menteri Keuangan No. 470/KMK.03/1994 tanggal 20 September 1994, tentang Tata Cara Penghapusan dan Pemanfaatan Barang Milik/Kekayaan Negara (Sukadanto, 2001:2).

(4)

barang atau bahan-bahan untuk pekerjaan yang akan dilaksanakan harus lebih terbuka dan wajar (sesuai).

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah atau yang sering disebut dengan Setwan DPRD Kota Surakarta bertugas menyelenggarakan rapat-rapat DPRD, penyelenggaraan adm. Keuangan, dll.Dan salah satu kegiatan rutin yang dilakukan oleh Sekretariat DPRD Kota Surakarta setiap tahunnya adalah melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa. Dalam proses pengadaan barang/jasa juga perlu dikontrol, karena DPRD merupakan instansi pemerintah, sehingga dalam proses pengadaannya harus sesuai peraturan yang berlaku agar terlaksana dengan efektif dan efisien.

Tabel 1.1 Rekapitulasi Pengadaan Barang dan Jasa (Belanja Modal) TA 2009 Pada Pemerintahan Kota Surakarta

Jenis Pengadaan Nomor

173/754 29/06/09 Rp 298.000.000

(5)

DPRD Kegiatan Pemeliharaan Meubelair Kantor Sekretariat DPRD

023/ 1.385.a

19/11/09 Rp 11.240.000

Kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Perlengkapan Rumah Dinas Pimpinan DPRD

012.2/ 1.477

25/11/09 Rp 16.370.000

Sumber : Sekretariat DPRD Kota Surakarta

Dari penjelasan yang telah disampaikan di muka, maka penulis tertarik umtuk mengungkapkan tentang permasalahan-permasalahan yang terjadi mengenai pengadaan barang di DPRD Kota Surakarta. Dan di DPRD Kota Surakarta sendiri hanya menggunakan metode penunjukan langsung dan metode lelang. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis memilih judul “PROSEDUR PENGADAAN BARANG DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA”.

B. Perumusan Masalah

(6)

C. Tujuan Pengamatan

Pengamatan ini bertujuan untuk :

1. Mengetahui dan memahami prosedur dalam proses pengadaan di Sekretariat DPRD Kota Surakarta.

2. Melatih diri dalam bidang pengadaan barang atau jasa.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan mempunyai manfaat : 1. Manfaat teoritis

a. Untuk mendapatkan pengetahuan tambahan, yang diharapkan dapat menjadi suatu informasi serta referensi bagi para mahasiswa Manajemen Administrasi pada khususnya dan Mahasiswa yang mengambil jurusan lain pada umumnya.

b. Untuk mengembangkan ilmu npengetahuan dan ilmu yang didapat terutama mengenai metode pengadaan barang/jasa.

c. Untuk lebih memahami teori yang telah diperoleh selama menempuh kuliah di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Program Studi D III Manajemen Administrasi.

2. Manfaat Praktis

a. Dapat memberikan sumbangan jawaban atas permasalahan yang dibahas.

(7)
(8)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Prosedur

Pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan yang terdiri dari tahap demi tahap pekerjaan yang saling berkesinambungan yang merupakan suatu bentuk kerjasama antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya dalam suatu proses yang dinamakan prosedur. Prosedur memiliki tujuan untuk mempermudah dan memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan.

Adapun pengertian-pengertian prosedur tersebut dapat diuraikan antara lain sebagai berikut :

1. Pengertian Prosedur menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dari Balai Pustaka (1996: 791) a. “Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas;

b. Metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem”.

2. Pengertian Prosedur menurut Moekijat dalam Kamus Manajemen (1990: 435)

“Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu (chronologis) kepada tugas-tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas demikian dalam kebijaksanaan-kebijaksanaan kearah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Suatu prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan secara chronologis (menurut waktu) dari tugas-tugas ini merupakan ciri dari setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing – masing tugas harus diselesaikan. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode, dengan mana pekerjaan akan diselesaikan”.

3. Pengertian prosedur menurut George R. Terry dalam Asas-Asas Manajemen (1986: 221)

(9)

“Prosedur merupakan suatu seri-seri tugas yang berhubungan satu sama lain yang merupakan bagian daripada urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan”.

4. Pengertian prosedur menurut B. N. Marbun dalam Kamus Manajemen (2003: 294)

“Prosedur adalah tata cara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan dan diwajibkan. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan oleh siapa tugas harus diselesaikan”.

Dari pengertian prosedur di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu tahapan atau urutan kegiatan yang harus dijalankan untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Suatu prosedur juga berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang ditentukan. Prosedur memiliki tujuan untuk mempermudah dan memperlancar setiap pekerjaan yang dilaksanakan dalam rangka memberikan kemudahan. Adanya prosedur yang baik, diharapkan urutan kegiatan atau langkah-langkah tersebut dapat diikuti, diawasi, dan diarahkan kepada pencapaian tahap dengan cepat, hemat dan cermat. Oleh karena itu, urutan kegiatan atau langkah-langkah tersebut haruslah dibuat sedemikian rupa sehingga tidak meninggalkan faktor efisiensi dan efektifitas.

B. Pengertian Pengadaan Barang atau Jasa

Pengadaan barang-barang materiil (bahan baku) merupakan standarisasi mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan pekerjaaan, juga dalam rangka penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaaan khususnya untuk pembelian bahan baku, oleh karena itu hendaknya setiap kegiatan pengadaan dilakukan secara sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang ingin dicapai.

(10)

kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang- undangan yang berlaku”.

Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 72) juga mengemukakan cara dalam pengadaan barang antara lain dengan cara :

1. Pembelian 2. Penyewaan 3. Peminjaman 4. Pemberian/ Hibah 5. Penukaran/ Barter 6. Pembuatan

7. Sewa- Beli 8. Leasing

Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian (pengadaan bahan baku) ini dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang, bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila bahan- bahan dan perlengkapan yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah ditentukan. Di dalam hal mungkin sebaliknya, karena factor- factor lain disamping harga, seperti kualitas, tanggal penyerahan yang dijanjikan, dan nama supplier barang- barang tersebut. Jadi kuranglah tepat apabila kita menginginkan pembelian dengan harga yang murah saja, karena bahan atau barang yang dibeli kurang memenuhi syarat hingga dapat merugikan perusahaan itu sendiri.

Di dalam instansi pemerintah, pengadaan barang dan jasa harus sesuai peraturan yang berlaku yaitu sesuai dengan keppres no 8 tahun 2006 yaitu tentang pengadaan barang/ jasa pemerintah.

Sistem Pengadaan :

(11)

Untuk menentukan system pengadaan yang menggunakan penyedia barang/ jasa, meliputi :

1. Metode pemilihan barang/ jasa

2. Metode penyampaian dokumen penawaran 3. Metode evaluasi penawaran

4. Jenis kontrak

Dan perlu juga mempertimbangkan : 1. Jenis, sifat dan nilai barang/ jasa 2. Kondisi lokasi

3. Kepentingan masyarakat

4. Jumlah penyedia barang/ jasa yang ada

Dalam menentukan system pengadaan ini, berkaitan dengan menyusun rencana pengadaan dan menentukan paket pengadaan , pengguna barang/ jasa bersam panitia/ pejabat pengadaan wajib memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri dan perluasan kesempatan bagi usaha kecil, koperasi kecil dan masyarakat.

Berdasarkan pengertian tersebut diatas, maka dapat dirangkum pengertian pengadan barang/jasa yaitu aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dengan berdasarkan peraturan yang berlaku, jumlah, dan kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan termasuk didalamnya usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisien dan efektif.

(12)

tempat, maupan waktu yang dikehendakinya dengan efektif dan efisien. Aktivitas untuk memenuhi kebutuhan barang meliputi :

1. Penentuan atau penelitian barang yang diperlukan

Pimpinan yang bertugas dalam pengadaaan barang-barang berkewajiban mengadakan penelitian terhadap barang yang dibutuhkan baik mengenai jenis, jumlah, biaya maupun mutunya. Kegiatan yang dilakukan penelitian atau penentuan barang untuk mengumpulkan data dan informasi dalam penyusunan rencana kerja pengadaan. Data informasi yang dikumpulkan antara lain :

a. Mencari keterangan-keterangan yang terbaru mengenai keadaan barang.

b. Mempertimbangkan kegunaaan akan barang yang akan diadakan. c. Menyeleksi instansi yang mengikuti kegiatan pengadaan.

2. Perencanaan kebutuhan

Apabila penelitian mengenai barang yang telah diselesaikan, maka dibuat daftar rencana kebutuhan barang untuk melakukan pengadaan barang-barang. Perencanaan kebutuhan harus disusun dengan mempertimbangkan syarat-syarat bahwa crencana harus mudah dilaksanakan, harus dibuat oleh ahli, harus mempunyai perincian yang teliti, luwes atau fleksibel. Dengan adanya perencanaan yang tepat dan jelas serta didukung dengan tenaga kerja atau pelaksana yang tangguh maka tujuan organisasi akan dapat dicapai dengan tepat, dan yang menjadi tujuan organisasi akan terwujud.

Dalam mengadakan materiil secara terinci dan terarah, maka unsur perencanaan memegang peranan penting. Oleh karena itu perencanaan mengandung kemungkinan-kemungkinan pilihan yang dapat dirumuskan dengan jelas kepada pilihan yang kongkrit.

Masalah-masalah pokok perencanaan pengadaan menurut Muhammad Ichram Mukmin, SH (1992: 78) masih dalam buku yang sama yaitu :

(13)

2. Berapa yang dibutuhkan, berapa harga yang dibutuhkan (HOW MANY, HOW MUCH) ?

3. Kapan dibtuhkan (WHEN) ? 4. Dimana dibutuhkan (WHERE) ?

5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan (WHO) ? 6. Bagaimana cara pengadaan (WHY) ?

Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan dengan sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan-perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan. Akan tetapi tidak lepas juga dari anggaran dana yang tersedia. Adapun tujuan pengadaan barang/jasa dalam instansi pemerintah yaitu untuk memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan instansi pemerintah dalam jumlah, sesuai dengan kualitas dengan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien.

Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 Tahun 2000, pasal 12 ayat 2, bahwa metode pengadaan barang/jasa pemborongan dan jasa lainnya dilaksanakan melalui :

1. Pelelangan, yaitu serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia jasa terbaik.

(14)

melalui harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.

3. Pemilihan Langsung, yaitu pengadaaan barang/jasa yang penyedia barang/jasanya ditentukan oleh kantor/satuan kerja/pimpinan proyek/bagian proyek/pejabat yang disamakan/ditunjuk.

4. Swakelola, yaitu pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, atau upah borongan tenaga.

Dan berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2006, pasal 3, 5, 10 dan pasal 18 ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan barang/jasa antara lain :

1. Etika pengadaan barang/jasa harus dipenuhi sebagai berikut :

a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran, dan dapat tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.

b. Bekerja secara professional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa.

c. Tidak saling mempengaruhi baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindariterjadinya persaingan tidak sehat.

d. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.

e. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa (Conflict of Interest).

(15)

g. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan Negara.

h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan ndengan pengadaan barang/jasa.

2. Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa yaitu :

a. Efisien, ini berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung jawabkan.

b. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka

bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.

d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetaapn calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya.

(16)

memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun.

f. Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum permerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.

3. Pembentukan panitia dalam pengadaan :

a. Panitia pengadaan wajib dibentuk untuk semua pengadaan dengan nilai diatas Rp 50.0000.000,00

b. Untuk pengadaan sampai nilai Rp50.000.000,00 dapat dilaksanakan oleh panitia atau pejabat pengadaan.

c. Anggota panitia pengadaan berasal dari pegawai negeri, baik dari instansi sendiri maupun instansi teknis lainnya.

d. Panitia atau pejabat pengadaan sebagaimana dinyatakan dalam point satu dan dua diatas harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1) Memiliki integritas moral, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas.

2) Memahami keseluruhan peerjaan yang akan diadakan.

3) Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas panitia atau petugas pengadaan yang bersangkutan.

4) Memahami isi dokumen pengadaan atau metode prosedur pengadaan berdasarkan keputusan presiden.

5) Tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang mengangkat dan menetapkannya sebagai panitia atau pejabat pengadaan.

6) Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang atau jasa pemerintah.

(17)

1) Menyusun jadwal dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan.

2) Menyusun dan menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). 3) Menyiapkan dokumen pengadaan.

4) Mengumumkan pengadaan barang atau jasa melalui media cetak dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum, dan jika memungkinkan melalui media elektronik.

5) Menilai kualifikasi penyedia melalui pasca kualifikasi atau prakualifikasi.

6) Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk. 7) Mengusulkan pemenang.

8) Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada pengguna barang/jasa.

9) Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan barang/jasa dimulai.

f. Panitia berjumlah gasal beranggotakan sekurang-kurangnya 3 orang yang memahami tata cara pengadaan barang, substansi pekerjaan atau kegiatan yang bersangkutan dan bidang lain yang diperlukan, baik dari unsure-unsur didalam maupun diluar instansi yang bersangkutan.

g. Pejabat pengadaan hanya 1 (satu) orang yang memaham tata cara pengadaan, substansi pekerjaan/kegiatan yang bersangkutan dan bidang lain yang diperlukan, baik dari unsure-unsur di dalam maupun dari luar instansi yang bersangkutan.

h. Pejabat pengadaan barang yang dilarang duduk sebagai panitia atau pejabat pengadaan :

1) Pengguna barang/jasa dan bendaharawan.

(18)

panitia atau pejabat pengadaan untuk pengadaan barang/jasa yang dibutuhkan instansinya.

4. Metode penyampaian dokumen penawaran a. Metode satu sampul

Metode satu sampul lebih tepat untuk digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas atau pengadaan dengan standar harga yang telah ditentukan. b. Metode dua sampul

Metode ini digunakan dalam hal diperlukan evaluasi teknis yang lebih mendalam terhadap penawaran yang disampaikan oleh para penyedia barang/jasa dan untuk menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai terpengaruh oleh besarnya penawaran harga. Metode ini lebih tepat digunakan untuk pengadaan peralatan dan mesin yang tidak sederhana.

c. Metode dua tahap

Metode ini dapat digunakan untuk pengadaan barang/jasa berkaitan dengan penggunaan teknologi tinggi, kompleks an resiko tingi, serta pengadaan barang/jasa yang memerlukan penyesuaian criteria teknis untuk menyetarakan spesifikasi teknis diantara penawar sesuai yang disyahkan pada dokumen pengadaan. Sebagai contoh : kontrak terima jadi (turnkey), dan pembangkit tenaga listrik.

5. Evaluasi penawaran

a. Evaluasi penawaran untuk pengadaan barang/jasa pemborongan lainnya dapat menggunakan beberapa system atau aturan yang ditetapkan. Adapun system atau aturan yang ditetapkan yaitu : 1) Sistem gugur

(19)

– evaluasi harga. Apabila salah satu dalam evaluasi gagal atau tidak sesuai maka atomatis instansi yang bersangkutan dianggap gugur.

2) Sistem nilai (merit point system)

Evaluasi penawaran dengan system ini digunakan untuk pengadaan barang/jasa pemborongan jasa lainnya yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya, mengingat penawaran harga sangat dipengaruhi kualitas teknis. Urutan dalam proses evaluasi yaitu dari evaluasi administrasi – evaluasi teknis dan harga. Apabila didapat total nilai yang paling tinggi, maka yang memiliki total tinggi tersebut yang menduduki peringkat pertama, dan menurun sesuai dengan total nilainya.

3) Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis

Evaluasi ini khusus dilakukan untuk pengadaan barang/peralatan yang memperhitungkan factor-faktor :umur ekonomis, harga, biaya operasi, dan pemeliharaan, dalam jangka waktu tertentu, evaluasi administrasi – evaluasi teknis dan harga, system economic life cycle cost, digunakan khusus untuk mengevaluasi pengadaan barang yang kompleks dengan memperhitungkan perkiraan biaya operasi dan pemeliharaan serta nilai sisa selama umur ekonomis barang tersebut.

6. Istilah-istilah yang sering digunakan dalam pengadaan :

a. Pemimpin proyek / pimpinan bagian proyek adalah pejabat yang diangkat oleh Menteri atau Pimpinan Lembaga /Gubernur /Bupati /Walikota /pejabat yang diberi kuasa, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari anggaran belanja pembangunan melalui APBN.

(20)

c. Jasa pemborongan adalah layanan pekerjaan pelaksanaan konstruksi atau wujud fisik lainnya yang perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan pengguna barang/jasa dan proses serta pelaksanaannya diawasi oleh pengguna barang/jasa.

d. Kontrak adalah perikatan antara pengguna barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

e. Pemilihan penyedia barang/jasa adalah kegiatan untuk menetapkan penyedia barang/jasa yang akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.

f. Pakta integritas adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh pengguna barang / jasa / panitia pengadaan / pejabat pengadaan /penyedia barang /jasa yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi, dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

g. Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi bdan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jaas setelah memasukkan penawaran.

C. METODE PENGAMATAN

Metode Pengamatan adalah segala teknik yang digunakan dalam pengamatan atau segala sesuatu yang berkaitan dengan penelitian yang diadakan. Metode pengamatan ini menyangkut beberapa hal antara lain sebagai berikut :

1. Lokasi Pengamatan

Pengamatan yang dilakukan oleh penulis berlokasi di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Surakarta, dengan pertimbangan karena penulis dapat berkesempatan untuk diijinkan melaksanakan pengamatan dimana penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai dengan masalah yang akan ditulis.

(21)

Mengacu kepada sumber yang digunakan, maka penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriftif. Pengertian dari penelitian deskriptif ini adalah menuturkan dan menafsirkan data yang ada, misalnya tentang situasi yang dialami nsatu hubungan, kegiatan, pandangan, sikap yang menampak, pertentangan yang meruncing, dan sebagainya. (Winarno Surakhmad, 1994:139).

3. Sumber Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah : a. Wawancara Langsung

Yaitu data yang diperoleh langsung dari narasumber (informan) di Sekretariat DPRD Kota Surakarta yang kemudian diolah oleh penulis. Dalam pengamatan ini yang menjadi narasumber (informan) adalah Bagian Rumah Tangga Sekretariat DPRD Kota Surakarta.

b. Data melalui buku-buku

Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung yang berhubungan dengan pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta dan buku-buku lainnya yang berhubungan dengan Sekretariat DPRD secara umum.

4. Teknik Pengambilan Sampel

Sampel pengamatan ini diambil dengan cara “ purposive sampling” yaitu penulis cenderung memilih informan yang dipercaya dan dianggap mewakili populasinya tetapi lebih cenderung mewakili informasinya dan mengetahui permasalahan yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data dan kedalaman data didalam menghadapi realitas yang tidak tunggal. ( Sutopo,2002:56 ).

(22)

Dalam penelitian ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung dan pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang diselidiki atau dijumpai secara sistematis.

b. Wawancara atau interview

Yaitu pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan berhadapan muka dengan responden yang dapat memberikan keterangan. Wawancara ini dapat untuk melengakapi data yang diperoleh

Tujuan dari wawancara adalah untuk menyajikan kontruksi saat sekarang dalam suatu konteks mengenai data pribadi, peristiwa, aktivitas, organisasi, perasaan motivasi, tanggapan atau persepsi, tingkat dan bentuk keterlibatan, dan sebagainya untuk merekonstruksikan beragam hal seperti itu sebagai bagian dari pengalaman masa lampau, dan memproyeksikan hal-hal itu dikaitkan dengan harapan yang bias terjadi di masa yang akan dating. ( Sutopo,2002:58 ).

c. Studi Pustaka

Teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data dan menbaca buku-buku yang ada kaitannya dengan pengadaan dan prosedurnya.

d. Dokumentasi

Yaitu teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen, peraturan-peraturan, laporan dan literature lainnya yang ada.

6. Teknik Analisis Data

(23)

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan teknik analisis data kualintatif. Analisis dalam pengamatan kualitatif menurut Sutopo(2002:94 ), terdiri dari tiga komponen utama yaitu reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan dengan vervikasinya.

a. Reduksi Data

Merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari pengumpulan data yang dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan yang diperoleh di lapangan. Proses reduksi data ini berlangsung terus-menerus sepanjang pelaksanaan penelitian sampai berakhirnya penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.

b. Sajian Data

Sajian data mengacu pada rumusan masalh, dengan melihat suatu penyajian data, penulis akan mengerti apa yang terjadi dan memungkinkan untuk mengerjakan sesuatu pada analisa data atau tindakan lain.

c. Penarikan Simpulan

(24)

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA /INSTANSI

A. DPRD Kota Surakarta

Reformasi yang bergulir mendorong terjadinya perubahan paradigma penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan menuju lebih baik, dengan membuka babak baru dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, khususnya dalam penyelenggaraan Pemerintah di Daerah.

DPRD Kota Surakarta berdiri semenjak berdirinya pemerintah kota Surakarta yakni disebutkan bahwa undang-undang nomor 16 Tahun 1950 tentang pembentukan daerah-daerah kota besar dalam lingkungan propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta, maka dibentuklah Dewan Perwakilan Rakyat Surakarta (DPRD) Kota Surakarta. DPRD Kota Surakarta merupakan unsur penyelenggaraan Pemerintah Daerah.

Sebagaimana diketahui bahwa secara umum terdapat empat fungsi dari lembaga legislatif, yaitu:

- fungsi penganggaran, - fungsi perundangan, - fungsi pengawasan dan

- fungsi menampung dan menyalurkan aspirasi rakyat.

Dengan demikian kinerja lembaga ini harus dikembalikan pengukuran dan penilaiannya kepada pelaksanaan tugas-tugas pokok yang bersifat umum tersebut.

1. Dasar Hukum, Kedudukan DPRD Kota Surakarta

Kinerja sebuah lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan mendasarkan kepada pencapaian tujuannya. Sementara keberadaan lembaga legislatif adalah sebagai lembaga yang diharapkan mampu menjadi kekuatan pengawas dan penyeimbang (check and balance) atas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan daerah oleh badan

(25)

eksekutif daerah (pemerintah kota). Tujuan yang dimaksud adalah penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan menuju terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi luas.

Pemilu tahun 2004 menghasilkan anggota Legislatif secara demokratis dan dapat merubah sistem pemerintahan yang sentralistik menjadi desentralistik melalui pembuatan beberapa Undang-Undang, dua diantaranya Undang-Undang nomor 22 Tahun 2003 Tentang Susunan Dan Kedudukan MPR, DPR, DPD Dan DPRD dan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah, yang menjadi dasar hukum keberadaan, Kedudukan dan Tugas DPRD Kota Surakarta.

Dasar hukum kedudukan DPRD Kota Surakarta diatur dalam Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Pasal 40 yang secara tegas tertulis “DPRD merupakan Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah dan Berkedudukan sebagai Unsur penyelenggara Pemerintah Daerah.” Dan Undang-Undang Nomor 22 tahun 2003 pasal 76 secara eksplisit tertulis, ”DPRD Kabupaten Kota merupakan Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah yang berkedudukan sebagai Lembaga Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota. 2. Visi dan misi DPRD Kota Surakarta tertuang dalam Rencana Kerja

DPRD pada tiap Masa Bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai berikut : · Visi DPRD Kota Surakarta

1. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat, mengutamakan dan memperjuangkan kepentingan masyarakat Kota Surakarta.

2 Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab permasalahan- permasalahan yang terjadi di masyarakat.

3 Profesional, adalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi sesuai dengan keahlian dan kewenangan yang dimiliki.

4. Bertanggung Jawab, adalah berani dan konsekuen melaksanakan fungsi yang diemban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(26)

· MISI DPRD Kota Surakarta

1. Memperjuangkan Keadilan dan Kesejahteraan masyarakat Kota Surakarta dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. 2. Meningkatkan kepekaan dan kepedulian dalam menyelesaikan

permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat kota Surakarta 3. Meningkatkan profesionalisme DPRD Kota Surakarta sesuai tugas

dan fungsi.

4. Membangun Komunikasi dan Kemitraan DPRD dengan pemerintah Kota Surakarta, Masyarakat, akademisi, pers dan lembaga lainnya. 5. Meningkatkan daya pikir, nilai rasa, perilaku yang bermartabat dan

hasil karya yang berguna untuk Kesejahteraan masyarakat Kota Surakarta

B. Sekretariat DPRD Kota Surakarta

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Surakarta berlokasi di Jl. Adi Cucipto No. 143 A Jajar, kecamatan Laweyan, kota Surakarta. Sekretariat DPRD Kota Surakarta merupakan pembangunan kedua setelah Balaikota Surakarta mengalami kebakaran.

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta adalah unsur staf yang membantu Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas tersebut Sekretariat DPRD dibantu oleh Staf DPRD dari Pegawai Negeri Sipil.

1. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD

(27)

tercipta kesatuan gerak dan langkah dalam mata rantai kerja yang harmonis. Dengan demikian kegiatan pelayanan yang menjadi tugas pokok dari Sekretariat Dewan dapat dilaksanakan dengan optimal.

Sekretariat DPRD Kota Surakarta mempunyai kedudukan, tugas pokok dan fungsi yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 pasal 5. Dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa, Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD yang berkedudukan secara teknis operasional berada dibawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

Tugas-tugas pokok dari Sekretariat DPRD adalah: a) Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan b) Menyelenggarakan administrasi keuangan

c) Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD

d) Dan menyediakan serta mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan DPRD sesui dengan kemampuan keuangan daerah. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana hal tersebut diatas, Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi :

1. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD 2. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD 3. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD dan

4. Penyediaan dan pengoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD

(28)

menjalankan tugas dan wewenangnya dapat melaksanakannya secara efektif dan efisien. Sehingga Sekretariat DPRD Kota Surakarta mempunyai visi dan misi dalam mengemban tugasnya, yaitu :

· Visi : Terwujudnya pelayanan prima bagi DPRD dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya

· Misi : 1) Meningkatkan profesionalisme pejabat dan staf sekretariat DPRD

2) Meningkatkan prasarana dan sarana kerja

3) Meningkatkan pelayanan kepada anggota DPRD dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya.

2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD

Sekretariat DPRD terdiri dari 4 sub bagian, dan tiap-tiap Sub bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian. Struktur Organisasi DPRD Surakarta berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 19-A Tahun 2009 tentang Pedoman Uraian Jabatan Struktural Pada Sekretariat DPRD adalah sebagai berikut :

a. Sekretaris DPRD

b. Bagian Legislasi, membawahkan : 1. Subbagian Rapat dan Risalah 2. Subbagian Penyusunan Peraturan 3. Subbagian Evaluasi dan Pelaporan c. Bagian Keuangan, membawahi :

1. Subbagian Anggaran 2. Subbagian Perbendaharaan 3. Subbagian Akuntansi

(29)

e. Bagian Umum, membawahi: 1. Subbagian Tata Usaha

2. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan f. Kelompok Jabatan Fungsional

Uraian tugas-tugas jabatan struktural di Sekretariat DPRD Kota Surakarta :

a. Sekretaris DPRD

Mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dengan beberapa uraian sebagai berikut :

1. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja Sekretariat DPRD.

2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.

3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Badan sesuai dengan bidang tugas.

4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

5. Menerapkan Standar Pelayanan Prima

6. Melaksanakan pengelolaan Kesekretariatan, meliputi : Perencanaan, Evaluasi, Pelaporan, Keuangan, Umum dan Kepegawaian.

7. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ dan EKPPD Sekretariat DPRD. 8. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Legislasi,

(30)

9. Menyusun rencana, penelaah dan pengkoordinasi perumusan kebijakan Pimpinan DPRD.

10. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan kesekretariatan DPRD.

b. Bagian Legislasi

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang Rapat dan Risalah, Penyusunan peraturan, dan evaluasi dan pelaporan peraturan. § Subbagian Rapat dan Risalah

Mempunyai tugas penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Rapat dan Risalah, meliputi: pelaksanaan persipan rapat-rapat dan penyusunan risalah guna mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.

§ Subbagian Penyusunan Peraturan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang penyusunan perundang-undangan, meliputi : menyiapkan bahan peraaturan per-undang-undangan, menyusun rancangan keputusan pimpinan DPRS dan keputusan DPRD serta rancangan peraturan daerah inisiatif DPRD dan pengelolaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi hukum.

§ Subbagian Evaluasi dan Pelaporan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan konsep rencana kerja dan penyusunan evaluasi dan pelaporan peraturan, meliputi : menyiapkan bahan-bahan raperda yang akan dilakukan pembahasan dan pelaksanaan pengkajian terhadap produk hukum dan pelaporan perda-perda yang sudah ditetapkan.

c. Bagian Keuangan

(31)

akuntansi, dan perbendaharaan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD.

· Subbagian Anggaran

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang perencanaan dan anggaran, meliputi: penyusunan program kerja, penyusunan anggaran dan penyusunan LAKIP.

· Subbagian Perbendaharaan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Perbendaharaan Meliputi : pembayaran keuangan pegawai, Pimpinan dan Anggota DPRD, dan kegiatan operasional sekretarit Dewan serta verifikasi atas Pertanggung jawaban keuangan

· Subbagian Akuntansi

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelaksanaan administrasi di bidang Akuntansi, meliputi : pengendalian keuangan, dan Pembukuan Keuangan

d. Bagian Humas dan Protokol

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Humas, Dokumentasi dan Protokol, penyerapan aspirasi masyarakat dan perjalanan dinas · Subbagian Humas dan Dokumentasi

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Humas dan Dokumentasi, meliputi : pelaksanaan kegiatan Kehumasan, hubungan antar lembaga, penyerapan aspirasi masyrakat, dokumentasi dan Perjalanan Dinas.

· Subbagian Protokol

(32)

menyiapkan pelayanan kegiatan keprotokolan dan, penerimaan tamu dan penyiapan sambutan-sambutan

e. Bagian Umum

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, RumahTangga, dan perlengkapan di lingkungan Sekretariat DPRD

· Subbagian Tata Usaha

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Tata Usaha, meliputi : Organisasi dan Tatalaksana, ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.

· Subbagian RumahTangga dan Perlengkapan

Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Rumah Tangga dan perlengkapan, meliputi : pelaksanaan dan pelayanan Teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga, dan keamanan lingkungan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan dan pengadaan, Inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan dinas.

f. Kelompok Jabatan Fungsional

3. Analisis Pekerjaan Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha) a. Bagian Umum

Sebagaimana dimaksud di atas bahwa tugas dari Bagian Umum adalah melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha, kepegawaian, Rumah Tangga, dan perlengkapan di lingkungan Sekretariat DPRD. Bagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian dengan uraian jabatan adalah sebagai berikut:

(33)

2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.

3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan , keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Bagian sesuai dengan bidang tugasnya.

4. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku. 5. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Tata Usaha.

6. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang Rumah Tangga dan Perlengkapan.

7. Menyusun indikator dan pengukuran kinerja di bidang Umum. 8. Melaksanakan sosialisasi di bidang umum.

9. Menerapkan Standar Pelayanan Minimal.

10.Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait.

11.Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik. 12.Memberikan usul dan saran kepada atasan.

13.Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

14.Melaksanaka tugas lain yang diberikan oleh atasan. b. Sub Bagian Tata Usaha

Seperti yang telah diuraikan di atas bahwa Sub bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, penggandaan, kepegawaian dan perjalanan dinas. Sub Bagian Tata usaha dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

1. Melakukan penyusunan rencana kerja subbagian Tata Usaha berdasarkan rencana kerja Bagian.

(34)

3. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan , keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Bagian sesuai dengan bidang tugasnya

4. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijaksanaan di bidang ketatausahaan.

5. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor, dan rumah tangga.

6. Menyiapkan dan mengolah bahan penyusunan rencana kebutuhan pegawai.

7. Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan.

8. Mengelola data dan dokumentasi pegawai serta anggota DPRD.

9. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan pelatihan, calon peserta pendidikan dan pelatihan serta calon peserta ujian dinas pegawai.

10.Mengusulkan permohonan izin dan tugas belajar. 11.Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK).

12.Memproses permohonan cuti, mengusulkan permohonan kartu pegawai, kartu isteri/suami, kartu tabungan asuransi pensiun, kartu asuransi kesehatan dan tabungan perumahan (BAPERTATUM).

13.Menyiapkan dan memproses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai dan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P).

14.Memproses laporan perkawinan, izin perkawinan dan perceraian. 15.Menyiapkan bahan usulan pemberian tanda penghaargaan/tanda jasa

dan sanksi. Menyiapkan bahan sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil. 16.Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai.

17.Melakukan penyiapan bahan penyusunan indicator dan pengukuran kinerja di bidang ketatausahaan.

(35)

16.Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas

17.Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

19.Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Pegawai yang bekerja di Sekretariat DPRD Kota Surakarta terdiri dari 59 orang dengan rincian sebagai berikut:

- Pegawai Negeri Sipil sejumlah 44 orang

- Pegawai Honorer/administrasi sejumlah 9 orang - Calon Pegawai Negeri Sipil sejumlah 6 orang

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel rekapitulasi pegawai yang ada di Sekretariat DPRD Kota Surakarta.

(36)

BAB IV PEMBAHASAN

A. Pengadaan Barang/Jasa Pada Instansi Pemerintah

Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis mendapatkan sumber-sumber data dengan menggunakan peraturan Kepres No. 80 Tahun 2003 dan Kepres No. 8 Tahun 2006 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa instansi pemerintah.

Pada prosedur tetap pelayanan pengadaan barang rutin dan insidental di DPRD Kota Surakarta menyebutkan dalam proses pengadaan sbb :

1. Sampai dengan Rp 5.000.000,00 s/d Rp 50.000.000,00 pengadaan dilakukan dengan metode penunjukan langsung tanpa SPK (Surat Perintah Kerja), dilaksanakan oleh Sub.Bag. RT dan Perlengkapan atau Satuan Kerja (User) yang dikoordinasi proses administrasinya.

2. Rp 50.000.000,00 s/d 100.000.000,00 pengadaan dilakukan dengan metode pemilihan langsung 3 (tiga) pembanding dan dilaksanakan oleh Panitia dalam Pengadaan Barang/Pembanding Harga.

3. Rp 100.000.000 s.d seterusnya dilaksanakan oleh Panitia Pelelangan. Dalam Kepres No. 8 Tahun 2006 menyebutkan metode pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah :

1. Pelelangan Umum : Rp 100.000.000,00 2. Pelelangan Terbatas

3. Pemilihan Langsung : s/d Rp 100.000.000,00 4. Penunjukan Langsung : max Rp 50.000.000,00

Pada penulisan Tugas Akhir ini penulis menitikberatkan pada pengadaan dengan menggunakan sistem penunjukan langsung dan lelang. Dikarenakan di Sekretariat DPRD Kota Surakarta sering kali menggunakan kedua metode tersebut.

(37)

B. Prosedur pengadaaan Barang Di Sekretariat DPRD Kota Surakarta 1. Prosedur Pengadaaan

Dalam proses pengadaan dilakukan oleh panitia pengadaan dengan disyahkan melalui penetapan Pimpinan dan Bendaharawan Bagian Proyek. Panitia pengadaan barang/jasa dibedakan menjadi 2 yaitu, panitia pengadaan/pembelian dan panitia pemeriksaan/ penerimaan.

Prosedur yang dilakukan dalam pengadaan barang/jasa sebagai berikut :

1. Ka. Sub. Bag RT dan Perlengkapan menyiapkan rencana pengadaan barang yang telah direncanakan sesuai dengan RKA (Rencana Kerja Anggaran) DPRD, yang telah ditetapkan pada rapat kerja periode tertentu. Sehingga pengadaan yang dapat dilaksanakan harus melalui rapat koordinasi terlebih dahulu.

2. Ka. Sub. Bag RT dan Perlengkapan membuat rincian perkiraan harga dan dikonsultasikan ke Sekwan (Sekretaris Dewan).

3. Sub. Bag RT dan Perlengkapan membuat dokumen pengadaan dan ditandatangani bag. RT kemudian bagian Keuangan.

4. Bagian Keuamgan membuat SPP (Surat Pengantar Pembayaran) ke DPPKA (Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset daerah), timbul SPPD (Surat Pencairan Dana).

5. Melakukan koordinasi dengan satuan kerja. 6. Melaksanakan Pengadaan Barang.

Alur proses terjadinya pengadaan

(38)

2. Kriteria barang yang dipilih dan Hambatan dalam prosedur pengadaan : Dari hasil wawancara dengan Ibu Liestyawati ( 8 Maret 2010), adalah sebagai berikut :

“ Kriteria barang yang dipilih dalam RKA ( Rapat Kerja Anggaran ) adalah harga harus sesuai degan anggaran dan spesifikasi barang yang sesuai dengan kebutuhan dan hambatan atau kendala yang biasanya ditemukan dalam proses pengadaan adalah apabila ada anggaran/harga tidak sesuai dan spesifikasi barang yang tidak sesuai, selain itu tidak ada kendala atau hambatan lain.”

3. Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) penunjukan langsung dan pelelangan pengadaan barang.

Dalam RKS ini bertindak sebagai pemberi tugas adalah Pimpinan Sekwan. Pemberi tugas membentuk panitia untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa, yang disebut panitia pengadaan/ pembelian barang. Sedangkan yang berbeda hanya pada metode penunjukan langsung yang hanya terdiri dari pejabat pengadaan saja.

Contoh pengadaan barang yang pertama menggunakan metode penunjukan langsung adalah mesin/ kartu absensi dimana total harga Rp. 9.375.000,00 dengan menunjuk CV. Victory Prima Nusa sebagai rekanan yang dipilih atau ditunjuk.

Berikut adalah prosedur dan syarat-syarat dalam pengadaan barang dengan menggunakan metode penunjukan langsung dan lelang dalam meliputi :

a. Metode Penyampaian Dokumen Penawaran

Penyampaian dokumen dengan mempergunakan metode satu sampul, dengan ketentuan sebagai berikut :

1) Penyampaian Dokumen Penawaran

(39)

Penawaran Harga Pekerjaan

Hari Tanggal Tempat

Kepada

Yth : Panitia Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta Jl. Adisucipto No. 143 A Surakarta Di

SURAKARTA

sampul tertutup ( tidak tembus baca ) berwarna coklat berukuran minimal 25 cm x 40 cm, bagian belakang sampul dilem dan di lak ban di lima tempat sehingga apabila ditarik garis diagonal akan membentuk huruf “X”, bagian depan sampul pada sudut kiri atas diberi tulisan dengan ketik atau spidol hitam “PENAWARAN HARGA PEKERJAAN PENGADAAN MESIN / KARTU ABSENSI” untuk penunjukan langsung dan

Contoh bentuk sampul Surat Penawaran Harga : BAGIAN DEPAN :

(40)

b. Seluruh dokumen Penawaran dimasukkan ke dalam satu sampul, yang mencakup semua persyaratan penawaran dan dokumen kualifikasi sebagaimana dimaksud dalam Dokumen Pengadan ini.

c. Dokumen Penawaran harus mencakup surat penawaran yang dilengkapi dengan persyaratan administrasi, teknis dan perhitungan harga yang ditandatangani oleh penyedia jasa. d. Apabila Dokumen Penawaran disampaikan melalui pos,

maka sampul sebagaimana dimaksud pada huruf b angka ini, dimasukkan kedalam sampul luar yang hanya mencantumkan alamat pejabat pembuat komitmen, serta hari, tanggal, bulan, tahun dan jam pemasukan.

e. Dokumen penawaran bersifat rahasia, sehingga dilarang dikirim kepada anggota Panitia Pengadaan dan atau perorangan, dan hanya ditujukan ke alamat sebagaimana dimaksud pada Dokumen Pengadaan ini.

f. Apabila Dokumen Penawaran disampaikan secara langsung, maka harus dimasukkan sendiri oleh calon peserta penunjukan langsung kedalam tempat atau kotak yang telah disediakan oleh Panitia Pengadaan.

(41)

3) Persyaratan lain yang harus disertakan dalam dokumen penawaran sebagai berikut :

a. Data Administrasi

- Copy undangan pembukaan penawaran,

- Surat pernyataan minat yang ditujukan kepada : Pejabat Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat DPRD Kota Surakarta, - Formulir isian penilaian kualifikasi,

- Foto copy Surat Ijin Usaha yang masih berlaku,

- Foto copy akte pendirian perusahaan terakhir, dengan Surat Pernyataan bahwa Direktur/Pimpinan yang diberi kuasa bukan Pegawai Negeri Sipil/TNI/POLRI diatas materai Rp 6.000,00 bagi BUMN surat pernyataan ini tidak diperlukan,

- Surat pernyataan tunduk pada peraturan yang berlaku, - Fotocopy NPWP,

- Fotocopy bukti pelunasan Surat Pajak Tahunan / Penghasilan ( SPT/PPh ) tahun terahir,

- Fotocopy Laporan Bulanan PPh 3 ( tiga ) bulan terakhir yang dibuktikan dengan fotocopy Surat Setoran Pajak Penghasilan ( SSP/PPh ) 3 ( tiga ) bulan terakhir.

b. Data Teknis :

- Spesifikasi barang yang ditawarkan, - Jadwal Pelaksanaan Kegiatan. 4) Satuan Mata Uang dalam Penawaran

Dalam penawarn peserta penunjukan langsung harus menggunakan satuan mata uang Rupiah.

5) Masa Berlaku Penawaran

(42)

b. Pejabat Pengadaan melalui pemberitahuan tertulis atau facsimilie dapat meminta peseta penunjukan langsung memperpanjang masa berlaku penawarannya sesuai yang ditentukan oleh Panitia Pengadaan. Pemberitahuan perpanjangan harus dilakukan sebelum masa berlaku penawaran berakhir.

6) Jaminan Penawaran

a. Surat jaminan tersebut pada pasal 1 (satu) harus dikeluarkan Bank Umum ( tidak termasuk Bank Perkreditan Rakyat ) atau Perusahaan Asuransi yang mempunyai asuransi kerugian ( Surety Bond ).

b. Jaminan Penawaran harus memiliki masa berlaku minimal selama 60 (enam puluh lima) hari kalender terhitung sejak tanggal pemasukan penawaran.

c. Besarnya jaminan penawaran sebesar 3 % ( tiga persen ) dari HPS.

d. Jaminan penawaran akan dikembalikan apabila peserta tidak terpilih sebagai penyedia barang.

7) Hal-hal lainnya dari Penawaran

a. Peserta penunjukan langsung harus menyerahkan 1 (satu) dokumen penawaran asli, dan diberi tanda “ASLI”. Disamping itu, peserta penunjukan langsung juga harus memasukkan 2 (dua) buah salinan dan diberi tanda “SALINAN”. Apabila terdapat perbedaan diantara kedua. Dokumen tersebut, maka yang berlaku adalah dkumen asli.

(43)

memuat isian ataupun perubahannya harus diparaf oleh pihak yang menandatanganidokumen penawaran tersebut. c. Dokunen penawaran tidak boleh berisi perubahan,

penghapusan atau penambahan, kecuali atas perintah Panitia Pengadaan, dan atau adanya perbaikan atas kesalahan yang dibuat oleh peserta penunjukan langsung. Dimana perbaikan tersebut harus diparaf oleh pihak yang menandatangani Dokumen Penawaran.

b. Pemasukan penawaran

Batas Waktu Pelaksanaan Penawaran

1. Penawaran harus diserahkan oleh peserta penunjukan langsung selambat-lambatnya dalam waktu yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan ini.

2. Pejabat pengadaan dapat memperpanjang batas waktu pemasukan penawaran apabila diperlukan, dengan catatan akan dibuatkan Addendum Dokumn. Pengadaan atas perpanjangan waktu tersebut. Addendum Dokumen Pengadaan akan disampaikan kepada seluruh peserta penunjukan langsung melalui surat/facsimile.

3. Apabila terjadi perpanjangan batas waktu pemasukan penawaran sebagaimana dimaksud pada huruf b di atas, maka segala ketentuan waktu yang berkaitan proses pengadaan ini akan mengikuti perpanjangan waktu tersebut.

c. Evaluasi Penawaran

Panitia akan melakukan evaluasi penawaran sebagai berikut :

a. Pada tahap awal evaluasi, Pejabat pengadaan dapat melakukan koreksi aritmatika terhadap penawaran yang masuk.

(44)

tersebut telah terpenuhi, maka diperiksa kembali keabsahan dari masing-masing syarat administrasi yang dilampirkan. c. Selanjutnya pejabat pengadaan akan mengevaluasi persyaratan

teknis yang harus dipenuhi sebagaimana dimaksud dalam dokumen pengadaan ini.

d. Tahap evaluasi akhir yakni pejabat pengadaan akan melakukan evaluasi harga penawaran yang disampaikan.

d. Klarifikasi dan negoisasi

Panitia pengadaan akan melakukan proses klarifkasi dan negoisasi atas dokumen penawaran dari peserta penunjukan langsung. Pejabat pengadaan melakukan negoisasi pada total harga penawaran yang disampaikan oleh peserta penunjukan langsung. Hasil klarifikasi dan negoisasi dituangkan dalam Berita Acara, Hasil Klarifikasi dan Negoisasi yang ditandatangani oleh Panitia dan peserta penunjukan langsung.

e. Penetapan Penyedia Barang/Jasa ( SPPBJ)

Pejabat Pembuat Komitmen mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa sebagai pelaksana pekerjaan dan SPPJB dibuat paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang dan segera disampaikan kepada pemenang.

f. Kerahasiaan

(45)

g. Pembayaran

a. Pembayaran pekerjaan 100% (seratus persen) dilakukan oleh pejabat pembuat komitmen setelah barang diserahkan kepada sekretariat DPRD dan telah dilakukan pemeriksaan oleh panitia pemeriksa barang dan dinyatakan telah sesuai dalam dokumen kontrak dengan berita acara.

b. Pengajuan permintaan pembayaran ditujukan kepada sekretariat DPRD Kota Surakarta selaku pengguna anggaran dilampiri bukti serah terima barang.

Dalam upaya memperjelas alur proses pengadaan mesin kartu absensi, pejabat pengadaan membuat jadwal agar lebih terperinci. Tabel 4.1 Jadwal Pengadaan Mesin/ Kartu Absensi Sekretariat DPRD Kota Surakarta.

No URAIAN KEGIATAN HARI TANGGAL

1 Rapat Persiapan Jum’at 04 Juli 2008

2 Undangan dan Pengambilan Dokumen Senin 07 Juli 2008 3 Pemasukan dan Evaluasi Dokumen

Prakualifikasi

Rabu 09 Juli 2008

4 Penjelasan Pekerjaan/Aanwijzing Kamis 10 Juli 2008 5 Pemasukan dan Pembukaan Penawaran Jum’at 11 Juli 2008 6 Evaluasi Penawaran dan Negoisasi Senin 14 Juli 2008 7 Usulan Penetapan Rekanan Rabu 16 Juli 2008

8 Penetapan Rekanan Kamis 17 Juli 2008

9 Surat Keputusan Penunjukan Rekanan Jum’at 18 Juli 2008

10 Kontrak Verja Senin 21 Juli 2008

11 Surat Perintah Kerja Rabu 23 Juli 2008

Sumber : Dokumen Pengadaan Sekretariat DPRD Kota Surakarta

(46)

adalah Pengadaan Jasa Asuransi dimana total harga Rp 298.000.000,00.

Prosedur dan syarat-syarat lelang dalam pengadaan ini meliputi : a. Syarat-syarat penawaran harga

1) Berkas Dokumen Penawarn ASLI dan SALINAN harus dimasukkan dalam amplop tertutup ukuran kurang lebih 30x40 cm warna coklat muda.

Metode penyampaian dokumen penawarn yang digunakan adalah metode satu sampul yang keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan dalam satu sampul dan dokumen harga, administrasi, teknis dan dokumen kualifikasi dijilid menjadi satu bendel, yang diberi kode asli dan foto copy. 2) Pada bagian kanan bawah ampolp luar tertulis :

Kepada Yth :

Panitia Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Surakarta d/a. Sekretariat DPRD Kota Surakarta

Jl. Adi Sucipto di –

Surakarta

Pada bagian kiri atas mencantumkan :

Dokumen Penawaran Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Surakarta, Hari atau tanggal dan jam pemasukan.

3) Amplop ditutup rapat dengan lem (bukan diseteples) kemudian pada sisi belakang diberi lak dilima tempat. 4) Apabila penawaran disampaikan melalui pos, maka

(47)

pengadaan jasa tempat, hari, tanggal, bulan, tahun, dan jam pemasukan.

5) Jika dokumen penawaran disampaikan melalui pos, panitia pengadaan jasa mencatat tanggal dan jam penerimaannya, serta akan memasukkan ke dalam kertas yang terkunci yang telah ditentukan. Dokumen penawaran yang diterima setelah batas waktu pemasukan penawaran tidak diikutsertakan dalam pembukaan penawaran.

Contoh Sampul Surat Penawaran Bagian :

Contoh Sampul Surat Penawaran Bagian Belakang : DOKUMEN PENAWARAN

Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan

Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Surakarta Kepada Yth :

Hari/Tanggal : Panitia Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan

Jam Pemasukan : Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Surakarta

d/a Sekretariat DPRD Kota Surakarta

Jl. Adi Sucipto No. 143 A di –

(48)

b. Syarat-syarat administrasi

Syarat-syarat administrasi dan tehnis dibuat rangkap 5 (lima) serta disusun sebagai berikut :

Dokumen penawaran terdiri dari : 1) Syarat-syarat administrasi

- Foto copy sertifikat penyedia barang/jasa yang masih berlaku.

- Foto copy Surat NPWP yang masih berlaku. - Foto copy Surat Pengukuhan Kena Pajak (PKP). - Foto copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP). - Foto copy Akte pendirian dan perubahannya.

- Daftar Neraca Akhir, daftar susunan modal, susunan pengurus.

- Foto copy Surat Pengalaman Kerja (referensi) dari instansi pemerintah mengenai pengalaman rekanan peserta pelelangan atau asli surat pernyataan direktur perusahaan, yang menyatakan bahwa perusahaannya belum pernah mendapat pekerjaan di instansi pemerintah.

- Asli referensi dari bank.

- Asli jaminan/garansi bank yang ditunjuk khusus dalam pekerjaan.

2) Syarat-syarat tehnis terdiri dari :

- Daftar tenaga ahli/tehnisi dengan melampirkan ijazah dan CV.

(49)

kesanggupan untuk menyerahkan barang tepat waktu, dan kesanggupan untuk diperiksa ulang oleh panitia atau tenaga ahli.

- Brosur asli dari barang/jasa yang ditawarkan atau foto copy yang dilegalisir penyedia barang/jasa.

- Surat jaminan penawaran berupa surat jaminan dari bank umum atau perusahaan asuransi kerugian sebesar 1 % s/d 3% dari harga penawaran, dengan masa berlaku sekurang-kurangnya 30 hari kalender sejak pemasukan SPH. Apabila dalam ketentuan diatas tidak terpenuhi maka Surat Penawaran dianggap tidak syah.

c. Ketentuan khusus

1. Para rekanan/peserta lelang harus menghadiri : pertemuan penjelasan (Aanwijzing), pertemuan pembukaan SPH sesuai waktu yang telah ditentukan.

2. Mentaati ketentuan-ketentuan yang ditetapkan dan Aanwijzing antara panitia dan peserta lelang.

3. Penawar yang telah diputuskan sebagai pemenang, pertama wajib menerima keputusan tersebut dan tidak diperkenankan mengndurkan diri. Pemenang tersebut selambat-lambatnya dalam tempo 5 hari setelah keputusan penunjukan pemenang lelang harus menemui pimpinan, untuk menerima SPK. Bila terjadi pengunduran diri dalam waktu yang telah disepakati, maka jaminan tender yang telah diberikan menjadi milik negara. Selanjutnya pemenang urutan kedua akan ditunjuk untuk melaksanakannya.

(50)

denda 1% dari tiap-tiap hari keterlambatan dan maximum sebesar 2% dari nilai borongan.

5. Pengambilan jaminan penawaran diatur sebagai berikut : bagi yang gugur dalam pembukaan penawaran, surat jaminan akan dikembalikan sehari setelah pembukaan, bagi yang kalah dalam pelelangan surat jaminan akan dikembalikan sesudah pengumuman pemenang.

6. Pelelangan dibatalkan apabila :

- Tidak ada penawaran yang memenuhi syarat.

- Apabila sanggahan dari penyedia jasa terhadap prosedur pelelangan dianggap benar.

- Apabila penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga). - Yang tercantum dalam daftar atau peserta lelang

kurang dari 3 (tiga)

6) Panitia mempunyai wewenang untuk melakukan pelelangan ulang, bilamana ketentuan-ketentuan sebagaimana ditetapkan dalam Kepres, atau ketentuan panitia tidak terpenuhi.

7) Jika 2 (dua) rekanan atau lebih mengajukan penawaran yang sama, maka panitia menetapkan atau memilih rekanan menurut pertimbangan memiliki kecakapan atau kemampuan yang lebih besar.

8) Hal-hal yang belum ditetapkan dalam RKS akan diatur lebih lamjut dalam penjelasan pelelangan maupun dalam perjanjian (kontrak).

d. Tata cara evaluasi

Evaluasi hasil pelelangan dilakukan dengan menggunakan sistem nilai dan dilakukan oleh Panitia, dengan cara sebagai berikut :

(51)

Lelang terhadap seluruh surat penawaran yang masuk dan dinyatakan lengkap secara kuantitatif dalam pembukaan sampul penawaran.

2) Evaluasi teknis dan harga dilakukan terhadap semua penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi yang telah ditentukan dalam dokumen pemeliharaan penyedia jasa. Unsur teknis dari penilaian dengan proporsi : bobot 60 untuk teknis dan bobot 40 untuk harga. Nilai akhir penawaran diperoleh dengan menjumlah nilai teknis dan nilai harga.

3) Didalam penilaian harga, panitia akan melakukan koreksi aritmatika terhadap harga yang ditawarkan oleh calon penyedia jasa.

4) Berdasarkan penelitian, panitia menyusun urutan (ranking) penawaran mulai dari nilai tertinggi sampai terendah. 5) Tiga penawaran dengan nilai tertinggi akan dilihat dan

dinilai kualifikasinya. e. Kriteria Pemenang

Panitia Pengadaan jasa akan memenangkan calon penyedia jasa yang penawarannya memenuhi syarat untuk dokumen pemilihan penyedia jasa yang menawarkan harga penawaran terendah dan sudah dievaluasi administrasi, teknis dan kualifikasinya yang kesemuanya memenuhi syarat.

f. Penetapan Pemenang

(52)

2) Apabila Pejabat pembuat komitmen tidak sependapat dengan usulan panitia, maka pejabat pembuat komitmen membahas hal tersebut dengan panitia pengadaan jasa. 3) Setelah adanya kesepakatan antara pejabat pembuat

komitmen maka pejabat pembuat komitmen dapat mengambil keputusan sebagai berikut :

- Menyetujui usulan panitia pengadan.

- Menetapkan keputusan yang disepakati bersama untuk melakukan evaluasi ulang atau lelang ulang atau menetapkan pemenang lelang.

4) Pejabat pembuat komitmen akan mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Jasa (SPPJ) kepada pemenang, dan akan membuat ikatan perjanjian kontrak.

5) Setelah pemenang menyediakan Surat Jaminan Pelaksanaan sebesar 5 % dari harga kontrak, panitia akan memberitahukan calon penyedia jasa lainnya bahwa penawaran mereka tidak menjadi pemenang dan mengembalikan Surat Jaminan Penawaran.

f. Surat Penetapan Penyedia Jasa (SPPJ)

1) Ditetapkan oleh pejabat yang berwenang selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja setelah usulan penetapan pemenang.

2) Keputusan Pejabat yang berwenang mengambil Keputusan Penetapan Pemenang Pelelangan diumumkan oleh Panitia kepada para peserta, selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya keputusan tersebut.

(53)

waktu 7 (tujuh) hari kerja setelah Pengumuman pemenang lelang.

4) Sanggahan hanya dapat diajukan terhadap pelaksanaan prosedur pelelangan, jawaban sanggahan pelelangan diberikan secara tertulis selambat-lambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja setelah diterimanya sanggahan tersebut. 5) Untuk dapat memulai pekerjaan, Rekanan pemenang akan

diterimanya sanggahan tersebut.

6) Surat Keputusan Penetapan Penyedia Jasa (SKPPJ) harus dikeluarkan oleh pimpinan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah pengumuman pemenang.

g. Surat Keputusan Penetapan Penyedia Jasa (SKPPJ)

1) Penerbitan Surat Keputusan Penetapan Penyedia Jasa dapat dilakukan setelah ternyata tidak ada sanggahan atau penolakan atas sanggahan.

2) Berdasar ketentuan penetapan pelelangan, maka pimpinan menunjuk Pemenang pelelangan.

3) Peserta yang menang wajib menerima penunjukan tersebut, dan apabila mengundurkan diri hanya dapat dilakukan dengan alasan yang dapat diterima oleh pimpinan. Bila alasan tidak dapat diterima dan masa penawaran yang bersangkutan dicairkan dan disetor ke kas negara juga dikenakan sebagai berupa larangan ke kas negara juga dikenakan sangai berupa larangan larangan pengadaan barang/jasa instansi pemerintah selama 1 (satu) tahun. 4) Dalam hal pemenang pertama pelelangan mengundurkan

diri, maka pemenang urutan kedua ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, bila harga penawaran tidak melebihi pagu dana yang tersedia.

Gambar

Tabel 1.1 Rekapitulasi Pengadaan Barang dan Jasa (Belanja Modal)
Tabel 4.1 Jadwal Pengadaan Mesin/ Kartu Absensi Sekretariat
Tabel 4.2 Jadwal Pengadaan Jasa Asuransi Kesehatan

Referensi

Dokumen terkait

Hasil dari prosedur penyelenggaraan rapat di Sekretariat DPRD Kota Surakarta adalah 1). Persiapan rapat dimulai dengan pembuatan jadwal oleh masing-masing

Di kantor Setwan Kota Surakarta, ada beberapa tugas rutin yang menjadi tanggung jawab penulis, yaitu membantu di Bagian Humas dan Protokol, seperti menyusun

(2) Untuk para pegawai sendiri diharapkan melaksanakan tugas secara disiplin dan tanggung jawab sesuai dengan tugas masing-masing dan lebih giat dalam mengikuti setiap

Pengadaan barang dan jasa dalam suatu instansi atau organisasi sebagai salah satu komponen penting yang kegiatan operasionalnya dapat dilakukan secara langsung dan

 Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Badan sesuai dengan bidang tugas.  Melakukan

Kuliah Kerja Media dan Tugas Akhir dengan judul “ Standar Operasional Prosedur Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Surakarta ” disusun untuk memenuhi salah satu

1) Keputusan yang diambil dalam pelaksanaan Probity Advice merupakan tanggung jawab pihak Advisee sesuai dengan kewenangannya sebagaimana mengacu pada ketentuan tugas dan

Kendal Pengadaan Langsung 3 Penyediaan Jasa Jaminan Pemeliharaan..