e-SPPD
SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN JEMBER
LAPORAN AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR
NURUL HAFID YASIN S.STP, M.Si NDH : 39
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN VII TAHUN 2021
PROVINSI JAWA TIMUR
LATAR
BELAKANG 0 1
Gambaran keadaan saat ini adalah masih ditemuinya isu yaitu kurang efektifnya
pelayanan administrasi perjalanan dinas. Hal ini dapat diketahui dari pelayanan yang masih dilaksanakan dengan cara konvensional Sistem manual yang saat ini dijalankan mempunyai banyak kelemahan dan kurang efektif untuk
dilaksanakan secara jangka panjang
0 2
Gambaran keadaan yang diinginkan adalah terwujudnya
percepatan pelayanan administrasi perjalanan dinas berbasis
elektronik, dengan dibuatnya sistem aplikasi berbasis
teknologi informasi dan komunikasi
0 3
Peraturan Bupati Jember Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Jember menyebutkan bahwa Sekretariat Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan administrasi terhadap pelaksanaan tugas perangkat daerah.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Daerah mempunyai fungsi :
• Penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah
• Pengkoordinasian pelaksanaan tugas dinas daerah, lembaga teknis dan lembaga lainnya
• Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah
• Pelayanan administrasi dan pembinaan Aparatur Sipil Negara
• Pengkoordinasian pengelolaan keuangan daerah
• Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Kepala Bagian Umum mempunyai tugas Melaksanakan penyiapan
pelaksanaan kebijakan dan pemantauan dan evaluasi di bidang tata usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, perlengkapan dan rumah tangga serta tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, Bagian Umum mempunyai fungsi :
• Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang tata usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, perlengkapan dan rumah tangga
• Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang tata usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, perlengkapan dan rumah tangga, dan
• Pelaksanaan urusan administrasi keuangan Bupati dan Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, Asisten dan Staf Ahli
• Pelaksanaan urusan perjalanan Dinas Bupati dan Wakil Bupati, Sekretariat Daerah, Asisten dan staf Ahli
• Pelaksanaan urusan perlengkapan Bupati dan Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah
• Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum yang berkaitan dengan tugasnya pengelolaan sebagian kekayaan
daerah, dan
• Penyusunan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas
TUJUAN AKSI PERUBAHAN
Tujuan Jangka Pendek : (2 bulan)
• Terbentuknya Tim Efektif Aksi Perubahan
• Terwujudnya aplikasi e-SPPD
• Terwujudnya Petunjuk Teknis e-SPPD
• Terlaksananya Uji Coba Aplikasi e-SPPD
• Terlaksananya sosialisasi e-SPPD
Tujuan Jangka Menengah : (1 tahun)
• Terlaksananya implementasi e-SPPD
• Terwujudnya pelayanan SPPD secara efektif dan akuntabel
Tujuan Jangka Panjang : (2 tahun)
• Terlaksananya penyempurnaan aplikasi e-SPPD
• Terlaksananya monitoring dan evaluasi aplikasi e-
SPPD
MANFAAT
0 1
0 2
INTERNAL EKSTERNAL
0 3 0 3
0 2 0 1
Terwujudnya tertib administrasi, tertib anggaran, tertib perencanaan dan tertib aturan Mengurangi penggunaan kertas (paperless)
Meningkatkan kinerja pelaynaan perjalanan dinas kepada Bupati dan Wakil Bupati, Sekretariat Daerah, Asisten dan Staf Ahli
Memudahkan dalam
melaporkan perjalanan dinas
Meningkatkan kinerja dalam melakukan koordinasi dan tugas
pemerintahan
Meningkatnya peran dan fungsi
Sekretariat
Daerah,
Asisten dan
Staf Ahli
COACH
Widyaiswara Pembimbing LEADER AKSI PERUBAHAN KEPALA BAGIAN UMUM
MENTOR
ASISTEN ADMINISTRASI UMUM
TIM TEKNIS
• Kasubag Perlengkapan
• Staf
•
TIM ADMINISTRASI
• Kasubag Tata Usaha Pimpinan, Staf Ahli dan Kepegawaian
• Staf
TIM IT
• Kasubag Rumah Tangga
• Staf
TATA KELOLA AKSI PERUBAHAN
Untuk menjamin terselenggaranya pelaksanaan kegiatan Aksi Perubahan sehingga sesuai dengan tahapan yang telah
ditetapkan maka perlu adanya koordinasi internal yang intensif
antara Tim Kerja maupun koordinasi yang bersifat eksternal diluar
organisasi. Adapun Tata Kelola Aksi Perubahan adalah :
PEMETAAN
STAKEHOLDERS
LATENS ( + - )
• Dinas Kominfo
• Inspektorat
• BPKAD
• Bendahara
PROMOTERS (+ +)
• Asisten Administrasi Umum
APATHETICS ( - - )
• Staf
DEFENDERS ( - + )
• Kasubag Tata Usaha Pimpinan, Staf Ahli dan Kepegawaian
• Kasubag Perlengkapan
• Kasubag Rumah Tangga
•
INTEREST + INFLUENCE
+
Konsultasi dengan Mentor
Setelah memahami latar belakang permasalahan khususnya pada kegiatan perjalanan dinas maka diberikan dukungan dengan
pertimbangan sebagai berikut :
• Sebuah inovasi dalam pelayanan birokrasi perlu terus dilakukan dan ditingkatkan untuk mencapai pelayanan prima
• Dengan penerapan aplikasi e-SPPD berbasis IT akan mempermudah dan mengoptimalkan kinerja
• Pencapaian efektivitas dan efisiensi waktu dan anggaran
Hasil dari kegiatan ini adalah diperolehnya dukungan penuh dari Mentor serta bimbingan dan arahan agar kami senantiasa
berkoordinasi dengan stakeholder internal dan eksternal untuk
kelancaran pelaksanaan aksi kegiatan tersebut
Melaksanakan
koordinasi dengan Stakeholder Internal
Hasil dari pelaksanaan kegiatan ini adalah diperolehnya dukungan dari stakeholder internal terhadap aksi perubahan e-SPPD Sekretariat Daerah Kabupaten Jember. Dengan adanya dukungan ini, maka
diharapkan pelaksanaan aksi perubahan e-SPPD dapat berjalan dengan lancar dan dapat
meningkatkan kinerja pelayanan publik di lingkup Pemerintah Kabupaten Jember
Membentuk Tim Efektif
a. Mempersiapkan rapat koordinasi dalam rangka penggalangan komitmen dan dukungan dari stakeholder
b. Melakukan advokasi untuk memperoleh dukungan stakeholder internal dalam implementasi aksi perubahan
c. Mempersiapkan seluruh kegiatan (membuat undangan, absensi, notulensi dan dokumentasi) setiap tahapan kegiatan dalam Aktualisasi Aksi Perubahan
d. Koordinasi dengan bidang dan bagian terkait dalam pembuatan Petunjuk Teknis Aplikasi e-SPPD
e. Koordinasi dengan bidang dan bagian terkait dalam pembuatan aplikasi e- f. Menyusun draft SK Asisten Administrasi Umum terkait PenyusunanSPPD
Aplikasi e-SPPD
g. Melakukan uji coba system ;
h. Berkoordinasi dengan tim yang lain ;
i. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan implementasi aksi perubahan ;
j. Melaksanakan rapat evaluasi untuk memperoleh perkembangan dan hambatan pelaksanaan aksi perubahan
k. Memberikan laporan dan rekomendasi kepada project leader terhadap penerapan aksi perubahan
