• Tidak ada hasil yang ditemukan

: Air Minum dan Penyehatan Lingkungan : Air Minum dan Sanitasi : Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Membagikan ": Air Minum dan Penyehatan Lingkungan : Air Minum dan Sanitasi : Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa"

Copied!
79
0
0

Teks penuh

(1)
(2)
(3)

DAFTAR SINGKATAN

AMPL : Air Minum dan Penyehatan Lingkungan AMS : Air Minum dan Sanitasi

APBD : Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah APBDes : Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa

APBN Anggaran Pendapatan dan Belanja Nasional

BPMPD : Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintahan Desa BAPERMAS : Badan Pemberdayaan Masyarakat

BA : Berita Acara

BAPPEDA : Badan Perencanaan Pembangunan Daerah

BOP : Biaya Operasional

CPMU : Central Project Management Unit

CSR : Corporate Sosial Responsibility / Tanggungjawab Sosial Perusahaan

Co- PC : Co- Provincial Coordinator Co-DC : Co - District Coordinator

DJCK : Direktorat Jenderal Cipta Karya DPMU : District Project Management Unit DC : District Coordinator

DISNAKERTRANS : Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Energi DFMA : Districk Financial Management Assistant FMS : Financial Management Specialist

KPSPAMS : Kelompok Pengelola Sarana Penyediaan Air Minum dan Sanitasi

KPI : Key Performance Indicator

KKM : Kelompok Keswadayaan Masyarakat, dahulu LKM/BKM

KAK : Keranga Acuan Kegiatan

LPJ : Lembar Pertanggungjawaban

LPPD : Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana

NOL : No Objection Letter

NMC : National Management Consultant

PSPAM : Penyelenggaraan Sistem Penyediaan Air Minum OPD : Organisasi Perangkat Daerah

PAMSIMAS : Penyediaan Air Minum dan Sanitasi Berbasis Masyarakat PPMU : Provincial Project Management Unit

POB : Prosedur Opersional Baku

POKJA : Kelompok Kerja

PPAS : Permukiman, Perumahan, Air Minum dan Sanitasi PUPR : Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

PPK : Pejabat Pembuat Komitmen

PC : Provincial Coordinator

ROMS : Regional Oversight Management Services

RAB : Rencana Anggaran Biaya

RPD : Rencana Penggunaan Dana

(4)

PAMSIMAS RAD AMPL : Rencana Aksi Daerah bidang Air Minum dan Penyehatan

Lingkungan

RKP : Rencana Kegiatan Pemerintah

RKA : Rencana Kerja dan Anggaran

PSPAM : Pengelola Sistem Penyediaan Air Minum SPAMS : Sistem Penyediaan Air Minum dan Sanitasi

SK : Surat Keputusan

SAM : Sarana Air Minum

SPPD : Surat Permintaan Pencairan Dana SIM : Sistem Informasi Manajemen

SPT : Surat Perintah Tugas

TA CD/CB : Tenaga Ahli Community Development /Capacity Building

TA : Tahun Anggaran

(5)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... I DAFTAR ISI... IV

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Maksud, Tujuan Dan Pengguna POB ... 2

1.2.1. Maksud Dan Tujuan ... 2

1.2.2. Pengguna Dan Manfaat ... 2

BAB II PILOT PROJECT BANTUAN DANA PENGUATAN ASOSIASI PSPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA ... 3

2.1. Tujuan ... 3

2.2. Kriteria Asosiasi Pspams Perdesaan Penerima Bantuan ... 3

2.3. Pemanfaatan Dana Bantuan ... 3

2.4. Besaran Dana Bantuan ... 3

2.5. Proporsi Penggunaan Dana, Tahapan Pencairan, Waktu ... 4

Pelaksanaan ... 4

2.5.1 Proporsi Penggunaan Dana ... 4

2.5.2 Tahapan Pencairan ... 4

2.5.3 Waktu Pelaksanaan ... 4

2.6. Keluaran Bantuan Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota ... 5

2.7. Sumber Pendanaan ... 5

Bab III PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENYALURAN BANTUAN ... 6

3.1. Ketentuan Umum ... 6

3.2. Persyaratan Pengajuan Bantuan ... 6

3.3. Tata Cara Pengajuan Bantuan Dana ... 6

3.4. Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan ... 10

3.4.1. Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan Tahap I ... 10

3.4.2. Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan Tahap II ... 11

3.4.3. Mekanisme Pengajuan Invoice Manajemen Nmc Kepada Satker Direktorat Air Minum Dan Audit ... 13

3.5. Penggunaan Dana Dan Komponen Pembiayaan Pilot Project Penguatan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan ... 14

3.5.1. Penggunaan Dana Yang Dapat Digunakan Di Rka ... 14

3.5.2. Komponen Pembiayaan Yang Dapat Ditagihkan Melalui Dana Bantuan Pelaksanaan Kegiatan Pamsimas ... 15

3.6. Negative List Penggunaan Dana ... 15

3.7. Administrasi Dan Pembukuan Dana ... 15

3.7.1. Ketentuan Umum ... 15

3.8. Prinsip Pengelolaan Keuangan... 16

3.9. Prosedur Pembukuan Dan Administrasi ... 16

3.10. LAPORAN YANG WAJIB DISUSUN OLEH ASOSIASI ... 19

BAB IV PEMANTAUAN DAN PELAPORAN ... 20

4.2. SIM ... 21

4.3. Pelaporan ... 21

(6)

PAMSIMAS

LAMPIRAN

Lampiran 1. Contoh Surat Pernyataan Komitmen Asosiasi ... 23

Lampiran 2. Contoh lembar Verifikasi ... 24

Lampiran 3. Contoh Format RPD, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan ... 25

Pamsimas ... 25

Lampiran 4. Daftar Kegiatan dan kebutuhan Dana Tahap ... 26

Lampiran 5. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana ... 27

Lampiran 6. Contoh Format Lembar Verifikasi ... 28

Lampiran 7: Contoh Surat Tagihan ... 30

Lampiran 8. Contoh Kuitansi Pembayaran NMC ... 31

Lampiran 9. Contoh Format LPPD, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan ... 32

Pamsimas ... 32

Lampiran 10. Format Daftar Kegiatan Dan Pertanggungjawaban Dana ... 34

Lampiran 11. Contoh Format Buku Bank ... 35

Lampiran 12. Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran ... 36

Lampiran 13. Contoh Format Buku KAS ... 37

Lampiran 14. Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi) ... 38

Lampiran 16. Format Outline Laporan Kegiatan ... 41

(Per Tahapan Pencairan Dana) ... 41

Lampiran 17. Format Rencana Kerja dan Anggaran ... 42

Lampiran 18. Form Penyusunan Rencana Anggaran Biaya ... 51

Lampiran 19. Contoh Surat Pengantar PC ... 53

Lampiran 20. Contoh Berita Acara Verifikasi ... 54

Lampiran 21. Format Hasil Verifikasi ... 56

Lampiran 22. Contoh Profile Asosiasi Pamsimas III ... 57 Lampiran 23. Contoh Perencanaan Pemulihan/Peningkatan Keberfungsian SAM . 60

(7)

DAFTAR TABEL:

Tabel 1. : Pengguna dan Manfaat POB…………... 2

Tabel 2. : Besaran Dana Bantuan………. 3

Tabel 3. : Waktu Pelaksanaan……… 4

Tabel 4. : Mekanisme Pencairan dan Pelaporan Tahap I………. 10

Tabel 5. : Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan Tahap II……… 11

Tabel 6. : Dokumen Pendukung Invoice ………. 13

Tabel 7. : Pembagian Tanggung Jawab Dalam Pelaksanaan Audit……… 14

Tabel 8. : Prosedur Pembukuan dan Administrasi………. 17

Tabel 9. : Pemantauan Pelaksanaan Penggunaan Dana………. 20

DAFTAR GAMBAR: Gambar 1. : Tahapan penetapan Lokasi Kabupaten/Kota Penerima Dana………. 7

Gambar 2. : Tahapan SK CPMU Pamsimas III………...……… 8

Gambar 3. : Tata Cara Pengajuan Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan 2021……… 9

(8)

PAMSIMAS BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Asosiasi Pengelola Sistem Penyediaan Air Minum dan Sanitasi (Asosiasi Pengelola SPAMS) Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota adalah wadah/forum/perkumpulan yang dibentuk atas inisiatif para pengelola SPAMS Perdesaan berbasis masyarakat (KPSPAMS) yang mempunyai kepentingan dan kebutuhan yang sama dalam penyediaan layanan air minum dan sanitasi. Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan ini memiliki peran penting sebagai:

• Wadah berbagi informasi tentang pengelolaan air minum dan sanitasi perdesaan, seperti informasi pelaku (orang/lembaga) yang ahli di bidang teknis air minum.

• Wadah untuk berbagi pengetahuan dan diskusi antar KPSPAMS mengenai optimalisasi operasional dan pemeliharaan sarana SPAMS terbangun.

• Media yang mewakili KPSPAMS untuk dapat berkoordinasi dengan Pemerintah Daerah dan pihak lain yang terlibat dalam penyediaan dan pengembangan air minum dan sanitasi perdesaan.

Sampai bulan April tahun 2021 telah terbentuk sebanyak 381 Asosiasi Kabupaten/Kota, dari 408 Kabupaten/Kota pelaksana Program Pamsimas. Pada tahun 2021 ini, masih akan terbentuk lagi sebanyak 27 Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota yang baru. Sehingga Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota diharapkan bisa mendampingi minimal 32.000 desa sasaran (KPSPAMS) penerima Program Pamsimas.

Salah satu strategi Program Pamsimas dalam mendukung keberlanjutan penyediaan layanan air minum dan sanitasi Perdesaan adalah dengan memperkuat peran dan fungsi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota.

Program Pamsimas memberikan bantuan teknis serta dukungan pelaksanaan bagi Asosiasi, termasuk kegiatan pengembangan kapasitas dalam bentuk workshop dan pelatihan. Pada Tahun 2021, Program Pamsimas menyelenggarakan Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota sebagai bentuk dukungan Program Pamsimas kepada Asosiasi untuk menjalankan peran dan fungsinya yang akan disalurkan melalui kontrak NMC.

POB Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota ini disusun untuk menjelaskan pelaksanaan dan mendukung akuntabilitas pemanfaatan bantuan dukungan Program Pamsimas kepada Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota, agar pelaksanaannya mencapai hasil yang maksimal.

(9)

1.2. MAKSUD, TUJUAN DAN PENGGUNA POB

1.2.1. Maksud Dan Tujuan

POB ini disusun dengan maksud untuk memberikan panduan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan dalam melaksanakan Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota.

Tujuan dari POB ini adalah agar Asosiasi PSPAMS tingkat Kabupaten/Kota dan para pemangku kepentingan terkait memahami proses perencanaan dan pelaksanaan Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Tingkat Kabupaten/Kota sehingga dapat terlaksana secara efektif, efisien dan akuntabel.

1.2.2. Pengguna Dan Manfaat POB

Tabel 1. Pengguna dan Manfaat POB

Pengguna Manfaat

Asosiasi Pengelola SPAMS Kabupaten/Kota (Penerima Dana Hibah tahun 2021)

• Sebagai paduan dalam merencanakan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota

Pengelola Program tingkat Kabupaten/Kota (DPMU, Pokja AMPL/PPAS Kabupaten, OPD Pembina Asosiasi)

• Sebagai Panduan dalam melakukan pembinaan terhadap kinerja Asosiasi PSPAMS berdasarkan data pelaksanaan Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota

• Menfasilitasi perencanaan program untuk kegiatan keberlanjutan melalui kolaborasi dengan Asosiasi

Asosiasi Pengelola SPAMS Provinsi dan DPP

• Sebagai Panduan merencanakan pemantauan Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota

Konsultan Pendamping (ROMS dan NMC)

• Sebagai panduan dalam memfasilitasi dan mendampingi Asosiasi melaksanakan Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota

• Sebagai panduan dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota

Manajemen NMC • Sebagai panduan dalam rangka penyaluran dana Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota

Pengelola Program tingkat Pusat dan Provinsi (CPMU, PPMU, Pokja AMPL/PPAS)

• Memahami proses pelaksanaan Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota

• Merencanakan program pembinaan dan pendampingan kepada Asosiasi penerima dana Pilot Project Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota

(10)

PAMSIMAS BAB II

PILOT PROJECT BANTUAN DANA PENGUATAN ASOSIASI PSPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA

2.1. TUJUAN

Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota dalam meningkatkan kinerja KPSPAMS dan menjadikan Asosiasi sebagai Mitra Pemerintah Daerah.

2.2. KRITERIA ASOSIASI PSPAMS PERDESAAN PENERIMA BANTUAN

1. Mempunyai Berita Acara Pembentukan.

2. Mempunyai Alamat Sekretariat.

3. Sudah menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban Dana Bantuan yang diperoleh tahun sebelumnya, bagi asosiasi yang sudah pernah mendapatkan Dana Bantuan Penguatan Dasar.

4. Mempunyai desa dengan kondisi SAM yang tidak berfungsi dan SAM yang berfungsi sebagian minimal 9 desa.

2.3. PEMANFAATAN DANA BANTUAN

1. Pendampingan kepada KPSPAMS dalam menyusun perencanaan pemulihan SAM.

2. Pendampingan kepada KPSPAMS dalam menyusun peningkatan keberfungsian.

3. Pendampingan kepada KPSPAMS dalam meningkatkan kinerja penerapan iuran, dan pembukuan.

4. Menyusun Profil Asosiasi Pengelola SPAMS.

5. Meningkatkan koordinasi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan kepada Pemda sebagai Mitra Asosiasi.

2.4. BESARAN DANA BANTUAN

Besaran dana bantuan ditentukan berdasarkan jumlah SAM yang tidak berfungsi dan berfungsi sebagian, dan disesuaikan dengan wilayah lokasi Kabupaten/Kota, dengan rinciannya sebagai berikut:

Tabel 2. Besaran Dana Bantuan

No Wilayah

Total SAM tidak berfungsi dan Berfungsi sebagian per Kabupaten/Kota

(SIM 7.3 Maret 2021) Keterangan

≥ 9 – 20 >20 – 45 > 45 – 70 >70

1 Jawa 25.000.000 35.000.000 45.000.000 55.000.000 Berdasarkan 2 Sumatera 30.000.000 40.000.000 50.000.00 60.000.000 data modul 7.3 3 Kalimantan, Sulawesi dan 35.000.000 45.000.000 55.000.000 65.000.000 dan Verifikasi

Nusa Tenggara dengan ROMS

(FMS) 4 Maluku 40.000.000 50.000.000 60.000.000 70.000.000

5 Papua 45.000.000 55.000.000 65.000.000 75.000.000

(11)

2.5. PROPORSI PENGGUNAAN DANA, TAHAPAN PENCAIRAN, WAKTU PELAKSANAAN

2.5.1 Proporsi Penggunaan Dana

Proporsi Penggunaan Dana:

• Untuk Biaya Operasional : 15 %

• Untuk pelaksanaan Kegiatan : 80 %

• Untuk Pelaporan : 5 %

2.5.2 Tahapan Pencairan

Tahap Pencairan di bagi 2 (dua) Tahap:

Tahap Pertama : 40%

Tahap Kedua : 60%

2.5.3 Waktu Pelaksanaan

Tabel 3. Waktu Pelaksanaan (Tahun 2021)

Uraian Bulan

April Mei Juni Jul i

Agust Sept Okt Nov Des Identifikasi Asosiasi M4

Penyusunan KAK M4

Nol Bank M2

Penyusunan POB M1–

M3

Surat CPMU M4

Penyusunan RKA M4 –

M5

Penerbitan SK CPMU M5 Juni –

M3 Agustus

Pencairan Tahap I M4

Pelaksanaan/Penggunaan Dana Tahap I

M4 Agst – M2 Nov

Pertanggungjawaban Tahap I

M2 Okt – M2 Nov

Pencairan Tahap II M3 Okt – M2

Nov Pelaksanaan/Penggunaan

Dana Tahap II

M3 Okt – M5 Des

Pertanggungjawaban Tahap II

M3 Okt – M5 Des

(12)

PAMSIMAS

2.6. KELUARAN BANTUAN PILOT PROJECT DANA PENGUATAN ASOSIASI SPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA

Asosiasi mampu melaksanakan pendampingan kepada KPSPAMS agar:

1. 90% KPSPAMS mempunyai perencanaan pemulihan dan peningkatan keberfungsian sarana air minum (SAM).

2. 90% KPSPAMS menyusun rencana kerja dan rencana kemitraan.

3. 90% KPSPAMS menerapkan iuran bagi lokasi SAM yang sudah berfungsi.

4. 90% KPSPAMS melaksanakan kinerja pembukuan bagi yang menerapkan iuran dan pendapatan dari sumber lain.

5. Asosiasi PSPAMS Perdesaan melaksanakan penyusunan profil Asosiasi.

6. Asosiasi melaksanakan koordinasi dan advokasi kepada Pemerintah Daerah dan pihak lain sehingga minimal 10% Asosiasi mendapatkan dukungan kegiatan untuk pembinaan peningkatan kinerja KPSPAMS dari APBD.

2.7. SUMBER PENDANAAN

Dana Hibah Penguatan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan, berasal dari dana Hibah/TF 0A6336 tahun 2021 yang dikelola pada kontrak NMC Pamsimas.

Manajemen NMC Pamsimas akan menyalurkan dana hibah penguatan asosiasi langsung ke rekening asosiasi berdasarkan SK Penetapan Ketua CPMU Pamsimas.

(13)

BAB III

PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENYALURAN BANTUAN

3.1. KETENTUAN UMUM

1. Lokasi Kabupaten/Kota yang telah terbentuk Asosiasi PSPAMS Perdesaan per April 2021.

2. Digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Asosiasi untuk peningkatan kinerja KPSPAM, menyusun Profile Asosiasi Kabupaten/Kota, dan meningkatkan peran Pemda untuk melakukan pembinaan kepada Asosiasi dan KPSPAMS dalam rangka keberlanjutan.

3. Bantuan pendanaan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota ini ditujukan untuk mendukung pelaksanaan sebagian kegiatan seperti yang tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) yang telah disusun oleh KPSPAMS.

4. Dasar pencairan dana adalah SK CPMU tentang Penetapan Bantuan Pendanaan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota, yang diterbitkan pada tahun 2021.

5. Bantuan pendanaan tersebut disalurkan melalui Manajemen NMC Pamsimas.

Dalam proses pengajuan pencairan dana, Asosiasi akan difasilitasi oleh CoDC/DFMA (di tingkat Kabupaten/Kota), verifikasi dilaksanakan TA CDCB dan FMS (di tingkat Provinsi).

6. Asosiasi penerima dana hibah telah memenuhi kelengkapan persyaratan yang dibuktikan dengan berita acara verifikasi ROMS Kabupaten/Kota dan Provinsi dengan Surat Pengantar dari Koordinator Provinsi (PC).

3.2. PERSYARATAN PENGAJUAN BANTUAN

1. Lokasi Kabupaten/Kota yang masuk dalam kriteria penerima bantuan sesuai Surat Ketua CPMU Pamsimas III.

2. Surat Pernyataan Komitmen Asosiasi untuk melaksanakan kegiatan sesuai RKA.

3. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Asosiasi sesuai tujuan dan output Bantuan Dana.

4. Hasil verifikasi ROMS Kabupaten/Kota dan Provinsi dinyatakan lengkap.

3.3. TATA CARA PENGAJUAN BANTUAN DANA

Tata cara pengajuan dukungan pilot project bantuan dana penguatan Asosiasi PSPAMS Pedesaan adalah sebagai berikut:

(14)

PAMSIMAS

Gambar 1. Tahapan Penetapan Lokasi Kabupaten/Kota Penerima Dana

123 Kabupaten/Kota

ASOSIASI PSPAM KABUPATEN YANG MEMPUNYAI DESA “MERAH” DAN

“KUNING” MINIMAL 9 DESA 123 Kabupaten/Kota

DAFTAR CALON PENERIMA PILOT PROJECT DANA PENGUATAN

ASOSIASI TA 2021

ASOSIASI PSPAM KABUPATEN BERKINERJA BAIK:

(i) ADA BA PEMBENTUKAN ALAMAT SEKRETARIAT,

PERTANGGUNGJAWABAN DANA PENGUATAN DASAR TA 2018 – 2020 SELESAI

381 Kabupaten/Kota

KABUPATEN PAMSIMAS I – III YANG SUDAH MEMBENTUK ASOSIASI

PSPAM KABUPATEN (per Bulan April 2021) 408 Kabupaten/Kota

KABUPATEN PAMSIMAS I - III

236 Kabupaten/Kota

(15)

SK CPMU Surat TL

sebagai Dasar SK

CPMU Verifikasi

NMC Verifikasi RKA oleh

DFMA/CoDC dan FMS ROMS, dibuktikan dengan Berita Acara Verifikasi dan Surat Pengantar

PC Menindaklanjuti

Surat CPMU, Asosiasi menyusun/review

RKA

Gambar 2. Tahapan SK CPMU Pamsimas III

1 2 3 4 5

(16)

PAMSIMAS

Gambar 3. Tata Cara Pengajuan Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan Tahun 2021

`

13. Dicairkan oleh Manajement NMC ke

Asosiasi. (3 HK) Pemberitahuan Pencairan ke Asosiasi

2. Surat CPMU kepada DPMU calon Lokasi penerima Dana Hibah (Cc ROMS, PPMU)

14, Pencairan Tahap I/II

Pengajuan RKA

9. Verifikasi DC/Co DC/DFMA/FMS Dokumen Pencairan Tahap I.

Tahap II dilampirkan LPJ Penggunaan Tahap I min. 90% dan Profil asosiasi (3H)

10. Verifikasi Dokumen Pencairan Tahap I/II oleh NMC (3 HK)

12. Persetujuan Pencairan Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS

Tingkat Kabupaten/Kota Tahun Anggaran 2021 Tahap I/II dari PPK

(3 HK)

Pencairan Bantuan Dana

3. Asosiasi menyusun RKA didampingi DFMA/CoDC 10 HK Pasca Surat CPMU

5. Verifikasi Berita Acara dan Surat Pengantar PC (Mak. 2 HK)

CPMU PAMSIMAS III

6. Pengantar Surat TL (Mak. 2 HK)

8. Asosiasi menyusun Dokumen Pencairan tahap I /II (4H)

11. Surat Pengantar TL Kepada PPK Hasil Verifikasi NMC, Terkait Dokumen Pecairan

(3 HK)

7.. SK CPMU dengan Surat Pengatar TL NM (3 HK)

Verifikasi Dokumen

1. Data

Calon Lokasi penerima dana

Pemerintah Pusat ROMS

Provinsi/Kab/Kota DPMUAsosiasiNMC

4. Verifikasi Dokumen RKA oleh DFMA/CoDC sampai terbit Surat Pengantar PC (Mak. 2 HK)

(17)

3.4. MEKANISME PENCAIRAN DAN PELAPORAN

3.4.1. Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan Tahap I

Tabel 4. Mekanime Pencairan Dan Pelaporan Tahap I

Langkah Uraian Kelengkapan/

Persyaratan Pelaku

Pengajuan pencairan dana tahap I

Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap I kepada Manajemen NMC melalui DC.

SPPD (Lampiran 5) tahap I dilengkapi:

• RKA

• Rencana

Penggunaan Dana (RPD) tahap I (Lampiran 3)

• Kuitansi asli yang bermaterai Rp 10.000,

• Fotocopy No.

Rekening Bank Asosiasi (Rekening Aktif)

Pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota

Membuat dan

mengajukan tagihan pembayaran tahap I

CoDC/DFMA memeriksa kelengkapan dokumen pengajuan pencairan tahap I dan Asosiasi membuat Surat Tagihan Pembayaran kepada Manajemen NMC bilamana telah memenuhi syarat.

• SPPD tahap I (Lampiran 5) dan kelengkapan lainnya.

• Lembar Verifikasi (Lampiran 6),

• Surat Tagihan (Lampiran 7)

CoDC/DFMA

Surat Persetujuan PPK

Verifikasi kelengkapan dokumen pencairan dana tahap I

Surat pengantar

TL untuk

penerbitan Surat Persetujuan PPK

NMC dan PPK

Transfer Pencairan dana tahap I

• Setelah dilakukan pengecekan dan dokumen dinyatakan lengkap maka Dana Bantuan Tahap I ditransfer oleh manajemen NMC langsung ke rekening bank Asosiasi.

• Manajemen NMC mengirimkan fotocopy bukti transfer kepada FMS dan DC, CoDC/DFMA. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen NMC sebagai arsip.

• Surat Tagihan (Lampiran 7) dilengkapi dengan Lembar Verifikasi (Lampiran 6).

Manajemen NMC

Pemberitahuan Penerimaan Dana Transfer/Pencairan Dana Tahap I

• CoDC/DFMA mengirimkan fotocopy bukti transfer.

• CoDC/DFMA meminta kuitansi asli bermaterai dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap I.

• CoDC/DFMA mengirimkan kuitansi asli bermaterai kepada manajemen NMC sebagai arsip.

1. Fotocopy bukti transfer

2. Kuitansi asli bermaterai

(Lampiran 8).

CoDC/DFMA

Pelaksanaan kegiatan Tahap I

Asosiasi melaksanakan kegiatan yang diajukan dalam RPD I.

Profil Asosiasi wajib di buat pada pelaksanaan kegiatan Tahap I.

Laporan kegiatan. Pengurus Asosiasi didampingi Tim ROMS Kabupaten (DFMA/CoDC) Pengarsipan,

Penyusunan Dan Penyerahan Laporan

Asosiasi mengarsipkan fotocopy kuitansi, ringkasan RKA, fotocopy RPD tahap I, fotocopy SPPD I, dan fotocopy Rekening Bank asosiasi.

Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb.

Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap I

LPPD (Lampiran 9) tahap I dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti- bukti pengeluaran dan Laporan Pelaksanaan Kegiatan (Lampiran 14).

Pengurus Asosiasi didampingi Tim ROMS (FMS), dan Kabupaten

(DFMA/CoDC)

(18)

PAMSIMAS

Langkah Uraian Kelengkapan/

Persyaratan Pelaku

dan Laporan Kegiatan kepada CoDC/DFMA.

Melakukan pengecekan laporan

DFMA/CoDC melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap I, DC memberikan persetujuan atas LPPD tahap I.

LPPD tahap I yang telah disetujui oleh DC, diverifkasi oleh CoDC/DFMA (Lampiran 9)

CoDC/DFMA, dan DC

3.4.2. Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan Tahap II

1) Pencairan Tahap ke II dilakukan apabila dana Tahap I termanfaatkan minimal 90% dan sudah menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Tahap I.

2) Progres Pelaksanaan Tahap I: 30% dari total Desa SAM tidak berfungsi dan SAM berfungsi sebagian sudah mempunyai perencanaan.

3) Pelaporan Tahap II:

a. 90 % KPSPAMS mempunyai Rencana Kerja.dan bagi KPSPAMS yang SAM berfungsi sudah menerapkan iuran.

b. Profil Asosiasi sudah tersusun.

c. Verifikasi dilakukan oleh CoDC/DFMA, bahwa penggunaan tahap ke II sesuai perencanaan dan termanfaatkan 100%.

d. LPPD terakhir merupakan laporan 100% penggunaan dana.

Tabel 5. Mekanime Pencairan Dan Pelaporan Tahap II

Langkah Uraian Kelengkapan/ Persyaratan Pelaku

Mengajukan permintaan

pencairan dana tahap II

Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap II kepada CoDC/DFMA

SPPD (Lampiran 4) tahap II dilengkapi:

• Ringkasan RKA

• Rencana Penggunaan Dana (RPD – Lampiran 3) tahap II

• Fotocopy Rekening Bank Asosiasi

• LPPD tahap I yang menyatakan minimal 90%

Dana Tahap I telah digunakan (Lampiran 9, dilampiri dengan bukti pengeluaran) dan laporan pelaksanaan kegiatan.

• 30% dari total desa SAM tidak berfungsi dan berfungsi sebagian sudah menyusun Review Perencanaan.

Pengurus Asosiasi

Membuat dan mengajukan

tagihan

pembayaran SPPD tahap II

Asosiasi membuat dan mengajukan surat tagihan pembayaran kepada Manajemen NMC, setelah dilakukan pengecekan oleh CoDC/DFMA dan disetujui oleh DC terhadap dokumen yang disyaratkan.

• Surat Tagihan (Lampiran7)

• Lembar Verifikasi (Lampiran 6)

• SPPD tahap II dan Lampirannya (Lampiran 5)

CoDC/DFMA dan DC

Surat Persetujuan PPK

Verifikasi kelengkapan dokumen pencairan dana tahap II

• Surat pengantar TL untuk penerbitan Surat Persetujuan PPK

NMC dan PPK

(19)

Langkah Uraian Kelengkapan/ Persyaratan Pelaku Transfer/ Pencairan

dana tahap II

Dana bantuan tahap II ditransfer oleh manajemen NMC langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.

Manajemen NMC mengirimkan fotocopy bukti transfer kepada FMS dan CoDC/DFMA. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen NMC sebagai arsip.

Surat Tagihan (Lampiran 7) dilengkapi dengan lembar verifikasi (Lampiran 6)

Manajemen NMC

Pemberitahuan transfer/pencairan dana tahap II

CoDC/DFMA mengirimkan fotocopy bukti transfer kepada OPD Pembina (untuk diketahui) dan Asosiasi.

CoDC/DFMA meminta kuitansi asli bermaterai dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap II.

CoDC/DFMA mengirimkan kuitansi asli bermaterai kepada manajemen NMC.

• Fotocopy bukti transfer

• Kuitansi asli bermaterai (Lampiran 7)

CoDC/DFMA

Pelaksanaan kegiatan Tahap II

Asosiasi melaksanakan kegiatan yang diajukan dalam RPD II.

• Laporan kegiatan

• KPSPAMS mempunyai Rencana Kerja dan bagi KPSPAMS yang SAM

Berfungsi sudah

menerapkan iuran.

• Profil Asosiasi.

Pengurus Asosiasi di damping tim ROMS dan Kabupaten

Pengarsipan, penyusunan dan penyerahan laporan

Asosiasi mengarsipkan fotocopy kuitansi, ringkasan RKA, fotocopy RPD tahap II, fotocopy SPPD II, fotocopy rekening Bank asosiasi, dan LPPD tahap II.

Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb.

Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap II dan Laporan Kegiatan kepada CoDC/DFMA.

LPPD tahap II (sudah 100%) dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti-bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan.

Pengurus Asosiasi

Melakukan pengecekan laporan

CoDC/DFMA melakukan pengecekan dan memverifikasi terhadap LPPD tahap II, DC memberikan persetujuan atas LPPD tahap II.

LPPD tahap II yang telah dicek dan diverifikasi oleh CoDC/DFMA, selanjutnya disetujui oleh DC.

CoDC/DFMA dan DC

(20)

PAMSIMAS Manajement NMC Bertanggungjawab menyalurkan Dana Hibah kepada Asosiasi.

Besaran dana, sesuai SK CPMU dan Surat Perintah Bayar dari PPK.

Asosiasi

Kabupaten/Kota

• Bertanggungjawab terhadap penggunaan dan pertangunggjawaban dana (kesesuaian Rencana Kegiatan Anggaran dengan pelaksanaan kegiatannya).

• Semua dokumen asli disimpan oleh Asosiasi selama 10 (sepuluh) tahun untuk kepentingan audit.

• Hardcopy dan softcopy dikirim ke ROMS sebanyak 1 (satu) rangkap, NMC sebanyak 1 (satu) rangkap, CPMU sebanyak 1 (satu) rangkap.

3.4.3. Mekanisme Pengajuan Invoice Manajemen NMC Kepada Satker Direktorat Air Minum Dan Pelaksanaan Audit

3.4.3.1 Pengajuan Invoice Manajemen NMC Kepada Satker Direktorat Air Minum Manajemen NMC sebagai penyalur dana hibah asosiasi melakukan pengajuan penggantian pembayaran (invoice) kepada Satker Direktorat Air Minum melalui PPK Pembinaan Manajemen II setelah melakukan penyaluran dana (transfer) ke Asosiasi PSPAMS pada setiap termin.

Dokumen pendukung invoice yang harus disiapkan oleh Manajemen NMC pada setiap termin adalah sebagai berikut:

Tabel 6. Dokumen Pendukung Invoice

No. Pengauan Invoice

Dokumen Pendukung Invoice Keterangan

1 Dana Termin 1 1. Persetujuan Pencairan Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Tingkat Kabupaten/Kota Tahun Anggaran 2021 Tahap I/II dari PPK ke Manajemen NMC.

Disiapkan oleh PPK

2. Bukti Transfer Asli Termin 1 Disiapkan oleh Manajemen NMC 2 Dana Termin 2 1. Persetujuan Pencairan Bantuan Dana

Penguatan Asosiasi PSPAMS Tingkat Kabupaten/Kota Tahun Anggaran 2021 Tahap I/II dari PPK ke Manajemen NMC.

Disiapkan oleh PPK

2. Bukti Transfer Asli Termin 2 Disiapkan oleh Manajemen NMC

3.4.3.2 Audit Dana Hibah Asosiasi

Dana Hibah Asosiasi merupakan dana yang tidak terpisahkan dari Program Pamsimas, sehingga akan menjadi bagian dalam kegiatan audit yang merupakan bagian dari pengendalian pengelolaan dana program.

Adapun pembagian tanggung jawab dalam pelaksanaan audit dapat dilihat pada tabel berikut ini.

(21)

Tabel 7. Pembagian Tanggung Jawab Dalam Pelaksanaan Audit

No. Obyek Audit Dokumen Yang Disiapkan Tanggung jawab 1. Penyalur Dana Hibah

(Manajemen NMC)

Memberikan dokumen-dokumen sesuai dengan yang digunakan pada saat penagihan (invoice) kepada Satker Dit. Air Minum melalui PPK Pembinaan

Manajemen II

Mempertanggungjawabkan kelengkapan dan kebenaran dokumen yang digunakan untuk penagihan kepada Satker Dit. Air Minum melalui PPK Pembinaan Manajemen II

2. Pemanfaat Dana Hibah (Asosiasi PSPAMS Kabupaten)

1. Memberikan dokumen- dokumen untuk pencairan termin I/II

2. Memberikan dokumen- dokumen dan bukti pendukungnya (kegiatan dan transaksi) dan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD I/II)

Mempertanggungjawabkan semua dokumen dan bukti pendukungnya (kegiatan/

transaksi) sesuai dengan POB ini dan berkewajiban untuk menindaklanjuti apabila terdapat temuan dari pihak auditor baik yang bersifat administrasi maupun pengembalian dana sesuai rekomendasi pihak auditor

3.5. PENGGUNAAN DANA DAN KOMPONEN PEMBIAYAAN PILOT PROJECT PENGUATAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN

3.5.1. Penggunaan Dana Yang Dapat Digunakan Di RKA

• Kegiatan pengelolaan sekretariat (misalnya untuk pembelian ATK, fotocopy dan penjilidan, penggandaan laporan, materi rapat, data, pembuatan atau update profil Asosiasi/ KPSPAMS, bantuan biaya komunikasi pengurus, bantuan transportasi pengurus untuk rapat di luar kantor).

• Menyusun Profile Asosiasi.

• Pendampingan kepada KPSPAMS penyusunan perencanaan pemulihan Sarana SPAMS yang tidak berfungsi.

• Pendampingan kepada KPSPAMS dalam penyusunan rencana peningkatan dan pengembangan sarana air minum yang berfungsi sebagian.

• Pendampingan kepada KPSAMS dalam melaksanakan strategi peningkatan penerapan iuran kepada KPSPAMS agar mampu menyampaikan kepada masyarakat tentang kewajiban membayar iuran minimal diatas BOP untuk keberlanjutan.

• Kegiatan koordinasi/inisiasi kerja sama kemitraan dengan Pemda dan pihak lainnya dalam rangka pengembangan dan optimalisasi SPAMS di wilayah kerjanya.

• Kegiatan pemantauan dan evaluasi (monev) kinerja KPSPAMS dan identifikasi kebutuhan pengembangan kapasitas anggota, sekaligus melakukan pendataan terkait penyusunan/review Profile Asosiasi.

• Rapat kerja pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/ Kota.

(22)

PAMSIMAS 3.5.2. Komponen Pembiayaan Yang Dapat Ditagihkan Melalui Dana Bantuan

Pelaksanaan Kegiatan Pamsimas

Konsumsi untuk kegiatan pertemuan, coaching, dan rapat.

• Bantuan transportasi pembiayaan narasumber/tenaga ahli (bukan dari unsur Pokja AMPL/DPMU atau PNS dari OPD Pembina atau Tim ROMS)

• Bantuan biaya komunikasi dengan anggota (KPSPAMS), diberikan kepada pengurus yang bertanggungjawab untuk mendistribusikan dan meminta informasi.

• Bantuan transport bagi pengurus Asosiasi dan anggota asosiasi (KPSPAMS) untuk menghadiri rapat atau pertemuan dengan anggota dan pihak lainnya yang terkait dengan program serta pendukung kegiatan.

• Biaya perjalanan Dinas (transportasi dan konsumsi sesuai dengan standar biaya di Kabupaten/Kota yang bersangkutan) dalam rangka pelaksanaan kegiatan, monitoring, pendampingan, advokasi, dan menyusun perencanaan peningkatan kinerja SAM.

• Penggandaan materi, laporan dan dokumentasi.

3.6. NEGATIVE LIST PENGGUNAAN DANA

Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota tidak boleh digunakan untuk hal-hal sebagai berikut:

a) Pembayaran honor pendamping asosiasi maupun pihak lain yang berhubungan dengan Pamsimas, diantaranya Provincial Project Management Unit (PPMU)/ District Project Management Unit (DPMU), ROMS dan fasilitator masyarakat.

b) Penggunaan dana bantuan yang tidak ada di dalam Rencana Kerja dan tidak sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana (RPD).

c) Pembelian peralatan kantor (komputer, handphone, meubelair dan sejenisnya).

d) Pembayaran sewa kantor/sekretariat.

3.7. ADMINISTRASI DAN PEMBUKUAN DANA

3.7.1. Ketentuan Umum

1) Pendampingan intensif (coaching) kepada asosiasi penerima dana hibah asosiasi untuk pengelolaan dan pembukuan keuangan Asosiasi wajib dilakukan sebelum SPPD Tahap I ditandatangani. Coaching dilakukan oleh CoDC/DFMA kepada Asosiasi dengan biaya operasional ROMS Kabupaten/Kota.

2) Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan wajib melakukan pembukuan dimulai sejak diterimanya dana bantuan. Fotocopy rekening dan kuitansi penerimaan dana hibah per tahapan wajib dikirimkan kepada NMC difasilitasi oleh CoDC/DFMA dipantau oleh FMS.

3) Pemeriksaan pembukuan Asosiasi dilakukan oleh CoDC/DFMA setiap bulan/setiap selesai kegiatan sesuai kebutuhan.

4) Administrasi dan pembukuan dilakukan dalam rangka transparansi dan akuntabilitas pengelolaan program yang membutuhkan pencatatan yang jelas dan cermat yang dilengkapi dengan bukti-bukti nyata.

(23)

5) Asosiasi diwajibkan menyimpan seluruh dokumen setiap tahapan proses, baik yang bersifat keuangan ataupun non-keuangan selama 10 (sepuluh) tahun sejak pasca bantuan Pamsimas.

6) Asosiasi menyusun Laporan Keuangan Bulanan dan diumumkan melalui papan informasi pada Sekretariat Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota, serta menyampaikan salinan ringkasan LPPD kepada anggota pengurus.

7) Asosiasi mempertanggungjawabkan penggunaan dana kepada masyarakat secara terbuka (transparan) dan dapat dipertanggungjawabkan, sebelum melakukan pengajuan pencairan dana bantuan tahap/termin berikutnya.

8) Transaksi sebaiknya dilakukan melalui mekanisme Transfer.

9) Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (LPPD) hanya mencakup pengeluaran yang dibiayai dari dana hibah penguatan asosiasi dan tidak perlu mencakup pengeluaran dari sumber pembiayaan lainnya.

10) Selain pertanggungjawaban keuangan, Asosiasi juga wajib membuat laporan pelaksanaan seluruh kegiatan yang di danai oleh dana hibah penguatan asosiasi.

3.8. PRINSIP PENGELOLAAN KEUANGAN

Prinsip-prinsip pengelolaan keuangan untuk Asosiasi adalah sebagai berikut:

1) Konsisten, yaitu Penggunaan Dana Program Penguatan Asosiasi mengacu kepada Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) yang telah disusun oleh Asosiasi.

2) Mengikuti standar akuntansi.

3) Akuntabel yaitu akuntabilitas penggunaan dana menjadi tanggung jawab Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota.

4) Transparan yaitu penggunaan dan pertanggungjawaban dana yang dikelola oleh Asosiasi harus disepakati oleh seluruh anggotanya.

3.9. PROSEDUR PEMBUKUAN DAN ADMINISTRASI

Tabel 8. Prosedur Pembukuan dan Administrasi

Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan

Rencana

Penggunaan Dana (RPD) dan Rencana Penarikan Dana Bank (RPDB) (Lampiran 3)

• RPD dibuat sesuai dengan kebutuhan dan target pelaksanaan kegiatan.

• RPD memuat rencana kebutuhan kegiatan dan nilai yang akan dibelanjakan pada rencana kegiatan.

• Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh DC dan diverifikasi oleh CoDC/DFMA.

• RPD dilampiri dengan RKA yang sudah dikonsultasikan dengan OPD pembina. Tanpa RKA maka Asosiasi tidak dapat mengajukan RPD.

• RPDB disusun sesuai dengan kebutuhan biaya pada saat pelaksanaan kegiatan dan dibuat pada setiap tahap penarikan dana dari rekening bank.

• RPD merupakan

dokumen yang

memuat rincian penggunaan dana setiap tahap pencairan dengan uraian jumlah total sesuai RAB ke Manajemen NMC.

• RPDB merupakan dokumen untuk penarikan dana pada Bank, yang memuat rincian sesuai dengan yang ada pada RPD setiap tahap pencairan

(24)

PAMSIMAS

Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan

• Untuk dapat melakukan penarikan dana pada bank, Ketua Asosiasi harus terlebih dahulu menyusun RPD diverifikasi oleh CoDC/DFMA, dan disetujui oleh DC.

jumlah total sesuai RPDB.

Surat Permintaan Pencairan Dana - SPPD

(Lampiran 5)

SPPD dibuat sesuai dengan RPD yang diajukan SPPD memuat ringkasan kebutuhan dana untuk setiap tahapan pengajuan pencairan dana.

SPPD merupakan surat pengantar yang dibuat oleh asosiasi dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen NMC.

Lembar Verifikasi (Lampiran 6)

Lembar verifikasi dibuat sebagai panduan check-list dan kertas kerja saat melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.

Lembar verifikasi merupakan kertas kerja yang digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen NMC.

Surat Tagihan (Lampiran 7)

• Surat tagihan dibuat sebagai dasar permintaan pencairan dana untuk setiap tahap pencairan dana bantuan.

• Surat tagihan memuat ringkasan pengajuan dana sesuai dengan SPPD

Surat tagihan

merupakan surat pengantar yang dibuat oleh DC dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen NMC.

Kuitansi (Lampiran 8)

• Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua asosiasi di atas materai sebagai tanda bukti terima pencairan dana dari manajemen NMC

• Kuitansi asli disimpan oleh Manajemen NMC dan fotocopy kuitansi disimpan oleh asosiasi, DC, dan CoDC/DFMA.

Kuitansi merupakan tanda bukti terima pencairan dana dari manajemen NMC.

Laporan

Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (Lampiran 9)

• LPPD disusun oleh Bendahara asosiasi dan diajukan oleh Ketua Asosiasi untuk diverifikasi oleh CoDC/DFMA dan disetujui oleh DC.

• LPPD dibuat jika penggunaan dana telah mencapai 90% dan merupakan salah satu persyaratan untuk mencairkan dana selanjutnya.

• LPPD yang diajukan harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran yang didokumentasikan secara khusus sesuai prinsip pengarsipan yang rapi dan lengkap.

• LPPD wajib dilampiri dengan laporan pelaksanaan kegiatan yang disetujui oleh DC.

• Salinan LPPD wajib disampaikan kepada seluruh anggota baik melalui rapat anggota maupun per surat.

LPPD merupakan dokumen

pertanggunjawaban

asosiasi atas

penggunaan dana bantuan Pamsimas.

LPPD digunakan sebagai dokumen pencairan tahapan selanjutnya.

Daftar Kegiatan Dan Pertanggungjawaban Dana (Lampiran 10)

• Berisi daftar kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Asosiasi

• Komponen pembiayaan, dokumen pertanggungjawaban, dan saldo.

• Kuitansi

• Bukti Transaksi

(25)

Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan Buku Bank

(Lampiran 11)

• Buku Bank digunakan untuk mencatat penerimaan dana bantuan Pamsimas, bunga bank, pengeluaran untuk kegiatan asosiasi, serta biaya pajak dan administrasi bank

• Pencatatan buku bank dilakukan oleh bendahara asosiasi setiap ada transaksi melalui rekening bank. Saldo di buku Bank harus sama dengan saldo di Rekening Bank asosiasi

• Buku Bank ditutup setiap tanggal 25. Setelah ditutup diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara asosiasi, Ketua asosiasi, diverifikasi oleh CoDC/DFMA dan disetujui oleh DC.

• Slip setor, fotocopy bukti transfer, fotocopy kuitansi

• Rekening Bank asosiasi dicetak setiap bulan

• Tanda bukti harus diberi nomor urut

• Bukti transaksi harus disimpan sesuai tanggal dan diatur sedemikian rupa sehingga tidak tercecer

Buku Kas

(Penerimaan dan Pengeluaran) (Lampiran 12)

• Keluar-masuknya dana bantuan, baik tunai (in- cash) maupun natura (in-kind) dicatat dalam buku kas (penerimaan dan pengeluran).

Pencatatan dilakukan oleh Bendahara asosiasi.

• Buku penerimaan dan pengeluran ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama yaitu tanggal 25 tiap bulannya agar setelah tutup buku masih ada waktu untuk membuat Laporan Keuangan Bulanan (Lampiran 9) untuk menjadi bahan rapat Fasilitator Senior (FS) dengan DPMU dan Konsultan Kabupaten/Kota/kota pada akhir bulan.

• Buku Kas (Penerimaan dan Pengeluaran) setelah ditutup kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara, Ketua asosiasi, CoDC/DFMA, dan DC

• Buku Kas Penerimaan dan Pengeluaran mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran untuk berbagai komponen kegiatan, termasuk komponen pembiayaan yang tidak termuat ke dalam RKA dan tidak dibiayai dengan Bantuan Pamsimas, misal honor dan sewa sekretariat.

• Bukti pembelian dicatat setiap transaksi dilakukan.

• Nota asli dari toko harus mencantumkan informasi: nama toko, alamat, jenis barang, harga satuan, total harga, dan cap/stempel dari toko.

• Tanda bukti harus diberikan nomor urut sesuai tanggal transaksi.

• Biaya pertemuan dan rapat harus didukung dengan Berita Acara atau Notulen dan daftar hadir.

• Biaya perjalanan harus didukung dengan Surat Perintah Tugas (SPT - Lampiran 10), laporan kunjungan lapangan dan bukti pengeluaran perjalanan.

Laporan Keuangan Bulanan

(Lampiran 13)

• Laporan Keuangan Bulanan disusun oleh Bendahara asosiasi setiap akhir bulan setelah tutup buku dan disetujui oleh Ketua Asosiasi untuk ditempel pada papan informasi.

• Laporan Keuangan Bulanan merupakan akumulasi dari seluruh penerimaan dan pengeluaran yang diperoleh dan dilakukan oleh Asosiasi, berdasarkan kategori kegiatan sesuai RKA.

• Ringkasan Laporan Keuangan Bulanan wajib disampaikan kepada seluruh anggota, baik dalam rapat anggota atau disampaikan melalui surat.

Laporan Keuangan Bulanan dibuat dan dipublikasikan setiap bulan.

(26)

PAMSIMAS 3.10. LAPORAN YANG WAJIB DISUSUN OLEH ASOSIASI

Asosiasi penerima Dana Hibah Penguatan Asosiasi wajib menyusun sejumlah laporan keuangan/pembukuan. Adapun Jenis Pembukuan yang harus dibuat adalah sebagai berikut:

a) Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Rencana Penarikan Dana Bank RPDB)

b) Surat Permintaan Pencairan Dana - SPPD c) Lembar Verifikasi

d) Surat Tagihan e) Kuitansi

f) Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana g) Buku Bank

h) Buku Kas (Penerimaan dan Pengeluaran) i) Laporan Keuangan Bulanan

j) Setelah dana diterima oleh Asosiasi di setiap tahapan, fotocopy rekening dan kuitansi asli, dikirimkan paling lambat 3 hari dari pemberitahuan transfer dana oleh NMC.

(27)

BAB IV

PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

4.1. PEMANTAUAN PELAKSANAAN PENGGUNAAN DANA

Tabel 9. Pemantauan Pelaksanaan Penggunaan Dana

Tahapan Pemantauan

Pelaksana Keterangan

Tingkat Pusat

NMC Pamsimas (Tim

Association Istitution Strangthening)

1) Pemantauan terhadap pelaksanaan yaitu:

a. Memantau dan mendorong semua Asosiasi yang masuk calon penerima memenuhi kriteria sesuai Surat CPMU Tingkat Kabupaten/Kota menyusun Dokumen Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) b. Waktu pelaksanaan dan hasil (output dan

outcome) kegiatan, serta hal-hal yang menjadi isu/kendala bagi Asosiasi dalam pelaksanaan.

2) Mekanisme pemantauan dilakukan melalui, antara lain SIM Pamsimas, komunikasi atau kunjungan lapangan.

3) Laporan hasil pemantauan oleh NMC dilaporkan kepada CPMU Pamsimas.

Tingkat Provinsi

ROMS Provinsi TA CD/CB

1) TA CD/CB memantau penyusunan rencana kegiatan dalam RKA.

2) Memantau besaran dana yang diajukan dalam RKA untuk pengajuan sesuai Surat CPMU.

3) Laporan hasil pemantauan dilaporkan kepada PPMU Pamsimas dan Balai PPW dan ditembuskan ke CPMU.

ROMS Provinsi TA FMS

1) TA FMS memantau kesesuaian penggunaan dana dengan jenis kegiatan sesuai RPD.

2) Memantau waktu pelaksanaan dan laporan pertanggungjawaban.

3) TA FMS memantau kelengkapan dokumen administrasi dan pembukuan dikuatkan dengan berita acara.

4) Memantau kesesuaian antara kegiatan dan output dari bantuan dana hibah.

5) FMS melakukan pemantauan pengisian data QS yang menjadi tanggungjawab DFMA/CoDC dan FMS.

Tingkat Kabupaten

DC,

CoDC/DFMA

1) CoDC/DFMA memantau penyusunan rencana kegiatan dalam RKA, dan disetujui oleh DC.

2) CoDC/DFMA, memantau verifikasi kesesuaian antara kegiatan dan output dari bantuan dana hibah 3) Mematau kesesuaian kegiatan dengan RPD.

4) Memantau besaran dana yang diajukan dalam RKA untuk pengajuan sesuai Surat CPMU.

(28)

PAMSIMAS Tahapan

Pemantauan

Pelaksana Keterangan

5) Menfasilitasi surat pernyataan komitmen Asosiasi kepada CPMU tentang kesediaan menyelesaikan kegiatan sesuai RKA yang diajukan dan sesuai jadwal yang telah ditentukan. CoDC/DFMA memantau proses surat pengantar dari DPMU ke CPMU melalui NMC.

DFMA/CoDC 1) DFMA/CoDC memantau kesesuaian penggunaan dana dengan jenis kegiatan.

2) Memantau waktu pelaksanaan dan laporan pertanggungjawaban.

3) Memantau kelengkapan dokumen administrasi dan pembukuan serta laporan pertanggungjawaban dengan Berita Acara.

4) DFMA/CoDC melakukan pemantauan pengisian data QS yang menjadi tanggungjawabnya.

5) Laporan hasil pemantauan dilaporkan kepada CPMU Pamsimas melalui NMC, ditembuskan kepada DPMU. PPMU, dan ROMS Provinsi.

4.2. SIM

1) Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pamsimas menyediakan Modul Pemantauan (Quick Status, QS) hasil pelaksanaan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota.

2) Pengisian data QS SIM Pelaksanaan Asosiasi adalah tanggungjawab DFMA/CoDC.

4.3. PELAPORAN

Pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota penerima dana hibah Asosiasi wajib membuat laporan per tahapan pencairan dana dan copy laporan disampaikan kepada managemen NMC. Laporan asli disimpan oleh Asosiasi guna kepentingan Audit. Laporan tahap kedua sekaligus merupakan laporan akhir.

(29)

LAMPIRAN

(30)

PAMSIMAS Lampiran 1. Contoh Surat Pernyataan Komitmen Asosiasi

LAMBANG ASOSIASI

Nomor : Kota/Kab…., …….2021

Lampiran :

Hal ` : Surat Pernyataan Komitmen Bersedia Melaksanakan Program Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan

Kepada Yth.:

Ketua CPMU Program Pamsimas III Di

Jakarta

Sehubungan dengan adanya dukungan Program Pamsimas III melalui Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan, bersama ini kami sampaikan pernyataan komitmen untuk melaksanakan program ini. Kami bersedia dan berkomitmen mengikuti ketentuan Penggunaan Bantuan Dana Asosiasi Tahun 2021 dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan jadwal yang ditentukan. Untuk melengkapi Surat Pernyataan ini kami lampirkan:

1) Rencana Kerja dan Anggaran

2) Alamat Sekretariat dan Susunan Pengurus (nama, nomor kontak dan alamat sekretariat)

3) Legal Aspek Pembentukan Asosiasi

Demikian kami sampaikan atas perhatian bapak/ibu kami ucapkan terima kasih.

Ketua Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan

Kabupaten….

(………nama ... ) Tembusan:

1) CoDC/DFMA Kabupaten/Kota……, Program Pamsimas III

(31)

Lampiran 2. Contoh lembar Verifikasi

LEMBAR VERIFIKASI

DOKUMEN PILOT PROJECT BANTUAN DANA PENGUATAN ASOSIASI PSPAMS PERDESAAN

Nama Asosiasi : ...

Kabupaten/Kota : ...

Provinsi : ...

A. Verifikasi Kelengkapan dan Kebenaran Dokumen

No. Dokumen yang diperiksa

Kelengkapan

Dokumen Keterangan/

Catatan ADA TIDAK

1 Fotocopy Legalitas Pembentukan Asosiasi

2 Susunan Pengurus Asosiasi

3 Fotocopy Rencana Kerja dan Anggaran

4 Fotocopy Surat Pengantar PC

5 Fotocopy Berita Acara Verifikasi

6 Fotocopy Laporan Pertanggungjawaban tahun terakhir*)

*) hanya untuk Asosiasi yang sudah pernah menerima bantuan pada tahun sebelumnya

B. Rekomendasi Verifikator

No. Level Nama dan Tanda

Tangan Tanggal Keterangan/Catatan 1 CoDC/DFMA

2 DC 3 TA CDCB 4 TA FMS 5 NMC

(32)

PAMSIMAS Lampiran 3. Contoh Format RPD, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan

Pamsimas

RENCANA PENGGUNAAN DANA (RPD) PILOT PROJECT BANTUAN DANA PENGUATAN ASOSIASI PSPAMS PERDESAAN

ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN

NAMA ASOSIASI:

KAB. /KOTA:

Penarikan dana tahap : I II

Jumlah penarikan tahap ini : Rp.

Jumlah dana bantuan : Rp.

Sisa Dana : Rp.

Daftar kegiatan dan kebutuhan dana terlampir.

TEMPAT TGL BLN TAHUN

Disusun oleh:

Bendahara Asosiasi

(Nama Lengkap dan TT)

Diajukan oleh:

Ketua Asosiasi

(Nama Lengkap dan TT) Diverifikasi oleh:

(tanggal/bulan/tahun)

DFMA/CoDC (Nama Lengkap dan TT)

Diketahui oleh:

(tanggal/bulan/tahun)

DC

(Nama Lengkap dan TT)

# diketahui dengan paraf FMS

(33)

PAMSIMAS

DAFTAR KEGIATAN DAN KEBUTUHAN DANA TAHAP:

NAMA ASOSIASI: KAB/KOTA:…..

(jika daftar kegiatan dan kebutuhan dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan DC) Lampiran 4. Daftar Kegiatan dan kebutuhan Dana Tahap …….

No.

Rujukan kepada RKA Perkiraan Kebutuhan Dana

Keterangan Nama Kegiatan Sumber

Dana

Alokasi Anggaran (Rp.)

Komponen

Pembiayaan Jml Unit

Harga Satuan

(Rp.)

Jumlah Dana (Rp.)

1.

Pemetaan dan pengkajian kondisi SPAMS Desa

Bantuan Pamsimas

Transportasi Fotocopy Uang makan Total

2.

Penyusunan Profil Asosisi

Bantuan Pamsimas

Komunikasi (voucher telepon) Penjilidan Total

3.

Lain Lain

(Pendampingan Penerapan Iuran, Kordinasi dengan Pemda, dll)

TOTAL

TOTAL hanya untuk BANTUAN PAMSIMAS

Disusun oleh:

(tanggal/bulan/tahun) Bendahara Asosiasi

(Nama Lengkap dan TT)

Diajukan oleh:

(tanggal/bulan/tahun) Ketua Asosiasi

(Nama Lengkap & TT)

Diverifikasi oleh:

(tanggal/bulan/tahun) DFMA/CoDC

(Nama Lengkap &TT)

Diketahui oleh:

(tanggal/bulan/tahun) DC

(Nama Lengkap & TT)

# diketahui dengan paraf FMS

(34)

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB) 26

(35)

Lampiran 5. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana

KOP ASOSIASI

SURAT PERMINTAAN PENCAIRAN DANA Nomor : ...

Kepada Yth.

Direktur PT AMURWA INTERNATIONAL (NMC) Di Tempat

Dengan memperhatikan Surat Keputusan Ketua CPMU Pamsimas Nomor tahun 2021 tentang Penetapan Bantuan Pendanaan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota Program Pamsimas Tahun 2021, Tahap ….., bersama ini kami mengajukan Surat Permintaan Pembayaran Dana Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan, sebagai berikut:

a) Dana Bantuan :...

b) Tahun Anggaran :...

c) Dasar pengeluaran : SK/Surat.../...

d) Jumlah Dana Bantuan : Rp...

(terbilang... ) e) Jumlah Sisa Dana :...

f) Jumlah Dana yang diminta:

Tahap... sebesar : Rp...

g) Nama dan nomor rekening Asosiasi: ………

………..,………2021 Ketua Asosiasi

( ... )

Diketahui dan Diverifikasi oleh:

DC Kab./Kota ….

(……….)

CoDC/DFMA (……….)

FMS ROMS ..…

(………)

(36)

PAMSIMAS Lampiran 6. Contoh Format Lembar Verifikasi

LEMBAR VERIFIKASI

DOKUMEN PENCAIRAN DANA BANTUAN PAMSIMAS TAHAP I/II*)

Nama Asosiasi : ...

Kabupaten/Kota : ...

Provinsi : ...

A. Verifikasi Kelengkapan & Kebenaran Dokumen

No. Dokumen yang diperiksa

Kelengkapan

Dokumen Keterangan/

Catatan YA TIDAK

1 Fotocopy Surat Keputusan CPMU

2 Fotocopy Rekening

3 Kelengkapan RPD, RKA

4 RPD tidak memuat negative list pembiayaan bantuan pelaksanaan Pamsimas

5 Surat Permintaan Pencairan Dana

6 Kuitansi Asli bermaterai ttd Asosiasi Tahap I/II

7 Surat Tagihan

8 Fotocopy Bukti Transfer Dana sebelumnya ke Rekening Untuk RPD II

9 LPPD Untuk RPD II

B. Rekomendasi Verifikatory

No. Level Nama, Tanda Tangan &

Cap Lembaga/Instansi Tanggal Keterangan/Catatan 1 CoDC/DFMA

2 DC 3 FMS

4 NMC

Catatan:

1) Verifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen dibuat pada saat akan melakukan pencairan dana untuk kegiatan Program Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan;

2) Yang melakukan verifikasi di tingkat Provinsi adalah FMS ROMS;

3) Yang melakukan verifikasi ditingkat Kabupaten adalah CoDC/DFMA dan disetujui DC. Waktu yang dibutuhkan adalah maksimal 2 (dua) hari kerja untuk proses verifikasi (dengan catatan: dokumen lengkap dan tidak ada kesalahan) terhitung dari diterimanya dokumen;

4) Waktu yang dibutuhkan dalam pencairan dana bantuan Asosiasi oleh NMC adalah paling lama 4 (empat) hari kerja hari kerja terhitung sejak persetujuan PPK

Gambar

Tabel 1. Pengguna dan Manfaat POB
Tabel 2. Besaran Dana Bantuan
Tabel 3. Waktu Pelaksanaan (Tahun 2021)
Gambar 1. Tahapan Penetapan Lokasi Kabupaten/Kota Penerima Dana
+7

Referensi

Dokumen terkait

Spiritualitas yang terkandung dalam Tarian Bedhaya Ketawang, dengan gerak megeng -nya menyadarkan kita, manusia- manusia modern yang cenderung ingin cepat / instan,

SELAMAT MENUNAIKAN IBADAH PUASA DAN HARI RAYA IDUL FITRI 1435 H / 2014 M. MOHON MAAF LAHIR

This study was aimed to find out the difference in levels of satisfaction between NHC and non-NHC patients over maternal health care service in Bandung Mother and

Secara umum proses yang dialami sebagian besar subjek penelitian dalam mengatasi dorongan yang dirasakannya, yaitu dengan cara ego menggunakan mekanisme

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Kebermaknaan Hidup dan Kecemasan dalam Menghadapi Kematian pada Lansia di Panti Werdha Samarinda. Penelitian ini juga dimaksudkan

[r]

Pada SMA Tunas Harapan Jakarta, saat ini kegiatan proses peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaannya masih dilakukan dengan menggunakan sistem pencatatan

aramada bus. Pada halaman ini Penumpang dapat memeilih nomor kursi yang ingin dipesan. 5) Setelah itu, Penumpang akan menerima file Bukti Pemesanan dalam bentuk Softcopy. 6) Bukti