• Tidak ada hasil yang ditemukan

PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM SURAKARTA

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2017

Membagikan "PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM SURAKARTA"

Copied!
81
0
0

Teks penuh

(1)

commit to user

i

PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI

PDAM SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh : MARHANIK

D1508104

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)
(3)
(4)
(5)

commit to user

v

MOTTO

Saya berniat baik , saya melakukan hal baik

kemudian saya menjadi orang baik

(Gede Prama)

(6)

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Karya ini kupersembahkan untuk:

1.

Ibu dan bapak ku tercinta.

2.

Masoko & Mbak Anne serta si kecil Aira.

3.

Mbak Asih & Mas Aris.

4.

Adikku Enno.

(7)

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat,

rahmat dan karunia yang telah dilimpahkan-Nya kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan penulisan laporan pengamatan dengan judul Pengelolaan Arsip Di Sub Bagian Administrasi PDAM

Penulis menyusun Tugas Akhir ini untuk memenuhi persyaratan dalam

memperoleh sebutan vokasi (A.md) program pendidikan Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Tugas Akhir ini dapat penulis selesaikan atas bantuan dan dukungan dari

berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Drs. Pramono, SU Dosen Pembimbing penulisan Tugas Akhir.

2. Ir. Singgih Tri Wibowo Direktur Utama PDAM Kota Surakarta yang telah

memberikan izin penulis melaksanakan magang.

3. Drs. Suharno Kepala Staff Personalia, Ibu Sri Redjeki Kepala Sub Bagian

Administrasi, Ibu Rusmiyatun&Ibu Yemmy Staff Ahli Administrasi dan

seluruh staff beserta karyawan PDAM Surakarta yang telah membantu

penunjang penyusunan Tugas Akhir.

4. Drs. Sudarto, Msi Dosen Penguji Tugas Akhir dan Ketua Program

Diploma III Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret.

(8)

commit to user

viii

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari

kesempurnaan karena keterbatasan pengetahuan dan kurangnya pengalaman.

Kritik dan saran dari berbagai pihak yang bersifat membangun sangat penulis

harapkan. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Surakarta, 05 Juli 2011

(9)

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

HALAMAN PERNYATAAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR BAGAN ... xiii

ABSTRAK ... xiv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Pengamatan ... 3

D. Manfaat Pengamatan ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka ... 5

1. Pengertian Pengelolaan Arsip ... 5

2. Fungsi Arsip ... 7

3. Tujuan Arsip ... 8

4. Tata Aliran Surat Masuk ... 9

5. Tata Aliran Surat Penting Keluar ... 16

6. Tata Aliran Surat Biasa Keluar ... 17

7. Penyimpanan Arsip ... 20

8. Asas Penyimpanan Arsip ... 22

(10)

commit to user

x

B. Metode Pengamatan ... 26

1. Lokasi Pengamatan ... 26

2. Jenis Pengamatan ... 26

3. Sumber Data ... 26

4. Teknik Pengumpulan Data ... 27

5. Teknik Analisa Data ... 28

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA A. Visi... 30

B. Misi... 30

C. Sejarah Berdiri dan Perkembangan PDAM Surakarta .. 30

D. Kondisi Eksisting ... 32

E. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 33

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Pengelolaan Arsip Di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta ... 42

1. Pengurusan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 42

2. Penyimpanan Arsip ... 53

3. Penggunaan Arsip ... 53

4. Pemeliharaan Arsip ... 54

5. Penyusutan Arsip ... 55

6. Pemusnahan Arsip ... 56

7. Fasilitas Kearsipan ... 57

8. Pegawai Kearsipan ... 63

B. Hambatan-hambatan Dalam Pengelolaan Arsip PDAM Surakarta ... 64

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 65

B. Saran ... 66

Daftar Pustaka ... 67

(11)

commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

HALAMAN

Gambar 4.1 : Kartu Kendali Surat Masuk ... 60

Gambar 4.2 : Kartu Kendali Surat Keluar ... 61

(12)

commit to user

xii

DAFTAR TABEL

HALAMAN

Tabel 4.1 : Jumlah Surat Masuk Bulan Januari-Maret ... 47

Tabel 4.2 : Jumlah surat Keluar Bulan Januari-Maret ... 50

(13)

commit to user

xiii

DAFTAR BAGAN

HALAMAN

Bagan 2.1 : Proses Aliran Surat Masuk ... 15

Bagan 2.2 : Proses Aliran Surat Keluar ... 18

Bagan 3.1 : Bagan Organisasi PDAM Surakarta ... 41

Bagan 4.1 : Proses surat masuk PDAM Surakarta ... 46

(14)

commit to user

xiv ABSTRAK

MARHANIK, D1508104, PENGELOLAAN ARSIP DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi DIII Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 66 halaman.

Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran kegiatan organisasi sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Namun, pada kenyataannya rendahnya apresiasi terhadap arsip menjadi masalah sehingga arsip tidak dikelola dengan baik. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui pengelolaan arsip serta hambatan apa saja yang dialami di kantor Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta.

Penulis mengambil lokasi pengamatan khususnya di kantor Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data yang diperoleh dari informan, lokasi pengamatan dan dokumen-dokumen yang mendukung. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah melalui wawancara, observasi serta studi pustaka.

Pengelolaan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta menggunakan prinsip satu pintu dengan menggunakan asas penyimpanan desentralisasi. Pengurusan surat masuk dan surat keluar dicatat/diagendakan melalui kartu kendali masuk ataupun keluar. Penyimpanan arsip menggunakan sistem nomor, yaitu nomor kode klasifikasi yang digunakan seluruh lingkungan wilayah Jawa Tengah. Keperluan peminjaman arsip tidak memakai kartu peminjaman sehingga keberadaan arsip sulit dilacak. Kegiatan penyusutan arsip ditanggulangi dengan cara memindahkan arsip ke gudang arsip milik PDAM Surakarta, gudang tersebut dipakai untuk menampung seluruh arsip dari seluruh unit kerja.

(15)

commit to user

xv ABSTRACT

MARHANIK, D1508104, ARCHIVES MANAGEMENT IN SUB-SECTION ADMINISTRATION PDAM SURAKARTA, End Task, DIII Studies Program Management Administration, Faculty of Social and Political Sciences, University of Surakarta Eleven March, 2011, 66 pages.

Archives have an important role for smooth operation of the organization as a source of information and memory center. However, in reality the low appreciation of the problem so that archival records are not managed properly. The purpose of these observations to determine the management of archives as well as any obstacles experienced in the office of Regional Water Company (PDAM) Surakarta.

The author takes the location of the observations, especially in the office of Sub-Division of Administration PDAM Surakarta. This type of observation using a qualitative descriptive approach to the observation of an active role. Source data obtained from informants, locations of observation and supporting documents. Data collection techniques used were interviews, observation and book study.

Management of archives in Subpart Administration PDAM Surakarta using the principle of one door by using the principle of decentralized storage. Handling incoming and outgoing mail is recorded / scheduled through the control card entry or exit. Archive storage system using numbers, ie the number of classification codes used throughout the neighborhood region of Central Java. Archival purposes does not use the card borrowing borrowing so difficult to trace the existence of archives. Events archive depreciation overcome by moving the archive into the archive warehouse owned by PDAM Surakarta, the warehouse used to house the entire archive of every part of the office / work units.

(16)

commit to user

1 BAB I

PENDAHULUAN

A.LATAR BELAKANG

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur

warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi. Dari segi pengelolaan arsip

yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan

berguna membantu pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Dalam

perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor hampir bisa

dipastikan segala sesuatunya sesuai tergantung kepada warkat/dokumen.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran organisasi, yaitu

sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan.

Arsip merupakan komponen penting dalam kehidupan, dari

kehidupan masa lalu kita melihat rentetan sejarah yang tertuang dalam arsip.

Begitu pula dengan kehidupan modern sekarang ini arsip tetap merupakan

komponen penting mengingat bahwa hidup ini tidak lepas dari kehadiran

arsip. Arti penting arsip antara lain ialah merupakan bukti otentik yang

menyangkut status, hak, kepemilikan serta peran dari suatu institusi.

Mengingat arti penting dari arsip tersebut di atas, maka sudah

selayaknya baik itu institusi apa pun bentuknya ataupun perseorangan wajib

untuk melaksanakan apa yang disebut pengelolaan. Prinsipnya pengelolaan

arsip harus dilakukan secara utuh. Ini berarti berkas-berkas tersebut ditata

berdasarkan mata kegiatan yang dilakukan secara utuh dari awal sampai

dengan selesai.

Pengelolaan yang demikian itu selain menjamin kemudahan dalam

proses penyimpanan dan temu balik, juga menjamin keutuhan informasi dari

suatu kegiatan. Seiring dengan perkembangan zaman serta kebutuhan

(17)

commit to user

menjadi sesuatu yang sangat vital. Karena itulah penataan arsip yang

terkonsep dan sitematis dengan bertumpu pada fungsi organisasi, kegiatan,

serta kepentingan telah menjadi suatu keharusan. Lebih jauh lagi, pemahaman

serta kesadaran akan arti penting arsip merupakan nilai yang mutlak harus

ditumbuhkan.

Berbagai arti penting dari arsip tersebut di atas penulis tertarik

untuk mengkaji lebih dalam lagi mengenai pengelolaan arsip yang dijalankan

di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta. Pengamatan khususnya

dilakukan di kantor Sub Bagian Administrasi yang mempunyai wewenang

untuk menangani arsip surat, baik surat masuk maupun surat keluar.

Kepengurusan arsip surat di kantor tersebut menggunakan prinsip

satu pintu. Sistem penyimpanan arsip sendiri menggunakan sistem

desentralisasi, yang berarti setiap sub bagian dari kantor diberi wewenang

sendiri untuk melaksanakan pengelolaan arsip di kantor unit kerja

masing-masing.

Di kantor Sub Bagian Administrasi telah menggunakan fasilitas

komputer untuk mengagendakan surat dan mencetak kartu kendali serta kartu

disposisi. Penggunaan komputer ini mempercepat kepengurusan surat dan

penemuan balik arsip menjadi lebih efisien. Hanya saja mengalami kendala

dalam penggunaan fasilitas kearsipan berupa komputer tersebut, komputer

yang sebagai salah satu fasilitas pendukung kearsipan dipakai juga oleh unit

kerja lain untuk menyelesaikan tugasnya. Ini menyebabkan harus bergantian

dalam penggunaannya.

Disamping itu prinsip dari kearsipan belum terlaksana secara utuh.

Hal ini terlihat dari belum pernah dilakukannya kegiatan pemusnahan arsip di

kantor tersebut. Hal ini mengakibatkan penumpukan arsip in-aktif yang masa

retensinya telah habis dan seharusnya dimusnahkan hanya disusutkan dengan

cara dipindah tempatkan ke gudang arsip milik PDAM. Di gudang tersebut

(18)

commit to user

3

Dari uraian yang dikemukakan tersebut di atas maka penulis

tertarik untuk mengkaji lebih dalam lagi mengenai pelaksanaan kearsipan di

PDAM Surakarta dengan mengambil judul PENGELOLAAN ARSIP DI

SUB BAGIAN ADMINISTRASI PDAM

B. RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimanakah pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah Air

Minum (PDAM) Surakarta?

2. Apa sajakah hambatan yang dihadapi dalam kegiatan pengelolaan

kearsipan di kantor Perusahaa Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta.

C. TUJUAN PENGAMATAN

1. Tujuan Operasional

a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip di kantor Perusahaan Daerah

Air Minum Surakarta.

b. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam proses pengelolaan

arsip di kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Agar hasil dari pengamatan ini dapat memberikan masukan dan

bermanfaat bagi kantor Perusahaan Daerah Air Minum Surakarta dalam

hal pengelolaan arsip.

3. Tujuan Individual

Pengamatan ini disusun untuk memenuhi syarat dalam dalam

memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A. Md) pada Program Diploma

III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

(19)

commit to user

D. MANFAAT PENGAMATAN

1. Bagi Penulis

a. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan khususnya di bidang

kearsipan.

b. Sebagai perbandingan antara teori kearsipan yang penulis terima di

bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sebenarnya.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai bahan pertimbangan terhadap pelaksanaan kegiatan

(20)

commit to user

5 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Pengelolaan Arsip

Sebelum menguraikan lebih jauh mengenai pengertian pengelolaan arsip penulis ingin mengemukakan terlebih dahulu arti dari pengelolaan itu

sendiri. Istilah pengelolaan dalam bahasa Inggris adalah management.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah pengelolaan adalah proses,

cara, perbuatan mengelola; proses melakukan kegiatan tertentu dengan

menggerakkan tenaga orang lain; proses yang membantu merumuskan

kebijaksanaan dan tujuan organisasi; proses yang memberikan pengawasan

pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan.

Menurut Malayu S.P Hasibuan (2007: 2) adalah ilmu

dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan

sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan

Dari pengertian di atas penulis mengambil kesimpulan mengenai

pengertian pengelolaan adalah suatu proses melakukan kegiatan untuk

mencapai tujuan secara efektif dan efisien dengan menggunakan tenaga

orang lain.

Sedang arsip (record) yang dalam bahasa Indonesia ada yang knya dapat diberikan pengertian

sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan

yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok

persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatan

(21)

commit to user

Definisi warkat di atas tidak jauh beda dengan yang dikemukakan

oleh The Liang Gie (2007, 115-118 warkat adalah setiap catatan

tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau

peristiwa yang dibuat orang untuk membantu

ingatan-D suatu kumpulan warkat yang disimpan

secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

Sedangkan menurut A.W Widyaja (1993, 8) mendefinisikan

teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1, ayat a & b menetapkan

bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga

Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun,

baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta

dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan

Berdasarkan berbagai definisi di atas penulis menyimpulkan bahwa

arsip adalah segala bentuk naskah yang mengandung

keterangan-keterangan yang berguna bagi pengguna melalui proses pengaturan dan

penyimpanan sehingga mudah dan cepat ditemukan bila sewaktu-waktu

(22)

commit to user

7

Dari pengertian tersebut di atas mengenai pengelolaan dan arsip

penulis dapat mengambil kesimpulan pengelolaan arsip merupakan

penataan dan penyusunan kembali informasi dan fisik arsip yang frekuensi

kegunaannya sudah menurun berdasarkan kaedah-kaedah kearsipan

sehingga dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan dan mudah

dilakukan penyusutan.

Sedang menurut Zulkifly Amsyah (2005, 4) manajemen arsip

adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian

dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,

pemindahan dan pemusnahan.

2. Fungsi Arsip

a. Arsip dinamis

Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan Administrasi Negara ( UU No.7 Th 1971 )

Menurut Basir Barthos (2007, 12) arsip dinamis sebagai arsip

yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut

Sedang Ig. Wursanto (1989: 28 ) rsip dinamis yaitu arsip yang

masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran

sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat

dibedakan menjadi 3 macam :

Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi

kelangsungan kerja.

Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannnya

(23)

commit to user

b. Arsip Statis

Berdasarkan UU N Arsip Statis

yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi

Negara.

Definisi yang tidak beda terlalu jauh dari pengertian di atas

dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 Arsip statis yaitu arsip

yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan

perkantoran sehari-hari.

Sedangkan menurut Basir Barthos (2007: 12 ) Arsip statis

sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus

sebagai bahan pertanggung jawaban Nasional/Pemerintahan.

3. Tujuan Kearsipan

Pada pasal 3 Undang-undang No.7 Tahun 1971 (Basir Barthos,

2007: 3) tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan

pertanggungj

Sedang tujuan pengelolaan arsip menurut A.W Widjaya (1993: 8)

adalah sebagai berikut:

a.Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.

b.Menyiapkan surat setiap saat diperlukan.

c. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut

(24)

commit to user

9

4. Tata Aliran Surat Masuk

Menurut Ig. Wursanto (1991, 110) menyebutkan bahwa pada

dasarnya pengurusan dan pengendalian surat masuk dibagi menjadi 5

langkah, yaitu:

1. Penerimaan Surat

Surat-surat dinas yang datang/masuk diterima oleh Petugas

Penerima Surat. Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat

dibedakan menjadi:

1) Surat yang diterima melalui Pos dan Telkom yang dapat dibedakan

menjadi 2 macam yaitu diantar oleh petugas pos dan diambil

sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan.

2) Surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari

kantor pengirim.

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat

yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok atau golongan

yang telah ditentukan. Surat terlebih dahulu diklasifikasikan ke dalam

kelompok:

a.Surat dinas/bisnis

Surat yang berasal dari perorangan atau perusahaan yang ditujukan

kepada perusahaan atau pimpinan perusahaan yang bertindak

mewakili kepentingan perusahaan.

b.Surat Pribadi

Surat yang berasal dari perorangan atau organisasi yang ditujukan

(25)

commit to user

Sedang menurut Ursula Ernawati (2004, 61) surat melalui beberapa

penyortiran. Penyortiran pertama/ First Sorting, pada tahap ini surat-surat

bisnis sudah dipisahkan dari surat-surat pribadi. Selanjutnya menyortir

surat-surat bisnis/dinas menrut sifat dan kepentingannya menjadi:

a.Surat Penting/mendesak

Surat yang memerlukan tindakan segera. Kadangkala si pengirim

Penting/urgent

tidak mencantumkannya. Pada umumnya surat-surat yang memakai

Spesial Mail Service (Surat Hantaran Khusus) adalah surat penting

karena biayanya lebih mahal dibandingkan dengan cara pengiriman

biasa.

b.Surat biasa

Surat yang mempunyai derajat kepentingan di bawah surat penting.

Biasanya diselesaikan setelah surat penting.

c.Surat rahasia

Surat yang hanya boleh dibuka oleh orang yang dituju. Bila isi

surat rahasia tersebar luas akan menimbulkan kerugian bagi pihak

yang dituju oleh surat tersebut.

Penyortiran kedua mengatur surat-surat pribadi menurut jenisnya,

biasanya dipisahkan menjadi 3 kelompok:

a.Surat-surat bisnis/dinas

Surat yang pada saat klasifikasi dan penyortiran pertama telah

dipisahkan dari surat-surat lainnya berikutnya diseleksi dan

dikelompokkan menurut jenis-jenisnya. Contoh: surat dari kantor

(26)

commit to user

11

b.Surat pribadi

Ada 2 kemungkinan dalam menangani surat-surat pribadi untuk

pimpinan.

1) Surat pribadi yang sangat rahasia, tidak boleh dibuka oleh

siapa pun langsung diserahkan kepada pimpinan.

2) Surat pribadi untuk pimpinan yang memungkinkan petugas

kearsipan untuk membantu pimpinan untuk memprosesnya.

c.Bahan-bahan iklan

Surat-surat masuk yang berisikan iklan dapat dikenali dari

amplopmya yang bermacam-macam bentuk, ukuran dan warnanya.

Bahan-bahan advertensi diurus setelah memproses surat-surat

lainnya.

3. Pembukaan Surat

Pembukaan surat ialah kegiatan membuka dan mengeluarkan surat

dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan

lebih lanjut.

Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan beberapa petunjuk

sebagai berikut:

Sebelum surat dibuka harus diteliti lebih dahulu apakah semua surat

yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan

apakah semua surat-surat tersebut benar-benar boleh dibuka. Misal

dengan tanda Pribadi untuk surat pribadi pada sampul surat dan

untuk surat rahasia diberi tanda Rahasia atau Khusus pada salah

satu sudut sampul.

Bukalah sampul surat bagian atas lebar (bagian lebar sampul) dari

(27)

commit to user

Dalam membuka sampul hendaknya diusahakan jangan sampai surat

atau isi sampul terpotong.

Mengeluarkan surat dengan hati-hati jangan sampai rusak atau robek.

Apabila isi sampul terpaksa sobek atau rusak karena sesuatu hal,

direkatkan kembali surat tersebut dengan memakai pita plastik

(transparan tissue tape).

Selama surat masih dalam proses sampul surat harus disatukan

(diklip) dengan surat berikut lampirannya dengan susunan dari atas

ke bawah sebagai berikut:

Paling atas adalah surat

Di bawahnya lampiran (kalau ada)

Paling bawah adalah sampul atau amplop surat.

Amplop surat dapat dibuka dengan 2 cara yaitu:

a) Dengan cara menyobek bagian pinggir (sisi kanan, kiri atas

atau bawah) dari sampul surat. Apabila tidak dalam keadaan

terpaksa sebaiknya cara ini tidak dilakukan karena dipandang

tidak etis dan menunjukkan cara kerja yang tidak baik.

b) Dengan menggunakan alat pembuka pembuka amplop. Alat

yang dipergunakan untuk membuka amplop bermacam-macam

tergantung pada kemampuan kantor untuk menyediakan

misalnya: pisau biasa, pisau silet mesin pembuka amplop

manual/tangan atau hand envelope opener, mesin pembuka

amplop listrik atau automatic mail opener yang dapat

membuka amplop sekaligus menyusunnya dengan kemampuan

500 amplop per menit.

4. Pencatatan Surat

Setiap kantor niscaya mengikuti suatu prosedur tertentu untuk

mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Menurut Zulkifly

(28)

commit to user

13

1. Prosedur Buku Agenda

a.Buku Agenda

Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan

(data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai

alat bantu untuk mencari surat yang tersimpan dalam file.

Walaupun dalam buku agenda tidak tercamtum nomor file buku ini

memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari

surat terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat

dan lain-lain. Hubungan erat antara buku agenda dengan file

penyimpanan surat adalah karena file penyimpanan surat masih

sering menggunakan sistem filing kronologis yang juga merupakan

susunan dari catatan surat masuk pada buku agenda atau surat

keluar pada buku verbal maka surat yang disimpan dengan sistem

kronologis dapat ditemukan.

b.Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi digunakan sebagai tanda bukti penerimaan,

pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Data yang

dicatat disini lebih sedikit daripada buku agenda, yaitu nomor surat,

tujuan surat, isi surat dan paraf penerima. Di dalam unit kerja

biasanya mempunyai buku ekspedisi.

2. Prosedur Kartu Kendali

Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat masuk

mempergunakan Kartu Kendali, surat digolongkan ke dalam surat

penting, surat biasa dan surat rahasia.

Dengan kartu kendali, penemuan informasi suatu surat lebih mudah

dibanding dengan menggunakan Buku Agenda. Sebab Kartu Kendali

disusun sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda disusun secara

(29)

commit to user

3. Prosedur Tata Naskah

Yaitu prosedur Tata Naskah yang lazim disingkat prosedur Takah

adalah suatu kegiatan administrasi dalam memelihara dan menyusun

data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu

persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu map

jepit (snelchekter-map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada

pengolah-pengolah yang berwewenang terhadap pengolahan surat

bersangkutan.

5. Pengarahan Surat

1) Surat-surat yang telah digolongkan ke dalam surat penting oleh

pencatat dalam kartu kendali rangkap tiga. Kolom-kolom dalam

kartu kendali semua diisi oleh pencatat kecuali kolom kepada

karena pencatat tidak dapat mengetahui kepada siapa surat-surat

tersebut akan diteruskan.

2) Surat-surat berikut tiga kartu kendali disampaikan kepada

pengarah surat.

3) Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian

kolom-kolom sudah benar.

4) Setelah dianggap benar kemudian pengarah mengisi kolom

kepada dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang

akan menerima surat-surat tersebut.

5) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III)

oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat

tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetap berada di

(30)

commit to user

15

Kartu kendali I dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan

berfungsi sebagai buku agenda.

6) Kartu kendali II dan III oleh pengolah diparaf sebagai bukti

bahwa surat-surat sudah diterima. Kartu kendali II dikembalikan

kepada pengarah untuk disimpan sehingga kartu kendali II ini

dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II

diserahkan kepada penata arsip.

Bagan 2.1

Proses tata aliran surat masuk

UNIT KEARSIPAN PENGOLAH

PENERIMA PENCATAT PENGARAH P. ARSIP

Keterangan:

a : amplop berisi surat 2 : kartu kendali warna hijau

b : surat 3 : kartu kendali warna merah

1 : kartu kendali warna putih

b 1 2 3

1 2 2

2 3

3

2 2

(31)

commit to user

5. Tata Aliran Surat Penting Keluar

Menurut Sutarto (1980, 237) mengemukakan proses tata aliran

surat penting sebagai berikut:

1. Mencatat Surat Keluar

Untuk surat keluar yang akan dikirim keluar dicatat pada Kartu

Kendali rangkap 3. Surat yang telah ditandatangani oleh Pimpinan

Pengolah dicatat Petugas Pengolah yang bersangkutan. Cara-cara

pencatatannya tidak berbeda dengan pencatatan surat masuk.

2. Penyampaian

Setelah surat dicatat pada Kartu Kendali rangkap 3, maka surat

keluar bersama-sama dengan Kartu Kendali I dan II disampaikan

kepada Unit Kearsipan untuk distempel dan aslinya dikirim.

Kartu Kendali I berwarna putih diserahkan kepada

pengarah/pengendali.

Arsip surat dicap jam dan tanggal keberangkatannya atau

pengirimannya di bagian belakang arsip surat.

Kemudian arsip surat bersama-sama dengan Kartu Kendali

berwarna hijau disampaikan kepada Pengolah.

Oleh Pengolah Kartu Kendali II berwarna hijau tersebut diparaf

dan dikembalikan kepada Pengarah dan selanjutnya diserahkan

kepada Penata Arsip untuk disimpan sebagai pengganti arsip surat

(32)

commit to user

17

6. Tata Aliran Surat Biasa Keluar

Proses surat biasa keluar menurut Sutarto (1980, 242) adalah:

1. Pencatatan

Seperti halnya surat penting keluar, pencatatan surat biasa keluar

juga dilakukan oleh Pengolah yang bersangkutan pada Lembar

Pengantar Surat Biasa rangkap 2.

2. Penyampaian

Setelah dicatat, surat beserta arsip surat dan kedua Lembar

Pengantar surat Biasa disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk

diberi stempel.

Setelah surat aslinya dikirim, arsip surat distempel jam dan tanggal

pengirimannya.

Selanjutnya arsip surat dan Lembar Pengantar Surat Biasa II

disampaikan kepada Unit Pengolah untuk disimpan dan Lembar

Pengantar Surat Biasa I disimpan pada Unit Kearsipan pada

(33)

commit to user

Bagan 2.2

Proses tata aliran surat keluar

PENGOLAH

UNIT KEARSIPAN

PENCATAT PENGARAH P. ARSIP

Keterangan:

a : arsip surat 1 : kartu kendali warna putih

b : surat asli yang akan dikirim 2 : kartu kendali warna merah

d : amplop berisi surat yang akan dikirim 3 : kartu kendali warna hijau

b a

b a

a a

1 2 3

2

3 3

1

2 3

2 2

(34)

commit to user

19

7. Penyimpanan Arsip

Salah satu ciri yang harus ada pada arsip adalah warkat-warkat itu

mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Berbagai nilai guna dapat

disingkat menjadi ALFRED (Santen, 1995) yaitu:

a.Administrative value (nilai administrasi); keberadaan arsip

dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh

perusahaan.

b.Legal value (nilai hukum); keberadaan arsip dipertahankan karena

nilai hukum yang terkandung di dalamnya.

c.Fiscal value (nilai di bidang keuangan); keberadaan arsip

dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya.

d.Research Value (nilai penelitian); keberadaan arsip dipertahankan

karena nilai riset di dalamnya.

e.Educational Value (nilai pendidikan); keberadaan arsip

dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung di

dalamnya.

f.Documentary Value (nilai dokumentasi); keberadaaan arsip

dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di

dalamnya.

Sedang menurut Badri Munir Sukoco (2008, 86) nilai guna arsip

dibagi menjadi 2 yaitu:

1) Nilai guna primer, yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan

lembaga pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu

(35)

commit to user

1. Nilai guna administrasi yaitu dokumen inaktif yang digunakan

dalam menentukan policy organisasi memiliki nilai guna

administratif.

2. Nilai guna fiskal, berupa nilai guna dokumen yang menyangkut

penggunaan uang untuk audit atau operasional.

3. Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi

menyangkut kepentingan hukum.

4. Nilai guna historis, berupa nilai guna dokumen yang disimpan

bukan karena kepentingan bisnis melainkan karena kepentingan

historis yang merekam sebuah peristiwa yang bertautan dengan

suatu kegiatan.

2) Nilai guna sekunder, merupakan nilai arsip yang didasarkan pada

kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta

arsip. Ada 2 nilai guna yang termasuk di dalamnya:

1. Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi atau

perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur serta pelaksanaan

fungsi dan kegiatannya.

2. Nilai guna informasional menyangkut informasi untuk

kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan

organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan

informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan

sejenisnya.

Menurut Ig.Wursanto ( 1995, 49) dewasa ini dikenal ada 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu:

a. Sistem abjad (alphabetical filling system), sistem penyimpanan

(36)

commit to user

21

b. Sistem pokok soal (subject filling system), sistem ini semua

naskah/dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan

pokok soal/masalah.

c. Sistem nomor/angka (numerical filling system), sistem ini yang

dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh

unit organisasi yang bersangkutan.

d. Sistem wilayah/daerah (geographical filling system), sistem ini

susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah.

e. Sistem tanggal (chronological filling system), sistem ini arsip

disusun berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan dan tanggal.

8. Asas Penyimpanan Arsip

Menurut Ig. Wursanto (1991, 172) dalam penyelenggaraan

penyimpanan arsip dikenal 3 macam asas yaitu:

a. Asas Sentralisasi

Penyimpanan warkat yang dipusatkan (central filling) pada

unit tertentu. Jadi penyimpanan warkat pada setiap unit yang ada

dalam organisasi (kantor) dipusatkan pada unit tertentu.

Sedang keuntungan dan kelemahan penyimpanan warkat

dengan menggunakan asas sentralisasi dikemukakan oleh Zulkifly

Amsyah (2005, 16) keuntungannya adalah:

Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan

kearsipan.

Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat

(37)

commit to user

Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat

diseragamkan.

Sedangkan beberapa kelemahan dalam asas sentralisasi adalah:

Sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang

kecil.

Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem

penyimpanan yang seragam.

Unit kerja yang memerlukan arisp akan memerlukan waktu

lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b. Asas Desentralisasi

Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan memberikan

kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus

warkat sendiri-sendiri. Dalam hal demikian unit kearsipan secara

sentral dalam bentuk apapun tidak ada. Sebaliknya di

masing-masing unit satuan kerja dipasang unit kearsipan bertugas

menyelenggarakan kegiatan kearsipan di unit satuan

masing-masing.

Keuntungan penyimpanan warkat menggunakan asas

desentralisasi ialah:

Pengelolaan arsip yang dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja

masing-masing.

Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit

kerja tersendiri.

Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsip sudah

dikenal baik.

Sedangkan kerugian menggunakan asas desentralisasi antara lain:

Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat

(38)

commit to user

23

Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di

setiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan

sukar dijalankan.

Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena

petugas-petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai

latar belakang pendidikan kearsipan.

Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja

dan ini merupakan pemborosan.

c. Asas Campuran/Kombinasi

Asas campuran merupakan asas kombinasi antara

sentralisasi dengan desentralisasi (Ig. Wursanto, 1991: 174).

Tujuan penyimpanan warkat dengan asas campuran ini adalah

untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam

asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dalam asas campuran

ini terdapat dua pola kombinasi:

1) Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan

penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya

sebagian kecil unit satuan kerja yang

menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara

sentralisasi (dipusatkan).

2) Sebagian unit kerja menyelenggarakan penyimpanan

warkatnya secara sentral (dipusatkan) dan hanya

sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan

warkatnya secara desentralisasi.

9. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Penyusutan arsip adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam

(39)

commit to user

disebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan

cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan

Pemerintah masing-masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.

Sedang menurut Sulistyo Basuki (2003, 320) menyebutkan metode

pemusnahan arsip meliputi metode pencacahan, pembakaran,

pemusnahan kimiawi dan pembuburan.

Pencacahan

Pencacahan merupakan metode pemusnahan dokumen dan mikro

yang paling sering digunakan di Indonesia. Alat pencacah ini dalam

bahasa Inggris disebut shredder, sebuah gawai mekanis yang

menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik,

merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil. Jenis pencacah

lain ialah disintegrator, menggunakan pemotong berputar sehingga

menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil. Jenis

ini paling cocok untuk pengamanan tingkat tinggi. Ada pula mesin

pencacah yang dapat memotong kertas datar maupun gumpalan

kertas.

Pembakaran

Metode pembakaran merupakan metode yang telah lama dikenal,

bahkan dahulu merupakan metode paling populer. Metode ini

pernah dianggap sebagai metode paling aman namun pengalaman

di lapangan menunjukkan bahwa dokumen yang dibakar seringkali

(40)

commit to user

25

dokumen rahasia dapat diketahui oleh lawan. Disamping itu

potongan kertas yang tak terbakar seluruhnya, masih dapat dibaca,

biayanya relatif mahal dan kini metode ini dianggap tidak

bersahabat dengan lingkungan.

Pemusnahan Kimiawi

Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan

menggunakan bahan kimia guna melunakkan kertas dan

melenyapkan tulisan. Metode ini mencakup menghancur-lumatkan

arsip dinamis in-aktif termasuk mirofilm.

Pembuburan

Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan

dokumen rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan tak

terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan

air kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan. Hasil

pembuburan berupa residu kemudian dipompa ke hydraexcator

yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur.

Untuk dapat melakukan penyusutan dan pemusnahan diperlukan

adanya Jadwal Retensi Arsip. Berdasarkan petunjuk yang dikeluarkan

oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia pada tanggal 10

Jadwal Retensi Arsip adalah suatu

daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip

disimpan atau dimusnahkan. Jadwal retensi mempunyai tujuan untuk:

Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak

memiliki jangka waktu simpan lama.

Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi

kepentingan administrasi.

(41)

commit to user

B. METODE PENGAMATAN

1. Lokasi Pengamatan

Mengambil lokasi pengamatan di kantor Perusahaan Daerah Air Minum

Surakarta yang berlokasi di Jl. LU Adi Sucipto No.143 Surakarta. Pengamatan

difokuskan pada kantor Sub Bagian Administrasi yang mempunyai wewenang

dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar. Pemilihan lokasi ini bukan

tanpa maksud, karena di lokasi tersebut sesuai dengan judul dan permasalahan

yang dikaji oleh penulis.

2. Jenis Pengamatan

Jenis pengamatan yang dilakukan oleh penulis menggunakan pendekatan deskriptif dengan observasi berperan aktif. Bersifat deskriptif yaitu jenis

pengamatan yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang

pengelolaan arsip di PDAM kota Surakarta. Berperan aktif maksudnya penulis

tidak hanya diam mengamati akan tetapi ikut serta dalam kegiatan pengelolaan

arsip yang memungkinkan penulis lebih fleksibel dalam pengumpulan data,

analisa masalah dan menyimpulkan hal-hal yang perlu dipertanyakan.

3. Sumber Data

1. Narasumber/Informan

Beberapa orang ahli yang oleh penulis dianggap berwenang dalam suatu

masalah. Pemilihan informan ini menggunakan teknik purposife sampling yaitu

pemilihan sampel diarahkan pada sumber data yang dipandang memiliki data

penting yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti (HB. Sutopo,

2002, 43). Bertindak sebagai informan adalah:

a) Staf ahli administrasi

(42)

commit to user

27

2. Lokasi

Lokasi pengamatan berlangsung di kantor Perusahaan Daerah Air Minum

(PDAM) Surakarta khususnya pada kantor Sub Bagian Administrasi yang

mempunyai wewewang pengurusan surat masuk dan surat keluar. Penulis ikut

serta secara langsung mengamati pengelolaan arsip di bagian kantor ini.

3. Dokumen/arsip

Dokumen atau arsip yang di dalamnya terdapat mengenai hal-hal yang

mendukung serta terkait dengan pengelolaan arsip yang diperoleh dari Sub

Bagian Administrasi sebagai referensi untuk mengumpulkan data.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Cara untuk mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan

langsung kepada informan atau orang autoritas (ahli yang berwenang

dalam suatu masalah). Penulis menggunakan teknik wawancara tak

terstruktur.

b. Observasi

Suatu pengamatan langsung suatu objek yang akan diteliti dalam

kurun waktu tertentu bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai

objek pengamatan. Observasi dilakukan untuk mengamati langsung

bagaimana pengelolaan arsip dilaksanakan.

c. Studi Pustaka

Dalam metode ini pengumpulan data dilakukan dengan cara

mempelajari buku-buku yang mendukung termasuk literatur tentang

(43)

commit to user

5. Teknik Analisa Data

Adapun dalam pengamatan ini menggunakan teknik analisa data kualitatif.

Menurut H.B Sutopo (2002: 87) menjelaskan proses analisis data dilakukan

sejak awal bersamaan dengan proses pengumpulan data. Proses analisis data

yang berupa deskripsi kalimat dikumpulkan lewat observasi, wawancara,

mencatat dokumen dan lain-lain yang kemudian disusun secara teratur tetap

merupakan kata susunan kalimat yang sangat besar jumlahnya sebelum siap

digunakan dalam analisis akhir. Sebelum proses analisis akhir dilakukan

(44)

commit to user

29 BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA

A. VISI

Menjadi salah satu PDAM yang terbaik di bidang air minum dan air

limbah melalui pengelolaan yang berwawasan lingkungan.

B. MISI

1. Memberikan layanan air minum dan air limbah kepada masyarakat

secara berkesinambungan dengan mengutamakan kepuasan pelanggan.

2. Meningkatkan kontribusi perusahaan pada Pendapatan Asli Daerah

(PAD).

3. Meningkatkan profesionalisme Sumber Daya Manusia.

4. Melestarikan sumber air.

C. SEJARAH BERDIRI DAN PERKEMBANGAN PDAM

SURAKARTA

Air minum Surakarta terbangun pada tahun 1929 oleh Paku Buwono X pada saat thedakan pada tahun 1925 di masa penjajahan

Belanda masih berlangsung. Belanda yang berkuasa pada saat itu

mengemukakan masalah sumber-sumber air bersih yang diperkirakan

dapat memenuhi kebutuhan air bersih di Surakarta. Pembahasan awal

masalah ini dimulai dari pembicaraan kedua belah pihak dari pemerintahan

Belanda dan pemerintahan yang ada di Surakarta. Pembicaraan ini

(45)

commit to user

Kemudian pelaksanaan pembangunan diserahkan kepada NV Hoogdruk

Water Leiding Hoofplaats Surakarta en Omstreken.

Pada tahun 1942 ketika terjadi perang Asia Timur Raya, Jepang

mengambil alih penjajahan Belanda atas Indonesia. Pada masa penjajahan

Jepang seluruh aset dari peninggalan pemerintahan Belanda dengan

sendirinya menjadi milik pemerintahan Jepang. Termasuk aset PDAM

.

Pada masa penjajahan Jepang usaha pemeliharaan air tidak mendapat

perhatian sama sekali, kondisi ini tentu berdampak buruk bagi perusahaan.

Beberapa fasilitas yang ada pun mengalami kerusakan karena tidak adanya

usaha pemeliharaan. Dalam sejarah perkembangan kodisi terburuk PDAM

dialami pada masa penjajahan Jepang.

Sesudah Proklamasi Kemerdekaan pada tanggal 17 Agustus 1945,

pengambilan alih seluruh aset yang ada di Indonesia termasuk aset

perusahaan air ini. Nama antor

Air Minum Surakarta (KAMS). Pada tanggal 9 April 1960 pengelolaan

dialihkan kepada Dinas Penghasilan Daerah Kotamadya II Surakarta.

Namun usaha untuk memperluas dan mengembangkan jaringan tidak

berjalan dengan lancar maka dikeluarkan SK Walikotamadya Dati II

Surakarta tentang pendirian Perusahaan Derah Air Minum Surakarta,

tanggal 16 Juli 1976 PDAM Surakarta resmi berdiri.

Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 3 tahun 1977 tanggal 21

Mei 1977 status dari Seksi Air Minum pada Dinas Pendapatan Daerah

ditingkatkan menjadi Perusahaan Daerah Air Minum Kodya Dati II

Surakarta. Pada tanggal 16 Januari 2004 telah ditetapkan Peraturan Daerah

Kota Surakarta No.1 tahun 2004 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah

(46)

commit to user

31

D. KONDISI EKSISTING

Kapasitas pelayanan air minum di Surakarta yang pada tahun 2009

sebesar 831,49 l/det, untuk melayani 54.828 sambungan rumah atau ±

57,23% dari total penduduk Surakarta, berasal dari air baku mata air

Cokrotulung sebesar 387 l/det, dari 26 buah sumur dalam dengaan

kapasitas sebesar 362,24 l/det dan dari IPA Jurug 82,25 l/det (kap.

Terpasang 100 l/det).

Kapasitas Reservoir yang ada sebesar 9.640 m3, hanya mampu

melayani pada jam puncak 2,97 jam dari standart 4,8 jam atau 38,12%.

Sehingga pada jam-jam puncak kawasan Selatan pelayanan dan sebagian

kawasan Utara tekanan airnya tidak dapat menerima air.

E. STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN TUGAS

1. Organisasi Pelaksana Perusahaan

Merupakan organisasi opersional perusahaan yang dipimpin oleh

seorang Kepala Bidang yang berkedudukan di bawah dan bertanggung

jawab kepada Direktur Umum atau Direktur Teknik.

Organisasai Pelaksana Perusahaan terdiri dari:

a. Direktur Umum membawahi:

1) Bidang Langganan terdiri dari:

a) Seksi Hubungan Langganan

b) Seksi Data Langganan

c) Seksi Rekening Langganan

2) Bidang Keuangan terdiri dari:

(47)

commit to user

b) Seksi Pembukuan

c) Seksi Kas

3) Bidang Aset terdiri dari:

a) Seksi Perawatan Aset

b) Seksi Pengendalian Aset

c) Seksi Kolam Renang Tirtomoyo

b. Direktur Teknik membawahi:

1) Bidang Produksi terdiri dari:

a) Seksi Perencanaan Produksi

b) Seksi Instalasi Produksi

c) Seksi Sumber Air

2) Bidang Distribusi terdiri dari:

a) Seksi Perencanaan Distribusi

b) Seksi Instalasi Distribusi

c) Seksi Meter Air

3) Bidang Limbah Cair teridiri dari:

a) Seksi Perncanaan Limbah Cair

b) Seksi Instalasi Limbah Cair

(48)

commit to user

33

Uraian Tugas

1) Bidang Langganan mempunyai tugas sebagai berikut:

a. Melaksanakan administrasi bidang Langganan.

b. Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang

Langganan.

c. Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi

Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening

Langganan.

d. Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi

Hubungan Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening

Langganan.

e. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Hubungan

Langganan, Seksi Data Langganan dan Seksi Rekening Langganan.

f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

2) Bidang Keuangan mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Keuangan.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang

Keuangan.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi

Anggaran, Seksi Pembukuan dan Seksi Kas.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi

Anggaran, Seksi Pembukuan dan seksi Kas.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Anggaran, seksi

(49)

commit to user

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

3) Bidang Aset mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Aset.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang

Aset.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi

Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang

Tirtomoyo.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perawatan, Seksi Pengendalian Aset dan Seksi Kolam Renang Tirtomoyo.

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

4) Bidang Produksi mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Produksi.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang

Produksi.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi

Perencanaan Produksi, Seksi instalasi Produsi dan Seksi Sumber

Air.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi

Perencanaan Produksi, Seksi instalasi Produsi dan Seksi Sumber

Air.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan

(50)

commit to user

35

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

5) Bidang Distribusi mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Produksi.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang

Produksi.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi

Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter

Air.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi

Perencanaan Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter

Air.

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan

Distribusi, Seksi Instalasi Distribusi dan Seksi Meter Air.

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

6) Bidang Limbah Cair mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Bidang Limbah Cair.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Bidang

Limbah Cair.

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Seksi

Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi

Pengolahan Limbah Cair.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Seksi

Perencanaan Limbah Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi

(51)

commit to user

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Seksi Perencanaan Limbah

Cair, Seksi Instalasi Limbah Cair dan Seksi Pengolahan Limbah

Cair.

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

2. Sekretariat Perusahaan

Merupakan unsur staf yang dipimpin oleh seorang Sekretaris

Perusahaan yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab

kepada Direktur Utama.

Sekretariat Perusahaan terdiri dari:

a) Sub Bagian Administrasi

b) Sub Bagian Rumah Tangga

c) Sub Bagian Kepegawaian

Uraian Tugas

Sekretariat Perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut:

a) Melaksanakan administrasi Sekretariat Perusahaan.

b) Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Sekretariat

Perusahaan

c) Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Sub Bagian

Administrasi, sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian

Kepegawaian.

d) Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Sub Bagian

Administrasi, sub Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian

(52)

commit to user

37

e) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Sub Bagian Administrasi, Sub

Bagian Rumah Tangga dan Sub Bagian Kepegawaian.

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

3. Organisasi Teknis Perusahaan

Merupakan organisasi teknis operasional perusahaan yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

Organisasi Teknis Perusahaan terdiri dari:

a. Inspektorat Perusahaan terdiri dari:

1) Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan

2) Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik

b. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan terdiri dari:

1) Penelitian dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi

dan Keuangan

2) Penelitian dan Pengembangan Peusahaan Bidang Teknik

c. Unit terdiri dari:

1) Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama

2) Unit Teknologi Sistem Informasi

3) Unit Laboratorium

Uraian Tugas

1. Inspektorat Perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut:

(53)

commit to user

b. Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Inspektorat

Perusahaan.

c.Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Inspektorat

Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan Inspektorat

Perusahaan Bidang Teknik.

d.Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis

Inspektorat Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan

Inspektorat Perusahaan Bidang Teknik.

e.Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan. Inspektorat Perusahaan

Bidang Administrasi&Keuangan dan Inspektorat Perusahaan

Bidang Teknik.

f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

2. Penelitian dan Pengembangan Perusahaan mempunyai tugas:

a.Melaksanakan administrasi Penelitian dan Pengembangan

Perusahaan.

b.Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Penelitian

dan Pengembangan Perusahaan.

c.Melaksanakan pembinaan organisasi dan tata laksana Penelitian

dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan

dan Penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik.

d.Melaksanakan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis Penelitian

dan Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan

dan penelitian dan Pengembangan perusahaan Bidang Teknik.

e.Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan Penelitian dan

Pengembangan Perusahaan Bidang Administrasi&Keuangan dan

(54)

commit to user

39

f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

3. Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama mempunyai tugas:

a.Melaksanakan administrasi Unit Hukum, Kelembagaan dan

Kerjasama.

b.Menyusun program dan rencana kerja Unit Hukum, Kelembagaan

dan Kerjasama.

c.Melaksanakan kegiatan hukum.

d.Melaksanakan kegiatan kelembagaan.

e.Melaksanakan kegiatan kerjasama.

f.Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

4. Staf Ahli Perusahaan

Merupakan unsur perbantuan perusahaan yang berada di bawah dan

tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.

Staf ahli Perusahaan terdiri dari:

a. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan.

b. Staf Ahli Perusahaan Bidang Teknik.

Uraian Tugas

1. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan mempunyai

tugas:

a. Melaksanakan analisa, evaluasi, kajian dan telaah bidang

(55)

commit to user

b. Memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan

saran bidang administrasi dan keuangan.

c. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.

2. Staf Ahli Peusahaan Bidang Teknik mempunyai tugas:

a. Melaksanakan analisa, evaluasi, kajian dan telaah bidang teknik

perusahaan.

b. Memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan

saran bidang teknik perusahaan.

(56)

commit to user

(57)

commit to user

42 BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Arsip di Sub Bagian Administrasi di PDAM Surakarta

Dalam uraian pembahasan mengenai pengelolaan arsip di PDAM

Surakarta akan diuraikan meliputi:

1. Pengurusan surat masuk dan surat keluar

Pengurusan surat masuk dan surat keluar di PDAM Surakarta

ditangani oleh unit tersendiri, yaitu Sub Bagian Administrasi. Sistem

pengurusan surat semacam ini dinamakan sistem satu pintu. Arsip yang

dikelola Sub Bagian Administrasi kebanyakan ialah arsip yang berupa

surat. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang

mengatakan bahwa:

Surat dan dokumen yang dikelola antara lain surat undangan, surat permohonan bantuan, surat penawaran kerjasama, surat rencana kunjungan kerja, surat perjanjian, nota dinas, surat faximile, arsip notulen, arsip laporan-laporan bulanan, surat keputusan direksi, surat keputusan walikota, surat keputusan menteri, surat edaran dan lain sebagainya. Kebanyakan arsip di Administrasi di sini berupa

surat- (wawancara dengan staff Administrasi PDAM

Surakarta yaitu Ibu Rusmiyatun tanggal 18 Februari 2011)

Adapun prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar adalah

sebagai berikut:

a. Prosedur pengurusan surat masuk

Hal pertama yang dilakukan Sub Bagian Administrasi PDAM

Surakarta ialah penerimaan dan pencatatan arsip. Kegiatan

penerimaan arsip biasanya disertai dengan pencatatan terhadap

arsip-arsip yang diterima. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua

(58)

commit to user

43

surat yang diterima sendiri secara langsung oleh unit kerja yang

bersangkutan. Apabila terjadi hal demikian maka unit kerja yang

bersangkutan yang menerima surat tersebut harus segera

memberitahu kepada unit kearsipan agar surat tersebut diproses

sesuai dengan prosedur yang berlaku. Berdasarkan hasil wawancara

dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa:

sendiri. Apabila terjadi hal demikian maka unit kerja yang bersangkutan yang menerima surat tersebut harus segera memberitahu kepada unit kearsipan agar surat tersebut diproses sesuai dengan prosedur yang berlaku. (Wawancara dengan staff Ahli Administrasi yaitu Ibu Yemmy tanggal 1 Februari 2011).

Semua surat yang datang/masuk diterima oleh satpam baru

kemudian disampaikan ke Sub Bagian Administrasi untuk diproses

selanjutnya, namun terkadang ada juga kurir surat yang langsung

mengantarkan ke Sub Bagian Administrasi. Dalam pencatatannya

baik surat masuk maupun surat keluar akan dicatat dengan

menggunakan kartu kendali. Dengan adanya pencatatan ini

memperlancar proses pengurusan surat selanjutnya, selain itu juga

akan dapat diketahui berapa jumlah surat yang diterima atau

dihasilkan dalam suatu waktu.

Secara detailnya langkah-langkah yang dilakukan dalam

prosedur pengurusan surat masuk di Sub Bagian Administrasi

adalah:

1. Menerima naskah dinas atau surat yang diterima dari kantor atau

instansi lain baik melalui pengantar atau kurir, pos atau telkom.

2. Meneliti kebenaran alamat naskah/surat dinas tersebut baru

kemudian menandatangani surat pengantar dan satpam

(59)

commit to user

3. Semua surat diterima oleh Staff Administrasi (Bu Yemi) yang

kemudian melakukan penyotiran surat yaitu memisahkan

surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain ke dalam kelompok

atau golongan yang telah ditentukan. Apakah surat itu surat biasa

ataukah surat dinas yang bersifat biasa, penting, rahasia.

4. Membuka surat untuk mengeluarkan surat dari dalam amplop

surat dan kemudian dibaca isinya untuk mengetahui kepada siapa

surat tersebut disampaikan dan untuk mengkategorikan kode

klasifikasi atau kode masalah.

5. Setelah kode masalah diketahui, selanjutnya dilakukan

pencatatan pada Agenda surat masuk secara komputerisasi. Pada

Agenda surat masuk dilakukan pencatatan perihal kelengkapan

surat. Setelah dilakukan pencatatan dalam agenda surat masuk

kemudian dicetak menjadi 2 kartu kendali (kartu kendali merah

dan kartu kendali kuning) dan 1 kartu disposisi.

6. Baru kemudian Staff Administrasi menyerahkan surat kepada

sekretaris perusahaan dengan menyertakan kartu kendali dan

kartu disposisi untuk ditindak lanjuti. Semua surat yang masuk

harus diketahui oleh sekretaris perusahaan karena sekretaris

bertindak sebagai pengarah surat. Sekretaris perusahaan

mengetahui isi surat melalui kartu kendali untuk menentukan

apakah surat tersebut harus diajukan ke Direktur Umum,

Direktur Teknik, Direktur Utama dan selanjutnya mengisi kartu

disposisi dengan menuliskan pada kolom penjelasan. Untuk

menentukan kemana surat tersebut diajukan dilihat dari sifat

surat tersebut (penting atau biasa).

7. Tahap selanjutnya surat beserta kartu kendali dan kartu disposisi

diserahkan ke salah satu direksi untuk ditindak lanjuti

(60)

commit to user

45

diserahkan ke Direktur Utama. Untuk surat yang bersifat tidak

segera atau tidak penting maka surat dapat diserahkan ke

Direktur Umum atau Direktur Teknik. Surat yang masih

memerlukan tidak lanjut Direktur Utama maka surat langsung di

distribusikan ke direktur utama, tapi jika surat tersebut sudah

tidak memerlukan tidak lanjut dari direktur utama maka cukup

sampai di direktur umum atau direktur teknik. Direksi akan

melakukan pendisposisian surat masuk dengan menuliskan

kalimat perintah di kolom laporan/informasi/tanggapan.

8. Apabila surat masuk telah mendapat tanggapan disposisinya dari

direksi maka surat dibawa ke Sub Bagian Administrasi lagi. Staff

Administrasi membaca tanggapan disposisi untuk ditindak lanjuti

sesuai disposisinya. Kartu kendali kuning ditinggal di Sub

Bagian Adiministrasi untuk dijadikan arsip. Kemudian surat asli

dan kartu kendali merah di distribusikan ke bagian yang yang

sesuai dengan disposisi dari direksi.

9. Setelah surat selesai ditindak lanjuti sesuai disposisi baru surat

asli diarsipkan di Sub Bagian Adminisrasi.

Setiap surat yang masuk di PDAM Surakarta semua akan

mengikuti langkah-langkah seperti yang telah dijelaskan di atas. Untuk

lebih jelasnya mengenai prosedur surat masuk di Sub Bagian

Administrasi, berikut gambar skema pengurusan surat masuk di PDAM

Surakarta:

Pengurusan surat masuk

Tata aliran surat masuk di PDAM dapat digambarkan melalui

(61)

commit to user

Bagan 4.1

Proses surat masuk PDAM Surakarta

Sub. Bag. Adm Sekretaris Perusahaan Direksi

Sumber: Sub. Bagian Administrasi

Berdasarkan pengamatan penulis berikut diperoleh data

jumlah surat masuk yang ditangani oleh Sub Bagian Administrasi

PDAM Surakarta mulai dari bulan Januar

Gambar

Gambar 4.1 : Kartu Kendali Surat Masuk ......................................
Tabel 4.1 : Jumlah Surat Masuk Bulan Januari-Maret ..............
  Tabel 4.1
     Tabel 4.2
+5

Referensi

Dokumen terkait

Penyimpanan arsip dinamis aktif pada bagian administrasi kredit PD.. BPR Bank Solo menggunakan sistem nomor/angka klasifikasi

Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta sudah sesuai prosedur dan

Andre Rispandita Hirnanto, D1511013, Prosedur Penggajian Pegawai Di Kantor Sub Bagian Umum Setda Kota Surakarta, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi,

Arsip merupakan kumpulan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi kelancaran administrasi sekolah. Masalah yang

Penataan arsip di kantor PT Traktor Nusantara bagian administrasi sudah cukup baik, namun banyak arsip yang sudah tidak digunakan tetapi masih saja disimpan,

Pada waktu arsip dikembalikan, petugas arsip harus memeriksa lebih dahulu akan keadaan arsip tersebut (masih baik atau rusak). Mengenai lama peminjaman dibatasi dalam jangka

Andre Rispandita Hirnanto, D1511013, Prosedur Penggajian Pegawai Di Kantor Sub Bagian Umum Setda Kota Surakarta, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi,

mengetahui melalui arsip. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanannya disebut peminjaman arsip.Peminjaman arsip dinamis aktif di Kantor Perpustakaan Arsip dan