BAB 3
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
Bagian Pelaksanaan Kerja Magang ini berisi mengenai kedudukan pelak- sanaan kerja magang di dalam struktur organisasi PT. Titis Sampurna Inspection, melaporkan pekerjaan apa saja yang dilakukan dalam bentuk gantt chart dan doku- mentasi dari website sistem absensi menggunakan geolocation, flowchart, sitemap Mockup. Melaporkan baik kendala maupun solusi yang didapat dalam pembuatan sistem dan saat pelaksanaan kerja magang.
3.1 Kedudukan dan Organisasi
Posisi yang dilaksanakan dalam kerja magang di PT. Titis Sampurna Inspec- tion adalah sebagian ICT Internship di dalam divisi ICT. Dengan bapak Putu Yoga Darmawan selaku supervisi ICT sebagai pendamping dan juga pembimbing lapa- ngan kerja magang yang sangat berperan memberikan informasi mengenai tugas yang akan dikerjakan dalam pengerjaan sistem absensi menggunakan geolocation berbasis website dan pembelajaran mengenai proyek yang berkaitan dengan ERP Odoo.
Dalam kegiatan kerja magang di PT. Titis Sampurna Inspection ini diawasi oleh bapak Putu Yoga Darmawan selaku pemberi tugas kerja magang ini dan Ibu Kiky Reskiane selaku HRD yang melakukan request untuk pembuatan sistem ab- sensi dengan geolocation berbasis website. Bapak Putu Yoga Darmawan dan Ibu Kiky Reskiane selalu melakukan monitor terhadap proyek yang sedang dilakukan baik dalam bentuk dokumentasi, penambahan fitur dan melakukan pengecekan sis-
tem apakah sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Sistem absensi dengan ge- olocationini dikerjakan secara fullstack.
3.2 Tugas yang Dilakukan
Tugas yang diberikan oleh pembimbing lapangan adalah dengan secara lang- sung selama pelaksanaan kerja magang pada PT. Titis Sampurna Inspection. Tugas yang diberikan meliputi informasi mengenai gambaran yang dibutuhkan oleh per- usahaan, maupun gambaran umum mengenai tugas yang dikerjakan selama kerja magang berlangsung. Untuk memenuhi tugas atau pekerjaan yang akan dilakukan maka pembimbing lapangan memutuskan untuk membuat sistem absensi menggu- nakan google form dengan menambahkan fitur mendapatkan lokasi pegawai yang melakukan absensi dan menambahkan User Interface untuk halaman awal, admin, dan daftar pegawai yang melakukan absensi.
Berikut adalah pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan pembimbing lapangan:
1. Paham mengenai tugas yang diberikan sehingga dapat menyelesaikan Sistem absensi berbasis website yang sesuai.
2. Mempelajari pembuatan Script code di dalam google form untuk mendapat- kan geolocation.
3. Mempelajari pengambilan data JavaScript Object Notation (JSON) yang ada di dalam spreadsheet untuk dimunculkan di website dengan bantuan styling Bootstrap.
4. Melakukan meeting progress dan pembaruan mengenai tugas yang sudah diberikan, untuk mengetahui apakah sistem absensi berbasis website sudah sesuai dengan yang dibutuhkan baik fungsional maupun User Interface.
5. Melakukan testing dan bug fixing pada setiap bagian dan memastikan sistem absensi berbasis website berjalan sesuai dengan fungsionalnya.
3.3 Uraian Pelaksanaan Magang
Pelaksanaan kerja magang dengan jangka waktu 6 Bulan yang dilaksanakan pada PT. Titis Sampurna Inspection mendapatkan tugas merancang dan memba- ngun website sistem absensi untuk perusahaan dan telah dilaksanakan dalam jangka waktu 11 minggu. Pekerjaan yang sudah dilaksanakan dijabarkan dengan menggu- nakan Gantt Chart seperti berikut.
Tabel 3.1. Gantt chart
Tabel 3.1 merupakan Tabel Gantt chart dari kegiatan kerja magang setiap minggu. Tugas yang sedang dikerjakan setiap minggu dilakukan pengecekan oleh Supervisi ICT dan client untuk mengetahui jika ada pembaharuan/penambahan fitur yang diinginkan.
3.3.1 Sitemap Mockup
Sitemap mockupadalah halaman yang dibuat dalam suatu website dan meru- pakan sebuah alur perpindahan antar page yang ada. Dengan adanya sitemap mockupmembantu terjadinya kesalahan alur yang pada pada setiap pagenya
Gambar 3.1. Sitemap mockup
Pada website sistem PT. Titis Sampurna Inspection memiliki sitemap seperti pada Gambar 3.1 pada halaman Home page akan terdapat menu yang menghubungkan ke 3 halaman yaitu halaman absensi, legal, dan assets. Pada ha- laman legal akan terdapat 2 pilihan halaman yaitu admin yang dapat memasukkan, edit/update, read, deletedata dan halaman untuk show data hanya bisa untuk read data. pada halaman absensi terdapat 3 halaman yang bisa dimasuki yaitu halaman
admin, Input Form, dan Show data. Di halaman Assets memiliki flow dan fungsi yang sama dengan halaman Legal.
3.3.2 Flowchart
Flowchartadalah sebuah alur atau bagan yang diperuntukkan sebagai acuan urutan sebuah proses dan disusun secara sistematis serta secara detail, dengan sim- bol yang memiliki berbagai makna dan memiliki hubungan antar prosesnya. Berikut ini workflow dan flowchart yang dijadikan acuan sebagai alur dari website sistem PT. Titis Sampurna Inspection.
Gambar 3.2. Workflow website sistem TSI
Pada Gambar 3.2 merupakan workflow dari website sistem PT. Titis Sam- purna Inspection yang dirancang dan dibangun. Pada saat pertama membuka web- siteakan diarahkan ke halaman Home Page, di dalam home page terdapat 3 menu yaitu Legal, Absent, Assets. Saat user memilih menu legal maka user akan langsung diarahkan ke halaman Legal Page, apabila user memilih halaman Absent maka user
akan langsung diarahkan ke halaman Absent page, dan apabila user memilih menu Assets makan user akan diarahkan ke halaman Assets page. Dan pada masing - masing halaman terdapat halaman admin dan user.
Gambar 3.3. Flowchart legal page
pada Gambar 3.3 merupakan gambaran alur dari legal page, yang di mana pada halaman ini hanya terdapat halaman untuk admin yang sudah dibuat. Di hala- man admin dapat melakukan create legal, edit/update legal, delete legal. Dan juga halaman untuk user hanya dapat melihat legal yang sudah dimasukkan atau dibuat oleh admin dan ditampilkan menjadi list pada halaman legal data list.
Gambar 3.4. Flowchart absent page
Pada Gambar 3.4 merupakan gambaran alur dari Absent Page, pada hala- man ini terdapat halaman untuk admin, user untuk input absensi, absent list pe- gawai. Pada halaman admin page, user yang mempunyai role sebagai admin harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat melakukan create data, edit/update data, delete data. Lalu pada halaman user input terdapat halaman di mana pe- gawai yang ingin melakukan input absen harus memasukkan password yang sudah diberikan oleh HRD terlebih dahulu, untuk memastikan bahwa yang melakukan in-
put absen adalah pegawai dari PT. Titis Sampurna Inspetion. Dan pada halaman user absent list terdapat data pegawai yang sudah melakukan input absensi tetapi pada halaman ini hanya bisa melihat data - data tersebut.
Gambar 3.5. Flowchart assets page
Pada Gambar 3.5 merupakan gambaran alur dari assets page yang di mana alur dari assets page sama dengan alur yang dimiliki oleh legal page. Yang di mana pada halaman assets page terdapat 2 halaman yang dapat dimasuki, yaitu ha- laman untuk admin dan juga halaman untuk user. Pada halaman admin diharuskan useryang memiliki role sebagai admin melakukan login terlebih dahulu, untuk bisa
melakukan create, edit/update, delete data yang ada pada halaman tersebut. Pada halaman user hanya dapat melihat list data yang sudah dimasukkan oleh admin.
3.3.3 Data Flow Diagram halaman Absent
Data flow diagram atau DFD adalah suatu alur data yang berada di dalam sebuah website yang sedang dibangun atau pun akan dibangun, lalu akan diproses dengan menggunakan desain flowchart sehingga mempermudah pembuatan website karena memiliki alur yang sudah cukup jelas. Berikut adalah gambar Data Flow Di- agrampada halaman absen yang berada pada sistem PT. Titis Sampurna Inspection.
A Data Flow Diagram Level 0
Pada data flow diagram level 0 atau konteks diagram ini hanya menampilkan alur secara simple, dan menampilkan perpindahan data secara garis besarnya saja.
Gambar 3.6. Data Flow Diagram Level 0
Pada Gambar 3.6 merupakan gambar data flow diagram pada halaman ab- sensi dalam website sistem PT. Titis Sampurna Inspection. Dalam gambar tersebut pegawai memberikan data absen dan data pegawai ke dalam sistem absen, lalu sis- tem absen memberikan info pegawai dan info absen ke dalam halaman admin. Dan
sistem absen memberikan kembali info pegawai dan info absen kepada pegawai dan juga Admin memberikan data admin ke dalam sistem absen.
B Data Flow Diagram Level 1
Data flow diagram level 1 merupakan data flow diagram yang dijelaskan secara main task dan merupakan penjelasan lebih rinci dari data flow diagram level 0. Pada data flow diagram level 1 ini memiliki lebih banyak penjelasan data yang diproses.
Gambar 3.7. Data Flow Diagram Level 1
Pada Gambar 3.7 merupakan gambar data flow diagram level 1 halaman absent. Pada bagian login, admin memasukkan sesuai data login yang ada dan admin mendapatkan info untuk admin tersebut. Data master mendapatkan masukan data dari admin dan pegawai dan memberikan data pegawai yang ada pada data master ke rekap data, lalu pegawai memberikan data absen kepada absen yang akan
dikembalikan oleh absen berupa info absen. Data absen yang dimasukkan oleh pegawai ke absen akan diberikan kembali kepada rekap data, setelah rekap data mendapatkan data pegawai dan data absen maka rekap data memberikan info rekap data kepada admin.
3.3.4 Application Programming Interface
Penggunaan Application Programming Interface (API) pada sistem absensi menggunakan geolocation pada PT. Titis Sampurna Inspection sangat diperlukan untuk memenuhi kebutuhan client yang di mana membutuhkan titik koordinat di mana lokasi yang melakukan absensi bagi pegawai yang melakukan pekerjaan se- cara WFH. API yang digunakan untuk mendapatkan koordinat dan lokasi meman- faatkan fitur yang sudah disediakan oleh google API Geolocation (Google, 2020) yang lalu dimasukkan ke dalam script editor yang ada pada Google form dan mengambil data lokasi yang dihubungkan dengan GPS pada device pegawai ke dalam JSON. Yang di mana data tersebut berisikan data latitude, longitude, dan address. Data tersebut diambil dan dimasukkan ke dalam spreadsheet yang disedi- akan oleh Google.
3.3.5 Hasil Implementasi Sistem Website
Berdasarkan flowchart dan riset yang dilakukan maka pembuatan sistem Ab- sensi yang sudah dirancang dapat dibangun dengan berbasis website, beserta pem- buatan halaman untuk sistem lainnya yang masih dalam pengerjaan.
A Halaman Home Page
Pada saat user masuk ke dalam sistem website PT. Titis Sampurna Inspection maka akan menampilkan halaman home page yang terdapat info mengenai website tersebut dan menu di bagian navbar yang dapat mengarahkan user ke halaman ab-
sent, halaman legal, halaman assets.
Gambar 3.8. Home page
Pada Gambar 3.8 merupakan dokumentasi dari halaman home page, Pada halaman ini hanya menampilkan informasi dan pilihan menu assets, menu legal, menu absent yang dapat di akses oleh user maupun user admin dan akan diarahkan ke halaman yang dituju oleh user itu sendiri.
B Halaman Legal
Legal adalah suatu data yang dibuat dan diurus oleh seorang legal officer, yang di mana legal ini mengurus data - data mengenai perizinan yang bersangkutan dengan perusahaan. Data legal ini berkaitan dengan berbagai bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Segala perizinan yang ada di dalam perusahaan akan dilampirkan ke dalam daftar data legal.
Gambar 3.9. Halaman legal
Pada Gambar 3.9 adalah gambar dari halaman legal. Di halaman ini bisa mengarahkan user ke halaman lain juga yaitu halaman assets, halaman home page, halaman absent. Di halaman ini user dapat melakukan proses melihat data list legal dan juga melakukan edit, input, dan delete bagi user yang memiliki role sebagai admin dan harus melakukan login terlebih dahulu.
Gambar 3.10. Modal login admin legal
Pada Gambar 3.10 user yang memiliki role sebagai admin dapat mema- sukkan username dan password untuk dapat masuk ke dalam halaman edit, create
legal, hapus legal. Bila user atau user admin salah memasukkan username atau password, maka user tidak dapat masuk dan akan muncul alert bahwa passowrd atau username yang dimasukkan salah.
Gambar 3.11. Halaman legal admin
Pada Gambar 3.11 merupakan gambar dari halaman admin, di halaman ini dapat melakukan aksi untuk edit data yang sudah ada dilist, dan dapat membuat data yang ingin dimasukkan ke dalam legal. Yang nantinya akan dimasukkan ke dalam listsehingga dapat dilihat oleh user lain di dalam halaman daftar legal.
Gambar 3.12. Modal legal input
Pada Gambar 3.12 merupakan tampilan gambar create data atau input data yang disesuaikan dengan data yang ingin dimasukkan. Dari modal ini saat klik save changeakan melakukan save data ke database firebase(rencana) yang nantinya akan ditampilkan ke dalam halaman daftar legal dan bisa diedit di halaman admin.
Gambar 3.13. Halaman daftar data legal
Pada Gambar 3.13 merupakan gambar dari halaman daftar data legal. Di halaman ini user dapat melihat data legal dan melakukan pencarian data legal yang ingin dicari sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan dari data legal.
C Halaman Assets
Pada halaman assets mempunyai flow yang sama dengan halaman legal. Dan diperuntukkan untuk user menambahkan assets yang baru, menghapus assets yang sudah tidak dibutuhkan oleh perusahaan, mengubah data assets yang sudah ada agar sesuai dengan yang ada sebenarnya. Serta melihat data yang ada pada daftar assets, yang hanya bisa dilihat dan tidak bisa dirubah oleh user.
Gambar 3.14. Halaman assets
Gambar 3.14 adalah gambar dari halaman assets. Di halaman ini bisa meng- arahkan user ke halaman lain juga yaitu halaman legal, halaman home page, dan halaman absent. Di halaman ini user dapat melakukan proses melihat data list as- setsdan juga melakukan edit, input dan delete bagi user yang memiliki role sebagai admin, dan harus melakukan login terlebih dahulu.
Gambar 3.15. Modal login admin assets
Pada Gambar 3.15 user yang memiliki role sebagai admin dapat mema- sukkan username dan password untuk dapat masuk ke dalam halaman admin atau
halaman edit assets, create assets, hapus assets. Bila user atau user admin salah memasukkan username atau password, maka user tidak dapat masuk ke dalam ha- laman admin. Dan akan muncul alert bahwa passowrd atau username yang dima- sukkan salah.
Gambar 3.16. Halaman assets admin
Pada Gambar 3.16 merupakan gambar dari halaman admin assets. Di ha- laman ini dapat melakukan aksi untuk edit data yang sudah ada dilist, dan dapat membuat data yang ingin dimasukkan ke dalam assets. Yang nantinya akan dima- sukkan ke dalam list assets sehingga dapat dilihat oleh user lain di dalam halaman daftar legal.
Gambar 3.17. Modal assets input
Pada Gambar 3.17 merupakan tampilan gambar create data atau input data yang disesuaikan dengan data yang ingin dimasukkan. Dari modal ini saat klik save changeakan melakukan save data ke database firebase(rencana) yang nantinya akan ditampilkan ke dalam halaman daftar assets dan bisa diedit di halaman admin.
Gambar 3.18. Halaman daftar data assets
Pada Gambar 3.18 merupakan gambar dari halaman daftar data assets. Di halaman ini user dapat melihat data assets dan melakukan pencarian data assets yang ingin dicari sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan dari data assets. Dan
untuk kembali ke halaman assets, user bisa melakukan klik pada bagian logo PT.
Titis Sampurna Inspection.
D Halaman Absent
Pada halaman absent diperuntukkan untuk user yang ingin melakukan absensi untuk pegawai yang melakukan pekerjaan dengan WFH. Pegawai yang melakukan WFH bisa masuk halaman absen pegawai. Dan HRD yang sebagai ad- min untuk melakukan rekapitulasi data pegawai yang melakukan pekerjaan dengan WFH melalui spreadsheet yang disediakan oleh Google form.
Gambar 3.19. Halaman absent
Gambar 3.19 adalah gambar dari halaman absent. Di halaman ini bisa mengarahkan user ke halaman lain juga yaitu halaman legal, halaman home page, dan halaman assets. Di halaman ini user dapat melakukan proses absensi saat melakukan klik pada button absensi pegawai dan melihat daftar list pegawai yang melakukan absensi dengan melakukan klik pada button daftar pegawai WFH. Serta melakukan edit, input dan delete bagi user yang memiliki role sebagai admin dan harus melakukan login terlebih dahulu.
Gambar 3.20. Halaman login admin absent
Pada Gambar 3.20 untuk user yang memiliki role sebagai admin dapat memasukkan username dan password untuk dapat masuk ke dalam halaman Google form admin dan spreadsheet admin. Yang berguna untuk create absent, dan ha- pus absent, edit absent. Bila user atau user admin salah memasukkan username atau password, maka user tidak dapat masuk ke dalam halaman admin. Dan akan muncul peringatan bahwa passoword atau username yang dimasukkan salah, ke- mudian user akan diarahkan kembali ke halaman login admin.
Gambar 3.21. Google form admin (password)
Pada Gambar 3.21 merupakan gambar dari google form admin absent. Di halaman ini admin dapat melakukan aksi untuk edit password yang diganti setiap seminggu sekali untuk memastikan bahwa yang melakukan absensi adalah pegawai dari PT. Titis Sampurna Inspection. Dan juga password ini berguna untuk memper- mudah HRD dalam rekapitulasi data pegawai setiap minggu.
Gambar 3.22. Google form admin (input)
Gambar 3.22 merupakan gambar dari google form admin absent. Di hala- man ini dapat melakukan aksi untuk edit data form yang akan diinput oleh pegawai yang melakukan absen. Yang nantinya input form dari pegawai akan masuk ke dalam spreadsheet untuk admin, dan akan dimunculkan ke dalam halaman daftar pegawai WFH sehingga dapat dilihat oleh user lain.
Gambar 3.23. Google spreadsheet admin
Pada Gambar 3.23 merupakan halaman Google spreadsheet yang berguna untuk admin melakukan melakukan edit data pegawai, hapus data pegawai, dan createdata pegawai. Yang nantinya data pada spreadsheet ini akan muncul di JSON dan data JSON tersebut diambil untuk ditampilkan ke dalam halaman list daftar pegawai WFH.
Gambar 3.24. Google form absen pegawai (password)
Gambar 3.24 merupakan halaman Google form yang diarahkan setelah user melakukan klik pada button absensi pegawai. Google form harus diisi oleh pegawai atau user yang ingin melakukan pekerjaan dengan WFH, sebelum masuk ke dalam halaman Google form untuk input absensi, pegawai diharuskan memasukkan pass- wordpada Google form tersebut yang diganti setiap minggu.
Gambar 3.25. Google form absen pegawai
Gambar 3.25 merupakan halaman Google form yang dapat diakses oleh pe- gawai setelah memasukkan password dengan benar. Pada halaman ini pegawai da- pat memasukkan E-mail, nama pegawai, lokasi saat ini yang berguna untuk kebe- naran input lokasi dengan lokasi yang didapatkan dari geolocation, dan departemen yang diminta oleh admin atau HRD yang nantinya akan disubmit.
Gambar 3.26. Link get geolocation
Gambar 3.26 merupakan halaman lanjutan dari pengisian data pegawai yang melakukan absensi. Pada halaman ini terdapat link yang berguna untuk menda- patkan atau melacak lokasi pegawai yang melakukan absensi dengan geolocation (Wolkuz, 2019), setelah pegawai menekan link tersebut maka pegawai akan di- arahkan ke halaman absen berhasil.
Gambar 3.27. Halaman absensi berhasil
Pada Gambar 3.27 merupakan gambar dari halaman absen berhasil, pada ha- laman ini pegawai yang sudah melakukan absensi akan diberitahukan bahwa absen yang sudah diinput telah masuk ke dalam data penyimpanan HRD. Dan terdapat tulisan yang berupa link untuk kembali ke halaman home page dari sistem website.
Gambar 3.28. Halaman daftar absen pegawai
Pada Gambar 3.28 merupakan tampilan dari daftar list pegawai yang su- dah melakukan absensi. Data tersebut didapat dengan mengambil data JSON yang ada pada spreadsheet (Szymanski, n.d.), data yang diambil pada JSON hanya data jam, nama pegawai, departemen pegawai, address dari geolocation. Data yang ditampilkan pada halaman daftar absen pegawai tidak semuanya ditampilkan, melainkan data pegawai ditampilkan secara per bulan (Bergantino, 2010).
3.3.6 Kendala yang Ditemukan
Pada proses merancang dan membangun sistem absensi menggunakan ge- olocationberbasis website pada PT. Titis Sampurna Inspection tidak terlalu rumit.
Namun ada beberapa kendala yang membuat pekerjaan agak tersendat pada penger- jaan sistem ini. Beberapa kendala yang ditemukan pada saat pengerjaan yaitu :
1. Sedikitnya pengetahuan mengenai script editor pada google form dan spread- sheet google yang digunakan untuk mendapatkan geolocation pada sistem absensi.
2. Menampilkan data yang ada pada google spreadsheet untuk dapat dilihat oleh pegawai yang tidak memiliki role admin.
3. Kurangnya komunikasi pihak yang melakukan request atau client.
4. Terdapat beberapa bug yang terdapat pada halaman untuk menampilkan data pegawai yang melakukan absensi dan bug untuk mendapatkan geolocation pegawai.
3.3.7 Solusi atas Kendala yang Ditemukan
Kendala yang dialami dapat ditangani dengan solusi terbaik. Solusi yang dilakukan untuk menyelesaikan kendala kesulitan dalam pengetahuan mengenai code scriptpada google form dan menampilkan data pegawai yang melakukan ab- sensi yaitu dengan melakukan riset mengenai kebutuhan yang ingin digunakan pada pembuatan absen dengan geolocation. Serta berkomunikasi dengan pembimbing lapangan, dan teman yang paham mengenai script editor pada Google form dan spreadsheetagar dapat membantu kesulitan yang dihadapi. Kurangnya komunikasi dengan yang melakukan request atau client dapat diatasi dengan solusi melakukan komunikasi lebih kepada pembimbing lapangan sekaligus supervisi ICT mengenai kebutuhan apa saja yang diinginkan oleh client atau yang melakukan request.
