ISI KANDUNGAN M/S. Falsafah, Visi, Misi, Moto UiTM & Visi, Misi Bahagian Hal Ehwal Pelajar

(1)

(2)

(3)

ISI KANDUNGAN ^M/S

Falsafah, Visi, Misi, Moto UiTM & Visi, Misi Bahagian Hal Ehwal Pelajar

2 Objektif HEP, Model Graduan UiTM 3

Latar Belakang & Matlamat 4

Struktur Organisasi Unit Aktiviti Pelajar & Maklumat Untuk Di- hubungi

5-6

Garis Panduan Penubuhan/Pembubaran Persatuan 7-8 Garis Panduan Permohonan Mengadakan Program & Aktiviti 9-12 Kadar Bayaran (Peruntukan Amanah Am HEP / Fakulti 13-15 Format Kertas Kerja Menjalankan Aktiviti 16-17

Format Penyediaan Laporan Aktiviti 18

Peraturan Permohonan Kenderaan (Bas) 19-20

Garis Panduan Permohonan Keluar Negara 21-25

Carta Alir :-

- Permohonan Penubuhan Dan Pendaftaran Persatuan 26

- Perancangan Aktiviti Pelajar 27

- Permohonan Pendaftaran Keahlian Persatuan 28

- Permohonan Aktiviti 29-30

- Permohonan Aktiviti Luar Negara 31-32

- Permohonan Memungut Derma/ Kutipan Wang Di Luar Kampus 33

- Pemantauan Aktiviti Pelajar 34

- Penghantaran Laporan Aktiviti Pelajar 35

- Permohonan Mendapatkan Sijil Aktiviti Pelajar 36 Contoh Borang :-

- Borang Keahlian Jawatankuasa Persatuan / Kelab 37

- Borang Perancangan Aktiviti Pelajar 38

- Borang Pengesahan Penghantaran Laporan Aktiviti 39 - Borang Permohonan Sijil dan Borang Permohonan Aktiviti Pela- 40-48

(4) FALSAFAH

Kepercayaan bahawa individu mampu berusaha untuk mencapai kecemerlangan melalui pemindahan ilmu serta penerapan nilai-nilai murni bagi melahirkan graduan profesional yang berperanan membangunkan diri, ilmu, masyarakat dan negara.

VISI

Menjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan kesarjanaan dan kecemerlangan akademik bagi menerajui dinamisme bumiputera dalam semua bidang profesional bertaraf dunia supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan be- retika.

MISI

Mempertingkatkan keilmuan dan kepakaran bumiputera dalam semua bidang menerusi penyampaian program profesional, penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang berlandaskan kepada nilai-nilai murni dan etika keprofesionalan.

Moto Universiti Usaha, Taqwa, Mulia

VISI

Menjadi sebuah bahagian yang unggul dalam memberikan perkhidmatan dan usaha-usaha pembangunan pelajar.

MISI

Melahirkan graduan yang berperibadi murni, global, kreatif, berketerampilan, mempunyai jati diri, patriotik, bertanggungjawab, bertaqwa dan berdaya saing.

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

(3)

OBJEKTIF HEP

 Memberikan perkhidmatan dan kemudahan yang menyeluruh dan sempurna bagi mewujudkan persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal yang selesa, ceria dan selamat

 Merangka dan melaksanakan program pembangunan pelajar yang bersepadu dan berterusan serta mempunyai nilai tambah ( value added ) bagi mewujudkan lulusan yang bersifat holistik, menepati ciri-ciri Model Graduan UiTM

 Menggalakkan penggunaan IT sesuai dengan perubahan masa kini sejajar dengan dasar negara

MODEL GRADUAN UiTM

 Berpengetahuan dan berkemahiran

 Kreatif, konstruktif, saintifik, inovatif, kritikal, global dan analitikal

 Rasional, terbuka, berpandangan jauh, berketerampilan, bebas dan yakin

 Berdikari dan berdaya saing serta mempunyai ciri-ciri kepimpinan, keusahawanan dan kemahiran pengurusan yang tinggi

 Mempunyai kecerdasan dan ketahanan mental serta fizikal yang berpanjangan

 Mempunyai sifat jati diri, patriotik, berterima kasih dan bersyukur

 Beretika, bertakwa dan berakhlak mulia serta mempunyai ciri-ciri profesional yang seimbang, harmonis dan holistik

UNIT AKTIVITI PELAJAR

LATAR BELAKANG

Unit Aktiviti Pelajar diwujudkan sebagai Urusetia untuk memberi bantuan kepada persatuan pelajar dalam merancang, menganjur serta menyelaras kegiatan pelajar dengan tujuan untuk melahirkan pelajar yang berpengetahuan dalam bidang kepimpinan dan pembangunan sahsiah diri.

MATLAMAT

 Memberi latihan berkumpulan kepada pelajar-pelajar serta semangat motivasi, keyakinan diri dan keterampilan diri.

 Memberi latihan fizikal dan latihan mental serta memupuk semangat kesukanan dan mengamalkan gaya hidup sihat.

 Menjadikan pendidikan ko-kurikulum sebagai pelengkap kepada kecemerlangan akademik dengan menyatupadukan unsur-unsur keilmuan, kemahiran, nilai dan etika.

 Melahirkan lulusan yang serba boleh dan mempunyai daya tahan dan daya juang yang tinggi selaras dengan dasar untuk menanam dan mendedahkan pelajar kepada ketahanan mental dan fizikal serta sanggup menghadapi cabaran masa depan.

Unit ini menggalakkan penyertaan ramai pelajar dalam kegiatan berpersatuan melalui persatuan yang sah dan berdaftar iaitu:-

 Majlis Perwakilan Pelajar (MPP)

 Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK)

 Persatuan / Kelab Dalaman dan Unit Ko-kurikulum.

(4)

STRUKTUR ORGANISASI UNIT AKTIVITI PELAJAR

PEMBANTU OPERASI En. Sharil bin Kamarudin

PENOLONG PENDAFTAR KANAN En. Mohamad Faizul bin Mohd Ruslan

PEGAWAI EKSEKUTIF Kosong

PEMBANTU TADBIR Puan Sa’adah binti Ismail

PEMBANTU TADBIR Puan Suzanah binti Ab. Rahip

TIMBALAN REKTOR (HAL EHWAL PELAJAR) En. Mohd Khairul Ariff bin Noh

Maklumat Untuk Dihubungi :

1. En. Mohd Khairul Ariff bin Noh Timbalan Rektor (Hal Ehwal Pelajar)

Tel : 07-9352004

Email : tphepjhr@johor.uitm.edu.my 2. En. Mohamad Faizul bin Mohd Ruslan

Penolong Pendaftar Kanan (Hal Ehwal Pelajar)

Tel : 07-9352006

Email : faizul2758@johor.uitm.edu.my 3. Kosong

Pegawai Eksekutif

Tel : 07-9352007

Email : kamar454@johor.uitm.edu.my 4. Pn. Sa’adah binti Ismail

Pembantu Tadbir

Tel : 07-9352013

Email : sa’ada867@johor.uitm.edu.my 5. Pn. Suzanah binti Ab. Rahip

Pembantu Tadbir

Tel : 07-9352718

Email : suzan035@johor.uitm.edu.my 6. En. Sharil bin Kamarudin

Pembantu Operasi

Tel : 07-9352261

Email : shari515@johor.uitm.edu.my

(5)

GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PEMBUBARAN PERSATUAN

Had dan batasan Garis panduan ini adalah terpakai selagi tidak bercanggah dengan Seksyen 8(1) Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976.

Cara penubuhan Persatuan boleh ditubuhkan dengan dua cara iaitu inisiatif dari pelajar dan arahan/nasihat dari pensyarah/kakitangan lain.

Jawatankuasa Penaja seboleh-bolehnya bentuklah Jawatankuasa Penaja untuk memikirkan nama persatuan, objektif, logo, penasihat dan sebagainya.

Mesyuarat Jawatankuasa Penaja perlu kelulusan

Jawatankuasa Penaja boleh mengadakan mesyuarat-mesyuarat khusus untuk membincangkan draf perlembagaan persatuan. Namun perjumpaan ini perlulah dimaklumkan kepada pihak Dekan atau Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

Mesyuarat agong penubuhan bincang draf perlembagaan

Jawatankuasa Penaja dinasihatkan mengadakan mesyuarat (agong) penubuhan yang mana agendanya ialah membincangkan dan mendapatkan pengesahan perlembagaan persatuan. Senarai nama kehadiran di mesyuarat agong perlulah dilengkapi dengan tandatangan. Perjumpaan ini juga perlu mendapat kelulusan Dekan/Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

Pemilihan AJK Kriteria pemilihan : - CGPA tidak kurang dari 2.50 - Bukan pelajar dari semester satu(01) - Bukan pelajar dari semester akhir - Tidak ada masalah disiplin/tatatertib

- Dan peruntukan-peruntukan yang terkandung dalam Perkara 18 Bahagian IV Perlembagaan Persatuan Pelajar UiTM Perlantikan AJK Pelantikan AJK

Lantikan Jawatankuasa sehingga cukup tempoh satu(1) tahun atau sehingga mesyuarat agong tahunan yang seterusnya.

Anggota Jawatankuasa Tertinggi mestilah tidak kurang daripada empat(4) orang iaitu (Pengerusi, Timb. Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari).

Anggota jawatan berfotfolio (exco/biro mestilah tidak kurang dari tujuh(7) orang dan tidak lebih dari lima belas(15) orang.

Surat perlantikan Ahli Jawatankuasa untuk persatuan/kelab di bawah fakulti diurus dan ditandatangan oleh Dekan Fakulti berkenaan.

Perlantikan Penasihat Persatuan

Perlantikan Penasihat Persatuan seperti berikut:

 Kakitangan dari kumpulan A

 Bukan dari kalangan Pegawai Hal Ehwal Pelajar (kecuali mendapat kelulusan dari Timbalan Pengarah HEP)

Keutamaan adalah dari kalangan staf berdamping rapat dengan pelajar seperti ; - Pensyarah

- Pegawai Pembangunan Pelajar - Staf yang ‘committed’ dengan aktiviti pelajar

- Mendapat sokongan dari Dekan Fakulti/Ketua Bahagian masing-masing - Surat pelantikan Penasihat diurus dan ditandatangan oleh Dekan Fakulti berkenaan bersama dengan skop tugas.

Tugas Penasihat

Persatuan Tugas Penasihat Persatuan :

 Menasihat persatuan mengenai perancangan aktiviti yang dijalankan.

 Memantau pelaksanaan aktiviti

 Memastikan kelancaran aktiviti, kebajikan dan keselamatan pelajar

 Memastikan pelajar sentiasa menjaga sahsiah diri dan keselamatan universiti

 Memastikan persatuan membuat laporan aktiviti dan kewangan

 Membuat penilaian program mengikut objektif yang ditetapkan dan cadangan pelaksanaan untuk penambahbaikan.

 Dan peruntukan-peruntukan yang terkandung dalam perkara 7, Bahagian II Perlembagaan Persatuan Pelajar UiTM.

Pendaftaran

Persatuan Jawatankuasa yang mendapat mandat di Mesyuarat agong bolehlah mengisi Borang C:

HEP C/1

Borang C yang telah diisi dengan lengkap perlulah dihantar ke pejabat Unit Aktiviti Pelajar bersekali dengan minit mesyuarat agong. Senarai kehadiran di mesyuarat agong (berserta tandatangan) dan salinan surat pelantikan Penasihat yang ditandatangani oleh Dekan/

Ketua Bahagian juga perlu dikembalikan bersama.

Tanggungjawab Unit

Aktiviti Pelajar Unit Aktiviti Pelajar akan menyemak kesahihan maklumat-maklumat yang diberikan sebelum menyerahkan kepada Timbalan Pengarah HEP/Pengarah untuk kelulusan.

Surat rasmi kelulusan ditandatangani oleh TNC Hal Ehwal Pelajar

Surat kelulusan penubuhan persatuan/kelab hanya akan dikeluarkan dan ditandatangani oleh Timbalan Pengarah (Hal Ehwal Pelajar). Untuk kampus cawangan, surat kelulusan akan dikeluarkan oleh Pengarah Kampus/ Jawatankuasa Tabung Amanah (TAB).

Prosedur menjalankan aktiviti

Persatuan hanya boleh menjalankan program dan aktivitinya selepas mendapat kelulusan penubuhan persatuan/ kelab dari Timbalan Pengarah (Hal Ehwal Pelajar) atau Jawatankuasa TAP atau Pengarah Kampus berkenaan sahaja.

Pemantauan aktiviti

persatuan Pegawai Hal Ehwal pelajar dari masa ke masa akan memantau program dan aktiviti yang dijalankan. Pihak persatuan tidak boleh menghalang pegawai-pegawai ini menjalankan tugas mereka.

Mesyuarat Agong Tahunan

Perkara yang perlu diberi perhatian dalam mesyuarat agong tahunan adalah seperti berikut:-



Persatuan/ Kelab pelajar dan Penasihat Persatuan adalah tertakluk kepada Perlembagaan Persatuan Pelajar UiTM di bawah seksyen 8 (1) Akta Institusi-Institusi Pelajar (Tatatertib) 1976.



Semua persatuan/ kelab pelajar dimestikan mengadakan Mesyuarat Agong sekali setahun. Persatuan yang tidak mengadakan Mesyuarat Agong akan dikenakan tindakan termasuk tidak dibenarkan mengadakan aktiviti.



Dekan/Penasihat persatuan diminta memastikan persatuan/kelab pelajar di bawah fakulti mengadakan Mesyuarat Agong masing-masing pada hujung setiap tahun.



Mesyuarat Agong persatuan/kelab pelajar mestilah dihadiri dan dipantau oleh Penasihat Persatuan.



Persatuan/kelab pelajar dikehendaki menghantar laporan Mesyuarat Agong, minit mesyuarat dan carta organisasi terkini (lengkap dengan butiran Penasihat dan AJK serta gambar) kepada Pusat kegiatan/Aktiviti Pelajar dan Pengantarabangsaan untuk dikemaskini.



Dan peruntukan-peruntukan yang terkandung dalam perkara 25 Bahagian V Perlembagaan Persatuan Pelajar UiTM.

Tindakan sebelum

notis pembubaran Pihak Unit Aktiviti Pelajar akan mengeluarkan surat peringatan satu(1) bulan sebelum tempoh berakhir perlunya mesyuarat agong diadakan. Unit Aktiviti Pelajar akan menghantar surat amaran. Jika persatuan masih gagal mengadakan Mesyuarat Agong selepas surat amaran ini, satu notis pembubaran akan dikeluarkan oleh Timbalan Pengarah (Hal Ehwal Pelajar) atau Pengarah Kampus berkenaan.

Mengaktifkan persatuan yang telah

dibubarkan

Sebarang usaha untuk menghidupkan kembali persatuan perlulah mengulangi semula proses dan prosedur yang telah ditetapkan di atas.

(6)

GARIS PANDUAN PERMOHONAN MENGADAKAN PROGRAM DAN AKTIVITI

Had dan batasan garis

panduan Garis panduan ini digunapakai selagi tidak bercanggah dengan pekeliling dan rekod bertulis lain yang dikeluarkan oleh Naib Canselor dan Timbalan Naib Canselor (TNC) Hal Ehwal Pelajar yang dikeluarkan dari masa ke masa.

Aktivti hanya melalui

persatuan berdaftar Unit Aktiviti hanya boleh mempertimbangkan dan mengeluarkan sebarang surat kelulusan aktiviti kepada persatuan pelajar yang berdaftar sahaja sama ada di bawah fakulti atau HEP atau (bagi kes-kes tertentu) kampus cawangan.

Aktiviti untuk ahli

persatuan sahaja Aktiviti hanya boleh diadakan untuk ahli persatuan yang berdaftar sahaja. Alumni atau bukan ahli tidak dibenarkan menyertai aktiviti tanpa kebenaran rasmi Unit Aktiviti HEP.

Perancangan aktiviti AJK persatuan hendaklan bermesyuarat dan menghantar perancangan aktiviti yang dijalankan pada semester berikutnya sebelum cuti semester. Aktiviti-aktiviti pelajar dihadkan kepada :

- Unit –unit HEP = 5 aktiviti

- Persatuan/kelab = 3 aktiviti (tidak termasuk AGM) - Kolej Kediaman = 5 Aktiviti

Persatuan perlu patuhi

perlembagaan Persatuan yang belum mengadakan mesyuarat agong atau yang telah melepasi tarikh sepatutnya yang ditetapkan untuk mesyuarat agong dibuat tidak dibenarkan menghantar perancangan aktiviti sehinggalah prosedur tersebut dipatuhi. Kegagalan mengadakan mesyuarat atau menghantar perancangan aktiviti akan menyebabkan persatuan tidak dibenarkan menjalankan sebarang aktiviti atau diberikan kelulusan tanpa pembiayaan.

Pengendalian mesyuarat agong tahunan persatuan dalaman diberi RM 50.00 secara lump- sum. Program kembara/ekspedisi hanya akan diberi kelulusan aktiviti sahaja tanpa peruntukan kewangan (kecuali unit beruniform).

Permohonan rasmi

menganjurkan aktiviti Disamping keperluan di para 2, permohonan hendaklah dilakukan dengan mengisi lengkap Borang C : HEP C/1. Permohonan juga perlu disertakan dengan kertas kerja jika program tersebut besar dan memerlukan peruntukan kewangan yang banyak.

Persatuan/kelab/biro tidak dibenarkan menganjurkan kursus

Elaun gantian makan tidak akan dibayar untuk Malam Pra Graduan Kolej.

Permohonan perlu

melalui penasihat Setiap permohonan mengadakan aktiviti hendaklah mendapat sokongan daripada penasihat dan MPP bagi persatuan di bawah HEP, manakala tambahan kelulusan Ketua Program bagi persatuan di bawah fakulti.

Tanggungjawab

penasihat Penasihat Persatuan/kelab dipertanggungjawabkan sepenuhnya ke atas perancangan, pelaksanaan, pengendalian, pemantauan, penilaian dan penambahbaikan kegiatan persatuan. Penasihat persatuan/kelab perlu mengambil tindakan disiplin ke atas kegiatan persatuan pelajar yang tidak mengikuti peraturan yang ditetapkan

Permohonan dalam

negara Untuk aktiviti dalam negara, permohonan hendaklah dihantar empat(4) minggu sebelum tarikh aktiviti dijalankan.

Permohonan luar

negara Sekiranya aktiviti dijalankan di luar negara, permohonan hendaklah dihantar sekurang- kurangnya tiga(3) bulan sebelum tarikh program berserta enam(6) salinan kertas kerja lengkap untuk dimajukan kepada Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Luar Negeri dan Polis Diraja Malaysia (PDRM) sebelum diluluskan oleh Naib Canselor.

Permohonan untuk memungut derma/

kutipan wang dan tajaan luar

Sebarang aktiviti memungut derma/kutipan wang dan tajaan luar hanya boleh dijalankan selepas mendapat kelulusan daripada Naib Canselor Universiti. Permohonan perlu dihantar sekurang-kurangnya dua(2) bulan sebelum tarikh program berserta dua(2) salinan kertas kerja lengkap ke Unit Aktiviti.

Permohonan program beserta permohonan

peruntukan

Mesyuarat Tabung Amanah Pelajar (TAP) akan diadakan untuk mempertimbangkan permohonan kelulusan mengadakan aktiviti dan peruntukan bagi aktiviti dalam negara.

Kategori aktiviti Kategori-kategori aktiviti:-



Akademik/ Ilmiah



Khidmat Masyarakat/ Sosial



Patriotisme



Kreatif/ Inovasi



Kemahiran Komunikasi



Sukan/ Rekreasi



Kerohanian



Kesenian/ Kebudayaan



Keusahawanan



Pengantarabangsaan

Aktiviti melalui

Pusat Sukan Aktivit sukan yang menggunakan kemudahan sedia ada dalam kampus seperti:- Bola sepak

Bola jaring Bola tampar Badminton Tenis Hoki Bola baling Futsal Bola keranjang Tenis meja Rugbi Sepak takraw Olahraga Gim

Aktiviti sukan yang tidak menggunakan kemudahan yang disediakan dan melibatkan kewangan (contoh: bayaran sewa tempat di luar kampus) adalah di bawah pembiayaan sendiri (penganjur program). Program kesukanan perlu dimaklumkan kepada Pusat Sukan untuk tujuan pemantauan dan peminjaman peralatan.

Kadar peruntukan

kewangan

Permohonan peruntukan aktiviti pelajar dipertimbangkan berdasarkan kadar yang telah ditetapkan Jawatankuasa Kewangan dan Pengurusan (JKP).

 Permohonan peruntukan bagi menjalankan aktiviti pelajar (persatuan/kelab di bawah HEP/

Fakulti) hendaklah di bawa ke mesyuarat Jawatankuasa Tabung Amanah Pelajar (TAP)/

Tabung Amanah Akademik Pelajar (TAAP) untuk dipertimbangkan.

 Pihak Fakulti dan persatuan/ kelab pelajar digalakkan menjana sumber kewangan sendiri bagi menampung perbelanjaan kegiatan pelajar termasuk program ke luar negara.

 Persatuan/ kelab pelajar hendaklah memulangkan peruntukan kewangan yang tidak dibelan- jakan kepada Bahagian Kewangan mengikut zon yang terbabit.

Kriteria kelulusan program dan peruntukan kewangan

Antara kriteria aktiviti pelajar yang diluluskan untuk dijalankan serta kelulusan peruntukan adalah seperti berikut :

a) Aktiviti terdapat dalam perancangan aktiviti yang dihantar sebelum cuti semester.

b) Permohonan dihantar empat(4) minggu sebelum tarikh program.

c) Tarikh aktiviti dijalankan tidak bercanggah dengan aktiviti utama UiTM, tidak bertentangan dengan akhlak agama dan tidak dijalankan semasa cuti semester atau hari kuliah.

d) Borang permohonan adalah lengkap diisi dan mendapat pengesahan dari pihak-pihak yang sepatutnya.

e) Objektif mengadakan aktiviti adalah relevan dengan objektif penubuhan persatuan.

f) Aktiviti tidak melibatkan kepentingan sesuatu organisasi atau membahayakan keselamatan pelajar.

g) Pengisian program dapat menjana pembangunan sahsiah diri pelajar selaras dengan Model Graduan UiTM.

h) Lokasi aktiviti hendaklah mempunyai rasional yang kukuh.

i) Aktiviti yang dijalankan tidak terdapat dalam program utama yang dianjurkan oleh pentadbiran UiTM.

j) Pelajar-pelajar yang menyertai program anjuran pihak luar dan dibiayai sepenuhnya oleh pihak berkenaan tiada peruntukan jamuan makan dan penginapan.

k) Aktiviti yang dijalankan dengan kampus cawangan, perbelanjaan akan dikongsi bersama.

Surat rasmi kelulusan program

Surat kelulusan akan dikeluarkan oleh Unit Aktiviti sama ada kelulusan bagi aktiviti yang diluluskan dengan pembiayaan atau surat kelulusan aktiviti tanpa pembiayaan (bagi persatuan/ kelab pelajar di bawah HEP) dan pihak fakulti (aktiviti pelajar di bawah fakulti).

Aktiviti yang diluluskan di peringkat fakulti perlu dimaklumkan kepada Bahagian Hal Ehwal Akademik.

Pegawai melulus kelulusan program dengan peruntukan

Surat kelulusan aktiviti dengan peruntukan akan dikeluarkan selepas mesyuarat dijalankan yang akan ditandatangani oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah HEP/ Penolong Pendaftar HEP (bagi persatuan/ kelab pelajar di bawah HEP) dan Timbalan Pengarah Hal Ehwal Akademik (bagi aktiviti pelajar di bawah fakulti).

Pegawai melulus kelulusan program tanpa peruntukan

Surat kelulusan aktiviti tanpa peruntukan akan ditandatangani oleh Penolong Pendaftar/Pegawai Eksekutif HEP (bagi persatuan/kelab pelajar di bawah HEP dan Timbalan Pengarah Hal Ehwal Akademik (bagi aktiviti pelajar di bawah fakulti).

(7)

Kelulusan menggantung kain

rentang/ bunting/

poster

Kain rentang, ‘bunting’ dan poster bagi tujuan promosi aktiviti hendaklah mendapat kebenaran terlebih dahulu dari Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan Jabatan Korporat UiTM sebelum dipasang. Pelajar dilarang melekatkan poster pada dinding bangunan dan di tempat yang tidak dibenarkan.

Tanggungjawab

persatuan Kain rentang, ‘bunting’ dan poster hendaklah diturunkan tiga(3) hari selepas pelaksanaan program oleh persatuan/ pelajar yang menganjurkan program tersebut.

Pindaan program selepas kelulusan

Sebarang pindaan tarikh, lokasi atau peruntukan hendaklah dirujuk ke Penolong Pendaftar HEP untuk mendapatkan kelulusan pemindaan.

Pembatalan

kelulusan Kelulusan aktiviti dengan pembiayaan yang dipinda kepada sebarang tarikh pada cuti semester adalah dibatalkan pembiayaannya. Persatuan/ kelab/ pelajar tidak digalakkan menjalankan aktiviti semasa cuti semester kecuali program anjuran Universiti atau Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

Penangguhan aktiviti yang telah diluluskan ke semester lain

Aktiviti yang telah diluluskan telah ditangguhkan ke semester hadapan adalah terbatal kelulusannya dan perlu membuat permohonan semula.

Pembatalan aktiviti

selepas kelulusan Sekiranya aktiviti dibatalkan, penasihat (persatuan atau penasihat program) hendaklah mengisi borang pembatalan di Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

Pemantauan aktiviti Jadual aktiviti yang telah diluluskan akan dikeluarkan supaya dapat dipantau oleh Penolong Pendaftar/ Pegawai Eksekutif HEP.

Keperluan pegawai

pengiring Setiap aktiviti pelajar mestilah dipantau oleh Pegawai Pengiring yang memenuhi kriteria berikut :

 Terdiri daripada pegawai kumpulan A (kakitangan bukan akademik) atau pensyarah.

 Terdiri daripada kakitangan bukan akademik kumpulan B.

 Atau kakitangan bukan akademik kumpulan C dan D (yang terlibat dalam persatuan beruniform sahaja).

Pelantikan pegawai

pengiring Pegawai Pengiring hendaklah dilantik oleh Timbalan Pengarah HEP (bagi persatuan di bawah HEP). Mereka hendaklah daripada kakitangan kumpulan A. nisbah Pegawai Pengiring bagi setiap aktiviti adalah 40 pelajar : 1 Pegawai Pengiring bergantung kepada bilangan peserta, jenis dan lokasi aktiviti. Pegawai Pengiring hendaklah bersama mengiringi pelajar pergi dan balik dan semasa aktiviti berjalan. Pegawai Pengiring juga boleh menuntut tuntutan perjalanan mengikut kelayakan menggunakan peruntukan fakulti.

Tanggungjawab

pegawai pengiring Pegawai Pengiring dimestikan menaiki bas bersama pelajar, sekurang-kurangnya sebuah bas seorang Pegawai Pengiring mulai bas bergerak meninggalkan kawasan UiTM sehinggalah selamat kembali setelah tamat program.

Pembubaran aktiviti yang sedang dijalankan

Rektor dan Timbalan Rektor/ Penolong Pendaftar HEP atau pegawai lain yang diberi kuasa boleh mengadakan lawatan atau tinjauan mengejut terhadap aktiviti yang sedang dijalankan dan mereka boleh membubarkan aktiviti atau mengubah tentatif program setelah berbincang dengan penasihat atau Pegawai Pengiring sekiranya pihak persatuan gagal mematuhi garis panduan yang ditetapkan. Pembubaran boleh dilakukan terus jika pada ketika lawatan dibuat tidak ada penasihat atau Pegawai Pengiring rasmi sedangkan persatuan gagal mematuhi garis panduan yang ditetapkan.

Aktiviti melibatkan orang kenamaan

(luar kampus)

Program yang melibatkan orang kenamaan (Menteri Kabinet, Timbalan Menteri, Menteri Besar, KSN, KSU, EXCO, Ahli Parlimen, Wakil Rakyat dan Kerabat Diraja) perlulah terlebih dahulu dirujuk kepada Timbalan Naib Canselor (HEP) sebelum urusan jemputan dibuat untuk sebarang acara.

Kemudahan

pengangkutan Pegangkutan (bas,van dan kereta) untuk aktiviti pelajar hendaklah dibuat di Bahagian Pentadbiran selewat-lewatnya 2 minggu dari tarikh program dan diluluskan oleh Unit Kenderaan tertakluk kepada adanya kenderaan.

Kemudahan ubat Program yang memerlukan ubat-ubatan perlu dirujuk dan diperolehi dari Unit Kesihatan.

Keperluan mengadakan penilaian aktiviti

Satu kajiselidik ringkas bagi menilai keberkesanan aktiviti hendaklah dibuat sejurus selepas aktiviti berjalan, bertujuan untuk mendapatkan gambaran sejauh mana aktiviti yang dirancang telah mencapai objektifnya. Kajiselidik ini juga akan digunakan sebagai salah satu kriteria Anugerah Kecemerlangan Siswa/i tahunan.

Keperluan menyerahkan

laporan aktiviti

Laporan aktiviti hendaklah diserahkan ke Unit Aktiviti HEP tujuh(7) hari selepas aktiviti dijalankan berdasarkan terma-terma tertentu. Pengesahan penghantaran laporan lengkap serta resit asal hendaklah disahkan sebelum pelajar membuat sebarang tuntutan tertentu di Pejabat Bendahari Keperluan

menyelaraskan bil-bil

Penyelaraskan perbelanjaan/ pendapatan perlu dibuat sebaik sahaja aktiviti selesai dilaksanakan.

Pelarasan perbelanjaan hendaklah mengikut tatacara kewangan yang telah ditetapkan. Laporan kewangan ini hendaklah dimasukkan bersama laporan aktiviti untuk dihantar kepada Unit Aktiviti Pegawai yang

mengesahkan bil Bagi laporan kewangan, bil-bil dan resit-resit perbelanjaan hendaklah disahkan oleh Penasihat Persatuan atau mana-mana pegawai Kumpulan A di fakulti/ jabatan sebelum dimajukan kepada Bahagian Kewangan/ Bahagaian Hal Ehwal Pelajar.

Aktiviti yang mengharumkan nama negara

Aktiviti yang mengharumkan nama UiTM di peringkat kebangsaan atau antarabangsa perlu dimaklumkan kepada Timbalan Naib Canselor (HEP) bagi tujuan laporan kepada Lembaga Pengarah Universiti beserta laporan akhbar (jika ada) dan gambar aktiviti bersaiz A4 untuk dipamerkan kepada pelajar dan disiarkan dalam Buletin HEP.

Penangguhan

aktiviti Semua kegiatan persatuan hendaklah ditamatkan dua(2) minggu sebelum peperiksaan akhir dalaman UiTM bermula.

(8)

BIL PERKARA KETERANGAN KADAR BAYARAN (RM) MAKANAN DAN PENGINAPAN

1. Jamuan Makan

(Aktiviti Pelajar)  Minum pagi

 Makan tengahari

 Makan malam

4.00 6.00 6.00 Jumlah = 16.00

 Jamuan Makan (VIP) 12.00

2. Jamuan makan program Kursus/

Seminar/Bengkel  Sarapan

 Minum pagi

 Makan tengahari

 Minum petang

 Makam malam

 Minum malam

3.00 3.00 5.00 3.00 5.00 3.00 Jumlah = 22.00 3. Jamuan Makan

(kejohanan sukan)  Sarapan/ Minum pagi

 Makan tengahari

 Makan malam

5.00 7.50 7.50 Jumlah = 20.00

4. Elaun makan untuk Atlet UiTM 5.00

7.50 7.50 20.00 Jumlah = 20.00 5. Bayaran makan dan penginapan bagi

program secara pakej  Mengikut harga terendah Tidak melebihi 100.00 sehari/ seorang 6. Yuran penginapan (tidak termasuk

makan dan minum)  Hanya sewaan oleh IPTA

lain  IPTA dan lain-lain

tempat = 10.00 - 15.00/ hari

 Hotel, Resort, Cha- lett, Pusat Latihan atau setaraf = Maksi- ma 50.00 seorang/

malam

 UiTM = 7.50 bagi bilik dan 5.00 bagi dorm, tambahan 5.00 (dobi) bagi setiap penginapan KEPERLUAN PROGRAM

7. Percetakan bahan aktiviti/ program Buku program, pamplet, brosur dan

lain-lain Maksimum 400.00 (mengikut

kesesuaian aktiviti)

8. Kain rentang Tidak melebihi 250.00/unit

dan tidak melebihi 3 unit bagi setiap aktiviti/ program

9. Backdrop Mengikut kesesuaian aktiviti Tidak melebihi 300.00

10. Cenderamata  Pemimpin Negara bertaraf

Menteri ke atas Maksimum 2,000.00

 Jemputan luar hingga ke

Timbalan Menteri 50.00-300.00

11. Filem dan proses gambar foto (untuk aktiviti peringkat UiTM dan ke atas termasuk menyertai pertandingan mewakili Universiti)

Mengikut kesesuaian aktivti mengikut kesesuaian aktiviti dan kelulusan jawatankuasa

KADAR BAYARAN DARI PERUNTUKAN AMANAH AM HEP/ FAKULTI YANG DILULUSKAN OLEH MESYUARAT JAWATANKUASA KEWANGAN DAN

PEMBANGUNAN (JKP)

BIL PERKARA KETERANGAN KADAR BAYARAN (RM)

12. Laporan program dan gambar aktiviti Tidak melebihi 50.00

13. Dobi Pakaian kebudayaan / jersi

Cucian biasa : 5.00 per kilogram

Dry clean :

Maksima 15.00 sepasang (Baju dan seluar/ kain) Maksima 7.50 sehelai (Baju atau seluar/ kain sahaja) HONORARIUM/ BAYARAN PENCERAMAH DAN FASILITATOR

14.

Honorarium (ceramah)

Nota : Kadar bayaran berdasarkan pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005

 Kumpulan Pengurusan

Tertinggi 300.00

 Kumpulan Pengurusan &

Profesional Gred 53 & 54 200.00

 Kumpulan Sokongan 80.00

15. Honorarium (Forum) 100.00/sejam

16. Jurulatih/ Fasilitator (Staf) - bukan tugas hakiki

50.00/sejam (termasuk Fasilitator Modul LPPKP, Pro-KI dan lain-lain program pelajar

17. Fasilitator (Pelajar)

15.00/ sejam (pelajar diploma dan ijazah sarjana muda dan bagi Program HEP termasuk modul LPPKP, Pro-KI dan lain-lain) 25.00/ sejam (pelajar sarjana dan PhD) termasuk kelas pengukuhan kursus- kursus akademik kritikal 18. Pengadil (aktiviti bukan sukan)  Kelayakan peringkat Kebangsaan 35.00 / sejam

 Kelayakan peringkat negeri 25.00 / sejam

HADIAH PROGRAM/ PERTANDINGAN

Hadiah Pertandingan bagi Aktiviti Bukan Sukan

19. Piala Pusingan  Peringkat UiTM/ Kampus/

Fakulti/ Kolej/ IPTA/ Negeri/

Kebangsaan/ setaraf Tidak melebihi 300.00

 Peringkat Antarabangsa Tidak melebihi 500.00

(9)

BIL PERKARA KETERANGAN KADAR BAYARAN (RM)

20. Hadiah individu (Piala Iringan/ Wang Tunai/ Barangan lain) melibatkan pertandingan Akademik/ aktiviti pelajar

 Pertama

 Kedua

 Ketiga

1. Peringkat UiTM/ Kampus/

Fakulti/ Kolej/ setaraf : ● Pertama = 100.00 ● Kedua = 75.00 ● Ketiga = 50.00 2. Peringkat IPTA/ Negeri/

Kebangsaan/ setaraf : ● Pertama = 150.00 ● Kedua = 100.00 ● Ketiga = 70.00 3. Peringkat Antarabangsa : ● Pertama = 200.00 ● Kedua = 150.00 ● Ketiga = 100.00 21. Hadiah kumpulan (Piala Iringan/

Wang Tunai/ Barangan lain) melibatkan pertandingan Akademik/ aktiviti pelajar

 Pertama

 Kedua

 Ketiga

1. Peringkat UiTM/ Kampus/

Fakulti/ Kolej/ setaraf : ● Pertama = 100.00 ● Kedua = 75.00 ● Ketiga = 50.00 2. Peringkat IPTA/ Negeri/

Kebangsaan/ setaraf : ● Pertama = 150.00 ● Kedua = 100.00 ● Ketiga = 70.00 3. Peringkat Antarabangsa : ● Pertama = 200.00 ● Kedua = 150.00 ● Ketiga = 100.00 Aktiviti Sukan

22. Hadiah Penganjuran Sukan (Kejohanan Sukan Dalaman)

 Piala Pusingan 500.00

 Piala Iringan (Johan sahaja) 200.00

 Johan 50.00/ peserta

 Naib johan 35.00/ peserta

 Ketiga 25.00/ peserta

PENYERTAAN PERTANDINGAN, BENGKEL DAN SEMINAR AKADEMIK SERTA YURAN-YURAN PENYERTAAN 23. Yuran penyertaan Sukan, debat dan

lain-lain pertandingan Dalam/ luar negeri bagi individu

atau kumpulan  Jumlah sebenar yang dicaj oleh penganjur sahaja

 Semua penyertaan bergantung kepada syarat-syarat penganjur dan kelulusan Jawatankuasa Tabung Amanah HEP

FORMAT KERTAS KERJA PERMOHONAN UNTUK MENJALANKAN AKTIVITI

Tajuk Kertas Kerja

Tajuk hendaklah ringkas, jelas dan padat

1.0 Tujuan

Terangkan secara ringkas tetapi jelas tujuan kertas kerja ini dikemukakan

2.0 Latar Belakang

2.1 Terangkan secara ringkas latar belakang aktiviti 2.2 Tujuan aktiviti ini diadakan

2.3 Apa masalah sekiranya aktiviti ini tidak dijalankan

3.0 Objektif

Senaraikan apa yang ingin dicapai dari pelaksanaan aktiviti ini 3.1

3.2 3.3

4.0 Kumpulan Sasaran 4.1 Siapa ?

4.2 Bilangan ? (termasuk urusetia) 4.3 Lampirkan senarai peserta 5.0 Tarikh/ Tempat/ Masa

 Terangkan butiran atur cara setiap hari

 Beri butiran nama penceramah dan topik (jika berkaitan)

 Beri butiran pengendali aktiviti dalam aturcara (jika berkaitan)

 Tempat hendaklah sesuai dengan objektif aktiviti dan tidak melibatkan kos yang tinggi

6.0 Perasmi (jika berkaitan)

 Siapa ?

 Peranan perasmi

(Jika melibatkan menteri/ VVIP, semak jadual kerja pengarah terlebih dahulu)

 Jemputan lain dan bilangan

(10)

7.0 Kaedah Pelaksanaan Aktiviti

Terangkan bagaimana aktiviti tersebut dilaksanakan. Adakah dalam bentuk :-

 Ceramah

 Latihan Dalam Kumpulan (LDK)

 Persembahan Individu/ Berkumpulan

 Melibatkan aktiviti lasak/aktiviti ‘in-door’ dan sebagainya 8.0 Biodata Penceramah (jika berkaitan)

 Nama/pekerjaan/alamat/no. telefon

 Profail penceramah 9.0 Jawatankuasa Pelaksana

 Nyatakan Penaung/Penasihat dan senarai Ahli Jawatankuasa

 Jawatan dan skop tugas bagi setiap Ahli Jawatankuasa 10.0 Implikasi Kewangan

 Anggaran bajet – Senaraikan butiran

 Senaraikan sumber bajet

 Pelajar digalakkan mencari sumber kewangan sendiri bagi membiayai sesuatu aktiviti

11.0 Sokongan

 Ulasan daripada Penasihat Program dan MPP 12.0 Tindakan

 Memohon kelulusan Jawatankuasa Tabung Amanah Pelajar (TAP)

FORMAT PENYEDIAAN LAPORAN AKTIVITI Muka Hadapan (Kulit Laporan)

 Tajuk aktiviti

 Tarikh dan lokasi

 Nama penganjur

 Tarikh laporan disediakan Laporan Eksekutif

1.0 Pengenalan

Secara ringkas nyatakan tujuan program dilaksanakan 2.0 Latar Belakang

 Bila dan dimana aktiviti dilaksanakan

 Bilangan peserta yang hadir

 Matlamat yang ingin dicapai

 Kaedah pelaksanaan

 Bahan-bahan peralatan yang digunakan

 Aktiviti-aktiviti yang diikuti

 Pengendali/fasilitator yang terlibat 3.0 Huraian Penilaian

 Maklumbalas peserta

 Maklumbalas daripada pihak luar (jika berkaitan) 4.0 Pencapaian Aktiviti

 Hasil yang dicapai dari pelaksanaan aktiviti

 Perbandingan hasil dengan matlamat 5.0 Kemajuan/ Masalah

Secara ringkas, huraikan kemajuan/masalah yang dihadapi semasa pelaksanaan aktiviti

6.0 Cadangan

Huraikan cadangan untuk penambahbaikan 7.0 Laporan kewangan

 Butiran perbelanjaan (sertakan bil/dokumen yang telah disahkan)

 Keuntungan/ baki yang diperolehi 8.0 Penutup

 Rumusan aktiviti

 Ucapan penghargaan kepada semua pihak yang terbabit

# Lampiran

Sertakan gambar foto aktiviti bersama laporan.

(11)

1. Peraturan Permohonan Kenderaan (Bas) Bagi Aktiviti/ Program Pelajar UiTM Johor

a) Permohonan mestilah dibuat selewat-lewatnya DUA MINGGU dari tarikh penggunaan bas.

b) Borang permohonan hendaklah diisi dengan lengkap dan terang serta disahkan oleh Ketua Program/ Koordinator/ Ketua Bahagian.

c) Permohonan hendaklah disertakan surat kelulusan program/ aktiviti/

aturcara lawatan. Antara dokumen yang perlu disertakan adalah seperti berikut :-

1. Senarai nama pelajar dan Ketua Rombongan/ Pegawai Pengiring 2. Jadual atur cara lawatan

3. Salinan Borang C-HEP C/1 yang telah diluluskan (Borang mohon aktiviti)

4. Salinan Borang C/6 (tunda tarikh aktiviti/ program yang telah diluluskan)(sekiranya berkaitan)

d) Permit menggunaan kenderaan UiTM adalah untuk membawa pelajar dan staf UiTM sahaja. Penumpang-penumpang selain dari yang dinyatakan dalam permohonan adalah dilarang menaiki kenderaan.

e) Ketua Rombongan/ Pegawai Pengiring adalah dilarang mengubah atur cara perjalanan.

f) Pemandu dan ketua Rombongan/ Pegawai Pengiring adalah bertanggung- jawab melaporkan sebarang kemalangan yang mengakibatkan kenderaan Universiti dan kecederaan penumpang atau sebagainya kepada pihak polis.

g) Bayaran letak kenderaan dan pembaikan kerosakan kecil semasa digunakan adalah ditanggung dahulu oleh Ketua Rombongan/ Pegawai Pengiring. Sebarang tuntutan hendaklah dikemukakan kepada Unit Kenderaan, bahagian pentadbiran dengan resit yang sah.

h) Unit Kenderaan tidak bertanggungjawab atas kelewatan pergi dan balik dari waktu yang telah ditetapkan. Pemandu hanya akan menunggu selama 15 minit dari waktu yang telah ditetapkan.

i) Semua kenderaan akan bertolak dari kawasan letak kenderaan di hadapan Bangunan Sri Bendahara, UiTM Cawangan Johor.

j) Ketua Rombongan/ Pegawai pengiring/ Penumpang mestilah mematuhi dan sentiasa mematuhi peraturan-peraturan penggunaan kenderaan.

k) Ketua Rombongan/ Pegawai Pengiring adalah bertanggungjawab atas tatatertib peserta rombongannya dan sentiasa mengawasi mereka supaya tidak melanggar tatatertib lalulintas dan UiTM

l) Ketua Rombongan/ Pegawai pengiring/ Penumpang bertanggungjawab memastikan kelancaran program/ aktiviti yang telah dirancangkan dengan berpandukan jadual penggunaan yang telah diluluskan

m) Ketua Rombongan/ Pegawai pengiring/ Penumpang bertanggungjawab memastikan kelancaran program/ aktiviti yang telah dirancangkan dengan berpandukan jadual penggunaan yang telah diluluskan

n) Apabila penggunaan kenderaan selesai, ketua Rombongan/ Pegawai Pengiring adalah bertanggungjawab untuk mematuhi ruangan yang telah dikhaskan dalam Buku Log serta menandatangani atau mengesahkan sempurnanya perjalanan sebelum diserahkan kepada Pemandu bertugas o) Ketua Rombongan/ Pegawai Pengiring/ Penumpang adalah berhak untuk melaporkan secara bertulis kepada Timbalan Pendaftar Kanan (Pentadbiran) sekiranya berlaku sebarang keadaan yang kurang memuaskan dipihak pengguna (segala pengaduan adalah dianggap sulit dan digunakan untuk penyiasatan atau mengukur tahap perkhidmatan Unit Kenderaan)

2. Jawatankuasa Kewangan dan pembangunan turut meluluskan syarat penggunaan kenderaan yang dikenakan bayaran adalah seperti berikut :-

a) Program yang tidak mendapat kelulusan Hal Ehwal Pelajar, Hal Ehwal Akademik dan Fakulti

b) Aktiviti perkelahan

c) Menghadiri program jamuan akhir tahun

d) menjalankan projek atau penyelidikan akademik yang ditaja oleh Kementerian/ Badan Berkanun/ Syarikat Swasta

Catatan

Kelulusan kenderaan tertakluk adanya pemandu dan bas.

(12)

GARIS PANDUAN PERMOHONAN PROGRAM KE LUAR NEGARA SEPERTI YANG DIPERUNTUKAN DI BAWAH SEKSYEN 15A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ

UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996)

1.0 TUJUAN PANDUAN INI ADALAH UNTUK :-

1.1 Memberi penjelasan terhadap tatacara proses permohonan yang perlu disediakan untuk mendapatkan kelulusan Niab Canselor Universiti bagi program ke luar negara seperti yang diperuntukan di bawah Seksyen 15A Akta Universiti Dan Kolej Universiti 1971 (Pindaan 1996).

1.2 Menetapkan skop dan definisi program ke luar negara yang boleh dijalankan oleh badan pelajar di Universiti.

2.0 PERATURAN AM

2.1 Program ke luar negara oleh pelajar/ persatuan/ pertubuhan pelajar IPTA boleh dijalankan seperti peruntukan di bawah Seksyen 15A Akta Universiti Dan Kolej Universiti 1971 (Pindaan 1996)

2.2 Pelajar / persatuan pelajar yang boleh mengadakan program ke luar negara ini hendaklah terdiri daripada pelajar / persatuan / pertubuhan pelajar yang berdaftar dengan IPTA tersebut

2.3 Program ke luar negara hanya boleh dibuat setelah mendapat kelulusan daripada pihak yang berkaitan terlebih dahulu seperti:-

(a) Naib Canselor Universiti / Timbalan naib Canselor HEP

(b) Kementerian Luar Negeri, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia

(c) Kementerian Dalam Negeri (Bahagian Penerbitan) bagi program yang melibatkan penerbitan majalah dan risalah jika diedarkan di luar kampus (jika berkaitan)

(d) Lain-lain Jabatan / Kementerian sekiranya aktiviti yang akan dijalankan memerlukan kelulusan Jabatan / Kementerian berkenaan (jika berkaitan)

3.0 SKOP PROGRAM KE LUAR NEGARA

3.1 Aktiviti pelajar pra ijazah dan pasca siswazah IPTA meliputi aktiviti seperti berikut:-

(a) Lawatan sambil belajar

(b) Baktisiswa / khidmat masyarakat (c) Latihan praktikal / pertukaran pelajar

(d) Seminar pendidikan / persidangan / seminar / motivasi / rakan muda (e) Eksplorasi / perkhemahan / ekspedisi

(f) Ekspo/ pameran/ karnival/ kongres/ pertandingan (g) Penerbitan majalah / risalah

(h) Jamuan makan untuk tujuan amal seperti meraikan anak-anak yatim dan sebagainya

3.2 Jika program tidak disenarai seperti di atas, sokongan dan ulasan hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar IPTA.

4.0 PROSES MENDAPATKAN KELULUSAN

4.1 Semua permohonan hendaklah dikemukakan melalui Bahagian Hal Ehwal Pelajar serta mendapat sokongan daripada Timbalan Naib Canselor / Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar).

4.2 Permohonan yang dikemukakan hendaklah menggunakan format seperti di lampiran A.

4.3 Setiap permohonan bagi program yang diadakan di dalam negara hendaklah dikemukakan ke Bahagian ini satu(1) bulan sebelum tarikh program dijalankan dan program ke luar negara hendaklah dikemukakan ke Bahagian ini tiga(3) bulan sebelum tarikh program dijalankan.

4.4 Permohonan yang dikemukakan hendaklah terlebih dahulu memenuhi semua syarat lain yang perlu dipenuhi terlebih dahulu.

4.5 Bahagian Hal Ehwal Pelajar hendaklah memberikan maklumat-maklumat yang lengkap kepada pelajar-pelajar terlebih dahulu dan memastikan permohonan yang dikemukakan mengandungi perkara 4.1 hingga 4.4 sebelum diproses bagi mendapatkan kelulusan Naib Canselor Universiti / Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar)

5.0 PEMAKAIAN GARIS PANDUAN

5.1 Garis panduan ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh ia dikeluarkan.

(13)

LAMPIRAN ‘A’

MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN BAGI PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGGUT DERMA/

KUTIPAN WANG DI BAWAH SEKSYEN 15A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996)

a) Nama IPTA

Nama Persatuan/Kursus/Fakulti b) Tujuan

Nyatakan tujuan kertas kerja ini disediakan iaitu untuk memohon pertimbangan dan persetujuan Naib Canselor Universiti atau memohon kebenaran mendapatkan penajaan/

kewangan daripada badan-badan tajaan dan kelulusan ke luar negara c) Maklumat program

i) Nama program,

ii) Tarikh dan tempat program iii) Anjuran

iv) Objektif program

v) Justifikasi mengadakan program vi) Matlamat program

vii) Jenis program viii) Jangkamasa program ix) Bilangan peserta -

______ pelajar dan ______ orang pegawai pengiring,

x) Senaraikan ahli jawatankuasa pelaksana program xi) Tentatif program

xii) Ulasan penasihat/fasilitator beserta tandatangan xiii) Belanjawan

 Nyatakan sumber kewangan dan anggaran perbelanjaan  Nyatakan jumlah pembiayaan yang diperlukan

xiv) Pandangan daripada agensi yang berkaitan mengikut program yang dicadangkan (jika melibatkan agensi lain)

xv) Kesimpulan

xvi) Ringkasan Eksekutif seperti di lampiran’A2’

BIL. NAMA NO. K/P NO. TEL MAKLUMAT WARIS (Nama, Alamat & No. Tel)

Masa Perkara

Tarikh/Hari

LAMPIRAN ‘A2’

RINGKASAN EKSEKUTIF BAGI PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/ KUTIPAN WANG DI LUAR KOLEJ KAMPUS DI BAWAH SEKSYEN 15A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996) & PROGRAM PELAJAR KE LUAR NEGARA

* Jenis-jenis Projek :-



Program pelajar di dalam dan di luar negara



Lawatan sambil belajar di dalam dan di luar negara



Baktisiswa/khidmat masyarakat



Latihan praktikal/pertukaran pelajar



Seminar pendidikan persidangan/seminar/motivasi/rakan muda



Eksplorasi/perkhemahan/ekspedisi



Ekspo/pameran/karnival/kongres/pertandingan



Penerbitan majalah/risalah



Jamuan makan untuk tujuan amal seperti meraikan anak-anak yatim dan sebagainya IPTA

TAJUK PROGRAM

JENIS PROJEK

MAKLUMAT DAN PENCAPAIAN PROGRAM

ANJURAN

TARIKH DAN TEMPAT

BILANGAN PESERTA

ANGGARAN KOS

(14)

FORMAT KERTAS KERJA PERMOHONAN PROGRAM KE LUAR NEGARA DI BAWAH SEKSYEN 15A AKTA UNIVERSITI DAN KOLEJ UNIVERSITI 1971 (PINDAAN 1996)

(Tetapkan oleh Jabatan Pengurusan IPT)

1.0 Nama IPTA

 Nama persatuan / pertubuhan / fakulti 2.0 Tujuan

 Nyatakan tujuan kertas kerja ini disediakan iaitu untuk memohon pertimbangan dan persetujuan Naib Canselor Universiti

3.0 Maklumat Program 3.1 Objektif program

3.2 Justifikasi mengadakan program 3.3 Matlamat program

3.4 Jenis program 3.5 Jangkamasa program

3.6 Bilangan peserta—Nyatakan bilangan peserta dan senarai nama peserta, no. kad pengenalan, kod kursus, no. telefon serta maklumat peribadi termasuk maklumat pegawai pengiring

4.0 Senarai Ahli Jawatankuasa Pelaksanaan Program 5.0 Tentatif Program

6.0 Ulasan Penasihat Persatuan / Program 7.0 Belanjawan

7.1 Nyatakan sumber kewangan dan anggaran perbelanjaan 7.2 Nyatakan jumlah pembiayaan yang diperlukan

8.0 Pandangan daripada Agensi yang berkaitan mengikut program yang dicadangkan (jika program melibatkan agensi lain)

9.0 Kesimpulan 10.0 Ringkasan Eksekutif

 IPTA:

 Tajuk Program:

 Jenis Projek:

 Matlamat dan Pencapaian Program:

 Anjuran:

 Tarikh dan Tempat:

 Bilangan Peserta:

 Anggaran Kos:

 Baktisiswa/ Program Khidmat Masyarakat

 Lawatan Sambil Belajar

 Ekspo/ Pameran/ Karnival

 Seminar/ Latihan/ Motivasi / Rakan Muda, dll.

Tidak Lulus Maklumkan kepada pemohon

Tidak Lulus

Tidak Lulus Maklumkan kepada kerani

Lulus Lulus

CARTA ALIR KERJA : PERMOHONAN PENUBUHAN DAN PENDAFTARAN PERSATUAN

ORANG YANG BERTANGGUNG

JAWAB

ALIRAN KERJA PROSES KERJA

MULA

Penolong Pendaftar

Edarkan Borang Pendaftaran

Persatuan/ Kelab aktiviti pelajar

Penolong Pendaftar

Terima borang permohonan penubuhan persatuan/ kelab

pelajar

AJK TAP

Semak permohonan dan tentu- kan samada persatuan yang sama pernah ditubuhkan atau

belum

AJK TAP

Serahkan permohonan kepada

PP untuk tindakan seterusnya

Rektor

Buat cadangan keputusan

Pembantu Tadbir

Membuat keputusan

Pembantu Tadbir

Setelah permohonan diluluskan, sediakan sijil penubuhan persa-

tuan/ kelab, surat kelulusan persatuan/ kelab dan surat

pelantikan penasihat

Pembantu Tadbir

Menandatangani sijil penubuhan persatua/ kelab, surat kelulusan penubuhan persatuan/ kelab dan surat pelantikan penasihat

persatuan/ kelab

Pembantu Tadbir

Serahkan sijil, surat kelulusan dan surat pelantikan penubuhan

persatuan/ kelab

Pembantu Tadbir

Kemaskini rekod

Tamat

Lulus

Lulus Maklumkan kepada PP

(15)

CARTA ALIR KERJA : PERANCANGAN AKTIVITI PELAJAR

Tidak Lulus

Buat pembetulan

Lulus ORANG YANG

BERTANG-

GUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA

Mula

PP (Unit Aktiviti

Pelajar)

Arahkan PTAD (K) menyediakan draf surat arahan

PP (Unit Aktiviti

Pelajar)

Semakan draf surat arahan oleh PP

PTAD (K) (Unit Aktiviti

Pelajar)

Keluarkan surat arahan untuk ditandatangani oleh T. Rektor HEP / Penolong Pendaftar

T. Rektor HEP Surat perkeliling

ditandatangani oleh T. Rektor HEP

PTAD (K) / PAR (Unit Aktiviti

Pelajar)

Buat edaran surat pekeliling bersama borang perancangan aktiviti kepada semua persatuan pelajar

Pelajar)

Buat susulan secara lisan

Pelajar)

Dokumentasikan senarai perancangan aktiviti pelajar

Tamat

CARTA ALIR KERJA : PERMOHONAN PENDAFTARAN KEAHLIAN PERSATUAN

ORANG YANG BERTANGGUNG-

JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA

Mula

Pelajar)

Terima permohonan pendaftaran daripada pelajar

Pelajar)

Serahkan borang keahlian kepada Setiausaha Persa- tuan Pelajar Berkenaan

Pelajar)

Terima senarai keahlian rasmi dari Persatuan Pelajar

Pelajar)

Kemaskini rekod

Pelajar)

Hantar laporan bulanan kepada PP

Tamat

(16)

Tidak lengkap

Tidak memenuhi kriteria kembali- kan kepada pelajar

Lengkap

Lulus

Tidak Lulus

Lulus

PP akan kemukakan permohonan ke j/kuasa Maklumkan kepa-

da pelajar/

pemohon Tidak lulus atau perlu

dibawa ke mesyuarat

Maklumkan kepada pemohon

CARTA ALIR KERJA : PERMOHONAN AKTIVITI

ORANG YANG BER- TANGGUNGJ

AWAB

ALIRAN KERJA PROSES KERJA

Mula

Pel Pelajar hantar borang

permohonan aktiviti

PTAD (K) Terima borang dan semak

berdasarkan senarai semak

PTAD (K) Serahkan kepada PP / PE

untuk semakan lanjut

PP PP menyemak permohonan

PP

PP akan mengemukakan permohonan kepada PPP (Kampus Shah Alam) / TR HEP (kampus Cawangan) dan mengadakan perbincangan untuk membuat keputusan

PP/PTAD (K) / AJK TAP

Sediakan surat kelulusan

 Sekiranya peruntukan < RM 6,000 (surat kelulusan akan ditandatangani oleh T. Rektor HEP (Kampus cawangan)

 Sekiranya peruntukan

> RM 6,000 tetapi <RM 10,000 (surat kelulusan akan ditandatangani oleh TNC HEP (Kampus Shah Alam

>RM6,000 dibawa ke Mesyuarat Tabung Amanah (Cawangan)

>RM10,000 dibawa ke Mesyuarat Tabung Amanah (Shah Alam)

Bersambung...

Sambungan

PTAD (K) / PAP Surat kelulusan

diberi kepada pemohon

PE / PYB Kemaskini rekod

Tamat

(17)

Tidak Lulus

Lulus

Tidak memenuhi kriteria dan maklumkan kepada pemohon

Tidak Lulus

Lulus

Maklumkan kepada pemohon

Tidak Lulus

Lulus

Maklumkan kepada pemohon

CARTA ALIR KERJA : PERMOHONAN AKTIVITI LUAR NEGARA

Mula

Pel Terima permohonan

pelajar

Pelajar)

Semak permohonan berdasarkan senarai semak

Pelajar)

PP membuat semakan lanjut

PP (Unit Aktiviti

Pelajar)

Sediakan surat permohonan ke luar negara untuk ditandatangani oleh TNC HEP bagi mendapatkan kelulusan dari KLN, KDN dan PDRM

PP (Unit Aktiviti

Pelajar)

Kemukakan surat permohonan kepada LKN, KDN & PDRM

PTAD (K) / PP (Unit Aktiviti

Pelajar) Bersambung

CARTA ALIR KERJA : PERMOHONAN AKTIVITI LUAR NEGARA

ORANG YANG

BERTANGGUNG-

...sambungan

Pelajar)

Buat surat permohonan kepada NC / TNC

Pelajar)

Keluarkan surat kelulusan

Pelajar)

Surat kelulusan diberi kepada pemohon

PP (Unit Aktiviti

Pelajar) Kemaskini rekod

Tamat Lulus

Tidak lulus

Maklumkan kepada pemo- hon

(18)

Tidak Lulus

Lulus

Tidak memenuhi kriteria dan maklumkan kepada pemohon

Tidak Lulus

Lulus

Maklumkan kepada pemohon

Tidak Lulus

Lulus

Maklumkan kepada pemohon

CARTA ALIR KERJA : PERMOHONAN MEMUNGUT DERMA / KUTIPAN WANG DI LUAR KAMPUS

Mula

PTAD (Unit

Aktiviti Pelajar) Terima permohonan

pelajar

PTAD (Unit Aktiviti

Pelajar)

Semak permohonan berdasarkan senarai semak

PP (Unit Aktiviti

Pelajar) PP membuat sema-

kan lanjut

PTAD/ PP (Unit Aktiviti

Pelajar)

Sediakan surat permohonan untuk ditandatangani oleh T. Rektor HEP

PTAD (Unit Aktiviti

Pelajar)

Kemukakan surat permohonan bersama kertas kerja untuk diluluskan oleh NC/

TNC HEP

PTAD (Unit Aktiviti

Pelajar)

Keluarkan surat kelulusan

PTAD (Unit Aktiviti

Pelajar)

Surat kelulusan diberi kepada pemohon

PTAD (Unit Aktiviti

Pelajar) Kemaskini rekod

Tamat

CARTA ALIR KERJA : PEMANTAUAN AKTIVITI PELAJAR

Mula

TR HEP

Arahan pemantauan aktiviti dikeluarkan oleh TNC HEP kepada PYB b (aktiviti pilihan)

PYB (Unit Aktiviti

Pelajar)

Menerima arahan daripada TNC HEP / TR HEP

PYB (Unit Aktiviti

Pelajar)

Hadiri aktiviti

PYB (Unit Aktiviti

Pelajar)

Pemantauan dibuat dan kenalpasti sama ada aktiviti yang dijalankan selaras dengan kelulusan

PYB (Unit Aktiviti

Pelajar)

Maklumkan kepada TR HEP jika terdapat perkara- perkara yang di luar syarat kelulusan

Tamat

(19)

CARTA ALIR KERJA : PENGHANTARAN LAPORAN AKTIVITI PELAJAR

ORANG YANG BER-

TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA

Mula

AJK Aktiviti pelajar berjalan

AJK Aktiviti tamat

AJK dan Peserta

Jawatankuasa mengedar- kan borang untuk diisi oleh Jawatankuasa dan peserta

AJK

Jawatankuasa mengumpulkan semula semua borang yang telah diisi

AJK Jawatankuasa membuat

analisa

AJK dan Penasihat  Mengisi borang laporan

penutup aktiviti

PP HEP

Jawatankuasa menyerahkan semua analisa dan borang kepada PP HEP / TR HEP (selewat-lewatnya 2 minggu selepas aktiviti

PP HEP

PP HEP mengumpul semua analisa dan borang yang diterima dan membuat analisa keseluruhan

PP HEP

PP HEP menyerahkan analisa keseluruhan K-LAP kepada HEP pada hujung semester bagi tujuan pelaporan LPU

Tamat

CARTA ALIR KERJA : PERMOHONAN MENDAPATKAN SIJIL AKTIVITI

Tidak Lulus

Lulus

Tidak memenuhi kriteria kembalikan kepada pelajar ORANG YANG

BERTANGGUNG-

Mula

Pel

Pemohon mengisi dan hantar borang / surat permohonan sijil

Pelajar)

Terima dan semak borang/surat permohonan sama ada memenuhi kriteria yang ditetapkan

PP / PTAD (K) (Unit Aktiviti

Pelajar)

Tentukan jenis sijil yang hendak dikeluarkan berdasarkan garis panduan PTAD (K)

(Unit Aktiviti

Pelajar) Sediakan sijil

Pelajar)

Keluarkan sijil kepada pemohon

Pel Pemohon menerima

sijil

Pelajar)

Rekodkan pengeluaran sijil

Pelajar) Kemaskini data

Tamat

(20)

BI L N A M A A K TI VI TI OBJEK TI F BI L. P ES ERT A YA N G T ERLI BA T TEM PA T TA RI KH M A SA A N G G A RA N K OS 1. 2. 3.

BORA N G P ERA N C A N G A N A KTI V ITI P ELA JA R PERSA TU A N /K EL A B SEM EST ER/T A HU N N O. S IJI L PEN DA FTA RA N

UNIT AKTIVITI PELAJAR BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR TEL: 07-9352013

(21)

KELAS I KELAS II

KELAS III KELAS IV

Nota :

Kelulusan mendapatkan sijil adalah tertakluk kepada laporan dan gambar aktiviti yang telah dikemukakan kepada PUSAT KEGIATAN PELAJAR serta kejayaan program memenuhi UNIT AKTIVITI PELAJAR

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR TEL: 07-9352013

BORANG PERMOHONAN SIJIL A. MAKLUMAT PROGRAM

PERSATUAN / KELAB PROGRAM

TARIKH TEMPAT

TARIKH HANTAR LAPORAN JUMLAH SIJIL

B. ULASAN PENASIHAT

--- TANDATANGAN NAMA DAN COP PENGESAHAN C. PERAKUAN PEMOHON

Saya mengakui bahawa sijil ini dianugerahkan kepada Jawatankuasa / penyertaan atas sumbangan dalam menjayakan program seperti di atas

NAMA NO. TEL JAWATAN

KOD KURSUS/FAKULTI ALAMAT

TANDATANGAN :... TARIKH : ...

D. KEGUNAAN PEJABAT KEPUTUSAN

---

TANDATANGAN

NAMA DAN COP PENGESAHAN

(22)

(23)

(24)

(25)

(26)