1 1.1Latar Belakang Masalah
Aktivitas manajemen pada setiap organisasi berhubungan dengan usaha mengembangkan potensi dan memimpin seluruh tim (karyawan) dalam organisasi dalam satu kesatuan, dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya (pre
determine objective). Dipandang dari sisi manajemen, komunikasi dalam
organisasi dapat dilihat dalam dua bentuk yaitu, pertama unsur komunikasi manajemen (management communication) atau sering disebut juga komunikasi organisasional (organizational communication) dan unsur kedua adalah komunikasi antar manusia (human relations communication).1
Public relations merupakan mediator yang berada antara pimpinan
organisasi dengan publiknya dalam upaya membina hubungan dengan publik internal dan eksternal organisasi. Pengertian Public Relations oleh The British
Institute Of Public Relations adalah.2
“Public Relations activity is management of communications between an organizationand it’s publics”.
(aktivitas Public Relations adalah mengelolah komunikasi antara organisasi dan publiknya).
1 Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. PT Raja Grafindo Persada.
2003. Hal 3
Salah satu bentuk komunikasi yang dilakukan oleh Public Relations untuk membina komunikasi dengan internalnya adalah melalui media internal perusahaan. Media komunikasi internal berbeda dengan media umumnya yang biasa dipakai oleh perusahaan untuk menjangkau khalayak komersial, namun dengan menciptakan dan memanfaatkan media komunikasi sendiri sebagai tujuan non-komersial. Informasi yang dibutuhkan karyawan tentunya sangat beragam, namun secara umum dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian penting, yaitu 1) informasi yang bersifat memberikan penerangan, 2) Informasi yang bersifat mendidik, 3) Serta informasi yang memberikan hiburan.3
Membina hubungan internal adalah bentuk komunikasi antara perusahaan dengan publik internal dalam hal ini karyawan dan dapat dilakukan dengan membuat media internal oleh PR dalam organisasi. Beberapa contoh media internal yang digunakan oleh perusahaan adalah jurnal internal, company profile,
annual report, prospectus, surat, bulletin board dan pengumuman elektronik,
intranet, video, slide, kaset-kaset rekaman audio, ucapan-ucapan seminar, dan ekshibisi khusus.4 Media internal yang umum dimiliki perusahaan sebagai media komunikasi dengan karyawan adalah jurnal internal seperti newsletter, magazine, tabloid, newspaper, dan majalah internal.
Media komunikasi internal seperti majalah internal penting bagi perusahaan karena sebagai media komunikasi dan informasi antara perusahaan dengan khlayak internal seperti staf atau karyawan. Selain itu, majalah internal
3 Onong Uchjana Effendy. Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis. PT Remaja
Rosdakarya. Bandung. 1992. Hal 122-123
juga digunakan sebagai media penyampaian pesan-pesan, informasi, berita mengenai aktivitas perusahaan, dan informasi program-program motivasi karyawan.
Diantara jurnal internal yang ada, yang menarik adalah majalah internal perusahaan karena isinya mayoritas berupa tulisan fitur dan ilustrasi. Selain itu, isi majalah internal lebih menarik dari jenis-jenis jurnal internal lain, karena dapat membuat banyak berita, isi yang dapat bervariasi, dapat membuat foto-foto dokumentasi kegiatan perusahaan, dan yang lebih penting adalah dapat di baca karyawan berulang kali.
Berkaitan dengan penggunaan media internal, Kementerian Kehutanan memiliki beberapa media internal seperti video budaya kerja, slide presentasi, dan majalah internal sendirinya. Dari beberapa media internal yang umum digunakan seluruh karyawan Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan salah satunya adalah majalah internal “Majalah Kehutanan Indonesia”, peneliti akan meneliti mengenai Efektifitas media internal “Majalah Kehutanan Indonesia” sebagai media informasi karyawan Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan. Yang dimaksud sebagai media informasi karyawan disini adalah setiap majalah yang terbit apakah terdapat informasi-informasi penting mengenai perusahaan, seperti regulasi, budaya perusahaan, kegiatan-kegiatan perusahaan, dan kebijakan-kebijakan yang diambil oleh Menteri Kehutanan.
Peneliti perlu meneliti efektivitas Media Internal karena perkembangan tekhnologi lain lebih berkembang salah satunya adalah Intranet, hampir setiap
perusahaan mempunyai jaringan komunikasi antar divisi melalui Intranet tersebut, kejadian ini membuat majalah internal tidak begitu diberdayakan, untuk itu peneliti ingin mengetahui apakah majalah internal “Majalah Kehutanan Indonesia” efektif dalam menyebarkan media informasi karyawan Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan.
Fungsi majalah internal “Majalah Kehutanan Indonesia” untuk karyawan Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan adalah sebagai media penyampaian pesan-pesan, informasi, berita mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk (barang atau jasa), dan program-program motivasi karyawan. Majalah internal juga digunakan sebagai media penyampaian ide/opini karyawan, sebagai masukan bagi perusahaan, sarana untuk “pelatihan dan pendidikan” dalam bidang menulis bagi karyawan, ataupun staf humas perusahaan yang berbakat dan berpotensi sebagai penulis.
Peneliti juga tertarik membahas majalah internal karena beberapa hal yaitu, majalah tentunya kurang menarik dan membosankan pada sebagian besar karyawan dalam memperoleh informasi dibandingkan intranet. Selain itu intranet bisa dibaca pada saat jam kerja yaitu pada saat komputer digunakan oleh karyawan, sehingga tentunya media intranet tentunya menjadi menarik dan antusias untuk dibaca oleh karyawan. Dengan beberapa pertimbangan tersebut diatas, maka peneliti akan membahas majalah internal “Majalah Kehutanan Indonesia”.
Kementerian Kehutanan, merupakan salah satu instansi pemerintahan yang sudah menyeluruh di seluruh Indonesia yang memiliki media komunikasi internal yaitu majalah internal “Majalah Kehutanan Indonesia” dikelola oleh divisi Pusat Hubungan Masyarakat Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan. Pusat Hubungan Masyarakat memandang perlu membuat dan mengelolah media internal perusahaan karena jumlah karyawan Kementerian Kehutanan yang sangat besar dan tersebar diseluruh kantor-kantor Kementerian Kehutanan yang ada di daerah.
Peneliti melakukan penelitian di Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan karena peneliti perlu melihat perkembangan yang ada di Kementerian Kehutanan dalam menggunakan atau memperdayakan media internal “Majalah Kehutanan Indonesia” secara Kementerian Kehutanan sebagai instansti pemerintah yang ada di Indonesia dan memiliki karyawan yang produktivitas kerjanya sudah sangat lama sehingga daya tarik karyawan dalam membaca sudah sangat menurun.
Pengelolaan majalah internal dilakukan secara profesional dengan memperhatikan kaidah-kaidah dan teknik penulisan yang bener. Pemilihan berita, foto-foto yang dimuat, desain, rubik dan info penting lainnya menjadi perhatian aspek Pusat Hubungan Masyarakat dalam membuat majalah internal. Dengan demikian, ketika majalah internal ini dibaca oleh seluruh karyawan Kementerian Kehutanan, dapat menimbulkan daya tarik dan juga isi berita yang disampaikan dapat menjadi informasi yang penting untuk diketahui. Majalah internal tersebut dapat membantu humas dalam menyampaikan aktivitas yang sudah dilakukan
oleh perusahaan seperti “kegiatan acara hari menanam pohon Indonesia dan kemeriahan hari bakti Kementerian Kehutanan” memuat informasi mengenai acara atau event yang ingin berlangsung, aktivitas Menteri, dan program lain yang menjadi sumber informasi bagi karyawan Kementerian Kehutanan untuk meningkatkan pengetahuan bagi karyawan dan sebagai media informasi bagi karyawan.
Rubik-rubik yang ditampilkan pada majalah internal juga merupakan fenomena yang menarik untuk dibahas karena sebagai media komunikasi internal. Rubik pada majalah internal Majalah Kementerian Kehutanan mengalami perubahan-perubahan dari bulan ke bulan, tentunya hal ini dilakukan sebagai usaha untuk membuat majalah selalu menarik untuk dibaca, begitu juga dengan isi yang disajikan. Sebagai media informasi karyawan, rubik yang disajikan lebih lanjut perlu dikaji apakah informasi-informasi tersebut dapat membantu karyawan ketika bekerja.
Karyawan Kementerian Kehutanan meliputi karyawan yang tersebar diberbagai kantor daerah, hingga kantor pusat. Salah satu bagian organisasi yang ada dikantor Kementerian Kehutanan adalah divisi Pusat Hubungan Masyarakat Sekretariat Jenderal. Divisi Pusat Hubungan Masyarakat merupakan sebagai sarana bagi masyarakat untuk memperoleh informasi, menyampaikan saran dan keluhan atau permintaan bagi masyarakat. Karyawan yang ada di Kementerian Kehutanan juga membutuhkan informasi mengenai hal-hal seperti yang diungkapkan sebelumnya, seperti seputar informasi dan aktifitas yang telah dilakukan oleh Kementerian Kehutanan.
Tujuan yang hendak dicapai oleh Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan melalui pengelolaan majalah internal “Majalah Kehutanan Indonesia” adalah agar terciptanya komunikasi antara instansi dengan karyawan Kementerian Kehutanan, dan sebagai media informasi karyawan mengenai aktifitas-aktifitas yang dilakukan oleh instansi. Tujuan yang tidak kalah penting adalah ketersediaan informasi mengenai program dan informasi terkini mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Menteri Kehutanan. Dengan demikian Majalah Kehutanan Indonesia dapat menjadi sarana atau media informasi yang penting bagi karyawan Kementerian Kehutanan. Media informasi bagi karyawan tidak kalah pentingnya dengan informasi yang disampaikan kepada masyarakat, bahkan dapat dikatakan, karyawan dapat terlebih dahulu mengetahui aktifitas kegiatan Menteri, kemudian diteruskan kepada masyarakat-masyarakat sebagai khalayak eksternal.
Berdasarkan uraian diatas, peneliti berkeinginan untuk melakukan penelitian mengenai sejauhmana efektifitas media internal “Majalah Kehutanan Indonesia” sebagai media informasi karyawan Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan.
1.2Perumusan Masalah
Melalui latar belakang masalah di atas, maka dapat disimpulkan permasalahan yang muncul adalah sebagai berikut : Sejauhmana Efektivitas Media Internal “Majalah Kehutanan Indonesia” Sebagai Media Informasi Karyawan Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan?
1.3Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui efektif atau tidaknya Media Internal “Majalah Kehutanan Indonesia” Sebagai Media Informasi Karyawan Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan.
1.4Manfaat Penelitian
1.4.1 Manfaat Akademis
1. Penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi perkembangan ilmu komunikasi pada umumnya dan ilmu public relations khususnya mengenai keefektifan media internal sebagai sarana kebutuhan informasi karyawan dalam suatu perusahaan.
2. Penelitian ini juga diharapkan dapat digunakan oleh para mahasiswa sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya.
1.4.2 Manfaat Praktis
Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai informasi kepada perusahaan untuk menilai bagaimana isi dan teknik penyajian media komunikasi internal majalah, apakah sudah dapat memberikan informasi yang berguna mengenai perusahaan dan dapat dimengerti oleh seluruh karyawannya. Diharapakn dapat memberikan masukan kepada perusahaan mengenai efektifitas media internal tersebut sehingga setiap edisi yang dikeluarkan merupakan perbaikan dari edisi yang sebelumnya dan terus menerus mengalami peningkatan demi tercapainya media informasi kepada seluruh karyawan.
