SESI 2. MK. Manajemen Program Kesehatan Prinsip-Prinsip Manajemen Program & Manajemen Proyek. Manajemen Program dan Manajemen Proyek Kesehatan

Manajemen Program dan

SESI 2. MK. Manajemen Program Kesehatan

“Prinsip-Prinsip Manajemen Program & Manajemen Proyek

Manajemen Proyek Kesehatan

Yodi Mahendradhata

Bagian IKM, Fakultas Kedokteran, Universitas Gadjah Mada

1

Struktur sesi

„ Mengapa kita memerlukan manajemen

„ Mengapa kita memerlukan manajemen

proyek/program?

„ Prinsip2x manajemen program kesehatan

„ Prinsip2x manajemen proyekPrinsip2x manajemen proyek kesehatan

„ Review RPKPS dan penugasan

Bagian 1

Bagian 1.

Mengapa kita memerlukan manajemen program/proyek? j p g p y

3

Mengapa sektor kesehatan memerlukan kompetensi manajemen proyek?

„ Proporsi pembelanjaan proyek dlm

„ Proporsi pembelanjaan proyek dlm pembelanjaan sektor kesehatan

„ Jumlah proyek dlm sektor kesehatan

„ Dinamika lingkungan/perubahan sektor

kesehatan kesehatan

„ Proyek kesehatan -> tujuan stratejik pembangunan global

Millennium development goals

1 Eradikasi kemiskinan dan kelaparan ekstrim 1. Eradikasi kemiskinan dan kelaparan ekstrim 2. Pencapaian pendidikan dasar universal 3. Kesetaraan jender dan pemberdayaan wanita 4. Menurunkan kematian anak

5. Meningkatkan kesehatan maternal

6. Memerangi HIV/AIDS, malaria, dan penyakit2x g , , p y

lain

7. Menjamin sustainabilitas lingkungan 8. Mengembangkan kemitraan gobal untuk

pembangunan

5

Target2x kesehatan MDG 2015

„ Menurunkan kelaparan ekstrim – 1/2

„ Menurunkan kelaparan ekstrim – 1/2

„ Menurunkan angka kematian balita -> 2/3

„ Menurunkan angka kematian Ibu -> 2/3

„ Menghentikan penyebaran HIV/AIDS

„ Menghentikan penyebaran TB dan Malariag y

Kesenjangan strategi-kinerja

(

Mankins dan Steele, 2005

)

37% Realized performance Performance loss 63% 7

Faktor2x kesenjangan strategi-kinerja

(Mankins dan Steele, 2005)

2%2% _Penganggaran 21% 10% 12% pengadaan Perencanaan Monitoring Manajemen kinerja Komunikasi Birokrasi 23% 8% 8% 14% o as Kepemimpinan Komitmen Lain2x

Mengapa sektor kesehatan memerlukan kompetensi manajemen proyek?

„ Jumlah proyek dlm sektor kesehatan

„ Jumlah proyek dlm sektor kesehatan

„ Proporsi pembelanjaan proyek dlm

pembelanjaan sektor kesehatan

„ Dinamika lingkungan sektor kesehatan

„ Manajemen proyek kesehatan ->

„ Manajemen proyek kesehatan -> tujuan stratejik pembangunan global

9

Bagian 2

Bagian 2.

Prinsip2x manajemen program kesehatan p g 10

Aplikasi ilmu manajemen dlm

sektor kesehatan

LEMBAGA PROGRAM

PROYEK 11

Definisi program kesehatan

„ Serangkaian tugas dan aktifitas yang

„ Serangkaian tugas dan aktifitas yang dikelola berdasar beberapa tujuan khusus yang bermuara pada

pengendalian suatu (atau beberapa) masalah kesehatan.

„ Ex. Program pemberantasan

Ruang lingkup manajemen

program kesehatan

„ Pengembangan program „ Pengembangan program „ Implementasi program 13

1. Pengembangan program

„ Tujuan : mengembangkan strategi program

„ Tujuan : mengembangkan strategi program yang berbasis pada kebijakan lembaga.

„ Produk utama: strategi program

„ Pengelola program dapat mempengaruhi perumusan kebijakan kelembagaan melalui:

{ Advokasi { Advokasi

{ Perumusan program.

1.1. Komponen strategi

program

„ Strategi teknis „ Strategi teknis { Deteksi { Kriteria diagnostik { Tata laksana pasien

„ Petunjuk teknisj

„ Petunjuk administratif

15

1.2. Efektifitas pengembangan program

„ Visi yang jelas akan strategi yang optimal

„ Visi yang jelas akan strategi yang optimal

„ Kapasitas interpretasi operasional kebijakan stratejik

„ Kemampuan untuk merujuk pada bukti-bukti

{ analisis situasi

literatur ilmiah

{ literatur ilmiah

„ Kemampuan untuk menulis strategi program secara sistematis

2. Implementasi program

„ Fungsi utama

„ Fungsi utama

{ Bantuan teknis

„ Pelatihan

„ Coaching dan supervisi

{ Monitoring

{ Evaluasi

„ Fungsi penunjang: manajemen sumber daya

17

2.1. Manajemen sumber daya

program

„ Team building

„ Team building

„ Upaya jaminan mutu

„ Rencana kerja dan anggaran

„ Manajemen logistik

Tipologi proyek

Tinggi Penelitian Penelitian

K etidakpastia n Tinggi Penelitian dasar Multicenter GFATM Kompleksitas Tinggi Rendah K Rendah Pernikahan Perayaan 17 Agustus 19

Implikasi ketidakpastian bagi

perencanaan proyek

Aspek Ketidakpastian Aspek perencanaan Ketidakpastian Tinggi Rendah

Tujuan Berkembang Fixed

Batasan Kabur Jelas

Kendala2x utama manajemen proyek „ SDM „ SDM „ Penganggaran „ Birokrasi „ Estimasi Komunikasi „ Komunikasi 21

Kesuksesan proyek?

Kualitas

Pesawat ulang alik

Waktu Biaya

Konser musik GFATM

Bagian 2

Bagian 2.

Prinsip2x manajemen proyek kesehatan

23

Standard2x manajemen proyek

PMBOK Guide (The Project Management Institute)

A temporary endeavour

undertaken to create a unique product service or result

Institute) product, service or result

PRINCE2 A set of coordinated activities, with specific start and finish, pursuing specific goal with constraints on time, cost and resources

ISO A management environment that is created for the purpose of delivering one or more business products according to a specific business case

business case

APM (Association of Project Managers)

An endeavour in which human, material and financial resources are organized in a novel way to deliver a unique scope of work of given specification, often within constraints of costs and time, and to

Kebutuhan kompetensi

manajemen proyek?

Project Management Body of Knowledge

Interpersonal p Area knowledge, standards skill g , & regulations 25

Project Management

Body of Knowledge

„ Siklus kehidupan proyek

„ Siklus kehidupan proyek

„ Lima proses manajemen proyek

„ Sembilan area pengetahuan

Siklus kehidupan proyek?

Fase inisial Fase intermediate Fase final

n sumber day a lain Waktu Biay a, SDM da n 27

5 proses manajemen proyek

Inisiasi Perencanaan Implementasi Monitoring &

1. Proses inisiasi

„ Otorisasi dan definisi proyek

„ Otorisasi dan definisi proyek

„ Output

{ Project charter

{ Preliminary project scope statement

29

1.1. Seleksi

• Diskusi kepentingan proyek

• Diskusi kepentingan proyek

• Sinkronisasi tujuan proyek dengan rencana stratejik organisasi

• Penetapan prioritas proyek (vs. proyek lain/kegiatan rutin)

lain/kegiatan rutin)

1.2. Teknik seleksi proyek

• Non numeric

• Non-numeric

– The sacred cow

– The operating necessity

– The competitive necessity

– The product line extension

– Comparative benefit model

• Numeric

31

2. Proses perencanaan

„ Project management planj g p „ Quality planning „ Scope planning

„ Scope definition

„ Work Breakdown Structure „ Activity definition

„ Activity sequencing

„ Activity resource estimating „ Activity duration estimating

y p g

„ HR planning

„ Communication planning „ Risk management planning „ Risk identification

„ Qualitative risk analysis „ Quantitative risk analysis „ Risk response planning „ Activity duration estimating

„ Scheduling „ Cost estimating „ Cost budgeting

„ Risk response planning „ Purchasing planning „ Contracting planning

2.1. Perencanaan proyek

• Work breakdown structure

• Work breakdown structure

• Task sequencing

• Schedule calculation

• Resource assignment Budgeting

• Budgeting

Supported by project management softwares, e.g. Microsoft Project

33

2.2. Manajemen risiko

• Semua proyek mengandung unsur

• Semua proyek mengandung unsur ketidakpastian/risiko

• Manajemen risiko: identifikasi dan antisipasi risiko

– Prediksi skenario masa depanp

– Sistim kewaspadaan dini

– Penguatan komunikasi

3. Proses implementasi

„ Manajemen implementasi

„ Manajemen implementasi

„ Manajemen mutu

„ Pembentukan & pengembangan tim proyek

„ Diseminasi informasi

„ Diseminasi informasi

„ Bidding

35

4. Monitoring & Control

„ Pemantauan &Pemantauan & „ Pengendalian mutu pengendalian aktifitas proyek „ Pengendalian perubahan terpadu „ Verifikasi ruang lingkup Pengendalian mutu „ Pengendalian kinerja tim „ Pelaporan kinerja „ Mengelola stakeholders „ Pengendalian dan „ Pengendalian ruang lingkup „ Pengendalian jadual „ Pengendalian biaya e ge da a da pemantauan risiko „ Administrasi kontrak

5. Penutupan

„ Pembubaran infrastruktur proyek

„ Pembubaran infrastruktur proyek

{ SDM

{ Asset

„ Pembelajaran proyek

37

Area pengetahuan

„ Project integration managementProject integration management

„ Project scope management

„ Project time management

„ Project cost management

„ Project quality management

„ Project human resource management

„ Project communication management

„ Project risk management

„ Project procurement management

Kebutuhan kompetensi

manajemen proyek

Project Management Body of Knowledge

Interpersonal p Area knowledge, standards skill g , & regulations 39

Understanding project

environment

„ Lingkungan sosio budaya

„ Lingkungan sosio-budaya

„ Lingkungan politis lokal, nasional dan internasional

Kebutuhan kompetensi

manajemen proyek

Project Management Body of Knowledge

Interpersonal p Area knowledge, standards skill

g , & regulations

41

General management

„ Manajemen pembiayaan dan akuntansij p y

„ Pembelian dan pengadaan

„ Pemasaran dan penjualan

„ Hukum kontrak

„ Distribusi

„ Logistik

„ Perencanaan stratejik, taktis dan operasional

„ Struktur dan perilaku organisasi

„ Manajemen SDM

„ Keselamatan dan kesehatan kerja

„ Teknologi informasi

Kebutuhan kompetensi

manajemen proyek

Project Management Body of Knowledge

Interpersonal p Area knowledge, standards skill g , & regulations 43

Interpersonal skill

„ Komunikasi efektif „ Komunikasi efektif „ Mempengaruhi „ Kepemimpinan „ Motivasi Pemecahan masalah „ Pemecahan masalah

Catatan2x akhir

Catatan2x akhir

45

Manajemen proyek vs program

„ Persamaan

„ Persamaan

{ Berbasis SDM

{ Keterbatasan sumber daya

{ Perencanaan, pelaksanaan dan

pengendalian

„ Perbedaan

„ Perbedaan

{ Program: berkelanjutan dan repetitif { Proyek: temporer dan unik

Manajemen proyek vs program

Proyek Program

Baru, belum pernah dilakukan sebelumnya

Rutin, repetitif, berkesinambungan Dapat dikelola lintas

divisi/bidang/seksi

Dikelola dlm satu divisi/bidang/seksi Risiko tinggi Risiko rendah Risiko tinggi Risiko rendah Manfaat berupa

produk/hasil/layanan yg jadi tepat waktu sesuai anggaran

Nilai tambah berupa perbaikan inkremental berkesinambungan

47

‘Hukum’ manajemen proyek

„ Tidak ada proyek besar yang

mencapai target tepat waktu sesuai mencapai target tepat waktu sesuai anggaran

„ Perencanaan yg buruk membuat proyek memerlukan waktu 3x lebih lama

„ Perencanaan yg baik membuat proyek

Review RPKPS dan penugasan

Review RPKPS dan penugasan

49

Penugasan kelompok

• Pohon masalah • Pohon masalah • Pohon tujuan • LogFrame • Rencana Kerja Anggaran • Anggaran 50

Batas pengumpulan:

Jumat, 27 November 2009

Cover dg daftar nama dan nomor mahasiswa

(hard + soft copy)