PERANCANGAN APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI
PADA BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH PROVINSI BANGKA BELITUNG (BLHD)
Hendra Wijaya
HendraWj_99@gmail.com
ABSTRAK
Badan Lingkungan Hidup Daerah (BLHD) Pemprov Bangka Belitung ini memiliki tugas pokok dalam
melaksanakan urusan dibidang Pengendalian Dampak lingkungan. Salah satu unit kerja yang ada di Badan
Lingkungan Hidup Daerah (BLHD) Pemprov Bangka Belitung adalah bagian kepegawaian yang mengelola
bidang kepegawaian seperti pendataan pegawai, absensi, cuti, kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat, dan
pensiun pegawai. Pada saat ini sistem pengolahan data kepegawaian yang diterapkan di Badan Lingkungan
Hidup Daerah (BLHD) Pemprov Bangka Belitung ini ,masih menggunakan microsoft Word dan Microsoft
Excel sehingga kurang efektif dalam mengolah data kepegawaian dan data – data masih disimpan ditempat
penyimpanan arsip sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian data.
Untuk mengatasi hal tersebut, maka dibutuhkan suatu sistem informasi pengolahan data kepegawaian
pada Badan Lingkungan Hidup Daerah (BLHD) Pemprov Bangka Belitung agar dapat membantu kinerja yang
lebih efisien pada bagian kepegawaian dalam melaksanakan tugasnya dan memudahkan serta mempercepat
bagian kepegawaian dalam pencarian data yang sewaktu – waktu diperlukan.
Kata Kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, Pegawai
1. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju dan perkembangan teknologi informasi saat ini berkembang semakin pesat maka dalam tuntunan didalam memberikan informasi yang tepat dan akurat secara tepat. Informasi merupakan salah satu kebutuhan masyarakat yang sangat penting di era globalisasi seperti sekarang ini. Ketergantungan manusia akan informasi semakin bertambah, begitu juga dengan perkembangan dunia informasi yang semakin maju, sangat terasa pula diperlukan alat bantu yang berkecepatan tinggi dan sangat akurat dalam memproses data-data tersebut dalam mempunyai kemampuan untuk melakukan pengolahan data yang cepat, dan baik dengan resiko kesalahan yang kecil. Komputer merupakan alat bantu pengolah data yang dapat diandalkan untuk melakukan pemprosesan data dalam jumlah besar, selain komputer sebagai media alat bantu secara bentuk hardware (fisik) maka dibutuhkan pula perangkat lunak untuk pengolahan data (software) membantu memecahkan masalah manusia untuk memproses suatu data agar menjadi suatu informasi yang secara cepat, tepat, dan akurat. Keuntungan lain dari komputer yaitu komputer tidak kenal lelah,
kecepatan dan ketepatan dalam penyajian informasi yang dibutuhkan, sehingga lebih efektifitas dalam penggunaan waktu, dan mudah dalam melakukan penyimpanan data serta bisa diolah kembali.
Kegiatan pengolahan data pegawai pada Badan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Bangka Belitung (BLHD).Pengolahan data belum sepenuhnya belum terkomputerisasi, hal ini mengakibatkan dalam pendataan pegawai kurang efisien dalam menyajikan informasi. Agar tidak terjadi kesalahan dalam pendataan data pegawai, dalam hal ini penulis membuat suatu sistem informasi berbasis komputer yang berhubungan dengan kegiatan operasional kepegawaian. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk membuat suatu sistem informasi kepegawaian berbasis komputer yang dapat mengatasi kelemahan dan kekurangan dari sistem pengolahan data sebelumya. Dimana dengan sistem pengolahan data yang baru ini dapat dilakukan dengan cepat, meskipun jumlah data yang dimasukkan relatif banyak dan keakuratan perhitungan dan laporan dapat dicapai semaksimal mungkin sehingga kesalahan dapat memasukkan perhitungan data relatif tidak terjadi. Dengan sendirinya efisien waktu dalam
pengerjaan dan penyelesaian suatu laporan akan lebih baik. Berdasarkan uraian latar belakang diatas dalam pembuatan laporan penelitian ini penulis mencoba membantu permasalahan yang ada pada Badan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Bangka Belitung (BLHD). sebagai bahan penyusunan skripsi dengan judul
“ Perancangan Aplikasi Sistem Informasi
Pengolahan Data Pegawai pada Badan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Bangka
Belitung (BLHD)”.Sebagai usaha untuk
memberikan solusi dan pemecahan masalah yang sering terjadi dalam sistem pengolahan data pegawai.
2. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah menggambarkan cara mengumpulkan informasi-informasi atau data-data yang diperlukan sebagai bahan untuk menyusun skripsi ini adalah sebagai berikut :
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yaitu mendapatkan data dengan cara :
a. Observasi
Meninjau dan mengunjungi langsung ke Kantor Kepala Desa Cengkong Abang untuk mengetahui secara keseluruhan tentang masalah yang akan dibahas.
b. Wawancara
Wawancara langsung orang – orang yang
berkepentingan untuk mengumpulkan data – data yang dibutuhkan.
c. Studi Kepustakaan
Menumpulkan dan melengkapi data – data yang diperlukan melalui buku – buku di perpustakaan.
d. Jaringan Internet
Jaringan internet untuk mengumpulkan dan
melengkapi data-data yang diperlukan melalui informasi atau artikel yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.
3. Batasan masalah
Dalam melakukan penelitian ini maka penulis perlu untuk membatasi batasan masalah / ruang lingkup masalah penelitian yang mencakup :
a. Proses Pendataan Pegawai b. Proses Laporan Absensi Pegawai
c. Proses Mutasi Keluar Pegawai
d. Proses Cuti Pegawai
e. Proses Kenaikan Pangkat GolonganPegawai
f. Proses Kenaikan Gaji BerkalaPegawai
g. Proses Pensiun Pegawai
h. Proses Laporan Absensi
Proses pendataan pegawai, laporan absensi pegawai,prosesmutasi keluar pegawai,cuti pegawai, kenaikan pangkat golongan, kenaukan gaji berkala,, dan pensiun pegawai.pembahasannya hanya dibatasi pada Pegawai Negeri Sipil (PNS), pada golongan III dan IV.
6. Proses Bisnis
Prosedur yang dilakukan pada Badan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dalam analisa dan sistem informasi administrasi kepegawaian yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
a. Proses Pendataan Data Pegawai
Pegawai memberikan data pegawai kepada bagian
administrasi umum dan selanjutnya bagian
administrasi umum mencatat data pegawai tersebut lalu dimasukkan ke dalam tabel daftar urut kepangkatan (DUK). Data yang sudah di masukan lalu lapor Kepala Subbag Umum untuk mengoreksi dan memverifikasi data pegawai tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku. Jika ada kesalahan maka akan dikembalikan ke bagian Administrasi Umum dan jika
sudah benar maka tersusunlah Daftar Urut
Kepangkatan (DUK) yang terbaru dan up date. Selain itu bagian Administrasi Umum juga akan membuat rekapitulasi data pegawai jenjang pendidikan, per-golongan ruang,dan jenis kelamin.
b. Proses Absensi Pegawai
Bagian pengelola administrasi umum menyediakan daftar absensi setiap harinya atas persetujuan Kepala Subbag Umum dan Kepegawaian yaitu daftar hadir jam masuk kantor dan pegawai negeri sipil wajib mengisi kehadiran pada waktu datang dan pulang jam kerja
c. Proses Mutasi Keluar Pegawai
Proses atau prosedur bagi pegawai yang akan mutasi atau keluar dari Badan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung yaitu pegawai
yang bersangkutan menyampaikan permohonan
mutasi secara tertulis yang ditujukan ke Instansi yang akan di tuju dengan mengetahui Kepala Badan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung yang dilengkapi berkas usulan mutasi. Setelah di setujui Kepala Badan, maka kepala Subbag Umum dan Kepegawaian memverifikasi
kelengkapan berkas usul mutasi kemudian
menyerahkan ke pengelola administrasi umum, jika syarat – syaratnya tidak mencukupi maka berkas usul mutasi akan dikembalikan ke pengelola administrasi umum atau ke pegawai yang bersangkutan dan jika syarat – syaratnya mencukupi maka berkas usul mutasi segera dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dan Instansi yang di tuju. Jika Instansi yang dituju menerima yang bersangkutan, maka Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung akan memproses lebih lanjut sampai diterbitkan SK mutasi yang
bersangkutan dan diserahkan kepada yang
bersangkutan.
d. Proses Cuti Pegawai
Pegawai yang akan menjalani cuti tahunan, cuti besar, cuti hamil, dll, wajib mengisi formulir permohonan izin cuti yang diketahui atasan langsung yang
bersangkutan, kemudian menyerahkannya ke pengelola administrasi umum. Pengelola administrasi umum meneliti sisa cuti atau alasan cuti yang bersangkutan menyerahkan formulir permohonan cuti kepada ke Kepala Subbag Umum dan Kepegawaian, Kepala Subbag Umum dan Kepegawaian akan memberi persetujuanatau menunda cuti, jika ditunda formulir dikembalikan kepada pegawai, jika diterima, maka kepala Subbag Umum dan Kepegawaian memberikan ke pengelola administrasi umum untuk meminta persetujuan Kepala Badan. Jika kepala Badan menyetujui , maka pengelola administrasi umum mengetik surat izin cuti, setelah itu menyerahkan ke kepala Subbag Umum dan Kepegawaian. Kepala Subbag Umum dan Kepegawaian dan Sekretaris Badan memverifikasi surat izin cuti, diteruskan ke kepala dinas untuk menandatangani surat izin cuti kemudian menyerahkan surat izin cuti tersebut kepada pegawai yang yang bersangkutan. Setelah surat izin cuti terbit, maka pengelola administrasi umum akan mencatat dan merekap ke dalam buku cuti pegawai. Rekapitulasi cuti pegawai setiap bulan juga dilaporkan
kepada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi
Kepulauan Bangka Belitung dengan melalui surat dari kepala BLHD.
e. Proses Kenaikan Pangkat Golongan
Proses atau prosedur bagi pegawai yang akan naik pangkat golongan adalah kepala Subbag Umum dan Kepegawaian menginformasikan kepada PNS yang akan naik pangkat selanjutnya Pegawai mengajukan
usulan kenaikan pangkat golongan lalu
menyerahkannya ke pengelola administrasi umum.
Pengelola administrasi umum memeriksa
kelengkapan usulan kenaikan pangkat golongan, jika masih ada kekurangan kelengkapannya maka akan dikembalikan ke pegawai, jika sudah lengkap maka pengelola administrasi umum. akan mengetik surat pengantar , setelah itu diserahkan kepada kepala Subbag Umum dan Kepegawaian untuk memverifikasi surat pengantar dan kelengkapan berkas kenaikan pangkat pegawai, jika terdapat kesalahan akan dikembalikan ke pengelola administrasi umum, jika tidak terdapat kesalahan maka akan diserahkan ke kepala dinas untuk menandatangani surat pengantar dan menyerahkan ke Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung akan memproses lebih lanjut sampai diterbitkan SK kenaikan pangkat golongan yang
bersangkutan dan diserahkan kepada yang
bersangkutan. Setelah terbit SK kenaikan pangkat
golongan , bagian pengelola data
kepegawaian.mengarsipkan sesuai folder masing-masing serta meng-up date data pegawai terbaru.
f. Proses Kenaikan Gaji Berkala
Proses atau prosedur bagi pegawai yang akan naik gaji berkala adalah Pegawai mengajukan usulan kenaikan gaji berkala lalu menyerahkannya ke pengelola
administrasi umum. Pengelola administrasi
umum.memeriksa kelengkapan usulan kenaikan gaji berkala, jika masih ada kekurangan kelengkapannya maka akan dikembalikan ke pegawai, jika sudah lengkap maka pengelola administrasi umum akan mengetik surat pengantar setelah itu diserahkan kepada kepala Subbag Umum dan Kepegawaian untuk memverifikasi surat pengantar dan kelengkapan berkas kenaikan gaji berkala, jika terdapat kesalahan akan dikembalikan ke pengelola administrasi umum, jika tidak terdapat kesalahan maka akan diserahkan ke kepala dinas untuk menandatangani surat pengantar dan menyerahkan ke Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Kepulauan Bangka Belitung. Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung akan memproses lebih lanjut sampai
diterbitkan surat kenaikan gaji berkala yang
bersangkutan dan diserahkan kepada yang
bersangkutan.
g. Proses Pensiun Pegawai
Bagian BKD akan melapor ke bagian administrasi umum.Bagian administrasi umum akan memberi SK kepada pegawai yang telah memasuki masa pensiun.
h. Laporan Absensi
Bagian Administrasi umum merekab daftar hadir setiap harinya dan menyerahkan hasil rekapan daftar hadir pegawai setiap bulan ke kepala subbag umum
dan kepala subbag umum menerima dan
menandatangani hasil rekapa setiap bulannya. .
7. Use Case Diagram
b. Use Case Surat Keterangan
c. Use Case Diagram Surat Tugas dan BAPL
d. Use Case kelahiran dan Kematian
e. Use Case Diagram Laporan
9. ERD KK lapor SKKehilangan terima SKKelahiran NoSKKelahiran TglKelahiran NmBayi JenkelBayi Tmptdilahirkan TmptKelahiran Harilahir Tgllahir Pukul Jnskelamin Kelahiranke Penolong BeratBayi PnjgBayi NikPelapor NmPelapor UmurPelapor PekerjaanPelapor AlmtPelapor JenkelPelapor Niksaksi1 Nmsaksi1 Umursaksi1 Jenkelsaksi1 Pekerjaansaksi1 Almtsaksi1 Niksaksi2 Nmsaksi2 Umursaksi2 Pekerjaansaksi2 Almtsaksi2 minta SKKematian No.KK Nama kepala KK RT/RW Desa/Kelurahan Kecamatan Kabupaten/Kota Kode Pos Provinsi Tgl Dikeluarkan Nik NoSKKematian NoSkKematian TglSKKematian SKbelummenikah terima SKPerjalanandinas terima punya SKDomisili usul SKUsaha lapor SKTidakmampu terima SKRekomendasiberke lakuanbaik Noskkehilangan Tglskkehilangan Harikehilangan Tglhilang Orghilang Hrilapor Tgllapor Jamlapor Tmpatlapor Nosrek DISrek Sifat Lampiran Hal KeperluanSRek NoSKtidakmampu Tglsktidakmampu Statuskeluarga Keperluan NoSPD TglSPD Pejabat NIPPegawai Pangkat/gol Jabatan Maksudperjalanan Tingkat Alatangkutan Tempatberangkat Tmpttujuan Lamaperjalanan Tglberangkat Tglhrskembali Pengikut Instansi Ketlain NoSKbelmmenikah TglSKblmmeni8kah Tglket Keperluansurat Noskdomisili Tglskdomosili Noskusaha Tglskusaha Nmusaha Thnusaha M I M I M I M I I M I M I M I M Nik NoSkkehilanga NIK NOSkr M NIK NOsktdkmampu NIK NoSKusaha NIK NoSKDomisili NIK NoSKblmmenikah NIK NoSKPD NIK NoSKlahir Penduduk Isi N N N M Nik Nama Tmplahir Tgllhir Jenkel Agama Pendidikan Status Pekerjaan Alamat Keluarga NoKK NiK NoKK Shdk
10. LRS
Cetak Surat Keterangan BelumMenikah
Ceta Surat Keterangan Tidak Mampu
Cetak Surat Keterangan Perjalanan Dinas
Cetak Surat Keterangan Domisili Cetak Surat Rekomendasi
Berkelakuan Baik
Cetak Surat Keterangan Kehilangan Sekretaris Desa
Warga
Cetak Surat Keterangan Usaha
Entry Surat Tugas
Bagian Data
Entry Berita Acara Pemeriksaan Lapangan
Cetak Surat Keterangan Kelahiran
Cetak Surat Keterangan Kematian Sekretaris Desa
Warga Entry Surat Lahir
Cetak Laporan Kelahiran
Cetak Laporan Kematian Cetak Laporan Penduduk
Cetak Laporan Keterangan Usaha
Cetak Laporan Keterangan Domisili
Cetak Laporan Tidak Mampu
Cetak Laporan Rekomendasi Berkelakuan Baik
Cetak Laporan Kehilangan
Cetak Laporan Perjalanan Dinas Sekretaris Desa
No.KK Nama kepala KK RT/RW Desa/Kelurahan Kecamatan Kabupaten/Kota Kode Pos Provinsi Tgl Dikeluarkan KK SKbelummenikah Noskkehilangan Tglskkehilangan Harikehilangan Tglhilang Orghilang Hrilapor Tgllapor Jamlapor Tmptlapor Nik SKKehilangan NoSkKematian TglSKKematian Nik SKKematian NoSKKelahiran TglKelahiran NmBayi JenkelBayi Tmptdilahirkan TmptKelahiran Harilahir Tgllahir Pukul Jnskelamin Kelahiranke Penolong BeratBayi PnjgBayi NikPelapor NmPelapor UmurPelapor PekerjaanPelapor AlmtPelapor JenkelPelapor Niksaksi1 Nmsaksi1 Umursaksi1 Jenkelsaksi1 Pekerjaansaksi1 Almtsaksi1 Niksaksi2 Nmsaksi2 Umursaksi2 Pekerjaansaksi2 Almtsaksi2 SKKelahiran NoSKtidakmampu Tglsktidakmampu Statuskeluarga Keperluan Nik SKTidakmampu Noskdomisili Tglskdomosili Nik SKDomisili NoSPD TglSPD Pejabat NIPPegawai Pangkat/gol Jabatan Maksudperjalanan Tingkat Alatangkutan Tempatberangkat Tmpttujuan Lamaperjalanan Tglberangkat Tglhrskembali Pengikut Instansi Ketlain Nik SKPerjalanandinas Nosrek DISrek Sifat Lampiran Hal KeperluanSRek Nik SKRekomendasiberkelaku anbaik Noskusaha Tglskusaha Nmusaha Thnusaha Nik SKUsaha Nik NoSKKematian Minta Nik Nik Nik Nik Nik Nik Nik NoSkKematian Nik Nik NoSKbelmmenikah TglSKbelmmenikah Tglket Keperluansurat Nik status Nik Nama Tmplahir Tgllhir Jenkel Agama Pendidikan Status Pekerjaan Alamat Keluarga NoKK Penduduk Nik 11. Kesimpulan
Pada uraian bab demi bab sebelumnya maka dapat di simpulkan beberapa hal sebagai berikut:
a. Dengan adanya Sistem Informasi Administrasi Surat
Menyurat ini maka sangat membantu dalam melakukan pelayanan surat menyurat pada istansi tersebut kepada warga yang membutuhkan.
b. Dengan disajikannya berbagai bentuk laporan yang
sesuai dengan kebutuhan, maka akan di dapatkan informasi yang dibutuhkan oleh instansi.
c. Penyusunan dan penyajian laporan dapat dilakukan
dengan lebih cepat, lebih teliti dan lebih rapi.
d. Penyimpanan berkas - berkas yang menyita banyak
tempat pada sistem berjalan telah dapat dikurangi
dengan adanya sistem informasi yang
berkomputerisasi.
e. Preses pengumpulan data dan penghasilan informasi
pada sistem berjalan telah di perbaiki dengan sistem komputerisasi yang dapat menyajikan informasi dengan lebih cepat.
f.
Dari segi kecepatan proses, ketepatan proses,pengontrolan, pengarsipan maupun dari segi
penghematan waktu dan tenaga pada sistem yang terkomputerisasi jauh lebih unggul dari sistem yang berjalan.
12. Saran
Sehubungan dengan hal – hal tersebut diatas dan untuk meningkatkan keberhasilan sistem informasi administrasi surat menyurat, maka berikut ini adalah saran – saran agar sistem dapat berjalan lebih efektif yaitu :
a. Kerjasama antar pegawai sangat dibutuhkan dalam
menentukan tercapainya sistem informasi administrasi surat menyurat dapat berjalan dengan lancar.
b. Didalam bagian pelayanan sebaiknya minimal ada
satu orang / lebih yang paham atau dapat mengoperasikan komputer, sehingga pelaksanan sistem yang telah terkomputerisasi ini akan dapat berjalan sesuai dangan sistem yang ada.
c. Pegawai yang akan menggunakan komputer ini
sebaiknya di training lebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan dalam penggunaan sistem ini.
d. Pemeliharan perangkat keras dan perangkat lunak,
sebaiknya dilakukan secara teratur guna menghindari kerusakan yang berakibat fatal.
Data yang kurang lengkap di instansi sebaiknya ditambah dan diarsipkan supaya bisa di gunakan untuk masa yang akan datang.
10. Daftar Pustaka
[Fairuzelsaid 2009] Fairuzelsaid, “Analisis sistem
informasi gantt chart”, Jakarta :
PT.Elex Media
Kompotindo,2009
[Indara 2012] Indrayogaadhigunaharyani,
“Manajemen Proyek dan resiko”, Jakarta : CV.Cita Usaha
Indojaya,2012
[Frieyadie] Frieyadie, “Rancangan Masukan
dan Keluaran Sistem Informasi”,
www.frieyadie.com ( Diakses 25
Febuari 2015)
[Munawar 2005] Munawar, “Pemodelan UML
Berorientasi Objek”, Jakarta: Andy Jogyakarta, 2005.
[Jogiyanto 2003] Jogiyanto HM, MBA., Konsep
Dasar Informasi, Jakarta : Graha Media, 2003.
[Amirin 2011] Amirin M.,”Pengantar Sistem Informasi’’,Penerbit : Salemba 4,2011
[Nuriyana 2009] Nuriyana, “Bab I : Pengertian
Basis Data dan Sistem Basis Data”,
