Bab II Landasan Teori
2.1 Manajemen Proyek
Manajemen adalah hal yang sangat sering digunakan sehari-harinya seperti untuk mengatur atau mengelola keuangan atau waktu. Menurut James A.F. Stoner dalam buku Handoko (2009), manajemen adalah suatu proses yang digunakan untuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan sebelumnya. Pencapaian visi, misi dan tujuan akan sesuai dengan harapan apabila fungsi dari manajemen sendiri dapat dipenuhi yaitu dapat merencanakan, dapat mengorganisir, dapat memimpin dan dapat mengendalikan suatu kegiatan dalam organisasi.
Proyek merupakan serangakaian pekerjaan yang saling berkaitan satu sama lain yang memiliki tujuan tertentu untuk mencapai suatu output yang diinginkan dan dalam pembuatan proyek biasanya membutuhkan jangka waktu yang signifikan. Pembuatan proyek biasanya tidak terjadi terus-menerus dan biasanya dibuat apabila ada permintaan ataupun kebutuhan. Ukuran sebuah proyek tersebut besar atau kecil dapat dilihat dari lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, besarnya dana untuk menggaji tenaga kerja dan membeli kebutuhan untuk menyelesaikan proyek, tenaga kerja yang dibutuhkan dan juga banyaknya aktivitas dalam penyelsaian produk.
Manajemen Proyek merupakan suatu kegiatan pengelolaan, perencanaan, pengarahan yang dilakukan terhadap sumber daya dan juga pengendalian baik itu tenaga kerja, peralatan maupun material yang dibuat untuk memenuhi biaya, teknis dan kendala waktu proyek. Konsep manajemen proyek yang tertera pada definisi diatas mengandung hal-hal sebagai berikut:
1. Berdasarkan pengertian dari manajemen didaptkan fungsinya yaitu dapat merencanakan, dapat mengorganisir, dapat memimpin dan dapat mengendalikan sumber daya perusahaan seperti manusia, dana dan material. 2. Kegiatan yang dilakukan pada manajemen proyek berjangka pendek
untuk emlakukan pengelolaan secara khusus terutama yang terdapat pada aspek perencanaan dan juga aspek pengendalian.
3. Mempunyai hirarki (arus kegiatan) secara horisontal maupun vertikal.
2.2.1 Fase Manajemen Proyek
Menurut Heizer dan Render (2005), manajemen proyek memiliki 3 fase sebagai berikut:
1. Fase perencanaan
Fase pada perencanaan ini mencakup pada penetapan sasarana atau tujuan yang diinginkan, mendefinisikan proyek dan organisasi tim pada proyek tersebut.
2. Fase Penjadwalan
Fase pada penjadwalan ini menghubungkan tenaga kerja atau orang, biaya dan juga material pada suatu aktivitas khusus tertentu. Fase penjadwalan ini juga menghubungkan masing-masing aktivitas satu dengan aktivitas lainnya sehingga ada keterkaitan didalamnya.
3. Pengendalian
Fase pada pengendalian yaitu perusahaan atau suatu organisasi bertugas untuk mengawasi sumber daya yang ada, anggaran biaya yang dikeluarkan dan kualitas proyek yang sedang dijalankan. Selain mengawasi, untuk memenuhi kebutuhan biaya dan waktu yang sesuai dengan visi misi maka perusahaan wajib mengubah rencana seperti menggeser atau mengelola kembali sumber daya.
2.1.2 Ruang Lingkup Manajemen Proyek
Ruang lingkup proyek mencakup seluruh proses yang terlibat dalam pendefinisian maupun pengaturan mengenai apa saja yang masuk dalam suatu proyek. Proses yang terlibat dalam ruang lingkup manajemen proyek sebagai berikut:
1. Inisiasi
Yang dimaksud dalam insiasi ini bagian awal sebagai tanda mulainya suatu proyek dengan outputnya yaitu project charter. Project charter terdiri dari judul dari proyek, tanggal pengesahan, deskripsi dari suatu proyek, peraturan dan tanggung jawab masing-masing pekerja dan lain sebagainya.
2. Perencanaan ruang lingkup
kriteria proyek untuk menentukan apakah suatu proyek sudah diselesaikan sepenuhnya. Output dari perencanaan ruang lingkup yaitu tim proyek menciptakan sebuah pernyataan ruang lingkup dan perencanaan manajemen proyek.
3. Pendefinisian ruang lingkup
Pendefinisian ruang lingkup melibatkan pembagian dari proyek yang besar menjadi lebih kecil sehingga lebih terperinci dan mudah diatur. Tim proyek pada ruang lingkup ini, akan membuat sebuah work breakdown structure selama jalannya proses proyek.
4. Pengontrolan perubahan ruang lingkup ( Scope Change Control )
Pengontrolan perubahan ruang lingkup ini melibatkan pengontrolan pada perubahan yang terjadi selama proyek berlangsung dan output pada ruang lingkup ini yaitu perubahan ruang lingkup, tindakan koreksi dan juga pengajaran.
2.2 Perencanaan proyek
Cara yang efektif dalam organisasi proyek adalah dengan menugaskan orang dan sumber daya fisik yang diperlukan saja. Organisasi proyek bertugas untuk memastikan program yang sedang berjalan tetap lancar dan tidak ada masalah. Beberapa hal untuk membuat organisasi proyek bekerja dengan yang baik, apabila:
1. Pekerjaan tersebut dapat didefinisikan dengan baik sesuai dengan sasaran dan target waktu khusus.
2. Pekerjaan tersebut unik memiliki ciri khas dalam suatu organisasi yang ada. 3. Pekerjaan memiliki tugas-tugas yang saling berhubungan dan mengandung
tugas yang kompleks sehingga membutuhkan keterampilan khusus.
4. Proyek yang dijalankan bersifat sementara tetapi memiliki nilai yang penting bagi organisasi.
5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi.
Hal-hal yang terdapat di atas dapat diatasi oleh manajer proyek (pimpinan) yaitu dengan memastikan bahwa:
1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam waktu dan urutan yang tepat.
2. Proyek yang dijalankan dapat selesai sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
4. Orang-orang yang ditugaskan pada proyek mendapatkan arahan dan informasi yang diperlukan dalam menjalankan suatu proyek.
2.3 Struktur Pemecahan Kerja (Work Breakdown Stucture – WBS) Langkah-langkah untuk membuat WBS yaitu:
1. Langkah pertama yaitu membagi proyek menjadi beberapa objektif utama. 2. Langkah kedua yaitu menguraikan setiap objektif utama menjadi beberapa
aktivitas yang lebih kecil yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan objektif utama tersebut dan memenuhi 4 karakteristik aktivitas dalam WBS.
3. Langkah ketiga yaitu untuk setiap aktivitas yang belum memenuhi karakteristik WBS, uraikan kembali menjadi sub-aktivitas lebih kecil.
4. Langkah keempat yaitu ulangi langkah 3 sehingga seluruh sub-aktivitas memiliki karakteristik yang diinginkan.
5. Langkah kelima yaitu membuat sub-aktifitas yang paling rendah dalam hirarki menjadi dasar dari paket kerja yang harus dilakkukan untuk menyelesaikan proyek. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.1 dibawah ini:
Gambar 2.1 Struktur Pemecahan Kerja Proyek
2.4 Teknik Analisa Jaringan
Teknik analisa jaringan mempunyai fungsi untuk dapat membantu manajemem proyek (baik proyek tersebut sedang berjalan, maupun yang baru memulai). Kegunaannya teknik analisa jaringan sebagai berikut:
1. Membuat perencanaan.
2. Mengatur jadwal pelaksanaan menjadi lebih efisien. 3. Melakukan pengawasan.
4. Mengambil keputusan apabila ada masalah dalam proyek.
2.4.1 Tahapan Analisa Jaringan
1. Membuat uraian kegiatan-kegiatan, menyusun logika urutan kejadian-kejadian, menentukan syarat-syarat pendahuluan, menguraikan interelasi dan interdependensi antara kegiatan-kegiatan.
2. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tiap kegiatan, menentukan kapan suatu kegiatan dimulai dan kapan berakhir, menentukan keseluruhan proyek berakhir.
3. Jika dibutuhkan, tetapkan alokasi biaya dan peralatan guna pelaksanaan tiap kegiatan, meskipun pada dasarnya hal ini tidak begitu penting.
2.4.2 Diagram Analisa Jaringan
Dalam pembuatan analisa jaringan dbutuhkan diagram untuk membagi keseluruhan aktivitas yang masih kompleks menjadi aktivitas yang sudah spesifik menurut struktur pecahan kerja. Beberapa lambang khusus yang digunakan dalam pembuatan diagram analisa jaringan sebagai berikut:
1. Anak panah (arrow)
Anak panah memiliki fungsi untuk menyatakan kegiatan (panjang panah tidak mempunyai arti khusus sementara pangkal dan ujung panah menerangkan kegiatan mulai dan berakhir. Anak panah yang digunakan dalam pembautan diagram juga menyatakan kegiatan yang ditunjuk anak panah harus berlangsung terus dalam jangka waktu yang telah ditentukan (duration) dengan pemakaian sejumlah sumber seperti manusia, alat, bahan, dan dana. Kode umum yang digunakan pada anak panah yaitu huruf besar A, B, C, dan seterusnya. Gambar untuk menunjukkan anak panah dapat dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini:
Gambar 2.2 Anak panah
2. Simpul (node)
seterusnya, biasanya disebut nomor kejadian. Gambar untuk menunjukkan simpul dapat dilihat pada gambar 2.3 dibawah ini:
Gambar 2.3 Simpul
3. Anak panah putus-putus
Anak panah putus-putus memiliki peranan untuk menyatakan suatu kegiatan semu (dummy). Dummy memiliki tujuan untuk memberitahu bahwa terjadinya perpindahan antara satu kejadian ke kejadian lain pada saat yg sama. Tidak seperti anak panah, dummy tidak memerlukan waktu dan tidak menghabiskan sumber. Gambar untuk menunjukkan anak panah putus-putus dapat dilihat pada gambar 2.4 dibawah ini:
Gambar 2.4 Anak panah putus-putus
2.5 Metode Jalur Kritis atau Critical Path Method ( CPM )
CPM merupakan salah satu metode dari teknik analisa jaringan yang berfokus pada jalur kritis. CPM memiliki waktu kisaran yang pasti sehingga tidak ada ketidapastian. Menurut Heizer dan render (2006) Kurun waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dianggap sudah diketahui sehingga pada tahap berikutnya dapat diadakan pengkajian lebih lanjut untuk memperpendek kurun waktu dengan cara seperti menambah biaya atau time cost trade-off atau crash program.
2.5.1 Langkah mengerjakan CPM
Langkah dasar untuk mengerjakan CPM sebagai berikut:
1. Langkah pertama yaitu mendefinisikan proyek yang akan dijalankan dan menyiapkan struktur pecahan kerja (WBS) yang telah dibuat.
2. Langkah kedua yaitu membuat hubungan kegiatan satu dengan yang lainnya, setelah itu dilanjutkan dengan memilih kegiatan yang seharusnya lebih dulu untuk mengikuti kegiatan yang lain, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 2.1 dibawah ini.
3. Langkah ketiga yaitu menggambarkan jaringan yang menghubungkan seluruh kegiatan proyek, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.5 dibawah ini.
4. Langkah keempat menetapkan perkiraan waktu dan biaya untuk setiap kegiatan.
5. Menghitung jalur waktu terpanjang melalui jaringan dan yang biasa disebut dengan jalur kritis, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 2.2 dibawah ini.
6. Menggunakan jaringan untuk membantu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek.
Tabel 2.1 Struktur pecahan kerja, hubungan antar kegiatan dan kegiatan sebelumnya
1 Desain dan pendanaan A -- 3
2 Memesan bahan baku B A 1
3 Mendirikan pondasi C A 2
Gambar 2.5 Diagram Jaringan
Tabel 2.2 Masing-masing Jalur
No. Garis Edar/Jalur Kejadian
1 A 1 – 2 – 3 – 4 – 6 – 7
2 B 1 – 2 – 3 – 4 – 5 – 6 – 7
3 C 1 – 2 – 4 – 6 – 7
4 D 1 – 2 – 4 – 5 – 6 – 7
2.5.2 Ketentuan CPM
Terdapat beberapa ketentuan dalam CPM, antara lain:
1. Jalur kritis yang dimiliki aktivitas juga diperbolehkan melalui dummy. 2. Jalur kritis diperbolehkan memiliki dua atau lebih jalur.
3. Waktu penyelesaian salah satu kegiatan kritid tidak boleh melebihi waktu yang sudah ditetukan karena akan mengganggu kegiatan proyek yang lain yang akibatkan seluruh kegiatan proyek menjad berubah dalam waktu penyelesaiannya.
2.6 Program Evaluation and Review Technique (PERT)
telah selesai dikerjakan. Serangkaian kegiatan tersebut dapat digambarkan dalam sebuah diagram.
2.6.1 Keterbatasan PERT
Keterbatasan yang dimiliki oleh PERT sebagai berikut:
1. Kegiatan proyek wajib ditentukan dengan jelas dan hubungan antar aktivitas harus bebas dan stabil.
2. Hubungan aktivitas pendahulu harus dijelaskan dan dijaringkan secara bersama-sama.
3. Perkiraan waktu yang dimiliki cenderung subjektif dan memiliki acuan pada kejujuran para manajer yang takut akan bahaya atau mungkin terlalu optimistis.
2.6.2 Perbedaan CPM dan PERT
Perbedaan yang terdapat pada CPM dan PERT dapat dilihat pada tabel 2.1 dibawah ini:
Tabel 2.1 Perbedaan pada CPM dan PERT
CPM PERT
proyek terdiri dari kegiatan-kegiatan yang membentuk satu atau beberapa
PERT menggunakan pendekatan Activity On Node ( AON ) yang menggunakan lingkaran ( node ) sebagai simbol kegiatan.
CPM menaksir waktu dengan pasti. PERT memungkinkan adanya ketidakpastian (teori kemungkinan).
2.7 Penjadwalan Kejadian
LS (latest start) adalah waktu terakhir suatu kegiatan dapat dimulai sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek. LF (latest finish) adalah waktu terakhir suatu kegiatan dapat selesai sehingga tidak menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek. Setelah waktu terdahulu dan waktu terakhir dari semua kegiatan dihitung, kemudian jumlah waktu slack (slack time) dapat ditentukan. Slack adalah waktu yang dimiliki oleh sebuah kegiatan untuk bisa diundur, tanpa menyebabkan keterlambatan proyek keseluruhan.
Daftar Pustaka
Handoko, T. Hani. 2009, Manajemen, Cetakan Duapuluh, Yogyakarta : Penerbit BPPE.
Heizer, J. & Render, B. 2006, Operation management, 8th edn, Pearson.
Heizer, J. & Render, B. 2006, Operation management, 8th edn, Pearson.
