Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah

(1)

Latihan Kepemimpinan Organisasi

Anggota UKSU ITB 2009

Arion Batara Purba Siboro

Anggota UKSU ITB 2007

Mahasiswa Teknik Industri ITB 2007

1 Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion

(2)

(3)

Nama : Arion Batara Purba Siboro TTL : Medan, 18 januari 1990

Data diri dan Pengalaman Organisasi :

• Mahasiswa Teknik Industri ITB

• Anggota Biasa UKSU ITB

• Anggota Biasa Keluarga Mahasiswa

Teknik Industri

• Asisten Laboratorium Inovasi dan

Pengembangan Organisasi (LIPO) ITB

• Ketua Divisi Materi LKO ITB 2008

• Staf Poyek Pengukuran Kepuasan

Mahasiswa ITB – Ditpran ITB

Contact :

Email : arion_thesiboros@yahoo.co.id

Batara

(4)

Apa Itu Masalah ?

Problem: a difference between the perception (sensor) of and the will (purpose or goal) about a state being observed by a sentient entity. by Ralph E. Kenyon, Jr.

Masalah adalah jarak atau gap antara

ekspektasi dan realita.

“The formulation of the problem is often more essential than its solution.” Albert Einstein

Problem solving ialah pemikiran yang berujung kepada hasil solusi masalah dimana masalah tidak lain gap kinerja yang diinginkan dengan kenyataan.

(5)

Root Cause dan Symptoms

Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion

Batara 5

Symptoms

ROOT CAUSES

Symptoms

Root Cause adalah akar

permasalahan, yang menjadi sumber suatu masalah.

Symptoms adalah gejala-gejala atau cabang dari suatu akar masalah

Penyelesaian Symptoms tidak akan menyelesaikan masalah

Menyelesaikan suatu masalah

harus dimulai dari pencarian Root

Cause

(6)

Contoh



Adik atau Orang yang kalian

kasihi sedang demam dengan

suhu badan 39

0 Celcius.



Tentunya itu merupakan

suatu masalah.



Apa yang akan kalian

lakukan?

(7)

Jawaban (Sebuah Analogi)

Batara 7

Bawalah Orang yang kalian kasihi itu ke dokter, karena dokter akan memeriksa penyebab

demamnya. Meskipun mungkin awalnya dokter memberikan obat penurun demam, namun dia juga memberikan solusi penyembuhan dari masalah utama tubuh pasien.

Jika kita hanya memberikan obat penurun panas, namun ternyata orang yang kita kasihi sedang terkena infeksi pada luka bagian dalam tubuhya. Bisa jadi jika tidak segera diobati dapat berakibat fatal.

Infeksi pada tubuh akan menyebabkan tubuh menghasilkan sel darah putih lebih banyak, dan akan meningkatkan panas tubuh.

Infeksi adalah Root Cause

(8)

Konsep Tujuan dan Strategi



Tujuan adalah dasar penyusunan dari struktur organisasi.

Tujuan digambarkan sebagai keadaan yang ingin dicapai

oleh organisasi yang lebih operasional dan terukur. (Alm.

S.B Hari Lubis :

Pengantar Teori Organisasi : Suatu

Pendekatan Makro)



James Brian Quin

_:

The pattern or plan that integrates an organization’s major

goals, policies, and action squences into a cohesive whole.



Strategi adalah:“

The science and art”

untuk memanfaatkan

faktor-faktor lingkungan eksternal secara terpadu dengan

faktor-faktor lingkungan internal untuk mencapai tujuan

lembaga.

(9)

Ilustrasi Masalah

Batara 9

Masalah

Suatu Organisasi Nirlaba yang bergerak di bidang pelestarian budaya dan kesenian Sumatera Utara, memiliki harapan bahwa organisasi ini akan melakukan suatu kegiatan yang membantu pengenalan kepedulian akan budaya dan kesenian Sumatera Utara kepada generasi muda, dengan

skala nasional. Bukan lagi skala –kampus- yang

selama ini sudah dilakukan. Karena Usaha untuk melakukan proyek skala nasional selau gagal, dan berakhir hanya dalam skala kampus atau kota sekitar.

Maka, dari masalah diatas kita akan menemukan, persepsi atau realita, ekspektasi atau harapan dan gap antara keduanya yang merupakan masalah.

Berikutnya

(10)

Ilustrasi Gambar

Alternatif Strategi 1

Alternatif Strategi 2 Alternatif Strategi 3

(11)

Contoh Hasil Analisis dan

Pemecahan masalah



Dengan diagram ikan diperoleh bahwa Root

Cause-nya adalah SingkatCause-nya masa kepengurusan

sehingga untuk membuat sebuah proyek dengan

skala nasional sangat sulit.

Diperoleh beberapa alternatif strategi :



Diperlukannya keselarasan tujuan atau capaian

antar badan kepengurusan dalam 2-4 tahun

(Alternatif 1)



Diperpanjangnya masa kepengurusan menjadi 1,5

tahun



Adanya sebuah proyek kerja dengan durasi 2 tahun,

dengan dipecah menjadi beberapa sub proyek yang

teridiri dari beberapa kepanitian terpisah

Teknik Analisis dan Pemecahan Masalah - Arion Batara 11

(12)

Tools yang membantu



Diagram Ikan (Fish Bone Diagram)



SWOT Analysis, sebuah metode analisis

kondisi yang dapat menggambarkan

kondisi suatu organisasi dan membantu

dalam memformulasikan strategi dalam

pencapaian tujuan



5 Why and 1 How Question

(13)

Ada Pertanyaan ?

Batara 13

(14)

Fishbone Diagram atau diagram tulang ikan, digunakan untuk mencari root cause dengan menggunakan logika sebab akibat.

Berikut adalah langkah-langkahnya.

1. Buatlah sebuah diagram tulang ikan seperti dibawah ini :

1 2

3 4

5 Berikutnya

(15)

Batara 15

Isikan sebagai berikut pada masing-masing bagian :

1. Pada Kotak dengan diberi label no. 1, isikanlah isu / keadaan yang menjadi masalah yang akan diteliti. Contoh : Kita akan mencari sebab gagalnya proyek skala nasional. Maka tuliskan : Gagalnya Proyek Skala nasional

2. Pada kotak yang diberi label no, 2 - 5 (tambahkan jika dianggapkurang). Isikanlah faktor-faktor utama yang berpengaruh, ada pun beberapa contoh :

• Manusia, Mesin, Material, Money dan Metode

• Tempat, Prosedur, Aturan, Manusia

• Surroundings, System, Supplier

Kita dapat mengisikan sesuai dengan keadaan organisasi kita, dan metode ini bersifat fleksibel selama dapat menggambar kondisi nyata dari suatu

organisasi.

3. Pada kotak warna hijau, tuliskan penyebab dari statement diatasnya (no.1 atau 2-5). Begitu pula pada warna oranye merupakan statemen penyebab dari statemen hijau. Lakukan lagi penambahan tingkatan jika dirasa kurang.

(16)

4. Lakukan pengisian terus menerus secara brainstorming dalam kelompok, sehingga semuanya merasa yakin tidak ada lagi penyataan yang dapat menyebabkan isu utama dalam fishbone diagram ini.

5. Analisis semua pernyataan yang sudah ada, diskusikan dalam kelompok.

6. Urutkanlah pernyataan yang dianggap sebagai penyebab paling utama dari masalah yang ada sampai kepada pernyataan yang paling dianggap bukan penyebab utama. Hilangkanlah beberapa statemen yang setelah

didiskusikan dianggap layak dibuang dan bukan merupakan bagian penyebab isu atau masalah yang ada.

7. Analisis solusi-solusi dari urutan pernyataan sebab tersebut, maka diperoleh urutan-urutan prioritas penyelesaian masalah.

(17)

Ada Pertanyaan ?

Batara 17

(18)

5W + 1 How adalah sebuah metode yang paling sederhana dalam usaha menemukan root cause. Lakukan pertanyaan Why sampai 5 atau 4 kali,

lalu pada pertanyaan “Why” yang ke-5 atau ke-4, dengan melakukan

pertanyaan “How” setelahnya, kita akan menemukan solusi-solusi masalah yang ada, bisa jadi 1 atau lebih.

Root cause bisa jadi lebih dari satu, namun coba lakukan dengan memilih pilihan yang paling mungkin menjadi penyebab dari suatu masalah.

Contoh :

Organisasi tidak mampu menyelengarakan proyek berkala nasional.

• Mengapa Organisasi tidak mampu menyelengarakan proyek berkala

nasional ?

Karena dibutuhkan tahapan yang banyak dan perencanaan yang detail serta kompleks

(19)

Batara 19

• Mengapa organisasi tak mampu melakukan tahapan yang banyak dan

perencanaan yang detail serta kompleks

Karena dengan sumber daya yang ada hal tersebut membutuhkan waktu lama dan fokus yang tersita.

• Mengapa Organisasi tak mampu menyediakan waktu yang lama ?

Karena singkatnya kepengurusan dan siklus pergantian organisasi, sehingga sulit bagi satu badan pengurus menyelesaikan program yang membutuhkan waktu panjang.

• Mengapa waktu kepungurusan dibuat singkat ?

Karena organisasi mahasiswa, menerima anggota setiap tahun dan sebaiknya memberikan setiap angkatan untuk menjadi bada pengurus. Sehingga, dibuat satu tahun kepengurusan.

• Bagaimana agar dalam kepengurusan yang singkat, program skala

nasional dengan waktu perencanaan dan tahapan-tahapan yang lebih l ama dapat dilaksanakan ?

(20)

Adapun beberapa solusi dari root cause

Waktu Kepengurusan yang singkat adalah :

• Menambah sumber daya, baik itu dari

luar organisasi, seperti event organizer

• Melakukan penyelarasan tujuan antar

kepengurusan dalam 2 atau 3 periode.

• Membuat Kepanitiaan yang berumur

panjang, 2 tahun, dengan anggota dan struktur kepanitiaan yang

beragam dari setiap angkatan.

(21)

Ada Pertanyaan ?

Batara 21

(22)



SWOT analisis adalah sebuah metode

untuk menganalisis kondisi suatu

organisasi, baik itu lingkungan internal

maupun lingkuangan eksternal terhadap

suatu capaian atau tujuan. Analisis

SWOT selain menggambarkan kondisi

juga menghasilkan strategi.



SWOT terdiri dari 4 aspek yang akan

dianalisis

(23)



S atau Strenght atau Kekuatan

Faktor yang mendukung tujuan yang berasal dari

dalam Organisasi.



W atau Weakness atau Kelemahan

Faktor yang menjadi penghalang pencapaian

tujuan dari dalam Organisasi .



O atau Opportunity atau Peluang

Faktor yang mendukung tujuan yang berasal dari

luar organisasi.



T atau Threat atau Hambatan

Faktor yang menghambat tujuan yang berasal

dari luar Organisasi.

Batara 23

(24)



Analisis kondisi organisasi saat ini berdasarkan 4

aspek S, W, O dan T.



Buatlah daftar kondisi atau pernyataan pada

masing-masing aspek



Hal ini sebaiknya dilakukan dengan cara

brainstorming



Langkah berikutnya, langkah bobot dan rating,

bisa dilakukan bisa pula tidak. Namun, untuk

menghasilkan analisis yang lebih tajam, sebaiknya

digunakan.



Setelah itu dilakukan analisis strategi dengan

mengkombinasikan antar faktor-faktor yang sudah

di daftar.

(25)

Langkah Bobot dan Rating

Batara

Ada banyak variasi dalam melakukan sistem bobot dan rating. Variasi

tersebut akan bergantung pada masing-masing organisasi, namun konsep dasar dalam melakukan bobot dan rating sama. Berikut salah satu sistem pembobotan dan rating sederhana. Namun, langkah ini sangat membantu dalam penentuan prioritas strategi dan gambaran kondisi.

Bobot

Bobot adalah pemberian nilai secara subjektif (pengalaman) maupun

objektif (didasarkan pada data). Bobot memberikan nilai seberapa penting pengaruh suatu faktor terhadap pencapaian tujuan.

Rating

Rating adalah pemberian nilai mengenai kondisi faktor tersebut saat ini.

(26)

Salah satu variasi pemberian bobot

dan rating, serta contohnya.

• Setelah Semua daftar faktor sudah dituliskan, buatlah kolom nilai

bobot dan rating pada masing-masing faktor. Pisahkan menjadi dua buah tabel. Tabel pertama adalah kolom S dan W, tabel kedua adalah kolom O dan T

• Mulailah pada pernyataan pertama pada kolom Strenght dan

Weakness, lalu isilah kolom bobot dengan nilai 0,0 sampai 1

Semakin besar nilai bobot maka semakin penting pernyataan tersebut kepada tujuan.

PASTIKAN BAHWA JIKA SEMUA NILAI PADA BOBOT DI KOLOM S DAN W JIKA DIJUMLAHKAN AKAN BERJUMLAH 1.

Maka, nilai bobot suatu pernyataan akan mempengaruhi nilai bobot pernyataan yang lain.

(27)

Batara

• Berikutnya adalah pemberian nilai rating, nilai rating dapat diberikan

dengan mengklasifikasinya kondisi suatu pernyataan. Untuk S dan O sesuai dengan angka dibawah ini. Namun untuk W dan T sebaliknya, semakin besar angka semakin lemah kualitas hambatan dan kelemahan.

Nilai 4 : Sangat Besar / Sangat Baik 3 : Besar / Baik

2 : Cukup 1 : Kurang

• Contoh :

Faktor dari keberhasilan suatu organisasi adalah jumlah anggota yang secara kuantitas. Hal ini dianggap cukup penting dibanding dengan faktor-faktor lain.

Misalkan sebuah organisasi ini satu angkatannya saja berjumlah 70 orang.

Maka pernyataan ini dapat saja diberi nilai,

• Bobot = 0,2 (cukup penting karena sekitar 20% dari keseluruhan faktor)

• Rating = 4 (Sangat besar, karena unit tetangga cuma 20 orang satu

angkatannya)

(28)

• Lalu pada masing-masing pernyataan atau faktor, kalikan nilai bobot dan rating nya,

• Jumlahkan semua nilai hasil perkalian bobot dan rating untuk

mendapatkan nilai faktor internal dan faktor eksternal.

• Tambahkan komentar jika dirasa perlu

• Sajikan nilai eksternal dan internal faktor dalam sebuah diagram kartesius.

Contoh :

Berikutnya

(29)

Batara

(30)

Langkah berikutnya setelah memperoleh nilai faktor internal dan faktor eksternal. Maka kita akan memperoleh gambaran strategi secara garis besar, yakni :

Berikutnya

(31)

Gambaran Strategi IE matriks

Batara

Sel I, II dan III menyarankan strategi grow and build. Strategi yang

diterapkan intensif dan taktikal. Strategi ini menyarankan organisasi untuk bertumbuh, karena tingginya peluang dari luar organisasi atau kuatnya lingkungan dalam organisasi. Organisasi harus berorientasi pada

achievement.

Sel IV, V dan VI menyarankan strategi hold and maintain. Strategi taktis

yang dijalankan berfokus pada bagaimana menjaga posisi , karena kondisi perusahaan berada dalam tahap menengah. Berusaha untuk tidak

mengurangi capaian sebelumnya.

Sel VII, VIII dan IX menyarankan harvest or exit strategy. Jika usaha untuk

meremajakan organisasi masih memungkikan , maka perusahaan disarankan untuk merevitalisasi organisasi, Sebaliknya jika jika usaha terlalu mahal maka dianjurkan untuk menghentikan organisasi atau tidak lagi melakukan upaya mencapai tujuan. Namun, bisa pula menjaga

organisasi tetap ada tanpa memikirkan achievement (untuk organisasi non-profit )

(32)

• Langkah berikutnya adalah dengan menganilisis masing-masing

pernyataan untuk dapat menghasilkan strategi yang dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan.

• Masing-masing kolom S, W, O dan T harus dibandingkan satu sama lain,

untuk menghasilkan beberapa strategi.

• Masing-masing perpaduan faktor akan menghasilkan strategi dengan

orientasi yang berbeda pula.

• Selanjutnya daftar strategi tersebut harus dilihat lagi, prioritas utama adalah

strategi yang dihasilkan dari poin-poin faktor dengan nilai bobot dan rating yang paling besar.

• Metode ini dan matrix Internal External Factor tadi hanya salah satu

diantaranya. Terdapat beberapa jenis metode dan diagram lain yang menggambarkan kondisi organisasi.

(33)

®onn 2002

(MENGOPTIMALKAN KEKUATAN UNTUK

MEMANFAATKAN PELUANG)

W + O = STATUS QUO

(MENGURANGI KELEMAHAN UNTUK

MEMANFAATKAN PELUANG)

ANCAMAN (T)

S + T = STATUS QUO

(MENGGUNAKAN KEKUATAN UNTUK

MENCEGAH DAN MENGATASI ANCAMAN)

W + T = PENGHAMBAT

(MENGURANGI KELEMAHAN UNTUK

MENCEGAH DAN MENGATASI ANCAMAN)

Proses Analisis

Batara

(34)

Contoh Hasil SWOT

Hasil Analisis SWOT yang baik adalah poin-poin strategi yang dapat menjadi arahan bagi sebuah organisasi.

Poin-poin strategi ini akan

menjadi dasar untuk organisasi dapat berjalan.

SWOT dapat digunakan baik untuk strategi jangka panjang maupun untyuk strategi jangka pendek sesuai kebutuhan

organisasi

(35)

Ada Pertanyaan ?

Batara 35

(36)

• Silahkan kalian membentuk kelompok berisikan 6 orang. Dalam waktu sesingkat-singkatnya

• Mintalah lembar simulasi kepada panitia

Kalian diminta melakukan sendiri Analsis SWOT dengan contoh kasus sebagai berikut.

Anggota UKSU angkatan 2009 diminta mengadakan acara syukuran wisuda, dalam waktu 3 minggu lagi sejak hari ini. Analisis lah kondisi kalian baik itu secara internal maupun eksternal.

Dalam hal ini, Asumsinya adalah angkatan UKSU 2009 sebagai organisasi, jadi UKSU diluar angkatan 2009 dapat diklasifikasikan sebagai lingkungan eksternal.

(37)

Batara 37

• Kalian cukup membuat 4 faktor yang paling berpengaruh disetiap

kolom, S, W, O dan T nya.

• Lakukan secara brainstorming dan diskusi, lalu secara bersama-sama

tentukanlah nilai rating dan bobot nya.

• Gambarkanlah posisi kalian dalam IE Matriks

• Isilah poin-poin strategi dari masing-masing perpaduan kolom, SO, WO,

ST dan WT

• Urutkan prioritas strategi yang akan kalian lakukan.

Selamat Mengerjakan!

Kalian diminta berdiskusi, dan berusaha menjadi seorang yang mampu menganlisis kondisi dalam memecahkan masalah

Waktu yang diberikan : hanya 30 menit

(38)

Ada Pertanyaan ?

(39)



Kita akan membahas, hasil simulasi

salah satu kelompok



Mohon kalian merefleksikan sesuai

dengan hasil kerja kelompok kalian

Batara 39

(40)

Jika ada salah ucap maupun materi yang kurang tersampaikan, kiranya saya mohon maaf sebesar-besarnya.

Saran dan Kritik atas materi dan penyampaiannya, jika ada, dapat disampaikan langsung.

Jika ada yang berminat mengenai materi ini dan ingin lebih dalam mempelajarinya, dapat menghubungi lewat email :

arion_thesiboros@yahoo.co.id

Kita bekerja harus tanpa pamrih. Itu berlaku untuk segala pekerjaan. Pengabdian tanpa syarat adalah yang terbaik. -Guru Ching Hai.

Jadilah garam jangan di lautan, jadilah terang jangan di tempat terang.