I. PENDAHULUAN
Pada hakekatnya pergudangan merupakan suatu proses kegiatan logistik/barang dalam gudang, baik yang bersifat administratif maupun oprasional yang berhubungan dengan penatausahaan, tata kerja dan tata ruang. Yang di mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan distribusi yang berakhir pada laporan pertanggung jawaban pengelola gudang. Rangkaian tersebut untuk mendukung suatu sistem unit kerja agar tercapai tujuan efektifitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukan barang dalam ruang penyimpanan barang (gudang), namun kegiatan penggudangan mempunyai makna yang lebih yaitu diperlukannya suatu perencanaan, pengorganisasian , dan pengendalian logistik/barang.
Ada beberapa hal yang dapat di jadikan sebagai pedoman-pedoman umum dalam pengelolaan gudang logistik/barang di kantor Departemen Sosial di pusat maupun daerah yakni :
1. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik/barang.
3. Melakukan penyimpanan logistik/barang secara tepat sehingga mudah di cek dan diambil.
4. Melakukan pengaturan logistsik/barang secara tepat sehingga mampu menjamin keaman dan keselamatan barang serta petugas.
5. Melakukan perawatan barang dengan baik.
Manajemen pengelolaan gudang yang tidak tertata dengan baik dan Teratur tidak tertib dapat terjadi apabila dalam memperlakukan pengelolaan dan penggudangan tidak tepat seperti :
1. Memperlakukan, memfungsikan gudang sebagai “bak sampah“ sehingga logistik yang rusak dan masih terpakai serta barang persediaan, kardus-kardus, kertas-kertas secara campur aduk semuanya dimasukan dalam gudang.
2. Sering kegiatan penggudang yang ditangani ala kadarnya tanpa perencanaan yang baik, baik bekaitan dengan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan administratifnya.
3. Tidak dapat diketahuinya jumlah persediaan logistik/barang secara tepat karena tidak tertibnya pencatatan penerimaan dan penditribusian barang pada bagian gudang.
4. Banyaknya logistik / barang kadaluwarsa karena kesalahan dalam pengeluaran logistik.
5. Banyaknya kerusakan logistik ditempat penyimpanan/gudang karena salah penempatan dan kesalahan perawatan.
6. Banyaknya logistik yang hilang karena tidak dilakukan pengawasan secara ketat.
7. Lambatnya pelayanan pada penerimaan dan pendistribusian logistik/barang akibat petugas tidak profesional.
Departemen sosial, memiliki gudang cukup banyak yang pada saat ini Pengelolaanya berada dibawah wewenang dan tanggung jawab Unit Kerja Eselon I baik yang berfungsi sebagai gedung tempat penyimpan barang persediaan dalam kapasitas besar untuk bantuan sosial kepada masyarakat, maupun gudang dalam kapasitas terbatas sebagai tempat penyimpan barang persediaan perkantoran dan alat-alat kantor lainya, Disamping itu terdapat gudang bantuan sosial yang berada di 33 propinsi pembangunanya didanai dari dibiayai Dekonsentrasi (APBN) yang pembinaan dan pengawasannya berada dibawah Unit Kerja Eselon I.
Keberfungsian gudang tersebut perlu untuk terus ditingkatkan sesuai dengan standar pengelolaan gudang, karena nilai Asset yang berada pada gudang tersebut cukup besar jumlahnya. Oleh karena itu untuk keseragaman dalam pengelolaan penggudangan perlu dibuat pedoman pengelolaan gudang yang dapat dijadikan sebagai acuan bagi para
petugas gudang baik di pusat dan daerah, sehingga pengelolaan gudang dapat berjalan tertib dan baik. Petugas pengelola gudang bertanggung jawab menyampaikan laporan barang persediaan triwulan,semester dan tahunan kepada Unit Kerja Eselon I dan laporan tersebut sesuai dengan SIMAK BMN.
II. MAKSUD DAN TUJUAN 1. MAKSUD
Pedoman manajemen pengelolaan ini disusun dengan maksud agar dapat dijadikan acuan bagi para pengelola gudang baik pusat maupun daerah.
2. TUJUAN
a) Terciptanya pengelola gudang yang profesional terhadap administrasi gudang dapat berjalan secara tertib, lancar dan benar dalam pengelolaan gudang.
b) Adanya kesamaan pemahaman petugas gudang pusat dan daerah dalam mengelola gudang.
III. LANDASAN HUKUM
1. Undang-undang No. 6 Tahun 1974, Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kesejahteraan Sosial (Lembaran Negara RI Tahun 1974 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara RI No. 3039). Yang telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 11. Tahun 2009.
2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara ( Lembaran Negara RI Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara RI Nomer 4355);
3. Undang-Undang Nomer 15, Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara ( Lembaran Negara RI. Tahun 2004 Nomer 66, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4400 ).
4. Keputusan Presiden RI Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah Sebagaimana telah diubah beberapa kali Terakhir dengan peraturan Presiden RI Nomor 80 Tahun 2006.
5. Keputusan Presiden RI Nomor.187/M Tahun 2004 Tentang Pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu. Sebagaimana Telah Beberapa Kali diubah terakhir dengan Keputusan Presiden RI Nomor 171/M Tahun 2005.
6. Peraturan Presiden RI. Nomer 09 Tahun 2005 Tentang Kedudukan Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementriaan Negara RI, Sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden RI Nomor 62 Tahun 2005.
7. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2005 Tentang Unit Orgnisasi dan Tugas Eselon 1 Kementrian Negara RI, Sebagaimana Telah diubah dengan Peraturan Presiden RI Nomor 66 Tahun 2006.
8. Keputusan Menteri Sosial RI Nomor.64/HUK/2002Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Penata Usahaan Barang Milik Negara/ Kekayaan Negara di Lembaga Departemen Sosial. 9. Keputusan Mentri Sosial Nomer : 49/HUK/1999 Tentang Juklak
Tata Cara Penghapusan dan Pemanfaatan Barang Milik Negara / Kekayaan Negara:
10. Keputusan Menteri Sosial Republik Indonesia Nomor
82/HUK/2005 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Sosial :
11. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor. 134/PMK.06/2005 Tentang Pedoman Pembayaran Dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.
12. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 120/ PMK/.06/2007 Tentang Penata Usahaan Barang Milik Negara.
IV. MEKANISME PENGELOLAAN GUDANG
1.Struktur Organisasi
Bahwa dalam menyusun struktur organisasi pengelolaan gudang, harus senantiasa memperhatikan pembagian kerja, agar dapat dicapai efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan penggudangan logistik/barang. Apabila pengelolaan gudang dan volume beban kerjanya masih relatif kecil maka cukup dikelola oleh 1-2 orang saja, namun sebaliknya apabila pengelolaan gudang dan beban kerja besar, maka diperlukan suatu organisasi sebagai unit kerja baru untuk meggerakkan organisasi penggudangan sehingga dapat mencapai hasil yang optimal.
Struktur Organisasi gudang (dalam kapasitas besar) di lingkungan Departemen Sosial sebagai berikut:
1. Pengelola Gudang a) Kepala gudang.
b) Subag. Tata usaha gudang.
c) Subag. Oprasional dan pengawasan gudang. 2. Tugas dan Tanggung Jawab
a. Kepala Gudang;
Mengendalikan kegiatan organisasi gudang. Menerima dan mengeluarkan barang.
Melakukan chek fisik sesuai jadwal yang telah di tentukan
Menyampaikan laporan bulanan, triwulan, semester, dan tahunan tentang kondisi gudang dan barang kepada pimpinan Unit Kerja Eselon I.
Bertanggung jawab atas barang yang berada di bawah pengelolanya.
b. Subag. Tata Usaha Gudang ;
Mencatat penerimaan barang. Mencatat pengluaran barang.
Menyiapkan laporan hasil chek fisik barang kepada kepala gudang.
Membuat neraca penerimaan dan pengeluaran barang. Menyiapkan berita acara barang.
Mempersiapkan surat masuk dan keluar barang. Menyusun laporan priodik gudang sebagai bahan
pertanggung jawaban. c. Subag. Operasional Gudang ;
Melakukan pemeriksaan dan pengawasan gudang. Melakukan chek fisik barang.
Melakukan penataan barang sesuai dengan jenisnya digudang.
Mengawasi penerimaan dan pengeluaran barang yang berada digudang.
Menyusun laporan priodik perkembangan gudang yang menjadi kewenanganya.
Melakukan pengamanan gudang dan lingkungannya. V. PENATA USAHAAN GUDANG
Kegiatan pergudangan tidak bisa dipisahkan dari administrasi, pergudangan secara tertib dan benar, karena administrasi pergudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian dalam pengelolaan pergudangan, dengan adanya sistem administrasi pergudangan yang benar keberadaan logistik / barang setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah dan mutasi, bukti jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada di gudang. Bagi petugas gudang, administrasi pergudangan juga dapat di gunakan sebagai alat pertanggung jawaban dalam pengelolaan pergudangan yang di bebankan kepadanya.
Petugas gudang Departemen Sosial harus melengkapi sistem administrasi pergudangan dengan menyediakan buku penerimaan barang, buku pengeluaran barang, dan surat jalan barang, dan delivery order (DO).
1. Penerimaan Barang
Petugas gudang Departemen Sosial harus memiliki buku penerimaan barang,buku tersebut untuk mencatat informasi yang berkaitan dengan jenis dan spesifikasi barang, tanggal penerimaan, jumlah nilai logistik yang meliputi harga persatuan dan jumlah total dari sumber barang/ pendanaan barang.
Di samping itu setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik/ barang ke dalam buku pencatatan harus di ikuti dengan bukti-bukti penerimaan barang seperti surat jalan pengiriman barang/ penyerahan barang untuk setiap bukti pemasukan logistik harus di bubuhi nomor sebagai kode bukti masuk / sesuai urutan yang kemudian nomor kode bukti masuk ini ditulis dalam kolom nomor kode bukti masuk dalam buku penerimaan gudang, penggunaan nomor kode bukti masuk ini di maksudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik ( contoh form terlampir). 2. Pengeluaran Barang
Setiap petugas gudang logistic / barang Departemen Sosial harus memiliki buku pengeluaran barang, pada buku tersebut akan berisi informasi yang berkaitan dengan jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik.
Terjadinya transaksi pengeluaran logistik di gudang harus di ikuti dengan pencatatan pengeluaran barang ke dalam buku pengeluaran barang, di samping itu harus melakukan pengisian pengeluaran barang pada kartu barang sehingga nantinya dapat di ketahui jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.
Pada buku pengeluaran harus di ikuti dengan bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa Delivery Order (DO) atau surat penyerahan barang, surat jalan, di samping itu setiap bukti pengeluaran barang harus di bubuhi nomor sesuai urutan yang kemudian nomor kode bukti keluar di tuliskan pada kolom nomor kode bukti keluar, dalam bukti pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan kartu keluar di maksudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik (contoh formulir terlampir ).
Untuk melengkapi administrasi gudang harus juga di sediakan kartu persediaan barang, kartu tersebut di gunakan untuk mancatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan / pengeluaran logistik, kode nomor, surat bukti pemasukan barang / pengeluaran,
asal / tujuan logistik, jumlah pemasukan / pengeluaran dan jumlah sisa dalam kegiatan pengelolaan administrasi pergudangan, kartu persediaan barang dalam bentuk kartu barng ini di buat rangkap dua, satu untuk arsip dan satu lagi untuk di gantung, pada kelompok jenis barang tertentu dimana barang tersebut di tempatkan, sehingga hal ini untuk mempermudah pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik ( contoh terlampir).
3. Penataan Barang
Penataan ruang gudang merupakan penataan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang gudang tersebut. Berkenaan dengan hal tersebut bagi petugas pengelola gudang Departeman Sosial hendaknya senantiasa memperhatikan tata ruang gudang semaksimal mungkin agar proses penerimaan dan pengeluaran barang dapat berjalan dengan lancar. Ada beberapa tata letak ruang gudang yang harus di perhatikan sebagai berikut:
a. Jarak Pendek
Ruang sebaiknya bisa di pergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak sependek mungkin.
b. Mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang di usahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan baik dengan metode FIFO ( first in first out ) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang harus di keluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO ( Last in
last out ) yaitu pengaturan barang yang terakhir masuk dalam
gudang tetapi pertama kali keluarkan dalam gudang. d. Mempermudah Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang.
e. Fleksibilitas Ruang
Penataan barang dalam gudang di usahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah di sesuaikan dengan kebutuhan.
f. Alur Masuk dan Keluar Barang.
Arus keluar masuk barang di gudang harus memperhitungkan semua unsur pekerjaan, mengelompoknya bersama-sama dan menangani barang simpanan secara khusus
sesuai dengan kecepatan bergerak barang-barang itu. Arus kegiatan di pertahankan untuk semua kegiatan yang di
lakukan dan fleksibilitas tetap di pelihara, karena tiap bagian yang ditunjukan dalam denah dapat di pindahkan. Satu daerah dapat di buat lebih besar dengan mengurangi daerah yang lain, paling sedikit dengan memindahkan partisi atau satu blok material simpanan. Jenis media untuk penyimpanan yang akan dipakai tidak di perlihatkan. Ini jelas tergantung pada karakteristik barang-barang yang akan disimpan. Prinsip-prinsip yang digambarkan dalam denah ini dapat pula di pakai pada daerah pergudangan terbuka ( contoh denah terlampir ).
4. Perlengkapan Pendukung Gudang
Pada gudang milik Departeman Sosial di pusat dan daerah perlu di dukung dengan kelengkapan yang memadai sehingga petugas gudang dapat bekerja secara optimal dalam memberikan pelayanan arus barang, adapun kelengkapan yang di perlukan gudang Departemen sosial:
a. Di ruang Kerja.
1) Meja dan kursi sesuai kebutuhan kerja petugas ( jumlah petugas ).
2) Komputer 2 unit.
3) Lemari kayu susun 1 unit. 4) Filling Cabinet 2 unit.
5) Mesin fotokopi 1 unit. 6) AC Split.
7) Kursi tamu. b. Di Gudang.
1) Palet ( Sesuai kebutuhan ). 2) Forklift.
3) Tangga. 4) Mobil truk.
5) Alat pemadam kebakaran.
6) Area bongkar muat yang memadai. c. Perlengkapan petugas gudang.
1) Pakaian petugas gudang. 2) Sarung tangan.
3) Helm gudang. 4) Sepatu bot.
5) Lampu sorot / senter. 5. Tempat Penyimpanan
Gudang yang tidak di pergunakan secara maksimal sesuai dengan kapasitasnya menggambarkan tidak efisien dalam pemanfaatannya. Prinsip efisien penyimpanan logistik/ barang yang efisiensi akan meliputi penyusunan dan pemanfaatan ruang
berkonsentrasi setinggi mungkin. Kondisi ini berlaku untuk setiap jenis logistik/ barang dan memungkinkan pengaturan lalu lintas dengan frekuensi tinggi bila di butuhkan pada proses penyimpanan. Apabila ada jenis logistik / barang yang membutuhkan frekuensi lalu lintas tinggi sekali, namun di simpan di ruang yang sangat terbatas tanpa memisahkannya dari jenis logistik lain, kondisi ini akan mengakibatkan kegiatan rutin gudang tidak tercukupi.
Cara penyimpanan
Dalam kegiatan pergudangan terdapat 5 jenis cara penyimpanan yang lazim di pergunakan pada gudang yaitu :
Penerimaan logistik, kegiatan ini termasuk dalam proses pemeriksaan dan penempatan.
Pengiriman logistik/ barang, kegiatan ini termasuk proses pengumpulan permintaan, pengemasan, dan pemuatan untuk di angku.
Perhitungan stok, kegiatan ini dapat di lakukan setiap waktu tertentu atau dapat pula setiap tahun.
Pemeriksaan stok, kegiatan ini berupa pemeriksaan stok secara berkala, pengecekan dan penempatan kembali stok bila di perlukan.
Pemeliharaan penyimpanan, kegiatan ini dapat berupa perencanaan kembali serta perubahan penempatan stok, untuk menjaga stok yang sejenis dapat di tempatkan berkelompok untuk melancarkan penyelesaian ke empat proses sebelumnya.
Penyimpanan logistik yang efektif membutuhkan kerapihan metode dan disiplin karena setiap logistik yang di simpan membutuhkan cara penanganan yang berbeda. Penempatan/ penyimpanan logistik dalam gudang dapat memanfaatkan rak ( bin ) palet atau tempat penyimpanan peti kerja.
Rak ( Bin )
Rak ( bin ) terbuat dari kayu / papan di desain untuk menyimpan barang yang kecil dan ringan yang biasanya di gunakan dengan frekuensi tinggi. Pengambilan dan pengembalian barang dari rak ini cukup mempergunakan tangan. Pada gudang yang memanfaatkan banyak rak, akan memudahkan pengaturan barang kebutuhan untuk keperluan sehari-hari perkantoran sebagai barang persediaan seperti ATK dan lain-lain.
Pemagaan ( Racking )
Rak di gunakan sebagai media penyimpanan bagi barang-barang berbentuk memanjang yang terlalu besar atau terlalu berat. Rak
jenis ini dapat berfungsi untuk menyimpan stok persediaan, bentuknya bervariasi sederhana, terbuat dari kayu/ baja ringan dengan sistem knock down. Dimana ketinggian dapat diatur untuk memungkinkan penyimpanan palet atau peti kayu di dalam segala ukutan dan berat.
Rak ( Bin )
Daerah penyimpanan terbuka yang di gunakan untuk menaruh barang yang besar dan berat membutuhkan perhatian khusus agar pemakaiaannya efisien dan optimal. Pengoperasian jenis penyimpanan ini melibatkan peralatan yang mahal seperti crane,
forklift prinsip ini juga dapat pada sistem penyimpanan. 2 ( dua ) jenis rak tersebut di atur, jenis barang stok yang keluar
masuk dengan frekuensi tinggi di simpan di lokasi yang mudah dan terdekat dengan fasilitas bongkar muat lay out dari daerah penyimpanan terbuka harus memiliki jalur-jalur yang memadai yang memungkinkan peralatan berat / kendaraan berat dapat bergerak dengan leluasa.
VI. PENGAWASAN GUDANG
Ada beberapa hal penting untuk di perhatikan bagi petugas pengelola gudang Departemen Sosial sehubungan dengan kegiatan pengawasan barang dalam gudang antara lain :
1. Mengcek barang dan laksanakan program kebersihan gudang secara periodik.
2. Menjaga gudang dari kebocoran atap, merembesnya air melalui lantai dan masuknya butir-butir air hujan melalui jendela / ventilasi.
3. Hindarkan penempatan barang yang bias mempengaruhi dan menyebabkan penurunan kualitas ataupun kerusakan pada barang yang ada.
4. Cek instalasi listrik di ruang secara periodik.
5. Menyediakan alat pemadam kebakaran sebagai tindakan antisipasi adanya kebakaran.
6. Mengatur aliran dan temperatur udara yang cukup sehingga tidak membahayakan bagi petugas gudang maupun merusak barang.
7. Menyediakan alas untuk setiap barang agar tidak mudah rusak karena kelembapan.
8. Menempatkan barang yang berat dan atau besar di bagian bawah dan yang ringan dan atau kecil di bagian atas.
9. Menempatkan pada tempat khusus yang aman ataupun
terkunci untuk barang-barang kecil yang sejenis atau mudah di curi.
VII. PELAPORAN
Pelaporan merupakan suatu informasi tentang data-data logistik/ barang yang ada di gudang dan di buat secara periodik serta berkesinambungan dari proses penerimaaan sampai pengeluaran maupun penyaluran logistik/ barang tersebut. Bagi petugas gudang Departemen Sosial penyajian laporan harus dilaksanakan sebagai berikut :
1. Laporan Kondisi Logistik/ Barang Bulanan
Untuk mengetahui kondisi Logistik/ Barang pada akhir bulan yang berfungsi sebagai alat kontrol bagi Departemen Sosial khususnya dalam menyusun rencana kebutuhan, laporan ini dibuat setiap akhir bulan berdasarkan laporan harian dan mingguan.
2. Laporan Kondisi Logistik / Barang Tahunan
Untuk mengetahui kondisi Logistik / Barang setiap akhir tahun per 31 Desember dilakukan Stock Opname untuk mengetahui stok barang persediaan berdasarkan tansaksi penerimaan dan
pengeluaran, laporan ini di buat akhir tahun yang di kenal dengan laporan tahunan.
3. Laporan Stock Opname
Laporan berdasarkan hasil pemeriksaan logistik/ barang pada akhir tahun oleh tim secara terpadu, hasil laporan Stock Opname ini dijadikan sebagai bahan untuk menghitung nilai saldo awal logistik / barang pada awal tahun berjalan.
4. Laporan Kondisi Barang Rusak
Untuk mengetahui kondisi barang rusak dan kadaluarsa yang ada di gudang secara keseluruhan dan pelaporannya di buat berdasarkan hasil penilaian petugas gudang dan dilengkapi dengan acara pemeriksaan barang.
VIII. PENUTUP
Pedoman manajemen pengelolaan gudang ini di harapkan dapat di jadikan sebagai acuan dalam proses penerimaan barang, penataan barang, pengeluaran barang, dan pelaporan barang, agar petugas gudang Departemen Sosial dapat lebih tertib secara adminstratif dalam pengelolaan gudang di maksud. Penyusunan pedoman manajemen pengelolaan gudang ini masih banyak mendapat kekurangan karena keterbatasan literatur, guna penyempurnaan pedoman manajemen pengelolaan gudang ini kami mengharapkan masukan dan saran dari berbagai pihak.
