E-SPJ PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN DI BADAN KEPEGAWAIAN,
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH KABUPATEN GROBOGAN
Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan X
Tahun : 2018
Ruang lingkup inovasi : Kabupaten/Kota
Cluster inovasi : Pemerintahan, Kepegawaian & Diklat
Inovator : RUMINI,SE
Jabatan : KASUBAG KEUANGAN
Instansi : BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH KABUPATEN GROBOGAN
Latar Belakang
. LATAR BELAKANG( BURNING PLATFORM )
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah (BKPPD) Kabupaten Grobogan merupakan lembaga dari unsur OPD Pemerintah Daerah Kabupaten Grobogan yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati Kabupaten Grobogan.
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah (BKPPD) Kabupaten Grobogan dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Grobogan Nomor 6 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan yang Menjadi Kewenangan Pemerintah Daerah Kabupaten Grobogan dan Peraturan Bupati Nomor 74 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi, Uraian Tugas Jabatan dan Tata Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Grobogan.
Tugas pokokBadan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Grobogan adalah menyusun kebijakan dan petunjuk teknis di bidang kepegawaian dan diklat yang meliputi perencanaan, pengadaan dan pengembangan, kepangkatan, penggajian, pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian, diklat pegawai,
pembinaan kedisiplinan dan kesejahteraan serta pembinaan, pengawasan dan pengendalian kegiatan manajemen kepegawaian di daerah berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2/17
Keseluruhan kegiatan tersebut untuk mendukung program pembangunan pemerintah daerah selama 5 (lima) tahun ke depan sesuai visi Bupati Terpilih yaitu “Terwujudnya Masyarakat Grobogan yang Sejahtera secara utuh dan Menyeluruh” serta untuk mendukung pencapaian misi ke-6 ( yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi BKPPD) yaitu meningkatkan kualitas sumberdaya aparatur, tata kelola pemerintahan yang akuntabel dan kualitas pelayanan publik.
Terkait dengan visi dan misi dimaksud maka programprioritas Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Grobogantahun 2016-2021 sesuai dengan tugas dan fungsinya adalah :
1. Program Peningkatan Disiplin Aparatur;
2. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur; dan
3. Program Pembinaan dan Pengembangan Aparatur
SesuaidenganPeraturan Bupati Nomor 74 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi, Uraian Tugas Jabatan dan Tata Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kabupaten Grobogan, susunan organisasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerahterdiri dari :
a. Kepala Badan;
b. Sekretaris, membawahkan :
1. Sub Bagian Perencanaan;
2. Sub Bagian Keuangan; dan
3. Sub Bagian Umum.
c. Bidang Perencanaan dan Pengembangan Pegawai, membawahkan :
1. Sub Bidang Formasi, Pengadaan dan Pendataan; dan
d. Bidang Mutasi Pegawai, membawahkan :
1. Sub Bidang Kepangkatan dan Penggajian; dan
2. Sub Bidang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian.
e. Bidang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai, membawahkan :
1. Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan Struktural; dan
2. Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan Teknis Fungsional.
f. Bidang Pembinaan Pegawai, membawahkan :
1. Sub Bidang Pembinaan Kedisiplinan; dan
2.Sub Bidang Pembinaan Kesejahteraan dan Penilaian Kinerja.
g. Kelompok Jabatan Fungsional Tertentu
Sub Bagian Keuangandipimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Sekretaris dalam perumusan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan, pengendalian, pengelolaan dan pemberian bimbingan di bidang administrasi keuangan.
Didalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsiseringkali muncul kendala dan hambatan terutama dalam tugas pengendalian dan pengelolaan administrasi keuangan. Masalah utama yang menjadi issue adalah SPJ yang tidak tepat waktu sehingga berakibat pada keterlambatan pencairan dana dan terhambatnya pelaksanaan kegiatan karena dana belum tersedia.
4/17
Laporan Pertanggungjawaban adalahsuatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat.
Laporan pertanggungjawaban berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatantersebut yang selanjutnya dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi perbaikan-perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.
Laporan pertanggungjawaban pada dasarnya mencakup :
a. Laporan pelaksanaan kegiatan
b. Laporan penggunaan dana
Laporan pertanggungjawaban tersusun secara :
a. Sistematis ( mengikuti susunan /urutan tertentu yang bersifat logis);
b. Komprehensif ( mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui yaitu meliputi 5W+1H : What, Why, When, Where, Who, How );
c. Terpadu, saling terkait antar satu bagian dengan bagian lain;
d. Ringkas dan jelas;
e. Tepat waktu sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditetapkan dalam Permendagri.
Manfaat
3. MANFAAT PERUBAHAN
1) Tersedianya Surat Pertanggungjawaban (SPJ)Kegiatan yang sistematis, transparan, akuntabilitas dan memenuhi prinsip tepat waktu sehingga memudahkan proses audit.
b. Manfaat bagi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah
1) Terdapatnya aplikasi E-SPJ yang memudahkan penyusunan SPJ.
2) Pengelolaan kegiatan lebih lancar dan terkendalikarena pencairan anggaran untuk pembiayaan kegiatan tidak tersendat.
c. Manfaat bagiSub Bag Keuangan BadanKepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah
1) Pembuatan Surat Pertanggungjawaban lebih mudah, cepat dan bisa dipertanggungjawabkan.
2) Penyajian informasi realisasi anggaran bisa lebih cepat dan akurat.
3) Serapan anggaran kegiatan OPD bisa lebih optimal sesuai dengan skedul perencanaan.
Milestone
6. PENTAHAPAN (MILESTONES)
Tabel 3
Milestones
6/17
8/17
10/17
12/17
NO. KEGIATAN OUTPUT / TAHAPAN WAKTU
1. Persiapan Pelaksanaan Proyek Perubahan Minggu II Mei 2018
a. Identifikasi data pendukung yang diperlukan Tersedianya data dukung terkait
b. Konsultasi dengan mentor Terlaksananya konsultasi
2. Pembentukan Tim Efektif Tersusunnya SK Tim Efektif yang berisi pembagian tugas dan Jadwal kegiatan Minggu II Mei 2018 a. Rapat Tim Efektif
b. Penyusunan SK Tim Efektif
c. Perumusan Pembagian tugas Tim Efektif dan Jadwal Kegiatan
3. Penyusunan fitur Aplikasi Terlaksananya Rapat koordinasi dengan Stakeholder Internal Minggu IIIMei 2018
a. Rapat koordinasi Tim Stakeholder internal
b. Penyusunan fitur Aplikasi dengan stakeholder internal
4. Penyusunan fitur tambahan dari stakeholder eksternal Tersusunnya fitur aplikasi tambahan Minggu III Mei 2018 a. mengadakan koordinasi dengan stakeholder eksternal
b. Penyusunan fitur aplikasi dengan fitur tambahan dari stakeholder eksternal
5. Membangun MoU dengan Pihak III pembuatan Aplikasi E-SPJ Terlaksananya kerjasama pembuatan aplikasi E-SPJ Minggu III Mei 2018 a. Penyerahan Usulan Fitur dan data ke Pihak ke III
b. Penandatangan kerjasama pembuatan Aplikasi E-SPJ
NO. KEGIATAN OUTPUT / TAHAPAN WAKTU
a. Pengerjaan Pembuatan Sistem Aplikasi E-SPJ b. Penayangan Draf Aplikasi
7. Ujicoba Aplikasi Terlaksananya Paparan di Tim Internal,Tim Efektif Minggu IIIJuni 2018
a. Pelaksanaan Uji Coba b. Evaluasi hasil Uji Coba c. Penyempurnaan aplikasi
d. Paparan Uji Coba aplikasi di tim internal BKPPD
8. Pembuatan SOP aplikasi E-SPJ Adanya SOP untuk penerapan aplikasi E-SPJ Minggu IIIJuni 2018
9. Sosialisasi dan Launching E-SPJ sebagai Proyek Perubahan Terwujudnya pemahaman Aplikasi E-SPJ pada bendahara Minggu IIIJuni 2018 a. Pelaksanaan Sosialisasi aplikasi E-SPJ
b. Umpan balik peserta sosialisasi
10. Bintek Proyek perubahan Terlaksananya Bimbingan Tehnis bagi bendahara Minggu IVJuni 2018
a. Koordinasi dengan para kepala bidang dan lintas OPD
b. Melaksanakan Bimbingan Tehnis bagi bendahara internal dan lintas OPD
11. Monitoring dan Evaluasi Terlaksananya Monev dan Pelaporan Minggu II Juli 2018
a. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan proyek perubahan b. Pembuatan laporan
14/17
NO. KEGIATAN OUTPUT / TAHAPAN WAKTU
1.
2.
3
Penambahan Fitur-fitur baru yang dibutuhkan organisasi
Penerapan E-SPJ
Monitoring dan Evaluasi
Adanya fitur-fitur pengembangan baru. Juli-Desember 2018
NO. KEGIATAN OUTPUT / TAHAPAN WAKTU
1.
2.
3.
16/17
Pemeliharaan Program Aplikasi E-SPJ
Modifikasi aplikasi E-SPJ untuk OPD lain
Mengintegrasikan E-SPJ lintas OPD dengan melibatkan Diskominfo
Monitoring dan Evaluasi
Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 15 Apr 2021 10:16:34
