PERENCANAAN dalam MANAJEMEN RESIKO PROYEK

(1)

MANAJEMEN

PROYEK

PERANGKAT LUNAK

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

(2)

PERTEMUAN – 9

PERENCANAAN dalam

MANAJEMEN RESIKO

PROYEK

2

(3)

KELOMPOK PROSES

PENGAWASAN PROYEK

PENUTUPAN PROYEK

WAKTU

PELAKSANAAN PROYEK

MEMULAI

(4)

BAHASAN

 _Resiko

 _{Merencanakan Manajemen Resiko}

Proyek

 _{Mengidentifkasi Resiko}

 _{Melakukan Analisis Resiko}

 _{Tanggapan terhadap resiko}

4

(5)

RESIKO PROYEK

Resiko:

Pada umumnya resiko dikaitkan dengan peluang mendapatkan kerugian atau

akibat buruk lain.

!!! ada kerugian & ketidakpastian

Resiko yang tinggi punya peluang

terjadi lebih kecil dari pada resiko yang rendah

Preferensi manusia terhadap resiko:

 _{Penghindar resiko}

 _Netral

 _{Pencari resiko (demi hasil yang}

besar)

5

(6)

MANAJEMEN RESIKO PROYEK

Manajemen resiko:

Seni dan pengetahuan dalam

mengidentifkasi, menganalisis, dan menanggapi resiko selama

proyek berlangsung demi tercapainya sasaran proyek

Data:

 _{55 % proyek yang pelaksanaannya}

tidak sesuai rencana (anggaran dan waktu) tidak mengelola resiko

(7)

RISK

7

UNKNOWN

KNOWN

RISK RISK

 _{Identifed &}

analyzed

 _{A risk response}

generates by the project team as it is worth

 Can not be managed proactively

(8)

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN RESIKO PROYEK

8

MPPL–IF015 3 SKS

1.

Merencanaka n manajemen

resiko 2.

Mengidentifk

asi resiko_{3. Melakukan}

analisis kualitatif

4. Melakukan analisis

kuantitatif

5. Merencanakan tanggapan

terhadap resiko

(9)

Proses 1:

MERENCANAKAN MANAJEMEN RESIKO PROYEK

Proses yang memutuskan tentang

pendekatan yang akan dilakukan, dan

bagaimana melaksanakan

kegiatan manajemen resiko untuk suatu proyek.

9

(10)

Proses 1:

Merencanakan Manajemen Resiko Proyek

MASUKAN:

 _{Rencana manajemen proyek}

 _{Project charter}

 _{Register stakeholder}

 _{Faktor-faktor lingkungan organisasi,}

seperti:

 _{Kebijakan yang memuat kepedulian terhadap} resiko dan toleransinya

 _{Aset proses organisasional}

 _{Jenis resiko; toleransi; format pernyataan} resiko; template standar; peran dan

tanggung jawab; tingkat kewenangan dalam pengambilan keputusan; dll

10

(11)

Proses 1:

Merencanaan Manajemen Resiko Proyek

PIRANTI DAN TEKNIK :

 _{Teknik analisis}

 _{Pertimbangan ahli}

 _{Pertemuan-pertemuan manajer}

proyek dengan beberapa personil yang memiliki tanggung jawab

mengelola resiko di perusahaan.

11

(12)

Proses 1:

Merencanakan Manajemen Resiko Proyek

LUARAN:

Rencana Manajemen Resiko yang memuat:

 _Metodologi

 _{Peran dan tanggung jawab}  _Anggaran

 _{Waktu: kapan dan seberapa sering}  _{Kategori resiko}

 _{Defnisi peluang resiko dan dampaknya}  _{Matriks peluang vs dampak}

 _{Toleransi stakeholder}  _{Format pelaporan}

 _{Pelacakan, untuk mengaudit proses}

(13)

Merencanakan Manajemen Resiko Proyek

LUARAN: Risk Breakdown Structure

Project

Technical Organizational Project Management

Requirements

Technology

Complexity & Interfaces

(14)

LUARAN:

Probability & Impact Matrix for 4 Project Objectives

Defined conditions for impact scales of a risk on major project objectives Project

Objective _{Very low /} Relative or numerical scales are shown

0,05 Low / 0,10 Moderate / 0,20 High / 0,40 Very high / 0,80 Cost Insignificant

cost

Time Insignificant time

Scope Scope decrease barely noticeable

Minor areas of scope affected

Major areas of scope affected

Scope reduction unacceptabl e to sponsor

Project end item is

effectively useless Quality Quality

degradation barely

noticeable

Only very demanding applications are affected

Quality reduction required sponsor approval

Quality reduction unacceptabl e to sponsor

Project end item is

effectively useless

14

(15)

Project Risk Management Worksheet

Resiko Peluang

Resiko Deskripsi dampak dampakTingkat Tanggal Dampak PrioritasTingkat Manajemen ResikoRencana

15

MPPL–IF015 3 SKS

(16)

Proses 2:

MENGIDENTIFIKASI RESIKO

PROYEK

Pengertian:

Menentukan resiko yang

berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan

karakteristiknya

Mengidentifkasi resiko merupakan proses iteratif.

16

(17)

Proses 2:

Mengidentifkasi Resiko Proyek

MASUKAN:

1. Rencana manajemen resiko

2. Estimasi biaya dan durasi kegiatan 3. Baseline cakupan

4. Register stakeholder

5. Pernyataan cakupan proyek

6. Rencana manajemen waktu, mutu, dan SDM

7. Dokumen-dokumen proyek

(18)

Proses 2:

Mengidentifkasi Resiko Proyek

PIRANTI & TEKNIK:

1. Pemeriksaan dokumen

2. Teknik-teknik pengumpulan informasi:

 _Wawancara,_{brainstorming}_{, metode} Delphi, identifkasi akar penyebab resiko, dll

3. Daftar pengecekan

4. Teknik-teknik pembuatan

diagram resiko: (Bagan arus; Diagram sebab akibat, misal

diagram tulang ikan; Diagram pengaruh)

5. Analisis SWOT

18

(19)

Proses 2:

Mengidentifkasi Resiko Proyek

LUARAN

Register Resiko yang memuat:

 _Daftar

hasil identifkasi

_resiko

 _Akar

penyebab

_resiko

 _Daftar

tanggapan

_potensial



_{Pengelompokan}

resiko (mutakhir)

19

(20)

Proses 3

MELAKUKAN ANALISA KUALITATIF RESIKO

Deskripsi:

Memberi nilai prioritas pada resiko-resiko proyek untuk dijadikan dasar

analisa dan tindakan selanjutnya dengan cara melakukan asesmen dan

menggabungkan peluang munculnya resiko dengan dampaknya

Menentukan resiko yang berpengaruh pada proyek, dan mendokumentasikan karakteristiknya

20

(21)

Proses 3:

Melakukan Analisis Kualitatif Resiko

MASUKAN

1. Register resiko

2. Rencana manajemen resiko 3. Pernyataan cakupan proyek 4. Aset proses organisasi

21

(22)

DAMPAK

PELUANG

RENDAH MENENGA

H TINGGI

TINGGI RESIKO 6 RESIKO 9 RESIKO 1_{RESIKO 4}

MENENGA H

RESIKO 3 RESIKO 7

RESIKO 2 RESIKO 5 RESIKO 11

RENDAH _{RESIKO 10}RESIKO 8 RESIKO 12

22

MPPL–IF015 3 SKS

Sumber: Schwalbe, Kathy. IT Project Management

Matriks peluang resiko dan dampaknya

Proses 3:

(23)

Proses:

LUARAN:

Hasil analisa kualitatif resiko berupa:

 _{Register resiko (yang mutakhir)}

23

(24)

PROSES 4:

MELAKUKAN ANALISIS KUANTITATIF RESIKO

Pengertian: Melakukan analisa

numerik

akibat keseluruhan dari

resiko yang diidentifkasi thd sasaran proyek

MASUKAN yang perlu diperhatikan: 1. Register resiko

2. Rencana manajemen resiko dan biaya

3. Aset proses organisasi

(25)

Proses 4:

Analisis Kuantitatif Resiko Proyek

PIRANTI & TEKNIK

1. Teknik pengumpulan data:

 _Wawancara

 _{Distribusi peluang}  _{Pertimbangan ahli}

2. Teknik pemodelan dan analisis kuantitatif resiko:

 _{Analisis sensitiftas}

 _{Analisis nilai uang yang diharapkan (EMV} = expected monetary value)

 _{Analisis pohon keputusan}

25

(26)

POHON KEPUTUSAN

X HASIL

($)

PROYEK 1

PROYEK 2

KEPU-TUSAN

PELUANG

PROYEK 1: EMV= 60.000 – 32.000 = 28.000

PROYEK 2: EMV= -10.000 – 2.000 + 42.000 = 30.000

(27)

Proses 4:

Analisis Kuantitatif Resiko Proyek

LUARAN:

Hasil analisis kuantitatif berupa:

Register resiko yang telah dilengkapi dengan:

1. Analisis peluang

2. Peluang pencapaian sasaran waktu dan biaya

3. Daftar resiko sesuai prioritas

4. Trend resiko, dari hasil analisis

27

(28)

Proses kuantifkasi resiko perlu mendokumentasikan :

 Sumber resiko dan kejadian resiko

yang telah diputuskan untuk diabaikan

 Personil yang memutuskan hal

diatas

28

(29)

Proses 5:

MERENCANAKAN

TANGGAPAN RESIKO

Pengertian:

Menyusun opsi dan tindakan untuk

memperbesar peluang

dan

mengurangi ancaman

bagi

tercapainya tujuan / sasaran proyek

Menetapkan:

 _{Tindak lanjut bagi peluang}

 _{Tanggapan untuk ancaman}

29

(30)

TIPE TANGGAPAN TERHADAP ANCAMAN

1. Menghindari resiko 2. Mitigasi

 _{Menekan nilai resiko dengan}

memperkecil peluang terjadinya resiko

3. Menerima konsekuensi resiko

 _{Menerima secara aktif: misalnya,}

membuat rencana kontinjensi

 _{Menerima secara pasif: menerima}

yang terjadi. Misalnya karena

(31)

Proses 5:

Merencanaan Tanggapan

Resiko

MASUKAN :

1. Rencana manajemen resiko 2. Register resiko

31

(32)

Proses 6:

Menentukan Tanggapan Thd Resiko Proyek

PIRANTI & TEKNIK

1. Strategi untuk ancaman (resiko negatif)

 _{Menghilangkan resiko}

 _{Mentransfer resiko kepada pihak}

lain:Misal, melakukan pembelian

(outsourcing) untuk pekerjaan yang kurang dikuasai dengan mahir,

asuransi, dll

 _{Mitigasi (melakukan tindakan awal}

untuk memperkecil peluang timbulnya resiko negatif )

32

(33)

2. Strategi untuk

peluang

(resiko positif)

 _Eksploitasi

 _{Berbagi dengan pihak yang}

lebih mampu dalam

memanfaatkan peluang

 _{Meningkatkan peluang}

3. Menyusun rencana kontinjensi:

 _{Langkah yang akan diambil}

bila

resiko terjadi

.

4. Pendapat ahli

33

MPPL–IF015 3 SKS

(34)

Proses 6:

Penentuan Tanggapan Thd Resiko Proyek

LUARAN:

1. Register resiko (yang mutakhir), 2. Rencana manajemen proyek

(yang mutakhir)

3. Perjanjian kontrak yang terkait dengan resiko

4. Perbaikan dari dokumen proyek

34

(35)

Sampai Jumpa

35