BAB 3
ANALISIS KEADAAN PERUSAHAAN DAN SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Asuransi XYZ adalah perusahaan asuransi yang berbasis teknologi informasi. PT. Maskapai Asuransi Buana didirikan pada tanggal 12 September 1956 dan mengawali usahanya sebagai perusahaan asuransi kerugian general insurance yang berlokasi di Jln. TB Simatupang Cilandak Barat, Jakarta.
Pada tahun 1990 PT. Maskapai Asuransi Buana berganti nama menjadi PT. Asuransi XYZ. Penggantian nama dan logo ini semakin menguatkan afiliasi pada Astra Group, sebagai perusahaan yang dikenal memiliki posisi keuangan dan manajemen yang baik.
PT. Asuransi XYZ mulai mere-organisasi internal perusahaan menjadi dua bagian besar, yaitu Personal Line dan Corporate Line pada tahun 1998. Dan pada tahun 2007, PT. Asuransi XYZ membagi internal perusahaan menjadi dua bagian besar yaitu Asuransi Retail dan Asuransi Commercial.
Dalam sejarahnya, sejumlah prestasi telah diraih perusahaan ini. ISO 9001 dianugerahkan pada tahun 1997 sebagai perwujudan telah dilaksanakannya sistem manajemen mutu yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Selain mendapat anugerah ISO 9001, pada tahun 2001 PT Asuransi XYZ juga dianugerahi sebagai Asuransi Umum terbaik diantara 86 Asuransi umum yang dikaji.
P.T Asuransi XYZ akan tetap berfokus ke arah visi yang ingin dicapai, yaitu memberikan rasa aman dan tenteram pada jutaan pelanggan (To Bring Peace of Mind to
Service. Hal ini dilakukan dengan menitikberatkan pada peningkatan produktivitas
karyawan sekaligus membuang semua aktivitas yang non value added, membuat program-program yang inovatif untuk mencapai kepuasan pelanggan yang termasuk
Exciting Need, yaitu program yang berdampak positif dengan mengoptimalkan kapasitas
yang dimiliki perusahaan.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi
Memberikan rasa aman dan tenteram kepada jutaan pelanggan (To Bring Peace
of Mind to Millions).
Misi
Agar visi yang telah ditetapkan oleh PT. Asuransi XYZ dapat tercapai maka perlu dilakukannya berbagai misi, antara lain :
• Menjadikan perusahaan sebagai tempat yang menyenangkan untuk bekerja • Berkeyakinan bahwa perusahaan dihargai sebagai investasi yang
menguntungkan bagi pemegang saham
• Menjadikan perusahaan sebagai warga usaha yang baik bagi lingkungan sekitarnya.
3.3 Produk atau Layanan yang Dihasilkan
Produk dan layanan PT. Asuransi XYZ hadir untuk memenuhi kebutuhan dari masing-masing individu maupun perusahaan yang memerlukan rasa aman dan tenang dalam setiap sisi kehidupan.
Adapun produk-produk yang merupakan keunggulan dalam bersaing yang ditawarkan oleh PT. Asuransi XYZ, antara lain :
a. Asuransi Commercial
Asuransi Commercial menyediakan produk atau layanan yang diperuntukkan untuk perusahaan atau corporate. Beberapa produk yang tersedia pada Asuransi XYZ
Commercial adalah sebagai berikut :
• Fire Insurance
Asuransi yang menjamin kerugian atau kerusakan atas obyek pertanggungan sebagai akibat dari kebakaran. Obyek yang dipertanggungkan adalah bangunan, sebagai contoh: rumah tinggal, maupun pabrik berserta isinya seperti contohnya mesin dalam pabrik, office equipment, perabotan rumah tangga.
• Heavy Equipments Insurance
Asuransi yang memberikan jaminan ganti rugi terhadap tertanggung karena alat berat yang dipertanggungkan mengalami kerusakan dan (atau) kerugian karena kejadian yang disebabkan oleh resiko yang dijamin. Alat berat yang dapat diasuransikan dalam
HE Insurance adalah excavator, bulldozer, wheel loader, dump truck, loging truck, crane, forklift dan sejenisnya.
• Marine Cargo Insurance
Asuransi yang memberikan atas kehilangan atau kerusakan barang-barang selama pengankutan melalui transportasi di atas air/darat/udara. Obyek pertanggungan dalam asuransi ini adalah barang yag diangkut itu sendiri (cargo), biaya angkut/uang tambah (freight), keuntungan yang diharapkan (imaginary profit) dan premi asuransi barang tersebut (insurance premium).
• Motor Vehicle Insurance
Asuransi yang memberikan jaminan ganti rugi atas kerusakan/ kerugian yang dialami kendaraan bermotor akibat tabrakan, perbuatan jahat, kebakaran, sambaran petir, banjir atau tanggung jawab pihak ketiga. Obyek pertanggungan dalam asuransi ini adalah kendaraan bermotor.
• Engineering Insurance
Asuransi yang memberikan perlindungan financial terhadap pengguna mesin/peralatan elektronik dan para pemilik/pelaksana suatu proyek konstruksi maupun proyek instalasi.
• Hole-in-One Insurance
Asuransi yang memberikan perlindungan kepada panitia/sponsor atas hadiah yang telah ditetapkan akibat terjadinya Hole In One pada lubang yang telah
ditetapkan. Pada umumnya yang dijamin dalam asuransi adalah hole dengan PART3. • Liability Insurance
Asuransi yang memberikan perlindungan bagi tertanggung terhadap tuntutan hukum dari pihak ketiga. Liability Insurance umumnya dikenal sebagai
Comprehensive General Liability Insurance dalam dunia asuransi.
• Money Insurance
Asuransi yang memberikan perlindungan bagi tertanggung atas kerugian keuangan yang terjadi akibat dibongkarnya lemari besi/ strongroom/brankas dimana uang tersebut disimpan disertai adanya tanda-tanda kekerasan atau dengan menggunakan kunci yang didapat melalui paksaan dan semuanya dilakukan oleh orang luar.
• Property All Risk / Industrial All Risk Insurance
Asuransi yang memberikan perlindungan kepada tertanggung atas suatu kejadian yang sifatnya tak terduga dan terjadi secara tiba-tiba di dalam lokasi tertanggung, sepanjang tidak dikecualikan oleh polis.
• Personal Accident Insurance
Asuransi yang memberikan perlindungan bagi tertanggung atas terjadinya kecelakaan dengan membayar santunan bila meninggal/cacat tetap atau memberikan ganti rugi pengobatan bila cacat sementara atau sakit.
b. Asuransi Retail
Asuransi Retail menyediakan produk atau layanan yang diperuntukkan untuk pelanggan perorangan atau personal. Produk dalam Asuransi Retail lebih dikenal dengan nama “Garda Otto” yaitu asuransi kendaraan bermotor yang menyediakan pelayanan untuk memberikan perlindungan dan memberikan rasa nyaman dan tenang dalam perjalanan karena Garda Otto dapat diakses selama 24 jam.
• Garda Oto
Garda Oto menyediakan dua macam kondisi perlindungan atas kendaraan bermotor, yaitu:
1. Comprehensive
Menjamin resiko terhadap kerugian/kerusakan sebagian maupun keseluruhan (Total Loss) yang diakibatkan oleh semua resiko sepanjang tidak dikecualikan
dalam polis
2. Total Lost Only (TLO)
perbaikannya diperkirakan sama dengan atau melebihi 75 % dari harga kendaraan sesaat sebelum kerugian serta menjamin kerugian apabila kendaraan hilang dicuri c. Mitra Garda Oto
Mitra Garda Oto adalah program kemitraan usaha yang diluncurkan oleh Garda Oto dalam rangka mengembangkan jaringan distribusi asuransi mobil yang paling professional di Indonesia dengan sistem dan fasilitas pengembangan usaha terbaik di industri yang didukung oleh Asuransi XYZ, perusahaan Asuransi Kerugian terbaik dibawah naungan kelompok usaha Astra.
3.4 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. Asuransi XYZ
Digambar ulang menurut penjelasan Manajer HRD PT. Asuransi XYZ Tahun 2008 Keterangan :
* QA : Quality Assurance
* PRD : Physical Resources Department
2 Wheeler Manager Branch (Network Distribution) Manager Health Manager Commercial 1 Manager Commercial 2 Manager Technical Group (Underwriting) Manager Commercial Service Manager Commercial Claim Manager *QA Manager Financial Accounting Manager
Business Support Manager
Marine & Hull Manager Property, engineering, &
liability Manager
Heavy Equipment, Motor Vehicle Manager
Public Relation Manager
Legal Manager Subcon & Recovery
Manager *PRD Call Center Manager HRD Manager IT President Director
Vice President Director
Commercial Director Retail
Director
Financial, Accounting & Business Support Director
*HRD : Human Resources Department * IT : Information Technology Tugas dan Wewenang :
• President Director Tugas :
1. Memberikan penilaian, persetujuan atau penolakan rencana perusahaan
2. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Wewenang :
1. Menetapkan kebijakan-kebijakan umum dalam perusahaan 2. Memilih dan mengangkat staf dalam perusahaan
• Vice President Director Tugas :
Menerima laporan pertanggungjawaban layanan retail, commercial dan laporan keuangan dari accounting
Wewenang :
Mengevaluasi kinerja setiap divisi commercial, retail, financial accounting • Retail Director
Tugas :
1. Bertanggung jawab dengan proses bisnis yang terdapat pada bagian asuransi retail seperti : asuransi kendaraan roda, asuransi kendaraan roda empat dan asuransi kesehatan.
Wewenang :
1. Memonitor proses bisnis yang terdapat pada bagian asuransi retail. 2. Mengevaluasi kinerja yang terdapat pada divisi retail
• Four Wheeler Manager Tugas :
Menangani asuransi khusus kendaraan roda empat milik personal (non
commercial).
Wewenang :
Mengevaluasi dan memutuskan untuk menerima atau menolak asuransi kendaraan roda empat milik personal (non commercial) yang diajukan.
• Two Wheeler Manager Tugas :
Menangani asuransi khusus kendaraan roda dua milik personal (non
commercial).
Wewenang :
Mengevaluasi dan memutuskan untuk menerima atau menolak asuransi kendaraan roda dua milik personal (non commercial) yang diajukan.
• Branch Manager: Tugas :
Menangani distribusi data dan proses bisnis pada kantor cabang. Wewenang :
Memonitor jalannya distribusi data dan proses bisnis pada kantor cabang. • Health Manager
Tugas :
Menangani asuransi kesehatan personal (non commercial). Wewenang :
Memutuskan untuk menerima atau menolak asuransi kesehatan personal (non
commercial) yang diajukan.
• Commercial Director Tugas :
Bertanggung jawab dan memonitor proses bisnis yang terdapat pada asuransi
commercial (asuransi yang memberikan layanan bagi perusahaan atau corporate).
Wewenang :
Mengevaluasi kinerja yang terdapat pada divisi commercial. ● Commercial 1 Manager (marketing 1)
Tugas :
1. Menangani pemasaran terhadap perusahaan yang bergerak di bidang agrobisnis, forestry, direct business dan broker
2. Memberikan penawaran produk asuransi kepada perusahaan yang ingin mengasuransikan assetnya atau harta bendanya
3. Menerima order dari customer yang ingin mengasuransikan asset atau harta bendanya
Wewenang :
Mengontrol dan mengevaluasi produk asuransi yang ditawarkan kepada
• Commercial 2 Manager (marketing 2) Tugas :
1. Menangani pemasaran terhadap perusahaan BUMN dan AstraGroup
2. Memberikan penawaran produk asuransi kepada perusahaan yang ingin mengasuransikan assetnya atau harta bendanya
3. Menerima order dari customer yang ingin mengasuransikan asset atau harta bendanya
Wewenang :
Mengontrol dan mengevaluasi produk asuransi yang ditawarkan kepada customer
• Technical Group Manager (underwriting) : Tugas :
Menganalisis kelayakan resiko terhadap order customer yang dibuat oleh
marketing dan memberikan term and condition sebagai suatu kesepakatan antara
pihak penanggung (asuransi) dan tertanggung (customer), bagian technical group ini dibagi lagi sesuai dengan jenis asuransinya yaitu ; asuransi pengangkutan (marine) dan asuransi rangka kapal (hull), asuransi bangunan (property), asuransi konstruksi (engineering), asuransi tanggung jawab pihak ketiga (liability), asuransi alat-alat berat (heavy equipment), dan asuransi kendaraan bermotor (motor vehicle).
Apabila objek memerlukan survey, maka dilakukan survey atas objek dan dari data survey akan dilakukan analisis kelayakan resiko.
Wewenang :
Dapat menolak order yang diberikan marketing apabila suatu objek tidak layak diasuransikan resikonya.
• Commercial Service Manager : Tugas:
1. Menerima order untuk dibuat polis atas objek yang diasurasikan
2. Membuat dan mencetak polis sesuai dengan order yang dibuat marketing 3. Membuat reissue polis (penambahan atau perubahan data polis)
4. Memproses perpanjangan polis
5. Memproses endorsement polis (penambahan atau perubahan data polis yang dibuat dalam bentuk lampiran).
Wewenang :
Dapat menolak pembuatan polis apabila dokumentasi order kurang lengkap • Commercial Claim Manager
Tugas:
1. Memproses dan menangani claim dari customer 2. Membuat laporan kerugian
3. Mencetak dokumen claim
4. Membuka kembali claim (re-open claim) 5. Menyelesaikan proses pembayaran kerugian 6. Mensurvei keadaan objek yang dilaporkan Wewenang :
Dapat menolak laporan claim apabila hasil survey menyatakan bahwa objek tidak layak untuk diganti kerugiannya.
• Quality Assurance Manager Tugas:
Memeriksa dan mengecek kebenaran dari hasil pembuatan polis, apabila pihak
QA memberikan persetujuan atas polis yang dibuat, polis akan di packaging dan
diberikan ke customer. Wewenang :
Dapat menolak isi polis apabila isi polis masih belum benar • Financial, Accounting and Business Support Director
Tugas:
1. Bertanggung jawab dan memonitor proses financial, accounting dan business
support
2. Menerima laporan keuangan yang dibuat accounting secara periodik Wewenang :
Mengevaluasi kinerja pada proses financial, accounting dan business support. • Financial and Accounting Manager
Tugas:
1. Menangani seluruh proses financial, seperti proses A/R dan A/P termasuk penyelesaian pembayaran claim
2. Mengelompokkan beberapa polis kedalam satu kelompok kolektif 3. Menangguhkan pembayaran
4. Mendukung petugas Tele A/R untuk menghubungi (memfollowup) customer. 5. Menutup transaksi pada bulan atau tahun khusus
6. Membuat simulasi finansial sebagai parameter pembuatan atau perubahan dalam produk asuransi
7. Membuat laporan keuangan Wewenang :
Mengontrol dan menangani seluruh proses financial termasuk penyelesaian pembayaran claim dan pembuatan laporan.
• Business Support Manager Tugas:
Menangani kebutuhan-kebutuhan yang dapat mendukung jalannya proses bisnis, seperti : public relation, legal (bagian hukum), subcon and recovery, call center, dan
PRD (menangani kebutuhan alat-alat kantor, perbaikan gedung kantor, menangani
pengiriman dokumen). Wewenang :
Mengontrol dan mendukung terpenuhinya kebutuhan-kebutuhan proses bisnis bagi perusahaan.
3.5 New Core System Project
New Core System Project merupakan suatu sistem yang diperuntukkan untuk
mendukung proses bisnis yang ada pada perusahaan agar dapat mengakomodasikan data pelanggan yang terintegrasi sehingga informasi dapat dengan mudah diperoleh sesuai fungsi dan kebutuhan.
New Core System Project dibuat untuk menggantikan sistem lama yang berjalan
pada dua sistem yaitu System AAB 2000 yang menggunakan MySQL dan Genius (General Insurance System). Genius merupakan suatu sistem yang mampu mengonsolidasi seluruh informasi mengenai nasabah (pemegang polis) secara terpadu.
Karena menggunakan dua sistem yang berbeda, sehingga sering terjadinya lack of
infomation dan sering terjadi ketidak sinkronan dalam pembuatan laporan. Sistem inti
yang baru ini ditujukan untuk mengeliminasi adanya masalah dalam pembuatan laporan dan mempermudah pengaksesan data sesuai dengan kebutuhan.
New Core System Project ini dibangun untuk memenuhi kebutuhan IT yang
semakin berkembang sehingga memudahkan perusahaan untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang terintegrasi dan memiliki standar yang sama di seluruh cabang. Sistem berbasis IT ini dimaksudkan untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan inovasi dan kualitas pelayanan sehingga terciptanya competitive advantage dan customer
satisfaction.
3.5.1 Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Untuk memenuhi tujuan dari proyek New Core System PT. Asuransi XYZ diperlukan beberapa peningkatan dari proyek terdahulu antara lain:
3.5.1.1 Customer Process
Dalam proses ini, secara umum New Core System PT. Asuransi XYZ diharapkan dapat menunjang proses pencarian, pendaftaran, perubahan atau penghapusan data-data pelanggan. Disamping itu system yang ada diharapkan dapat menangani proses detail seperti :
• Menangani pelanggan yang memiliki perbedaan alamat (alamat rumah, alamat kantor, alamat email, dsb.)
• Menangani pelanggan dengan fungsi yang berbeda (pelanggan, makelar/pialang, agen, dsb.)
• Menangani pendaftaran hubungan pelanggan dengan pelanngan lainnya, salah satunya retail bisnis customer maupun commercial bussines customer. Sebagai contoh: hubungan antara suami istri, ayah dan anak, direktur dan perusahaannya, perusahaan induk dan anak perusahaan, dsb
3.5.1.2 Pre-Acquisition Process (Proses Permintaan Baru)
Proses permintaan baru adalah proses dimana costumer melakukan pengajuan permintaan asuransi (produk). Dalam proses ini, New Core System PT. Asuransi XYZ diharapkan mampu mendukung kegiatan sebagai berikut:
• Digunakan untuk membuat order • Merubah order
• Memproduksi salinan dari order (copy of an order) untuk dapat digunakan dalam
order lainnya yang sejenis
• Menghapus order • Memperbaharui order
• Secara otomatis memproses order dan membuat polis (khusus rumah tinggal pribadi) • Mencetak order
• Membersihkan untuk order yang tidak terpakai dengan memindahkannya ke tempat lain (media)
• Menghapus order secara permanen dari database 3.5.1.3 Acquisition Process and Cancellation
Proses aquisisi adalah proses pasca pre-aquisisi. Setelah terjadi kesepakatan antara costumer dengan perusahaan, maka pihak perusahaan akan melakukan proses
aquisisi yaitu proses pembuatan polis. Dalam proses ini, New Core System PT. Asuransi
XYZ diharapkan mampu mendukung kegiatan sebagai berikut:
• Digunakan untuk membuat polis • Membuat perubahan pada polis
• Membuat salinan polis untuk digunakan dalam polis lain yang sejenis • Menghapus polis
• Memperbaharui polis
• Mendeklarasikan jangka waktu dan kondisi polis
• Merubah polis yang tidak mempunyai endorse (penambahan data polis) • Membatalkan polis pada awal period
• Membatalkan polis pada pertengahan period
• Untuk mengaktifkan kembali polis yang telah dibatalkan
• Membersihkan untuk polis yang tidak aktif dengan memindahkannya ketempat lain (media)
3.5.1.4 Endorsement Process
Proses Endorsement adalah proses penambahan data polis, dimana apabila terjadi perubahan atau penambahaan data pada saat polis sudah diterbitkan, maka pihak perusahaan melakukan endorsement dengan menambahkan lampiran yang berisi perubahan atau penambahan tersebut. Dalam proses ini, New Core System PT. Asuransi
XYZ diharapkan mampu mendukung kegiatan sebagai berikut:
• Dipergunakan untuk membuat endorsement
• Mengubah endorsement yang telah dibuat untuk polis • Mencetak endorsement
• Mengembalikan kondisi polis dari satu endorsement ke endorsement sebelumnya 3.5.1.5 Renewal Process
Proses renewal adalah proses perpanjangan polis. New Core System PT. Asuransi
XYZ diharapkan dapat menunjang kegiatan sebagai berikut:
• Membuat dan mencetak list pembaharuan • Mencetak perpanjangan polis
• Mendukung Tele Renewal Officer untuk menghubungi customer
• Membersihkan perpanjangan polis yang tidak aktif dengan memindahkannya ke media lain
• Menghapus perpanjang polis dari database secara permanen 3.5.1.6 Claim Process
Proses claim adalah proses pengajuan tuntutan dari costumer pada perusahaan. Dalam proses ini New Core System PT. Asuransi XYZ diharapkan dapat mendukung kegiatan proses claim yang meliputi:
• Membuat laporan kerugian • Mengubah laporan kerugian
• Membuat laporan kerugian untuk polis yang mempunyai nomor register yang sudah disetujui
• Menghubungkan laporan kerugian dengan polis tertentu • Menghapus laporan kerugian
• Mencetak dokumen claim • Menutup claim
• Menolak claim dan pembayaran kerugian • Menyelesaikan pembayaran kerugian 3.5.1.7 Survey Process
Proses survei adalah proses yang dilakukan pihak perusahaan kepada calon costumer untuk meninjau kelayakan suatu barang yang ingin diasuransikan. Proses survey ini nantinya akan menjadi penentu nilai premi dalam polis.
• Menyimpan/mencatat data survei berdasarkan informasi dari surveyor, baik dari survei permintaan maupun survei claim. Di dalam tempat penyimpanan/catatan harus terdapat nama para surveyor dan seluruh data survei (result of the survey) • Mengupload data survey (result of the survey) termasuk gambar (images) • Mengupdate status survey termasuk catatan itu sendiri
3.5.1.8 Reinsurance Process
Proses reinsurance merupakan proses pembagian pertanggungjawaban atau kerja sama antara beberapa perusahaan asuransi untuk menanggung biaya pertanggungan (claim). Dalam proses ini New Core System PT. Asuransi XYZ diharapkan dapat menangani seluruh proses jaminan baru (reinsurence process), termasuk menghubungkan polis dengan reinsurance polis itu sendiri, membuat persetujuan, membuat akumulasi resiko, dsb.
3.5.1.9 Delivery Process
Dalam proses ini, New Core System PT. Asuransi XYZ diharapkan mampu untuk menangani pengiriman dokumen, baik polis maupun dokumen lainnya. Proses ini juga diharapkan dapat:
• Mengelompokkan beberapa dokumen • Mencetak dokumen
• Mencatat status pengiriman dokumen dan mengupdate setiap perubahannya 3.5.1.10Financial Process
Dalam proses ini, New Core System PT. Asuransi XYZ diharapkan mampu untuk menangani proses financial yang meliputi kegiatan sebagai berikut:
• Menangani seluruh proses financial, seperti proses A/R dan A/P termasuk penyelesaian pembayaran claim
• Mengelompokkan beberapa polis kedalam satu kelompok kolektif • Menunda pembayaran
• Menunda pembukuan sampai diketahui nomor polis yang sudah dibayarkan melalui bank (suspend premi)
• Mendukung petugas Tele A/R untuk menghubungi/memfollowup customer • Menutup transaksi pada bulan atau tahun khusus
• Membuat simulasi finansial sebagai parameter pembuatan/perubahan dalam produk asuransi
3.5.1.11Reporting Process
Dalam proses ini, New Core System PT. Asuransi XYZ diharapkan untuk dapat membuat laporan, baik laporan harian, mingguan atau bulanan dari berbagai sudut pandang, seperti:
• Claim Report • Premium report • Renewal report
• A/R and A/P report • Risk accumulation report • Risk loss profile report
• Other financial and accounting report 3.5.1.12Generic Functionality
Ada beberapa proses-proses umum yang harus didukung oleh New Core System
PT. Asuransi XYZ yang meliputi kegiatan sebagai berikut:
• Menentukan limit asuransi • Menentukan limit claim
• Menyimpan berkas audit untuk setiap transaksi
• Memiliki catatan harian transaksi untuk setiap perubahan data
• Mencatat lead time untuk setiap proses dalam sistem, mulai dari order polis, survey, pengesahan (approval), pencetakan dokumen, pengiriman, hingga penyelesaian pembayarn claim. Setiap proses memiliki lead time tersendiri, oleh karena itu PT. Asuransi XYZ dapat mengevaluasi seberapa lama suatu proses memakan waktu.
New Core System PT. Asuransi XYZ ini juga diharapkan mampu untuk
melakukuan pembersihan untuk data yang tidak aktif dengan memindahkan data ke tempat lain (media), dan menghapus data secara permanen dari database sehingga ukuran data dapat di atur dalam kondisi optimal.
3.5.2 Analisis Resiko
Dari analisis kebutuhan yang telah diperoleh, resiko-resiko yang mungkin menjadi hambatan dalam pelaksanaan proyek New Core System PT. Asuransi XYZ adalah sebagai berikut:
1. Mundurnya jadwal proyek yang telah ditentukan
Kemunduran jadwal proyek dapat terjadi apabila adanya penambahan atau perubahan kebutuhan disaat proyek sedang berjalan sehingga diperlukan penambahan waktu untuk penyelesaian proyek.
2. Meningkatnya biaya proyek yang telah diestimasi
Kemunduran jadwal proyek akan mempengaruhi biaya yang harus dikeluarkan untuk penyelesaian proyek, sehingga akan berdampak pada peningkatan estimasi biaya proyek.
3. Kurangnya kualitas SDM
Kurangnya kualitas dan pengetahuan SDM dalam mengoperasikan system yang baru dapat berdampak pada lambannya penerapan New Core System PT. XYZ. 3.6 Proses bisnis
Pada PT. Asuransi XYZ terdapat empat aktivitas utama yang tercakup dalam sistem inti, empat aktivitas utama tersebut antara lain :
• Pre-acqusition process • Acquisition process • Claim process • Payment process
Gambar 3.2 menggambarkan proses bisnis perusahaan PT. Asuransi XYZ yang meliputi empat proses utama yaitu proses pre-acquisition, proses acquisition, proses
customer 1. memberikan pilihan produk dan mencatat data customer
objek underwriter 2. order form 3 menganalisa kelayakan resiko surveyor objek 5. mensurvei kondisi dan keadaan objek 4. bila objek memerlukan survei 6. input data hasil survey data survei underwriter7. membuat term &
condition term & condition
9. konfirmasi 10a. OK 10b. not ok
loss deal (decline order) 8b. not ok (decline order)
8a. OK 10. Marketing 11. order issue polis
order ok dan dokumen lengkap
admin polis4 membuat polis sesuai
order 1. order Quality Assurance 5 pengecekan kebenaran isi polis 7. Packaging isi polis salah pembuatan ulang polis
8. polis dikirim
customer
9. polis diterima customer sales admin2.
membuat slip control order dan mencek
kelengkapan dokumentasi
account acceptance slip control order
3 mencek kebenaran
isi order dan kelengkapan dokumentasi dokumen belum lengkap
dilakukan re order dokumen belum lengkap
dilakukan re order
polis
delivery man Marketing
isi polis benar
6. print polis Customer Finance Marketing /call centre 2.
menerima laporan claim & malakukan validasi
polis admin claim claim officer 10. menyiapkan pembayaran claim 12. melakukan pembayaran 1. malaporkan claim 3. memberikan laporan claim 4. meregistras, mengecek
premi dan polis
5. membuat claim notification 7. membuat claim adjustment 8.
menginformasikan nilai claim yang disetujui 9b. not OK 9a. OK 11. mengirimkan voucer pembayan 13. memberikan bukti tertulis 14. konfirmasi pembayaran 6. mensurvey kerugian claim laporan claim Bag. Finance Customer Accounting 1. membayar premi -transfer -tunai -kartu keredit 5. memberikan data keuangan 6. membuat laporan keuangan General Ledger 2. menerima informasi pembayaran 4. mengirim kwitansi 3. update data pembayaran
(pelunasan)
no_polis dan harga premi yang harus dibayar
Order+ term and condition
Pre Acqusition Process Acqusition Process
Claim Process Payment Process
Gambar 3.2
Proses Bisnis PT. Asuransi XYZ.
3.6.1 Proses Pre-Acquisition
customer
1. memberikan pilihan produk dan mencatat data customer
objek underwriter 2. order form 3 menganalisa kelayakan resiko surveyor objek 5. mensurvei kondisi dan keadaan objek 4. bila objek memerlukan survei 6. input data hasil survey data survei underwriter 7. membuat term &
condition term & condition
9. konfirmasi 10a. OK 10b. not ok
loss deal (decline order)
8b. not ok (decline order)
8a. OK 10. Marketing Proses Acquisisi 11. order issue polis Gambar 3.3 Proses Pre-Acquisition
1. Apabila customer ingin mengasuransikan suatu objek, bagian marketing akan melayani dan memberikan beberapa pilihan layanan atau produk yang sesuai dengan keinginan customer.
2. Bagian marketing akan membuat order dan mencatat data-data pelanggan seperti : nama, alamat, pekerjaan, no.telp, no.rekening dan harga objek yang akan diasuransikan, serta jenis produk asuransi yang diinginkan.
3. Order yang dibuat akan diberikan pada underwriting untuk dianalisis kelayakan resiko.
4. Untuk analisis yang lebih dapat dipertanggung jawabkan, maka underwriting akan meminta bagian survey untuk melakukan survey resiko.
5. Surveyor akan melakukan survey resiko (survey pada objek yang ingin diasuransikan).
6. Dari hasil survey tersebut, surveyor akan melaporkan data hasil survey pada
underwriting.
7. Dari rata hasil survey, underwriting akan membuat keputusan layak atau tidaknya objek tersebut diasuransikan. Apabila layak, maka bagian underwriting akan membuat term & condition. Dan apabila tidak layak, maka order akan di decline. 8. Underwriting menginformasikan keputusan tersebut pada bagian marketing untuk
diberitakan pada costumer.
9. Bagian marketing akan memberikan informasi tentang keputusan underwriter pada
customer.
10. Apabila customer setuju maka bagian marketing akan mengajukan permintaan polis (proses aquisition). Dan apabila customer tidak setuju maka bagian marketing akan menginformasikan lose deal pada underwriter.
3.6.2 Proses Acquisition
order ok dan dokumen lengkap
admin polis 4 membuat polis sesuai order 1. order Quality Assurance 5 pengecekan kebenaran isi polis 7. Packaging isi polis salah
pembuatan ulang polis
8. polis dikirim
customer
9. polis diterima customer sales admin
2. membuat slip control order dan
mencek kelengkapan dokumentasi
account acceptance slip control order
3 mencek kebenaran isi order dan kelengkapan
dokumentasi dokumen belum lengkap
dilakukan re order dokumen belum lengkap
dilakukan re order
polis
delivery man Marketing
isi polis benar
6. print polis
Gambar 3.4 Proses Acquisition
1. Pada proses acquisition, bagian marketing memberikan order yang berisi term &
condition pada bagian sales admin.
2. Bagian sales admin akan mengecek kelengkapan dokumentasi dan kebenaran order. Apabila terjadi ketidak lengkapan dokumen, bagian sales admin akan mengembalikan order pada bagian marketing untuk dilakukan order kembali. Untuk
order yang telah memenuhi syarat kelengkapan, bagian sales admin akan membuat slip control order yang berisi polis sequence (nomor polis).
3. Slip control order akan diberikan pada bagian acount acceptance untuk dicek kebenaran isi order dan kelengkapan dokumentasi. Apabila terdapat ketidak sesuaian isi order dan ketidak lengkapan dokumentasi, maka akan dilakukan reorder dan dikembalikan pada bagian marketing. Order yang telah memenuhi kelengkapan
dokumen dan disetujui oleh account acceptance akan diberikan pada bagian admin
polis untuk dibuatkan polis.
4. Bagian admin polis akan menginput data polis seperti; nama customer, objek yang dipertanggungkan, harga pertanggungan objek dengan rate yang ditentukan, dan diskon atau komisi yang telah disetujui, dari data tersebut akan diperoleh harga premi sebagai kewajiban yang harus dibayarkan oleh customer, polis yang sudah dibuat dan dicetak akan diberikan ke QA untuk dicek kebenaran isi polis.
5. QA akan mengecek kebenaran isi polis. Apabila masih terdapat kesalahan pada polis,
admin polis akan mengubah dan mencetak ulang polis.
6. Polis yang sudah dicek oleh QA dan dinyatakan benar akan di print.
7. Polis yang sudah jadi akan ditangani oleh bagian packaging untuk dikemas. 8. Paket polis akan dikirim ke customer melalui kurir.
9. Polis yang dikirim melalui kurir akan diterima oleh customer.
Didalam proses aqusisi, terdapat juga proses endorsement atau proses penambahan data polis, setelah polis diterbitkan dan diterima customer apabila nantinya customer mempunyai perubahan pada objek yang diasuransikan, customer wajib memberitahu pihak asuransi (melalui marketing) untuk diubah data polisnya, proses endorsement dilakukan sama seperti proses pre-aquisisi dan aquisisi.
Saat customer ingin memperpanjang polisnya (renewal process), customer juga
dapat menghubungi marketing untuk dilakukan perpanjangan polis, proses perpanjangan polis juga dilakukan sama seperti proses pre-aquisisi dan aqusisi namun tidak diperlukan lagi survei ke lapangan.
3.6.3 Proses Claim Customer Finance Marketing /call centre 2. menerima laporan claim
& malakukan validasi polis admin claim claim officer 10. menyiapkan pembayaran claim 12. melakukan pembayaran 1. malaporkan claim 3. memberikan laporan claim 4. meregistras, mengecek
premi dan polis
5. membuat claim notification 6. mensurvey kerugian claim 7. membuat claim adjustment 8.
menginformasikan nilai claim yang disetujui 9b. not OK 9a. OK 11. mengirimkan voucer pembayan 13. memberikan bukti tertulis 14. konfirmasi pembayaran Gambar 3.5 Proses claim
1. Proses claim terjadi pada saat customer (pihak tertanggung) melaporkan claim atas harta benda yang diasuransikanny pada bagian marketing/call centre.
2. Bagian marketing akan menerima laporan claim dari customer dan melakukan validasi polis.
3. Bagian marketing akan memberikan laporan claim pada claim officer.
4. Claim officer akan melakukan pendaftaran dan pengecekkan nomor polis dan jumlah premi customer.
5. Dari data tersebut, claim officer akan membuat claim notification.
6. Claim officer akan melakukan survei terhadap kondisi kerugian harta benda yang dilaporkan tersebut.
7. Setelah melakukan survey, Claim officer akan membuat claim adjustment dan menghitung seberapa besar nilai claim yang akan diberikan kepada customer (pihak tertanggung).
8. Claim officer akan memberikan informasi pada customer mengenai besar nilai claim serta mencetak niai claim yang disetujui.
9. Jika customer setuju maka proses pembayaran akan ditangani oleh bagian admin
claim. Dan apabila customer tidak setuju, kegiatan akan kembali pada proses claim adjustment.
10. Bagian admin claim akan menyiapkan pembayaran claim.
11. Bagian claim admin akan mengirim voucher pembayaran claim ke bagian finance 12. Bagian finance akan melakukan pembayaran.
13. Bagian finace akan memberikan bukti tertulis pada bagian admin claim. 14. Claim admin akan melakukan konfirmasi ke customer.
3.6.4 Proses Pembayaran Premi Bag. Finance Customer Accounting 1. membayar premi -transfer -tunai -kartu keredit 5. memberikan data keuangan 6. membuat laporan keuangan General Ledger 2. menerima informasi pembayaran 4. mengirim kwitansi 3.
update data pembayaran (pelunasan)
Gambar 3.6 Proses Pembayaran Premi
1. Setelah customer mendapatkan polis, proses pembayaran premi dapat dilakukan melalui media transfer, tunai atau kartu kredit.
2. Bagian finance akan menerima informasi pembayaran melalui bank maupun langsung dari customer.
3. Bagian finance melakukan update data pembayaran berdasarkan informasi yang diterima.
4. Bagian finance melakukan pengiriman kwitansi ke customer sabagai bukti pembayaran.
5. Bagian finance mengirimkan dokumentasi data keuangan ke bagian accounting untuk dibuatkan laporan keuangan.
6. Bagian accounting akan membuat laporan keuangan untuk dimasukkan dalam
