PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat
1 / 16
BAB V
PROSES RAPAT
Proses Persiapan Rapat Komisaris
Komisaris
Corporate Secretary
Direksi
Mulai
1. Meminta Unit Kerja di bawah koordinasinya untuk menyiapkan materi rapat.
2. Mengisi dan menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat
Menyerahkan materi rapat dan Formulir Usulan Agenda Rapat yang telah ditandatngani kepada
Coporate Secretary. Menerima materi rapat dari
Coporate Secretary untuk dikoreksi.
Terima pemberitahuan Undangan Rapat dan Materi Rapat (soft copy/
hard copy).
Menerima Formulir Usulan Agenda Rapat dan Materi Rapat yang telah
ditandatangani oleh Direksi.
Membuat draft Undangan Rapat.
Menyerahkan draft Undangan Rapat dan Materi Rapat yang diajukan oleh Direksi kepada Sekretaris Komisaris untuk mendapat persetujuan dari Komisaris. Serahkan Materi Rapat ke Direksi untuk
dikoreksi.
Terima Undangan Rapat Dewan Komisaris yang telah ditandatngani
Komisaris Utama.
Kirim Undangan Rapat dan Materi Rapat ke seluruh peserta rapat.
Mengirimkan dan meminta Komisaris untuk menandatangani Surat Penunjukkan Notulis Rapat.
Menerima Surat Penunjukkan Notulis Rapat dari Komisaris.
Selesai
Menerima draft Undangan Rapat dan Materi Rapat dari Coporate Secretary. Memeriksa jadwal rapat dan mereview
materi rapat. Setuju ? Kembalikan ke Coporate Secretary untuk diserahkan ke Direksi untuk dikoreksi. Kembalikan ke Coporate Secretary untuk diproses selanjutnya.
Terima pemberitahuan Undangan Rapat dan Materi Rapat (soft copy/hard copy).
Menerima dan menandatangani Surat Penunjukkan Notulis Rapat. Menyerahkan Surat Penunjukkan
Notulis Rapat yang telah ditandatangani kepada Coporate
Secretary.
Ya Tidak
*) : Apabila yang mengajukan rapat adalah Dewan Komisaris, maka persiapan materi rapat dan pengisisan Formulir Usulan Agenda Rapat
dapat dilakukan oleh Corporate Secretary
PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat
2 / 16
Risalah Rapat Komisaris
Anggota Dewan Komisaris
Corporate Secretary
Mulai Membuat Risalah Rapat dan mengirimkan Risalah Rapat ke Dewan Komisaris untuk mendapat
persetujuan
Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat Terima Risalah Rapat yang telah ditandatangi oleh Ketua Rapat dan
salah seorang anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke
seluruh anggota Dewan Komisaris
Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat dari seluruh anggota Dewan Komisaris (bila ada) dan merevisi Risalah Rapat
Meminta persetujuan kembali kepada Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya terhadap hasil revisi Risalah Rapat
Mengirimkan Risalah Rapat yang telah direvisi kepada seluruh anggota Dewan Komisaris
Minta Unit Kerja terkait/Direksi terkait untuk menindaklanjuti hasil rapat dengan membuat Internal Memorandum (bila diperlukan)
Simpan Risalah Rapat asli
(softcopy & hardcopy)
Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya yang berwenang menandatangani Risalah Rapat menerima dan mereview Risalah Rapat dari Corporate
Secretary
Setuju ?
Kembalikan ke Corporate Secretary
untuk dikoreksi
Menandatangani risalah rapat dan mengembalikan ke Corporate
Secretary untuk diproses selanjutnya
Menerima dan mereview salinan Risalah Rapat
Mengirimkan tanggapan terhadap Risalah Rapat (bila ada maksimum 10 hari sejak
tanggal pengiriman Risalah Rapat oleh Corporate Secretary)
Simpan salinan Risalah Rapat
Menerima Risalah Rapat yang telah direvisi dari Corporate Secretary
PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat
3 / 16
Proses Persiapan Rapat Direksi
Corporate Secretary
Direksi
Unit Kerja di bawah Koordinasi
Direksi
Mulai
Meminta Unit Kerja untuk menyiapkan materi rapat *) Menyiapkan materi rapat
Menerima dan mereview materi rapat dari Unit
Kerja
Setuju ? Meminta persetujuan/
tanda tangan Direksi atas materi rapat
Menerima materi rapat dari Direksi untuk
dikoreksi
Kembalikan ke Unit Kerja untuk
dikoreksi
Menandatangani materi rapat
Mengisi dan
menandatangani Formulir Usulan Agenda Rapat
Menyerahkan Formulir Usulan Agenda Rapat dan materi rapat kepada Corporate Secretary
Menerima undangan rapat untuk disetujui
Menerima materi rapat dan Formulir Usulan Agenda
Rapat dari Direksi
Membuat Undangan Rapat
Meminta Direktur Utama/ Pengganti menandatangani Undangan Rapat
A
Tidak Ya
*) Apabila yang mengajukan rapat adalah anggota Dewan Komisaris atau pemegang saham, maka persiapan materi rapat dan pengisian Formulir
Usulan Agenda Rapat dapat dilakukan oleh Corporate Secretary
PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat
4 / 16
Proses Persiapan Rapat Direksi
Corporate Secretary
Direksi
Unit Kerja di bawah Koordinasi
Direksi
Menerima undangan rapat dan materi rapat dari Corporate Secretary A Setuju ? Kembalikan ke Corporate Secretary untuk dikoreksi
Tanda tangani Surat Undangan dan kembalikan ke Corporate Secretary untuk diproses
lebih lanjut
Menerima undangan rapat dan materi rapat dari
Corporate Secretary
Menerima undangan rapat yang telah ditandatangani Direktur Utama/Pengganti
Mengirimkan undangan rapat dan materi rapat ke seluruh
Direksi dan peserta rapat lainnya disertai tanda terima
Mengirimkan dan meminta Direksi untuk menandatangani Surat Penunjukan Notulis Rapat
Menerima Surat Penunjukan Notulis Rapat dari Direksi Menerima dan
menandatangani Surat Penunjukan Notulis Rapat
Menyerahkan Surat Penunjukan Notulis Rapat yang telah ditandatangani kepada Corporate Secretary
Ya Tidak
PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat
5 / 16
Risalah Rapat Direksi
Direksi
Corporate Secretary
Mulai
Membuat risalah rapat dan mengirimkan draft risalah
rapat tersebut ke seluruh anggota Direksi dan peserta rapat
lainnya untuk mendapat persetujuan
Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat
Menerima risalah rapat yang telah ditandatangani oleh
seluruh peserta rapat
Mengirimkan salinan risalah rapat ke seluruh peserta rapat
Minta Unit Kerja terkait/Direksi terkait untuk menindaklanjuti hasil
rapat dengan membuat Internal Memorandum (bila diperlukan)
Simpan risalah
rapat asli (
hard
copy & soft
copy)
Menerima dan mereview draft risalah rapat dari
Corporate Secretary
Setuju ?
Kembalikan ke Corporate
Secretary untuk dikoreksi
dan dirangkum (bila
terdapat beberapa
masukan dari beberapa
Direksi)
Menandatangani risalah
rapat dan mengembalikan
ke Corporate Secretary
untuk diproses
selanjutnya
Menerima risalah rapat dari Corporate Secretary
Simpan salinan
risalah rapat
Ya
Tidak
PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat
6 / 16
Proses Persiapan Rapat Komite
Komite Audit/Pemantau Risiko/
Remunerasi dan Nominasi
Corporate Secretary
Pengaju Rapat (Ketua/Anggota
Komite)
Mulai
Menyampaikan permintaan
untuk dilakukan Rapat
Komite (Audit/Pemantau
Risiko/Remunerasi dan
Nominasi)
Mengisi dan
menandatangani
Formulir Usulan
Agenda Rapat
Menyerahkan formulir
usulan Agenda Rapat
yang telah ditandatangani
oleh Komisaris kepada
Corporate Secretary
Menerima permintaan rapat
Komite dari pengaju rapat
Mempersiapkan materi rapat
Menerima permintaan materi rapat
Mengirimkan materi rapat kepada
Corporate Secretary sesuai dengan
permintaan
Ketua Komite menerima draft
undangan rapat
Membuat draft undangan rapat dan
meminta persetujuan Ketua
Komite
Menerima materi rapat dari
Komite
Meminta materi rapat dari Komite
Menerima Formulir usulan
Agenda Rapat dari pengaju rapat
PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat
7 / 16
Proses Persiapan Rapat Komite
Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi
dan Nominasi
Corporate Secretary
Pengaju Rapat (Ketua/Anggota
Komite)
Terima Undangan Rapat Komite yang telah ditandatangani oleh
Ketua Komite
Kirim Undangan Rapat dan Materi
Rapat ke seluruh peserta rapat Terima pemberitahuan Undangan rapat dan Materi Rapat Terima pemberitahuan
undangan rapat dan Materi Rapat A Ya Tidak Menandatangani surat undangan dan menyerahkan surat undangan ke Corporate Secretary untuk diproses selanjutnya Ketua Komite Setuju ? Kembalikan ke Corporate Secretary untuk dikoreksi Selesai
PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat
8 / 16
Risalah Rapat Komite
Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi dan Nominasi
Corporate Secretary
Mulai
Membuat Risalah Rapat dan
megirimkan Risalah Rapat ke
Ketua Komite
Menerima dan melakukan koreksi
terhadap Risalah Rapat
Menerima Risalah Rapat yang
telah ditandatangani oleh Ketua
Komite
Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke
seluruh anggota Komite
Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat
dari seluruh anggota anggota Komite
Meminta persetujuan kembali kepada Ketua
Komite
M e n g i r i m k a n sa l i n a n R i sa l a h R a p a t k e
seluruh anggota Komite
Simpan Risalah
Rapat asli
(softcopy &
hardcopy)
Ketua Komitemenerima dan mereview Risalah
Rapat dari Corporate Secretary
Setuju ?
Kembalikan ke
Corporate Secretary
untuk dikoreksi
Menandatangani risalah rapat dan
m e n g e m b a l i k a n k e C o r p o r a t e
S e c r e t a r y u n t u k d i p r o s e s
selanjutnya
Anggota Komite menerima salinan Risalah
Rapat
Anggota Komite memberikan tanggapan
terhadap Risalah Rapat (bila ada
maksimum 10 hari sejak tanggal
pengiriman salinan Risalah Rapat oleh
Corporate Secretary
Simpan salinan
Risalah Rapat
Menerima Risalah Rapat yang telah
direvisi dari Corporate Secretary
PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat
9 / 16
Proses Persiapan Rapat Direksi Bersama Komisaris
Corporate Secretary
Direksi
Komisaris
Mulai
Menyiapkan materi rapat
Menerima dan mereview
materi rapat
Setuju ?
Meminta persetujuan/
tanda tangan Direksi atas
materi rapat
Menerima materi rapat
untuk dikoreksi
Kembalikan
untuk dikoreksi
Menandatangani
materi rapat
Mengisi dan
menandatangani Formulir
Usulan Agenda Rapat
Menyerahkan Formulir
Usulan Agenda Rapat dan
materi rapat kepada
Corporate Secretary
Menerima Undangan
Rapat Dan Materi Rapat
Menerima materi rapat dan
Formulir Usulan Agenda
Rapat dari Direksi
Membuat Undangan Rapat
Mengirim Undangan Rapat
dan Materi Rapat
Tidak
Ya
Menerima Undangan
Rapat Dan Materi Rapat
Membuat Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Menyetujui Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Menerima Surat
Penunjukan Notulis Rapat
PT Bank Ina Perdana Tbk Proses Rapat
10 / 16
Risalah Rapat Direksi Bersama Komisaris
Corporate Secretary
Direksi
Komisaris
Mulai
Membuat Draft Risalah Rapat dan
mengirimkannya ke semua
Direksi dan Komisaris
Menerima dan mereview
Draft Risalah Rapat
Setuju ?
Menerima dan mereview
Draft Risalah Rapat
Menerima Draft Risalah Rapat
dikoreksi
Kembalikan
untuk dikoreksi
Setuju Risalah
Rapat
Menerima Risalah Rapat
yang telah ditandatangani
M e n e r i m a D r a f t R i s a l a h
Rapat yang disetujui
Mengirimkan salinan Risalah yang telah
ditandatangani Peserta Rapat ke semua
peserta rapat
Tidak
Ya
Menerima Risalah Rapat
yang telah ditandatangani
Setuju ?
Setuju Risalah
Rapat
Kembalikan
untuk dikoreksi
Tidak
Ya
Simpan Salinan
Risalah Rapat
hard copy &
soft copy
Dalam hal Anggota Direksi dan/atau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat bersama, yang bersangkutan wajib menyebutkan
alasannya secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat
Membuat Risalah Rapat dan
mengirimkanya ke semua
Direksi dan Komisaris
Menandatangani Risalah
R a p a t d a n m e n g i r i m k a n
kepada Corporate Secreatary
Menandatangani Risalah
R a p a t d a n m e n g i r i m k a n
kepada Corporate Secreatary
Simpan Salinan Risalah Rapat Simpan Salinan Risalah Rapat
