1 BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Salah satu kegiatan pendukung yang penting dalam kesuksesan sebuah perusahaan yaitu pengadaan (procurement). Kegiatan pengadaan tidak hanya berhubungan dengan pihak di dalam perusahaan tetapi juga pihak luar perusahaan seperti pemasok. Proses pengadaan dimulai dengan proses pemilihan pemasok yang tepat untuk memastikan barang yang dibutuhkan dalam proses produksi tersedia sesuai kebutuhan. Menurut Ghoddsypour dan O’Brien (2001) pemilihan pemasok merupakan masalah pengambilan keputusan penting untuk mendapatkan pemasok yang dapat meningkatkan daya saing perusahaan.
Pemilihan pemasok yang tepat akan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap peningkatan keuntungan, pangsa pasar, dan inovasi terhadap teknologi. Selain keuntungan di atas, pemilihan pemasok juga memberikan dampak yang cukup signifikan dalam hal kualitas (Hartmann et al., 2001). Dua pernyataan di atas memberikan alasan yang kuat bahwa pemilihan pemasok merupakan kegiatan penting yang harus dilakukan PT. Thiess Contractors Indonesia untuk mendukung strategi pengadaan yang efektif.
Salah satu dampak dari kesalahan pemilihan pemasok berupa kerugian bagi PT. Thiess Indonesia dikarenakan unit brake down karena menunggu suplai suku cadang dari pemasok. Tabel 1.1 menunjukkan perhitungan kerugian bagi PT. Thiess Contractors Indonesia dikarenakan unit brake down karena menunggu suplai suku cadang dari pemasok. Data yang ditampilkan untuk semua semua unit dump truck PT. Thiess Indonesia di 3 project pertambangan batu bara yaitu
2 Sangatta, Melak dan Tamtama periode 1 Januari sampai dengan 31 Desember 2013. Beberapa asumsi yang dipakai dalam perhitungan ini :
1. Cycle time yang diambil sebagai contoh adalah 2 jam (tiap proyek dan jenis unit memiliki cycle time masing – masing).
2. Harga kontrak per ton batu bara yang dihasilkan PT. Thiess Contractors Indonesia dengan klien yaitu US$80.
Keterlambatan dalam penyediaan material menyebabkan kerugian yang cukup besar di bidang konstruksi. Sebagai contoh untuk project konstruksi geothermal plant di Darajat – Garut periode 2005 -2007 jika terjadi keterlambatan dari tanggal penyelesaian proyek yang telah ditetapkan, setiap hari keterlambatan PT. Thiess Contractors Indonesia dikenai denda sebesar US$50,000. Berdasarkan analisa setelah proyek selesai, penyebab utama keterlambatan penyelesaian proyek berupa keterlambatan suplai dari pemasok yang digunakan.
Kegiatan pemilihan pemasok di PT Thiess Indonesia dimulai dengan kegiatan inspeksi untuk menilai apakah pemasok tersebut layak atau tidak untuk bekerja sama dengan PT Thiess Indonesia. Kegiatan inspeksi dilakukan untuk mendapatkan short list of supplier dan termasuk dalam tahapan pre-qualification.
3 Tabel 1.1 Perhitungan kerugian akibat keterlambatan suplai suku cadang dari
pemasok di 3 project TCI
Kapasitas Dump Truck (T)
Jumlah Unit
Jumlah Jam Brake Down Menunggu Suplai Suku Cadang Periode 1 Jan –
31 Dec 2013 Kerugian bagi TCI 40 31 347.17 $ 555,472.22 50 10 107.11 $ 214,227.78 100 90 274.26 $ 1,097,050.00 150 61 156.59 $ 939,520.83 170 39 396.80 $ 2,698,254.17 Total $ 5,504,525.00
Sumber : Data Base Infomine PT Thiess Contractors Indonesia, 2013 Inspeksi ini dilakukan oleh tim yang dikirim PT. Thiess Contractors Indonesia dan melakukan penilaian langsung ke tempat pemasok. Penilaian dilakukan dengan menggunakan sebuah lembar yang berisi kriteria – kriteria dengan bobot yang telah ditentukan oleh pihak manajemen. Nilai yang telah dihasilkan dari proses inspeksi ini dugunakan untuk menentukan layak atau tidak layak sebuah pemasok untuk menjadi registered supplier kemudian dilakukan proses set up pemasok ke system informasi JDE.
Saat ini, PT. Thiess Contractors Indonesia hanya memiliki satu jenis form penilaian yang digunakan untuk menilai semua jenis pemasok. Lembar penilaian ini dibuat oleh pihak manajemen tanpa melibatkan para pelaku inspeksi yang sering turun ke lapangan. Kendala yang muncul adalah lembar tersebut tidak dapat digunakan atau tidak sesuai untuk semua jenis pemasok. PT. Thiess Contractors Indonesia memandang semua pemasok dengan posisi yang sama. Hal ini mengakibatkan tim inspeksi mengalami kesulitan untuk menilai suatu pemasok tertentu apakah ia dinyatakan layak atau tidak layak. Selain itu lembar inspeksi
4 yang ada saat ini lebih berorientasi kepada pemasok besar sehingga pemasok kecil lebih sulit mendapatkan nilai yang tinggi walaupun kenyataannya mereka mampu menyuplai dengan baik. Pemilihan pemasok besar yang memiliki biaya tidak langsung yang tinggi akan memperbesar biaya yang dikenakan bagi PT. Thiess Contractors Indonesia dan tidak menjamin kemudahan dan kelancaran suplai barang. Tabel 1.2 menunjukkan beberapa kekurangan dari lembar inspeksi yang digunakan saat ini.
Kolom max score menunjukkan nilai tertinggi yang dapat diberikan oleh tim inspeksi, sedangkan kolom weight menunjukkan bobot untuk tiap kriteria penilaian. Pemberian kedua poin tersebut tidak memiliki dasar yang kuat dan bersifat subjektif. Sebagai contoh pada poin accounting system. Nilai tertinggi yang dapat diberikan adalah empat, namun tidak ada petunjuk kapan nilai empat tersebut diberikan. Begitu pula dengan pemberian nilai satu, tidak ada penilaian objektif yang menyatakan pemasok memang pantas untuk diberikan nilai satu. Hal ini mengakibatkan tim inspeksi mengalami kesulitan dalam pemberian nilai. Selama ini penilaian dilakukan berdasarkan pengalaman tim inspeksi sehingga untuk penilai yang berbeda dapat memberikan nilai yang berbeda untuk hal yang sama karena belum ada nya standar yang dipakai sebagai referensi.
5 Tabel 1.2 Contoh format penilaian dalam lembar inspeksi saat ini
B.Scoring Max Score Actual Score Weight Total Score
IV. Operational System
1. Implementation System :
5
a. Accounting System - online and integrated
software 4
b. Tracking / Inventory System - online and
integrated software 4
2. Does your company have job description and
organisational structure 2
3. Does your company have ISO (International Standards Organization) or authorized letter from manufacturer?
5 XIII. Warehouse / Storage Facilities (choose
one)
a. Warehouse building (big categories) 5
10 b. Open/distinctive space to be used as
warehouse inside of office (middle categories) 2 c. Limited space to be used as warehouse inside
of office (small categories) 1
Sumber: Supplier Inspection Form PT. Thiess Contractors Indonesia, 2013 Untuk pemberian nilai pada gudang lebih ditekankan pada kondisi gudang, bukan pada fungsinya. Nilai maksimum diberikan pada pemasokyang memiliki bangunan khusus sebagai gudang dan bangunan gudang termasuk besar. Hal ini menjadi tidak adil bagi pemasok yang hanya memiliki gudang kecil namun mampu menjalankan fungsi gudang tersebut dengan baik.
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah dipaparkan di atas, penulis mencoba mengembangan suatu metoda penilaian dalam pemilihan pemasok yang akan bekerja sama nantinya pada babak kualifikasi. Diharapkan dengan metoda
6 penilaian yang baru, PT. Thiess Contractors Indonesia dapat menilai dengan kriteria yang lebih tepat dalam memilih pemasok secara akurat.
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dirumuskan pertanyaan penelitian sebagai berikut :
1. Bagaimana menentukan kriteria dan metoda penilaian yang tepat, aplikatif dan objektif dalam memilih pemasok untuk bekerjasama dalam proses pengadaan?
2. Bagaimana merancang lembar inspeksi baru yang sesuai dengan kriteria dan metoda penilaian yang tepat untuk digunakan oleh tim inspeksi? 3. Bagaimana merancang aplikasi yang memberikan kemudahan bagi user
dalam menghitung nilai dan memilih pemasok yang tepat untuk diajak bekerjasama?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka tujuan dalam penelitian ini adalah :
1. Merancang sistem pemilihan pemasok yang aplikatif dan objektif untuk seluruh pemasok yang akan bekerjasama dengan PT. Thiess Contractors Indonesia.
2. Merancang lembar inspeksi baru.
3. Merancang suatu aplikasi yang dapat memudahkan user dalam melakukan proses perhitungan dan memilih pemasok yang tepat untuk diajak bekerjasama pada tahap kualifikasi.
7 1.4 Batasan Penelitian
Batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Kategori barang yang akan dibahas adalah jenis suplai.
PT. Thiess Contractors Indonesia mendefinisikan barang jenis suplai sebagai barang yang memiliki bentuk fisik.
2. Perancangan metoda penilaian hanya dikhususkan pada tahap pra kualifikasi.
3. Pada penelitian ini tidak mengukur implikasi yang terjadi pada performansi aktivitas produksi. Penelitian hanya dibatasi untuk merancang suatu proses seleksi yang lebih akurat dalam rangka meningkatkan performansi produksi.
4. Pemasok yang akan diinspeksi dan dinilai adalah pemasok baru bukan registered supplier. Pemasok baru merupakan pemasok yang masih dalam tahap percobaan (trial), belum pernah diinspeksi dan belum terdaftar di dalam system JDE.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian bagi perusahaan yaitu meningkatkan performansi tim inspeksi dengan cara memberikan petunjuk yang tepat dan objektif serta kemudahan dalam proses pemilihan pemasok untuk bekerjasama sehingga dapat mengurangi kerugian perusahaan akibat kesalahan dalam memilih pemasok nantinya. Sedangkan bagi dunia akademik yaitu untuk menerapkan teori yang diterima di bangku kuliah terhadap kondisi di perusahaan PT. Thiess Indonesia.
