47 BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini akan diuraikan tentang hasil penelitian dan pembahasannya.
Hasil penelitian dan pembahasan merupakan jawaban atas tujuan yang telah
disebutkan dalam bab satu. Pada bab ini yang akan diuraikan berkaitan dengan
otomatisasi kantor. Otomatisasi kantor penunjang efisiensisi kerja serta
pembahasannya berdasarkan hasil yang diperoleh dari penelitian yang telah
dilaksanakan.
4.1. Hasil Penelitian
1.1.1. Gambaran Umum UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang a. Profil Sekolah
Nama Instansi UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang
Alamat Instansi Jl.Fatmawati No 76 Tuntang
Telepon/HP/Fax (0298) 71703885
UPTD ( Unit Pelaksana Teknis Dinas) Pendidikan Kecamatan Tuntang
merupakan instansi pemerintahan yang bergerak di bidang pengurusan
administarsi yang menaungi TK, SD, SMP dan SMA di seluruh
Kecamatan Tuntang. Jam kerja di kantor UPTD Pendidikan
48
dari pukul 07.00-15.00 WIB. Suatu organisasi tentunya harus
mempunyai struktur organisasi yang jelas dan sesuai dengan
kebutuhan . Struktur organisasi UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang
terdiri dari :
a. Drs. Nurhadi (Kepala UPTD)
b. Asiyasih, S.Pd (KTU)
c. Hari Mustotiah, S.Pd.SD (Bendahara)
d. Eko Puji Lestari (Kepegawaian)
e. Sumiyatmi (Agenda Keluar – Masuk)
f. Sutarman, S Ag (Penilik PNFI)
g. Amelia DianEndarini, S.Si (Penilik PNFI)
h. M. Yasin S.Pd (Pengawas TK/SD)
i. Dra. Ani Adibatin (Pengawas TK/SD)
j. Sungkono (Penjaga)
k. Kasmudi (Penjaga Malam)
Struktur organisasi UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang digambarkan
49
Adapun analisis pekerjaanya dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Kepala UPTD
Melaksanakan sebagian tugas Dinas Pendidikan dan Kebudayaan dibidang
teknis operasional administrasi persekolahan dan Tenaga Pendidik Sekolah
Dasar (termasuk Sekolah Dasar Luar Biasa), Pendidikan Anak Usia Dini dan
Taman Kanak–Kanak di wilayah Kecamatan.
2. Kepala Tata Usaha
Kepala UPTD
(Unit Pelaksana Teknis Dinas)
Kepala TU (Tata Usaha)
Agenda KeluarMasuk Kepega
waian Bendahara
Penilik PNFI Pengawas
50
Melaksanakan sebagian tugas Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan
Kecamatan dibidang penyusunan perencanaan, pengelolaan administrasi
umum, kepegawaian dan keuangan.
3. Penilik PNFI (Pendidikan Non Formal dan Informal)
Melaksanakan sebagaian tugas Dinas Pendidikan dan Kebudayaan di bidang
Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dan Pendidikan Non Formal dan
Informal).
4. Pengawas TK/SD
Melaksanakan sebagaian tugas Dinas Pendidikan dan Kebudayaan di bidang
Pendidikan TK (Taman Kanak-Kanak) dan SD (Sekolah Dasar).
5. Bendahara
Melaksanakan tugas dibidang pengelolaan administrasi keuangan dinas.
6. Kepegawaian
Melaksanakan sebagaian tugas dibidang administrasi umum dan administrasi
kepegawaian.
Latar Belakang Pendidikan Pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang:
1. Drs. Nurhadi = S1
2. Asiyasih, S.Pd = S1
3. Hari Mustotiah, S.Pd.SD = S1
4. Eko Puji Lestari = SMA
51
6. Sutarman, S Ag = S1
7. Amelia Dian EEndarini, S.Si = S1
8. M. Yasin S.Pd = S1
9. Dra. Ani Adibatin = S1
10.Sungkowo = SMA
11.Kasmudi = SMA
1.1.2. Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang dilihat dari
mesin kantor yang digunakan diantaranya terdapat 5 unit mesin komputer, 1
mesin ketik, 4 telepon, 1 OHP dan 1 LCD. Dengan demikian mesin kantor
otomatisasi kurang terealisasi dengan sempurna. Mesin-mesin kantor secara
penggunaan belum digunakan secara merata oleh para pegawai. Hal ini
berdampak pada pembagaian tugas yang tidak merata. Otomatisasi kantor
berkaitan dengan tiga hal yaitu tenaga kerja, prosedur kerja dan mesin-mesin
kantor.
1.1.3. Tenaga Kerja
Kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang memiliki jumlah tenaga kerja
sebanyak 11 pegawai, diantaranya 9 Pegawai Negeri Sipil dan 2 Pegawai Wiyata.
52
bidangnya secara teknis maupun non teknis. Dalam pengembangan kompetensi
serta pengembangan di bidangnya, UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang
mengadakan pelatihan, diklat, workshop diantaranya:
a. Workshop Kepegawaian
b. Workshop Penilik (Penilik TK/SD)
c. Diklat Pendataan Pegawai
d. Pelatihan Verval NUPTK
Pelatihan yang diberikan kepada pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan
Tuntang tidak diberlakukan untuk semua pegawai tetapi lebih sering di berikan di
bidang kepegawaian sebagai pendataan tugas komputerisasi data. Pelatihan yang
mereka ikuti sebagian pegawai tidak mengalami kesulitan karena pegawai
memahami keahlian di bidangnya dan sebagaian pegawai kesulitan ketika
mengikuti pelatihan karena penguasaan materi yang masih sminim. Fungsi
daripada pelatihan yang diberikan kepada pegawai untuk memberikan tambahan
ilmu dengan tujuan pegawai memiliki keahlian di bidang masing–masing. Hasil
pelatihan mempunyai dampak positif untuk pegawai dan hasil pelatihan
diterapkan di bidang masing–masing.. Pengembangan ilmu dari hasil pelatihan
ada yang membagikan hasil pelatihan kepada pegawai lain dan ada yang
diterapkan pada diri masing–masing, karena seperti yang di uraikan bahwa tidak
53
Adanya pelatihan, workshop dan diklat mampu meningkatkan ketrampilan
pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. Peningkatan pengetahuan
melalui pelatihan ini menumbuhkan semangat kerja pegawai.
Hubungan pegawai dengan pimpinan pun berjalan selaras. Pegawai merasa
termotivasi dan semangat dalam bekerja karena pegawai mendapatkan
pengawasan secara langsung oleh pimpinan melalui rapat evaluasi, selain itu
pegawai terdorong akan rasa tanggung jawab dan kewajiban pekerjaan yang harus
diselesaikan serta rekan kerja yang mendukung.
1.1.4. Prosedur Kerja
Prosedur kerja bagi pegawai di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang sudah
di tunjukan dengan adanya struktur organisasi, akan tetapi dalam pelaksanaan
pekerjaan belum sesuai dengan posisi yang telah ditentukan pada struktur organisasi,
dengan kata lain belum ada job discription yang jelas. Pegawai UPTD masih kurang
memahami pentingnya pembagian job description dalam menyelesaikan pekerjaan,
sehingga tanggung jawab penyelesaian pekerjaan belum merata. Hal ini dikarenakan
beberapa pegawai tidak terampil mengoperasikan komputer dan pengetahuan akan
penguasaan komputer masih minim, sehingga pekerjaan diberikan dan dikerjakan
54 1.1.5. Mesin-Mesin Kantor
Kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang di dalam menyelesaikan
pekerjaanya selalu menggunakan mesin kantor salah satunya yaitu mesin komputer.
Mesin komputer yang dimiliki di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang sebanyak 5
unit. Pada kenyataannya setelah melakukan penelitian dengan jumlah mesin
komputer yang ada sudah memenuhi kebutuhan para pegawai akan tetapi penggunaan
komputer belum efektif dan belum merata. Pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan
Tuntang masih kurangmemanfatakan sarana komputer dengan efektif, karena dari 5
mesin komputer yang ada hanya 2 mesin komputer yang dimanfaatkan oleh pegawai
yaitu di bidang TU dan di bidang Kepegawaian dan 3 komputer yang tersisa tidak
digunakan dan di manfaatkan oleh pegawai.
1.1.6. Efisiensi Kerja
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang mengharapkan dalam setiap pekerjaan
dilaksanakan secara efisien dari segi waktu, tenaga dan biaya sehingga tujuan dapat
tercapai dengan maksimal. Mesin kantor dan tenaga pegawai mempunyai pengaruh di
dalam penyelesaian pekerjaan di kantor. Usaha atau kerja pegawai UPTD Pendidikan
Kecamatan Tuntang dilihat dari segi tenaga belum efisiensi di dalam penyelesaian
pekerjaan, hal ini dikarenakan belum ada job description dan pekerjaan hanya
dikerjakan oleh pegawai tertentu saja. Segi biaya dari usaha atau kerja pegawai di
55
komputer yang belum sesuai dengan jumlah yang dimiliki. Hasil penggunaan mesin
komputer dalam penyelesaian pekerjaan merasa terbantu dengan demikian pegawai
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang menyadari akan pentingnya peran otomatisasi
dalam menunjang efisiensi kerja.
1.2. Pembahasan
1.2.1. Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang belum
terlaksana dengan merata. Hal ini dikarenakan beberapa pegawai ada yang belum bisa
mengoperasikan komputer dengan baik, sehingga berdampak kepada pelaksanaan
pekerjaan yang tidak merata pula. Raymond (1996: 86) mengemukakan bahwa
otomatisasi kantor sebagai bagian dari solusi efisiensi dan korporasi. Tujuan utama
dari proses otomatisasi adalah efisiensi yang berujung pada penghematan biaya.
Otomatisasi kantor mempunyai pengaruh terhadap efisiensi kerja juga berdampak
pada tiga hal yaitu tenaga kerja, prosedur kerja dan mesin–mesin kantor.
1.2.2. Tenaga Kerja
Pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang memiliki kompetensi di
bidangnya secara teknis maupun non teknis. Pengembangan kompetensi serta
pengembangan di bidangnya UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang mengadakan
56
a. Workshop Kepegawaian
b. Workshop Penilik (Penilik TK/SD)
c. Diklat Pendataan Pegawai
d. Pelatihan Verval NUPTK
Pelatihan yang diberikan kepada pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan
Tuntang tidak diberlakukan untuk semua pegawai tetapi lebih sering di berikan di
bidang kepegawaian sebagai pendataan tugas komputerisasi data. Pelatihan yang
mereka ikuti, sebagaian pegawai tidak mengalami kesulitan dan sebagaian
pegawai kesulitan ketika mengikuti pelatihan, hal ini dikarenakan sebagaian
pegawai memahami keahlian dibidangnya dan penguasaan materi yang masih
minim. Fungsi daripada pelatihan yang diberikan kepada pegawai untuk
memberikan tambahan ilmu dengan tujuan pegawai memiliki keahlian di bidang
masing–masing. Hal tersebut didukung dengan pendapat Simmamora (dalam
Tjutju, 2009: 37) yang menyatakan bahwa pelatihan adalah serangkaian aktivitas
yang di rancang untuk meningkatkan keahlian–keahlian atau pengetahuan
tertentu. Hasil pelatihan mempunyai dampak positif untuk pegawai dan hasil
pelatihan diterapkan di bidang masing–masing.. Pengembangan ilmu dari hasil
pelatihan ada yang membagikan hasil pelatihan kepada pegawai dan ada yang
diterapkan pada diri masing–masing, karena seperti yang di uraikan bahwa tidak
57
Pelatihan, workshop dan diklat mampu meningkatkan ketrampilan pegawai
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang, dengan adanya peningkatan pengetahuan
melalui pelatihan ini menumbuhkan semangat kerja pegawai.
Hubungan pegawai dengan pimpinan pun berjalan selaras. Pegawai merasa
termotivasi dan semangat dalam bekerja karena pegawai mendapatkan pengawasan
secara langsung oleh pimpinan melalui rapat evaluasi, selain itu pegawai terdorong
akan rasa tanggung jawab dan kewajiban pekerjaan yang harus diselesaikan serta
rekan kerja yang mendukung.
1.2.3. Prosedur Kerja
Prosedur kerja bagi pegawai di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang sudah
di tunjukan dengan adanya struktur organisasi. Menurut Maryati (2008: 21) struktur
organisasi adalah susunan keseluruhan yang menunjukkan hubungan antar
fungsi-fungsi berdasarkan otoritas dan tanggung jawab atas masing-masing fungsi-fungsi dalam
organisasi. Pada kenyataannya di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang
pelaksanaan pekerjaan belum sesuai dengan posisi yang telah ditentukan pada
struktur organisasi, dengan kata lain belum ada job discription yang jelas. Hal ini
didukung oleh Maryati (2008: 21) bahwa fungsi-fungsi dalam organisasi biasanya
bersifat lebih permanen, sedangkan personilnya cenderung berubah atau
berganti-ganti sesuai dengan berjalannya waktu. Para pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan
58
menyelesaikan pekerjaan, sehingga tanggung jawab penyelesaian belum merata. Hal
ini dikarenakan belum semua pegawai menguasai komputer dan pengetahuan akan
penguasaan komputer masih minim, sehingga pekerjaan di pasrahkan kepada orang
yang mampu menguasai komputer yaitu di bidang kepegawaian. Hasil penelitian
tersebut tidak sejalan dengan teori Moekijat (1997:53) yang mengatakan bahwa salah
satu prinsipi–prinsip prosedur kerja adalah pembagian tugas yang tepat.
1.2.4. Mesin-Mesin Kantor
Kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang di dalam menyelesaikan
pekerjaanya selalu menggunakan mesin kantor salah satunya yaitu mesin
komputer. Pada kenyataannya setelah melakukan penelitian dengan jumlah mesin
komputer yang ada sudah memenuhi kebutuhan para pegawai akan tetapi
penggunaan komputer belum efektif dan belum merata karena dari 5 mesin
komputer yang ada hanya 2 mesin komputer yang dimanfaatkan oleh pegawi
yaitu di bidang TU dan di bidang kepegawaian. Seharusnya hal ini dapat
dikaitkan dengan teori Moekijat (1997: 68) yang mengatakan bahwa keuntungan
dari mesin kantor adalah mengurangi kelelahan pegawai kantor dengan demikian
menambah mutu pekerjaan. Namun pada kenyataanya penggunaan mesin
komputer tidak dapat mengurangi kelelahan pegawai kantor. Peran mesin kantor
sangat dipengaruhi oleh tenaga kerja, tetapi pegawai yang belum dapat
59
Kebutuhan mesin kantor (komputer) dapat dianalis berapa jumlah yang
sesungguhnya dibutuhkan (Ibnu, 2004:73). Rumus penentuan kebutuhan mesin
kantor juga berdasarkan pada perbandingan antara waktu riil (waktu efektif)
penggunaan mesin kantor dengan jam kerja kantor. Waktu rill didasarkan pada
pengalaman dari waktu ke waktu kemudian dibuatkan rata-ratanya. Sehingga
dapat dirumuskan sebagai berikut:
Keterangan:
WE : Waktu efektif (waktu rill) pemakaian mesin kantor
JKK : Jam kerja kantor
Analisis Kebutuhan Mesin Kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang dapat
dianalisis sebagai berikut:
Jam kerja kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang ditetapkan sebagai berikut:
Hari Senin : 07.00-15.00 = 8 jam
Hari Selasa : 07.00-15.00 = 8 jam
Hari Rabu : 07.00-15.00 = 8 jam
Hari Kamis : 07.00-15.00 = 8 jam
Hari Jumat : 07.00-15.00 = 8 jam
Kebutuhan Mesin Komputer = WE x 1 komputer
60
Jam kerja 1 minggu : 40 jam
Jam kerja 1 hari rata-rata: 40 jam : 5 hari = 8 jam
Dikantor terdapat 5 buah mesin komputer, setelah diadakan pengecekan rata-rata
pemakaian mesin komputer per harinya sebagai berikut:
Komputer A = 7 jam sehari
Komputer B = 7 jam sehari
Komputer C = 1 jam sehari
Komputer D = 1 jam sehari
Komputer E = 1 jam sehari
Waktu Efektif (WE) = 17 jam sehari
Jadi kebutuhan mesin komputer kantor dapat dihitung sebagai berikut:
WE x 1 mesin komputer
JKK
17 x 1 mesin komputer
8
1,75 = 2 buah komputer
Dengan hasil analisis tersebut maka mesin komputer yang ada di UPTD
Pendidikan Kecamatan Tuntang jumlahnya berlebihan karena di UPTD Pendidikan
Kecamatan Tuntang terdapat 5 unit mesin komputer sehingga banyak mesin
61 1.2.5. Efisiensi Kerja
UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang mengharapkan dalam setiap pekerjaan
dilaksanakan secara efisien dari segi waktu, tenaga dan biaya sehingga tujuannya
dapat tercapai secara maksimal. Hal ini tergantung dari pegawai yang melaksanakan
pekerjaannya. Ketika pegawai mampu bekerja secara efisien maka hasil yang
diharapkan dapat tercapai, sebaliknya ketika pegawai hanya bekerja apa adanya maka
hasil yang diharapkan tidak tercapai tidak sesuai dengan harapan. Efisiensi kerja di
UPTD Pendidkan Kecamatan Tuntang belum maksimal, ini dikarenakan dari hasil
penelitian terdapat kendala sebagai berikut:
1. Sumber daya manusia terbatas dalam menguasai teknologi yang ada.
2. Kurang sosialisasi terlebih bagi pegawai yang belum mampu.
3. Belum ada job description yang tepat.
Menurut Liang Gie (1996: 171) Efisiensi kerja pada umumnya merupakan
perwujudan dari cara kerja yang memungkinkan adanya perbandingan terbaik anatara
