commit to user
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN
PENGUPAHAN KARYAWAN PADA PT.KUSUMAHADI
SANTOSA
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai gelar derajat Ahli
Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
Wiwit Suranti
F3308124
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Tak ada kesulitan dalam hidup, yang ada hanyalah kesuksesan
Pemenang adalah orang-orang yang pantang menyerah. Bahkan ketika
segala sesuatu berjalan dengan lancar
Tujuan tanpa tindakan adalah mimpi di siang hari
Tindakan tanpa tujuan adalah mimpi buruk
Prestasi, ikuti hasratmu dan kesuksesan akan mengikutimu
Penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini kepada:
1. Bapak, ibu, dan adikku tersayang, terimakasih atas semua do’a dan
motivasinya.
2. Semua sahabat-sahabatku, thanks for your kindness.
3. Semua yang menyayangiku
4. Almamaterku
commit to user
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan karunia dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penyusunan Tugas Akhir dengan judul ‘’EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN
DAN PENGUPAHAN KARYAWAN PADA PT KUSUMAHADI SANTOSA’’.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan guna
mencapai gelar Ahli Madya Program Studi Diploma 3 Akuntansi Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dan dorongan dari berbagai
pihak, penyusunan Tugas Akhir ini tidak mungkin dapat selesai sesuai dengan
harapan. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada
pihak-pihak yang membantu penyusunan laporan magang ini :
1. Bapak Drs. Wisnu Untoro, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi
Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
3. Bapak Anas Wibawa, SE, M.Si, Ak selaku pembimbing Tugas Akhir
yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan
Tugas Akhir ini.
commit to user
4. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret yang
telah memberikan ilmu praktik dan teori yang mendukung dalam
penulisan Tugas Akhir.
5. Bapak Wahyu Cahyo Wibowo, SE, SH selaku manajer umum dan
personalia PT.Kusumahadi Santosa yang telah berkenan memberi ijin
kepada penulis untuk melakukan penelitian.
6. Bapak Edy Siswanto Selaku Kasie Bagian Personalia di PT.Kusumahadi
Santosa yang telah membimbing serta memberikan pengarahan kepada
penulis sewaktu melakukan penelitian.
7. Seluruh direksi, staf, serta karyawan di PT. Kusumahadi Santosa yang
telah membantu.
8. Bapak dan Ibu serta adikku yang aku sayangi , terimakasih atas segala
do’a, kasih sayang, dorongan dan nasehatnya.
9. Sahabat-sahabatku D3 Akuntansi Keuangan ankatan 2008. Terima kasih
atas dukungannya.
10.Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini yang
tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
commit to user
Penulis menyadari meskipun telah berusaha semaksimal mungkin dalam
menyelesaikan dan menyusun Tugas Akhir ini, akan tetapi karya ini masih
jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran
yang membangun. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi akademi,
perusahaan serta para pembaca.
Surakarta, Juni 2011
Penulis
commit to user
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL………i
ABSTRAK………...ii
HALAMAN PERSETUJUAN………...iii
HALAMAN PENGESAHAN………iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN………...v
KATA PENGANTAR………vi
DAFTAR ISI………...ix
DAFTAR GAMBAR……….xii
BAB I. PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan………..1
B. Latar Belakang Masalah……….15
C. Perumusan Masalah………...17
D. Tujuan Penelitian………...17
commit to user
E. Manfaat Penelitian……….18
II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Sistem dan Prosedur………...19
2. Pengertian Sistem Akuntansi………...20
3. Pengertian Gaji dan Upah………20
4. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan…………...21
5. Sistem Pengendalian Intern………...28
B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN 1. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Karyawan pada PT.Kusumahadi Santosa………..32
2. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa………..42
3. Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Karyawan pada PT.Kusumahadi Santosa………57
commit to user
III. TEMUAN
A. KELEBIHAN……….63
B. KELEMAHAN………..64
IV. PENUTUP
A. KESIMPULAN………..66
B. REKOMENDASI………...67
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gb. 1 Struktur Organisasi PT.Kusumahadi Santosa………..5
Gb. 2.1 Bagan Alir Sistem Penggajian………...42
Gb. 2.2 Bagan Alir Sistem Penggajian (Lanjutan)………..43
Gb. 2.3 Bagan Alir Sistem Penggajian (Lanjutan)………..44
Gb. 2.4 Bagan Alir Sistem Penggajian (Lanjutan)………..45
Gb. 2.5 Bagan Alir Sistem Penggajian (Lanjutan)………..46
Gb. 2.6 Bagan Alir Sistem Pengupahan………..50
Gb. 2.7 Bagan Alir Sistem Pengupahan (Lanjutan)………51
Gb. 2.8 Bagan Alir Sistem Pengupahan (Lanjutan)………52
Gb. 2.9 Bagan Alir Sistem Pengupahan (Lanjutan)………53
Gb. 2.10 Bagan Alir Sistem Pengupahan (Lanjutan)………54
commit to user
ABSTRACT
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
KARYAWAN PADA PT.KUSUMAHADI SANTOSA and to evaluate the company’es internal controlling system.
The methods employed in this research were direct and indirect interview, and literary study. Furthermore, an evalution was conducted on the research conducted by comparing the data and theory.
The result of research shows that remuneration system of PT.Kusumahadi Santosa has been conducted well because the related function, used document, used accounting record. Result this research also that there are both weakness and advantage in wage payment system in PT.Kusumahadi Santosa. The weaknesses exist are: there was not efective a function for checking attendance time cards of office employee, both function are done by same function, and there was not a separation function in the organization structure. Beside of these weakness writer find advantage as well, that is a signature by employee who receive his wage, the form and document used had authorized by men competent to, appropriate divisions are involved in wage payment system organization structure.
Based on weakness on wage payment accounting system, then writer suggests for the company should separate between wage listing function maker and payment maker function, needed checking for money before the employee receive his wage, the time account machine on employee absence starts to be used.
commit to user
PT.Kusumahadi Santosa merupakan salah satu perusahaan
manufaktur yang bergerak di bidang industri tekstil. Perusahaan ini resmi
didirikan pada tanggal 14 Mei 1980 di Surakarta tepatnya dengan alamat
Jl. Raya Solo-Tawangmangu Km 9,5 Jaten Karanganyar oleh R.H Santosa,
Dra. Mariam S dan Suhendro Bsc dengan akta notaris Maria Theresia Budi
Santosa,SH dalam SK No.YA5/287/4 tanggal 14 Mei 1980.
Sejak perusahaan ini berdiri sudah berbentuk Perseroan Terbatas,
akan tetapi perusahaan ini bersifat tertutup karena kepemilikan sahamnya
berasal dari lingkup keluarga saja. PT.Kusumahadi Santosa merupakan
pengembangan usaha dari Danar Hadi Group yang merupakan salah satu
industri batik tulis, cap dan garmen. Sejak berdirinya perusahaan sampai
sekarang ini PT.Kusumahadi Santosa mengalami kemajuan dan
perkembangan yang cukup signifikan.
Sehubungan dengan meningkatnya permintaan konsumen dan
kapasitas produksi sudah tidak dapat memenuhi lagi serta pasokan bahan
baku yang sering terlambat maka pada tahun 1990, PT.Kusumahadi
Santosa mengadakan perluasan usaha dengan mendirikan anak perusahaan
commit to user
PT.Kusuma Putra Santosa. Produk yang dihasilkan adalah benang rayon
dan benang katun. Hasil produksi PT.Kusuma Putra Santosa digunakan
sebagai bahan baku di PT.Kusumahadi Santosa. Selain mendirikan
PT.Kusuma Putra Santosa, PT.Kusumahadi juga mendirikan departemen
weaving2 untuk penambahan proses produksi.
2. Visi Dan Misi Perusahaan
PT.Kusumahadi santosa selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan dan
keinginan pelanggan dengan meningkatkan kualitas dan pelayanan.
Adapun visi dan misi perusahaan adalah:
a. Visi Perusahaan
1) Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM), disiplin yang
tinggi dan selalu bekerja keras dalam menghadapi ketatnya
persaingan pada usaha tekstil.
2) Meningkatkan mutu pelayanan dan menjamin pemenuhan
pesanan pelanggan sebaik mungkin.
3) Karena hasil produksinya diminati pasar lokal dan
internasional, maka perusahaan berorientasi pada laba.
b. Misi Perusahaan
1) Menjaga kualitas dan kuantitas produksi agar dapat memenuhi
selera dan permintaan konsumen.
2) Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang dibutuhkan
commit to user
3) Membantu pemerintah dalam menciptakan lapangan kerja dan
menunjang pembangunan perekonomian pada khususnya.
3. Lokasi Perusahaan
Faktor terpenting dalam pendirian suatu perusahaan adalah
penentuan letak dan lokasinya. Hal tersebut diutamakan guna tercapainya
tujuan yang diinginkan perusahaan. PT.Kusumahadi Santosa terletak di
bagian timur kota Surakarta kurang lebih 9,5 Km dari pusat kota, tepatnya
di Jl.Raya Solo-Tawangmangu Km 9,5 Jaten Karanganyar.
Perusahaan ini memiliki luas area yang terdiri dari:
Luas Tanah : 58.000 m2
Luas Bangunan Kantor : 776 m2
Luas Bangunan Bengkel : 5.580 m2
Luas Bangunan Departemen Weaving : 9.715 m2
Luas Bangunan Departemen Finishing : 3.155 m2
Luas Bangunan Utility : 1.395 m2
Luas Bangunan Perumahan : 700 m2
Luas Bangunan Kantin : 6.008 m2
Letak perusahaan ini cukup strategis karena berada di dekat
pemukiman penduduk yang padat, sehingga tidak mengalami kesulitan
untuk memperoleh tenaga kerja yang berpendidikan rendah, menengah
maupun tinggi. Dengan berdirinya perusahaan ini juga dapat memberikan
commit to user
PT.Kusumahadi Santosa memiliki area distrbusi yang meliputi
pulau Jawa, Bali dan sebagian Eropa. Letak perusahaan yang berada di
tengah pulau Jawa dan dekat dengan pulau Bali dan produsen batik, maka
dalam mendistribusikan hasil produksinya dapat dilakukan secara efektif.
Dalam pengiriman barang, PT.Kusumahadi Santosa tidak mengalami
kesulitan karena daerah Jawa dan Bali merupakan pasar terbesar
dibandingkan dengan kota yang lain. Demikian juga dengan bahan baku
pendukung yang memadai cukup mudah untuk didapatkan, seperti air,
tanah, jasa komunikasi dan tenaga listrik sehingga perluasan pabrik masih
mungkin dilakukan karena harga tanah relatif murah.
4. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu elemen yang penting dalam
suatu perusahaan untuk membagi tugas dan wewenang serta tanggung
jawab tiap fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam suatu
perusahaan agar tidak terjadi kesimpangsiuran dalam menjalankan
tugasnya. Adapun struktur organisasi PT. Kusumahadi Santosa dapat
commit to user
Sumber : Data sekunder Struktur organisasi PT. Kusumahadi Santosa
commit to user
5. DESKRIPSI JABATAN
Adapun pembagian wewenang, tugas, dan tanggung jawab dalam
PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
1. Dewan Komisaris
Adalah dewan tertinggi dalam organisasi perusahaan yang anggotanya
diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham
(RUPS). Dewan ini memiliki tugas dan tanggung jawab, diantaranya:
a. Menyempurnakan kembali kebijakan-kebijakan umum
perusahaan sesuai dengan perkembangan yang terjadi.
b. Memberi penilaian dan mewakili para pemegang saham atas
pengesahan neraca dan perhitungan laba-rugi tahunan serta
laporan lainnya ang disampaikan oleh direksi.
c. Mengusahakan agar tujuan perusahaan seperti tercantum dalam
anggaran dasar dan anggaran rumah tangga dapat tercapai.
d. Mengawasi dan menertibkan pelaksanan tujuan perusahaan
berdasarkan kebijakan umum yang ditetapkan.
e. Menandatangani surat-surat penting sesuai dengan wewenang
yang ditetapkan dalam anggaran dasar perusahaan.
2. Direktur Utama
Merupakan pimpinan tertinggi yang memiliki tugas memimpin,
mengawasi, serta menilai hasil sasaran perusahaan. Tugas dari direktur
commit to user
a. Memimpin rapat direksi dan mengkoordinasikan rencana yang
diusulkan para direktur dengan memperhatikan kebijakan
umum perusahaan yang telah ditetapkan.
b. Mempertanggungjawabkan seluruh hasil kegiatan perusahaan
yang telah dilaksanakan kepada Dewan Komisaris.
c. Melakukan pembinaan kegiatan dan menilai hasil dari tujuan
perusahaan yang dibantu staf ahli pengawasan dan internal
audit, staf operasional, keuangan dan pemasaran.
d. Merumuskan arah dan tujuan perusahaan melalui kebijakan dan
ketetapan pokok perusahaan meliputi kebijaksanaan dalam hal
perencanaan, penyusunan, pengendalian, dan pengembangan
perusahaan.
3. Direktur Umum dan Keuangan
Merupakan pimpinan tertinggi dalam pelaksanaan operasional
keuangan perusahaan. Tanggung jawabnya langsung kepada Direktur
Utama dan dalam menjalankan tugasnya membawahi Kadiv Umum
dan Keuangan.
4. Direktur Pemasaran
Adalah pemimpin tertinggi dalam koordinasi pengembangan
keputusan di bagian pemasaran. Tanggung jawabnya langsung kepada
Direktur Utama dan dalam menjalankan tugasnya membawahi Kadiv
Pemasaran. Tugas dan tanggung jawab Direktur Pemasaran adalah
commit to user
a. Menetapkan rencana penjualan jangka pendek dan jangka
panjang.
b. Membuat kontrak penjualan dengan konsumen luar negeri dan
dalam negeri.
c. Mengembangkan pangsa pasar baik dalam negeri maupun luar
negeri.
5. Direktur Produksi
Merupakan pemimpin tertinggi dalam koordinasi pengembangan
keputusan di bagian produksi. Tanggung jawab dan wewenangnya
hanya mencakup bidang produksi saja. Dalam menjalankan tugasnya
membawahi beberapa bagian.
6. Kadiv Umum dan Keuangan
Kadiv Umum dan Keuangan bertanggung jawab langsung kepada
Direktur Umum dan Keuangan dan membawahi langsung Manajer
Umum dan Keuangan. Kadiv ini mempunyai tugas, yaitu:
a. Mengelola divisi umum dan keuangan sesuai dengan keputusan
dari direktur.
b. Mengkoordinir beserta bawahannya dan bertanggung jawab
atas seluruh aktivitas yang terjadi di divisi umum dan
keuangan.
c. Membuat perencanaan kegiatan operasional untuk
commit to user
7. Kadiv Pemasaran
Kadiv Pemasaran bertanggung jawab langsung kepada Direktur
Pemasaran dan membawahi langsung Manajer Pemasaran. Tugas dan
tanggung jawab Kepala Divisi Pemasaran adalah sebagai berikut:
a. Mengkoordinir manajer beserta bawahannya dan bertanggung
jawab atas seluruh kegiatan pemasaran perusahaan.
b. Mencari customer, membuat kontrak penjualan, dan membuat rencana penjualan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
c. Menentukan strategi pemasaran yang menyangkut packaging, promosi, pendistribusian, dan penentuan potongan harga.
8. Kadiv Produksi
Kadiv Produksi bertanggung jawab langsung kepada Direktur Produksi
dan membawahi langsung Manajer Produksi. Tugas dan tanggung
jawab Kepala Divisi Produksi adalah sebagai berikut:
a. Mengkoordinir manajer produksi beserta bawahannya dan
bertanggung jawab atas seluruh kegiatan produksi perusahaan.
b. Mengelola divisi produksi sesuai dengan keputusan dari
direktur.
9. Manajer Akuntansi
Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Divisi Umum dan
Keuangan Manajer ini mempunyai tanggung jawab untuk menyalin
commit to user 10.Manajer Keuangan
Manajer ini mempunyai tugas dan wewenang untuk mengurusi
sirkulasi keuangan perusahaan.
11.Manajer umum dan personalia
Manajer ini bertanggung jawab kepada Kadiv Umum dan Keuangan.
Mempunyai tugas, yaitu:
a. Mengatur dan menyelenggarakan usaha-usaha untuk
memperlancar perkembangan perusahaan.
b. Membuat kebijakan yang menyangkut masalah karyawan
termasuk pemberian surat peringatan, penerimaan karyawan,
tunjangan dan pemberian kompensasi karyawan.
c. Menjalankan dan mentaati peraturan pemerintahan mengenai
masalah kepegawaian.
d. Mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk hal-hal
tertentu, misalnya PKL, penelitian, dll.
12.Manajer Logistik
Manajer ini merupakan bagian dari Bagian Umum dan Keuangan.
Mempunyai tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab terhadap Kadiv Umum dan Keuangan atas
aktivitas pembelian yang dilakukan dalam periode tertentu.
b. Mengkoordinir bawahannya dalam menjalankan tugas sesuai
commit to user
c. Menangani masalah logistik dalam hal pengadaan barang dan
memenuhi kebutuhan logistik perusahaan secara umum.
13.Manajer Pemasaran
Manajer ini memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan
memasarkan barang-barang hasil produksi untuk dipasarkan baik di
dalam dan luar negeri.
14.Manajer Spinning
Manajer ini mempunyai tanggung jawab untuk melakukan permintaan
dan pemesanan benang ke pihak luar, merencanakan besarnya volume
produksi, dan mengawasi pelaksanaan produksi.
15.Manajer Weaving 1 dan Weaving 2
Manajer ini memiliki beberapa tugas diantaranya memproduksi kain
tenun dan memelihara mesin-mesin beserta peralatannya. Selain itu
menetapkan kebijakan-kebijakan untuk membantu kelancaran
produksi pengolahan kapas menjadi kain tenun.
16.Manajer Utility
Manajer ini memiliki tugas untuk menyediakan kebutuhan power plan
seperti listrik, dan air compressor serta memelihara mesin- mesinnya.
17.Manajer Finishing
Manajer ini yang bertugas menyempurnakan kain yang telah selesai
commit to user 18.Manajer Printing
Manajer ini yang bertugas untuk memproduksi kain printing. Dalam
melaksanakan tugasnya manajer di bantu oleh seksi desain, hand print, seksi produksi, dan seksi quality.
19.Kepala Seksi (Kasie)
Bertanggung jawab kepada manajer atas pekerjaan yang dilaksanakan
serta mengawasi pelaksanaan tugas kepala urusan, kepala regu, dan
operator.
20.Kepala Sub Seksi
Memiliki tanggung jawab untuk:
a. Pelaksanaan harian segala urusan yang menjadi tanggung
jawabnya.
b. Melakukan pengawasan langsung terhadap pelaksanaan
produksi dan menangani masalah yang berhubungan dengan
proses produksi.
21.Kepala Urusan (Kaur)
Bertugas untuk memberi laporan kepada seksi, mengurusi semua
masalah di lapangan dan turun langsung di lapangan.
22.Kepala Regu
Bertugas untuk mengurusi semua masalah di lapangan, serta
commit to user
6. Permodalan Perusahaan
PT.Kusumahadi Santosa merupakan perusahaan yang
permodalannya dipegang oleh satu keluarga besar, yaitu H. Santosa.
Saham perusahaan ini bersifat tertutup karena tidak dijual di bursa efek,
hanya cukup dari lingkungan keluarga saja. Modal yang dimiliki sebagian
besar untuk menyediakan sarana-sarana berupa mesin produksi dan
peralatan pengujian laboratorium. Sedangkan pemanfaatan yang lainnya
digunakan untuk mendirikan gedung dan perkantoran, ruang produksi,
serta penyediaan lahan yang kemungkinan nantinya akan digunakan untuk
perluasan perusahaan.
7. Sistem Personalia PT.Kumahadi Santosa
Tenaga kerja yang ada pada PT.Kusumahadi Santosa telah
memenuhi ketentuan-ketentuan ketenagakerjaan yang diatur dalam
Departemen Tenaga Kerja Republik Indonesia antara lain bidang tenaga
kerja, sistem kompensasi, jaminan sosial dan lain-lain. Untuk memenuhi
kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan perusahaan cukup dilakukan
dengan pengangkatan karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai
dengan bidang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk memenuhi
jabatan yang lebih tinggi, seorang karyawan akan dinilai kemampuannya
atas apa yang telah dipegang dan yang dipercayakan kepadanya. Selain itu,
commit to user
PT.Kusumahadi Santosa memberlakukan jam kerja selama 8 jam
dalam sehari dimulai dari hari senin sampai dengan hari sabtu. Khusus
karyawan bagian produksi jam kerja terbagi dalam shift yang terdiri dari 4
group berdasarkan jadwal yang telah ditentukan, yaitu:
1) Bagian Produksi dan Satpam
a. Shifft pagi : jam 06.00 s/d 14.00 WIB (½ jam istirahat)
b.Shift siang : jam 14.00 s/d 22.00 WIB (½ jam istirahat)
c. Shift malam : jam 22.00 s/d 06.00 WIB (½ jam istirahat)
d.Shift normal : jam 08.00 s/d 16.00 WIB (1 jam istirahat)
Pergantian shift tiap group dilakukan tiga hari sekali, yaitu 3x masuk shift pagi, 3x masuk shift siang, 3x shift malam, 2 hari libur, dan seterusnya.
2) Bagian Keuangan dan Pemasaran
a)Hari senin s/d kamis : jam 08.00 s/d 16.30 WIB (1 jam istirahat)
b)Hari jum’at : jam 08.00 s/d 16.30 WIB
(1 ½ jam istirahat)
commit to user
B. LATAR BELAKANG MASALAH
Suatu perusahaan pada umumnya ingin memperoleh laba yang optimal dan
dapat berkembang dengan lebih baik. Dalam menjalankan operasional
perusahaannya, perusahaan perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang
memadai agar seluruh aktivitas dapat berjalan dengan lancar. Sistem informasi
yang akurat dan prosedur yang memadai sangat diperlukan untuk
mengendalikan setiap aktivitas organisasi dan sebagai sarana untuk
memperoleh suatu informasi dalam rangka mencapai tujuan perusahaan yang
telah ditetapkan.
Perusahaan dalam menjalankan operasinya yang menyangkut bidang
ketenagakerjaan pasti banyak menghadapi masalah, misalnya berkaitan
dengan ketenagakerjaan khususnya penggajian. Pembayaran gaji merupakan
hal yang mutlak dilakukan oleh perusahaan karena hal tersebut menyangkut
tenaga-tenaga pelaksana yang berupaya untuk memajukan usaha perusahaan.
Mengingat gaji merupakan kembalian finansial yang harus diberikan kepada
karyawan sebagai kontribusi mereka terhadap organisasi atas pekerjaan yang
telah dilakukan, sehingga diperlukan sistem dan prosedur yang baik dan
efektif untuk menjamin bahwa pembayaran gaji dapat terstrukturisasi sehingga
efisiensi kerja dapat tercapai. Untuk memenuhi hal tersebut, maka pihak
manajemen perlu membuat sistem akuntansi penggajian.
Sistem penggajian merupakan komponen yang cukup penting dalam
sistem informasi akuntansi. Sistem ini terdiri dari suatu kerangka kerja yang
commit to user
menginformasikan data biaya tenaga kerja yang dibutuhkan oleh pihak-pihak
yang berkepentingan pada perusahaan. Oleh sebab itu, sistem penggajian dan
pengupahan harus di desain sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan
manajemen perusahaan. Jika ada catatan penggajian yang tidak lengkap dapat
merugikan karyawan dan juga mempersulit pengambilan keputusan. Sistem
informasi akuntansi penggajian harus di analisis secara periodik untuk
mengetahui apakah sistem tersebut telah memenuhi informasi yang
dibutuhkan oleh manajemen. Jika ada masalah yang timbul akan berpengaruh
pada kinerja karyawan begitu pula dengan hasil produksinya. Pengendalian
intern yang berupa sistem akuntansi penggajian ini dapat digunakan sebagai
alat bantu untuk mendeteksi penyimpangan yang terjadi di dalam perusahaan
serta membantu perusahaan dalam beroperasi agar lebih efektif dan efisien.
Semakin berkembangnya sebuah perusahaan, maka frekuensi transaksinya
akan semakin lebih banyak dan lebih kompleks sehingga data yang harus
diolah juga semakin banyak. Dengan begitu, pengendalian intern ini dapat
mengontrol ketelitian dan keandalan data yang dihasilkan.
Mengingat pentingnya sistem dan prosedur penggajian pada perusahaan,
maka manajer diharapkan dapat membuat sistem yang handal dan dapat
dipercaya agar dapat memberikan data dan informasi yang dibutuhkan oleh
pihak intern perusahaan, khususnya bagi manajer untuk melakukan
pengawasan terhadap jalannya perusahaan.
Dalam penulisan karya ini, akan dibahas mengenai sistem penggajian dan
commit to user
manufaktur. Perusahaan tersebut masih memakai sistem manual dalam
penghitungan datanya. Bukan hanya itu saja, perusahaan ini sudah
menggunakan alat pencatat waktu hadir yang lebih mempermudah dalam
penginputan data kehadiran pegawai.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk menulis
tugas akhir dengan judul ” Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian dan
Pengupahan Karyawan Pada PT.Kusumahadi Santosa”.
C. PERUMUSAN MASALAH
Perumusan masalah dalam penelitian ini dimaksudkan untuk menjadi
pedoman bagi penulis untuk melakukan penelitian secara tepat. Berdasarkan
uraian diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem penggajian dan pengupahan karyawan pada PT.
Kusumahadi Santosa? Apakah sudah sesuai dengan sistem manual yang
diterapkan di PT.Kusumahadi Santosa?
2. Apakah kelebihan dan kelemahan dari sistem penggajian dan pengupahan
karyawan di PT.Kusumahadi Santosa?
D. TUJUAN PENELITIAN
Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah untuk mengetahui
kelebihan dan kelemahan sistem penggajian dan pengupahan karyawan di
commit to user
mengevaluasi pelaksanaan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
karyawan pada PT. Kusumahadi Santosa.
E. MANFAAT PENELITIAN
1. Bagi Penulis
Laporan Tugas Akhir ini diharapkan dapat digunakan sebagai
sarana untuk menerapkan ilmu dan teori tentang sistem akuntansi
khususnya sistem akuntansi penggajian ke dalam dunia kerja yang telah
dipelajari selama mengikuti perkuliahan di Program Diploma III
Akuntansi Keuangan pada mata kuliah sistem informasi akuntansi,
sehingga dengan sendirinya akan menjadi proses belajar bagi penulis.
2. Bagi Perusahaan
Laporan Tugas Akhir ini diharapkan dapat menjadi pertimbangan
dan masukan bagi manajemen perusahaan dalam menentukan kebijakan
untuk lebih meningkatkan sistem akuntansi khususnya untuk sistem
akuntansi penggajian serta dapat meghindari adanya penyelewengan yang
mungkin terjadi.
3. Bagi pembaca
Dapat menambah wawasan, pengetahuan dan informasi mengenai
sistem akuntansi penggajian serta sebagai acuan dalam penulisan tugas
commit to user
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Untuk memperoleh pengertian yang lebih jelas mengenai sistem
dan prosedur secara keseluruhan, maka penulis akan memberikan
penjelasan yang terkait dengan hal tersebut. Berikut ini beberapa
pengertian sistem dan prosedur yang dikemukakan oleh para ahli.
Menurut Mulyadi (2001:5), sistem adalah suatu jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan prosedur merupakan suatu
urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam
suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Menurut Baridwan (1991:3), sistem merupakan suatu kerangka dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai
dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu
kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sedangkan prosedur
adalah suatu urut-urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya
perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang
commit to user
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Jogiyanto (1988:47), sistem akuntansi merupakan
proses pencatatan (recording), pengelompokkan (classifying),
perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari kegiatan
transaksi perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001:3), sistem akuntansi merupakan
organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
3. Pengertian Gaji dan Upah
Menurut Mulyadi (2001:373), gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan atau
pegawai pada perusahaan, yang dibayarkan secara tetap setiap
bulannya. Sedangkan upah merupakan pembayaran kepada tenaga
kerja pelaksana (buruh) atas jasa yang diberikan pada perusahaan,
yang diberikan secara mingguan berdasarkan hasil yang diperoleh dari
kerjanya. Menurut Soemarso (2005:307), gaji adalah imbalan kepada
pegawai yang diberi tugas administrasi dari pimpinan yang jumlahnya
biasanya tetap secara bulanan.
Besarnya gaji pokok seorang karyawan atau pegawai dinilai
dalam bentuk uang yang telah ditetapkan atas suatu persetujuan.
commit to user
mempengaruhi besar kecilnya gaji yang akan diterima. Perbedaan gaji
dan upah terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu
penerimaannya. Seseorang menerima gaji apabila memiliki ikatan
kerja yang kuat dan sah, sedangkan seseorang menerima upah apabila
ikatan kerjanya tidak kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya,
gaji pada umumnya diberikan pada akhir bulan, sedangkan upah
diberikan setiap hari ataupun setiap minggu.
4. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian
Sistem penggajian adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat
menurut pola yang terorganisasi atau terpadu untuk melaksanakan
suatu kegiatan pembayaran atau kompensasi atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan atau pegawai yang meliputi pencatatan,
pembuatan daftar gaji, penyiapan sampai pembayaran gaji. Proses
penggajian meliputi pengurangan pajak, tambahan tunjangan yang
diterima, potongan-potongan tertentu, laporan kepada pemerintah dan
persyaratan untuk kepegawaian.
Menurut Mulyadi (2001:391), sistem akuntansi penggajian
adalah sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan
yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gajinya
dibayarkan tetap perbulan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari
commit to user
Dari pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sistem
penggajian adalah suatu bentuk pemberian kompensasi yang diterima
oleh karyawan atau pegawai yang sifatnya tetap per bulan atau per
minggu.
1) Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Penggajian
dan Pengupahan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan meliputi:
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya
surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian
sementara, dan pemindahan karyawan.
b. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
c. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi
oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan
commit to user d. Daftar gaji dan upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan jumlah upah bruto setiap
karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa Pph Pasal 21,
utang karyawan, dan iuran untuk organisasi karyawan.
e. Rekap daftar gaji dan upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen,
yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
f. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan pembuatan daftar gaji dan upah atau
dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.
Dokumen ini sebagai catatan setiap karyawan mengenai rincian
gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta
potongan-potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
g. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan yang diserahkan kepada setiap
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat
commit to user
informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.
2) Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi
Penggajian dan Pengupahan
Menurut Mulyadi (2001:382) catatan akuntansi yang digunakan
dalam pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut:
a) Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk
mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen
dalam perusahaan.
b) Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung
yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c) Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak
langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen
dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu
biaya ini adalah bukti memorial.
d) Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
commit to user
3) Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan
Pengupahan
Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
meliputi: fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat
daftar gaji dan upah, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan.
a. Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan
baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan,
kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan
pemberhentian karyawan.
b. Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan
waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah
yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak karyawan dan
berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama
jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
d. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertangggung jawab untuk mencatat kewajiban yang
commit to user
karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan berada di tangan: bagian utang, bagian
kartu biaya, dan bagian jurnal.
1. Bagian utang
Bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan
upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.
2. Bagian kartu biaya
Bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam
kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap
daftar gaji dan upah serta kartu jam kerja.
3. Bagian jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung
jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
e. Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank.
4) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi
Penggajian dan Pengupahan
Sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan
commit to user a. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat
waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor
administrasi atau pabrik.
b. Prosedur pencatatan waktu kerja
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu kerja yang diperlukan
bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan
distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang
menikmati jasa karyawan tersebut.
c. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan.
d. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja
didistribusikan ke departemen-departemen yang menikmati
manfaat tenaga kerja tersebut.
e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Dalam prosedur ini, fungsi keuangan membuat bukti kas keluar
untuk pembayaran gaji dan upah, dimana jumlah yang tertera
dalam bukti kas keluar harus sesuai dengan jumlah pembayaran
commit to user f. Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi
dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah
pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna
pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian
menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke
amplop gaji dan upah.
5. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi,
metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen (Mulyadi, 2001:163). Menurut Baridwan (1991:13) sistem
pengendalian intern dalam arti sempit merupakan pengecekan
penjumlahan, baik penjumlahan mendatar (crossfooting) maupun
penjumlahan menurun (footing). Sedangkan dalam arti luas
pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi
meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk
mengadakan pengawasan.
Suatu sistem dikatakan sudah baik apabila di dalamnya terdapat
prinsip-prinsip pengendalian intern yang apabila dilaksanakan secara
commit to user
kekayaan perusahaan dari pemborosan, kecurangan, dan pencurian
serta menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan dapat
dipercaya. Tujuan pokok sistem pengendalian intern secara umum
adalah: menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, serta mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan adalah sebagai berikut (Mulyadi 2001:386):
1. Organisasi
a. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern, fungsi
akuntansi harus dipisahkan dari fungsi keuangan. Dengan
dipisahkannya dua fungsi ini, hasil penghitungan gaji dan upah
yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji dicek ketelitian dan
keandalannya kepada karyawan yang berhak.
b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
operasi.
Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu
dasar untuk penghitungan gaji dan upah. Dengan demikian,
keandalan dan ketelitian data waktu hadir karyawan sangat
menentukan ketelitian dan keandalan data gaji dan upah setiap
commit to user
karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan
oleh fungsi operasi.
2. Sistem otorisasi
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan
upah jarus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai
karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur
Utama. Hal ini untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji
kepada orang yang tidak berhak menerimanya.
b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga
harus didasarkan surat keputusan Direktur Keuangan.
c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan
gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Prosedur pencatatan
a. Perubahan dalam catatan pengasilan karyawan direkonsiliasi
commit to user
b. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja
diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
4. Praktik yang sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung.
b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu
harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran
dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum
dilakukan pembayaran.
d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan catatan penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah.
5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut
oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang
mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tanggung
jawabnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang
ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang
dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan
commit to user
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi
karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan
pekerjaannya.
B. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang Diterapkan Pada
PT.Kusumahadi Santosa
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan pada
PT.Kusumahadi Santosa terbagi menjadi dua tahap, tahap pertama adalah
pembayaran gaji bagi pegawai tetap dan pegawai kontrak yang dilakukan
setiap satu bulan sekali. Sedangkan untuk tahap kedua adalah pembayaran
upah kepada karyawan lepas/harian, pembayarannya dilakukan setiap dua
minggu sekali.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan pada
PT.Kusumahadi Santosa meliputi:
a. Fungsi yang terkait
1) Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertugas untuk menyeleksi calon karyawan, membuat
keputusan tarif gaji dan upah karyawan, mutasi karyawan,
pemberhentian karyawan, dan membuat rekap gaji dan upah,
strok gaji dan upah, amplop gaji dan upah, mengotorisasi rekap
commit to user 2) Fungsi pencatatan waktu hadir
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan
pencatatan waktu hadir bagi semua karyawan dan juga
bertanggung jawab atas kesalahan yang mungkin dilakukan oleh
karyawan.
3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertugas untuk menghitung penghasilan
masing-masing karyawan dalam satu periode pembayaran gaji dan upah.
Selanjutnya daftar gaji dan upah diserahkan ke Direktur
Keuangan untuk dimintakan persetujuan dan otorisasinya.
4) Fungsi Kasir
Fungsi kasir ini bertugas mengisi dan mencairkan cek ke bank
guna pembayaran gaji dan upah. Setelah cek diotorisasi oleh
Direktur Keuangan dan melakukan pencatatan ke jurnal umum.
5) Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertugas dalam pembuatan bukti kas keluar,
menyiapkan cek, dan memintakan tanda tangan kepada Direktur
Keuangan.
b. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam penyelenggaraan sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah
commit to user
1) Kartu Jam Hadir
Dokumen ini dibuat oleh bagian pencatat waktu yang digunakan
untuk mencatat waktu hadir dan pulang karyawan baik jam kerja
maupun jam lemburnya. Kartu jam hadir di perusahaan ini telah
dikelola dengan cukup baik karena adanya mesin yang
membantu pencatatan hadir karyawan. Dengan menggunakan
mesin pencatat waktu ini, maka kecurangan dan manipulasi yang
dilakukan oleh karyawan dan dihindari. Kartu jam hadir ini berisi
tanggal dan jam hadir karyawan, sehingga dapat memberikan
bukti bahwa karyawan tersebut benar-benar hadir di perusahaan.
2) Surat Pemberitahuan Terlambat
Dokumen ini digunakan oleh satpam untuk mencatat karyawan
yang terlambat dating, kemudian diserahkan ke departemen HRD.
3) Surat Perintah Lembur
Dokumen ini terdapat pada seluruh departemen yang nantinya
digunakan untuk melaksanakan perintah lembur. Surat perintah
lembur ini di otorisasi oleh Direktur yang membawahi
departemen tersebut.
4) Surat Ijin Meninggalkan Tempat Kerja
Dokumen ini terdapat pada seluruh departemen yang di otorisasi
oleh kepala seksi. Dokumen ini digunakan untuk mencatat setiap
karyawan yang ingin meninggalkan tempat kerja karena ada
commit to user 5) Daftar gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kepegawaian atau personalia
yang berisi gaji bruto setiap karyawan dan dikurangi
potongan-potongan yang berupa Pph pasal 21 untuk gaji yang melebihi 1
juta, serikat buruh, iuran koperasi, asuransi ketenagakerjaan dan
utang karyawan.
6) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kepegawaian. Dengan adanya
dokumen pendukung perubahan gaji dan upah pada
PT.Kusumahadi Santosa dapat menjamin keandalan sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan serta untuk menciptakan
sistem pengendalian yang baik.
7) Rekap daftar gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia yang berisi ringkasan
gaji karyawan per departemen yang dibuat berdasarkan daftar
hadir, kartu jam hadir, dan kartu jam kerja. Sehingga tidak terjadi
kesalahan dan manipulasi yang dilakukan oleh karyawan dan
keandalannya dapat terjamin.
8) Strok gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia. Dokumen ini dibuat
bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang
diterima setiap karyawan beserta potongan-potongan yang
commit to user
9) Amplop gaji
Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia sebagai tempat uang
gaji yang akan diterima oleh para karyawan. Halaman muka
amplop berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor
identitas karyawan, serta nama departemen karyawan tersebut
bekerja.
10) Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan bukti perintah pengeluaran uang untuk
pembayaran gaji dan upah yang dibuat oleh fungsi keuangan
kemudian diserahkan kepada Direktur Keuangan untuk
dimintakan otorisasinya.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa adalah
sebagai berikut:
1) Jurnal umum
Pencatatan gaji dan upah kedalam jurnal umum dilakukan oleh
bagian kasir bukan bagian akuntansi. Bagian akuntansi hanya
mencatat semua kejadian dan transaksi diluar pencatatan gaji dan
upah karyawan. Adanya jurnal umum pada PT.Kusumahadi
commit to user
transaksi penggajian dan pengupahan bahwa transaksi tersebut
benar-benar telah terjadi.
2) Buku besar
Catatan akuntansi ini digunakan untuk memposting besarnya gaji
dan upah yang telah dibayarkan dari jurnal umum.
3) Kartu penghasilan karyawan
Pada PT.Kusumahadi Santosa tidak diselenggarakan kartu
penghasilan karyawan, melainkan langsung ke daftar gaji dan
upah. Sebagai tanda terima gaji, setiap karyawan diwajibkan
menandatangani daftar pengambilan gaji karyawan, sehingga
rahasia penghasilan karyawan dapat terjaga serta dapat
menghindari pengambilan gaji berulang oleh karyawan.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada
PT.Kusumahadi Santosa terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian pencatat
waktu yang nantinya bertanggung jawab kepada manajer umum
dan personalia. Pencatatan waktu hadir ini menggunakan kartu
commit to user
2) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, strok gaji dan upah,
rekap gaji dan upah, serta amplop gaji dan upah dibuat oleh
bagian personalia. Data yang digunakan sebagai acuan adalah
daftar hadir dan kartu jam hadir karyawan yang telah diotorisasi
oleh bagian personalia.
3) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur ini bertujuan untuk membuat bukti kas keluar untuk
pembayaran gaji dan upah. Pada PT.Kusumahadi Santosa yang
bertugas melakukan kegiatan ini adalah bagian keuangan. Data
yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar adalah
daftar gaji dan upah serta rekap gaji dan upah yang telah dibuat
oleh bagian personalia.
4) Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi personalia,
kasir, dan keuangan. Fungsi keuangan menulis cek guna
pembayaran gaji dan upah. Kasir kemudian mengirimkan cek
tersebut ke bank untuk dicairkan, nantinya bank akan memberikan
uang tunai ke perusahaan. Kemudian diserahkan ke bagian
personalia untuk dilakukan penghitungan. Setelah itu, fungsi
personalia memasukkan uang gaji kedalam amplop gaji dan
commit to user
e. Unsur Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian dan
Pengupahan
Pengendalian intern merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang
akan membantu perusahaan dalam mengarahkan manajemen agar
nantinya dapat dilaksanakan dengan baik. Kebijakan dan prosedur
pengendalian intern yang diterapkan oleh PT.Kusumahadi Santosa
adalah sebagai berikut:
a. Organisasi
Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah terpisah dari fungsi
keuangan. Pada PT.Kusumahadi Santosa fungsi pembuatan daftar
gaji dan upah adalah bagian personalia. Fungsi keuangan
mempunyai tanggung jawab atas uang yang akan digunakan
dalam pembayaran gaji dan upah.
b. Sistem Otorisasi
1. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, tambahan keluarga ataupun perubahan tarif gaji dan
upah di PT.Kusumahadi Santosa harus didasarkan pada surat
keputusan Direktur Umum dan Keuangan.
2. Setiap ada potongan-potongan gaji yang dikenakan di
PT.Kusumahadi Santosa harus didasarkan surat potongan gaji
yang diotorisasi oleh fungsi personalia.
3. Kartu jam hadir di perusahaan ini harus diotorisasi oleh fungsi
commit to user
otorisasi sudah dijalankan dengan baik karena sistem otorisasi
dilaksanakan oleh fungsi yang memang harus menanganinya.
Namun pengawasan pemasukan kartu jam hadir kedalam
mesin pencatat waktu ini dirasa lemah, karena tidak terlalu
ketat.
4. Daftar gaji pada PT.Kusumahadi Santosa diotorisasi oleh
kepala bagian personalia. Oleh karena itu, keandalan dan
ketelitian data yang dihasilkan cukup terjamin.
5. Surat perintah lembur diotorisasi dan ditangani oleh kepala
departemen yang bersangkutan dimana karyawan tersebut
bekerja. Dengan diotorisasinya surat perintah lembur ini, maka
perusahaan menjamin dibayarkannya upah lembur bagi
karyawan.
6. Formulir yang digunakan oleh PT.Kusumahadi Santosa telah
bernomor urut tercetak, sehingga penggunaannya dapat
dipertanggungjawabkan.
7. Bukti kas keluar dalam pembayaran gaji dan upah yang dibuat
oleh bagian keuangan diotorisasi oleh Direktur Umum dan
Keuangan. Sistem pengendalian intern PT.Kusumahadi kuat
karena pengolahan dan pertanggungjawaban data dapat
commit to user c. Prosedur Pencatatan
Perubahan daftar gaji dan upah karyawan direkonsiliasi dengan
surat keputusan tentang karyawan. Hal ini dilakukan untuk
mengecek ketelitian data sehingga keandalannya dapat
dipertanggungjawabkan.
d. Praktik Yang Sehat
1. Pembuatan daftar gaji dan upah yang terdapat pada
PT.Kusumahadi Santosa diverifikasi ketelitian dan kebenaran
perhitungannya oleh fungsi personalia dan Direktur Keuangan.
Pengecekan dilakukan untuk menghindari adanya kekeliruan
sebelum dilakukan pembayaran kepada karyawan.
2. Data jam hadir di PT.Kusumahadi Santosa yang dicatat dalam
kartu jam hadir diawasi dalam hal pemasukan kartu jam hadir
kedalam mesin pencatat waktu. Pengawasan ini ditangani oleh
bagian pencatat waktu hadir karyawan. Hal ini dilakukan untuk
menghindari penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan
yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.
e. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Dalam mendapatkan karyawan yang cakap, terampil, jujur, dan
kompeten, maka pada PT.Kusumahadi Santosa mengadakan
penyeleksian calon karyawan berdasarkan syarat-syarat yang
telah ditentukan perusahaan serta bidang pekerjaan yang
commit to user
f. Bagan Alir Data
Untuk lebih jelas dalam menggambarkan jaringan prosedur
yang membentuk sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada
PT.Kusumahadi Santosa ini dapat digunakan bagan alir (flowchart) berikut ini:
1. Bagan alirsistem akuntansi penggajian pada PT.Kusumahadi Santosa
Karyawan Bagian Pencatat Waktu
commit to user
Bagian Umum dan Personalia
……diperiksa setiap hari
commit to user
Direktur Umum dan Keuangan
commit to user
Bagian Keuangan
Gambar 2.4 Sistem akuntansi penggajian (lanjutan) RG 1
1
DG 1
Membuat BKK dan menyiapkan cek
3
2
BKK 1 1
RG 1
DG 1
Cek
4
commit to user
Bagian Kasir
commit to user
Penjelasan prosedur dari bagan alir sistem akuntansi penggajian pada
PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
a. Karyawan
Pada saat datang, karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam
mesin pencatat waktu. Setelah itu, karyawan diwajibkan untuk mengisi
daftar hadir.
b. Bagian Pencatat Waktu
Setelah karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin
pencatat waktu dan mengisi daftar hadir karyawan, maka pencocokan
data dilakukan pada saat karyawan datang dan pulang.
Hal ini dilakukan agar ketelitian dan keandalan data dapat dijamin.
Kemudian bagian pencatat waktu menyerahkan kartu jam hadir beserta
daftar hadir karyawan ke bagian personalia.
c. Bagian Umum dan Personalia
Menerima daftar hadir dan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu
untuk dilakukan pengecekan ulang atas data yang diberikan dan
membuat daftar gaji rangkap 2 berdasarkan kartu jam hadir dan daftar
hadir serta membuat rekap gaji rangkap 3, strok gaji, dan amplop gaji.
Kemudian rekap gaji lembar ke 3, strok gaji dan amplop gaji di arsip.
commit to user
2 dikirimkan kepada Direktur Keuangan untuk dimintakan
otorisasinya.
d. Direktur Umum dan Keuangan
Menerima rekap gaji lembar ke 1 dan 2 serta rekap daftar gaji lembar
ke 1 dan 2 dari bagian personalia. Kemudian melakukan pengecekan,
menyetujui, dan menandatangani dokumen-dokumen tersebut. Daftar
gaji lembar ke 1 serta rekap gaji lembar ke 1 yang telah diotorisasi
diserahkan ke bagian keuangan sedangkan untuk daftar gaji dan rekap
gaji lembar ke 2 di arsip.
e. Bagian Keuangan
Menerima daftar gaji dan rekap gaji lembar ke 1 dari Direktur
Keuangan. Kemudian membuat bukti kas keluar rangkap 3 dan
menyiapkan cek berdasarkan daftar gaji dan rekap gaji.
Dokumen-dokumen tersebut kemudian diserahkan ke Direktur Keuangan untuk
dimintakan otorisasi.
f. Direktur Umum dan Keuangan
Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji dan cek
dari bagian keuangan. Direktur Umum dan Keuangan ini memberikan
otorisasi dengan menandatangani cek. Kemudian mengirimkan
commit to user g. Bagian Kasir
Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan cek
dari Direktur Umum dan Keuangan. Dari dokumen-dokumen tersebut
cek dicairkan ke bank. Kemudian kasir ini menyerahkan bukti kas
keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan uang tunai sesuai dengan
bukti kas keluar kepada bagian personalia.
h. Bagian Umum dan Personalia
Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan uang
tunai yang sesuai dengan bukti kas keluar dari bagian kasir. Bukti kas
keluar dan rekap gaji diotorisasi dan menyerahkan rekap gaji beserta
bukti kas keluar yang telah diotorisasi ke bagian kasir. Kemudian
bagian personalia ini melakukan penghitungan uang dan mengarsip
daftar gaji. Selanjutnya uang gaji dan strok gaji dimasukkan kedalam
amplop gaji sesuai dengan daftar gaji yang telah disetujui oleh
Direktur Keuangan. Amplop gaji kemudian diserahkan kepada semua
karyawan sesuai dengan departemen masing-masing.
i. Bagian Kasir
Menerima bukti kas keluar rangkap 3 dan rekap gaji yang telah
diotorisasi dari bagian personalia. Kemudian mencatat biaya gaji
commit to user
2. Bagan alir sistem akuntansi pengupahan pada PT.Kusumahadi Santosa
Karyawan Bagian Pencatat Waktu
Gambar 2.6 Sistem akuntansi pengupahan Mulai
Memasukkan KJH ke mesin pencatat waktu
Mengisi daftar hadir karyawan
DH
KJH
1
1
DH
KJH
Melakukan pencocokan pada
saat datang & pulang
DH
KJH
commit to user
Bagian Umum dan Personalia
Gambar 2.7 Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan) DH
KJH
Melakukan pengecekan ulang
Membuat RU, SU, DU dan AU
AU
SU
3
2
RU 1
2
3
N
DU 1
commit to user
Direktur Umum dan Keuangan
commit to user
Bagian Keuangan
Gambar 2.9 Sistem akuntansi pengupahan (lanjutan) RU 1
1
DU 1
Membuat BKK dan menyiapkan cek
3
2
BKK 1 1
RU 1
DU 1 AU
SU
AU
SU
Cek
4
commit to user
Bagian Kasir
commit to user
Penjelasan prosedur bagan alir sistem akuntansi pengupahan pada
PT.Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
a. Karyawan
Pada saat datang, karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam
mesin pencatat waktu. Setelah itu, karyawan diwajibkan untuk mengisi
daftar hadir.
b. Bagian Pencatat Waktu
Setelah karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin
pencatat waktu dan mengisi daftar hadir karyawan, maka pencocokan
data dilakukan pada saat karyawan datang dan pulang. Hal ini
dilakukan agar ketelitian dan keandalan data dapat dijamin. Kemudian
bagian pencatat waktu menyerahkan kartu jam hadir beserta daftar
hadir karyawan ke bagian personalia.
c. Bagian Umum dan Personalia
Menerima daftar hadir dan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu
untuk dilakukan pengecekan ulang atas data yang diberikan dan
membuat daftar upah rangkap 2 berdasarkan kartu jam hadir dan daftar
hadir serta membuat rekap upah rangkap 3, strok upah, dan amplop
upah. Kemudian rekap upah lembar ke 3 di arsip. Rekap upah lembar
commit to user
dan strok upah dikirimkan kepada Direktur Keuangan untuk
dimintakan otorisasinya.
d. Direktur Umum dan Keuangan
Menerima rekap upah lembar ke 1 dan 2 serta rekap daftar upah
lembar ke 1 dan 2, amplop upah, dan strok upah dari bagian personalia.
Kemudian melakukan pengecekan, menyetujui, dan menandatangani
dokumen-dokumen tersebut. Daftar upah lembar ke 1, rekap upah
lembar ke 1, amplop upah, dan strok upah yang telah diotorisasi
diserahkan ke bagian keuangan sedangkan untuk daftar upah dan rekap
upah lembar ke 2 di arsip.
e. Bagian Keuangan
Menerima daftar upah dan rekap upah lembar ke 1, amplop upah, dan
strok upah dari Direktur Keuangan. Kemudian membuat bukti kas
keluar rangkap 3 dan menyiapkan cek berdasarkan daftar gaji dan
rekap gaji. Dokumen-dokumen tersebut kemudian diserahkan ke
Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasi.
f. Direktur Umum dan Keuangan
Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar upah, rekap upah, amplop
upah, strok upah, dan cek dari bagian keuangan. Direktur Umum dan
commit to user
Kemudian mengirimkan dokumen-dokumen yang telah diotorisasi ke
bagian kasir.
g. Bagian Kasir
Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar upah, rekap upah, amplop
upah, strok upah, dan cek dari Direktur Umum dan Keuangan. Dari
dokumen-dokumen tersebut cek dicairkan ke bank. Kemudian kasir ini
melakukan penghitungan atas uang tunai yang diterima dari bank.
Selanjutnya uang upah beserta strok upah dimasukkan kedalam
amplop upah berdasarkan daftar upah. Amplop upah kemudian
diserahkan kepada semua karyawan sesuai dengan departemen
masing-masing. Selain itu, bagian kasir melakukan otorisasi atas bukti kas
keluar dan rekap upah dengan mencatatnya kedalam jurnal umum dan
mempostingnya ke buku besar. Selanjutnya bagian ini membuat rekap
daftar upah kemudian mengarsipnya. Begitupula dengan daftar upah
juga akan di arsip berdasarkan tanggalnya.
C. Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Karyawan
Pada PT.Kusumahadi Santosa
Berdasarkan analisis data yang telah dilakukan penulis terhadap sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan pada PT.Kusumahadi
Santosa, maka penulis akan melakukan evaluasi terhadap data yang telah
