TINJAUAN IMPLEMENTASI ANALISA JABATAN STAF ADMINISTRASI DI DIVISI HUMAN RESOURCES
GENERAL AFFAIR PT SANGKAN JAYA BANDUNG
Oleh:
Kiara Khainurisa 1803033
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Untuk memenuhi salah satu syarat ujian Guna memperoleh gelar Diploma III Program Studi Sekretari
AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN TARUNA BAKTI BANDUNG
2021
Dosen Pembimbing Utama,
LEMBAR PENGESAHAN
Nama : Kiara Khainurisa NPM : 1803033
Judul : Tinjauan Implementasi Analisa Jabatan Staf Administrasi di Divisi Human Resources General Affair PT Sangkan Jaya Bandung
Tugas akhir ini Telah Disajikan pada Juni 2021.
Bandung, Juni 2021 Menyetujui :
Dosen Pembimbing Pendamping,
T. Sitti Rochmah, M.Si Agus Garnida, M.M
NIP. 442.200.004 NIP. 196208181988031003
Mengesahkan, Mengetahui,
Direktur Wakil Direktur
Dr. Chandra Hendriyani, M.Si., CHCM T. Sitti Rochmah, M.Si
NIK 442.200.006 NIK 442.200.004
Manager HRGA
PT SANGKAN JAYA BANDUNG
Mengesahkan, Mengetahui,
Rudy Winanto
Supervisor HRGA
Fadhilla Pratami
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa :
1. Karya tulis saya, Laporan Tugas Akhir ini, adalah asli dan belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar akademik (diploma), baik di Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti maupun di perguruan tinggi lain.
2. Karya tulis ini adalah murni gagasan, rumusan dan penelitian saya sendiri, tanpa bantuan pihak lain, kecuali arahan Tim Pembimbing.
3. Dalam karya tulis ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dalam naskah dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
4. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karena karya ini, serta sanksi lainnya sesuai dengan norma yang berlaku di peruguruan tinggi ini.
Bandung, Juni 2021
Yang membuat pernyataan,
(Kiara Khainurisa) NPM 18.03.033
ABSTRAK
Analisa jabatan merupakan salah satu cara untuk mengelola sumber daya manusia agar dapat mencapai tujuan perusahaan. Latar belakang laporan kerja praktik ini bahwa analisa jabatan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan menempatkan karyawan sesuai dengan posisi yang tepat. Fokus pada laporan tugas akhir ini yaitu untuk mengetahui bagaimana implementasi analisa jabatan staf administrasi di Divisi Human Resources General Affair di PT Sangkan Jaya Bandung. Teknik pengumpulan data yang penulis gunakan yaitu: teknik observasi, wawancara, dokumentasi dan studi pustaka berupa buku referensi, e-book dan jurnal. Adapun tujuan laporan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana implementasi analisa jabatan staf administrasi dan untuk mengetahui bagaimana job description dan job specification terhadap staf administrasi di PT Sangkan Jaya Bandung. Penelitian ini bersifat lapangan yang dilakukan pada PT Sangkan Jaya Bandung selama 300 jam. Hasil penelitian menunjukkan bahwa implementasi analisa jabatan untuk staf administrasi sudah berjalan dengan baik, dan terdapat kesesuaian antara teori dan praktik. Analisa jabatan berperan sebagai panduan terhadap pekerjaan yang akan dikerjakan sebelum melakukan proses penempatan.
Analisa jabatan sebagai pedoman terhadap penempatan karyawan pada tempat yang paling sesuai atau “the right man on the right place”. Selain itu analisa jabatan juga berperan sebagai dasar dalam proses seleksi dan proses penempatan secara akurat, analisa jabatan berperan penting dalam organisasi untuk menempatkan seorang pekerja pada suatu jabatan atau pekerjaan tertentu. Analisa jabatan yang terdiri dari job description dan job specification membantu perusahaan untuk memiliki sumber daya manusia yang unggul. Akhirnya penulis dapat memberikan saran untuk analisa jabatan pada PT Sangkan Jaya sudah memiliki standar baku yang baik, namun alangkah lebih baik apabila perusahaan dapat membuat Standard Operating Procedure (SOP) atau ketetapan mengenai analisa jabatan.
Kata Kunci: Analisa Jabatan, Job Description, Job Specification.
i
ABSTRACT
Keywords: Job Analysis, Job Description, Job Specification.
ii
Job analysis is one way to manage human resources in order to achieve company goals. The background of this practical work report is that job analysis is carried out to meet company needs and place employees in the right positions. The focus of this final report is to find out how to implement the analysis of administrative staff positions in the Human Resources General Affairs Division at PT Sangkan Jaya Bandung. The data collection techniques that the author uses are: observation, interviews, documentation and literature studies in the form of reference books, e- books and journals. The purpose of this final report is to find out how to implement the analysis of administrative staff positions and to find out how the job description and job specification for administrative staff at PT Sangkan Jaya Bandung. This research is a field research conducted at PT Sangkan Jaya Bandung for 300 hours.
The results of the study indicate that the implementation of job analysis for administrative staff has been going well, and there is a match between theory and practice. Job analysis acts as a guide to the work to be done before carrying out the placement process. Job analysis as a guide to the placement of employees in the most appropriate place or "the right man in the right place". In addition, job analysis also plays a role as a basis in the selection process and placement process accurately, job analysis plays an important role in organizations to place a worker in a certain position or job. Job analysis consisting of job descriptions and job specifications helps companies to have superior human resources. Finally, the author can provide suggestions for job analysis at PT Sangkan Jaya already has good standards, but it would be better if the company could make a Standard Operating Procedure (SOP) or provisions regarding job analysis.
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhirnya dengan tepat waktu yang berjudul “Tinjauan Implementasi Analisa Jabatan Staf Administrasi di Divisi Human Resources General Affair PT Sangkan Jaya Bandung”.
Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat dalam menempuh ujian akhir program Diploma III Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti Bandung.
Pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada yang terhormat Bapak/Ibu/Sdr:
1. Dr. Chandra Hendriyani, M. Si., CHCM selaku Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti.
2. T. Sitti Rochmah, M. Si., selaku Wakil Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti sekaligus dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk membimbing penulis dalam penulisan tugas akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya.
3. Seluruh dosen dan staf Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti.
Penulis mengucapkan terima kasih telah memberikan ilmu dan pengetahuan serta membantu penulis selama perkuliahan dan selama penulisan laporan.
4. Rudy Winanto, selaku HRGA Manager di PT Sangkan Jaya Bandung, penulis mengucapkan terima kasih karena telah diberikan kesempatan untuk melaksanakan Prakik Kerja Lapangan di Departmen HRGA (Human Resources General Affair) PT Sangkan Jaya Bandung.
iii
5. Fadhilla Pratami M, selaku HRGA Supervisor, penulis ucapkan terima kasih karena telah membimbing penulis selama melaksanakan praktik kerja lapangan di PT Sangkan Jaya Bandung.
6. Seluruh staf dan pegawai PT Sangkan Jaya Bandung. Penulis mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk menganalisis dan mencari data-data guna melengkapi tugas akhir ini.
7. Kepada yang tercinta May Fahrudin My One and Only. Terima kasih yang tak terhingga atas doa, dukungan, pengorbanan, kepercayaan serta kasih sayang sangat luar biasa sehingga menjadi motivasi yang sangat besar bagi penulis.
8. Yang tersayang, Aulia Nurulita Aziza dan Anisa Rachma Khamilla yang telah mendukung kakak nya yaitu penulis, sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat waktu.
9. Teruntuk laki-laki special Fachmy Noor, yang selalu memberikan support dan menjadi motivasi untuk menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat waktu dan sebaik-baiknya.
10. Teruntuk sahabat-sahabat se-kantor magang Mutiara dan Gadis yang telah 11. menjadi tempat sharing penulis dalam melaksanakan penulisan tugas akhir.
12. Teruntuk wanita-wanitaku ”Menuju Halal”, Rafina Rahmadhina dan Adela 13. Alanza menjadi penyemangat walau dengan keterbatasan dan kesibukan
masing-masing.
iv
14. Teman-teman seperjuangan ASMTB angkatan 2018 yang sudah saling memberikan semangat dan membantu selesainya tugas akhir ini, terutama untuk kelas 3B.
15. Yang tersayang sahabat-sahabat saya Vidia Alda, Erika, Sarah, Syilviani, 16. Moulvi, Dewi yang telah saling memberikan semangat dan membantu
dalam penulisan ini.
17. Seluruh pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah 18. membantu dan mendukung kelancaran penyusunan laporan ini.
Penulis menyadari dalam penulisan tugas akhir ini masih terdapat banyak kekurangan oleh karena itu, Penulis menerima kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan laporan tugas akhir ini. Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan para pembaca.
Bandung, Juni 2021 Penulis
Kiara Khainurisa
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 4
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
1.4 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Organisasi ... 7
2.2 Analisa Jabatan ... 9
2.2.1 Fungsi dan Tujuan Analisa Jabatan ... 10
2.3 Ruang Lingkup Analisa Jabatan ... 14
2.3.1 Uraian Jabatan (Job Description) ... 14
2.3.2 Spesifikasi Jabatan (Job Specification). ... 15
BAB III TINJAUAN IMPLEMENTASI ANALISA JABATAN STAF ADMINISTRASI DI DIVISI HUMAN RESOURCES GENERAL AFFAIR PT SANGKAN JAYA BANDUNG ... 18
vi
3.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 18
3.1.1 Visi ... 19
3.1.2 Misi ... 19
3.1.3 Budaya (Culture) ... 20
3.1.4 Logo Perusahaan ... 21
3.2 Struktur Organisasi ... 21
3.3 Divisi Human Resources General Affair ... 23
3.3.1 Job Description Divisi HRGA PT Sangkan Jaya Bandung ... 23
3.3.2 Uraian Tugas Penulis sebagai Staf Administrasi ... 24
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 25
BAB IV HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 27
4.1 Analisis Implementasi Analisa Jabatan Staf Administrasi di Divisi Human Resources General Affair PT Sangkan Jaya Bandung ... 27
4.1.1 Job Description Staf Administrasi ... 28
4.1.2 Job Specification Staf Administrasi ... 41
4.2 Pembahasan ... 43
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 47
5.1 Simpulan ... 47
5.2 Saran ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... 50
DAFTAR RIWAYAT HIDUP... 52
vii
Tabel 1. 1 Jadwal Kerja Praktik ... 6
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3. 1 Logo PT Sangkan Jaya ... 21
Gambar 3. 2 Struktur Organisasi PT Sangkan Jaya Bandung ... 22
Gambar 3. 3 Struktur Organisasi Divisi HRGA PT Sangkan Jaya Bandung ... 23
Gambar 4. 1 Job Description Staf Administrasi PT Sangkan Jaya Bandung .... 29
Gambar 4. 2 Database Karyawan Tahun 2021 ... 30
Gambar 4. 3 Display Book 60 Pockets ... 31
Gambar 4. 4 Rekap Absensi Karyawan Tahun 2021 ... 31
Gambar 4. 5 Foto The Most Disciplined Employee of The Month ... 32
Gambar 4. 6 Form Perbaikan Absen Karyawan ... 33
Gambar 4. 7 Form Permohonan Cuti Karyawan ... 33
Gambar 4. 8 Rekapitulasi Absensi Karyawan Kantor Pusat ... 34
Gambar 4. 9 Data Base Karyawan dalam Bentuk Google Form ... 35
Gambar 4. 10 Database Karyawan dalam Bentuk Excel ... 35
Gambar 4. 11 Dokumen Database Karyawan Setelah dibuat dalam Bentuk pdf .. 36
Gambar 4. 12 Lembar Buku Agenda ... 36
Gambar 4. 13 Filling Surat Keluar Menggunakan Excel ... 37
Gambar 4. 14 Filling Cabinet ... 38
Gambar 4. 15 Surat Tugas Karyawan ... 39
Gambar 4. 16 Keterangan Surat Sakit dari Dokter ... 39
Gambar 4. 17 Map Odner Surat Perjalanan Dinas / Surat Tugas Karyawan ... 40
Gambar 4. 18 Map Odner untuk Surat Izin Karyawan ... 40
ix
Gambar 4. 19 Job Specification Staf Administrasi PT Sangkan Jaya Bandung ... 41
x
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini menyebabkan setiap organisasi harus mampu beradaptasi terhadap perubahan dengan cepat mengikuti perubahan zaman. Perusahaan dituntut untuk mampu beradaptasi terhadap pesatnya perkembangan teknologi di era globalisasi dan modernisasi. Untuk mendukung hal tersebut perusahaan memerlukan sumber daya manusia yang baik dan berkelanjutan agar dapat mencapai tujuan perusahaan yang telah ditentukan sebelumnya secara efektif dan efisien.
Sumber Daya Manusia memiliki peranan yang sangat besar terhadap keberhasilan suatu organisasi karena manusia sebagai penggerak utama dalam kegiatan organisasi. Menurut Susan (2019:955) sumber daya manusia tidak bisa lepas dari sebuah organisasi karena merupakan salah satu faktor penting sebagai penentuan kunci keberhasilan suatu perusahaan. Sumber daya manusia dalam suatu organisasi berperan sebagai penggerak, pemikir dan perencana untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam bisnis modern hingga saat ini SDM merupakan salah satu kunci kesuksesan yang harus menjadi fokus utama perusahaan. Oleh karena itu, manajemen perlu melakukan pemberdayaan SDM secara berkelanjutan agar perusahaan memiliki daya saing yang unggul dan dapat terus berkompetisi.
1
2
Hal ini diakibatkan manusia sebagai pelaku utama dalam menggerakkan berbagai sumber daya lainnya. Apabila suatu perusahaan dapat mengelola sumber daya manusia dengan baik maka perusahaan tersebut sudah bisa dipastikan akan berhasil, karena secanggih apapun teknologi atau fasilitas yang memadai jika tidak diimbangi dengan sumber daya manusia yang baik, maka tidak akan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Untuk memenuhi hal tersebut perusahaan harus mampu mengatur sumber daya manusia yang memadai agar mampu bersaing di era globalisasi saat ini. Dengan perkembangan teknologi saat ini menjadikan persaingan yang semakin ketat maka, perusahaan harus memaksimalkan kemampuannya untuk mengatur sumber daya manusia agar dapat membantu jalannya aktivitas perusahaan secara optimal dan dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Oleh karena itu, dalam suatu organisasi diperlukan manajemen sumber daya manusia. Menurut Ajabar (2020: 4-5) bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan bidang manajemen yang sangat strategis dalam keberhasilan mencapai tujuan suatu organisasi. Manajemen sumber daya manusia adalah proses memberdayakan atau memaksimalkan anggota organisasi sehingga mampu mencapai tujuan organisasi tersebut secara efektif dan efisien.
Suatu organisasi tidak akan berjalan secara optimal apabila seorang yang mengisi jabatan tersebut tidak dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik. Salah satu cara untuk mengelola sumber daya manusia agar dapat mencapai tujuan perusahaan adalah dengan analisa jabatan, dimana analisa
3
jabatan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan menempatkan karyawan sesuai dengan posisi yang tepat. Analisis jabatan adalah merupakan salah satu dasar bagi pengembangan SDM berbasis kompetensi, melalui analisis jabatan yang tepat maka pegawai yang memiliki kompetensi akan ditempatkan sesuai dengan kompetensinya. Analisa jabatan juga membantu seorang staf untuk bekerja dengan baik karena mengetahui apa saja wewenang dan tanggung jawabnya dalam melaksanakan pekerjaan. (Indahingwati dan Nugroho, 2020: 69).
Penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di PT Sangkan Jaya Bandung yang merupakan perusahaan kontraktor di bidang energi listrik dan ditempatkan di bagian Staf Administrasi yang secara umum bertanggung jawab terhadap administrasi karyawan.
Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti (ASMTB) adalah institusi yang menghasilkan sekretaris dan tenaga administratif yang profesional. Sebagai lembaga pendidikan Diploma III ASMTB mewajibkan seluruh mahasiswi tingkat III untuk melaksanakan praktik kerja lapangan di sebuah perusahaan selama 300 jam. Praktik kerja lapangan ini ditujukan agar mahasiswi dapat mengaplikasikan dan mengetahui bagaimana proses kerja dan setelah lulus mahasiswi dapat lebih siap dalam bekerja dengan kemampuan hard skills maupun soft skills.
Berdasarkan latar belakang tersebut maka, penulis memilih judul Tugas Akhir mengenai “Tinjauan Implementasi Analisa Jabatan Staf
4
Administrasi Pada Divisi HRGA (Human Resources General Affair) di PT Sangkan Jaya Bandung”.
1.2 Identifikasi Masalah
Selama melaksanakan kerja praktik di PT Sangkan Jaya Bandung, penulis ditempatkan di bagian HRGA (Human Resources General Affair) untuk membantu kegiatan administrasi. Penulis membatasi masalah pada:
1. Bagaimana analisa jabatan staf administrasi di Divisi Human Resources General Affair PT Sangkan Jaya Bandung?
2. Bagaimana uraian jabatan (job specification) dan spesifikasi jabatan (job specification) staf administrasi di Divisi Human Resources General Affair PT Sangkan Jaya Bandung?
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari pembuatan laporan yang telah dibuat penulis pada saat menyelesaikan praktik kerja lapangan diantaranya:
1. Untuk mengetahui bagaimana analisa jabatan staf administrasi di PT Sangkan Jaya Bandung.
2. Untuk mengetahui bagaimana uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification) staf administrasi di PT Sangkan Jaya Bandung.
Berdasarkan tujuan yang dijelaskan di atas terdapat pula manfaat yang diperoleh dari pembuatan laporan yang penulis lakukan diantaranya:
5
1. Bagi Penulis
Penulis dapat terjun langsung pada dunia kerja dan lebih memahami pelaksanaan tugas-tugas administrasi khususnya pada divisi HRGA di PT Sangkan Jaya Bandung serta memperoleh pengalaman dan wawasan yang sangat berguna agar penulis dapat lebih siap bekerja nantinya.
2. Bagi Perusahaan
Mahasiswi ASMTB membantu meringankan pekerjaan pegawai dalam pelaksanaan tugas administrasi pada divisi HRGA di PT Sangkan Jaya Bandung serta terjalinnya kerja sama dan hubungan yang harmonis antara penulis ASMTB dan Perusahaan.
3. Bagi Ilmu Pengetahuan
Menambah ilmu pengetahuan terutama terkait pelaksanaan tugas-tugas administrasi pada divisi HRGA dan mahasiswa dapat mengimplementasikan teori dan praktik yang telah dipelajari secara langsung dengan terjun secara langsung pada dunia kerja melalui praktik kerja lapangan.
1.4 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penulis melaksanakan kerja praktik untuk memperoleh informasi dan data yang diperlukan dalam penyusunan laporan di PT Sangkan Jaya Bandung pada bagian HRGA (Human Resources General Affair) yang berlokasi di Jalan Cijagra III No. 3, Lengkong, Kota Bandung 40265 Jawa Barat.
6
Waktu pelaksanaan kerja praktik dilaksanakan selama 300 jam, terhitung dari tanggal 26 Januari 2021 s.d 9 April 2021. Pelaksanaan kerja praktik disesuaikan dengan jam kantor yang bisa dilihat dalam tabel 1.1 di bawah ini:
Tabel 1. 1 Jadwal Kerja Praktik
HARI Senin Selasa Rabu Kamis Jumat
MASUK 08.00 08.00 08.00 08.00 08.00
PULANG 17.00 17.00 17.00 17.00 17.00
Sumber: PT Sangkan Jaya Bandung
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Organisasi
Sebuah organisasi tidak akan bisa berjalan tanpa adanya sumber daya manusia, dengan sumber daya manusia yang baik akan membantu organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Sumber daya manusia adalah fondasi utama dalam kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Semua kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi, yang paling banyak memberikan pengaruh penting adalah SDM yang berperan sebagai penggerak utama dalam kegiatan organisasi. Oleh karena itu, SDM harus dikelola dengan baik sehingga dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Menurut Catio, et al (2020: 3) menyatakan bahwa pengertian manajemen sumber daya manusia, yaitu MSDM adalah ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peran sumber daya yang dimiliki oleh individu secara maksimal untuk merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan sebuah organisasi atau perusahaan.
MSDM adalah kumpulan pengetahuan tentang bagaimana seharusnya memanage SDM dan merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. Hal ini biasanya terdaoat dalam bidang pemasaran, keuangan, maupun kepegawaian. (Sinambela, 2016: 6)
7
8
Bohlander dan Snell (dalam Nugroho, 2020:12) menyatakan bahwa organisasi akan bersaing melalui kualitas SDM atau manusia yang dimilikinya.
Dengan begitu, maka kesuksesan perusahaan akan sangat ditentukan oleh kemampuan organisasi dalam mengelola talenta-talenta yang unggul.
Selanjutnya Noe (dalam Suryani dan John, 2019:13) menyatakan bahwa organisasi dapat berhasil apabila memiliki keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Oleh karena itu organisasi membutuhkan jenis sumber daya yang akan memberi mereka keuntungan tersebut. Keunggulan sumber daya manusia memiliki kualitas yang diperlukan organisasi karena sumber daya manusia memiliki keunggulan lebih dibandingkan sumber daya lainnya.
Dari beberapa pendapat tersebut, maka dapat penulis simpulkan manajemen sumber daya manusia adalah ilmu untuk mengatur hubungan dan peran sumber daya secara maksimal yang meliputi segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi atau perusahaan.
Peranan sumber daya manusia dalam organisasi memiliki peranan yang sangat besar terutama terhadap keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya.
Peran SDM dalam suatu organisasi sangat dibutuhkan karena manusia memiliki keunggulan yang lebih dibandingkan sumber daya lainnya, organisasi perlu me-manage SDM dengan sebaik mungkin agar dapat terus berkompetisi dan memiliki daya saing yang tinggi.
9
2.2 Analisa Jabatan
Seorang pekerja dalam suatu organisasi memegang peranan penting terhadap keberhasilan suatu perusahaan, oleh karena itu evaluasi dan meningkatkan kinerja karyawan harus dilakukan secara rutin demi mencapai tujuan organisasi. Analisa jabatan berperan sebagai sarana untuk mencapai tujuan organisasi, dengan analisa jabatan maka seorang pekerja akan ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan kemampuan, minat dan kebutuhan perusahaan. Analisa jabatan sangat mendukung seorang pekerja dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, selain itu analisa jabatan akan menguntungkan kedua belah pihak, baik pekerja maupun perusahaan karena kinerja organisasi dapat terorganisir secara optimal.
Menurut Siregar, et al (2020: 55) analisa jabatan berperan sebagai panduan terhadap pekerjaan yang akan dikerjakan sebelum melakukan proses penempatan. Analisa jabatan sebagai pedoman terhadap penempatan karyawan pada tempat yang paling sesuai atau “the right man on the right place” selain itu, analisa jabatan juga berperan sebagai dasar dalam proses
seleksi dan proses penempatan secara akurat. Dengan analisa jabatan suatu perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja karyawan secara maksimal.
Analisa jabatan berperan penting dalam organisasi untuk menempatkan seorang pekerja pada suatu jabatan atau pekerjaan tertentu. Kurniawati, (2018: 140).
10
Maka dapat disimpulkan, dari kedua pendapat tersebut diatas peran analisa jabatan dalam suatu perusahaan adalah sebagai dasar dalam penentuan proses seleksi calon pekerja dan proses penempatan karyawan agar ditempatkan pada posisi yang paling sesuai pada suatu jabatan atau pekerjaan tertentu. Selain itu, analisa jabatan berperan sebagai optimalisasi kinerja karyawan agar kegiatan dalam organisasi dapat berjalan secara maksimal. Pada intinya, analisis jabatan berperan penting untuk membantu organisasi atau perusahaan dalam menempatkan seorang pekerja agar ditempatkan pada posisi yang tepat.
2.2.1 Fungsi dan Tujuan Analisa Jabatan
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa analisa jabatan sebagai dasar dalam proses penentuan karyawan dalam melakukan pekerjaan dan tangung jawabnya. Dengan analisa jabatan seorang karyawan akan bekerja secara optimal dan terorganisir, suatu organisasi akan berhasil apabila memiliki kualitas kinerja yang baik. Maka dari itu, analisa jabatan memiliki kontribusi besar terhadap pencapaian tujuan organisasi. Hal ini relevan dengan pendapat Marsinah dan Zamzam (2021: 65) bahwa dengan dilaksanakan analisa jabatan, pegawai lebih mudah diarahkan, dikendalikan dan didayagunakan secara tepat guna dan berhasil guna, bahkan dapat mengurangi pemborosan.
Menurut Larasati (2018: 23) terdapat beberapa fungsi analisa jabatan dalam kegiatan manajemen, diantaranya:
11
1. Job description dan job specification.
2. Rekrutmen dan seleksi.
3. Evaluasi jabatan dan kompensasi.
4. Pelatihan dan pengembangan.
5. Penilaian prestasi kerja.
6. Promosi dan mutasi.
7. Kesehatan dan keselamatan kerja (K3).
8. Pengembangan organisasi.
Menurut Utama (2020: 50) fungsi analisis jabatan adalah sebagai berikut:
1. Menentukan basis regional bagi struktur kompensasi.
2. Mengevaluasi tantangan lingkungan yang memengaruhi pekerjaan individu.
3. Menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM.
4. Merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang.
5. Memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada.
6. Menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan.
7. Mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial.
Maka dapat disimpulkan, dari kedua pendapat tersebut diatas terdapat beberapa fungsi dari analisa jabatan dimana fungsi tersebut sangat memengaruhi dan menentukan kualitas kinerja karyawan. Analisa jabatan
12
berfungsi sebagai dasar penentuan untuk berbagai macam kegiatan pekerjaan yang berhubungan dengan karyawan pada suatu organisasi atau perusahaan.
Selain fungsi, seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, analisa jabatan memiliki tujuan dan salah satu tujuan utama dari analisa jabatan adalah untuk menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas, dimana tujuan tersebut sangat penting bagi keberlangsungan suatu perusahaan yaitu untuk menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas agar dapat terus bersaing dan memiliki daya unggul.
Menurut Gomes (dalam Suryani, 2020: 46-47) tujuan analisis jabatan adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi pekerjaan melalui job description, riwayat pekerjaan, kewajiban pekerjaan, dan tanggung jawab pekerjaan, serta mengetahui spesifikasi pekerjaan terkait informasi mengenai standar pekerjaan.
2. Mengklasifikasi penyusunan pekerjaan kedalam kelas, kelompok, atau jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu.
3. Mengevaluasi pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing pada suatu organisasi.
4. Upaya pembenahan kembali yang meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan kegiatan pekerjaan kedalam beberapa kelompok.
5. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan.
13
6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja.
7. Mengadakan pelatihan yang ditujukan kepada para karyawan.
8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, pekerjaan dan okupasi tertentu.
9. Efisiensi dalam penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja.
10. Safety, identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan serta kondisi lainnya.
11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi.
12. Aturan dan ketentuan legal yang berkaitan dengan organisasi
Maka dapat disimpulkan dari pendapat tersebut diatas terdapat beberapa tujuan analisa jabatan dimana masing-masing tujuan tersebut memiliki tujuan yang sangat penting terhadap keberlangsungan kegiatan pada suatu perusahaan, pada intinya tujuan utama dari analisa jabatan adalah untuk pengembangan sumber daya manusia dalam menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas dan unggul serta mencapai tujuan perusahaan.
14
2.3 Ruang Lingkup Analisa Jabatan 2.3.1 Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan merupakan salah satu bagian dari analisa jabatan yang berisi tentang informasi yang mencakup tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaan atau jabatan tertentu, setiap jabatan memiliki uraian jabatan yang berbeda karena memiliki perbedaan tugas dan tanggung jawab.
Menurut Marsinah dan Zamzam (2021: 64) Job description yaitu ringkasan sistematik dari informasi yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan, apa yang akan dilakukan, di mana akan melakukannya dan bagaimana melakukannya. Walaupun format deskripsi pekerjaan sangat variatif, sebagian besar deskripsi pekerjaan berisi seksi-seksi yang mencakup hal-hal seperti nama pekerjaan, ringkasan pekerjaan, daftar tugas dan tanggung jawab dan penjelasan hubungan organisasional yang terkait dengan pekerjaan.
Uraian jabatan menjelaskan apa yang diharapkan seorang pemberi kerja/atasan dari karyawannya. Dengan adanya uraian jabatan/pekerjaan, diharapkan karyawan mempunyai pemahaman yang jelas tentang pekerjaannya dan atau mempunyai persepsi yang sama terhadap apa yang seharusnya dikerjakan. Uraian jabatan/pekerjaan tersebut sekaligus akan menjadi dokumen utama atau dasar untuk penilaian kinerja karyawan dikemudian hari. (Kusworo, 2019: 136)
Maka dapat disimpulkan dari kedua pendapat tersebut diatas, bahwa uraian jabatan (job description) adalah ringkasan informasi dari analisa jabatan untuk menjelaskan apa yang diharapkan seorang pemberi kerja/atasan dari
15
karyawannya. Berisi tentang apa yang akan dikerjakan, dimana akan melakukannya dan bagaimana melakukannya, dengan uraian jabatan maka seorang karyawan akan memiliki pemahaman yang jelas tentang pekerjaan dan tanggung jawabnya. Selain itu, uraian jabatan dapat berperan untuk penilaian kinerja karyawan.
2.3.2 Spesifikasi Jabatan (Job Specification)
Selain uraian jabatan, analisa jabatan juga memiliki istilah lain yaitu spesifikasi jabatan (job specification). Spesifikasi jabatan ini merupakan hal-hal yang menjadi ukuran bahwa seorang karyawan memiliki kompetensi yang sesuai dengan spesifikasi jabatan yang berlaku di perusahaan tersebut. Job specification merupakan standar manuasianya dan menunjukkan kualitas yang
diwajibkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. Spesifikasi pekerjaan menetapkan kualifikasi minimal yang dapat diterima dan harus dimiliki oleh pemangku jabatan untuk melaksanakan pekerjaan secara berhasil. Spesifikasi pekerjaan mengidentifikasi pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman, sertifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menuaikan pekerjaan secara efektif. (Marsinah dan Zamzam, 2021: 65)
Spesifikasi jabatan/pekerjaan atau karyawan mencakup pendidikan gelar/diploma, keterampilan dan pengetahuan, pengalaman kerja, dan karakteristik mental atau emosional pribadi dan fisik calon karyawan, serta ringkasan persyaratan pekerjaan, dan karakteristik mental. Hal tersebut mengacu kepada uraian kualifikasi atau syarat minimum dan karakteristik
16
karyawan yang dibutuhkan agar dapat melaksanakan pekerjaan tertentu dengan baik. (Kusworo, 2019: 139).
Maka dapat disimpulkan dari kedua pendapat tersebut diatas, bahwa spesifikasi jabatan merupakan kualifikasi yang dibutuhkan dan menetapkan kualifikasi minimal yang dapat diterima dan harus dimiliki oleh setiap pemangku jabatan untuk dapat melaksanakan pekerjaan tertentu dengan baik dan melaksanakan pekerjaan secara berhasil. Spesifikasi jabatan mencakup pendidikan, pelatihan atau sertifikasi, pengetahuan dan keterampilan, pengalaman kerja, dan lainnya yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan secara efektif.
2.4 Implementasi Analisa Jabatan dalam Perusahaan
Dalam dunia usaha seorang pekerja memiliki keahlian dan keterampilan yang berbeda-beda, sebelum mencari calon pekerja yang diperlukan, maka seorang user perlu mengadakan analisa jabatan demi mencari tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan pada suatu perusahaan. Analisa jabatan sangat diperlukan agar posisi pekerja yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga tujuan perusahaan bisa berjalan sesuai dengan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Analisa jabatan merupakan informasi tentang pekerjaan dalam rangka memberikan dasar bagi sebuah deskripsi jabatan dan data untuk perekrutan, pelatihan, evaluasi kerja dan manajemen kinerja. Pada analisa jabatan terdapat proses pengumpulan, penganalisan dan penyusunan. (Amstrong dalam
17
Indahingwati dan Nugroho, 2020:69). Selanjutnya menurut Sofyandi dan Hanggraeni (dalam Kurniawati, 2018: 141) analisis jabatan (job analysis) dalam suatu organisasi adalah bagian dari MSDM merupakan suatu persyaratan yang dibutuhkan oleh seorang calon pekerja dalam penentuan suatu jabatan dalam melaksanakan pekerjaannya agar bisa berjalan secara optimal meliputi tugas, tanggung jawab dan hubungan dengan jabatan lain dalam suatu organisasi.
Menurut Kuther (dalam Hadi dan Hanurawan, 2017: 21-22) mengemukakan bahwa analisis jabatan sebagai fungsi penting dari personil departemen pengembangan sumber daya manusia mempersiapkan deskripsi kerja (job description). Deskripsi kerja itu memberi penjelasan rinci tentang tugas-tugas, pelatihan-pelatihan, dan keterampilan-keterampilan yang diperlukan dalam setiap posisi atau jabatan dalam organisasi atau perusahaan.
Maka dapat disimpulkan dari beberapa pendapat di atas bahwa analisa jabatan (job analysis) adalah salah satu pengembangan dan sebagai fungsi penting MSDM dalam suatu organisasi, sebagai suatu penentuan yang dibutuhkan oleh seorang pekerja dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya dalam melaksanakan pekerjaan. Merupakan proses pengumpulan, penganalisisan dan penyusunan informasi pekerjaan dalam memberikan deskripsi kerja (job description), pada job description akan memberikan penjelasan rinci mengenai tugas, pelatihan dan keterampilan yang diperlukan organisasi atau perusahaan dalam setiap jabatan.
BAB III
TINJAUAN IMPLEMENTASI ANALISA JABATAN STAF
ADMINISTRASI DI DIVISI HUMAN RESOURCES GENERAL AFFAIR PT SANGKAN JAYA BANDUNG
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT Sangkan Jaya adalah perusahaan kontraktor EPC (Engineering Procurement Construction) di bidang energi kelistrikan khususnya jaringan,
transmisi listrik tenaga tinggi dan gardu induk yang profesional, berkualitas dan terkemuka baik di dalam negeri maupun di Asia Tenggara, memiliki sumber daya manusia unggulan, serta berkomitmen tinggi. PT Sangkan Jaya berkarir dan berkarya sejak tahun 1989, PT Sangkan Jaya melakukan peningkatan kompetensi melalui evaluasi dan inovasi yang berkesinambungan dengan mengembangkan perusahaan EPC (Engineering Procurement Construction) kontraktor di bidang SUTET/SUTT, Rekonduktoring, Gardu
Induk serta Transimisi kabel bawah tanah, dan kabel laut untuk mengantisipasi perkembangan teknologi dan kebutuhan pemberi pekerjaan.
Bidang usaha PT Sangkan Jaya adalah General Kontraktor Supplier and Trading melakukan beberapa pekerjaan seperti Instalasi Elektrikal
Mekanikal, Bangunan Sipil, serta Bangunan Gedung, namun spesialisasi PT Sangkan Jaya adalah perusahaan pengembang tenaga listrik dan banyak bekerja sama dengan PT PLN di berbagai wilayah Indonesia yang terbagi menjadi 21 lokasi yaitu Bandung, Banda Aceh, Medan, Pekanbaru, Padang, Palembang, Bengkulu, Riau, Banten, DKI Jakarta, Jogjakarta, Surabaya,
18
19
Madura, Bali, Mataram, Kupang, Pontianak, Palangkaraya, Banjarmasin, Balikpapan, dan Makasar. Proyek yang PT Sangkan Jaya dapatkan dalam skala nasional membuktikan bahwa kinerja PT Sangkan Jaya telah mendapatkan reputasi yang baik.
PT Sangkan Jaya berada di Jalan Cijagra III No. 3 Bandung, memiliki lokasi yang cukup strategis dan mudah dijangkau oleh sarana transportasi kota.
PT Sangkan Jaya sudah memiliki sertifikat ISO 9001:2015 (International Organization for Standardization) sehingga kualitas jasa yang ditawarkan
terjamin dan memiliki sistem manajemen dan mutu organisasi yang terukur dan berkredibilitas tinggi untuk bersaing secara global.
3.1.1 Visi
Menjadi perusahaan kontraktor EPC (Engineering Procurement Construction) dibidang enegeri yang professional, berkualitas dan
terkemuka di Asia Tenggara.
3.1.2 Misi
1. Mengembangkan perusahaan EPC kontraktor dibidang SUTET/SUTT, rekonduktoring, gardu induk serta transmisi kabel bawah tanah dan kabel laut dengan melakukan peningkatan kompetensi melalui evaluasi dan inovasi yang berkesinambungan, untuk mengantisipasi perkembangan teknologi dan kebutuhan pemberi pekerjaan baik di dalam negeri maupun di Asia Tenggara, dan menjadi perusahaan pengembang pembangkit tenaga listrik yang terkemuka.
20
2. Menjaga kesehatan keuangan perusahaan dengan efektif dan efisien serta menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan akuntabel.
3. Mencari peluang usaha baru di dalam negeri maupun di Asia Tenggara dengan memperluas jaringan usaha serta meningkatkan kepercayaan dari pemberi pekerjaan dan bussines partner.
4. Membangun SDM (Sumber Daya Manusia) yang profesional dan meningkatkan kualitas kompetensi melalui pelatihan dan pembinaan untuk mencapai kesejahteraan bersama.
5. Mengoptimalkan pelaksanaan pekerjaan konstruksi enegeri listrik dengan menggunakan kemajuan teknologi untuk mencapai hasil yang efektif, efisien, zero accident yang sesuai dengan SOP dan berkualitas untuk mencapai kepuasan pelanggan.
3.1.3 Budaya (Culture)
1. Disiplin (Discipline) 2. Profesional (Professional) 3. Integritas (Integrity) 4. Sinergi (Sinergy) 5. Inovatif (Innovative)
21
3.1.4 Logo Perusahaan
Gambar 3. 1 Logo Pt Sangkan Jaya
Sumber: PT Sangkan Jaya Bandung
3.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan sebuah bagan yang digambarkan dengan garis-garis yang berisi komponen penyusun perusahaan, bertujuan untuk mengatur posisi pekerjaan, memperjelas setiap fungsi dan hubungan antar bagian dalam sebuah perusahaan termasuk hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh setiap pemegang jabatan serta pembentukan garis komunikasi.
Struktur organisasi memiliki peran penting untuk kelancaran sebuah perusahaan atau organisasi agar aktivitas perusahaan berjalan secara optimal dan efektif. Adapun bagian struktur organisasi PT Sangkan Jaya Bandung adalah sebagai berikut dapat dilihat pada halaman selanjutnya.
22
Gambar 3. 2
Struktur Organisasi Pt Sangkan Jaya Bandung
Sumber: PT Sangkan Jaya Bandung (2021)
23
3.3 Divisi Human Resources General Affair
Pada saat melaksanakan praktik kerja lapangan, penulis ditempatkan pada divisi Human Resources General Affair dan ditempatkan pada bagian staf administrasi. Adapun struktur organisasi divisi HRGA adalah sebagai berikut:
Gambar 3. 3
Struktur Organisasi Divisi HRGA PT Sangkan Jaya Bandung Sumber: PT Sangkan Jaya Bandung (2021)
3.3.1 Job Description Divisi HRGA PT Sangkan Jaya Bandung
Berikut ini adalah tanggung jawab umum Divisi Human Resource General Affair :
1. Merencanakan dan mengendalikan department HRGA yang meliputi bidang SDM, Umum, dan Hukum dalam rangka mencapai tujuan-tujuan perusahaan, terutama dalam pelaksanaan kegiatan proyek sebagai bisnis utama dari perusahaan.
2. Membuat dan memberikan usulan pengajuan program kerja sesuai dengan kebutuhan yang ada/ketika situasi dibutuhkan.
3. Memberikan usulan kebutuhan anggaran dari program kerja yang akan dilakukan.
4. Memberikan usulan rencana kebutuhan dan pengembangan SDM.
24
5. Pembagian tugas, pengawasan dan evaluasi kinerja bawahan.
6. Melakukan analisis, evaluasi pengembangan dan pengawasan pelaksanaan prosedur kerja dan peraturan perusahaan.
7. Memberikan usulan rekomendasi award – reward – punishment dan promosi – mutasi – demosi bawahan.
8. Melakukan training, coaching dan counseling kepada tim kerjanya.
9. Sumber: PT Sangkan Jaya Bandung (2021) 3.3.2 Uraian Tugas Penulis sebagai Staf Administrasi
Pada saat melaksanakan praktik kerja lapangan, penulis ditempatkan di bagian staf administrasi, secara umum bertanggung jawab terhadap administrasi karyawan. Karena keterbatasan waktu dan penulis tidak berwenang untuk mengerjakan seluruh uraian jabatan/tugas staf administrasi, maka dari 11 uraian tugas penulis hanya diberikan 7 uraian tugas. Berikut adalah uraian tugas yang dilakukan penulis selama melaksanakan kerja praktik.
1. Bertanggung jawab kepada HR Supervisor, unit pemberi kerja adalah HR Supervisor dan HRGA Manager dan melaksanakan hal- hal yang diperintahkan oleh atasan sesuai dengan pekerjaan.
Menjalankan visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan.
2. Melakukan update dan dokumentasi filling data karyawan baru.
3. Membuat dan mempersiapkan pembukaan rekening karyawan baru untuk diperiksa oleh HR Supervisor.
25
4. Melakukan perhitungan absensi harian, mingguan, bulanan dan lembur karyawan dan izin karyawan.
5. Korespondensi (surat menyurat) terkait kepentingan karyawan dan perusahaan berupa filling.
6. Melakukan administrasi dan mengumpulkan terkait data pribadi dan data kepegawaian karyawan.
7. Melakukan filling terkait dengan cuti, surat keluar dan surat masuk, surat kecelakaan kerja, SPL (Surat Pengajuan Lembur Karyawan) dan surat dokter serta update setiap bulan kepada atasan terkait dan HRGA Manager.
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Selama melaksanakan praktik kerja lapangan, penulis mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk melengkapi informasi yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan kerja praktik. Penulis mengumpulkan data dengan menggunakan metode sebagai berikut:
1. Teknik Observasi
Teknik observasi atau teknik pengamatan yang penulis lakukan adalah dengan observasi/pengamatan. Dengan terjun langsung terhadap proses kerja sebagai staf administrasi pada divisi HRGA di PT Sangkan Jaya Bandung. Menurut Siregar (2017: 19) “Observasi atau pengamatan langsung adalah kegiatan pengumpulan data dengan melakukan penelitian langsung terhadap kondisi objek penelitian yang
26
mendukung kegiatan penelitian, sehingga didapat gambaran secara jelas tentang kondisi objek penelitian tersebut”.
2. Teknik Wawancara
Penulis melakukan wawancara secara langsung dengan karyawan guna memperoleh informasi atau data untuk tujuan penelitian dengan mengajukan beberapa pertanyaan terkait penelitian yang sedang dilakukan yang kemudian akan dijawab secara langsung oleh karyawan. Jawaban karyawan tersebut akan dituangkan dalam sebuah catatan dan dibantu oleh alat perekam.
3. Teknik Studi Pustaka
Teknik studi pustaka yang penulis lakukan adalah melakukan pengumpulan data dengan mencari dari berbagai sumber mengenai analisa jabatan yang memiliki hubungan dengan penelitian yang sedang penulis amati guna memperoleh data. Dengan cara mencari buku referensi, e-book, jurnal dan internet.
4. Teknik Dokumentasi
Teknik dokumentasi menurut Djaali (2020: 55) menyatakan bahwa “Teknik dokumentasi diartikan sebagai cara pengumpulan data, dengan mencatat atau mengambil data yang sudah ada dalam dokumen atau arsip.” Penulis melakukan pengumpulan data dengan mengumpulkan dokumen dan gambar yang berkaitan dengan penelitian, data yang digunakan bersumber langsung dari PT Sangkan Jaya Bandung.
BAB IV
HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis Implementasi Analisa Jabatan Staf Administrasi di Divisi Human Resources General Affair PT Sangkan Jaya Bandung
Pada saat melaksanakan praktik kerja lapangan, penulis ditempatkan pada Divisi HRGA dan mendapatkan pengalaman serta pengetahuan lebih mengenai pelaksanaan administrasi secara langsung. Berdasarkan deskripsi pekerjaan Divisi HRGA bertanggung jawab merencanakan dan mengendalikan salah satunya meliputi bidang SDM dalam rangka mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan mendukung terbangunnya SDM yang kompeten dan kompetitif. Sehingga, staf administrasi pada divisi HRGA secara umum bertanggung jawab terhadap administrasi karyawan.
Mengenai analisa jabatan, PT Sangkan Jaya sedang berada di masa peralihan dari manajer lama ke manajer baru, sehingga adanya perbedaan dalam hal analisa jabatan salah satu contohnya adalah job description yang tidak diberikan berdasarkan posisi jabatan dan merekrut karyawan tidak berdasarkan job specification.
Namun untuk saat ini manajer HRGA telah menerapkan analisa jabatan dengan baik, karyawan mempunyai pemahaman yang jelas mengenai pekerjaannya dan terhadap apa yang seharusnya dikerjakan. Meskipun PT Sangkan Jaya tidak memiliki Standard Operating Procedure (SOP) untuk analisa jabatan namun penerapan analisa jabatan tetap berjalan dengan baik dan
27
28
proses rekrutmen karyawan baru atau karyawan naik jabatan bergantung kepada user atau pimpinan. Analisa jabatan di PT Sangkan Jaya dibuat oleh pimpinan, karena pimipinan lebih mengetahui mengenai jabatan dan pekerjaan.
Sehingga pada saat melakukan proses rekrutmen atau proses naik jabatan Divisi Human Resource General Affair hanya memberi masukan yang kemudian akan didiskusikan kepada user.
Pada saat Human Resources melakukan proses rekrutmen, terdapat job description yang berisi mengenai nama pekerjaan, ringkasan pekerjaan,
Divisi/Department, tujuan pekerjaan, tanggung jawab umum, lingkup organisasi dan penjelasan hubungan organisasional yang berhubungan dengan pekerjaan. Job description yang sudah diterapkan pada PT Sangkan Jaya dibuat dengan baik dan sedetail mungkin. Begitu pula dengan job specification yang sudah diterapkan juga berjalan dengan baik, perusahaan memberikan beberapa spesifikasi untuk jabatan-jabatan tertentu. Job specification mencakup mengenai pendidikan, pengalaman bekerja, kompetensi (hard skills dan soft skills) dan pendidikan informal atau pelatihan. Selain itu, PT Sangkan Jaya juga
memerlukan karakteristik mental dan emosional pribadi melalui psikotes yang diadakan oleh Divisi Human Resource General Affair.
4.1.1 Job Description Staf Administrasi
Staf administrasi pada PT Sangkan Jaya bertanggung jawab kepada HR Supervisor dan unit pemberi kerja nya adalah HR Supervisor dan HRGA Manager. Job description staf administrasi pada divisi HRGA di PT Sangkan Jaya secara umum adalah bertanggung jawab melakukan
29
administrasi penyusunan dan perapihan administrasi karyawan mulai dari data pribadi, absensi sampai dengan benefit administration. Untuk job description staf administrasi dapat dilihat pada gambar 4.1 di bawah ini:
Gambar 4. 1
Job Description Staf Administrasi PT Sangkan Jaya Bandung Sumber: PT Sangkan Jaya Bandung (2021)
30
Dalam hal keterbatasan waktu, penulis hanya diberikan beberapa pekerjaan dari job description yang telah dilampirkan diatas. Maka dari itu penulis hanya akan menganalisa beberapa pekerjaan dan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Melakukan update dan dokumentasi filling karyawan baru.
Pada saat HR (Human Resources) mempunyai tugas untuk merekrut karyawan baru, Penulis akan melakukan update dan mendokumentasikan filling karyawan baru yang akan digunakan untuk untuk penghitungan gaji, laporan absensi, dan pengelolaan cuti. Penulis akan melakukan update data karyawan menggunakan excel dan dokumentasi filling karyawan akan disimpan dalam sebuah display book 60 pockets yang diurutkan berdasarkan tahun mulai bekerja. Untuk data karyawan yang diolah menggunakan excel dapat dilihat pada gambar 4.2 dibawah ini.
Gambar 4. 2
Database Karyawan Tahun 2021
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
31
Dan untuk dokumentasi filling yang disimpan di display book 60 pockets dapat dilihat pada gambar 4.3 dibawah ini.
Gambar 4. 3 Display Book 60 Pockets
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
2. Melakukan perhitungan absensi karyawan.
Perhitungan absensi karyawan dilakukan setiap hari dan akan direkap setiap perbulan menggunakan excel, seorang karyawan dengan perhitungan absensi paling tinggi akan mendapatkan penghargaan tertentu terhadap hasil pekerjaannya. Berikut adalah gambar 4.4 untuk perhitungan absensi karyawan menggunakan excel
Gambar 4. 4
Rekap Absensi Karyawan Tahun 2021
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
32
Setelah melakukan perhitungan absensi seperti pada gambar diatas, karyawan dengan tingkat kehadiran paling tinggi dalam bulan tersebut akan mendapatkan penghargaan, berupa foto yang akan dipajang pada dinding bagian timur di lobi. Penghargaan tersebut diberikan karena menjadi karyawan disiplin dalam bulan tersebut.
Dapat dilihat pada gambar 4.5 dibawah ini.
Gambar 4. 5
Foto The Most Disciplined Employee of The Month
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
3. Membuat laporan bulanan terkait dengan kehadiran, cuti, lembur dan izin karyawan.
Karyawan PT Sangkan Jaya dalam rentang waktu satu minggu wajib untuk bekerja di kantor selama 5 hari yaitu hari Senin s/d Jumat. Laporan bulanan ini dibuat untuk mengetahui bagaimana kinerja karyawan dan mengetahui kedisiplinan karyawan serta pemberlakukan tunjangan harian, pengambilan jatah cuti karyawan,
33
dan kepentingan perusahaan lainnya. Karyawan yang akan cuti, lembur maupun izin terlebih dahulu mengisi form yang berisi seperti pada gambar 4.6 dan 4.7 di bawah ini:
Gambar 4. 6
Form Perbaikan Absen Karyawan
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
Gambar 4. 7
Form Permohonan Cuti Karyawan
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
34
Setelah karyawan mengisi form perbaikan absensi karyawan dan permohonan cuti seperti pada gambar diatas, kemudian melaporkannya kepada atasan langsung yaitu supervisor divisi, lalu disetujui dan ditandatangi oleh kepala department atau divisi dan manajer HRGA dan yang terakhir form tersebut akan diberikan kepada penulis sebagai bukti keterangan terserbut. Kemudian penulis akan menyimpan form terserbut pada odner dan membuat laporan bulanan dengan menggunakan excel seperti pada gambar 4.8
Gambar 4. 8
Rekapitulasi Absensi Karyawan Kantor Pusat
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
4. Membuat dan mempersiapkan pembukaan rekening karyawan baru untuk diperiksa oleh HR Supervisor.
Setelah karyawan dinyatakan diterima untuk bekerja pada PT Sangkan Jaya, penulis mempersiapkan pembukaan rekening karyawan baru untuk penggajian karyawan. HR Supervisor
35
membuat google form yang berisi beberapa pertanyaan dan dokumen yang diperlukan, sehingga karyawan baru mengisi google form dan mengunggah dokumen yang diperlukan oleh perusahaan.
Penulis mengumpulkan data dari hasil google form kedalam sebuah excel dan disimpan di google drive dan diserahkan serta diperiksa oleh HR Supervisor. Dapat dilihat pada gambar 4.9 dibawah ini
Gambar 4. 9 D
ata Base Karyawan dalam Bentuk Google Form
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
Gambar 4. 10
Database Karyawan dalam Bentuk Excel
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
36
Gambar 4. 11
Dokumen Database Karyawan Setelah dibuat dalam Bentuk pdf Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
5. Filling surat keluar terkait kepentingan karyawan dan perusahaan.
Filling surat keluar dilakukan secara manual dengan ditulis
pada lembar buku agenda. Namun untuk perapihan dan arsip, maka surat keluar yang sudah ditulis pada lembar buku agenda tersebut diolah menggunakan excel dan dipisahkan berdasarkan divisi serta berdasarkan jenis surat agar memudahkan untuk mencari file apabila sedang diperlukan. Dapat dilihat pada gambar 4.12 dan 4.13 dibawah ini.
Gambar 4. 12 Lembar Buku Agenda
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
37
Gambar 4. 13
Filling Surat Keluar Menggunakan Excel
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
6. Melakukan administrasi dan mengumpulkan terkait data pribadi dan data kepegawaian perusahaan.
Penulis perlu mengumpulkan data pribadi dan data kepegawaian perusahaan hal ini dapat berguna untuk benefit administration. Benefit yang dimaksud bisa dalam bentuk
pengumpulan data terkait lama kerja, sudah terdaftar BPJS atau tidak, bonus setiap tahun karyawan, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan kepentingan karyawan dalam perusahaan.
Pengumpulan data tersebut dilakukan secara online yaitu melalui google form, dan akan dipindahkan ke excel. Untuk dokumentasi
data tersebut berupa soft copy yang disimpan pada google drive atau alat penyimpanan lainnya. Karena alurnya tidak jauh berbeda dengan job description pada no 4 maka gambar dapat dilihat pada gambar 4.9 4.10 dan 4.11
38
7. Melakukan filling terkait dengan cuti, surat keluar dan surat masuk, surat kecelakaan kerja, SPL (Surat Pengajuan Lembur karyawan) dan surat dokter dan update setiap bulan kepada atasan terkait.
Pengaturan arsip dan dokumen adalah hal yang membutuhkan kerapihan dan ketelitian, filling yang dilakukan secara manual dan arsip disimpan pada lemari kabinet yang akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip serta melindungi arsip dari kerusakan. Dapat dilihat pada gambar 4.14 dibawah ini.
Gambar 4. 14 Filling Cabinet
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
Untuk dokumen diatas seperti cuti, SPL (Surat Pengajuan Lembur Karyawan) dan surat dokter disimpan pada odner dan diurutkan berdasarkan tanggal. Dapat dilihat pada gambar 4.15, 4.16, 4.17 dan 4.18 dibawah ini.
39
Gambar 4. 15 Surat Tugas Karyawan
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
Gambar 4. 16
Keterangan Surat Sakit dari Dokter
Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
40
Gambar 4. 17
Map Odner Surat Perjalanan Dinas / Surat Tugas Karyawan Sumber: PT Sangkan Jaya (2021)
Gambar 4. 18
Map Odner untuk Surat Izin Karyawan
Sumber: PT Sangkan Jaya Bandung (2021)
41
4.1.2 Job Specification Staf Administrasi
Gambar 4. 19
Job Specification Staf Administrasi PT Sangkan Jaya Bandung Sumber: PT Sangkan Jaya Bandung (2021) Job Specification (Spesifikasi Jabatan) pada PT Sangkan Jaya Bandung adalah sebagai berikut:
42
1. Pendidikan Formal minimal S1 Hukum/Psikologi/Ekonomi SDM.
2. Memiliki pengalaman 2 tahun di Recruitment & ER.
3. Memiliki kemampuan dan pengetahuan (hard skill) yaitu:
a. Recruitment b. Orientation c. Pengupahan
d. Perusahaan & Kebijakan Industrial e. Administrasi Personalia & System Sunfish f. Pelaksanaan Training
g. Appraisal System h. Recovery System i. Termination System j. Administrasi
4. Memiliki kepribadian dan sikap (soft skill) yaitu:
a. Planning Skill
b. Conflict Management Skill c. Time Management Skill d. Creative Thinking Skill e. Coordination Skill f. Inspection Skill g. Priority Thinking Skill h. Persuasion Skill i. Service Excelente Skill
43
j. Building Teamwork
4.2 Pembahasan
Berdasarkan dengan penelitian penulis selama melakukan kerja praktik, analisa jabatan yang dilakukan pada Divisi Human Resources General Affair untuk staf administrasi secara umum sudah berjalan dengan sangat baik.
Meskipun analisa jabatan yang diterapkan pada PT Sangkan Jaya belum memiliki ketetapan khusus atau Standard Operating Prosedure (SOP) penerapan analisa jabatan tetap dilakukan dengan baik dan PT Sangkan Jaya sudah memiliki standar baku terhadap analisa jabatan. Divisi Human Resources General Affair dan user sangat berperan penting dalam proses
analisa jabatan.
Menurut hasil analisis penulis dan hasil wawancara dengan karyawan PT Sangkan Jaya, job description yang dilakukan pada divisi HRGA untuk Staf Administrasi sudah berjalan dengan baik. Sebelumnya PT Sangkan Jaya sedang ada di masa peralihan dari manajer lama ke manajer baru, sehingga adanya perbedaan dalam hal job description salah satu contohnya adalah job description yang tidak diberikan berdasarkan posisi jabatan.
Namun untuk saat ini manager HRGA telah menerapkan job description dengan baik dan secara umum sudah sesuai dengan teori Kusworo
(2019: 136) yang menegaskan bahwa job description menjelaskan apa yang diharapkan seorang pemberi kerja/atasan dari karyawannya. Dengan adanya job description diharapkan karyawan mempunyai pemahaman yang jelas
44
tentang pekerjaannya dan mempunyai persepsi yang sama terhadap apa yang seharusnya dikerjakan, sekaligus akan menjadi dokumen utama atau dasar untuk penilaian kinerja karyawan dikemudian hari.
Sesuai dengan analisis penulis, job description pada PT Sangkan Jaya Bandung Divisi HRGA Staf Administrasi sesuai dengan teori Marsinah dan Zamzam (2021: 64) yaitu berisi nama pekerjaan, ringkasan pekerjaan, daftar tugas dan tanggung jawab serta penjelasan hubungan organisasional yang terkait dengan pekerjaan. Sehingga Staf Administrasi pada Divisi HRGA PT Sangkan Jaya mampu menjalankan tugas dan tanggung jawab terhadap pekerjaan dan jabatannya.
Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan oleh penulis selama kerja praktik, job specification Staf Administrasi pada Divisi HRGA di PT Sangkan Jaya Bandung memiliki spesifikasi seperti yang sudah dijelaskan diatas. Hal ini telah sesuai dengan teori Marsinah dan Zamzam (2021: 65) yang menyatakan bahwa job specification merupakan standar manusianya yang menetapkan kualifikasi minimal yang dapat diterima dan harus dimiliki oleh pemangku jabatan untuk melaksanakan pekerjaan secara berhasil. Job specification mengidentifikasi pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman, sertifikasi dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menuaikan pekerjaan secara efektif.
Berdasarkan hasil wawancara, job specification bukan merupakan persyaratan mutlak, hanya menunjukkan indikator-indikator sebagai bukti
45
bahwa jabatan tersebut akan lebih efektif apabila pemangku jabatan memiliki indikator atau spesifikasi seperti yang tertulis pada job specification.
Berdasarkan teori yang telah diuraikan, dan hasil analisis penulis selama melaksanakan kerja praktik, pelaksanaan analisa jabatan yang terdiri dari job description dan job specification staf administrasi Divisi HRGA PT Sangkan Jaya sudah sesuai dengan teori. Menurut Siregar, et al (2020: 55) analisa jabatan sebagai panduan terhadap pekerjaan yang akan dikerjakan sebelum melakukan proses penempatan. Analisa jabatan sebagai pedoman terhadap penempatan karyawan pada tempat yang paling sesuai atau “the righ man on the right place”. Dalam praktiknya saat HR (Human Resource)
melakukan rekrutmen karyawan, terdapat job description dan job specification adalah bagian dari analisa jabatan yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan menempatkan karyawan sesuai dengan posisi yang tepat.
Selain itu membantu perusahaan untuk mencari tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan. Meskipun PT Sangkan Jaya belum memiliki ketetapan khusus atau SOP mengenai analisa jabatan, tetapi penerapan analisa jabatan sudah dilakukan dengan sangat baik dan PT Sangkan Jaya juga sudah memiliki standar baku mengenai analisa jabatan.
Menurut teori Marsinah dan Zamzam (2021: 65) yang menyatakan bahwa dengan dilaksanakan analisa jabatan, pegawai lebih mudah diarahkan, dikendalikan dan didayagunakan secara tepat guna dan berhasil guna, bahkan dapat mengurangi pemborosan. Dalam praktiknya job description dan job specification membantu seorang staf untuk bekerja dengan baik karena
46
mengetahui apa saja wewenang dan tanggung jawabnya dalam melaksanakan pekerjaan.
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Setelah melaksanakan kerja praktik dan mengkaji serta menganalisis permasalahan yang ada khususnya mengenai “Tinjauan Implementasi Analisa Jabatan Staf Administrasi di Divisi Human Resources General Affair di PT Sangkan Jaya Bandung”,
Penulis mempunyai beberapa simpulan diantaranya:
1. Secara keseluruhan, implementasi analisa jabatan staf administrasi pada divisi HRGA di PT Sangkan Jaya sudah berjalan dengan baik.
Meskipun PT Sangkan Jaya tidak memiliki Standard Operating Procedure (SOP) untuk analisa jabatan namun penerapan analisa
jabatan tetap berjalan dengan baik. Analisa jabatan diadakan untuk mencari tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan pada PT Sangkan Jaya, seorang pekerja memiliki keahlian dan keterampilan yang berbeda-beda. Maka, dengan analisa jabatan yang terdiri dari job description dan job specification seorang pekerja akan ditempatkan
pada posisi yang tepat sesuai dengan kemampuan, minat dan kebutuhan perusahaan. Analisa jabatan sangat mendukung dan menguntungkan perusahaan dan karyawan khususnya staf administrasi di PT Sangkan Jaya dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya karena kinerja organisasi dapat terorganisir secara optimal.
47
48
2. Implementasi analisa jabatan untuk staf administrasi di PT Sangkan Jaya sudah berjalan dengan baik. Analisa jabatan yang terdiri dari job description dan job specification sudah sesuai dengan teori. Menurut
Marsinah dan Zamzam (2021: 64) Job description adalah ringkasan sistematik dari informasi yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan, apa yang akan dilakukan, dimana akan melakukannya dan bagaimana melakukannya. Mencakup hal-hal seperti nama pekerjaan, ringkasan pekerjaan, daftar tugas dan tanggung jawab dan penjelasan hubungan organisasional yang terkait dengan pekerjaan. Job description staf administrasi di PT Sangkan Jaya terdiri dari nama jabatan, divisi/department, tujuan pekerjaan, lingkup organisasi atau penjelasan hubungan organisasional yang terkait dengan pekerjaan, dan tanggung jawab umum. Dan secara keseluruhan job description yang dibuat dengan sedetail mungkin memudahkan seorang karyawan khususnya staf administrasi dapat bekerja dengan baik.
3. Job specification untuk staf administrasi di PT Sangkan Jaya setelah Penulis membandingkan realita dengan teori sudah dilaksanakan dengan baik. Menurut Kusworo (2019: 139) spesifikasi jabatan (job specification) mencakup pendidikan gelar/diploma, pelatihan dan atau
sertifikasi keahlian, keterampilan dan pengetahuan, pengalaman kerja, dan karakteristik mental atau emosional pribadi dan fisik (jika diperlukan) calon karyawan, serta ringkasan persyaratan pekerjaan.
Karakteristik pribadi yang mencakup sifat kepemimpinan,
