BAB II
LANDASAN TEORITIS
Pada bab ini penulis mencantumkan teori-teori yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan serta menjadi dasar maupun tolak ukur dalam menganalisis data dalam penelitian yang dilakukan.
2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM).
Salah satu kunci kesusksesan bagi organisasi terletak pada peran sumber daya manusianya (SDM). Mengutip Hasibuan, Mardatillah (2013) mengungkapkan Sumber daya manusia (SDM) merupakan kemampuan terpadu dari daya pikir serta daya fisik yang dimiliki oleh seorang individu. Kemampuan–kemampuan inilah yang kemudian akan dikerahkan untuk memberikan kontribusi pada organisasi melalui pelaksanaan tugas dan tanggung jawab oleh setiap indivudu untuk mewujudkan tujuan organisasi atau perusahaan dan membawanya mencapai kesuksesan. Agar setiap individu dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik, maka organisasi membutuhkan seperangkat cara atau sistem untuk mengelolah setiap individu yang ada agar dapat mencurahkan daya pikir dan fisiknya secara efektif. Sistem atau cara inilah yang disebut dengan menejemen sumber daya manusia (MSDM).
Mardatillah (et al., 2013) mendefenisikan manajemen sumber daya manusia sebagai suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa, cara-cara mendesain sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengelolaan karir, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan, dan hubungan ketenagakerjaan, agar tercapainya tujuan individu maupun organisasi. Selain dari pada itu, MSDM juga didefenisikan sebagai suatu ilmu dan seni yang mengatur unsur manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai aset suatu organisasi dengan cara memperoleh, mengembangkan dan memelihara tenaga kerja secara efektif
dan efisien (Tjahjono, 2005). Berlandaskan pada beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah seperangkat cara atau sistem yang mendayagunakan manusia dengan maksud mencapai tujuan individu dan organissi.
2.1.1. Fungsi – Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Dalam organisasi, manajemen sumber daya manusia menjalankan fungsi–fungsi yang sangat penting. Hasibuan dalam (Mardatillah, 2013) menjabarkan fungsi–fungsi manajemen sumberdaya manusia sebagai berikut :
1. Perencanaan.
Merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan organisasi, dan efektif serta efesien dalam mewujudkan tujuan organisasi.
2. Pengorganisasian.
Mengorganisisr semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang dan koordinasinya dalam struktur organisasi.
3. Pengarahan.
Mengarahkan seluruh karyawan agar bekerja sama secara efektif dan efisien demi mewujudkan tujuan organisasi.
4. Pengendalian.
Mengendalikan seluruh karyawan agar mentaati segala peraturan dan bekerja sesuai dengan rencana.
5. Penempatan.
Menempatkan karyawan sesuai dengan kebutuhan organisasi. 6. Pengembangan.
Meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, konseptual serta moral karyawan melalui pelatihan dan pendidikan.
7. Kompensasi.
Pemberian balas jasa, baik berupa uang maupun barang kepada karyawan sebagai imbalan dan penghargaan atas jasa yang telah diberikan kepada organisasi.
8. Pengintegrasian.
Menyatukan kepentingan organisasi dengan kebutuhan karyawan, agar terciptanya kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan. 9. Pemeliharaan.
Memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan agar tetap memiliki semangat dan keinginan untuk bekerja. 10. Kedisiplinan.
Menciptakan kedisiplinan agar karyawan bekerja sesuai dengan aturan dan ketentuan organisasi.
11. Pemberhentian.
Pemutusan hubungan kerja karyawan dengan organisasi atau.
Menambahkan apa yang telah diungkapkan oleh Mardatillah, Umar (2000 : 20) menjelaskan bahwa sistem informasi juga merupakan fungsi dari MSDM, dimana sistem informasi yang dimaksud berhubungan dengan pendataan dan pengamanan data –data atau dokumen– dokumen yang berhubungan dengan setiap orang yang ada dalam suatu organisasi.
2.1.2. Tanggung Jawab manajemen Sumber Daya Manusia. Selain menjalankan fungsi–fungsi penting diatas, manajemen sumber daya manusia juga memikul tanggung jawab sebagai berikut :
Tabel 2.1.2.
Tanggung Jawab Manajemen Sumber daya Manusia.
Bentuk Tanggung Jawab Keterangan
Ketenagakerjaan & Rekrutmen. Merekrut, mewawancarai, menguji dan mengkoordinasikan tenaga kerja.
Pelatihan & Pengembangan. Orientasi karyawan, pelatihan keterampilan manajemen kinerja dan peningkatan produktifitas.
Kompensasi. Administrasi upah dan gaji, uraian pekerjaan, konpensasi eksekutif, pembayaran insentif, serta evaluasi hasil kerja.
Jasa bagi karyawan. Program bantuan karyawan, jasa penampungan karyawan, serta jasa bagi karyawan yang telah habis masa kerja tau pensiun.
Hubungan antar karyawan & hubungan masyarakat.
Survei tentang sikap, hubungan tenaga kerja, publikasi kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan dan kedisiplinan.
Pencatatan data karyawan. Sistem informasi dan pencatatan serta penataan data karyawan.
Kesehatan & keselamatan kerja. Pemeriksaan keselamatan, kesehatan serta kesejahteraan karyawan.
Perencanaan strategis. Perencanaan, peramalan serta marger & akuisisi.
Sumber : Noe. Ed al., 2010. Manajemen Sumberdaya Manusia. Hal 6.
2.2. Electronic – Human Resource Management (EHRM). 2.2.1. Defenisi EHRM
Ketika sumber daya manusia mengambil peran penting dalam organisasi, maka dibutuhkan seperangkat cara atau sistem untuk mengatur dan mengolah setiap SDM yang ada agar memberikan hasil kerja yang baik, sehingga tujuan dari organiasi dapat tercapai. Banyak cara yang telah ditempuh untuk mengelolah dan meningkatkan fungsi dari SDM, akan tetapi masih gagal dalam mewujudkan hal tersebut. Untuk itu depertemen SDM dalam
organisasi harus berupaya dengan keras agar dapat menemukan cara yang tepat untuk memberikan perubahan serta meningkatkan kualitas SDM yang ada, dan salah satunya dengan memanfaatkan teknologi baru (Noe ed al., 2012).
Secara defenisi, Sistem Teknologi dapat diartikan sebagai sistem yang dapat memudahkan kita untuk mencapai suatu tujuan, yang penerapannya menggunakan teknologi komputer dan juga jaringan informasi dan komunikasi. Penerapan sistem teknologi informasi menjadi satu titik penting dalam pengembangan kemampuan sumber daya manusia organisasi atau perusahaan. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang saat ini banyak menjadi pilihan untuk meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia dalam organisasi adalah Electronic Human Resource Management (EHRM). Tavakoli (et al., 2015) menjelaskan bahwa EHRM merupakan seperangkat cara inovatif yang berfungsi untuk merombak sistem tradisional dalam organisasi dengan tujuan untuk meingkatkan kinerja sumber daya manusia (HRM) serta memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi. Mengutip Voermans dan Van Veidhove, maka Yusliza (et al., 2014) menjelaskan EHRM sebagai dukungan administrasi dari fungsi SDM dalam organisasi dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. EHRM juga didefenisikan sebagai cara atau pola yang digunakan untuk mengelola SDM dalam sebuah organisasi dengan tujuan mewujudkan tujuan organisasi serta menciptakan dan menerapkan human resource management (HRM) berkualitas yang berbasais pada teknologi informasi dan komunikasi (Marler et al., 2014 & Bondarouk et al., 2013). Defenisi lain dari EHRM yaitu aplikasi dari teknologi informasi dan komunikasi yang mendukung
kegiatan human resource (HR) serta membantu organisasi untuk meingkatkan proses bisnis dan keunggulan kompetitifnya. Dengan demikian dapat dicermati bahwa karakteristik utama dari EHRM adalah berbasis pada teknologi informasi dan komuniasi (Web), sehingga segala kegiatan yang didukung oleh EHRM tidak lagi bergantung sepenuhnya pada tatap muka secara langsung (Arenawati, 2012).
2.2.2. Manfaat EHRM
Penerapan EHRM memberikan manfaat yang positif bagi organisasi. EHRM membantu karyawan untuk mengejar ketinggalan dalam pekerjaan sehari – hari (Tavakoli et al., 2015 & Gachunga.et al., 2014), menyediakan fungsi SDM dengan kesempatan membuat jalan baru untuk berkontribusi terhadap efektivitas organisasi melalui cara-cara seperti manajemen pengetahuan dan penciptaan modal intelektual dan sosial (Yusliza et al., 2014). Selanjutnya, Manivannan (2013) menyebutkan bahwa EHRM membantu banyak organisasi untuk membangun tenaga kerja yang lebih berkomitmen. Hal ini sejalan dengan pendapat Patil (2013) bahwa pemanfaatan EHRM dalam organisasi dapat memaksimalkan potensi dan produktivitas karyawan mereka. Selanjutnya Patil menjelaskan bahwa teknologi memainkan peran yang penting dalam HRM, sehingga memungkinkan interaksi dan komunikasi yang mudah antara karyawan dengan para manejer. Selain itu, kehadiran EHRM mempermudah karyawan untuk mengakses informasi mengenai tugas dan kewajiban mereka, serta mengakses data dan memproses data yang berhubungan dengan data-data pribadi seperti informasi mengenai gaji, data pribadi karyawan, manajemen kinerja, pelatihan,
rekrutmen dan lainnya (Tabiu & Nura, 2013, Voermans & Van Veldhoven 2012).
EHRM juga memperbaiki serta meningkatkan kualitas pelayanan organisasi terhadap publik (Arenawati, 2012). Dengan melihat berbagai manfaat sebagaimana yang telah disebutkan, maka dapat disimpulkan bahwa penerapat EHRM memberikan efisiensi waktu dan biaya bagi organisasi. Selain itu, penerapan teknologi ini juga memberikan kemudahan dalam proses bisnis, peningkatan arus informasi dan kinerja organisasi, manejemen data yang terpusat, mengoptimalkan pengembangan dan produktivitas SDM serta meningkatkan kepuasan karyawan yang tentunya berdampak pada produktivitas karyawan.
Dengan melihat berbagai manfaat sebagaimana yang telah disebutkan, maka dapat disimpulkan bahwa penerapat EHRM memberikan efisiensi waktu dan biaya bagi organisasi. Selain itu, penerapan teknologi ini juga memberikan kemudahan dalam proses bisnis, peningkatan arus informasi dan kinerja organisasi, manejemen data yang terpusat, mengoptimalkan pengembangan dan produktivitas SDM serta meningkatkan kepuasan karyawan yang tentunya berdampak pada produktivitas karyawan.
2.2.3. Tujuan Penggunaan EHRM.
Organisasi menerapkan EHRM karena EHRM membantu organisasi dalam mengelola SDM yang dimiliki serta memberikan nilai tambah bagi peran SDM dalam organisasi yang pastinya berpengaruh terhadap keunggulan kompetitif organisasi atau perusahaan (Marler & Fisher, 2014). EHRM juga membantu organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan kualitas pelayanan (Bondarouk et al., 2014), sedangkan Arenawati (2012) menjelaskan
bahwa EHRM memberikan efesiensi waktu dan biaya terhadap bebrbagai kegiatan dalam organisasi, hal ini merupakan salah satu faktor pendorong organisasi untuk memanfaatkan EHRM.
2.2.4. Jenis – Jenis EHRM.
EHRM sendiri terdiri atas 3 jenis. Ruel dan Bondarouk (2014), Pattil (2013) serta Mahedi dan Fartash (2012) menjelaskan ketiga jenis EHRM sebagai bertikut :
1. Operasional EHRM : berkaitan dengan kegiatan dasar HRM untuk fungsi administrasi dan informasi .
2. Relasional EHRM : berkaitan dengan kegiatan dasar HRM untuk mendukung proses bisnis.
3. Transformasional EHRM : berkaitan dengan kegiatan HRM strategis.
Dari penjelasan mengenai jenis – jenis EHRM diatas dapat di lihat bahwa, ketiga jenis ini telah mencakup fungsi – fungsi dasar human resource management (HRM). EHRM dengan jenis Operasional, mencakup fungsi HRM yang berhubungan dengan sistem informasi. Umar (2000 : 20) menjelaskan bahwa sistem informasi dalam HRM berhubungan dengan pendataan dan pengamanan data –data atau dokumen – dokumen yang berhubungan dengan setiap orang yang ada dalam suatu organisasi. EHRM dengan jenis Relasional, mencangkup fungsi HRM yang berhubungan dengan rekrutmen, seleksi, pelatihan serta pengembangan keterampilan, sedangkan EHRM dengan jenis Transformasional mencakup fungsi HRM yang berhubungan dengan perencanaan, analisis pekerjaan, serta manajemen kompensasi dan lainnya.
Ketiga jenis EHRM ini mengubah bentuk kegiatan HRM yang pada awalnya berbasis pada tatap muka menjadi kegiatan yang berbasis pada web. Sebagai contoh, Ruel dan Bondarouk (2014) menjelaskan bahwa jenis EHRM operasional, memberikan kemudahan bagi karyawan untuk menjaga serta melakukan up-date terhadap informasi pribadi mereka sendiri. Untuk EHRM relasional rekrutment dan seleksi dapat dilakukan dan didukung melalui aplikasi berbasis web tanpa harus melakukan tatap muka dan kegiatan yang berbasis pada kertas, sedangkan untuk jenis EHRM trasformasional memungkinkan terjadinya peningkatan kualitas karyawan melalui serangkaian kegiatan terpadu berbasis web sehingga karyawan dapat melakukan pengembangan diri secara pribadi berdasarkan sarana serta materi yang tersedia dan dapat diakses dengan mudah oleh karyawan sehingga dapat menghemat waktu, biaya serta tenaga untuk melakukan berbagai kegiatan pengembangan diri terhadap karyawan. Ketiga jenis atau model EHRM ini berperan penting dalam mendukung keseluruhan kegiatan HRM dalam organisasi.
Gambar 2.2.4. Jenis – Jenis EHRM
Sumber : Urmila Vikas Pattil, The Role Of EHRM In Increasing Positive Work Attitudes Among It Emloyees : With Special Reference.
Operational EHRM Relational EHRM Transformas ional EHRM
2.2.5. Dimensi Dan Indikator Dari Pnerapan EHRM
Efektifitas dari penerapan EHRM dalam organiasi tentunya menjadi hal penting untuk diperhatikan. Untuk mengetahui hal tersebut, dapat digunakan beberapa indikator yang di kemukakan oleh Tavakolli (2015) sebagai berikut :
Tabel 2.2.5.
Dimensi dan Indikator dari Penerapan EHRM.
Variabel Dimensi Indikator
Electronik Human Resource
Management
E- Recruitmen *Menggunakan situs web untuk perekrutan.
*Alat interaktif untuk memproses permintaan dari pemohon.
E-Selection *Tanggung Jawab dan transparansi dari proses seleksi elektronik.
*Kemudahan penggunaan dan akses ke web.
E-Education *Menggunakan fasilitas komputer multimedia.
*Pendanaan untuk pendidikandan pelatihan karyawan.
E-Evaluation *Proses penilaian melalui saluran berbasis web.
*Pelatihan, sistem penilaian kinerja, untuk menyadari pentingnya sistem evaluasi elektronik dengan tujuan menyimpan arsip evaluasi saat ini kemudian dibandingkan dengan hasil evaluasi mendatang.
E-reward system
Kemampuan organisasi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, menerapkan, dan mendistribusi data dan informasi yang berkaitan dengan hak-hak dan manfaat secara elektronik.
Sumber : Tavakolli ed al., 2015. The Analysis of the Impact of Electronic Human Resource Management (Ehrm) On the Internal Marketing in the Melli Bank of Khoram Abad. Hal 181.
Selain dari pada faktor – faktor diatas, untuk mengukur efektifitas dari penerapan EHRM dalam organisai juga dapat dicermati melalui beberapa indikator yang di kemukakan oleh Pant (et al., 2012). sebagai berikut :
1. Faktor Teknologi Informasi.
Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan memainkan peran penting untuk mencapai keberhasilan dalam penerapan EHRM, karana dalam penerapannya teknologi informasi menjadi persyaratan mutlak bagi organisasi. Semakin besar dan canggih teknologi informasi yang dimiliki, maka manfaat yang diperoleh dari penerapan EHRM akan semakin besar.
2. Faktor Karyawan.
Karyawan memiliki efek yang kuat dengan keberhasilan penerapan EHRM dalam organisasi atau perusahaan. Kesiapan, pengetahuan serta dukungan antar karyawan merupakan faktor pendorong untuk menerima dan menggunakan EHRM yang diterapkan dalam organisasi. Semakin tinggi kesiapan, dukungan serta persepsi rekan kerja dan pengetahuan, maka karyawan akan termotifasi untuk menggunakan EHRM yang diterapkan dalam organisasi.
3. Faktor Komunikasi Organisasi.
Komunikasi yang efektif merupakan suatu kebutuhan untuk efektifitas dari organisasi itu sendiri. Komunikasi meerupakan media yang menjembatani setiap individu untuk bekerja sama, jika EHRM yang diterapkan mempersempit ruang komunikasi maka penerapan tersebut menjadi tidak efektif. Ketika ruang komunikasi antar individu dalam organisasi
semakin sempit, maka dorongan untuk menggunakan EHRM yang diterapkan dalam organisasi semakin kecil.
2.2.6. Langkah – Langkah Penerapan EHRM.
Sebelum menerapkan EHRM, organisasi perlu memperhatikan beberapa hal penting yang merupakan kunci atau syarat utama untuk menerapkan EHRM dalam organisasi, karena tanpa hal–hal tersebut implementasi EHRM belum tentu berhasil. Arenawati (2012) langkah – langkah yang harus diperhatikan dalam penerapan EHRM adalah sebagai berikut :
1. Dana atau biaya yang cukup.
2. Infrastruktur teknologi insformasi dan komunikasi seperti komputer dan perangkat keras lainnya.
3. Tingkat konektifitas atau ketersediaan jaringan internet. 4. Kesiapan sumber daya manusia.
5. Desain aplikasi yang memudahkan pekerjaan serta menjamin kerahasiaan data pribadi karyawan.
6. Perangkat hukum, karena EHRM sangat berhubungan dengan penciptaan, distribusi data atau informasi serta hak cipta intelektual yang harus dilindungi oleh undang–undang.
7. Perubahan paradigma. Dalam hal ini dibutuhkan peran manajemen untuk mengubah paradigma, cara berpikir, cara bersikap serta cara bekerja dan berperilaku agar karyawan dapat menerima dengan baik penerapan EHRM dalam organisasi.
2.2.7. Permasalahan Dalam Penerapan EHRM.
Sekalipun penerapan EHRM memberikan Manfaat positif bagi organisasi, namun jika tidak direncanakan dengan baik serta diterapkan dengan bijaksana, hal ini justru akan menimbulkan permasalahan serta hambatan bagi organisasi. Beberapa penelitian menunjukan adanya dampak negatif yang dihasilkan apabila organisasi menerapkan EHRM dengan tidak bijaksana serta tanpa perencanaan yang matang. Maniviannan (2013) dalam penelitiannya menemukan adanya hambatan dalam penerapan EHRM berupa (1) hambatan teknis yang meliputi jaringan internet (2) desain yang kurang menarik serta tingkat kerumitan dalam mengoperasikan aplikasi (3) dan (4) kuatnya budaya tradisional dalam melaksanakan tugas serta pekerjaan oleh para karyawan, sehingga sulit untuk beralih pada cara kerja yang baru melalui EHRM.
Penemuan lebih lanjut mengenai bentuk–bentuk masalah dalam penerapan EHRM dilengkapi oleh Pattil (2013) serta Aurelian dan Damasaru (2013) yang menemukan dan menjelaskan bahwa masalah atau dampak negatif dalam penerapan EHRM oleh organisasi disebabkan oleh (1) kurangnya sosialisasi penggunaan yang berdampak pada pengetahuan personal, sehingga karyawan sulit untuk menerima serta membutuhkan waktu yang lama untuk beradaptasi dengan sistem E- HRM yang diterapkan (2) ukuran dan fasilitas organisasi atau perusahaan yang tidak memadai untuk mengimplementasikan EHRM, sehingga penerapan sistem ini malah mebawa kerugian karena tidak dapat digunakan secara maksimal dan bijaksana yang berdampak pada menurunnya kinerja karyawan (3) dukungan dan persepsi dari rekan kerja juga menjadi salah satu faktor yang menentukan keberhasilan dari penerapan EHRM kedalam
organisasi atau perusahaan. Penerimaan serta keinginan untuk menggunakan EHRM oleh individu dalam organisasi, akan menjadi rujukan bagi individu lainnya, selain itu bantuan serta dukungan yang diberikan pada pengguna lain akan mempengaruhi sejauh mana sesorang ingin menggunakan suatu aplikasi. Sikap dan penerimaan terhadap EHRM yang diterapkan oleh seorang karyawan akan menjadi cermin serta dasar pertimbangan bagi karyawan lainnya dalam menentukan sikap untuk menerima serta menggunakan EHRM yang diterapkan dalam organisasi (Yusliza, Yusoff & Ramayah, 2011).
Faktor–faktor selanjutnya yang masih berhubungan dengan masalah dalam penerapan sistem EHRM oleh organisasi, di ungkapkan oleh Erdo dan Esen (2011) yakni kerahasiaan data, dimana dalam EHRM memungkinkan karyawan untuk mengirimkan dan mengambil data serta informasi pribadi mereka secara elektronik, sehingga dibutuhkannya kemampuan aplikasi yang mampu menjaga kerahasiaan data–data tersebut. Keamanan serta kerahasiaan data juga turut mempengaruhi tingkat kepuasan karyawan dalam menggunakan EHRM. Faktor selanjutnya adalah komunikasi. Erdo dan Esen menemukan bahwa kemampuan sistem untuk memungkinkan pengguna dalam berinteraksi dengan orang lain turut mempengaruhi kepuansan pengguna sistem itu sendiri. Dengan demikian maka kemampuan aplikasi yang diterapkan harus mampu menjadi media komunikasi antar individu dalam organisasi atau perusahaan. Dalam penelitian mereka, komunikasi disebut sebagai media interaksi serta indikator penting untuk menilai tingkat kepuasan terhadap penggunaan aplikasi EHRM.
2.3. Manajemen Sumberdaya Manusia VS Electronic Human Resource Management.
Antara manajemen sumber daya manusia (MSDM) dengan electronik human resource management (EHRM), sesungguhnya tidak memiliki perbedaan yang terlalu mencolok, keduanya masih mengambil alih fungsi yang sama dalam sebuah organisasi, sebagaimana yang di ungkapkan (Mardatillah, 2013) yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan. Pengendalian,penempatan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemberhentian, serta sistem informasi yang juga merupakan fungsi dari MSDM sebagaimana yang Umar (2000 : 20).
MSDM dan EHRM hanya sekedar perbedaan istilah yang merujuk pada bagaimana cara menhalankan fungsi–fungsi yang telah disebutkan diatas. Konsep EHRM tidak terlepas dari pemahaman secara umum mengenai human resource management (HRM). Dapat dikatakan bahwa EHRM merupakan penerapan fungsi HRM kedalam aplikasi teknologi informasi dan komunikasi. Marler dan Fisher (2014) menjelaskan bahwa EHRM merupakan seperangkat cara atau pola yang digunakan untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) dalam sebuah organisasi dengan tujuan menciptakan keunggulan kompetitif serta mewujudkan tujuan organisasi. EHRM juga di defenisikan sebagai cara untuk menciptakan dan menerapkan human resource management (HRM) berkualitas yang berbasis pada teknologi informasi dan komunikasi (Bondarouk et al., 2013), sedangkan Manivannan (2013) mendefenisikan EHRM sebagai teknologi inisiatif untuk meningkatkan serta memberikan nilai tambah bagi peran SDM dalam suatu organisasi.
Melalui EHRM, pelaksanaan fungsi–fungsi dari MSDM didukung oleh teknologi informasi dan komunikasi, dimana dalam komputer telah dimasukan aplikasi yang telah dirancang khusus sesuai dengan kebutuhan –
kebutuhan yang menyangkut fungsi dari MSDM itu sendiri. EHRM memberikan nilai lebih karena dalam prosesnya pengguna dapat menyelesaikan tugasnya dalam waktu yang singkat, jika dibandingkan dengan proses kerja tradisional (sebelum menggunakan EHRM), penyebaran informasi dan data, proses reksutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan serta hal – hal yang menjadi tanggung jawab dari MSDM, semuanya berjalan lebih mudah dan cepat serta menghemat biaya dan tanpa diperlukannya proses tatap muka sebagaimana cara tradisional (Arenawati, 2012).
EHRM juga memberikan dampak yang besar terhadap praktik– praktik MSDM, seperti berikut :
Tabel 2.3.
Dampak EHRM terhadap praktik MSDM
PRAKTIK MSDM DAMPAK EHRM
Analisis dan
perancangan pekerjaan. Para karyawan di berbagai lokasi yang terpisah secara geografis dapat bekerja sama dalam tim dengan menggunakan video, emile dan audio .
Perekrutan. Menyebarluaskan informasi lowongan kerja secara online, menyediakan loket pendaftaran secara online sehingga para pelamarpun dapat melamar secara online. Pelatihan. Pembelajaran dan pelatihan dapat dilakukan secara
online dimana saja dan kapan saja.
Seleksi. Simulasi – simulasi secara online yang meliputi tes video dan emile yang dapat mengukur kemampuan para calon karyawan agar dapat menghadapi tantangan pekerjaan. Kompensasi dan
manfaat.
Para karyawan dapat meninjau informasi mengenai gaji dan bonusnya serta mencari tainformasi dan mengetahui rencana – rencana tunjangan.
Sumber : Arenawati, 2012, efesiensi pengelolaan sumber daya manusia dfalam birokrasi melalui EHRM.
Sekalipun terlihat mudah dan sederhana, dalam praktiknya EHRM membutuhkan individu (User) yang berkompeten, untuk itu bagi organisasi yang hendak menerapkan sistem ini perlu mempersiapkan serta
meningkatkan kemampuan setiap individu yang ada agar mampu bekerja menggunakan sistem ini. Hal inilah yang dimaksudkan oleh Arenawati (2012) bahwa penerapan EHRM dalam organisasi membutuhkan kesiapan sumber daya manusia dari organisasi itu sendiri, karena sekalipun terlihat sederhana namun EHRM membutuhkan sumberdaya manusia yang benar– benar matang dan siap untuk menggunakannya sehingga EHRM yang diterapkan dapat dimanfaatkan dengan baik.
