Sistem Pengarsipan BPKB Kendaraan Bermotor Pada Kantor Unit Pelaksana Teknis Badan Pengelola Pajak Retribusi Daerah Sumatra Utara Pematangsiantar

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Teks penuh

(1)

Sistem Pengarsipan BPKB Kendaraan Bermotor Pada Kantor

Unit Pelaksana Teknis Badan Pengelola Pajak Retribusi

Daerah Sumatra Utara Pematangsiantar

Khairani

1

, Widodo Saputra

2

, Juni Ismail

3

,

Putri Meliyana

4

, Pratiwi Lestari Sinaga

5

, Sri Muliani Damanik

6

AMIK Tunas Bangsa Pematangsiantar

1

khairanii734@gmail.com,

2

widodo@amiktunasbangsa.ac.id,

3

juniismail2000@gmail.com,

4

putrimeliyana700@gmail.com,

5

pratiwisinaga11@gmail.com,

6

srimulianidamanik27@gmail.com

Abstrak

The North Sumatra Province (BPPRDSU) Regional Tax and Retribution Management Agency, Pematangsiantar City, is an office engaged in taxation and vehicle mutation affairs. With the support of a computerized system, the workings of a previously manual system can change the way of working that is more efficient, effective and efficient and guaranteed quality and quality of work procedures. With the development of better modern technology facilities, a more productive work system environment will be created. To help provide an alternative to the above problems, a computerized system is needed that will help the North Sumatra Province Pematangsiantar City Tax and Retribution Management Agency in the filing of the BPKB for Motorized Vehicles which is expected to provide the best solution to the problem, so that data search and storage more effective and efficient.

Keywords: Ospek Advisor, PMB, Application, WebsiComputerized System, Archiving of

BPKB Motorized Vehicles te

1. Pendahuluan

Dalam pengolahan data kendaraan pada SAMSAT (Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap) diperlukan penataan data yang teroganisir agar data dapat tertata rapi dan terjaga keamanannya dengan baik. Seiring dengan pesatnya teknologi dan kemudahan-kemudahan yang ditawarkan didalamnya, kini instansi-instansi baik swasta maupun negeri dapat memanfaatkan fasilitas teknologi tersebut dalam pengolahan registrasi yang dulu diolah secara manual diubah menjadi sistem terkomputerisasi yang dapat memudahkan dalam proses registrasi dan pencarian data yang telah tersimpan dalam database. Dengan perkembangan dan kemajuan bidang teknologi informasi membuat para pemakai informasi menginginkan informasi yang akurat dan tepat waktu dalam rangka untuk pengambilan keputusan. Dalam masyarakat modern komputer banyak dimanfaatkan sebagai pusat data dibanding dengan pengunaan lainnya. Hal ini karena peran dari database yang sangat menonjol. (Neko Ardiansyah, 2014). Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah Provinsi Sumatera Utara (BPPRDSU) Kota Pematangsiantar merupakan kantor yang bergerak dalam bidang perpajakan maupun urusan mutasi kendaraan. Dalam menjalankan kegiatannya seperti pencarian Arsip BPKB (Buku Pemilik Kendaraan Bermotor) serta STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan) dan register kendaraan masuk maupun keluar daerah masih melakukan secara manual data yang diolah antara lain data kendaraan masuk dan data kendaraan keluar daerah, data karyawan dan laporan-laporan. Hal ini membutuhkan waktu lama untuk mencari arsip BPKB dan STNK membutuhkan waktu yang lama sehingga proses pelayanan yang terjadi di kantor Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah Provinsi

(2)

data secara fisik dalam jangka waktu yang lama sangat rentan dari segi keamanan dan keutuhan dokumen. Kerusakan dokumen sangat mungkin terjadi karena faktor fisik berupa hilangnya dokumen atau tercecernya dokumen. Penyimpanan dokumen dalam bentuk fisik juga akan menambah biaya berupa pengadaan map dan lemari penyimpanan.

Dengan dukungan sistem komputerisasi, cara kerja suatu sistem yang sebelumnya manual dapat mengubah cara kerja yang lebih efisien, tepat guna dan berdaya guna serta terjamin mutu dan kualitas prosedur kerjanya. Dengan perkembangan sarana teknologi modern yang lebih baik, akan tercipta suatu lingkungan sistem kerja yang lebih produktif. Untuk membantu memberikan alternatif pada permasalahan diatas maka diperlukan suatu sistem komputerisasi yang akan membantu Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah Provinsi Sumatera Utara Kota Pematangsiantar dalam Pengarsipan BPKB Kendaraan Bermotor yang nantinya diharapkan dapat memberikan memberikan solusi terbaik dalam mengatasi masalah yang ada, sehingga pencarian dan penyimpanan data lebih efektif dan efisien. Berdasarkan permasalahan di atas, penulis mengambil judul tugas akhir yaitu Sistem Pengarsipan BPKB Kendaraan Bermotor Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah Provinsi Sumatera Utara (BPPRDSU) Kota Pematangsiantar.

2. Metodologi Penelitian

2.1. Sistem

Secara umum sistem dapat didefinisikan menjadi 2 kelompok, yaitu sistem yang menekankan pada prosedur dan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen. Sistem adalah suatu sistem umum memiliki beberapa komponen yang saling berhubunngan dan saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. (Fauziah Latif, 2015)

2.2. Informasi

Data merupakan material atau bahan baku yang belum mempunyai makna atau belum berpengaruh langsung kepada pengguna sehingga perlu diolah untuk dihasilkan sesuatu yang lebih bermakna. Informasi adalah basil pemprosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih mudah dipahami bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. (Fauziah Latif, 2015).

2.3. Sistem Informasi

Menurut Zakiyudin Sistem Informasi adalah suatu sistem yang ada di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan. (Fauziah Latif, 2015).

2.4. Arsip

Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu arche, yang kemudian berubah menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan, jabatan, atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Dalam bahasa indonesia, arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting. Pengertian arsip secara umum menurut peraturan Presiden RI No.19 Tahun 1961 Pasal 1 adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya. (Normah, 2017).

(3)

2.5. MySQL

MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis. Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. (Sri Lestanti dkk, 2016).

2.6. XAMPP

XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket.Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi. (Sri Lestanti dkk, 2016).

2.7. Database

Database adalah kumplan data yang saling berkaitan, berhubungan yang disimpan secara bersama-sama sedemikian rupa tanpa pengulangan yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data-data ini harus mengandung semua informasi untuk mendukung semua kebutuhan sistem. (Keyko Riskian Perdana dkk, 2014).

2.8. ERD (Entity Relationship Diagram)

Entity Relation Diagram adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan. Entity Relation Diagram digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data. Dengan Entity Relation Diagram, model dapat diuji dengan mengabaikan proses. (Rial Sylvana, 2014). Untuk membuat design database kita memanfaatkan ERD (Entity Relation Diagram ).

2.9. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data adalah model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem. (Rial Sylvana, 2014) Simbol-simbol yang digunakan pada DFD terdiri dari kesatuan luar, arus data, proses dan simpan data.

3. Analisa dan Pembahasan

3.1. Metode Pengumpulan Data

Dalam melaksanakan penelitian, penulis melakukan beberapa metode yang dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Wawancara atau interview

Pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam mendukung kelengkapan data melalui metode wawancara atau interview. Penulis melakukan tanya jawab dengan pihak yang bertanggung jawab dalam mengelolah dan menginput data Pengarsipan BPKB Kendaraan Bermotor Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah Provinsi Sumatera Utara (BPPRDSU) Kota Pematangsiantar.

2. Studi Dokumentasi

Adalah pengumpulan data berupa teori-teori yang bersumber dari buku-buku kepustakaan yang berhubungan dengan Paper.

(4)

Metode perancangan sistem digunakan dalam membangun sistem, diantaranya membangun proses, rancangan input, rancangan output, rancangan database, rancangan sistem dan rancangan interface.

a. Rancangan Proses

Rancangan proses dimodelkan dengan Data Flow Diagram (DFD). Data Flow Diagram (DFD) merupakan bagian penting yang berfungsi untuk menggambarkan alur kerja sistem atau cara kerja sistem secara garis besar. Perancangan Data Flow Diagram (DFD) dilakukan secara terprinci, yang diuraikan berdasarkan proses alur kerja masing-masing.

1) Perancangan DFD Level 0

Pada DFD Level 0 digambarkan bahwa pemakai sistem adalah Petugas. Petugas akan memberikan Daftar Pengarsipan BPKB, kemudian Pimpinan Mendapatkan Output terakhir berupa Laporan.

2) Perancangan DFD Level 1

Pada DFD Level 1 terdiri dari 5 proses yaitu : Proses data Login Petugas, proses data BPKB, proses data masuk, proses data keluar, proses data laporan masuk, dan laporan keluar. Aliran data yang terjadi pada DFD Level 1 seperti terlihat pada gambar 2. Dibawah ini 0 Kon firmasi Log in 4 Mengolah Data Keluar Admin DS Pemilik DS Keluar Data Lo gin

Kon firmasi Login

DS Login Data BP KB Data BP KB 5 Mengo lah Data Masuk DS Masuk Data Pemilik Data Pemilik Data Keluar Data Keluar Data Masuk Data Masuk Data Lo gin Data Lo gin Data BP KB Data BP KB Data Pemilik Data Pemilik Data Keluar Data Keluar Data Masuk Data Masuk 3 Mengolah Data Pemilik 2 Mengolah Data BP KB DS BPKB 1 Mengolah Data Login Data Lo gin Data Lo gin Data Lo gin Data Lo gin Pimpin an Data BPK B Laporan r Arsip BP KB 6 Cetak Lap oran

Gambar 1. DFD Level 1 Perancangan Sistem.

3) Entity Relational Diagram

Diagram ERD menggambarkan entitas yang mempunyai atribut serta hubungan dengan entitas lain. Berikut diagram ERD untuk membuat database perancangan Sistem Pengarsipan BPKB Kendaraan Bermotor Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah Provinsi Sumatera Utara (BPPRDSU) Kota Pematangsiantar adalah seperti gambar 3 berikut:

(5)

Keluar Nik_Admin Nm_admin Alamat Masuk No bpkb No_masuk Tgl_masuk Nik_pemilik Jenis kendaraan Pemilik Admin Memiliki Nikpemilik Tglkeluar Nokeluar No_plat No_faktur No_plat M M No_BPKB Tglregis No_plat BPKB Alamat Alamat No_faktur Jlh roda Nomesin Norangka Bahan bakar merkkendaraan Jenis kendaraan Noregis-kendaraan Jenis kendaraan Nikpemilik Nmpemilik Jenkel Alamat Pekerjaan No_plat Memiliki Memiliki Memiliki 1 M M M

Gambar 3. Entity Relational Diagram (ERD)

4.

Hasil

Berisikan tampilan eksekusi program meliputi menu, lay out (input sistem) dan Laporan (output sistem) yang sudah berisikan data.

4.1. Tampilan form log in

Pada

form login terdapat

username dan

password. Username dan

password

harus diisi dengan data yang sesuai bisa dilihat pada

gambar 4.

Gambar 4. Form Log In

Pada Tampilan Form Login ini User harus meng-Input Username dan Password. Pilih Login untuk masuk kedalam sistem. Jika Username dan Password sesuai dengan sistem maka User dapat masuk ke sistem, jika Username dan password tidak sesuai maka tidak dapat masuk kesistem.

(6)

4.2. Halaman Menu Utama

Sebelum kita menginput data maka kita harus masuk ke form menu utama. form menu utama ini digunakan untuk menampilkan menu-menu dan submenu. Tampilan form menu utama dapat di lihat pada gambar 5. di bawah ini:

Gambar 5. Tampilan Menu Utama

Menu-menu yang terdapat pada Data Master sebagai berikut: a. Data BPKB

b. Data Pemilik

Menu-menu yang terdapat pada Data Transaksi sebagai berikut: a. Data Masuk

b. Data Keluar

Menu-menu yang terdapat pada Data Master sebagai berikut: a. Laporan pengarsipan BKB

4.3. Tampilan

Data Administrator

.

Data Administrator dapat dijalankan dengan memilih menu pada form utama, kemudian pilih data Administrator, maka data Administrator akan tampil. Tampilan form data Administrator dapat dilihat pada gambar 6. di bawah ini:

Gambar 6. Tampilan

Data

Administrator

Kemudian isi data Administrator dan pilih simpan untuk menyimpan data Administrator. Jika ingin membatalkan data Administrator klik salah satu data Pegawai yang telah tersimpan dan ingin di edit pada Datagrid, kemudian masukkan kembali data Administrator yang benar dan klik simpan untuk menyimpan ulang data Administrator. Kemudian pilih hapus untuk menghapus data Administrator, klik hapus untuk membersihkan tampilan di Datagrid dan klik keluar jika ingin menutup form.

(7)

4.4. Tampilan Data BPKB

Data BPKB dapat dijalankan dengan memilih menu pada

form utama,

kemudian pilih data BPKB, maka

form data BPKB akan tampil. Tampilan

form

data BPKB dapat dilihat pada gambar 7. di bawah ini:

Gambar 7. Tampilan Data BPKB

Kemudian isi data BPKB dan pilih simpan untuk menyimpan data BPKB. Jika ingin membatalkan data BPKB klik salah satu data BPKB yang telah tersimpan dan ingin di edit pada Datagrid, kemudian masukkan kembali data BPKB yang benar dan klik simpan untuk menyimpan ulang data BPKB. Kemudian pilih hapus untuk menghapus data BPKB, klik hapus untuk membersihkan tampilan di Datagrid dan klik keluar jika ingin menutup form.

4.5. Tampilan Data Pemilik Kendaraan

Data Pemilik Kendaraan dapat dijalankan dengan memilih menu pada form

utama, kemudian pilih data Pemilik Kendaraan, maka

form data Pemilik

Kendaraan akan tampil. Tampilan form data Pemilik Kendaraan dapat dilihat pada

gambar 8. di bawah ini :

Gambar 8. Tampilan Data Peilik Kendaraan

Kemudian isi data Pemilik Kendaraan dan pilih simpan untuk menyimpan data Pemilik Kendaraan. Jika ingin membatalkan data Pemilik Kendaraan klik salah satu data Pemilik Kendaraan yang telah tersimpan dan ingin di edit pada Datagrid, kemudian masukkan kembali data Pemilik Kendaraan yang benar dan klik simpan untuk menyimpan ulang data Pemilik Kendaraan. Kemudian pilih hapus untuk menghapus data Pemilik Kendaraan, klik hapus untuk membersihkan tampilan di Datagrid dan klik keluar jika ingin menutup form.

4.6. Tampilan Data Masuk

Data Masuk dapat dijalankan dengan memilih menu pada form utama, kemudian pilih data Masuk, maka form data Masuk akan tampil. Tampilan form Data Masuk dapat dilihat pada gambar 9. di bawah ini :

(8)

Gambar 9. Tampilan Data Masuk

Kemudian isi Data Masuk dan pilih simpan untuk menyimpan Data Masuk. Jika ingin membatalkan Data Masuk klik salah satu Data Masuk yang telah tersimpan dan ingin di edit pada Datagrid, kemudian masukkan kembali data Data Masuk yang benar dan klik simpan untuk menyimpan ulang Data Masuk. Kemudian pilih hapus untuk menghapus Data Masuk, klik hapus untuk membersihkan tampilan di Datagrid dan klik keluar jika ingin menutup form.

4.7. Tampilan Data Keluar

Data Keluar dapat dijalankan dengan memilih menu pada form utama, kemudian pilih data Keluar, maka form data Keluar akan tampil. Tampilan form Data Keluar dapat dilihat pada gambar 10. di bawah ini :

Gambar 10. Tampilan Data Keluar

Kemudian isi Data Keluar dan pilih simpan untuk menyimpan Data Keluar. Jika ingin membatalkan Data Keluar klik salah satu Data Keluar yang telah tersimpan dan ingin di edit pada Datagrid, kemudian masukkan kembali data Data Keluar yang benar dan klik simpan untuk menyimpan ulang Data Keluar. Kemudian pilih hapus untuk menghapus Data Keluar, klik hapus untuk membersihkan tampilan di Datagrid dan klik keluar jika ingin menutup form.

4.8. Tampilan keluaran (Output)

1.

Form Cetak Laporan data Pengarsipan BPKB

Form Cetak Laporan data Pengarsipan BPKB dapat dijalankan dengan

memilih menu pada

form utama, kemudian pilih Cetak Laporan, maka form Cetak

(9)

BPKB dapat dilihat pada gambar 11. dan output dapat dilihat gambar 12. dibawah

ini :

Gambar 11. Tampilan Form Cetak Pengarsipan BPKB

Gambar 12. Tampilan Output Form Cetak Pengarsipan BPKB

5.

Kesimpulan

Berikut ini adalah beberapa kesimpulan dari Paper Saya yaitu sebagai berikut: 1. Program ini dibangun dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 dan

database MySQL.

2. Sistem Pengarsipan BPKB Kendaraan Bermotor Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah Provinsi Sumatera Utara (BPPRDSU) Kota Pematangsiantar yang dibuat adalah sebagai pengganti sistem yang ada selama ini dan kini telah menggunakan sistem komputerisasi maka proses penginputan dan pencarian data akan secara cepat karena data-data disimpan dengan aman dan terstruktur serta tidak terjadi lagi keterlambatan dalam pencarian data.

3. Dengan dibangunnya Sistem Pengarsipan BPKB Kendaraan Bermotor Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah Provinsi Sumatera Utara (BPPRDSU) Kota Pematangsiantar, maka pimpinan dan pihak terkait dapat melihat laporan kapan saja dan tidak memerlukan waktu yang cukup lama.

Daftar Pustaka

[1] Arsip Badan Pengelolaan Pajak dan Retribusi Daerah Provinsi Sumatera Utara (BPPRDSU) Kota Pematangsiantar.

[2] Fauziah Latif dkk, 2015. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access Pada Pt. Hi-Test.

[3] Keyko Riskian Perdana dkk, 2014. Pembangunan Sistem Informasi Data Kepegawaian Pada Dinas Koperasi Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten Pacitan

[4] Normah, 2017. Sistem Informasi Pengelolaan Administrasi Kearsipan

Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi dengan

Efiling System.

[5] Rial Sylvana, 2014. Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Di Stmik U’budiyah Indonesia Menggunakan Php - Mysql.

[6] Rastiko Wulan Purnomo, 2014. Pembangunan Sistem Informasi Pengolahan Data Pada Sekolah Dasar Negeri Temon 4 Kecamatan Arjosari Pacitan.

[7] Sembiring R, dkk. 2015. Panduan Penulisan Tugas Akhir. Edisi 4. Amik Tunas Bangsa Pematangsiantar.

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...

Related subjects :