BAB IV
Sistem Pengadaan Barang yang Sedang Berjalan di Logistic Section pada PT RCTI
4.1 Definisi Logistic
Logistik berasal dari bahasa Yunani “Logos” yang berarti rangsum, kata, kalkulasi, alasan, cara berbicara, dan orasi. Dalam sejarah Yunani dan Romawi kuno, istilah logistik digunakan sebagai pasokan senjata dan rangsum bagi para prajurit yang bertempur, yang berpindah dari satu tempat ke tempat lainnya.
Pasukan Romawi kuno dalam berperang selalu berpindah dari satu daerah ke daerah lain untuk menuntaskan ambisi Julius Caesar dalam menguasai dunia.
Untuk itulah diperlukan tenaga logistik yang handal, atau yang dahulu disebut sebagai “Logistikas”. Tim logistikas bertugas untuk memberikan pasokan atau supply kepada prajurit yang bertempur. Istilah ini kemudian digunakan oleh militer modern dalam melakukan supply untuk keadaan perang, mulai dari informasi, transportasi, senjata, bahan makan, dan masih banyak lagi.
Secara harafiah, logistik diartikan sebagai management aliran atau flow management dari suatu tempat ke tempat lain. Apa saja yang termasuk di dalamnya? Garis besar flow management meliputi aliran sumber daya dan informasi. Keduanya memiliki sub bagian yang terpisah. Sebagai contoh, aliran sumber daya meliputi energi dan manusia.
Beberapa sub bidang logistik antara lain adalah:
1. Informasi 2. Transportasi 3. Inventory 4. Warehousing 5. Material-handling 6. Packaging
Logistik merupakan suatu bagian dari supply chain management yang berfokus pada perpindahan barang dari tempat asal ke tempat tujuan, untuk mencapai kepuasan pelanggan. Tujuan utama dari logistik adalah mengatur siklus sehingga memberikan hasil yang bermanfaat bagi perusahaan, terutama pada efisiensi. 2 hal yang menjadi fokus utama dalam dunia logistik adalah internal logistik dan external logistik. Keduanya mengatur aliran dan penyimpanan material dari satu titik ke titik lain dengan fungsi utama meliputi inventory management, purchasing, transportasi dan distribusi, serta warehousing.
1. Inventory Management
Inventory management merupakan sistem pengaturan inventory dalam suatu perusahaan. Percaya atau tidak, sistem inventori yang dianut oleh suatu perusahaan dapat mencerminkan kinerja dari perusahaan tersebut. Banyak perusahaan menjadi bangkrut hanya karena perusahaan tersebut tidak dapat mengatur sistem inventori-nya. Peningkatan jumlah inventori perusahaan rentan menyebabkan munculnya dead stock. Contoh nyata, siapa tidak mengenal sepeda Federal. Pada era tahun 90an, jika orang menyebut sepeda gunung, yang terlintas dibenak mereka hanya 1 nama yaitu Federal. Bahkan jika orang pergi ke toko sepeda, ingin membeli sepeda gunung merk lain, mereka tetap menyebut, “Pak mau beli sepeda Federal merk anu”. Namun, perusahaan ini
akhirnya menjadi collapse dan harus menjual aset mereka kepada salah satu kompetitor nya pada waktu itu yang masih dalam taraf berkembang, yaitu Polygon. Konon, kejatuhan pabrik sepeda terbesar di Indonesia ini dikarenakan mereka mempunyai dead stock yang terlalu banyak akibat inventory management yang kurang bagus.
2. Purchasing
Purchasing juga merupakan salah satu bagian dari dunia logistik. Supply barang erat kaitannya dengan kinerja pemasok, yang tercover melalui sebuah purchasing department. Kejelian seorang purchaser dalam memilih vendor, akan memberikan dampak kepada sistem logistik suatu perusahaan. Bayangkan jika vendor yang anda miliki punya sistem kerja yang amburadul. Produk yang dikirim banyak yang cacat, lead time delivery juga lama, bahkan sering terlambat. Secara otomatis, sistem logistik anda akan menjadi kacau balau.
dampaknya, customer order tidak dapat terpenuhi, sehingga profit menurun.
3. Transportasi dan Distribusi
Salah satu inti dari logistik adalah transportasi dan distribusi. Kecepatan dan ketepatan menjadi tolak ukur utama di bagian ini. Bagaimana supply bisa sampai ke tempat tujuan sesuai dengan permintaan, sehingga proses berikutnya tidak terhambat. Banyak hal yang berpengaruh dalam hal ini, mulai dari kualitas armada transportasi, kejelian dalam menentukan rute, dan juga efisiensi biaya transportasi dan distribusi. Semuanya itu akan memberikan impact terhadap kinerja logistik anda.
4. Warehousing
Warehousing atau pergudangan merupakan bagian kecil dari logistik.
Termasuk di dalamnya adalah sistem penyimpanan, material handling, FIFO sistem, cross-docking dan packaging. Banyak orang menganggap sepele masalah yang satu ini, namun warehouse merupakan salah satu bagian dalam perusahaan yang menentukan kinerja dari perusahaan tersebut.
4.1.1 Prosedur Pengadaan Barang
Sistem pengadaan barang yang digunakan oleh RCTI untuk memenuhi kebutuhan perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Departemen pemesan mengajukan form permintaan barang secara tertulis dan jelas kepada Kepala Departemen, paling sedikit memuat tentang jenisbarang, jumlah, tanggal dibutuhkan dan keterangan dari barang yang diperlukan.
b. Berdasarkan form permintaan barang tersebut, Kepala Departemen memeriksa kelayakan kebutuhan pengadaan :
1. Apabila kebutuhan pengadaan layak maka Kepala Departemen akan menyetujui form permintaan tersebut lalu dikirim ke Logistic Section.
2. Apabila kebutuhan pengadaan tidak layak maka pengadaan tidak akan disetujui dan form dikembalikan ke karyawan.
c. Logistic Section menginput data permintaan tersebut lalu mengirimkan form permintaan ke Divisi Keuangan.
d. Berdasarkan form permintaan barang tersebut, Divisi Keuangan mengecek kebutuhan pengadaan :
1. Apabila kebutuhan pengadaan sesuai dengan budget yang ada maka Divisi Keuangan akan menyetujui form permintaan tersebut lalu mencetak Purchase Request dan dikirim ke Logistic Section.
2. Apabila kebutuhan pengadaan tidak sesuai dengan budget maka pengadaan tidak akan disetujui dan tidak akan dilanjutkan.
e. Logistic Section mengirim Form Permintaan dan Purchase Request ke Kepala Departemen, Kepala Divisi, dan Divisi Keuangan serta
BOD untuk menandatangani Form Permintaan dan Purchase Request, lalu dikirim ke bagian Purchasing.
f. Purchasing memilih supplier lalu mencetak Purchase Order. Setelah itu Purchase Order dikirim ke supplier untuk memasok barang yang dibutuhkan.
g. Logistic Section akan memeriksa barang yang dikirim oleh supplier :
1. Apabila barang tidak sesuai pesanan, maka barang tersebut dikembalikan kepada supplier untuk diganti sesuai pesanan.
2. Apabila barang sudah sesuai dengan pesanan, maka barang tersebut akan diserahkan ke Departemen yang memesan untuk diinstall.
h. Departemen pemesan membuat Form Acceptance Test dan menyerahkan kepada Kepala Departemen, Kepala Divisi dan Divisi Keuangan untuk ditandatangani.
i. Divisi Keuangan menyelesaikan pembayaran kepada supplier.
4.1.2 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Barang
Berikut ini merupakan diagram aliran dokumen pengadaan barang yang sedang berjalan pada RCTI.
Gambar 4.1 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Barang Bagian 1
Gambar 4.2 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Barang Bagian 2
Gambar 4.3 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Barang Bagian 3
4.2 Analisis Aliran Data Menggunakan Data Flow Diagram (DFD)
4.2.1 Diagram Konteks
Gambar 4.4 Diagram Konteks
4.2.2 Diagram Nol
Gambar 4.5 Diagram Nol
4.2.3 Diagram Rinci Proses EntryData
Gambar 4.6 Diagram Rinci Proses Entry Data
4.2.4 Diagram Rinci Pengolahan Data
Gambar 4.7 Diagram Rinci Proses Pengolahan Data
4.3 Permasalahan yang Dihadapi
Berikut permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dalam kegiatan bisnisnya :
1. Database pengadaan barang yang belum terintregrasi.
2. Proses penginputan data yang tidak efisien.
3. Kesulitan dalam mencari, mengolah, dan menyajikan informasi history transaksi barang.
4. Kesulitan mengamati jumlah keluar masuk barang yang terjadi dalam Logistic Section.
4.4 Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis dari permasalahan yang dihadapi saat ini pada system pengadaan barang di Logistic Section, maka dapat diusulkan beberapa pemecahan masalah sebagai berikut :
1. Merancang suatu sistem komputerisasi yang didukung dengan basis data pada sistem pengadaan barang sehingga semua data menjadi terintegrasi dan konsisten.
2. Merancang suatu aplikasi basis data sehingga semua data dapat tersimpan dalam basis data Logistic Section yang dapat diakses dengan mudah dan dapat menampilkan informasi yang akurat serta menghasilkan laporan yang dibutuhkan.
