KEPUTUSAN KEPALA DINAS PERHUBUNGAN KABUPATEN TULUNGAGUNG NOMOR : /22.6/ 108 / 2021 TENTANG

KEPALA DINAS PERHUBUNGAN KABUPATEN TULUNGAGUNG

NOMOR : 188.4 /22.6/ 108 / 2021 TENTANG

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SEKRETARIAT

DINAS PERHUBUNGAN KABUPATEN TULUNGAGUNG

KEPALA DINAS PERHUBUNGAN KABUPATEN TULUNGAGUNG

Menimbang : a. bahwa dalam rangka menjaga konsistensi dan kinerja bagi seluruh karyawan dilingkungan Pemerintah Kabupaten Tulungagung dipandang perlu menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretariat pada Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas pegawai;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, maka perlu ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 42, TLN Nomor 3821);

2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851);

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);

4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah

Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014

Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5578) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir

dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan

Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang

Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 5679);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota;

6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 694);

7. Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2019 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Tulungagung;

8. Peraturan Bupati Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019, tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA DINAS PERHUBUNGAN KABUPATEN TULUNGAGUNG TENTANG SOP SEKRETARIAT PADA DINAS PERHUBUNGAN KABUPATEN TULUNGAGUNG

KESATU : Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretariat pada Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung terdiri dari :

1. SOP Pengajuan KARPEG

2. SOP Pendataan Absensi (Daftar Hadir PNS) 3. SOP Pengadministrasi Surat Keluar

4. SOP Pengadministrasi Surat Masuk

5. SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Pengawai Negeri Sipil 6. SOP Pengajuan Pensiun

7. SOP Pengiriman/Distribusi Surat

8. SOP Pelayanan Surat Izin Cuti PNS Struktural 9. SOP Pelayanan Surat Cuti PNS

10. SOP Pengajuan KARIS/KARSU

11. SOP Pengelolaan Data Kepegawaian melalui Sistem Informasi Pegawai Online (SIPO)

KEDUA : Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretariat pada Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung sebagaimana dimaksud dalam diktum KESATU di atas tersebut dalam lampiran keputusan ini.

KETIGA : Standar Operasional Prosedur (SOP) Sekretariat pada Dinas

Perhubungan Kabupaten Tulungagung sebagaimana dimaksud dalam

diktum KESATU diatas merupakan pedoman pelaksanaan tugas bagi

para pejabat dan pegawai di lingkungan Dinas Perhubungan

Kabupaten Tulungagung dan merupakan satu kesatuan dengan Surat

Keputusan ini.

PEMERINTAH KABUPATEN TULUNGAGUNG

DINAS PERHUBUNGAN

Jalan Yos Sudarso No. 117 Telepon/ Fax (0355) 320111

TULUNGAGUNG (Kode Pos 66217)

Nomor SOP 1

Tgl. Pembuatan 4 Oktober 2018 Tgl. Revisi 5 Maret 2021 Tgl. Pengesahan 5 Maret 2021

Disahkan Oleh

Nama SOP Pengajuan Kartu Pegawai (KARPEG)

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Surat Edaran Kepala BKN No. 08/SE/1983 tanggal 26 Maret 1983 tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan, Penggunaan Kartu Istri/Kartu Suami Pegawai Negeri Sipil

2. Surat Keputusan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 06666/KEP 1974 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil (PNS)

3. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Mengetahui tentang syarat dan aturan pembuatan KARPEG

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Pengelolaan Data Dokumen Kepegawaian (SIPO/Sistem Informasi Pegawai Online)

1. Komputer dan peralatan pendukung ATK, Buku Ekspedisi Surat Keluar

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika pembuatan KARPEG tidak dikerjakan maka SOP KARPEG tidak dapat dilaksanakan

Buku Agenda Surat Masuk/Keluar disimpan dalam data elektronik dan manual

kelengkapan berkas yang diserahkan oleh PNS yang bersangkutan dan dibuatkan usulan pengajuan Kartu Pegawai (KARPEG)

- foto copy SK CPNS

- foto copy STTPL - foto copy PNS

- foto copy konversi NIP - pas foto hitam putih 3x3

3 lbr

- bagi yang kehilangan dilampiri surat kehilangan dari Polsek

berkas permohonan KARPEG

2. Kasubag Umum memeriksa kelengkapan berkas, mengoreksi ketikan dan pemberian paraf

Berkas usulan KARPEG 15 Menit Kelengkapan berkas usulan permohonan KARPEG 3. Sekretaris memeriksa

kelengkapan berkas, mengoreksi ketikan dan pemberian paraf

Berkas usulan KARPEG 15 Menit Kelengkapan berkas usulan permohonan KARPEG 4. Kepala Dinas menerima

kelengkapan berkas permohonan KARPEG dan pemberian

tandatangan sebelum diteruskan ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD)

Berkas usulan KARPEG 15 Menit Kelengkapan berkas usulan permohonan KARPEG

5. Badan Kepegawaian Daerah (BKD) menerima berkas usulan pengajuan KARPEG dari Dinas Perhubungan untuk diproses

Berkas usulan KARPEG telah lengkap

1 Minggu Kelengkapan

berkas usulan

permohonan

KARPEG

6. JFU menerima KARPEG yang telah diproses dari BKD untuk dibagikan ke pemohon dan mencatat ke buku penjagaan untuk di register

Buku Penjagaan ( register ) 1 Jam KARPEG

Disahkan Oleh

Nama SOP PENDATAAN ABSENSI ( Daftar Hadir PNS )

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Peraturan Bupati Tulungagung Nomor 48 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkup Pemerintah Kabupaten Tulungagung

2. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Mengetahui Pedoman Tata Naskah Dinas yang berhubungan dengan Pendataan Absensi (Dafar Hadir PNS)

2. Memiliki pemahaman tentang alur persuratan

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Pengiriman/Distribusi Surat

2. SOP Pengadministrasi Surat Masuk dan Surat Keluar

1. Komputer dan Printer 2. ATK

3. Kendaraan

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Apabila absensi tidak segera diproses maka Dinas/BKD tidak mengetahui berapa jumlah pegawai yang tidak masuk kerja

Rekap absensi tersimpan sebagai arsip dan hasil fotocopy berkas absensi di

kirim ke BKD umtuk proses selanjutnya

URAIAN PROSEDUR PELAKSANAAN PENDATAAN ABSENSI ( DAFTAR HADIR PNS )

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ket.

Jabatan Fungsional

Umum ( JFU )

Kasubag.

Umum

Sekretaris / Kepala Bidang

Kepala

Dinas Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

1. Jabatan Fungsional Umum (JFU) menerima berkas absensi yang telah di rekap pada masing-masing Bidang kemudian JFU melakukan rekapitulasi ulang dan mengetik surat pengantar sebelum di serahkan pada Kasubag. Umum

- Komputer dan Printer

- Buku agenda - ATK

10 menit Surat pengantar dan berkas rekap absensi

2. Kasubag. Umum menerima, meneliti berkas rekapitulasi absensi dan memberikan paraf sebelum di koreksi oleh Sekretaris

- Berkas - ATK

5 menit Surat pengantar, berkas rekap absensi yang sudah diteliti dan di paraf

3. Sekretaris meneliti,mengecek dan memberikan paraf surat pengantar absensi dan hasil rekapitulasi untuk disediakan ke Kepala Dinas

- Berkas - ATK

5 menit Surat pengantar, berkas rekap absensi yang sudah diteliti dan di paraf

4. Kepala Dinas meneliti dan mengecek surat pengantar dan rekapitulasi kemudian menandatangani dan menyerahkan kembali ke JFU

- Berkas - ATK

10 menit Surat pengantar, berkas rekap absensi yang sudah diteliti dan di paraf 5. JFU Menerima berkas yang telah ditandatangani

oleh Kadin kemudian menyerahkan ke Pengadministrasi Umum (Pengadministrasi Surat Masuk dan Surat keluar) untuk diberikan penomeran dan dimasukan ke buku agenda sebelum dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD)

- Kendaraan - ATK - Berkas

15 menit Surat pengantar,

berkas absensi siap

kirim dan arsip

tersimpan

Disahkan Oleh

Nama SOP PENGADMINISTRASI SURAT KELUAR

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Peraturan Bupati Tulungagung Nomor 48 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkup Pemerintah Kabupaten Tulungagung

2. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi, Serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Mengetahui Pedoman Tata Naskah Dinas yang berhubungan dengan Administrasi Surat Keluar

2. Memiliki pemahaman tentang alur Persuratan

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Pengiriman/Distribusi Surat 2. SOP Pengadministrasi Surat Masuk

1. Komputer 2. Printer

3. Buku Agenda Surat 4. ATK

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Apabila Surat Keluar tidak segera diproses maka surat tersebut akan terlambat / tidak dapat segera ditindaklanjuti

Surat Keluar dicatat dalam Buku Agenda dan segera didistribusikan Ke Internal

maupun Instansi yang terkait

URAIAN PROSEDUR PELAKSANAAN PENGADMINISTRASI SURAT KELUAR

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ket.

Jabatan Fungsional

Umum ( JFU )

Kasubag.

Umum

Sekretaris / Kepala Bidang

Kepala

Dinas Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

1. JFU menerima, mengecek dan membuat surat keluar sesuai draft kemudian menyerahkan ke Kasubag. Umum

- Komputer dan Printer - Buku agenda

- ATK

5 menit Draf Surat Keluar

2. Kasubag. Umum menyediakan ke Sekretaris untuk di teliti dan diparaf

Surat diperiksa oleh Kasubag. Umum

3 menit Surat keluar setelah dicek dan diparaf

Kasubag.Umum 3. Sekretaris memberikan paraf untuk

disediakan ke Kepala Dinas

Surat diteliti oleh Sekretaris

10 menit Surat telah diparaf oleh Sekretaris 4. Kasubag. Umum menerima surat yang

sudah diparaf sekretaris untuk disediakan ke Kepala Dinas

Surat yang telah diparaf oleh Sekretaris

10 menit Surat telah diparaf oleh Sekretaris dan Kasubag. Umum 5. Kepala Dinas meneliti surat,

menandatangani surat dan menyerahkan kembali ke JFU

Surat sudah

ditandatangani untuk diteruskan/ditindaklanjuti

15 menit Surat diterima JFU

6. JFU menerima surat untuk diagenda sebelum didistribusikan ke Penerima melalui caraka

Surat Keluar siap untuk dikirim

10 menit Surat tercatat dan

teregister di

agenda surat

Disahkan Oleh

Nama SOP PENGADMINISTRASI SURAT MASUK

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Peraturan Bupati Tulungagung Nomor 48 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkup Pemerintah Kabupaten Tulungagung

2. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Mengetahui Pedoman Tata Naskah Dinas yang berhubungan dengan Administrasi Surat Masuk

2. Memiiki pemahaman tentang alur Persuratan

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Pengiriman/Distribusi Surat 1. Komputer dan Printer

2. Buku Agenda 3. ATK

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Apabila Surat Masuk tidak segera diproses maka surat tersebut akan terlambat / tidak dapat segera ditindaklanjuti

Surat Masuk dicatat dalam Buku Agenda dan didisposisi oleh Kepala Dinas dan

segera ditindaklanjuti sesuai disposisi

URAIAN PROSEDUR PELAKSANAAN PENGADMINISTRASI SURAT MASUK

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ket.

Jabatan Fungsional

Umum ( JFU )

Kasubag.

Umum

Sekretaris / Kepala Bidang

Kepala

Dinas Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

1. JFU mencatat seluruh surat masuk ke dalam buku agenda dan memberikan Lembar Disposisi

- Buku agenda - Lembar Disposisi - Alat Tulis Kantor

5 menit Tercatatnya pada Buku Agenda

2. Kasubag. Umum menyediakan ke Sekretaris untuk diparaf

Surat diperiksa oleh Kasubag. Umum

3 menit Surat siap diproses lebih lanjut

3. Sekretaris memberikan paraf untuk disediakan ke Kepala Dinas

Surat diteliti oleh Sekretaris

10 menit Surat telah diparaf oleh Sekretaris

4. Kasubag. Umum menerima surat yang sudah diparaf Sekretaris untuk disediakan ke Kepala Dinas

Surat yang telah diparaf oleh Sekretaris

10 menit Surat telah diparaf oleh Sekretaris

5. Kepala Dinas mendisposisi surat dan menyerahkan kembali ke Sekretaris

Surat dipahami untuk menentukan kepada siapa surat diteruskan

15 menit Surat diteruskan ke Sekretaris / Kepala Bidang

6. Sekretaris memeriksa dan meneliti surat yang sudah didisposisi di serahkan ke Kasubag. Umum

Surat ditindaklanjuti sesuai disposisi pada Lembar Disposisi

10 menit Surat siap ditindaklanjuti sesuai isi perintah pada Lembar Disposisi 7. Kasubag. Umum menerima surat masuk dan

memerintahkan JFU untuk mencatat pada buku kendali dan mendistribusikan surat sesuai disposisi

Surat ditindaklanjuti sesuai disposisi pada Lembar Disposisi

10 menit Surat siap

ditindaklanjuti

sesuai isi perintah

pada Lembar

PEMERINTAH KABUPATEN TULUNGAGUNG

DINAS PERHUBUNGAN

Jalan Yos Sudarso No. 117 Telepon/ Fax (0355) 320111

TULUNGAGUNG (Kode Pos 66217)

Nomor SOP 5

Tgl. Pembuatan 4 Oktober 2018 Tgl. Revisi 5 Maret 2021 Tgl. Pengesahan 5 Maret 2021

Disahkan Oleh

Nama SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 2013 tentang Perubahan Kelima Belas Atas Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1997 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil

2. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil

3. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, TugasPokok Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Memiliki Kemampuan Pengoperasian Komputer

2. Memiliki Kecermatan dan Ketelitian dalam Memverifikasi Berkas

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Pengadministrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 2. SOP Pengiriman/Distribusi Surat

3. SOP Pengelolaan Data Dokumen Kepegawaian ( SIPO )

1. ATK/Printer,Computer,Jaringan Internet 2. Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat 3. Register/Tanda Terima

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika daftar usulan kenaikan pangkat tidak segera diajukan maka, pegawai yang

1. Melihat, mencermati dan menyusun daftar pegawai yang akan naik pangkat baik kenaikan pangkat regular maupun pilihan

Buku penjagaan Kenaikan Pangkat

1 Hari Daftar pegawai yang akan mendapatkan Kenaikan Pangkat

2. Kasubag. Umum meneliti atau mengoreksi hasil cetak data pengajuan kenaikan pangkat PNS

Berkas Usulan Kenaikan Pangkat

1 Hari Berkas Usulan Kenaikan Pangkat yang telah lengkap 3. Mengajukan berkas kepada

Sekretaris untuk mendapatkan persetujuan dan pemberian paraf

Berkas Usulan

Kenaikan Pangkat

1 Hari Berkas Usulan Kenaikan Pangkat yang telah lengkap 4. Mengajukan berkas dan

pengantar untuk ditandatangani Kepala Dinas

Berkas Usulan Kenaikan Pangkat

1 Hari Berkas Usulan Kenaikan Pangkat yang telah lengkap 5. Kasubag. Umum menerima

berkas usulan Kenaikan Pangkat yang sudah ditandatangani Kepala Dinas

Berkas Usulan Kenaikan Pangkat

1 Hari Berkas Usulan

Kenaikan Pangkat

yang telah lengkap

6. JFU menerima berkas usulan Kenaikan Pangkat yang telah lengkap untuk dikirim ke Badan kepegawaian Daerah (BKD)

Berkas Usulan Kenaikan Pangkat yang telah lengkap

1 Hari Berkas Usulan Kenaikan Pangkat yang telah lengkap dan memenuhi syarat siap dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) 7. Badan Kepegawaian Daerah

(BKD) menerima berkas usulan Kenaikan Pangkat dari Dinas Perhubungan untuk diproses

Berkas Usulan Kenaikan Pangkat yang telah lengkap

4 Bulan Berkas Usulan Kenaikan Pangkat yang telah lengkap dan memenuhi syarat di Badan

Kepegawaian Daerah (BKD) untuk

diproses 7. Penyampaian Surat Keputusan

(SK) Kenaikan Pangkat kepada PNS yang bersangkutan

Buku penjagaan (register)

1 hari Petikan Surat

Keputusan (SK)

Kenaikan Pangkat

Disahkan Oleh

Nama SOP PENGAJUAN PENSIUN

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai

2. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Memiliki kemampuan pengoperasian komputer

2. Memiliki kecermatan dan ketelitian dalam memverifikasi berkas

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Pengadministrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 2. SOP Pengiriman/Distribusi Surat

3. SOP Pengelolaan Data Dokumen Kepegawaian ( SIPO )

1. ATK/Printer,Computer,Jaringan Internet 2. Buku Penjagaan Pensiun

3. Register/Tanda Terima

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika daftar usulan pensiun tidak segera diajukan maka, pegawai yang seharusnya mendapatkan pensiun menjadi tertunda

Pensiun tepat waktu dan tercatat dalam buku register

URAIAN PROSEDUR PENGAJUAN PENSIUN

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ket.

Jabatan Fungsional

Umum ( JFU )

Kasubag.

Umum Sekretaris Kepala Dinas

Badan Kepegawaian

Daerah (BKD)

Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

1. JFU Menerima, memeriksa kelengkapan dan mengetik berkas usulan pengajuan Pensiun dari PNS

Buku penjagaan pensiun

1 Hari Daftar pegawai yang akan mendapatkan pensiun

2. Kasubag. Umum meneliti atau mengoreksi berkas usulan

pengajuan Pensiun dan pemberian paraf

Berkas Usulan Pengajuan Pensiun

1 Hari Berkas Usulan Pengajuan pensiun yang memenuhi syarat dan telah lengkap 3. Sekretaris meneliti, mengoreksi

dan memberikan persetujuan serta pemberian paraf pada berkas usulan pengajuan pensiun

Berkas Usulan

Pengajuan Pensiun

1 Hari Berkas Usulan Pengajuan pensiun yang memenuhi syarat dan telah lengkap 4. Kepala Dinas memberikan

tandatangan pada berkas usulan pengajuan Pensiun

Berkas Usulan Pengajuan Pensiun

1 Hari Berkas Usulan Pengajuan pensiun yang memenuhi syarat dan telah lengkap 5. JFU mengirimkan berkas ke Badan

Kepegawaian Daerah (BKD) untuk diproses

Berkas Usulan Pengajuan Pensiun

1 Hari Berkas Usulan Pengajuan pensiun yang memenuhi syarat dan telah lengkap siap kirim

6. Badan Kepegawaian Daerah (BKD) melakukan proses pengajuan Pensiun dari Dinas Perhubungan

Berkas Usulan Pengajuan Pensiun

3 Hari Berkas Usulan

Pengajuan pensiun

yang memenuhi syarat

dan telah lengkap siap

PEMERINTAH KABUPATEN TULUNGAGUNG

DINAS PERHUBUNGAN

Jalan Yos Sudarso No. 117 Telepon/ Fax (0355) 320111

TULUNGAGUNG (Kode Pos 66217)

Nomor SOP 7

Tgl. Pembuatan 4 Oktober 2018 Tgl. Revisi 5 Maret 2021 Tgl. Pengesahan 5 Maret 2021

Disahkan Oleh

Nama SOP PENGIRIMAN/DISTRIBUSI SURAT

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Peraturan Bupati Tulungagung Nomor 22 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tulungagung 2. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang

Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Memahami alamat sebagaimana pada tujuan surat

2. Mampu berkomunikasi dengan pihak yang berkepentingan

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Pengadministrasi Surat Masuk dan Surat Keluar

1. Buku ekspedisi, ATK 2. Telepon

3. Alat transporttasi

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Apabila surat tidak segera dikirim tepat waktu akan menghambat kinerja Perangkat Daerah

1. Buku agenda

1. JFU menerima dan meneliti surat mengirimkan surat ke internal (Kepala Dinas, Sekretaris, Kabid dan Kepala UPTD) dan Eksternal (Seluruh OPD serta pihak lain yang berkepentingan)

- Buku Ekspedisi - ATK

- Alat

transportasi

1 Jam Surat telah terkirim

2. Kasubag. Umum menerima surat ATK 1 Jam Surat telah

diterima

3. Sekretaris/Kepala Bidang ( Kabid ) menerima dan mengecek surat

ATK 1 Jam Surat telah

diterima

4. Kepala Dinas menerima dan mengecek surat

ATK 1 Jam Surat telah

diterima

5. OPD/Instansi terkait menerima dan mengecek surat

ATK 1 Hari Surat telah

diterima

PEMERINTAH KABUPATEN TULUNGAGUNG

DINAS PERHUBUNGAN

Jalan Yos Sudarso No. 117 Telepon/ Fax (0355) 320111

TULUNGAGUNG (Kode Pos 66217)

Nomor SOP 8

Tgl. Pembuatan 4 Oktober 2018 Tgl. Revisi 5 Maret 2021 Tgl. Pengesahan 5 Maret 2021

Disahkan Oleh

Nama SOP Pelayanan Surat Izin Cuti PNS Struktural

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Peraturan Pemerintah Tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil 2. Surat Edaran BKN No. 01/SE/1977 tentang Permintaan dan Pemberian

Cuti PNS

3. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Memiliki Kemampuan Dalam Mengkonsep Surat

2. Memiliki Peraturan Per Undang-Undangan tentang cuti PNS 3. Mampu Menyusun Buku Penjagaan Cuti

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Pelayanan Surat Izin Cuti PNS

2. SOP Pengadministrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 3. SOP Pengiriman/Distribusi Surat

1. ATK/Printer,Computer,Peraturan Per Undang-Undangan tentang Cuti PNS

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Dengan dibuatnya SOP cuti PNS akan memudahkan bagi PNS yang akan mengajukan izin cuti

Pemberian cuti merupakan hak dari Pegawai yang telah memenuhi persyaratan

sesuai dengan peraturan yang berlaku

dari PNS cuti PNS permohonan cuti PNS

2. Kasubag Umum meneliti dan mengoreksi berkas permohonan Surat Ijin Cuti untuk memberikan persetujuan dan paraf

Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti

30 Menit Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti yang telah lengkap 3. Sekretaris memeriksa, meneliti untuk

memberikan persetujuan dan paraf pada berkas permohonan Surat Ijin Cuti

Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti

20 Menit Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti yang telah lengkap 4. Kepala Dinas memberikan persetujuan

dan menandatangani berkas usulan Permohonan Cuti Ijin

Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti

20 Menit Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti yang telah lengkap 5. Memeriksa kembali berkas usulan

Permohonan Surat Ijin Cuti sebelum dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) dengan memberikan nomor pada agenda surat dan stempel Dinas

Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti

20 Menit Berkas Usulan

Permohonan

Surat Ijin Cuti

yang telah

lengkap

6 ^Badan Kepegawaian Daerah (BKD) menerima berkas usulan Permohonan Surat Ijin Cuti dari Dinas Perhubungan untuk diproses

Surat Izin Cuti PNS

2 Hari Surat Ijin Cuti PNS

7. JFU menerima Surat Ijin Cuti yang telah diproses dari BKD untuk disampaikan ke pemohon dan dicatat ke buku penjagaan untuk di register

Buku Penjagaan ( register )

20 Menit Surat Ijin Cuti PNS

Disahkan Oleh

Nama SOP Pelayanan Surat Izin Cuti PNS

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Peraturan Pemerintah Tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil 2. Surat Edaran BKN No. 01/SE/1977 tentang Permintaan dan Pemberian

Cuti PNS

3. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Memiliki Kemampuan Dalam Mengkonsep Surat

2. Memiliki Peraturan Per Undang-Undangan tentang cuti PNS 3. Mampu Menyusun Buku Penjagaan Cuti

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Pelayanan Surat Izin Cuti PNS Struktural 2. SOP Pengadministrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 3. SOP Pengiriman/Distribusi Surat

1. ATK/Printer,Computer,Peraturan Per Undang-Undangan tentang Cuti PNS

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Dengan dibuatnya SOP cuti PNS akan memudahkan bagi PNS yang akan mengajukan izin cuti

Pemberian cuti merupakan hak dari Pegawai yang telah memenuhi persyaratan

sesuai dengan peraturan yang berlaku

URAIAN PROSEDUR PELAKSANAAN PELAYANAN SURAT IZIN CUTI PNS

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ket.

Jabatan Fungsional

Umum (JFU)

Kasubag.

Umum Sekretaris Kepala

Dinas Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11

1. JFU menerima surat permohonan cuti dari PNS

Permohonan cuti PNS

30 Menit Penerimaan permohonan cuti PNS

2. Kasubag Umum meneliti dan mengoreksi berkas permohonan Surat Ijin Cuti untuk memberikan persetujuan dan paraf

Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti

60 Menit Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti yang telah lengkap

3. Sekretaris memeriksa, meneliti untuk memberikan persetujuan dan paraf pada berkas permohonan Surat Ijin Cuti

Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti

30 Menit Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti yang telah lengkap

4. Kepala Dinas memberikan persetujuan dan menandatangani berkas usulan

Permohonan Cuti Ijin

Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti

1 Hari Berkas Usulan Permohonan Surat Ijin Cuti yang telah lengkap

5. JFU menerima Surat Ijin Cuti yang telah disetujui oleh Kepala Dinas disampaikan ke pemohon dan dicatat ke buku penjagaan untuk di register

Buku Penjagaan (register)

20 Menit Surat Ijin Cuti PNS

Disahkan Oleh

Nama SOP

PENGAJUAN KARTU ISTRI DAN KARTU SUAMI

(KARIS / KARSU)

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Surat Edaran Kepala BKN No. 08/SE/1983 tanggal 26 Maret 1983 tentang Petunjuk Permintaan,Penetapan, Penggunaan Kartu Istri/Kartu Suami PNS 2. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang

Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Mengetahui tentang syarat dan aturan pembuatan Karis / Karsu

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Pengadministrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 2. SOP Pengiriman/Distribusi Surat

3. SOP Pengelolaan Data Dokumen Kepegawaian (SIPO)

1. Komputer, printer dan peralatan pendukung ATK, Buku Ekspedisi Surat Masuk dan Keluar

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika pembuatan Karis/Karsu tidak dikerjakan maka SOP Karis/Karsu tidak dapat dilaksanakan

Buku Agenda Surat Masuk/Keluar Disimpan dalam data elektronik dan manual

URAIAN PROSEDUR PELAKSANAAN PENGAJUAN KARTU ISTRI DAN KARTU SUAMI (KARIS / KARSU)

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ket.

Jabatan Fungsional

Umum (JFU)

Kasubag.

Umum Sekretaris Kepala Dinas

Badan Kepegawaian

Daerah (BKD)

Kelengkapan Waktu Output

1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12

1. JFU menerima, memeriksa kelengkapan dan mengetik berkas usulan pengajuan KARIS/KARSU

- Mengisi blangko isian surat edaran kepada Badan Administrasi Kepegawaian No 08/SE/1983 tgl.26-04- 1983

- FC SK konversi NIP baru - FC SK PNS

- Fc surat nikah dilegalisir - Pas Foto suami/istri hitam

putih 3x3

- Jika duda atau janda dilengkapi surat kematian /akta cerai

2 hari Data pemohon pengajuan KARIS/KARSU

2. Kasubag. Umum meneliti atau mengoreksi berkas usulan pengajuan pengajuan KARIS/KARSU dan pemberian paraf

Berkas Usulan Pengajuan KARIS/KARSU

1 Hari Berkas Usulan Pengajuan KARIS/KARSU yang memenuhi syarat dan telah lengkap

3. Sekretaris meneliti,

mengoreksi dan memberikan persetujuan serta pemberian paraf pada berkas usulan pengajuan KARIS/KARSU

Berkas Usulan Pengajuan KARIS/KARSU

120 menit

Berkas Usulan

Pengajuan

KARIS/KARSU

yang memenuhi

syarat dan telah

lengkap

(BKD) untuk diproses KARIS/KARSU yang memenuhi syarat dan telah lengkap siap kirim

6. Badan Kepegawaian Daerah (BKD) melakukan proses usulan pengajuan

KARIS/KARSU dari Dinas Perhubungan

Berkas Usulan Pengajuan KARIS/KARSU yang sudah lengkap

15 hari Berkas Usulan Pengajuan KARIS/KARSU yang memenuhi syarat dan telah lengkap siap proses 7. JFU mengambil

KARIS/KARSU ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) yang sudah diproses

KARIS/KARSU 60

menit

KARIS/KARSU

8. Mencatat ke buku penjagaan KARIS/KARSU, menyerahkan kepada PNS yang

bersangkutan

Buku penjagaan dan register 60 menit

KARIS/KARSU

PEMERINTAH KABUPATEN TULUNGAGUNG

DINAS PERHUBUNGAN

Jalan Yos Sudarso No. 117 Telepon/ Fax (0355) 320111

TULUNGAGUNG (Kode Pos 66217)

Nomor SOP 11

Tgl. Pembuatan 4 Oktober 2018 Tgl. Revisi 5 Maret 2021 Tgl. Pengesahan 5 Maret 2021

Disahkan Oleh

Nama SOP PENGELOLAAN DATA KEPEGAWAIAN MELALUI

SISTEM INFORMASI PEGAWAI ONLINE ( SIPO )

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksanaan

1. Undang - Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok - Pokok Kepegawaian

2. Peraturan Bupati Kabupaten Tulungagung Nomor 58 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Tulungagung

1. Mengetahui Pemahaman tentang Kepegawaian 2. Memiliki ketrampilan Komputer dan jaringan internet

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. Komputer dan Printer 2. Jaringan Internet 3. ATK

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Apabila Data Base Pengelolaan Data Kepegawaian melalui Sistem Informasi Pegawai Online (SIPO) tidak terupdate maka akan kesulitan untuk mengajukan kenaikan pangkat, pensiun dan penjenjangan karir serta jabatan dll

Data Base Dokumen Kepegawaian yang tepat dan akurat

1. JFU Menerima,mencatat berkas/dokumen kepegawaian yang masuk dan melaporkan kepada Kasubag. Umum

- Dokumen Kepegawaian - Komputer - ATK

10 menit Keaslian

berkas/dokumen

2. Kasubag. Umum mengecek dan meneliti berkas/dokumen yang masuk

- Data dokumen kepegawaian

10 menit Dokumen siap diproses

3. JFU Menerima berkas/dokumen dari Kasubag. Umum untuk diupdate ke Data Base Kepegawaian/SIPO

- Data dokumen kepegawaian

10 menit Berkas/dokumen ter Update

4. Kepala Dinas dan Sekretaris Menerima laporan untuk diketahui

- Data dokumen kepegawaian

10 menit Berkas/dokumen

ter Update