3. DAFTAR SOP SUB BAGIAN TATA USAHA DAN RUMAH TANGGA ( BAGIAN TU )

(1)

No.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Prosedur Penerimaan Kunjungan Tamu dari Instansi Pusat 11/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017

3. DAFTAR SOP SUB BAGIAN TATA USAHA DAN RUMAH TANGGA ( BAGIAN TU )

Prosedur Surat Masuk dan keluar 01/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017

JENIS SOP

NOMOR SOP

03/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017

05/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 Prosedur Pembuatan Laporan Kegiatan Kanreg

10/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 06/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 07/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 08/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017

Prosedur Pendistribusian Barang

09/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 Prosedur Pemeliharaan dan Perawatan Kendaraan Dinas

Prosedur Penghapusan Barang Milik Negara

Prosedur Pemeliharaan dan perawatan Inventaris Kantor

12/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 02/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017

Prosedur Pengadaan ATK

04/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 Prosedur Permintaan ATK

Prosedur Pemeliharaan dan Perawatan Gedung & Halaman Ktr Prosedur Pendokumentasian Kegiatan

(2)

1 APRIL 2017

DASAR HUKUM KULAIFIKASI PELAKSANA

KETERKAITAN PERALATAN /PERLENGKAPAN

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Staf PTT Kasubag Umum Kabag TU Sekreta ris Kanreg Kabid/ Kabag TU Kelengka

pan Waktu Output

1 komputer , mesin scanning, buku agenda 5 menit surat masuk 2 3 menit surat masuk 3 3 menit paraf koordinasi 4 2 menit surat masuk 31 MARET 2017 01/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 Pelaksana

Menerima dari instansi dan mencatat , menscaning surat pengantar/masuk , input nomor surat ke dalam mail tracking, memberikan tanda terima kepada petugas instansi, kemudian menyerahkan kepada kasubag Umum Menerima, mencatat , memeriksa, menyerahkan kepada Kabag TU untuk paraf koordinasi

Menerima, memeriksa surat masuk, memberi paraf, kemudian menyerahkan sekretaris kanreg melelui kasubag Umum .

Menerima surat masuk dari subag umum, mencatat, dan menyerahkan kepada kakanreg NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL IX BKN JAYAPURA

BAGIAN TATA USAHA

DISAHKAN OLEH Kepala

Kantor Regional IX BKN Jayapura

MULIANY OLO , SH,M.Si NIP. 195707141986032001 NAMA SOP

3

1. Memiliki kemampuan mengoperasionalkan komputer 2. Mengerti tugas pokok dan fungsi persuratan

3. Printer/scanner 1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015

Mutu Baku

NO Kegiatan Keterangan

Apabila lalai dalam memberi nomor agenda maka sulit untuk

ditemukan Dicatat sebagai data pengendalian

SURAT MASUK DAN KELUAR

1 2

3. Disiplin dan tertib dalam bekerja 1. Komputer

(3)

5 5 menit disposisi 6 2 menit surat disposisi 7 30 menit konsep /jawaban surat 8 2 menit konsep /jawaban surat 9 5 menit surat jawaban 10 2 menit surat jawaban

11 3 menit surat siap

kirim

12

Menerima dan menandatangani surat jawaban

Menerima surat, memeriksa, menelaah, membuat jawaban dan atau tindak lanjut dan mengirim ke sekretaris untuk ditanda tangani Kakanreg

Menerima surat jawaban dari Kabid/Kabag TU dan menyerahkan kepada kakanreg utnuk ditandatangani

Mengambil surat yang telah ditandatangani Kakanreg, mencatat dan menyerahkan ke Subag Umum untuk dikirim ke Instansi

Menerima, memberi nomor pengeluaran, diserahkan di PTT atau dikirim ke Instansi Surat selesai diambil/ dikirim ke Instansi

Menerima surat masuk, membaca, mendisposisikan kepada kabag TU/Kabid Mengambil surat, mencatat disposisi kakanreg dan mengirim ke Kabid/Kabag TU

(4)

(5)

(6)

(7)

1 APRIL 2017

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Petugas Dokumentasi Kasubbag Umum Bendahara

Pengeluaran Kelengkapan Waktu Output

1 300 menit kegiatan

2 30 menit dokumenta

si

3 10 menit nota

4 15 menit rekap nota

5 15 menit uang

pengganti

6 15 menit dokumenta

si TGL. EFEKTIF

MULIANY OLO , SH,M.Si NIP. 195707141986032001

NAMA SOP DOKUMENTASI KEGIATAN

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 Mempunyai jiwa seni

BAGIAN TATA USAHA

NOMOR SOP 02/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017

TGL. PEMBUATAN 31 MARET 2017 TGL. REVISI

Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy Bisa mengoperasionalkan tustel/foto

Bisa mengoperasionalkankomputer 1 1. Komputer Kegiatan Pelaksana NO Mutu Baku Keterangan 2 2. Tustel/foto 3 3. Printer/scanner

Apabila lalai dalam mendokumentasikan akan

Petugas dokumentasi /seksi dokumentasi suatu kepanitiaan melaksanakan kegiatan dokumentasi

Hasilnya kemudian diseleksi untuk menentukan apakah akan

didokumentasikan dalam bentuk hardcopy atau softcopy

Bukti pengeluaran uang (nota-nota/kuitansi) untuk kegiatan dokumentasi diajukan kepada Kassubag Umum

Kasubbag Umum kemudian mengajukan

reimburse kepada Bendahara Pengeluaran

Kantor Regional

Bendahara Pengeluaran memberikan penggantian biaya dokumentasi kepada Kasubbag Umum dan meminta nota/kuitansi sebagai bukti pengeluaran Pelaksana staf kegiatan menerima pengganti uang yang dikeluarkan dan mengarsip hasil dokumentasi

(8)

1 APRIL 2017

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Pengadmi nistrasi Umum Kasubbag Umum Operator Komputer Kabag Tata Usaha Kakanreg BKN Pusat Kelengka

pan Waktu Output

1 30 menit laporan 2 konsep laporan dan SP 450 menit konsep

3 kompouter 450 menit laporan

kegiatan 4 30 menit laporan kegiatan 5 30 menit laporan kegiatan TGL. EFEKTIF

NAMA SOP _{LAPORAN KEGIATAN KANREG}

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Bisa mengoperasionalkan komputer BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL IX BKN JAYAPURA

BAGIAN TATA USAHA

Disiplin

Bisa membuat konsep laporan/surat

1. Sebagai dokumen pertanggungjawaban 1. Komputer

NO

2. Salah satu bahan pemeriksaan 2. Printer/scanner

3. sebagai dokumentasi kegiatan

Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy

Mutu Baku Keterangan Pelaksana Kegiatan Pengadministrasi Umum mengumpulkan laporan kegiatan dari masing-masing bidang yang ada di Kanreg dan meneruskan ke Kasubbag Umum. (30 menit) Kasubbag Umum menerima laporan dari masing-masing bidang, membuat konsep laporan dan surat pengantar kemudian menyerahkan kepada Operator Komputer. (1 hari kerja)

Operator Komputer menerima konsep laporan Kegiatan dan Surat

Pengantar, mengetik dengan komputer dan mencetak kemudian menyerahkan kepada Kasubbag Umum. (1 hari kerja)

Kasubbag Umum menerima hasil pengetikan,

mengoreksi dan memperbaiki serta membubuhkan paraf kemudian menyerahkan kepada Kabag TU. (30 menit)

Kabag TU menerima laporan kegiatan Kanreg dan Surat Pengantar kemudian memberikan paraf dan meneruskan kepada Kakanreg. (30 menit)

(9)

6 30 menit laporan kegiatan 7 10 menit laporan kegiatan 8 buku agenda 30 menit laporan kegiatan Kakanreg menerima laporan

kegiatan Kanreg dan Surat Pengantar kemudian menandatangani dan mengembalikan kepada Kasubbag Umum melalui Kabag TU. (30 menit) Kasubbag Umum menerima laporan Kegiatan dan Surat Pengantar yang telah ditandatangani kemudian menyerahkan kepada Pengadministrasi Umum. (10 menit) Pengadministrasi Umum menerima, memberikan nomor, mencatat ke dalam buku pengendalian dan menggandakan kemudian dikirim ke BKN Pusat dan di arsip. (30 menit)

(10)

(11)

1 APRIL 2017

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Seksi Verifikasi Pengelola ATK Kasubbag Umum Kabag T U 1 2 3 4 5 6 TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

NAMA SOP PERMINTAAN ATK

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Bisa mengoperasionalkan komputer BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL IX BKN JAYAPURA

BAGIAN TATA USAHA

TGL. PEMBUATAN 31 MARET 2017

TGL. REVISI

02.00 Menguasai aplikasi persediaan barang

Bisa membuat laporan/surat

1. laporan SIMAK 1. Komputer

Formulir Permintaan ATK selanjutnya diarsipkan oleh Pengelola ATK sebagai data Laporan Persedian ATK

Pelaksana

Pengelola ATK menyiapkan ATK dan menyerahkan kepada petugas Bagian/Bidang yang mengajukan permohonan.

2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner

03.00

Apabila lalai dalam mencatat rekonsiliasi bermasalah

Seksi Verifikasi dan pelaporan Bagian/Bidang mengisi Formulir untuk permintaan ATK sesuai dengan barang yang dibutuhkan dan jumlahnya kemudian diajukan ke Kasubbag Umum .

Uraian Kegiatan No.

Kasubbag Umum menerima formulir permintaan ATK, kemudian memberikan jumlah permintaan ATK yang disetujui. Setelah ditandatangi, formulir permintaan ATK diserahkan kepada Kabag TU.

Kabag TU menandatangani formulir permintaan ATK dan diserahkan kembali kepada Kasubbag Umum. Kasubbag Umum selanjutnya memerintahkan pengelola ATK untuk menyiapkan ATK yang diminta sesuai jumlah yang disetujui

(12)

1 APRIL 2017

Kelengka

pan Waktu Output

form bon

ATK 15 menit bon ATK

10 menit bon ATK

5 menit bon ATK

ATK 20 menit ATK

10 menit dokumen bon ATK Kepala

MULIANY OLO , SH,M.Si NIP. 195707141986032001 PERMINTAAN ATK

Bisa mengoperasionalkan komputer

04/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 31 MARET 2017

Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy Menguasai aplikasi persediaan barang

Bisa membuat laporan/surat 1. Komputer

Mutu Baku

Keterangan 2. Printer/scanner

(13)

1 APRIL 2017

4. Undang -undang Nomor 1 Tahun 2004

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Kasubbag Umum Pengadmini-strasi BMN Operator Komputer Penginven taris BMN Kabag Umum Kelengka pan 1 BMN 2 buku BMN 3 konserp surat TGL. EFEKTIF

NAMA SOP PENGELOLAAN BMN

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi Bisa mengoperasionalkan komputer

BAGIAN TATA USAHA

TGL. REVISI

2. Peraturan Menteri Keuangan Nomopr 111 Tahun 2016 Menguasai aplikasi simak BMN

3. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014 Sertifikat barang/jasa

3. Jaringan internet

Apabila lalai dalam mencatat rekonsiliasi bermasalah Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy

Mutu Baku

No. Uraian Kegiatan

Pelaksana

Kasubbag Umum mengirimkan data tentang pendistribusian barang-barang milik negara ke unit pengguna kepada

Pengadministrasi Barang Milik Negara

Pengadministrasi Barang Milik Negara mencatat ke dalam buku dan meneruskan kepada

Kasubbag Umum

Kasubbag Umum menerima serta membaca kemudian membuat konsep penugasan kepada Penginventaris BMN untuk melakukan pengecekan serta penomoran dan diserahkan kepada Operator Komputer

(14)

4 komputer 5 6 7 8 9 10

Kasubbag Umum menerima surat penugasan yang telah ditandatangani dan diberi nomor kemudian menyerahkan kepada Penginventaris

Penginventaris menerima surat tugas, melakukan pengecekan Inventaris Barang Milik Negara yang rusak untuk dilaporkan kepada atasan dan memberi nomor Inventaris barang milik negara serta mencatat kedalam BUKU DIR yang ada disetiap ruangan, minta tandatangan Kabag sebagai bukti telah melaksanakan tugas kemudian menyerahkan kepada Kasubbag Umum

Operator Komputer menerima konsep untuk diketik dan hasilnya diserahkan kepada Kasubbag Umum

Kasubbag Umum menerima hasil pengetikan, mengoreksi dan memperbaiki kemudian membubuhkan paraf serta meneruskan kepada Kabag TU

Kabag TU menerima, membaca surat penugasan yang telah diparaf oleh atasan langsung kemudian menandatangani dan mengembalikan kepada

Kasubbag Umum

Kasubbag Umum menerima kemudian menyerahkan kepada Pengadministrasi BMN untuk dicatat

Pengadministrasi BMN menerima surat penugasan, mencatat dan memberikan nomor kemudian

mengembalikan kepada Kasubbag Umum

(15)

11

12

Kasubbag Umum menerima laporan dan surat tugas yang telah ditandatangani kemudian menyerahkan kepada

Pengadministrasi BMN Pengadministrasi BMN menerima surat penugasan tersebut kemudian

(16)

Waktu Output 30 menit BMN 240 menit CATBU BMN 30 menit NUP BMN Kepala

MULIANY OLO , SH,M.Si NIP. 195707141986032001 PENGELOLAAN BMN

Menguasai aplikasi simak BMN Sertifikat barang/jasa

1. Komputer 2. Printer/scanner 3. Jaringan internet

Mutu Baku

(17)

30 menit konsep 20 menit koordinasi 15 menit Ttd surat 10 menit surat 10 menit 20 menit surat tugas

(18)

60 menit

(19)

1 APRIL 2017

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Pengin ven-taris BMN Kasubb ag Umum Operator Komputer Kabag TU Kakanreg Tim Lelang / Panitia Penghap usan BMN Ketua Tim Lelang / Panitia Penghap usan BMN SESMAKepala BKN DJKN Kantor Lelang Peserta Lelang Pemen ang Lelang Keleng

kapan Waktu Output

1

Penginventaris membuat laporan hasil inventarisasi barang yang sudah tak dapat di pakai kemudian melaporkan kepada Kasubbag Umum. (2 jam)

120 menit laporan

2

Kasubbag Umum membuat konsep pembentukan panitia penghapusan dan menyerahkan kepada Operator Komputer. (1 jam)

60 menit konsep

3

Operator Komputer menerima konsep kemudian mengetik dengan komputer & hasil ketikan diserahkan kepada Kasubbag Umum. (30 menit) 30 menit tik konsep 4

Kasubbag Umum mengoreksi, memberikan paraf dan meneruskan kepada Kakanreg melalui Kabag TU. (15 menit)

15 menit konsep

5

Kabag TU menerima,

mengoreksi, kemudian diserahkan kepada Kakanreg untuk dikirimkan kepada SESMA guna memperoleh tindak lanjut. (7 hari kerja)

3150 menit surat

6

SESMA menerima usulan dari Kakanreg kemudian

menandatangani SK Tim/Panitia Penghapusan Barang Milik Negara dan mengembalikan kepada Kakanreg. ( 1 hari kerja)

450 menit persetuj uan 7 Kakanreg menerima SK Tim/Panitian Penghapusan Barang Milik Negara yg ditandatangani kemudian meneruskan kepada Kasubbag Umum. (1 hari kerja)

450 menit sk tim 1. laporan SIMAK

2. Printer/scanner 3. Jaringan internet

Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy 1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata

BAGIAN TATA USAHA

2. Laporan SABMN

Apabila lalai dalam menghapus rekonsiliasi bermasalah 2. Peraturan Menteri Keuangan Nomopr 111 Tahun 2016 3. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014

1. Bisa mengoperasionalkan komputer 2. Menguasai aplikasi simak BMN NAMA SOP

1. Komputer

Kepala

MULIANY OLO , SH,M.Si NIP. 195707141986032001 PENGHAPUSAN BMN

No. Uraian Kegiatan

Pemangku Jabatan Mutu Baku

Keter angan NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

(20)

8

Kasubbag Umum menerima SK Tim/Panitia Penghapusan Barang Milik Negara kemudian menyerahkan kepada Tim/Panitia Penghapusan. (30 menit) 30 menit pengha pusan 9

Tim melakukan telaah jumlah barang dan harga kemudian membuat Berita Acara Barang Inventaris yang akan dihapuskan dan menyerahkan kepada Ketua Tim untuk memperoleh tindak lanjut. (1 hari kerja)

450 menit BA

10

Ketua Tim menerima hasil telaah barang dan harga,

menandatangani Berita Acara barang inventaris yang dihapus kemudian membuat surat ke DJKN untuk memperoleh tindak lanjut. (1 hari kerja)

510 menit BA 11 DJKN menerima surat permohonan beserta kelengkapannya, membaca, mengoreksi, serta memberikan persetujuan dan mengembalikan kepada Ketua Tim. (3 hari kerja)

1350 menit Srt permoh onan 12

Ketua Tim membuat surat ke Kepala BKN agar menerbitkan SK tentang persetujuan penghapusan dengan melampirkan persetujuan dari DJKN melalui SESMA. (1 hari kerja) 450 menit SK persetuj uan 13

Kepala BKN menerima surat beserta lampirannya, membaca dan menerbitkan SK BKN tentang persetujuan penghapusan Barang Milik Negara dan mengembalikan kepada Ketua Tim. (7 hari kerja)

3150 menit

SK BKN

14

Ketua Tim memerima SK Kepala BKN kemudian membuat surat ke Kantor Lelang. (1 hari kerja)

450 menit

Srt lelang

15

Kantor Lelang menerima surat kemudian memasang pengumunan tentang lelang barang milik negara kepada peserta (3 hari kerja)

1350 menit

pengu muman

16

Peserta lelang mendaftarkan kepada Tim Penghapusan Barang Milik Negara. (5 hari kerja)

2250 menit

pendaft aran

(21)

17

Tim melaksanakan lelang dan melakukan serah terima barang kepada Pemenang Lelang. (5 hari kerja)

2250 menit lelang

18

Pemenang Lelang menerima barang dan menandatangani dokumen penting kemudian menyerahkan kepada Tim Penghapusan Barang Milik Negara. (2 hari kerja)

900 menit

pemen ang

19

Tim Penghapusan Barang Milik Negara menerima dokumen penting dan menyerahkan kepada Penginventaris. (1 hari kerja)

450 menit dok lelang 20 Penginventaris menerima dokumen penting mengenai penghapusan barang milik negara dan menyimpan. (1 hari kerja)

450 menit

arsip lelang

(22)

1 APRIL 2017

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Kabid Pengadmi nistrasi Pengadmi nistrasi Kasubbag Umum Kabag TU Operator Komputer Penginven taris BMN Kasubbag Perenc. & Keleng

kapan Waktu Output

1 30 menit 2 20 menit 3 30 menit 4 30 menit 5 60 menit 6 30 menit NAMA SOP

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi Bisa mengoperasionalkan komputer BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL IX BKN JAYAPURA

BAGIAN TATA USAHA

NOMOR SOP 07/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 TGL. PEMBUATAN 31 MARET 2017 TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH 3. Jaringan internet Kepala

Apabila lalai dalam merawat akan menimbulkan kerugian Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy 3. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014 Menguasai aplikasi simak BMN

Kabid melaporkan kerusakan komputer/mesin inventaris kantor kepada Kabag TU dan diterima Pengadministrasi Barang Milik Negara Pengadministrasi Barang Milik Negara menerima, mencatat ke dalam Buku Pengendalian dan meneruskan kepada Kabag TU Kabag TU menerima dan membaca surat laporan kerusakan dan memberikan disposisi untuk diselesaikan kepada Kasubbag Umum Kasubbag Umum menerima disposisi beserta surat laporan kerusakan kemudian membuat konsep surat penugasan dan menyerahkan kepada Operator Komputer Operator Komputer menerima konsep surat penugasan dan mengetik dengan komputer dan hasil ketikan diserahkan kepada Kasubbag Umum. (1 jam) Kasubbag Umum menerima hasil ketikan, mengoreksi dan memperbaiki kemudian memberikan paraf dan meneruskan kepada Kabag TU. (30 menit)

Keterangan No. Uraian Kegiatan

Mutu Baku PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN INVENTARIS KANTOR

Pelaksana 2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner

(23)

7 15 menit 8 30 menit 9 450 menit 11 60 menit 12 30 menit Kasubbag Umum menerima surat penugasan kemudian menyerahkan kepada Pengadministrasi Umum untuk dicatat dan diberi nomor kemudian diserahkan kembali kepada Kasubbag Umum. (30 menit) Kasubbag Umum menerima surat penugasan yang telah diberi nomor dan menyerahkan kepada Penginventaris BMN. (30 menit)

Kasubbag Umum menerima surat penugasan yang telah ditandatangani dan menyerahkan kepada Pengadministrasi BMN. Nota Biaya Perbaikan diserahkan kepada Kasubbag Perencanaan (1 jam) Kasubbag Perencanaan dan Keuangan menerima Nota untuk dibayarkan dan diarsip sebagai bukti penggunaan anggaran. Pengadministrasi BMN menerima surat penugasan kemudian menyimpan sebagai arsip. (30 menit) Kabag TU menerima surat penugasan yang telah dikoreksi dan diparaf kemudian menandatangani dan mengembalikan kepada Kasubbag Umum. (15 menit)

(24)

1 APRIL 2017

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Kabid Pengadmi nistrasi BMN Pengadmi nistrasi Umum Kasubbag Umum Kabag TU Operator Komputer Penginve ntaris BMN Kasubbag Perenc. & Keu Keleng

kapan Waktu Output

laporan catatan disposisi konsep NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN 31 MARET 2017 TGL. REVISI TGL. EFEKTIF

3. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014

Apabila lalai dalam memelihara akan menibulkan kerugian Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy 1. laporan SIMAK 1. Komputer

NAMA SOP PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN GEDUNG DAN HALAMAN KANTOR

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi Bisa mengoperasionalkan komputer

BAGIAN TATA USAHA

Menguasai aplikasi simak BMN

No. Uraian Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Ketera ngan 2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner

1

Kabag/Kabid melaporkan kerusakan gedung pada unit masing-masing ditujukan kepada Kabag TU dan diterima Pengadministrasi BMN. (1 hari kerja) 450 menit 2 Pengadministrasi Barang Milik Negara menerima, mencatat ke dalam Buku Pengendalian dan meneruskan kepada Kabag TU melalui Kasubbag Umum (1 jam) 3 Kabag TU menerima dan membaca surat laporan kerusakan dan memberikan disposisi untuk diselesaikan kepada Kasubbag Umum. (1 jam) 60 menit 60 menit 4 Kasubbag Umum menerima disposisi beserta surat laporan kerusakan kemudian membuat konsep surat penugasan dan menyerahkan kepada Operator Komputer. (1 jam)

60 menit

(25)

surat tugas koordina si ttd surat tugas surat tugas pembaya ran 5 Operator Komputer menerima konsep surat penugasan dan mengetik dengan komputer dan hasil ketikan diserahkan kepada Kasubbag Umum. (1 jam) 6 Kasubbag Umum menerima hasil ketikan, mengoreksi dan memperbaiki kemudian memberikan paraf dan meneruskan kepada KabagTU. (30 menit) 7 Kabag TU menerima surat penugasan yang telah dikoreksi dan diparaf kemudian menandatangani dan mengembalikan kepada Kasubbag Umum. (15 menit) 8 Kasubbag Umum menerima surat penugasan kemudian menyerahkan kepada Pengadministrasi Umum untuk dicatat dan diberi nomor kemudian diserahkan kembali kepada Kasubbag Umum. (30 menit) 9 Kasubbag Umum melakukan pengecekan bersama teknisi yang ditunjuk serta melakukan perbaikan, kemudian minta tanda tangan pejabat unit kerja sebagai bukti perbaikan telah selesai menyerahkan Nota Biaya Perbaikan kepada Kasubbag Perencanaan dan Keuangan. (1 hari kerja) 60 menit 30 menit 15 menit perbaika n kerusaka n 10 Kasubbag Perencanaan dan Keuangan menerima Nota untuk dibayarkan dan diarsip sebagai bukti penggunaan anggaran dan Pengadministrasi BMN menerima surat penugasan kemudian menyimpan sebagai arsip. (30 menit) 30 menit 450 menit 30 menit

(26)

1 APRIL 2017

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Pengemu di Pengadmi nistrasi Umum Kasubbag Umum Kabag TU Penginve ntaris BMN Kasubbag Perenc. & Keu Bengkel Rekanan Keleng

kapan Waktu Output

kunci cek rutin cek kendaraa 15 menit 15 menit 120 menit Mutu Baku 3. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014 Menguasai aplikasi simak BMN

No.

laporan kerusakan 3. Jaringan internet

Apabila lalai dalam memelihara kendaraan bermasalah

NAMA SOP PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN KENDARAAN DINAS

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Bisa mengoperasionalkan komputer BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL IX BKN JAYAPURA

BAGIAN TATA USAHA

NOMOR SOP 09/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 TGL. PEMBUATAN 31 MARET 2017

TGL. REVISI TGL. EFEKTIF

Keterang an Uraian Kegiatan

Pelaksana 2. Laporan SABMN 2. Printer/scanner

60 menit

Apabila kondisi kendaraan stabil, kunci diserahkan kembali kepada

Pengadministrasi Umum. Tapi apabila ada kerusakan, Petugas pengemudi melaporkan kepada Kasubbag Umumdengan melengkapi form pengajuan servis. (1 jam)

5

Kasubbag Umum menerima laporan kerusakan kemudian membuat surat pengajuan servis yang ditujukan kepada bengkel rekanan. Setelah diberi paraf, surat diserahkan kepada Kabag TU untuk ditanda tangani. (1 jam) 1

Pengemudi meminta kunci kendaraan kepada

Pengadministrasi Umum. (15 menit)

2

Pengadministrasi Umum mengambil kunci dan mencatat nomor mobil kemudian menyerahkan kunci tersebut ke Pengemudi. (15 menit)

3

Pengemudi melakukan pengecekan rutin (rem, air accu, radiator dan perlengkapan lainnya) memanaskan dan menghidupkan mesin serta mencuci/memberisihkan kendaraan untuk memastikan kondisi kendaraan (2 jam)

4

OK

(27)

pengajua n service surat service serviice bukti service nota pembayar an nota 30 menit memeberi nomor surat 12

Kasubbag Perencanaan dan Keuangan menerima Nota untuk dibayarkan dan diarsip sebagai bukti penggunaan anggaran. Pengadministrasi BMN menerima surat penugasan kemudian menyimpan sebagai arsip. (30 menit) 60 menit 15 menit 15 menit 15 menit 180 menit 30 menit 9 11

Kasubbag Umum menerima Bukti Servis dan diserahkan kepada Penginventaris BMN. Nota Pembayaran diserahkan kepada

Kasubbag Perencanaan dan Keuangan. (30 menit) Petugas Pengemudi menerima surat pengantar untuk servis dan melakukan servis di bengkel rekanan. (3 jam)

10

Bukti servis serta Nota Pembayaran diserahkan kepada Kasubbag Umum. (30 menit)

6

Kabag TU menerima surat pengajuan servis, ditanda tangani kemudian diserahkan kembali kepada Kasubbag Umum. (15 menit)

7

Kasubbag Umum menerima surat yang sudah

ditandatangani Kabag TU, kemudian diserahkan kepada Pengadministrasi

Umum untuk dicatat dan diberi nomor. (15 menit)

8 5

Kasubbag Umum menerima laporan kerusakan kemudian membuat surat pengajuan servis yang ditujukan kepada bengkel rekanan. Setelah diberi paraf, surat diserahkan kepada Kabag TU untuk ditanda tangani. (1 jam)

30 menit

Pengadministrasi Umum menerima surat, dicatat dan diberi nomor kemudian diserahkan kepada Petugas Pengemudi. (15 menit)

(28)

1 APRIL 2017

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Bagian / Bidang Pengadmi nistrasi Umum Pengelola Perlengka pan / Barang Kasubbag Umum Kabag TU Keleng kapan

Apabila lalai dalam mendistribusikan kegiatan teknis bermasalah Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy Bisa mengoperasionalkan komputer

2. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014 Menguasai aplikasi simak BMN

Mutu Baku

No. Uraian Kegiatan

BAGIAN TATA USAHA

TGL. REVISI

Pelaksana

TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

NAMA SOP PENDISTRIBUSIAN BARANG

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata

4

Kabag TU menerima dan mengoreksi kemudian menyetujui dan menandatangani serta mengembalikan ke Kasubbag Umum (10 menit) 1

Unit Pengguna Bagian/Bidang menyerahkan bon permintaan barang kepada Kasubbag Umum (15 menit)

2

Kasubbag Umum menerima bon-bon permintaan barang dari unit pengguna kemudian meneruskan ke

Pengadministrasi Umum. (10 menit)

3

Pengadministrasi Umum menerima bon permintaan barang dari unit pengguna kemudian diseleksi, disesuaikan dengan

persediaan barang dan dicatat dalam Buku Pengendalian Barang kemudian diteruskan kepada Kabag TU melalui Kasubbag Umum. (30 menit)

(29)

7

Unit Pengguna dilingkungan Kanreg menerima perlengkapan/barang yang dikirim kemudian menandatangani dan mengembalikan kepada Pengelola Perlengkapan/Barang. (15 menit) 8 Pengelola Perlengkapan/Barang menerima tanda terima pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh unit pengguna di lingkungan Kanreg dan meneruskan ke Pengadministrasi Umum. (15 menit)

9

Pengadministrasi Umum menerima tanda terima pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh unit pengguna dilingkungan Kanreg lalu disimpan sebagai arsip. ( 10 menit)

4

Kabag TU menerima dan mengoreksi kemudian menyetujui dan menandatangani serta mengembalikan ke Kasubbag Umum (10 menit) 5

Kasubbag Umum menerima bon yang telah disetujui kemudian meneruskan kepada Pengelola Perlengkapan/Barang. (10 menit) 6 Pengelola Perlengkapan/Barang menerima bon barang yang telah disetujui kemudian dicatat dalam Kartu Persediaan Perlangkapan/Barang,

kemudian mencatat dalam buku Pengeluaran Barang, menyiapkan

perlengkapan/barang dan mendistribusikan ke unit pengguna. (45 menit)

(30)

1 APRIL 2017

Waktu Output

2. Printer/scanner 3. Jaringan internet

Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy Bisa mengoperasionalkan komputer

Menguasai aplikasi simak BMN

1. Komputer Mutu Baku Keterangan 10/SOP-TU.UMUM/KR.IX/2017 31 MARET 2017 Kepala

MULIANY OLO , SH,M.Si NIP. 195707141986032001 PENDISTRIBUSIAN BARANG

(31)

(32)

1 APRIL 2017

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN

Sekretaris Kakanreg

Kabag

TU

Humas

Protokol

Pem.

Propinsi

Kasubbag

Umum

Pejabat

Terkait

1. Komputer 3. Jaringan internet

NOMOR SOP #REF!

NAMA SOP PELAYANAN TAMU DARI PUSAT

1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Bisa mengoperasionalkan komputer BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL IX BKN JAYAPURA

BAGIAN TATA USAHA

2. Printer/scanner

No.

Uraian Kegiatan

TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

1 Sekretaris menerima

surat pemberitahuan

dan agenda kunjungan

dari BKN Pusat /

Instansi Lain, dicatat

dalam Agenda Surat

Masuk, diberi lembar

disposisi kemudian

diserahkan kepada

Kakanreg. (30 menit)

2 Kakanreg menerima

surat dan agenda

kunjungan kemudian

mendisposisikan

kepada Kabag TU

untuk persiapan

penerimaan kunjungan.

(30 menit)

Pelaksana

3 Kabag TU

mendelegasikan tugas

kepada Kasubbag

Umum untuk

pengaturan

keprotokolan meliputi

akomodasi,

penjemputan,

cinderamata, jamuan

makan, susunan acara,

dan lain-lain. (1 jam)

(33)

7 Laporan penerimaan

tamu didokumentasikan

secara lengkap oleh

pelaksana Subbag TU

dan Rumga (1 hari

kerja)

3 Kabag TU

mendelegasikan tugas

kepada Kasubbag

Umum untuk

pengaturan

keprotokolan meliputi

akomodasi,

penjemputan,

cinderamata, jamuan

makan, susunan acara,

dan lain-lain. (1 jam)

4 Khusus untuk

Kunjungan Pejabat

Eselon I, Kabag TU

berkoordinasi dengan

Bagian Humas dan

Protokol Pemerintah

Propinsi untuk

mendapatkan layanan

fasilitas VIP (termasuk

penjemputan) (1 hari

kerja)

5 Untuk pelaksanaan

disesuaikan apakah

kunjungan diterima oleh

Kakanreg/pejabat lain

yang ditunjuk (1 hari

kerja)

6 Apabila diperlukan,

dilaksanakan

peninjauan ke unit kerja

yang dipandu oleh

pejabat terkait dan

petugas protokol Kantor

Regional (1 hari kerja)

(34)

1 APRIL 2017

Keleng

kapan Waktu Output

30 menit 30 menit 1. Komputer 3. Jaringan internet #REF! 31 MARET 2017

MULIANY OLO , SH,M.Si NIP. 195707141986032001 PELAYANAN TAMU DARI PUSAT

2. Printer/scanner

Keterangan Kepala

(35)

60 menit

450 menit

(36)

1 APRIL 2017

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN Staf Umum Kasubag Umum PPK Panitia / Pejabat Pengadaan Barang/Jasa Rekanan Keleng

kapan Waktu Output

1 30 menit rencana 2 20 menit RAB 3 15 menit SP 4 30 menit Penawara n Kepala

MULIANY OLO , SH,M.Si NIP. 195707141986032001 NAMA SOP

No. Uraian Kegiatan

Disimpan dalam bentuk hard dan soft copy BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL IX BKN JAYAPURA

BAGIAN TATA USAHA

TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

PENGADAAN ATK 1. Peraturan Kepala BKN Nomor 36 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Bisa mengoperasionalkan komputer

2. Peraturan Pemerinta Nomor 27 Tahun 2014 Menguasai aplikasi simak BMN Sertifikat barang/jasa

Mutu Baku Pelaksana

Keterangan

Staf Subbag Umum membuat Rencana Kebutuhan Alat Tulis Kantor ( ATK ) per Triwulan dan diserahkan kepada Kasubbag Umum

Kasubbag Umum menerima dan memeriksa Rencana Kebutuhan ATK Serta Membuat Surat Pesanan untuk Diajukan Kepada PPK

PPK menerima, memeriksa dan menyetujui Rencana Kebutuhan ATK Serta Menandatangani Surat Pesanan Barang, kemudian diberitahukan Kepada Panitia/Pejabat Pengadaan Barang/Jasa Panitia/Pejabat Pengadaan Barang Menerima Surat Pesanan Barang dan Mengirimkan Kepada Rekanan untuk dibuatkan penawaran harga.

(37)

5 30 menit SP 6 15 menit SPK 7 15 menit SPK 8 3150 menit 9 30 menit pengadaa n 10 30 menit ATK Rekanan menyediakan ATK yang dibutuhkan oleh panitia /pejabat pengadaan barang/jasa dan menyerahkan ATK kepada kasubbag Umum/PPHP sesuai kontrak yang telah disepakati.

PPK menerima dan Menandatangani SPK dan diserahkan kepada Panitia/Pejabat Pengadaan Barang Panitia/Pejabat Pengadaan Barang selanjutnya melaksanakan Pengadaan Barang/ATK. Setelah final selanjutnya rekanan menyerahkan ATK sesuai kontrak yang telah disepakati.

ATK diterima oleh Kasubbag Umum / PPHP dengan membuat Berita Acara Penerimaan Barang dan diarsip oleh staf Umum

Selanjutnya Panitia/Pejabat Pengadaan Barang Menerima dan Memeriksa Surat Penawaran Harga Yang Dipesan kemudian Membuat SPK dan diserahkan kepada Kasubbag Umum

Kasubbag Umum menerima SPK, setelah diperiksa dan diberi paraf oleh Kabag TU , kemudian diteruskan Kepada PPK

(38)