PANDUAN PENGISIAN DATA DASAR KONDISI SPAMS PERDESAAN. Bagi ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN TINGKAT KABUPATEN/KOTA

(1)

PANDUAN PENGISIAN

DATA DASAR KONDISI SPAMS PERDESAAN

Bagi

ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN

TINGKAT KABUPATEN/KOTA

Central Project Management Unit

PROGRAM PAMSIMAS

(2)

PENDATAAN KONDISI SPAMS PERDESAAN

LEMBAR FORMULIR PENDATAAN

Lembar formulir pendataan atau disebut juga Lembar Data Isian adalah berupa formulir-formulir yang berisi pertanyaan yang harus diisi oleh Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kab/Kota terkait dengan data situasi dan kondisi pengelolaan SPAMS. Formulir ini secara rutin diisi oleh Asosiasi untuk digunakan sebagai rekaman data mengenai status perkembangan SPAMS di desa (yang menjadi anggotanya) yang dikunjunginya. Formulir ini juga dapat digunakan oleh BP-SPAMS di level desa untuk menilai kinerjanya sendiri.

CARA PENGISIAN FORMULIR PENDATAAN

1. ALUR PENGISIAN DAN PENGOLAHAN DATA

Data yang dikumpulkan di lapangan (desa) dalam lembar Formulir Pengisian data akan diolah/dimasukan dalam computer di tingkat Kabupaten/Kota dalam template/format yang sudah tersedia. Dibawah ini adalah alur pengisian dan pengolahan data Asosiasi dalam dua alur /flowchart.

A. Pengisian Awal Data Asosiasi (sebagai datadasar/database anggota)

Tujuan pengumpulan data dasar adalah untuk mendapatkan data kondisi anggota asosiasi sebelum adanya program penguatan asosiasi. Kegiatan pengumpulan data dasar ini menjadi satu kegiatan utama pada penggunaan dana penguatan dasar.

Alur pengisian ini memperlihatkan proses sejak persiapan kegiatan pengumpulan data oleh Asosiasi hingga data disajikan dalam bentuk report oleh CMAC. Pada tahap awal ini data yang terkumpul diisi/dientry dalam format excel oleh Asosiasi dibantu FK selanjutnya disampaikan kepada District Coordinator untuk diverifikasi. Jika sudah benar /dikoreksi, kemudian data dikirim kepada DMS ditingkat ROMS untuk diteruskan kepada Sekretariat Pusat. Sedangkan CMAC bertugas menyusun format data SIM dengan mengacu dari data base pada data awal. Data yang dimuat dalam SIM adalah informasi yang akan dimutakhirkan setiap tiga bulanan. aplikasi data dan menghasilkan report yang akan disampaikan secara online melalui Website Pamsimas.

(3)

Setiap formulir yang telah selesai diisi akan ditanda tangani oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap data/informasi yang dikumpulkan yaitu: Petugas pengumpul data dari Asosiasi; pihak yang memberikan informasi (petugas kelurahan, BP-SPAMS, petugas kesehatan desa). Verifikasi hasil pengumpulan data dilakukan oleh District Coordinator.dengan membubuhkan tanda tangan dibawah disetiap halaman formulir.

Berikut ini adalah Bagan Alir (flowchart) untuk Pengisian Awal Data Asosiasi :

B. Pemutakhiran dan pengolahan data Asosiasi

Pemutakhiran data bertujuan untuk merekam data dinamis akibat dari adanya pendampingan ataupun pembinaan. Adapun data-data yang akan dimutakhirkan adalah data-data terkait dengan keberfungsian, penerapan iuran dan jumlah pemanfaat. Pemutakhiran data tersebut dilakukan setiap tiga bulan sekali oleh Asosiasi melalui pengumpulan kembali data-data tersebut dari lapangan. Selanjutnya data-data tersebut diserahkan kepada District Coordinator untuk diverifikasi. Jika sudah benar, maka DC akan meneruskan kepada DEAO untuk diupdate pada Website Pamsimas.

(4)

Berikut adalah Bagan Alir (flowchart) untuk pemutakhiran data Asosiasi :

2. PELAKU

2.1 ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN di KABUPATEN/KOTA

Pengurus Asosiasi Kabupaten/Kota merupakan petugas utama dalam melakukan pengumpulan data dengan kuesioner Cek-list. Tujuan kunjungan tidak hanya sekedar mengumpulkan data, tetapi juga digunakan sebagai media komunikasi antara Asosiasi dengan anggotanya (BP-SPAMS). Selain data yang dikumpulkan dalam cek list, maka pengurus asosiasi juga dapat mengumpulkan informasi lain yang terkait dengan permasalahan, kegiatan program dll.

Ketua Asoasiasi membubuhkan tanda tangan disetiap lembar formulir sebelum mengajukannya kepada District Coordinator untuk diverifikasi.

(5)

2.2 BADAN PENGELOLA SPAMS

Pengurus BP-SPAMS merupakan responden/sumber informasi bagi Petugas Asosiasi dalam mengumpulkan data di desa. Ketua BP-SPAMS membubuhkan tanda tangan sebagai persetujuan atas informasi yang diisi dalam setiap formulir data sudah sesuai dengan jawaban.

2.3 FASILITATOR KEBERLANJUTAN (FK) di KABUPATEN/KOTA

Sebagai mitra Asosiasi maka Fasilitator Keberlanjutan membantu sejak persiapan ke lapangan sampai dengan pengisian data lapangan. FK dapat memberikan informasi terkait dengan hal-hal yang bersifat teknis dan bersama-sama asosiasi mempelajari panduan cara pengisian kuesioner cek list, menyusun jadual dan petugas ke desa dan membantu dalam menyusun Rencana Penggunaan Dana.

Fasilitator Keberlanjutan membubuhkan tanda tangan disetiap lembar formulir disamping tanda tangan Ketua Asosiasi sebelum diajukan kepada District Coordinator.

2.4 DISTRICT COORDINATOR (DC) di KABUPATEN/KOTA

Bertanggung jawab terhadap kualitas data yang dikumpulkan Asosiasi di lapangan dengan melakukan verifikasi data terkumpul serta membubuhkan tanda tangan di setiap formulir. Data yang sudah diverifikasi akan di teruskan ke DMS untuk dikirim ke Sekretariat Asosiasi Nasional dan CMAC.

2.5 DATA MANAJEMEN SPECIALIST (DMS) di ROMS

Data yang diperoleh disetiap Asosiasi Kabupaten/Kota dan sudah diverifikasi District Coordinator dikirim kepada Data Manajemen Spesialist di ROMS. Data yang dikirim ke pusat/Jakarta dari setiap Asosiasi hanya melalui DMS ROMS. Untuk menghindari kesimpangsiuran pengiriman oleh asosiasi.

Data dikirim kepada CMAC dan Sekretariat Asosiasi Pusat

2.6 SEKRETARIAT ASOSIASI PUSAT

Sekretariat Asosiasi melakukan validasi data yang diterima. Jika masih ada anomali atau kesalahan maka data dikembalikan untuk dikoreksi.

(6)

2.7 MANAJEMEN INFORMATION SYSTEM (MIS) TEAM CMAC

Data yang sudah terkoreksi setelah validasi oleh Sekretariat Asosiasi akan disusun dalam data reporting dan siap untuk diupload dalam aplikasi data SIM di Web.

Secara bertahap data yang tadinya di input dalam format excel akan seluruhnya dibuat dalam aplikasi. Asosiasi akan menerima pelatihan agar trampil dalam mengupload data aplikasi SIM Asosiasi.

FORMAT DATA ASOSIASI

Data yang diperlukan untuk penguatan asosiasi ada 2 jenis yaitu: 1. Data pada tingkat Badan Pengelola-SPAMS di Desa 2. Data pada tingkat Asosiasi

1. Data pada tingkat BP-SPAMS/Desa

Mencakup seluruh informasi yang ada di desa, baik data umum desa maupun data sarana SPAMS serta data badan pengelola. Asosiasi mengumpulkan data tingkat BP-SPAMS Desa pada seluruh anggota asosiasi.

Ada sebanyak 8 (delapan) formulir isian data (ceklist) yang harus diisi yaitu: 1. Daftar Desa Penerima manfaat Kegiatan Asosiasi

2. Form 1: Data Profil Desa

3. Form 2: Data Organisasi Badan Pengelola 4. Form 3: Data Sumber Air Baku

5. Form 4: Data Jenis Sarana Air Minum

6. Form 5: Pemantauan Kondisi dan Kinerja Layanan SPAMS 7. Form 6: Pemantauan Kinerja Administrasi

8. Form 7: Pemantauan Kinerja Kemitraan

(7)

Pengisian data awal harus dilakukan pada tahap awal pemantauan dengan menggunakan dana bantuan program penguatan dasar atau program penguatan intensif. Asosiasi akan mengisi (entry) data awal kedalam bentuk format/template excel dan untuk pemutahiran data selanjutnya dilakukan secara berkala setiap 3 (tiga) bulan dalam format aplikasi SIM secara online melalui situs/website Pamsimas.

2. Data pada tingkat Asosiasi

Mencakup informasi yang ada di tingkat asosiasi. Ada 3 formulir data pada tingkat ini yang harus diisi yaitu:

1. Form A: berisi data Profil Asosiasi dan Kinerja SPAMS (diperoleh dari hasil rekapitulasi data tingkat BP-SPAMS/Desa)

2. Form B :berisi data layanan Asosiasi

3. Form C: berisi data Tata kelola dan Keuangan

Form data pada tingkat Asosiasi di isi setiap 6 (enam) bulan sekali. Dengan tujuan untuk mengetahui kemajuan kinerja baik Asosiasi maupun BP-SPAMS/desa.

TATA CARA PENGISIAN FORMULIR DATA ASOSIASI – DATA AWAL

• Setiap form harus diisi dan ditulis dalam huruf cetak (agar mudah dibaca)

• Bila dilakukan verifikasi dengan kunjungan lapangan maka sebelum meninggalkan tempat /desa agar dipastikan/cek bahwa semua form sudah terisi. Jangan ada informasi yang terlewatkan.

• Baca dengan teliti panduan pengisian cek list, agar data/informasi yang dikumpulkan akurat. Informasi yang diisi dalam formulir harus sesuai kondisi yang ada, jika ada yang kurang jelas/tidak mengerti dapat menghubungi/kontak Sekretariat Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan nasional, pada alamat dibawah ini :

 Catharina Haryono, No HP 0817163100 atau 082125731303  Simon Juangga, No HP 081315926743

(8)

PENJELASAN FORMAT DAN CARA PENGISIAN DATA BP-SPAMS /

DESA

I. Form Daftar Desa Penerima Manfaat Kegiatan Asosiasi

a. Pada kolom desa/kelurahan agar diisi nama desa/kelurahan yang terdaftar sebagai anggota asosiasi tingkat Kabupaten/Kota.

b. Pada kolom Kecamatan dituliskan nama kecamatan.

c. Kotak diisi dengan tanda ( √ ) /contreng untuk jawaban yang dianggap paling sesuai dengan situasi/fakta yang ada. Jika tidak harap dikosongkan kotaknya.

II. Formulir Data Pada Tingkat Asosiasi

1. Form 1: Data Profil Desa

A. DATA UMUM

1.1. Jumlah Dusun di Desa.

(9)

Data dusun diisi dengan angka yang menyatakan banyaknya atau jumlah dusun yang terdapat dalam desa yang bersangkutan.

1.2. Jumlah Penduduk Desa

Jumlah penduduk desa diisi angka yang menyatakan banyaknya jumlah penduduk baik dihitung dalam jiwa dan KK

1.2.1. Untuk penduduk perempuan

• Mencatat banyaknya jumlah penduduk berjenis kelamin perempuan (dewasa dan anak-anak), cukup ditulis angka jumlah jiwa saja.

• Diisi dengan angka

1.3. Kondisi Pelayanan Air Minum (seluruhnya di tingkat desa)

1.3.1. Jumlah Penduduk yang sudah mendapat layanan air minum layak.

• Yang dimaksud disini adalah penduduk (dalam satuan KK) yang memiliki akses air minum layak dari sumber manapun, dan penduduk yang sudah mendapat akses air minum layak itu tersebar dalam berapa dusun. Layak disini adalah memenuhi syarat 3 K (kuantitas, kualitas dan kontinuitas). • Diisi dengan angka.

1.3.2. Jumlah Penduduk yang sudah mendapat layanan air minum jenis perpipaan • Diisi dengan angka

1.3.2.1. Jumlah Sambungan Rumah (SR)

• Untuk sambungan rumah diisi dengan angka,

• Jumlah SR yaitu jumlah seluruh sambungan perpipaan yang sudah sampai ke dalam rumah rumah.

• Jumlah KK yaitu jumlah seluruh KK yang menggunakan sambungan rumah melalui SR tersebut.

1.3.3. Jumlah dusun dan jenis program air minum yang pernah diterima di desa • Yaitu SPAMS terbangun dan masih dalam keadaan berfungsi sepenuhnya

atau sebagian yang ada di desa.

(10)

• Jawaban bisa lebih dari satu program.

• Badan pengelola (BP) yang masih aktif diberi tanda (v).

• Jika sarana masih berfungsi akan tetapi tidak ada Badan Pengelola, maka form yang terkait data organisasi/Badan Pengelola (Form 2,5,6,7) tidak perlu diisi.

Catatan:

Jumlah SPAMS yang dibangun melalui program-program tersebut, masing-masing akan didata/dicatat pada form berikutnya (Form 2 s/d 7). Untuk itu Form 2 s/d 7 dapat digandakan sebanyak jumlah SPAMS yang berfungsi tersebut.

Misalnya sistem (SPAMS) yang dibangun dari :

• Program Pamsimas akan diisi dengan kode A pada Form 2 s/d 7. Contohnya : 2.A; 3.A ; .. ;7.A

• Program DAK akan diisi dengan kode B pada Form 2 s/d 7. Contohnya : 2.B; 3.B ; .. ;7.B

• Program PNPM Perkotaan akan diisi dengan kode C pada Form 2 s/d 7. Contohnya : 2.C; 3.C ; .. ;7.C

• Program PNPM Perdesaan akan diisi dengan kode D pada Form 2 s/d 7. Contohnya : 2.D; 3.D ; .. ;7.D

• Program Swadaya/Perorangan akan diisi dengan kode E pada Form 2 s/d 7. Contohnya : 2.E; 3.E ; .. ;7.E

• Dan pada Program Lainnya diisi dengan kode F pada Form 2 s/d 7. Contohnya : 2.F; 3.F ; .. ;7.F

1.4. Kondisi Pelayanan Sanitasi (data ini diperoleh dari Sanitarian Puskesmas setempat)

1.4.1. Jumlah penduduk yang sudah akses Jamban Sehat • Diisi dengan angka, dalam satuan KK

1.4.1.1. Jumlah penduduk yang sudah akses jamban sehat permanen • Permanen artinya sepenuhnya bertembok dinding

• Diisi dengan angka, dalam satuan KK

(11)

1.4.1.2. Jumlah penduduk yang sudak akses jamban sehat semi permanen

• Semi Permanen artinya separuh bangunan berdinding tembok

1.4.1.3. Jumlah penduduk yang sudah akses jamban sehat sharing • Sharing artinya jamban digunakan bersama oleh

beberapa KK

1.4.2. Jumlah Wirausaha STBM yang dilatih • Diisi dengan angka, dalam satuan jiwa

1.4.2.2. Jumlah Wirausaha STBM yang dilatih-perempuan • Diisi dengan angka, dalam satuan jiwa

1.4.3. Jumlah Wirausaha STBM yang aktif • Diisi dengan angka, dalam satuan jiwa

1.4.3.2. Jumlah Wirausaha STBM yang aktif-perempuan • Diisi dengan angka, dalam satuan jiwa

1.4.4. Jumlah sekolah yang pernah menerima program STBM atau Cuci Tangan Pakai Sabun (CTPS)

• Diisi dengan angka, dalam satuan unit sekolah

B. KONDISI SOSIAL EKONOMIS DAN GEOGRAFIS

1.5. Kondisi Sosial Ekonomis 1.5.1. Mata pencaharian Utama

• Yang dicatat hanya rata-rata mata pencaharian utama penduduk. Misalnya mayoritas penduduk adalah bertani. Maka cukup diberi tanda (v) pada

(12)

kotak bertani. Jika tidak ada dalam pilihan jawaban, maka dapat dijawab pada kolom “lainnya”.

1.5.2. Rata-rata penghasilan penduduk

• Diberi tanda (v) pada jawaban yang sesuai..

1.5.3 Besar biaya rata-rata pengeluaran untuk air minum • Diberi tanda (v) pada jawaban yang sesuai.

1.6. Kondisi geografis. 1.6.1. Tipe wilayah

• Diberi tanda (v) pada jawaban yang sesuai.

1.6.2.Tipe tanah

• Diberi tanda (v) pada jawaban yang sesuai.

2. Form 2 : Data Organisasi

2.1. Nama Badan Pengelola

• Diisi dengan Nama Badan Pengelola

2.2. Tanggal berdiri

• Diisi dengan waktu terbentuknya Asosiasi yang dicantumkan dalam AD/ART

2.3. Aspek Legal

• Pilih salah satu yang sesuai dan beri tanda (v). Jika memiliki lebih dari satu dokumen ,maka yang diambil adalah dokumen yang paling kuat aspek legalnya (disini adalah akte notaris).

• Pada kotak SK pemerintah daerah termasuk pula dalam jawaban ini bila tercatat di Bagian Kesbangpol Daerah

2.3.1. AD/ART

• Pilih salah satu dan beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban

(13)

2.3.2. Logo/bendera/simbol

• Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban

2.4. Kepengurusan

2.4.1.Jumlah pengurus yang aktif Diisi dengan jumlah pengurus

2.4.2.Jumlah pengurus yang wanita

Diisi dengan jumlah pengurus wanita

2.4.3.Pengurus dari dusun yang belum terlayani

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban

2.4.4.Tingkat Pendidikan Pengurus.

Jawaban bisa lebih dari 1. Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban

2.4.5. Pengurus Memiliki kemampuan teknis. • Dalam kotak isi angka jumlah orang 2.4.5.1. Jenis keahlian yang dimiliki.

• Bisa lebih dari 1 jawaban. Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban

2.4.6. Sumber pelatihan

• Jawaban bisa lebih dari 1. Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban dan diisi dengan angka pada jumlah orang

2.5. Durasi/periode Kepengurusan

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban

2.6. Struktur dan bidang Kepengurusan

Jawaban dapat lebih dari satu .Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

(14)

2.7. Dewan Pembina

Jawaban dapat lebih dari satu .Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

2.8. Keanggotaan

2.8.1.Jumlah Pelanggan

Diisi dengan angka pada jumlah KK pelanggan

2.8.2.Jumlah Pelanggan Sambungan Rumah/SR.

Diisi dengan angka pada jumlah KK yang menggunakan SR

2.9. Dokumen Perencanaan yang dimiliki.

Jawaban dapat lebih dari satu. Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

2.9.1.Integrasi Dokumen Perencanaan.

Yang dimaksud integrasi adalah bahwa rencana pada dokumen PJM Pro-Aksi BPSPAMS sudah dimasukan dalam perencanaan resmi desa. Bisa sebagian rencana, atau seluruh rencana.

3. Form 3 : Data Sumber Air Baku

3.1. Sumber air baku yang digunakan

Jawaban bisa lebih dari 1. Untuk setiap jawaban tersebut harus diberi tanda (v) pada kotak yang sesuai.

3.1.1.Mata Air

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban 3.1.2.Air Tanah

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban 3.1.3.Air Permukaan

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban 3.1.4.Air Hujan

(15)

3.1.5.Sumber Air Baku Lainnya

Yang dimaksud tapping PDAM adalah sumber air baku diambil dari system milik PDAM. Biasanya ini dilakukan diwilayah pinggiran kota yang sudah ada pelayanan PDAM.

3.2. Lokasi sumber air baku dari Pemukiman

3.3. Kapasitas sumber air 3.2.1. Kapasitas sumber air

Diisi dengan angka

3.2.2. Kapasitas terpakai Diisi dengan angka

3.4. Kualitas

Jawaban bisa lebih dari 1. Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban

3.5. Kontinuitas

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban

3.6. Kuantitas Curah Hujan

Hanya diisi untuk air baku dari air hujan. Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban

4. Form 4 : Data Jenis Sistem dan Sarana Air Minum & Sanitasi

A. Sistem Pelayanan Air Minum

4.1. Jenis Pilihan (Opsi) Teknologi yang Digunakan

Jawaban dapat lebih dari 1. Isi dengan angka jumlah unitnya. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya

(16)

4.2. Sumber Energi untuk Operasi

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya

B. Jenis Sarana Air Minum dan Sanitasi Terbangun 4.3. Bangunan Penangkap dan Produksi

Jawaban bisa lebih dari satu jika di desa digunakan lebih dari satu jenis sarana dan isi dengan angka pada jawaban yang sesuai.

4.4. Bangunan Pelayanan dan Distribusi 4.4.1. Bangunan pelayanan

Jawaban bisa lebih dari satu jika di desa digunakan lebih dari satu jenis sarana.

Diisi dengan angka unit pada jawaban yang sesuai

4.4.2. Perpipaan

Diisi dengan angka dan diharapkan untuk menjawab data pipa transmisi dan distribusi. Pipa Transmisi adalah pipa yang dipergunakan untuk mengalirkan air baku ke unit pengolahan atau mengantarkan air bersih, dari unit pengolahan ke unit distribusi utama atau reservoir pembagi. Pipa Distribusi adalah adalah pipa utama untuk mendistribusikan air bersih dari reservoir distribusi ke daerah palayanan melalui titik-titik tapping sambungan sekunder.

4.5. Bangunan Pelengkap/Penunjang

Jawaban bisa lebih dari 1. Diisi dengan angka pada unit yang sesuai

4.6. Keberfungsian SPAM

Dengan mengecek pada point 4.3, 4.4 dan 4.5

4.7. Sarana Sanitasi

Lihat pada form 1. Jawaban bisa lebih dari 1.

(17)

5. Form 5 : Operasi dan Pemeliharaan Sarana A. Operasi dan Pemeliharaan

5.1. Frekuensi Operasional Sistem Penyediaan Air Minum dan Sanitasi (SPAMS) Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jika jawaban ada pada

kotak lainnya harap dituliskan/dijelaskan secara singkat.

5.2. Jenis sarana (unit-unit) yang secara rutin dilakukan pemeliharaan

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya

5.3. Jenis sarana (unit-unit) yang secara berkala dilakukan pemeliharaan

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya

B. Iuran dan Tarif

5.4. Sumber Iuran/Biaya Operasional dan Pemeliharaan

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jawaban bisa lebih dari satu. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya.

5.5. Persentase jumlah Pelanggan yang rutin membayar iuran Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban.

5.6. Frekuensi Pembayaran Iuran oleh Pelanggan

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya.

5.7. Rata-rata Iuran Tiap Bulan yang dibayarkan oleh Pelanggan Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban.

5.8. Jenis Penerapan Iuran

(18)

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya.

5.9. Rata-rata Besar Tarif per Meter Kubik (Rp/M3)

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya.

5.10.Biaya Pemasangan Sambungan Rumah (SR) dan Biaya Abonemen per Bulan 5.10.1. Biaya Pemasangan Sambungan Rumah/SR

Diisi dengan angka, dalam satuan rupiah 5.10.2. Biaya Abonemen per Bulan

Diisi dengan angka, dalam satuan rupiah

5.11. Rata-rata Total Pendapatan Iuran Tiap Bulan

Diisi dengan angka rupiah. Untuk mencatat total Saldo minta pada pengurus BPSPAMS buku kas untuk dicatat saldo pada hari kunjungan.

5.12.Pemanfaatan Iuran 5.12.1. Biaya Rutin

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jawaban bisa lebih dari satu. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya.

5.12.2.Biaya Non Rutin (berkala)

5.13. Rata-rata Total Pengeluaran Biaya Operasional dan Pemeliharaan (BOP) per bulan dari Pemanfaatan Iuran

Penghitungan dapat dilakukan dengan membuat rata-rata total pengeluaran biaya BOP dari pemanfaatan iuran selama 3 bulan terakhir. Contoh:

Bulan Total Penerimaan (Rp.) Total Pengeluaran (pemanfaatan iuran) (Rp.) Total BOP (Rp.)

(19)

Ke-1 5.000.000,- 4.000.000,- 3.000.000,-

Ke-2 5.000.000,- 4.500.000,- 3.500.000,-

Ke-3 5.000.000,- 4.250.000,- 3.000.000,-

Rata-rata 4.250.000,- 3.166.000,-

6. Form 6 : Pemantauan Kinerja Administrasi A. Administrasi Umum

6.1. Jenis Pembukuan Administrasi Umum

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jawaban bisa lebih dari satu Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya.

6.2. Inventaris Kantor yang dimiliki

6.3 Buku Aset Unit Produksi, Unit Pelayanan &Distribusi, dan Unit Pelengkap/Penunjang

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban.

B. Administrasi Keuangan

6.4. Jenis Buku Administrasi Keuangan yang ada

6.5. Laporan Keuangan Berkala

6.6. Tempat/Lokasi menyampaikan laporan keuangan

6.7. Media yang digunakan untuk Pelaporan keuangan

(20)

7. Form 7 : Pemantauan Kinerja Kemitraan

7.1. Pertemuan Koordinasi dengan Pemerintah desa mengenai pembahasan kemitraan Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya.

7.2. Pernah menerima dan alokasi desa (DAD)

Untuk yang PERNAH menerima DAD dituliskan jumlah nominalnya dan diisi kapan diterimanya. (bisa dilihat dari kwitansi, atau buku banknya)

7.3. Pertemuan dengan pihak Mitra

7.4. Jika PERNAH, sebutkan jenis mitra yang pernah ditemui

7.5. Jika PERNAH, Jenis bantuan yang pernah diterima

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jawaban bisa lebih dari satu. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya

7.6. Jika PERNAH, Jenis kegiatan yang pernah diterima

Beri tanda (v) pada kotak yang sesuai dengan jawaban. Jawaban bisa lebih dari satu. Jika jawaban pada kotak lainnya harap dituliskan jawabannya

PENJELASAN FORMAT DAN CARA PENGISIAN DATA TINGKAT

ASOSIASI

(21)

FORM A. Data Profil Asosiasi dan Kinerja SPAMS

Form ini diisi oleh Asosiasi Kabupaten/Kota setiap enam bulan. Untuk data umum pada tingkat Kabupaten data dapat diperoleh dari Kantor Pemda/SKPD. Untuk data dilokasi Pamsimas, data diambil dari form BP- SPAMS yang telah dikumpulkan sebelumnya (ceklist BP-SPAMS/Desa)

1. Data Asosiasi

(Nama Asosiasi, Alamat Kecamatan, Kabupaten, Provinsi) agar diisi dengan lengkap. Gunakan huruf cetak yang mudah dibaca.

2. Data Anggota Asosiasi

2.1. Jumlah Desa seluruh Kabupaten.

Data ini bisa diperoleh dari Pemda. Diisi dengan angka jumlah desa yang ada di kabupaten.

2.1.1. Jumlah Penduduk Seluruh Kabupaten

Data ini bisa diperoleh dari Pemda. Diisi dengan angka jumlah jiwa dan angka jumlah KK

2.2. Jumlah Desa yang menjadi anggota Asosiasi

Diisi dengan angka jumlah desa yang terdaftar sebagai anggota Asosiasi 2.2.1. Jumlah Penduduk Desa yang menjadi anggota Asosiasi

Diisi dengan angka jumlah jiwa dan angka jumlah KK dari seluruh desa anggota Asosiasi

2.3. Jumlah Desa yang mempunyai Badan Pengelola

Diisi dengan angka jumlah desa yang memiliki Badan Pengelola (baik dari program Pamsimas dan non Pamsimas)

2.3.1. Jumlah desa yang mempunyai BP-SPAMS program Pamsimas Diisi dengan angka jumlah desa hanya di lokasi program Pamsimas

2.4. Jumlah Badan Pengelola

(22)

Diisi dengan angka total jumlah Badan Pengelola (baik dari program Pamsimas dan non Pamsimas) yang masih aktif.

2.4.1. Jumlah Badan Pengelola yang dibentuk melalui program Pamsimas (BP-SPAMS) Diisi dengan angka jumlah Badan Pengelola hanya dari program Pamsimas

2.4.2. Jumlah Badan Pengelola yang telah menjadi anggota Asosiasi

Diisi dengan angka, menyatakan jumlah Badan Pengelola yang telah resmi bergabung dengan Asosiasi

3. Data Akses Air Minum

3.1. Jumlah Penduduk yang sudah mendapat layanan air minum yang layak

Diisi dengan angka jumlah jiwa dan angka jumlah KK dari total seluruh desa di Kabupaten.

3.1.1. Jumlah sambungan rumah (SR)

Diisi dengan angka jumlah SR dan angka jumlah KK Data ini merupakan rekapitulasi data per desa

3.2. Jumlah desa yang mempunyai sarana Berfungsi Baik

Diisi dengan angka jumlah desa baik pamsimas maupun non pamsimas yang mempunyai sarana berfungsi baik.

3.2.1. Jumlah desa yang mempunyai sarana berfungsi baik di Pamsimas

Diisi dengan angka jumlah desa di lokasi pamsimas yang mempunyai sarana berfungsi baik.

3.3. Jumlah desa yang mempunyai sarana Berfungsi Berfungsi Sebagian

Diisi dengan angka jumlah desa baik pamsimas maupun non pamsimas yang mempunyai sarana berfungsi sebagian.

Yang dimaksud berfungsi sebagian adalah dari bangunan penangkap dan produksi, bangunan Pelayanan dan Distribusi serta bangunan pelengkap/penunjang ada yang berfungsi tetapi ada juga yang tidak berfungsi sehingga sebagian penduduk yang tadinya memperoleh akses air minum menjadi tidak dapat akses.

(23)

3.3.1. Jumlah desa yang mempunyai sarana berfungsi sebagian di Pamsimas

3.4. Jumlah desa yang mempunyai sarana Tidak Berfungsi

Diisi dengan angka jumlah desa baik pamsimas maupun non pamsimas yang mempunyai sarana tidak berfungsi.

Tidak berfungsi artinya masyarakat sama sekali tidak dapat akses dari sarana air minum tersebut.

3.4.1 Jumlah desa yang mempunyai sarana tidak berfungsi di Pamsimas

Diisi dengan angka jumlah desa di lokasi pamsimas yang mempunyai sarana tidak berfungsi.

Tidak berfungsi artinya masyarakat sama sekali tidak dapat akses dari sarana air minum tersebut.

4. Data Akses Sanitasi

Data ini merupakan akumulasi data akses sanitasi seluruh desa di Kabupaten 4.4. Jumlah Penduduk yang sudah akses Jamban Sehat Permanen (JSP)

Diisi dengan angka jumlah KK

4.5. Jumlah Penduduk yang sudah akses Jamban Sehat Semi Permanen (JSSP) Diisi dengan angka jumlah KK

4.6. Jumlah Penduduk yang sudah akses Jamban Sehat Sharing Diisi dengan angka jumlah KK

5. Data Tata Kelola dan Kelembagaan

5.4. Jumlah desa yang mempunyai Badan Pengelola/BP dengan status legal (resmi) Diisi dengan angka jumlah desa yang mempunyai BP dengan status legal.

Status legal yang dimaksud disini adalah memiliki Surat Keputusan atau Akte Notaris.

5.5. Jumlah desa anggota Asosiasi yang sudah melakukan kemitraan

Diisi dengan angka jumlah desa yang sudah melakukan kemitraan dengan pihak pemda, swasta, BUMD dll.

(24)

Data ini merupakan akumulasi data kemitraan BP-SPAMS seluruh desa anggota Asosiasi

5.5.1. Jumlah desa Pamsimas yang sudah melakukan kemitraan

Diisi dengan angka jumlah desa Pamsimas yang sudah melakukan kemitraan dengan pihak pemda, swasta, BUMD dll.

FORM B : Data Layanan oleh Asosiasi

Form ini dimaksudkan untuk memperoleh data dan informasi di dalam Asosiasi Kabupaten/Kota. Sebaiknya saat mengisi form ini seluruh pengurus hadir sehingga jawaban yang akan diisi tidak menjadi pendapat pribadi salah satu pengurus melainkan berdasarkan fakta/situasi yang terjadi dalam Asosiasi memberikan layanan kepada anggota .Form ini diisi oleh Asosiasi Kabupaten/Kota setiap enam bulan.

1. Komunikasi dan Koordinasi

Kegiatan yang tercatat dalam 6 (enam) bulan terakhir

1.1. Kegiatan pertemuan anggota

Diisi dengan angka jumlah pertemuan anggota yang dilakukan. Lokasi kegiatan ini tidak harus hanya ditingkat kabupaten tetapi juga pertemuan anggota di lokasi desa anggota asosiasi atau ditingkat kecamatan/koordinator wilayah. Dapat dilihat dari buku kunjungan atau buku kegiatan Asosiasi.

Jumlah desa yang terlibat adalah yang hadir dalam pertemuan anggota (baik hadir hanya sekali maupun lebih). Data dapat dilihat dari Daftar hadir setiap kali pertemuan anggota.

1.2. Kegiatan penyebaran edaran,angket, dan formulir isian Diisi dengan angka jumlah kegiatan yang dilakukan.

Jumlah desa yang terlibat adalah desa yang menerima materi edaran, angket dan formulir isian. Dapat dilihat dari catatan pengiriman materi ke anggota dalam buku expedisi dll di sekretariat asosiasi kabupaten/kota.

1.3. Kegiatan komunikasi lewat telepon dan SMS

(25)

Diisi dengan angka jumlah kegiatan yang dilakukan.

1.4. Kegiatan komunikasi lewat internet (email dan social media) Diisi dengan angka jumlah kegiatan yang dilakukan.

1.5. Kegiatan kunjungan Perwakilan Asosiasi ke desa-desa. Diisi dengan angka jumlah kegiatan yang dilakukan. 1.6. Kegiatan komunikasi lainnya

Agar disebutkan kegiatan lainnya tersebut.

2. SIM, MONEV dan PPM

2.1. Asosiasi memiliki data base anggota dan lembaga SPAMS lainnya. Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai.

2.2. Asosiasi memiliki system pengelolaan penanganan pengaduan masyarakat/PPM Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai.

2.3. Asosiasi melakukan pengkajian data melalui study, survey,angket atau evaluasi yang relevan

Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai. Jika menjawab ya ada, harap dituliskan kegiatan apa saja.

3. Perencanaan Pengembangan

3.1. Asosiasi mempunyai Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) untuk periode terakhir Jika ada sebutkan RKA tahun berapa

3.2. Asosiasi memiliki Rencana Rinci Kegiatan (RRK) Jika ada sebutkan RRK tahun berapa

4. Peningkatan Kapasitas Anggota (Badan Pengelola) 4.1. Jumlah kegiatan pelatihan teknis

(26)

Diisi dengan jumlah pelatihan yang diadakan.

4.2. Jumlah kegiatan pelatihan teknis Pamsimas Diisi dengan jumlah pelatihan yang diadakan.

4.3. Jumlah peserta pelatihan teknis Pamsimas Diisi dengan angka jumlah total peserta pelatihan 4.3.1. Jumlah peserta perempuan

Diisi dengan angka jumlah peserta perempuan

4.4. Jumlah kegiatan pelatihan bidang tatakelola dan keuangan Diisi dengan jumlah pelatihan yang diadakan.

4.5. Jumlah kegiatan pelatihan bidang tatakelola dan Keuangan Pamsimas Diisi dengan jumlah pelatihan yang diadakan.

4.6. Jumlah peserta kegiatan pelatihan bidang tatakelola dan Keuangan Pamsimas. Diisi dengan angka jumlah total peserta pelatihan

4.6.1. Jumlah peserta perempuan

Diisi dengan angka jumlah peserta perempuan

5. Advokasi dan Sosialisasi

5.1. Jumlah kegiatan advokasi dan sosialisasi

Diisi dengan angka jumlah kegiatan advokasi dan sosialisasi.

5.1.1. Jumlah advokasi dan sosialisasi di Pemda

Diisi dengan angka jumlah kegiatan advokasi dan sosialisasi di pemda

5.1.2. Jumlah advokasi dan sosialisasi di desa

Diisi dengan angka jumlah kegiatan advokasi dan sosialisasi di desa

5.1.2.1 Jumlah kegiatan advokasi dan sosialisasi di desa pamsimas

(27)

Diisi dengan angka jumlah kegiatan advokasi dan sosialisasi didesa pamsimas.

6. Fasilitasi Teknis dan Optimalisasi Kinerja BP

6.1. Jumlah kunjungan konsultasi BP ke Asosiasi

Diisi dengan Jumlah desa yang mendatangi/mengunjungi kantor asosiasi

6.1.1. Jumlah kunjungan konsultasi BP ke Asosiasi bidang teknis

Diisi dengan jumlah desa yang mengunjungi asosiasi untuk konsultasi teknik

6.1.2. Jumlah kunjungan konsultasi BP ke Asosiasi bidang tatakelola dan keuangan Diisi dengan jumlah desa yang mengunjungi asosiasi untuk konsultasi bidang tatakelola dan keuangan.

6.2. Jumlah rata-rata kunjungan oleh pengurus asosiasi ke desa Diisi dengan angka jumlah kunjungan pengurus asosiasi ke desa.

6.2.1. Jumlah rata-rata pengurus asosiasi yang melakukan kunjungan ke desa

Diisi dengan angka jumlah pengurus yang melakukan kunjungan ke desa untuk membantu permasalahan di BP-SPAMS.

6.2.2. Jumlah rata-rata tenaga ahli yang dikirim saat kunjungan ke desa

Diisi dengan angka jumlah tenaga ahli yang dikirim ke desa untuk membantu permasalahan di BP-SPAMS.

7. Kegiatan dan Jenis Kunjungan

7.1. Jumlah kunjungan ke desa melakukan kajian teknis

Diisi dengan angka jumlah desa yang mendapat kunjungan asosiasi untuk kajian teknis.

7.2. Jumlah kunjungan ke desa melakukan perbaikan teknis

Diisi dengan angka jumlah desa yang mendapat kunjungan asosiasi untuk melakukan perbaikan.

(28)

7.2.1. Jumlah kunjungan teknis melakukan perbaikan teknis selesai

Diisi dengan angka jumlah desa yang masalahnya dapat terselesaikan melalui perbaikan teknis oleh asosiasi

7.3. Jumlah kunjungan ke desa pembahasan pengelolaan (mediasi)

Diisi dengan angka jumlah desa yang mendapat kunjungan asosiasi untuk membahas pengelolaan BP-SPAMS

7.3.1. Jumlah kunjungan ke dasa pembahasan pengelolaan (mediasi) selesai

Diisi dengan angka jumlah desa yang masalahnya dapat terselesaikan melalui mediasi oleh asosiasi

8. Dukungan Alat dan Teknologi

8.1. Asosiasi memiliki acuan teknis, daftar kontak penyedia, dan teknologi Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

8.2. Asosiasi memiliki peralatan teknis Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

8.3. Asosiasi memiliki peralatan pengganti (suku cadang) Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

8.4. Asosiasi mempunyai unit produksi sendiri Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

FORM C: Tata Kelola dan Keuangan Asosiasi

1. Pengurus dan Organisasi

(29)

1.1. Jumlah Anggota Pengurus Asosiasi Diisi dengan angka, jumlah orang

1.1.1 Jumlah anggota asosiasi perempuan Diisi dengan angka, jumlah orang

1.2. Sekretariat Asosiasi memiliki tenaga administrasi

Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai. Isi angka jumlah tenaga administrasi

1.2.1 Ketersediaan waktu tugas di asosiasi Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

1.2.2 Alokasi anggaran untuk tenaga administrasi Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

1.2.3 Tenaga administrasi memiliki pengalaman/pendidikan yang sesuai Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

1.3. Asosiasi mempunyai tenaga teknik

Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai. Isi angka jumlah tenaga teknik

1.3.1. Ketersediaan waktu tugas di asosiasi Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

1.3.2. Alokasi anggaran untuk tenaga teknik Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

1.3.3. Tenaga administrasi memiliki pengalaman/pendidikan yang sesuai Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

1.4. Asosiasi mempunyai tenaga keuangan

Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai. Isi angka jumlah tenaga keuangan

(30)

1.4.1. Ketersediaan waktu tugas di asosiasi Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

1.4.2. Alokasi anggaran untuk tenaga keuangan Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai

1.4.3. Tenaga administrasi memiliki pengalaman/pendidikan yang sesuai Beri tanda V pada jawaban yang sesuai

1.5. Asosiasi mempunyai akses ke jasa dan tenaga ahli

Tenaga ahli bisa anggota asosiasi yang memiliki keahlian yang dibutuhkan, bisa pula dari luar asosiasi yang sudah masuk dalam daftar tenaga ahli yang dapat diminta membantu asosiasi melayani anggotanya jika ada masalah teknis tertentu.

1.5.1.Ketersediaan waktu tenaga ahli

Bila tenaga ahli siap sedia jika sewaktu dibutuhkan asosiasi kapanpun, maka jawaban adalah selalu ada

1.5.2.Alokasi anggaran untuk akses ke jasa dan tenaga ahli Beri tanda (v) pada jawaban yang sesuai.

1.5.3.Ada sarana pendukung tugas jasa dan tenaga ahli

Yang dimaksud disini adalah Asosiasi menyediakan dukungan bagi jasa dan tenaga ahli yang akan membantu di desa atas permintaan asosiasi.

2. Pendanaan

2.1. Iuran Anggota Asosiasi (BP) Diisi dengan jawaban yang sesuai.

Diisi dengan angka jumlah rupiah iuran yang ditetapkan.

2.2. Asosiasi memiliki unit usaha

(31)

Diberi tanda (v) pada jawaban yang sesuai

2.3. Dukungan pendanaan Asosiasi 2.3.1. Dukungan dana pemda

Diberi tanda (v) pada jawaban yang sesuai

2.3.2. Dukungan dana pihak lain (dalam rangka CSR) Diberi tanda (v) pada jawaban yang sesuai

2.3.3. Dukungan dana program pamsimas. Diberi tanda (v) pada jawaban yang sesuai

PENUTUP

Pengumpulan data Asosiasi merupakan kegiatan yang sangat penting dan krusial. Karena kesalahan pengumpulan data atau ketidak akuratan data atau informasi akan mempengaruhi rencana kegiatan untuk meningkatkan kinerja BP-SPAMS maupun asosiasi.Dengan tersusunnya manual ini diharapkan Asosiasi yang akan melakukan pengumpulan informasi dilapangan dapat menggunakannya sebagai pedoman dan tidak ada keraguan untuk mengisi format yang ada dengan data yang akurat.

(32)

LAMPIRAN-LAMPIRAN

I. DATA PADA TINGKAT BP-SPAMS DESA

(33)

Form 1. Data Profil Desa

(34)

Form 2 Data Organisasi

(35)

Form 3 Data Sumber Air Baku

(36)

Form 4 Jenis Sistem dan Sarana Air Minum

(37)

Form 5 Operasi dan Pemeliharaan SPAM

(38)

Form 6 - Pemantauan Kinerja Administrasi

(39)

Form 7 Pemantauan Kinerja Kemitraan

(40)

DATA PADA TINGKAT ASOSIASI KABUPATEN/KOTA

FORM A – Profil dan Kinerja SPAMS

(41)

FORM B – Data Layanan Asosiasi

(42)

FORM C – Tata Kelola dan Keuangan Asosiasi