SIKLUS PENGGAJIAN DAN
MANAJEMEN SUMBER
DAYA MANUSIA
N. Tri Suswanto Saptadi
6/3/2016 nts/sia 1
Aktivitas Siklus Penggajian
■ Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan
dalam siklus penggajian ?
1. Perbarui File Induk Penggajian 2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak 3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran 4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
Perbarui File Induk Penggajian
(Aktivitas 1)
■ Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk
mencerminkan berbagai jenis perubahan
penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.
■ Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian
dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.
6/3/2016 nts/sia 3
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
(Aktivitas 2)
■
Aktivitas kedua dalam siklus manajemen
sumber daya manusia / penggajian adalah
memperbarui informasi mengenai tarif dan
pemotongan pajak lainnya.
■
Perubahan tersebut terjadi ketika bagian
penggajian menerima pembaruan
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
■
Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian
adalah memvalidasi data waktu dan
kehadiran pegawai.
■
Informasi ini datang dalam berbagai
bentuk, bergantung pada status
pembayaran pegawai.
6/3/2016 nts/sia 5
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
■
Apakah skema pembayaran itu ?
–
Kartu waktu digunakan untuk
membayar pegawai yang berdasar per
jam.
–
Laporan tersendiri bagi profesional
–
Komisi langsung atau komisi gaji plus
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
Prosedur:
■ Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai.
■ Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan waktu yang digunakan pada setiap kerja.
6/3/2016 nts/sia 7
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
■ The payroll clerk calculates batch totals and enters them along with the time data.
■ The batch totals are recalculated by the computer after subsequent processing steps.
■ Data transaksi penggajian dimasukkan melalui terminal online.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas
3):
Peluang untuk menggunakan
teknologi informasi
■
Apakah peluang untuk menggunakan teknologi
informasi Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)?
– Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.
– Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja.
– Penggunaan jam waktu elektronis
6/3/2016 nts/sia 9
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
■ Aktivitas keempat dalam siklus penggajian
adalah mempersiapkan penggajian.
■ Data mengenai jam kerja diberikan dari
departemen tempat pegawai bekerja..
■ Informasi tingkat gaji didapat dari file induk
penggajian.
■ Orang yang bertanggunjawab membuat cek
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
■ Prosedur:
■ Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen oerasi komputer.
■ File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.
■ File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai.
6/3/2016 nts/sia 11
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
■ Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih
■ Apakah jenis pemotongan penggajian?
– Potonagn pajak penghasilan
– Potongan sukarela
Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
: Peluang untuk menggunakan
teknologi informasi
■ Apakah peluang untuk menggunakan teknologi informasi mempersiapkan penggajian(Aktivitas 4)?
– Menghasilkan dan menyalurkan laporan penggajian elektronis daripada laporan kertas.
– Terminal online
– Intranet perusahaan
6/3/2016 nts/sia 13
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
■
Aktivitas kelima adalah pembayaran yang
sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
■
Sebagian besar pegawai dibayar dengan
menggunakan cek atau dengan
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
■ Prosedur :
■ Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar penggajian dikirim ke bagian hutang usaha untuk ditinjau dan disetujui.
■ Voucher pengeluaran kemudian dibuat.
■ Voucher pengeluaran dan penggajian kemudian dikirim ke kasir.
6/3/2016 nts/sia 15
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
: Peluang
pemakaian teknologi informasi
■
Apakah peluang pemakaian teknologi informasi
ke pembayaran gaji
(Aktivitas 5)?
–
Penyimpanan langsung
Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan
(Aktivitas 6)
■ Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
■ Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam
persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
■ Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
6/3/2016 nts/sia 17
Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)
■
Banyak perusahaan juga menawarkan pada
para pegawai mereka rencana kompensasi
fleksibel.
■
Banyak perusahaan menawarkan dan
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn
Lain-Lain (Aktivitas 7)
■ Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
■ Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
6/3/2016 nts/sia 19
Keluarkan Pajak Penghasilan dan
Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)
■
Lembaga pemerintah terkait
menspesifikasikan waktu untuk
pembayaran ini.
■
Dana yang secara sukarela dikurangi dari
cek gaji pegawai untuk berbagai
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
■ Fungsi utama kedua dari SIA dalam
manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang
memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicacat valid. 3. Semua transaksi penggajian yang valid dan
diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
6/3/2016 nts/sia 21
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
5. Peraturan pemerintah terkait yang
berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
■ Apakah ancaman-ancamannya?
1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk
2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi 4. Data waktu yang tidak akurat
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat 6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan 7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa
otorisasi
8. Kinerja yang kurang baik
6/3/2016 nts/sia 23
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
■ Apakah prosedur pengendalian yang dapat diterapkan?
– Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasikeahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan
– Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan
– Pemindahan tugas
Tujuan Pengendalian,
Ancaman, dan Prosedur
– Setoran langsung
– Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian
– Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim
– Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian
– Pengendalian akses
– Prosedur pembuatan cadangan
– Enkripsi data
6/3/2016 nts/sia 25
Kebutuhan Informasi dan
Prosedur
■ Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
Kebutuhan Informasi dan
Prosedur
1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang
2 Kinerja pegawai
3 Moral pegawai
4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan
penggajian
6/3/2016 nts/sia 27
Kebutuhan Informasi dan
Prosedur
■ Beberapa informasi biasanya diberikan oleh
sistem penggajian.
■ Informasi lainnya, seperti data tentang
keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.
■ Informasi lainnya, seperti data mengenai moral
Model Data Siklus Penggajian
6/3/2016 nts/sia 29
Model Data Siklus Penggajian
■ Apakah hubungan antara keahlian dan
perekrutan itu ?
– Satu-ke-banyak
■ Hubungan banyak ke banyak antara keahlian
Model Data Siklus Penggajian
■ Apakah hubungan antara kegiatan perekrutan dan lamaran pekerjaan itu?
– Banyak-ke-banyak
■ Mengapa?
– Karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan
– Tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan.
