MODUL 6
STRUKTUR ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI
Setiap perusahaan hendaknya memiliki rencana strategis yang mengidentifikasi arah bisnis di masa yang akan datang.
Setiap perusahaan membentuk struktur organisasi atau struktur didalam perusahaan yang mengidentifikasi tanggung jawab untuk setiap posisi pekerjaan dan hubugan antara posisi-posisi.
PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi adalah mengidentifikasikan tanggung jawab bagi masing-masing jabatan pekerjaan dan hubungan antara jabatan-jabatan itu sendiri.
Struktur organisasi juga mengidentifikasi bagaimana semua tanggung jawab pekerjaan saling melengkapi. Struktur organisasi berdampak pada efisiensi dimana suatu perusahaan menghasilkan produknya dan oleh karena itu berdampak pada nilai perusahaan.
Cara Struktur Organisasi Suatu Perusahaan Mencapai Rencana Strategis
Sebuah struktur organisasi mengidentifikasi tanggung jawab untuk setiap posisi pekerjaan serta hubungan antara posisi ini. Secara tipikal, struktur organisasi bervariasi untuk berbagai perusahaan.
Struktur organisasi suatu perusahaan dapat digambarkan dengan bagan organisasi yang merupakan sebuah diagram yang memperlihatkan interaksi tanggung jawab masing-masing karyawan.
Struktur Organisasi
Alokasi Karyawan
untuk berbagai
Tugas Pekerjaan
Biaya Perusahaan
Penghasilan Perusahaan
Alur Perintah
Struktur organisasi mengindikasikan alur perintah yang mengidentifikasi jabatan pekerjaan, yang harus dipertanggungjawabkan oleh masing-masing tipe karyawan.
Alur perintah juga mengindikasikan siapa yang bertanggung jawab atas berbagai kegiatan. Karena para karyawan sering kali berhadapan dengan persoalan yang memerlukan komunikasi dengan divisi lain, maka akan membantu jika mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk setiap jenis pekerjaan.
Presiden (CEO) adalah penanggung jawab akhir untuk tercapainya sukses sebuah perusahaan. Secara normal presiden berusaha mengkoordinasikan semua divisi dan menentukan arah bisnis perusahaan. Di sebagian besar perusahaan, banyak tugas manajerial didelegasikan kepada para manajer lain. Para wakil presiden secara normal mengawasi suatu divisi yang spesifik atau fungsi perusahaan secara luas dan bertanggung jawab kepada presiden.
Contoh Bagan Organisasi
Wewenang Dewan Direksi
Setiap perusahaan memiliki dewan direksi, atau beberapa orang eksekutif yang bertanggung jawab untuk memantau kegiatna presiden perusahaan dan para manajer tingkat tinggi yang lain. Para direktur dipilih oleh para pemegang saham, mereka berkedudukan sebagai wakil para pemegang saham.
Para anggota dewan, yang merangkap sebagai para manajer dari perusahaan yang sama (misalnya direktur utama) disebut sebagai anggota dewan
direksi dalam. Para anggota dewan yang bukan manajer perusahaan itu disebut sebagai anggota dewan direksi luar.
Jangkauan Pengawasan
Manajemen puncak menentukan jangkauan pengawasan, atau jumlah karyawan yang berada di bawah setiap manajer. Jika struktur organisasi dirancang agar setiap manajer hanya mengawasi beberapa karyawan, maka struktur itu memiliki jangkauan pengawasan yang sempit. Sebaliknya, jika dirancang agar setiap manajer mengawasi banyak karyawan maka struktur memiliki jangkauan pengawasan yang luar. Jika sebuah perusahaan memiliki banyak karyawan yang melaksanakan tugas sederhana, maka jangkauan pengawasan luas yang digunakan, karena para karyawan dengan mudah dapat dikelola oleh satu atau dua orang manajer. Dalam sebuah perusahaan yang memiliki tugas-tugas yang sangat berbeda, maka diperlukan para manajer yang memiliki berbagai keterampilan untuk dapat mengelola berbagai tugas itu. Hal ini mengakibatkan jangkauan pengawasan yang sempit.
Puncak Organisasi
Struktur organisasi juga dapat dijelaskan dari ukuran tingginya. Struktur organisasi yang tinggi memperlihatkan bahwa terdapat banyak lapisan dari dasar struktur hingga puncak. Sebaliknya, struktur organisasi yang pendek (atau datar) menunjukkan bahwa tidak terdapat jarak lebar dari dasar struktur hingga puncak, karena tidak terdapat banyak lapisan karyawan dari dasar hingga ke puncak
Banyak perusahaan yang dapat menggunakan jangkauan pengawasan luas cenderung memiliki struktur organisasi datar. Sebaliknya, perusahaan yang perlu menggunakan jangkauan pengawasan sempit, cenderung mempunyai struktur organisasi yang tinggi, dengan banyak lapisan.
Sentralisasi
Desentralisasi
Dalam beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan ter-desentralisasi, yang berarti bahwa wewenang terbagi diantara berbagai divisi atau para manajer. Bentuk ekstrim dari desentralisasi adalah otonomi, dimana divisi diperbolehkan membuat keputusan sendiri dan bertindak secara independen. Kecenderungan pada desentralisasi disebabkan keuntungan potensial. Pelimpahan wewenang dapat meningkatkan moral dari para karyawan, yang mungkin akan lebih bersemangat jika mereka diberi tanggung jawab yang lebih besar. Sebagai tambahan, para manajer ini menjadi lebih berpengalaman dalam mengambil keputusan. Oleh karena itu, dimasa yang akan datang mereka berkualifikasi untuk jabatan manajemen tingkat tinggi. Desentralisasi telah memberi kontribusi pada inovasi dari sejumlah besar perusahaan teknologi, karena lebih banyak manajer yang menjadi lebih kreatif.
Desentralisasi dapat bermanfaat untuk mempercepat proses pembuatan keputusan. Keputusan dibuat lebih cepat jika para pembuat keputusan tidak diwajibkan menunggu persetujuan dari para manajer puncak. Banyak perusahaan, seperti IBM telah didesentralisasi, untuk mempercepat pengambilan keputusan mereka.
Keuntungan dan Kerugian Desentralisasi
Struktur oganisasi yang terdesentralisasi mampu meningkatkan kinerja perusahaan karena alasan berikut ini.
1. Desentralisasi menurunkan biaya operasi, karena gaji beberapa karyawan yang tidak diperlukan lagi dapat dihapus.
2. Mempercepat proses pembuatan keputusan, karena para karyawan di tingkat yang lebih bawah diberi lebih banyak kekuasaan.
3. Memotivasi beberapa karyawan dengan memberikan banyak tanggung jawab kepada mereka.
4. Memungkinkan para karyawan yang sangat terlibat dalam produksi produk tertentu untuk memberikan masukan mereka.
Kerugian
memiliki pengalaman untuk membuat keputusan seperti itu atau cenderung untuk tidak berbuat demikian. Disamping itu, jika para manajer menengah dan pengawas diberi tanggung jawab yang sangat besar, terdapat kemungkinan bahwa mereka tidak mampu menyelesaikan semua tugas mereka.
Tingkat Desentralisasi yang Wajar
Tingkat desentralisasi yang wajar untuk setiap perusahaan tergangutn pada keahlian para manajer, yang dapat memberi tanggung jawab yang lebih besar. Desentralisasi bermanfaat jika para manajer yang diberi lebih banyak wewenang, mampu mengelola tanggung jawab tambahan mereka itu.
Perampingan
Perampingan adalah usaha suatu perusahaan untuk mengurangi pengeluaran dengan membatasi jabatan pekerjaan.
BENTUK-BENTUK STRUKTUR ORGANISASI 1. Organisasi Lini
Suatu struktur organisasi yang hanya terdiri dari jabatan lini dan tidak terdapat jabatan staf.
Tipe struktur organisasi ini mungkin tepat bagi bisnis yang tidak mampu merekrut staf pendukung, seperti perusahaan manufaktur yang kecil.
2. Organisasi Lini dan Staff
Suatu struktur organisasi yang terdiri dari baik jabatan lini dan staf serta pemberian wewenang kepada para karyawan yang berasal dari manajemen dari tingkat yang lebih tinggi.
Organisasi Lini Organisasi Lini dan Staf
Menciptakan Struktur Yang Memungkinkan Lebih Banyak Masukan Karyawan
Berikut ini adalah dua metode umum untuk mengubah struktur organisasi agar memperoleh masukan dari karyawan :
1. Organisasi Matriks
Organisasi yang memungkinkan berbagai bagian dari perusahaan berinteraksi untuk berfokus pada proyek khusus.
2. Intrapreneurship
Pemberian tugas kepada karyawan tertentu dari suatu perusahaan untuk menciptakan gagasan, seolah-olah mereka adalah pengusaha yang menjalankan perusahaannya sendiri.
Struktur Organisasi Informal
Semua perusahaan memiliki struktur organisasi formal dan informal. Struktur organisasi informal adalah jaringan komunikasi informal yang terdapat diantara para karyawan perusahaan.
Beberapa karyawan berinteraksi karena mereka bekerja pada tugas yang sejenis. Interaksi diantara para karyawan dalam divisi yang tidak berhubungan sering kali terjadi diruangan makan siang, pada saat acara sosial, atau juga sebagai akibat suatu keputusan yang memerlukan masukan dari dua divisi yang berbeda.
METODE MEMBENTUK DEPARTEMEN TUGAS
Pada saat mengembangkan atau memperbaiki struktur organisasi, pertama-tama manajemen tingkat tinggi harus mengidentifikasi semua tugas yang berbeda serta tanggung jawab yang dilakukan oleh perusahaan. Langkah yang berikut adalah untuk membentuk departemen tugas dan tanggung jawab itu, yang berarti menyerahkan tugas tanggung jawab pada departemen yang berbeda.
Cara terbaik untuk membentuk departemen tergantung dari karakteristik bisnis itu. Dengan memanfaatkan metode membentuk departemen yang efisien mengenai tugas dan tanggungjawab, suatu perusahaan dapat meminimalkan biaya serta memaksimalkan nilainya. Berikut ini adalah empat metode untuk membentuk departemen yang paling sering digunakan :
1. Per Fungsi
Jika perusahaan membuat departemen per fungsi, maka perusahaan tersebut mengalokasikan tugas dan tanggungjawab sesuai dengan fungsi para karyawan. Divisi keuangan, pemasaran, dan produksi terpisah. Sistem ini sesuai bagi perusahaan yang memproduksi hanya satu atau beberapa produk, terutama jika para manajer berkomunikasi lintas fungsi.
2. Per Produk
Di perusahaan yang lebih besar, dengan banyak produk, adalah umum untuk membuat departemen per produk. Tugas dan tanggung jawab dibagi menurut tipe produk yang dihasilkan.
3. Per Lokasi
Tugas dan tanggung jawab dapat juga berbentuk departemen per lokasi, dengan mendirikan kantor regional, untuk mengelola daerah geografis yang spesifik. Sistem ini mungkin akan menarik jika para pelanggan korporasi di lokasi tertentu sering kali membeli berbagai jenis produk perusahaan.
4. Per Pelanggan
