Sistem Dan Prosedur Akuntansi Penerimaan Dan Pengeluaran Kas Pada PTPN III Unit Sei Mangkei Chapter III IV

15 

Teks penuh

(1)

BAB III

SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI DAN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PTPN III UNIT SEI MANGKEI

A.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Akuntansi merupakan sebuah alat yang sangat penting bagi seluruh pihak

perusahaan untuk melaksanakan beberapa tahapan dan rencana kerja dari

mekanisme sistem informasi. Informasi sangat penting bagi sebuah manajemen

baik dalam perencanaaan, pelaksanaan, maupun pengendalian. Dalam ruang

lingkup sistem informasi akuntansi secara keseluruhan akan dapat lebih mudah

diatur dan dimengerti bila masing – masing bagian dari istilah tersebut

didefenisikan antara lain terdiri dari tiga elemen yaitu : sistem, informasi, dan

akuntansi

1. Sistem dan Prosedur

Sistem dan prosedur merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat

dipisahkan satu sama lain. Suatu sistem baru bisa terbentuk bila di

dalamnya terdapat beberapa prosedur yang mengikutinya. Menurut

(Mulyadi, 2010:5) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi

menyatakan bahwa “ Sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat menurut

pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan

sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya

melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat

(2)

terjadi secara berulang-ulang.” Menurut M.Nafarin mengenai definisi

prosedur yaitu :“Prosedur (Procedure) adalah urut-urutan seri tugas yang

salingberkaitan dan dibentuk guna menjamin pelaksanaan kerja

yangseragam”(2009:9).

Terdapat dua kelompok dasar pendekatan dalam mendefinisikan

sistem yaitu berdasarkan pendekatan pada prosedurnya dan yang

berdasarkan pendekatan komponennya.

2. Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna untuk

membuat keputusan. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena

informasi menurunkan ketidakpastian (atau meningkatkan pengetahuan)

Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola

dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi tersebut

merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan

metode ataupun cara – cara tertentu.Pengertian Informasi Menurut

Raymond Mc.leod, (2001) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi

bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi

pengambilan keputusan saat ini atau mendatang . Pengertian Informasi

Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM adalah data yang telah diklasifikasikan

atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses

(3)

3. Akuntansi

Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas,

mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan

dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang

menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu

keputusan serta tujuan lainnya.

Menurut Kusnadi dalam bukunya Pengantar Akuntansi Keuangan

tahun 2000 mengemukakan bahwa: “Akuntansi adalah suatu seni atau

keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat

diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa

sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak

yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan

dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat

diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif di bidang

ekonomi.”

Jadi Sistem Informasi Akuntansimerupakan sistem informasi

fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti

sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi

produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem

informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.

Hal ini menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun

sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem

(4)

sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang

aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi into informasi yang dapat

digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Melakukan kontrol secara

tepat terhadap aset organisasi.

4. Pengertian Penerimaan Kas

Sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat

untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau

dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum

perusahaan. Menurut Mulyadi (2008:439)). Penerimaan kas perusahaan

berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai

dan penerimaan kas dari piutang.

5. Pengertian Pengeluaran Kas

Dalam perusahaan, pengeluaran kas merupakan suatu transaksi yang

sering terjadi. Menurut Soemarso S.R (2009), Pengeluaran kas adalah suatu

transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo kas dan bank milik

perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang

maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas.Menurut

Azhar Susanto (2004), pengeluaran kas adalah transaksi yang

mengakibatkan berkurangnya saldo kas tunai dan atau rekening bank.

(5)

B. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PTPN III Sei Mangkei

1. Prosedur Penerimaan Kas

Gambar 3. Sistem Penerimaan Kas PTPN III Unit Sei Mangkei Sumber : Kantor PTPN III Sei Mangkei

RJP (Rencana Jangka Panjang)

RKO (Rencana Kerja Operasional)

Cash Flow

DPUK

Droping Dana

RAB (Rencana

Anggaran Belanja) RAB draft I & II Definitif( penguncian biaya)

Breakdown Per bulan RKAP (Rencana Kerja

(6)

Keterangan :

1. RJP( RencanaJangka panjang) adalah dasar pengelolaan perusahaan atau

pengelolaan biaya perusahaan yang di gunakan dalam jangka 5 tahun

dengan alur perbandingan atau pengawalan dalam untuk kegiatan

operasional perusahaan.

2. Penyusunan RAB ( Rencana Anggaran Belanja) disusun setiap

pertengahan tahun berjalan (sekitar bulan Juli ) untuk menganggarkan

biaya-biaya dalam satu tahun kedepan. RAB disusun oleh krani Anggaran

dengan menggabungkan setiap biaya dari misalnya bagian tanaman, APK,

ATU, teknik,gudang dan lain-lain yang menjadi beban kebun. Penyebaran

tenaga& tarif menjadi dasar penyusunan RKAP yang dituangkan dalam

RAB 18 tentang tarif Harian Kerja/HK per hari.

3. RAB kemudian dibagi menjadi dua draft yaitu, draft I dan II. Draft I berisi

usulan biaya-biaya yang dianggarkan untuk RKAP yang dibuat oleh

Kebun kemudian diserahkan ke kandir. Perbedaan Draft I dan II biasanya

pada jumlah nominalnya. Draft II menganggarkan nominal yang lebih

kecil dari draft I karena usulan draft I yang ditolak oleh kandir. Jarak

waktu antara draft I dan II sekitar satu minggu sejak diajukannya draft I.

Setelah draft I diajukan dan beberapa biaya ditolak, maka draft II diajukan

ke kandir untuk diperiksa dan disetujui.

4. Setelah kandir menyetujui draft II kemudian pihak kandir membuat

defenitif / biaya pasti yang akan mereka anggarkan atau jumlah dana yang

(7)

5. Definitif dikirim ke kebun agar bagian anggaran dapat membuat

breakdown per bulan atau anggaran setiap bulan atas definitif yang

diberikan.

6. Setelah penyusunan breakdown bulanan selesai barulah RKAP terbentuk.

Penyebaran tenaga dan tarif menjadi dasar penyusunan RKAP yang

dituangkan dalam RAB 18 tentang tarif Harian Kerja/HK per hari.

Bagian Krani APK, Tanaman dan Anggaran terlibat langsung dalam

penyusunan RKAP kebun untuk satu tahun ke depan berdasarkan buku

pedoman penyusunan RKAP dari Kantor direksi.

Keterangan Tambahan :

1. RKO (Rencana Kerja Operasional) disusun setelah RKAP.RKO dijadikan

sebagai acuan kebun dalam melaksanakan realisasi dari RKAP atas

kegiatan operasional perusahaan.RKO juga berisi biaya-biaya yang

dianggarkan kebun. Berikut beberapa ketentuan dalam RKO:

a. Biaya di turunkan 3 % dari RKAP

b. Produksi dinaikkan sebesar 5% dari RKAP

2. RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan) merupakan kumpulan

data-data mengenai biaya yang di anggarkan untuk 1 tahun kedepan.

RKAP dilaksanakan untuk operasional dalam pengelolaan biaya

perusahaan, biasanya RKAP disusun pada pertengahan tahun atau sekitar

(8)

3. RKO (Rencana Kerja Operasional) adalah pelaksanaan dalam kegiatan

operasional perusahaan yang dilakukan perusahaan dalam tahun yang di

setujui oleh Direksi.

4. Cash Flow adalah sekumpulan biaya yang di keluarkan perusahaan untuk

kegiatan perusahaan yang telah di setujui oleh Direksi demi kelancaran

dan kelangsungan kegiatan perusahaan.

5. DPUK (Daftar Permintaan Uang Kerja) adalah permintaan uang kerja

untuk kebutuhan atau untuk kegiatan operasianl perusahaan setiap

bulannya, biaya – biayanya adalah biaya yang di butuhkan untuk

pembayaran pada pihak pemborong atau pihak rekanan

6. Dana Droping adalah dana yang di butuhkan perusahaan untuk

pembayaran – pembayaran gaji karyawan, untuk kegiatan operasional

kebun yang telah di setujui oleh kantor direksi

7. Pembuatan RJP di lihat 2 tahun sebelumnya untuk mengetahui rencana

kerja selanjutnya..

Perusahaan ini juga seringkali mendapatkan tambahan kas dari kantor

direksi melalui ketentuan ketentuan seperti berikut :

1. Dana sumbangan kemalangan (STM) yang di bayarkan pada karyawan

yang telah meninggal dunia. Yang di berikan pada pihak keluarga

tersebut.

2. Dana SHT (Santunan Hari Tua) yang di bayarkan pada pihak karyawan

yang telah pensiun atau yang telah habis masa jabatannya atau masa

(9)

3. JHT (Jaminan Hari Tua) yaitu jaminan yang di berikan pada pihak

perusahaan seperti jaminan kesehatan yang masih di berikan pada

karyawan yang telah pensiun.

Dari uraian diatas sumber pemasukan kas PTPN III Unit Sei Mangkei

bersumber dari kantor Direksi yang diajukan melalui rencana anggaran yang

telah ditetapkan sebelumnya.

2. Prosedur Dana Masuk Kas Perusahaan

Gambar 4. Dana Masuk Ke Kas Sumber : PTPN Unit Sei Mangkei

Kas yang diterima perusahaan unit Sei Mangkei masuk melalui anggaran

daftar permintaan uang kerja yang disetujui oleh distrik manager yang

kemudian dikirim melalui kantor direksi dengan segala ketentuan yang berlaku

yang kemudian digunakan untuk seluruh akivitas perusahaan dan pembiayaan

operasional. Berikut keterangan prosedur bagan diatas :

1. Pihak kebun membuat dan mengajukan DPUK (Daftar Permintaan

Uang Kerja) ke kantor Distrik. Diantaranya permintaan seperti :

permintaan gaji, Order Pembelian Lokal, dan pembayaran pada

DPUK Distrik Manajer Kantor Direksi

(10)

pihak ke tiga.pengajuan tersebut berdasarkan cash flow di kebun

masing – masing.

2. Setelah di periksa oleh bagian teknis terkait di Kantor Distrik,

selanjutnya kantor Distrik melakukan screeninguang kerja kebun

untuk di teruskan ke Kantor Direksi. Di Kantor Disrtik teknis terkait

melakukan evaluasi rincian DPUK (Dana Permintaan Uang Kerja)

dan memeriksa rincian administrasi dan bagian keungan Distrik

merekapitulasi dari setiap kantor kebun. Di Kantor Direksi bagian

keuangan Kandir, kepala urusan terkait, dan kepala bidang

keuangan Distrik melakukan pembahasan ketepatan alokasi dana

dengan mempertimbangkan skala proiritas dan kondisi keuangan

serta membandingkan RKO (Rencana Kerja Operasional) masing –

masing kebun. Kandir mengirimkan DPUK (Dana Permintaan Uang

Kerja) hasil evaluasi ke bagian keuangan dan anggaran untuk

melakukan droping dana kepada kantor Distrik dan Kebun.Kantor

Kebun mencatat ke bukti penerimaan Droping dana (AU 9) untuk

kemudian dilakukan pencairan dana menggunakan cek dan dicatat

di buku penerimaan Kas.

3. KTU menerima droping dana dari kantor direksi untuk pembayaran

biaya – biaya.

(11)

Pada PTPN III unit sei mangkei, banyak pengeluaran – pengeluaran

yang harus di biayai oleh perusahaan. Pembiayaan tersebut yaitu segala yang

dikeluarkan perusahaan dalam berbagai hal seperti :

1. Biaya operasional kantor

Segala biaya – biaya yang terjadi selama jam kerja yang disertai

dengan bukti transaksi

2. Biaya gaji pegawai dan honorer

Gaji dan upah dibayarkan sesuai dengan golongan, jabatan, dan

jam kerja masing masing karyawan yang telah ditetapkan

sebelumnya oleh ATU.

3. Administrasi Upah

Sistem pembayaran upah karyawan tetap dan karyawan

lepas/borongan dilaksanakan sesuai prosedur pengeluaran

kas.Untuk pembayaran kepada karyawan borongan dilengkapi

SPK (Surat Perintah Kerja).

4. Bonus, Tunjangan Hari Raya, Pensiun

a. Bonus dibiayakan dalam RKAP tahun berjalan yang besarnya

ditetapkan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

b. Tunjangan Hari Raya Keagamaan (THR) diberikan kepada

seluruh karyawan yang pelaksanaannya ditentukan oleh Direksi.

c. Karyawan di ikutsertakan dalam program pensiun yang

diselenggarakan oleh Dana Pensiun Perkebunan

(12)

5. Tunjangan Cuti

Karyawan yang telah bekerja secra terus-menerus selama 1 tahun

berhak atas cuti tahunan selama 12 hari kerja, dan mendapat

tunjangan berupa uang cuti.

6. Dan segala pengeluaran lainnya yang menyangkut tentang

perusahaan

Pengeluaran kas biasanya secara umum berbentuk pembayaran

tagihan/penggantian, pembelian , biaya yang sifatnya untuk

kepentingan perusahaan atau untuk kegiatan operasional

perusahaan agar menghasilkan laba. Dalam pengeluaran kas

memerlukan prosedur agar kas dalam dikeluarkan secara resmi.

Berikut tabelnya.

Kas tidak dapat keluar begitu saja dengan mudah. Ada tahap –

tahap atau prosedur yang harus dilalui untuk dapat mengeluarkan kas.

Seluruh kegiatan wajib atau pembiayaan dalam perusahaan harus

melalui prosedur yang benar. Seperti halnya dalam pelajaran akuntansi

yang kita pelajari, bukti transaksi adalah hal yang penting untuk menjaga

kebenaran dan keaslian suatu bukti. Dalam perusahaan sei mangke pun

bukti transaksi diperlukan kemudian disertai bukti pengesahan dari

Bukti Transaksi

(13)

bagian ATU sehingga dana dapat dikeluarkan dan dapat segera

(14)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian dan pembahasan secara teoritis dan hasil riset pada

PT Perkebunan Nusantara III Sei Mangkei, maka pada bab IV ini penulis akan

menarik beberapa kesimpulan danmemberikan saran yang dapat dilakukan

yang mungkin bermanfaaat bagi perusahaan dan orang yang membaca.

A. Kesimpulan

1. Sistem penerimaan kas PTPN III Unit Sei Mangkei hanya bersumber

dari pusat atau kantor direksi yang prosedur kas masuk ke dalam

perusahaan unit melalui perancangan anggaran kerja, yang telah

dipaparkan sebelumnya yang kemudian disetujui oleh pihak - pihak

terkait. Semua biaya operasional ataupun segala pengeluaran

dijabarkan dalam rancangan jangka panjang ataupun jangka pendek

yang kemudian disetujui dan dana dapat dikeluarkan melaui kantor

direksi. Rancangan ini telah dibuat 2 tahun sebelumnya agar dapat

deverifikasi oleh dewan direksi yang setelah disetujui maka dana dapat

di keluarkan. Oleh sebab itu sistem penerimaan kas perusahaan ini

sudah terstrukrur dan berjalan dengan baik.

2. Sistem pengeluaran kas pada PTPN III Unit Sei Mangkei sama seperti

pengeluaran didalam setiap usaha. Bukti transaksi ataupun perencanaan

sebelumnya berpengaruh dalam aktivitas pengeluaran kas. Perencanaan

(15)

yang legal akan membuat sistem pengeluaran kas berjalan dengan baik.

Prosedur pengeluaran kas dimulai oleh bukti transaksi yang kemudian

diajukan kepada asisten keuangan dan setelah itu harus meminta

persetujuan manajer terlebih dahulu setelah mendapat izin baru kas

dapat dikeluarkan untuk pembiayaan dalam operasional perusahaan.

Dengan demikian sistem pengeluaran kas sudah dibuat dan dijalankan

dengan baik dan aman.

B. Saran

1. Perusahaan sebaiknya melakukan rapat koordinasi antara bagian yang

berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas untuk mngetahui

masalah yang dihadapi dan mencari pemecahan masalah, serta

perusahaan harus mengambil tindakan tegas dengan pemberian sanksi.

2. Kebijakan yang telah digariskan hendaknya menjadi pedoman dan

pengalaman di masa yang akan datang serta memperhatikan

prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum dan juga memperhatikan apakah

ada kemungkinan penambahan terhadap sistem informasi tersebut

melihat perkembangan saat ini.

3. Perusahaan seharusnya lebih mengutamakan pengendalian internal

control agar tidak menimbulkan kesalahan dan penyalahgunaan sistem

informasi yang telah dilakukan sebelumnya. Dikarenakan pengendalian

Figur

Gambar 3. Sistem Penerimaan Kas PTPN III Unit Sei Mangkei
Gambar 3 Sistem Penerimaan Kas PTPN III Unit Sei Mangkei . View in document p.5
Gambar 4. Dana Masuk Ke Kas
Gambar 4 Dana Masuk Ke Kas . View in document p.9

Referensi

Memperbarui...