BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Hubungan arsip dengan administrasi pada hakekatnya merupakan dua sisi sebuah mata uang yang sulit dipisahkan meskipun tampak adanya garis pemisah yang jelas. Arsip sebagai bagian dari suatu proses administrasi hanya ada apabila organisasi itu berjalan sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi. Kita yakin tidak mungkin ada organisasi bila tiada kegiatan administrasi yang bermuara pada keberadaan arsip karena keberadaan arsip di satu instansi / organisasi bukanlah hal yang diciptakan secara khusus, tetapi lahir secara otomatis sebagai bukti berjalannya suatu fungsi instansi/organisasi tersebut dan merupakan informasi yang terekam dalam berbagai media seperti kertas, film, foto,slide, gambar, foster, kaset, dan sebagainya. Selain itu arsip bukanlah hasil samping dari kegiatan administrasi, melainkan endapan rekaman informasi pelaksanaan kegiatan administrasi itu sendiri. Untuk itu arsip harus dikelola sesuai dengan aturan yang ada, dengan tujuan bila diperlukan mudah di temukan dengan cepat dan tepat serta terselamatkannya arsip-arsip yang memiliki nilai guna permanen atau sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan warisan budaya bangsa
B. Deskripsi Singkat
Modul ini memaparkan tentang proses pengelolaan arsif inaktif yang meliputi pendataan, langkah-langkah pendataan, penyusunan rencana penataan, membuat proposal, langkah-langkah penataan dan penyusunan daftar arsip serta penyimpanan arsip pada bok dan rak arsip
C. Kompetensi yang diharapkan
Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata diklat ini diharapkan peserta diklat memiliki kemampuan dalam membuat perencanaan serta keterampilan dalam mengelola arsip inaktif.
D. Indikator
Indikator-indikator hasil belajar adalah :
1. Peserta mampu memahami pengetian pendataan, langkah-langkah pendataan. 2. Peserta mampu menyusun rencanaan penataan
3. Peserta mampu mampu pengertian penataan, langkah-langkah penataan. 4. Peserta mampu melaksanakan pengelolaan arsip inaktif
5. Peserta mampu membuat daftar arsip dan menata arsip pada bok arsip serta pada rak arsip atau pada sarana penyimpanan arsip
E. Pokok Bahasan 1. Pendataan
BAB II
PENDATAAN ARSIP
A. Pengertian
Pendataan arsip merupakan suatu proses kegiatan untuk mengumpulkan, mengidentifikasi dan mengolah keseluruhan data dan informasi tentang arsip-arsip yang tercipta pada unit-unit organisasi. Proses pendataan pada dasarnya adalah upaya menginventarisasi mengenai jumlah, kurun waktu, subtansi informasi kondisi arsip serta hal lain yang diperlukan sebagai dasar perencanaan pengelolaannya. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus sedang arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Fungsi pendataan arsip untuk mengetahui data tentang arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi. Diharapkan dengan adanya pendataan arsip akan dapat dipahami dan disusun suatu perencanaan penataan/pembenahan arsipLangkah-langkah Pendataan
Pendataan arsip pada dasarnya merupakan proses kegiatan untuk mengumpulkan data-data yang perpedoman pada kaidah-kaidah metode penelitian. Setiap tahapan dalam penelitian sebenarnya dapat diterapkan dalam kegiatan pendataan. Akan tetapi karena arsip memiliki kekhasan bentuk, focus perhatian yang perlu dipertimbagkan dalam kegiatan pendataan arsip adalah substansi didalam mengumpulkan data. Kegiatan pengumpulan data ini dibutuhkan suatu teknik pengumpulan data dalam bentuk daftar pertanyaan atau formulir. Daftar atau formulir ini menjadi sangat penting karena akan mempengaruhi data apa saja yang akan dikumpulkan. Kesalahan dan kekurangan informasi dalam daftar pertanyaan atau formulir akan mengakibatkan arsip-arsip tidak akan teridentifikasi secara menyeluruh sesuai dengan yang dibutuhkan.
1. Pendataan Struktur dan Fungsi Organisasi
Pelaksanaan fungsi-fungsi instansi/organisasi tercermin dalam arsip-arsip yang terbagi dan tertata di unit-unit kerja. Oleh karena itu untuk mengetahui keberadaan arsip perlu dilakukan pendataan unit-unit kerja dan fungsi unit
organisasi yang tercermin dalam struktur organisasi. Memahami struktur organisasi perlu dilakukan, selain untuk mendata unit-unit kerja dan fungsi unit organisasi dalam struktur organisasi yang masih berlaku, juga untuk mengetahui perkembangan organisasi
2. Pendataan Arsip
Pendataan arsip dilakukan untuk mengidentifikasi mengenai :
a. Kondisi fisik arsip yaitu berkaitan dengan keadaan fisik arsipnya seperti robek, rusak, rapuh, buram, dan sebagainya
b. Kondisi tempat penyimpanan,misalnya:suhu,cahaya,kelembaban,ventilasi, dll c. Media rekan arsip, misalnya kertas, kaset, video, film, optical disc dan lain-lain d. Jumlah arsip yang ada di unit kerja berapa meter linier (1 meter linier = 100
cm linier)
e. Kurun waktu adalah waktu dari arsip yang tertua sampai termuda di tempat pendataan
f. Sistem penataan adalah tata cara penyimpanan arsip pada waktu aktifnya seperti system penataan berdasarkan abjad, subyek,nomor, tanggal, geografi dan lain-lain
g. Alat temu balik (access) adalah suatu sarana yang digunakan untuk penemuan kembali arsip yang dapat berupa buku agenda,daftar pertelaan,inventarisasi dan lain-lain.
h. Asal arsip adalah unit kerja pencipta arsip i. Lokasi arsip adalah tempat penyimpanan arsip
j. Unit kerja adalah tempat dilakukannya pendataan arsip, misalnya Tata usaha, Kepegawaian, Keuangan
Contoh :
Formulir Pendataan Arsip
Nama Instansi : Dinas Pendidikan Nasional Kota Pontianak Alamat :
Unit Kerja : Tata Usaha Lokasi Arsip : di Gudang Arsip Asal Arsip : Bagian Umum Kondisi Ruangan : Baik
Kondisi Arsip : Baik Media Rekam : Kertas
Jumlah : 20 Meter linier (2.000 cm linier) Kurun Waktu : 1999 – 2008
Sistem Penataan : Sistem Subyek Alat Temu Balik : Agenda Pelaksana Survei : Rudi
Tanggal : 22 April 2009
3. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip
Kegiatan pendaftaran arsip berupa pendataan melalui suatu survey terhadap arsip-arsip yang berada di unit-unit kerja dan unit kearsip-arsipan merupakan langkah awal dari proses kegiatan penyusutan. Dari hasil survey pendataan berkas arsip ini dibuat Daftar Ikhtisar Arsip. Daftar Ikhtisar ini merupakan kompilasi dari seluruh data berkas arsip dari seluruh unit kerja yang terkumpul sebagai hasil pendataan. Dalam daftar ikhtisar arsip berisi beberapa informasi yaitu :
a. Nama Instansi b. Alamat Instansi c. Nomor Urut d. Asal arsip e. Kurun waktu
f. Jumlah g. Media rekam h. Sistem pendataan i. Lokasi
j. Keterangan
Daftar ikhtisar arsip ini digunakan sebagai dasar untuk menyusun perencanaan pembenahan arsip. Ketepatan data sangat menentukan dalam menghitung kebutuhan pembenahan arsip.
DAFTAR IKHTISAR ARSIP Nama Instansi : Dinas Pendidikan Nasional Kota Pontianak Alamat : -
No Asal Arsip Kurun Waktu Jumlah Media
Rekam Sistem Penataan 1. 2 3 4.
Bagian tata Usaha Bidang Pendidikan SD Bidang Pendidikan SLTP/SMU Bidang Pendidikan Kejuruan 1989 -2001 1990-2006 1998-2007 1999-2008 20 ml 10 ml 25 ml 15 ml Kertas Kertas Kertas Kertas Subyek Subyek Subyek Subyek
B. Penyusunan Rencana Penataan Arsip
Akhir kegiatan pendataan arsip adalah penyusunan rencana penataan arsip. Berdasarkan Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan-kebutuhan apa yang diperlukan untuk penatan arsip. Kebutuhan-kebutuhan-kebutuhan ini terdiri dari: peralatan dan perlengkapan, biaya, tenaga dan waktu penataannya.
1. Peralatan dan Perlengkapan
a. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penataan arsip antara lain ATK terdiri dari kertas HVS, ballpoint, spidol, cutter, staples, klip (jepit kertas), pensil, penghapus pensil, white board (jika perlu).
b. Rak Arsip c. Bok Arsip d. Folder e. Label Bok f. Kartu deskripsi
g. Masker, tali rafia dan sebagainya.
Jumlah kebutuhan peralatan dan perlengkapan penataan arsip yang diperlukan, ditentukan berdasarkan jumlah seluruh arsip yang terdata.
Contoh:
Jumlah arsip hasil pendataan adalah 300 meter linier, setelah dikurangi duplikasi dan non arsip lebih kurang 25 % dari jumlah seluruh arsip tersebut adalah 240 meter linier, maka jumlah arsip yang akan ditata.
a. Kebutuhan folder
JF (jumlah folder ) = JA (jumlah arsip) x 100 ( 100 cm linier) TA (tebal Arsip)
= 240 x 100 = 24.000 = 8.000 folder 3 3
b. Kebutuhan Bok Arsip
Jika diperlukan bok arsip dengan ukuran lebar 20 cm, maka : JB (jumlah bok) = JA (Jumlah Arsip x 100
LB (lebar Arsip)
= 240 x 100 = 24.000 = 1.200 bok 20 20
c. Kebutuhan Rak Arsip
Jika diperlukan rak arsip dengan ukuran panjang 3 meter dan terdiri dari 5 trap/shelf. Setiap shelf berisi 5 bok arsip ukuran lebar 20 cm, maka :
JR (Jumlah Arsip) = JA (Jumlah Arsip)
PR (Panjang Rak x JS (Jumlah Shelf) = 240 = 16 rak arsip
3 x 5
Jika rak arsip terdiri dari 2 muka, maka jumlah rak yang dibutuhkan adalah 16 : 2 = 8 rak arsip
2. Tenaga dan Waktu
Kebutuhan tenaga dan waktu dapat ditentukan dari perkiraan tentang beban kerja seseorang dalam melakukan penataan arsip. Kecepatan dalam melakukan pembenahan arsip tergantung pada beberapa factor, diantaranya kemampuan SDM dan kompleksitas arsip yang dibenahi. Semakin terampil seseorang mengerjakan arsip maka memiliki produktivitas semakin besar dan waktu penyelesaiannya relatif lebih cepat. Semakin komplek arsip yang dibenahi maka membutuhkan waktu yang semakin lama. Misalnya : satu orang dalam satu hari (8 Jam) mampu mengerjakan 1 meter linier (m l) maka apabila arsip tersebut dikerjakan satu orang akan memerlukan waktu :
W (Waktu) = JA (jumlah arsip)/1 x 1 hari = 240 /1 x 1 hari = 240 hari
Dengan demikian bila ingin mempercepat waktu sesuai yang dikehendaki perlu menambah jumlah orang.
3. Biaya
Biaya diperhitungkan dari jumlah peralatan dan perlengkapan serta biaya gaji/upah, termasuk juga biaya untuk penataan dan penyusutan disesuaikan dengan standar dari instansi masing-masing.
C. Proposal Penataan Arsip
Proposal penataan arsip dibuat sebagai tindak lanjut penghitungan perkiraan kebutuhan yang diperlukan dalam penataan arsip. Proposal diperlukan sebagai dasar pelaksanaan kegiatan pembenahan arsip
Sistematika proposal penataan arsip dapat berisi sebagai berikut : 1. Latar Belakang
a. Berisikan penjelasan tentang pentingnya arsip
b. Ketentuan dalam peraturan perundang-undangan kearsipan c. Kebijakan pemerintah dalam menangani masalah kearsipan
d. Hal-hal lain yang menyebabkan perlunya penanganan arsip pada suatu Instansi
2. Tujuan Kegiatan
a. Untuk menertibkan/menata arsip yang tidak teratur agar mudah dalam penemuan kembali
b. Untuk memudahkan dalam penyusutan arsip 3. Hasil Kegiatan
Hasil-hasil yang akan didapatkan dengan dilaksanakannya kegiatan penataan antara lain :
a. Tertatanya arsip di instansi dengan baik sebanyak ….. dst b. Terdapatnya daftar pertelaan arsip (DPA) instansi
c. Tersedianya sarana dan prasarana untuk mendukung kegiatan penataan arsip 4. Kegiatan
Kegiatan yang diuraikan adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan yaitu identifikasi arsip, rekonstruksi arsip, pendekripsian arsip, penomoran definitif dan penataan fisik arsip sampai penyusunan Daftar Arsip .
5. Pelaksanaan Kegiatan
Menyebutkan susunan tim Pelaksana 6. Jadwal kegiatan
Berisi tentang tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaannya 7. Biaya
Berisi uraian tentang biaya keseluruhan dari proses kegiatan baik tenaga, perlatan dan perlengkapan yang diperlukan
8. Lampiran
Berisi tentang lampiran-lampiran yang mendukung kegiatan penataan (kalau ada)
BAB III
PENATAAN ARSIP INAKTIF
A. Pengertian Arsip, Arsip Inaktif dan Penataan Arsip
Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah
rekaman semua kegiatan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, Badan-Badan Pemerintah/Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan,
Arsip in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun, berkisar kurang dari 5 kali dalam setahun.
Penataan adalah : adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk
kepentingan temu balik arsip. B. Tujuannya :
Untuk menyatukan informasi, mengamankan informasi dan fisik arsip serta memudahkan penemuan kembali dan pelaksanaan penilaian arsip.
C. Langkah-Langkah Penataan Arsip Inaktif 1. Persiapan
Mempersiapkan peralatan dan sarana yang akan digunakan dalam rangka kegiatan penataan : Seperti Sapu bulu ayam, pembuka hacter, isi hacter, hacter, spidol, isolasi bening, kertas kebat, kartu deskripsi atau pisis, label bok, bok arsip, blanko Daftar Arsip (DA), alat tulis, kertas.
2. Identifikasi
Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan sistem penataannya. Konteks arsip dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi organisasi. Fungsi-Fungsi dan kegiatan unit-unit kerja tercermin dalam struktur organisasi dan tata laksana suatu lembaga atau institusi. Hal ini dapat dipahami bahwa setiap lembaga atau institusi pasti memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan itu dicapai
melalui penjabaran tugas dan fungsi yang jelas dan dibagi habis ke dalam unit-unit kerja yang ada dalam suatu organisasi.
Arsip sebagai rekaman informasi merupakan cermin dari tugas dan fungsi organisasi yang bersangkutan. Arsip tercipta karena pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, maka setiap kegiatan organisasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya akan tercermin dalam arsip yang dihasilkannya. Oleh karena itu pemahaman dan keberhasilan penataan arsip sangat tergantung kepada kemampuan memahami dan mendalami organisasi dan tata laksananya. Penataan arsip dapat dilakukan apabila dapat memahami fungsi dan kegunaan arsip dalam kaitannya dengan fungsi dan kegiatan organisasi. Selain itu sejarah perkembangan organisasi perlu juga dipahami karena setiap perubahan system administrasi dan manajemen suatu organisasi dan ini akan mempermudah penerapan asal usul (prinsip provenance) dalam penataan arsip. Terakhir yang perlu juga dipahami adalah seluruh system penataan arsip yang pernah digunakan, karena penataan arsip senantiasa harus dilakukan sesuai dengan system-sistem yang pernah ada sesuai dengan tahun arsip itu tercipta. Hal ini perlu dilaksanakan karena adanya tuntutan prinsip original order (aturan asli)
3. Rekonstruksi
Kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan penataan aslinya. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip yang lain dalam grup arsip. Secara umum hirarkhi pengelompokan arsip terdiri dari grup, series, file dan lembaran. Series terdiri dari file-file dan file terdiri dari lembaran-lembaran
a. Group arsip adalah keseluruhan arsip yang dikelola oleh suatu organisasi/individu pencipta arsip (creating agency) yang dihasilkan karena pelaksanaan tugas dan fungsinya.
b. Series arsip adalah kelompok arsip yang diatur sebagai suatu kesatuan unit informasi karena kesamaan aktivitas, kesamaan urusan dan kesamaan bentuk
redaksi atau kerena adanya hubungan satu sama lain saat arsip diciptakan atau diterima.
c. File adalah kelompok arsip yang diatur sebagai satu kesatuan informasi untuk aktivitas organisasi sehari-hari dan pada umumnya merupakan untuk pembentukan series arsip
d. Lembaran adalah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak dapat dibagi. Misalnya: surat, nota dinas.
Kegiatan rekonstruksi untuk penataan arsip terutama untuk memperoleh series-series arsip yang lengkap. Adapun langkah-langkahnya :
a. Pemilahan untuk memisahkan arsip dan non arsip. Yang dimaksud non arsip antara lain berupa map, blanko kosong, duplikat arsip termasuk membersihkan berkas arsip dari penjepit besi dan lainnya yang dapat merusak arsip dan menggantinya dengan bahan-bahan yang tidak merusak arsip.
b. Pengelompokan arsip berdasarkan azas provenance. Arsip dikelompokan berdasarkan perubahan struktur dan fungsi organisasi. Di samping itu arsip yang bukan milik organisasi bersangkutan dipisahkan.
c. Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan system filing atau system pemberkasan yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order). d. Penyusnan file-file kedalam series arsip dilaksanakan secara sistematis
4. Pendeskripsian Arsip a. Unsur-Unsur Deskripsi
Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip. Kegiatan perekaman informasi arsip minimal memuat 6 unsur yaitu: b. Informasi Series
c. Kurun Waktu / Tahun penciptaan arsip d. Bentuk redaksi
e. Tingkat keaslian
Informasi series arsip atau isi berkas : isi ringkas yang terkandung dalam series arsip. Unsur ini harus dituangkan dalam uraian yang jelas dan dapat menggambarkan informasi arsip secara lengkap dan singkat. Contoh:
a. Kumpulan surat tugas
b. Kumpulan surat cuti tahunan. c. Pembinaan Pegawai
d. Kesejahteraan e. Pensiun
Setelah isi informasi perlu dituangkan kurun waktu arsip tersebut diciptakan. Kurun waktu dapat dalam bentuk waktu seperti tahun, bulan dan tanggal. Kurun Waktu : tahun arsip tersebut diciptakan, dapat dalam bentuk tanggal, bulan dan tahun . Contoh : 2001-2006, 21 April 2007, 1975, 1980-1988. Bentuk redaksi adalah berkaitan dengan bentuk atau format informasi dan fisik arsip bersangkutan. Contoh: Laporan, Surat-surat, Risalah rapat, dll. Tingkat Keaslian berkaitan dengan otentisitas (dari organisasi yang berwewenang) keabsahan (sah secara hukum, ke aslian (data /informasi terpecaya suatu arsip yang bersangkutan. Contoh: asli, salinan, tembusan, copi. Kondisi arsip berkaitan dengan karakteristik fisik maupun kondisi arsip, diperlukan untuk memberitahukan keadaan arsip. Contoh: kertas rapuh, berlubang, arsip rusak, arsip sobek dan sebagainya.
Jumlah arsip yaitu menjelaskan jumlah arsip yang dideskripsikan. Contoh : 1 bungkus, 1 folder, 2 bungkus
f. Format Deskripsi Arsip
Mendeskripsikan arsip dapat dilakukan dengan kartu atau daftar. g. Kartu Deskripsi
Pendeskripsian arsip dapat dituangkan dalam kartu deskripsi. Kartu ini dapat dibuat dari kertas HVS folio dilipat dan dipotong menjadi 4 kartu deskripsi. Penuangan deskripsi arsip dalam kartu deskripsi disamping memperhatikan unsur-unsur deskripsi sebagimana yang disebutkan diatas perlu ditambahkan lagi keterangan tentang kode pembuat deskripsi dan unit kerja asal arsip. Hal
ini diperlukan karena kegiatan deskripsi diperlukan dengan pertimbangan karena kegiatan deskripsi dilakukan untuk penataan yang volume arsipnya relative banyak dan dikerjakan lebih dari dua orang. Deskripsi arsip dalam bentuk kartu memudahkan pengecekan kesalahan atau ketidakjelasan penuangan unsur-unsur deskripsi yang dilakukan oleh orang per orang atau setiap petugas arsip.
Contoh pendeskripsian arsip kertas
Kode Klasifikasi :822 * 1/D/2009 **
Unit Kerja : Kepegawaian ***
Isi berkas : Kumpulan SK Kenaikan Gaji Berkala Pegawai Lurah **** Akcaya. Tahun 2000 ***** Tembusan ****** Baik ******* 2 folder/bungkus******** Keterangan : * Kode Klasifikasi
** Kode yang melakukan pendeskripsian (Sri) dan nomor pendeskrisian *** Unit Kerja
**** Isi berkas
***** Kurun Waktu arsip ***** *Tingkat Keaslian ****** *Kondisi Arsip ******* *Jumlah Arsip
Contoh Pendeskripsian Arsip Bentuk Khusus
Kode Klasifikasi :893.5 1/A/2009
Unit Kerja : Kepegawaian
Isi berkas : Film Pembukaan Diklat Manajemen Keuangan 7 April 2009
Ukuran 35 mm, 12 feet, 15 menit
Kondisi /Ket : Baik Released 1 reel Daftar Deskripsi
Pendeskripsian arsip dapat dituangkan pula dalam bentuk daftar yang berisi kolom-kolom keterangan yang memuat unsur-unsur deskripsi. Contoh pendeksripsian dalam bentuk daftar.
DAFTAR ARSIP
No. Series Arsip Kurun
Waktu Jumlah Tingkat Keaslian Ket. 1. 2.
Kumpulan surat cuti tahunan pegawai Lurah Kota Baru
Kumpulan SK Kenaikan Gaji Berkala pegawai Lurah Kota Baru
2000-2008 2000-2007 2 bks 1 bks tembusan tembusan baik baik
Selain bentuk di atas ada juga bentuk lain, di mana bentuk deskripsinya langsung sampai ke penilaian. Kolom penilaian ini bertujuan untuk melakukan penilaian arsip berdasarkan Jadwal retensi Arsip, dimana yang melakukan penilaian adalah para arsiparis.
Unit Kerja : Umum
Hasil yang melaksanakan Nomor Difinitif
Kode : 005 01/R/2009 Bok:1 /Bks : 1
Isi Berkas : Kumpulan Undangan Januari s/d Desember 2006
Unit Kerja : Bagian Umum Sekda Prov.kalbar Bulan/Tahun : Januari s/d Desember 2006 Media : Kertas
Kelengkapan: -
Tingkat Perkembangan
Asli / Tembusan / Foto copy / pertinggal
Penilaian Masalah : Nilai Guna : Aktif : Tahun In Aktif : Tahun Jlh.Retensi : Tahun Retensi : M/DK/P Tahun : Korektor : Ani
5. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip.
Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi, selanjutnya dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip. Kegiatan ini meliputi : penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu deskripsi serta penomoran definitif dan penataan fisik arsip.
a. Penentuan Skema Arsip
Skema arsip mmerupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan subyek/fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah memiliki system penataan arsipnya.
Contoh : - 800 ( Kepegawaian),900 (Keuangan ), 000 ( Umum ) dll b. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi
Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah ditentukan sebelumnya. Series-series arsip yang telah dituangkan pada kartu deskripsi dilakukan pemeriksaan ulang. Apakah series arsip tersebut merupakan series tersendiri atau merupakan sub series sebagai bagian dari series arsip yang lain. Apabila merupakan sub series dari series arsip lain maka perluk dilakukan pengelompokan pada series tersebut
Setelah pemeriksaan series pada kartu deskripsi telah dilakukan secara keseluruhan sehingga series telah menjadi kesatuan series arsip tersendiri maka kemudian dilakukan penomoran definitif pada kartu deskripsi seluruh series arsip tersebut. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai sususnan pada skema arsip dari nomor 1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series arsip selesai.
c. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu deskripsi dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan fisik arsip sesuai kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan penomoran definitive pada sampul/pembungkus arsip sesuai nomor urut series arsip pada nomor kartu deskripsi.
d. Memasukkan arsip dalam bok dan Penulisan Label Bok
Setelah diberi nomor pada sampul/pembungus maka arsip dimasukkan dalam bok dengan posisi baring dan diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya, sampai bok penuh atau isinya maksimal 18 cm. Bok sudah penuh maka tulislah label bok yang memuat : Nomor Bok, Isi bok, unit kerja, tahun. Label bok berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi Bok tidak boleh ditulis masalah berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat / Nip. 5200001001. Tetapi cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk keamanan arsip.
Cara Mengisi label Bok :
d. Bok : di isi nomor bok yang dikerjakan
e. Isi Bok : nomor berkas/sampul arsip yang dimasukkan dalam bok f. Unit Kerja : Arsip unit mana yang dimasukkan dalam bok
g. Tahun : tahun penciptaan arsip Contoh : label bok
Bok : 1 Isi Bok :
1 s.d 10
Unit Kerja : Kepegawaian
Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Barat Tahun : 2002
Selesai penulisan label bok maka arsip disusun secara berurutan sesuai dengan nomor bok sampai penuh dan pindah ke rak lain. Setelah disusun dalam rak maka deskripsi arsip yang sudah diberi nomor bungkus dan nomor bok, pekerjaan terakhir adalah pembuatan daftar arsip.
6. Penyusunan Daftar Arsip
Daftar Arsip adalah daftar yang berisi uraian arsip dan disusun berdasarkan hasil pendeskripsian arsip yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Daftar ini dapat digunakan untuk melakukan penilaian arsip baik untuk menentukan nilaiguna arsip, retensi arsip dan kegiatan penyusutannya, tetapi apabila arsipnya sudah di nilai pada kartu deskripsi maka daftar yang di buat daftar arsip usul musnah, daftar arsip di nilai kembali dan daftar arsip statis atau permanen. Daftar Arsip terdiri dari kolom-kolom yang berisi keterangan-keterangan meliputi nomor, series/uraian arsip, kurun waktu, jumlah dan keterangan.
Contoh :
DAFTAR ARSIP
Nama Instansi : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Pontianak Alamat : Jln. Alianyang No.
Telpon :
Nomor
SERIES/URAIAN ARSIP TAHUN JUMLAH KET. Bok Bks
1 1
2
3
Peringatan hari Kemerde-kaan RI ke 63
Pengadaan Alat Tulis Kantor
Kumpulan Surat Tugas
2008 2008 2008 1 bks 1 bks 1 bks Baik Baik Baik
7. Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack
Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka di simpan atau di tata pada tempat penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip
atau rool opck. Penataannya mulai dari boks nomor bok pertama dari sebelah kiri ke kanan dan seterusnya.
RAK ARSIP
P
E
N
A
T
A
A
N
A
R
S
IP
BAB IV PENUTUP A. Rangkuman
Penataan arsip pada dasarnya merupakan proses pengumpulan data arsip di Instansi tempat bekerja. Pendataan arsip dilakukan untuk memperoleh data mengenai jumlah, kurun waktu, substansi informasi, kondisi arsip serta hal lain yang diperlukan sebagai dasar pengelolaannya. Keseluruhan data arsip dari unit kerja di tuangkan dalam bentuk daftar ikhtisar arsip yang dijadikan sebagai dasar untuk penyusunan rencana pengelolaan arsip ( proposal ).
Penataan arsip adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Kegiatan ini meliputi identifikasi, rekonstruksi arsip, pendeskripsian arsip, pengelompokan kartu deskripsi, penomoran definitive, penataan fisik arsip dalam bok dan rak arsip serta penyusunan daftar arsip.
B. Latihan
1. Apakah yang di maksud dengan rekonstruksi arsip ? 2. Sebutkan langkah-langkah pendataan
3. Coba anda sebutkan unsur-unsur deskripsi ?
4. Pendataan arsip dilakukan untuk mengidentifikasi, sebutkan 5. Apakah yang dimaksud dengan Daftar Arsip
6. Coba saudara buat proposal penataan arsip di Instansi saudara tempat bekerja 7. Coba saudara sebutkan langkah-langkah penataan arsip inaktif
8. Apakah tujuan dari penataan arsip ?
9. Sebutkan salah satu sarana temu balik arsip. 10. Apakah fungsi dari pendataan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
2. Surat edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan
