Sidang Tugas Akhir. Implementasi Lean Thinking untuk Meminimalkan Waste pada Proses Pemasaran Pelumas di PT. PERTAMINA (PERSERO) UPMS V Surabaya

Sidang Tugas Akhir

Implementasi Lean Thinking untuk Meminimalkan Waste pada Proses Pemasaran Pelumas di PT.

PERTAMINA (PERSERO) UPMS V Surabaya

Disusun oleh : Ruly Kurniadi 2508100090

Dosen Pembimbing :

Prof. Ir. Moses L. Singgih, MSc., MRegSc., Ph.D

NIP 195908171987031002

Presentation Outline

1 • Pendahuluan

2 • Tinjauan Pustaka

3 • Metodologi Penelitian 4 • Pengumpulan Data

5 • Analisa

6 • Kesimpulan dan Saran

Latar Belakang

Tahun 1997 = Pasar ±90%

Perusahaan nasional yang bergerak di bidang oil & gas

Tahun 2002 =

Pasar ±70% Tahun 2007 =

Pasar ±50%

Tahun 2012 = Pasar ±60%

Proses pembelian pelumas yang terlalu

lama

Penjualan yang tidak

sesuai realita

Latar Belakang

Proses Pembelian Pelumas

Non Value Added Activity

WASTE

Proses Pemasaran

Pelumas

LEAN

Why Lean Thinking of Marketing ?

Eliminasi waste Diharapkan dapat

Meningkatkan penjualan

Mengurangi biaya Meningkatkan

produktivitas pemasaran

Rumusan Masalah

Bagaimana meningkatkan kinerja pemasaran dalam aktivitas internal untuk menjadi value added dengan mengurangi waste pada proses pemasaran pelumas di PT. Pertamina UPMS V dengan menggunakan pendekatan

lean thinking.

Tujuan

Mengidentifikasi waste yang paling berpengaruh terhadap proses pemasaran pelumas

Memberikan rekomendasi solusi perbaikan terhadap waste kritis yang terjadi untuk meningkatkan produktivitas pemasaran

Mengetahui dan mencari penyebab waste kritis

yang terjadi pada proses pada proses pemasaran

pelumas

Manfaat

Mengurangi waste dari proses pemasaran yang berlebihan sehingga

perusahaan dapat mencapai efisiensi yang tinggi dan

menjadi perusahaan yang lean.

Memberikan informasi pada perusahaan mengenai waste yang sebenarnya terjadi

pada proses pemasaran produk di PT. Pertamina UPMS V

Pengurangan aktivitas non value added akan berperan penting bagi peningkatan kinerja pemasaran di perusahaan

Perusahaan dapat melakukan langkah perbaikan untuk

mengeliminasi waste kritis

agar dapat mencakup pasar

yang lebih luas.

Ruang Lingkup Penelitian

1

Penelitian hanya dilakukan pada bagian pemasaran

pelumas di PT.

Pertamina UPMS V.

2

Penggunaan data sekunder dilakukan

bila terjadi keterbatasan data primer, data sekunder ini diperoleh dari hasil brainstorming dengan

pihak perusahaan.

Batasan

3

Waste yang menjadi objek penelitian

adalah yang

termasuk di dalam 7 waste lean thinking for

marketing

Ruang Lingkup Penelitian

Asumsi

1

Tidak terdapat perubahan proses bisnis di PT.

Pertamina UPMS V selama periode

penelitian dilakukan.

2

Kebijakan pada strategi pemasaran tidak ada perubahan secara signifikan selama penelitian

3

Tidak ada

perbedaan antara

merk pelumas dan

kategori pelumas

Produktivitas

Penggunaan sumber daya (input) secara

efisien dalam menghasilkan barang dan

atau jasa (output) (Sumanth, 1985)

Pemasaran

Pemasaran adalah Proses yang melibatkan analisis, perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian, yang meliputi barang, jasa, dan gagasan, yang bergantung pada pertukaran, dan

memiliki tujuan yang bernilai dan menghasilkan kepuasan bagi semua pihak yang terlibat (Kotler, 2000).

PRODUKSI

PEMASARAN

PELANGGAN

KEUANGAN PERSONALIA

Marketing Capabilities and Performance Scales

Nomor Elemen Indikator

1 Pricing

Mengembangkan kemampuan teknik penetapan harga jual Mengembangkan pengetahuan tentang strategi penetapan harga jual kompetitor

Mengembangkan monitoring system perubahan harga kompetitor

2 Product Development

Mengembangkan produk / servis baru

Menambahkan teknologi baru dalam pengembangan produk

Mengembangkan keilmuan tentang koordinasi dalam peluncuran produk baru

Mendapatkan suara konsumen tentang spesifikasi produk baru yang diinginkan

3 Channel Management

Mengembangkan hubungan baik dengan distributor Mendapatkan pengetahuan tentang distribution partner Menetapkan tingkat servis yang tinggi terhadap distributor 4 Marketing Communication Menggunakan jasa periklanan

Mengembangkan pelayanan suara konsumen

Marketing Capabilities and Performance Scales

(Eng dan Jones, 2009)

Nomor Elemen Indikator

5 Selling

Memberikan pelatihan kepada sales people

Mengembangkan manajemen penjualan dan sistem kontrol

Memberikan dukungan penjualan yang efektif kepada sales people

6 Market Information Management

Mendapatkan informasi mengenai konsumen dan kompetitor Melakukan penelitian terhadap pasar untuk menentukan program- program pemasaran yang efektif

Melacak keinginan dan kebutuhan konsumen Menganalisis informasi mengenai pasar

7 Marketing Planning Menentukan strategi pemasaran Menentukan target dan segmen pasar

8 Marketing Implementation

Mengetahui bagaimana mengaplikasikan strategi pemasaran ke kegiatan pemasaran

Mengembangkan monitoring system untuk performansi pemasaran

LEAN

 Lean Thinking adalah suatu pendekatan untuk mereduksi atau bahkan mengeliminasi segala aktivitas manufaktur yang tidak memberikan nilai tambah (non- value added). Tentunya tidak semua aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah dihilangkan karena hal- hal yang termasuk non-value added belum tentu tidak dibutuhkan ( Hardiansyah, 2011).

 Lean Marketing merupakan proses sebuah pendekatan

sistematis yang mereduksi atau bahkan mengeliminasi

waste secara kontinyu dan diharapkan dapat

meningkatkan penjualan dalam proses pemasaran di

perusahaan.

Lean

Manufacturing Lean Marketing

Konversi

No Waste Lean Manufacturing Lean Marketing (Mark, 2008) Lean Marketing

1 Over

production Produksi melebihi

permintaan Terlalu banyak promosi dan

diskon Terlalu luas pasar yang dituju

2 Waiting Menunggu Proses Produksi sebelumnya, keputusan, dan otorisasi

Menunggu proses penggandaan formulir

Menunggu fasilitas yang diperlukan dalam proses

pemasaran Menunggu proses input

identitas pelanggan Menunggu persetujuan pimpinan

Tinjauan keuangan Perijinan periklanan

3 Transportation

Pemindahan material yang terlalu sering dan penundaan pergerakan

material

Pemindahan data pada satu

area ke area yang lain Pemindahan berkas perijinan pemasaran Pemindahan brosur pada satu

area ke area yang lain

Konversi

No Waste Lean Manufacturing Lean Marketing (Mark, 2008) Lean Marketing

4 Inappropriate Processing

Proses atau prosedur yang tidak perlu dan tidak menambah nilai dari produk itu sendiri

Proses atau prosedur pemasaran yang tidak terdefinisi secara jelas

Proses pemasaran tindak fokus pada tujuan

Proses pemasaran tidak dapat mencapai target

5 Excess Inventory Terlalu banyak WIP dan produk akhir

Tidak terdapat sumber daya yang cukup untuk melayani

konsumen

Terlalu banyak penyimpanan brosur

yang dihasilkan

6 Unnecessary Motion

Terlalu banyak pergerakan operator

yang tidak sesuai dengan SOP

Pergerakan pegawai yang berlebihan

Kegiatan yang dilakukan tidak sesuai dengan

prosedur proses pemasaran

7 Defect Terdapat produk cacat Konsumen tidak melakukan transaksi

Tidak terjalin hubungan berkelanjutan terhadap

pelanggan

LEAN

Tools

Big Picture Mapping

Root Cause Analysis

Failure Mode and

Effect

Analysis

Big Picture Mapping

Big picture mapping merupakan sebuah tool yang diadopsi

dari sistem produksi Toyota, merupakan tool yang digunakan

untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan dan value

stream yang ada di dalamnya (Ridwan dan Ekawati, 2008).

Root Cause Analysis

Metode Root Cause Analysis (RCA) merupakan suatu

metode yang digunakan untuk mengidentifikasi akar

penyebab terjadinya permasalahan. RCA merupakan

suatu metode evaluasi terstruktur untuk

mengidentifikasi akar penyebab (root cause) pada suatu

kejadian yang tidak diharapkan (undesired outcome) dan

langkah-langkah yang diperlukan untuk mencegah

terulangnya kejadian yang tidak diharapkan (undesired

outcome) (Rembulan, 2012).

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

Metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) ini dikembangkan mulai tahun 1962 yang dikenal sebagai suatu metode untuk melakukan analisis, reliabilitas, analisis resiko, dan manajemen resiko yang berhubungan dengan produk, jasa, maupun proses yang terjadi (Aldridge and Dale, 2003)

occurrence severity detection

Risk Priority Number (RPN)

Penelitian Terdahulu

Peneliti

Process Improvement

Tools

Tujuan Penelitian Hasil Penelitian

Hines, P. dan

Taylor, D. (2000) Lean Thinking

Implementasi lean thinking dalam perusahaan

Tahapan-tahapan secara detail dalam menerapkan konsep lean thinking

Susilo, S. R.

(2010)

Lean Marketing and regresion analysis

Membuat indikator yang berpengaruh pada proses pemasaran,

mengidentifikasi waste yang paling berpengaruh, dan Mencari penyebab terjadinya waste kritis

Meningkatkan penjualan dengan mengetahui waste overproduction.

Ditemukan untuk mengatasi waste tersebut diberikan rekomendasi alternatif perbaikan berupa pembuatan CD Presentation,

mengadakan pelatihan sales people, dan promosi ke media cetak dan radio

Penelitian Terdahulu

Peneliti Process Improvement

Tools Tujuan Penelitian Hasil Penelitian

BMA Inc. Hill, C.

dan Maskell, B.

(2010)

Lean Sales and Marketing

Menerapkan metode lean sales and marketing dengan mengurangi waste dan menjadikan peran pemasaran berada pada aspek yang paling penting di perusahaan

Konsep lean dapat membantu dalam mengidentifikasi waste yang terjadi pada proses pemasaran dan dapat mengetahui macam-macam aktivitas yang memberikan value added

kepada perusahaan dan

menghilangkan non value added

Kurniadi, R.

(2012)

Lean Thinking for Marketing

Mengimplementasikan suatu metode Lean

Thinking untuk mereduksi atau mengeliminasi waste pada proses pemasaran untuk meningkatkan produktivitas dan

meningkatkan penjualan

Mengurangi atau menghilangkan gap yang terjadi pada perusahaan dengan berkurangnya biaya pemasaran dan meningkatnya penjualan dengan meberikan alternatif rekomendasi perbaikan. Aktivitas yang dilakukan lebih efektif dan efisien dalam

mencapai produktivitas kerja pada proses pemasaran.

Metodologi

A

A

Sejarah Perusahaan

1957

PT. Pertamina

1961 PN Permina

1968

PN Pertamina

1971 Pertamina

2003

PT. Pertamina (Persero)

PT. Pertamina

(Persero)

Aliran Pemasaran

Pertamina Agen

Grosir

Sub Grosir

Konsumen

Konsumen

Konsumen

Pengumpulan Data

Production Unit

Depot Pelumas

Pemasaran Pelumas UPMS V

Distributor Pembuata

n Quatation Pengecek

an Formulir Penerimaa

n Formulir Input data

Pembayara n

Pengambila n Pelumas

2 Mesin 1 Pekerja

1 Pekerja 1 Pekerja 1 Pekerja 2 Pekerja

15 Menit 25 Menit 60 Menit 15 Menit 20 Menit 1 Hari

Daily Order

Jawa Timur

Bali

NTB

NTT

Aliran Proses Pelayanan

Pembelian Pelumas

Pengumpulan Data

Aliran Proses Kegiatan Pemasaran Pelumas

Pemasaran Pelumas UPMS V

Survey Penjualan

Pengusulan kegiatan

pemasaran Promo

Distributor Branding bengkel

Promo Outlet

Promo Mekanik

Branding kendaraan

umum

Merekap Bengkel

yang diusulkan

Penyusunan Surat pencarian

vendor Survey

bengkel

Vendor terpilih

Permintaan dana dari

pusat

Pengecekan Data Penjualan

Penyusunan surat

Persetujuan surat untuk melakukan

promo

Pengusulan program pelumas

Pengumuman promo kepada

pekerja

Promo dilakukan

kepada kendaraan

2 Pekerja 8jam/ hari

1 Pekerja 3 bulan

1 Pekerja 1 bulan

2 Pekerja 8jam

1 Pekerja 5 menit

1 Pekerja 2 minggu

1 Pekerja 1 bulan

1 Pekerja 5 menit

1 Pekerja 2 minggu

1 Pekerja 2 Pekerja

Persentase Waste dalam Proses Pemasaran

0.05 0.1 0 0.15 0.2 0.25 0.3 0.35 0.4

Waiting Defect Excess Inventory Transportation Inappropriate Processing Unnecessary Motion Over Production

1 2 3 4 5 6 7

Persentase

Persentase

Waste Kritis

Waiting

Menunggu Pengecekan Formulir

Menunggu Quotation

Alur Pengurusan Persetujuan Terlalu

Panjang

Waste Kritis

Defect Konsumen tidak

melakukan transaksi

RCA Waiting

1 • Pengecekan sisa produk pelumas yang tidak terintegrasi

2 • Tidak adanya integrasi pemantauan secara online 3 • Tidak dapat melakukan kebutuhan promosi tepat

waktu sesuai kebutuhan

4 • Proses menunggu persetujuan dari pusat

RCA Defect

1 • Tingkat Availability produk pelumas yang kurang dipasaran

2 • Birokrasi jasa transportir yang rumit 3 • Armada yang tidak mencukupi

4 • Tidak adanya reward and punishment pada setiap

region

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

Waiting

Defect

Tidak adanya sistem integrasi secara online

Pengiriman terlambat dari

production unit

Rekomendasi Perbaikan

Konsep Perbaikan Pembuatan

Software e- marketing

Desentralisasi Kebijakan

Penerapan Reward and

Punsihment

Evaluasi Biaya

Rekomendasi Perbaikan Pembuatan Software

e-marketing

No Nama Kegiatan Jumlah Harga satuan Total

1 Pembelian software e-marketing 4 Rp.

20.000.000

Rp.

80.000.000 2 Pelatihan software e-marketing 32 Rp.

1.750.000

Rp.

56.000.000

3 Seminar software 50 Rp. 22.500 Rp.

1.125.000

4 Insentif Job Enlargement 2 Rp.

1.000.000

Rp.

2.000.000 5 Biaya maintanance software 4 Rp. 150.000 Rp. 600.000

Rp.

139.725.000 Total

http://www.cs88id.com/pricelist.php

Evaluasi Biaya

Rekomendasi Perbaikan Desentralisasi

Kebijakan

Nama Kegiatan Kebutuhan Jumlah Harga satuan Total Konsumsi 25 Rp. 35.000 Rp. 875.000 Penyewaan

penginapan 6 Rp. 2.000.000 Rp.

12.000.000 Transportasi

keseluruhan 6 Rp. 750.000 Rp.

4.500.000 Rp.

17.375.000 Total

Pengadaan sosialisasi dengan pusat tentang penjelasan yang akan diberikan untuk kebutuhan promosi,pemberian kewenangan

dan tanggung jawab

http://infoharga.detikpos.net & http://www.agoda.web.id

Evaluasi Biaya

Rekomendasi Perbaikan Penerapan Reward

and Punishment

Nama Kegiatan Kebutuhan Jumlah Biaya Total

Pemberian sosialisasi kepada jasa transportir untuk ketentuan

standarisasi perusahaan

Konsumsi 6 Rp. 30.000 Rp. 180.000

Pemberian hadiah kepada jasa transportir setiap bulan dalam pencapaian target pengiriman

Hadiah

insentif 3 Rp.

5.000.000

Rp.

15.000.000 Rp.

15.180.000 Total

Evaluasi Konsep Perbaikan

 Software e-marketing diperkirakan memberikan penghematan Rp.98.638.752 setiap tahunnya.

Penghematan ini didapatkan dari penghematan

penggunaan kertas cetak formulir, pembuatan quotation untuk distributor, dan juga pada pengurangan sumber daya yang diperlukan untuk berjalannya software ini.

No Konsep

Perbaikan Estimasi Biaya

1

Penerapan

software e- mark eting

Rp 139,725,000

2 Desentralisasi

Kebijakan Rp 17,375,000 3

Penerapan

reward and

punishment

Rp 15,180,000

Analisa Penerapan Konsep Terpilih

 E-Marketing

◦ Sistem integrasi antara distributor, administrasi, dan DSSP dalam produk pelumas

 Prinsip Penerapan

◦ Sangat privasi, jaminan keamanan, kejujuran, dan kerahasiaan data distributor dan data DSSP.

Pengaksesan antara pihak satu dan yang lain berbeda.

 Manfaat

◦ Akses terbatas, kemudahan pencarian, mengurangi beban biaya kebutuhan kertas, meningkatkan efisiensi

 Faktor yang dipertimbangkan

◦ Persiapan Teknologi dan Sumber Daya Manusia

Future State

Production Unit

Depot Pelumas

Pemasaran Pelumas UPMS V

Distributor Daily Order

Jawa Timur

Bali

NTB

NTT E-Marketing

DSSP

Proses Pelayanan Pembelian

Produk Pelumas

Kesimpulan

 Berdasarkan pada hasil identifikasi dan

brainstorming dengan perusahaan didapatkan waste yang terjadi dalam proses pemasaran pelumas

Pertamina UPMS V adalah pada waste waiting, excess inventory, defect.

 Pada pengumpulan data perusahaan mengenai waste yang terjadi (waste kritis) dan berdampak negatif pada proses pemasaran pelumas Pertamina UPMS V adalah waiting, dan defect.

 Terpilih subwaste kritis pada proses pemasaran

pelumas UPMS V adalah pada waste waiting yang

berupa menunggu pengecekan formulir, menunggu

quotation, dan alur pengurusan persetujuan terlalu

panjang. Pada subwaste defect yaitu pada kejadian

konsumen tidak melakukan transaksi.

Kesimpulan

 Penggunaan tools FMEA didapatkan hasil penyebab waste kritis. Penyebab kritis dari subwaste waiting yaitu tidak adanya sistem integrasi secara online. Penyebab kritis dari subwaste defect yaitu konsumen tidak

melakukan transaksi.

 Berdasarkan hasil analisa PUGH perbaikan

yang perlu diprioritaskan adalah penerapan

software e-marketing.

Saran

 Pemanfaatan sumber daya untuk meningkatkan efisiensi proses.

 Penelitian untuk meningkatkan kualitas dan identifikasi terhadap waste proses pemasaran pelumas UPMS V secara berkala.

 Penerapan metode Lean Thinking sangat

dibutuhkan pada perusahaan.

Daftar Pustaka



Aldridge, J.R. and Dale, B.G., 2003. Managing Quality : Fourt Edition. Blackwell Publishing Ltd , Berlin.



Best, R. J. (2005). Market Based Management: Strategies for Growing Customer Value and Profitability. New Delhi: Prentice Hall of India.



Eng, T.Y., & Jones, J. G. (2009). An Investigation of Marketing Capabilities and Upgrading Performance of Manufacturers in Mainland China and Hong Kong. Journal of World

Business 44, 463-475.



Gaspersz, V. 2006. Continuous Cost Reduction Through Lean Sigma Approach, Bogor, Gramedia Pustaka Utama.



Hamidum. 2009. Produktivitas Kerja, (Online) Available at

www.hamidum’s.blogspt.com (Accessed Pebruary 10

^th

, 2012).



Hardiansyah, A. (2011). Sistem Penunjang Pengambil Keputusan melaui Pengukuran Performansi dengan Pendekatan Overall Throughput Effectiveness (OTE) dan

Penjadwalan Maintenance. Teknik Industri ITS



Hines, Peter, and Rich, Nick, . 1997, The Seven Value Stream Mapping Tools.

International Journal of Opertaion & Production Management, Vol. 17, No. 1, pp. 46-04.

Cardiff, UK: Lean Enterprise Research Centre, Cardiff Business School.



Hines, P. dan Taylor, D. 2000. Going Lean. Cardiff, UK: Lean Enterprise Research

Centre, Cardiff Business School.



IPL, Group LLC (2007). 5 Why’s Root Cause Analysis Worksheet – A Back to the Basic Improvement Template available at

www.theiplgroup.com/5%20Whys%20Template.pdf (Accessed April 24

^th

, 2012)



Kosasih, Wilson. 2009. Peningkatan Kualitas. Fakultas Teknik Universitas Indonesia.



Kotler, P. (2000.a), Manajemen Pemasaran Edisi Milenium I, Penerbit PT.

Prenhallindo, Jakarta.



Kotler, P. (2000.b), Manajemen Pemasaran Edisi Milenium II, Penerbit PT.

Prenhallindo, Jakarta.



Kotler, P., Hauder, D.H., dan Rein, I. (1998), Marketing Places: Attracting Invesment, Industry and Tourism to Cities, State and Nations, The Free Press Admission of Macmillan Inc., New York.



Mareta, A. (2008), Evaluasi Strategi Pelumas Otomotive Tahun 2007. Fakultas Ekonomi Universitas Islam Indonesia.



Rembulan, G. (2012). Implementasi Lean Healthcare Untuk Meminimalkan Waste

dalam Rumah Sakit. Teknik Industri ITS.



Ridwan, A., dan Ekawati, R. (2008). Rancangan Sistem Proses Produksi dengan

Menggunakan Value Stream Analysis Tools (VALSAT). Teknik Industri Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.



Singgih, M.L. 2010. Peningkatan Produktivitas Melalui Perbaikan Proses Untuk

Meningkatkan Daya Saing . Pidato Pengukuhan Untuk Jabatan Guru Besar dalam bidang Ilmu Analisis Produktivitas.



Sumanth, David, 1985, Productivity Engineering and Management. Mc Graw Hill Book

Company.