Perancangan Sistem Informasi Manajemen pada Bagian Persediaan di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA

BAGIAN PERSEDIAAN DI PT. MEDAN TROPICAL CANNING

& FROZEN INDUSTRIES

TUGAS SARJANA

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik

Oleh

Akhmad Bakrie

NIM. 080403003

D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I

F A K U L T A S T E K N I K

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkanataskehadirat Allah SWTkarena atas

berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Sarjana ini dengan

baik.Pembuatan Tugas Sarjana inimerupakan langkah selanjutnya bagi penulis

untuk mengenal dunia kerja serta menerapkan ilmu yang telah dipelajari selama

perkuliahan dan ditujukan untuk memenuhi sebagain syarat-syarat dan ketentuan

dalam mengikuti kurikulum Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik,

Universitas Sumatera Utara guna memperoleh gelar sarjana teknik.

Tugas Sarjana ini terdiri dari struktur pengerjaan dan dasar-dasar dari

penelitian yang akan dilakukan di PT. Medan Tropical Canning & Frozen

Industries. Tugas ini memaparkan judul Tugas Sarjana penulis, yaitu

“Perancangan Sistem Informasi Manajemen pada Bagian Persediaan di PT.

Medan Tropical Canning & Frozen Industries”.

Penulis menyadari bahwa Tugas Sarjana ini masih jauh dari

kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran

yang membangun dari para pembaca sekalian demi kesempurnaan Tugas Sarjana

ini. Akhir kata, penulis berharap agar tugas ini berguna bagi kita semua.

Medan, Juni 2012

(7)

UCAPAN TERIMA KASIH

Dalam penulisan Tugas Sarjana ini, penulis telah mendapatkan

bimbingan dan dukungan yang besar dari berbagai pihak, baik berupa materi,

spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu, penulis mengucapkan

terima kasih kepada:

1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT, selaku Ketua Departemen Teknik Industri

Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT, selaku Sekretaris Jurusan Teknik

IndustriUniversitas Sumatera Utara.

3. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala L. Napitupulu, DEA, selaku Dosen Pembimbing I

atas bimbingan, pengarahan, dan masukan yang selalu diberikan dalam

penyelesaian Tugas Sarjana ini.

4. Bapak Aulia Ishak, ST, MT, selaku Dosen Pembimbing II sebagai dosen

pembimbing yang senantiasa membimbing dan memotivasi penulis untuk

menghasilkan karya ilmiah yang baik.

5. Bapak Nazamuddin,selaku Manajer Personalia PT. Medan Tropical Canning

& Frozen Industries yang memberikan izin melakukan penelitian ini.

6. Bapak Tengku Aznul,selaku Asisten Manajer Produksi PT. Medan Tropical

Canning & Frozen Industries yang membimbing penulis dalam penelitian ini.

7. Orang tua yang telah memberikan dukungan sepenuhnya kepada penulis baik

(8)

8. Widya Rahmadani Utami, selaku rekan setia dan seperjuangan yang tidak

pernah lelah membantu, memberi masukan, dan memotivasi penulis dalam

penyelesaian Tugas Sarjana ini.

9. Semua teman-teman angkatan 2008 di Departemen Teknik Industri USU yang

telah memberikan banyak masukan kepada penulis.

10.Bang Mijo, Kak Dina, Kak Ani,Bang Nurmansyah, dan Bang Ridho atas

bantuan dan tenaga yang telah diberikan dalam memperlancar penyelesaian

Tugas Sarjana ini.

Kepada semua pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaian

laporan ini dan tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, penulis mengucapkan

terima kasih. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Juni 2011

(9)

DAFTAR ISI

BAB HALAMAN

LEMBAR JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

UCAPAN TERIMA KASIH ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... x

I PENDAHULUAN ... I-1

1.1. Latar Belakang ... I-1

1.2. Perumusan Masalah ... I-3

1.3. Tujuan Penelitian ... I-4

1.4. Batasan Masalah dan Asumsi ... I-5

1.5. Manfaat Penelitian ... I-6

1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ... I-6

II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... II-1

2.1. Sejarah Perusahaan ... II-1

2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha ... II-3

2.3. Lokasi Perusahaan ... II-3

(10)

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

2.5. Organisasi dan Manajemen ... II-4

2.5.1. Struktur Organisasi Perusahaan ... II-4

2.5.2. Jumlah Tenaga Kerja ... II-6

2.5.3. Jam Kerja ... II-8

2.5.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya ... II-8

2.6. Proses Produksi ... II-10

2.6.1. Standar Kualitas... II-10

2.6.2. Bahan yang Digunakan... II-11

2.6.3. Uraian Proses Produksi ... II-12

2.6.4. Mesin dan Peralatan ... II-13

2.6.5. Utilitas… ... II-13

2.6.6. Waste Treatment ... II-14

III LANDASAN TEORI ... III-1

3.1. Persediaan ... III-1

3.1.1. Definisi Persediaan ... III-1

3.1.2. Fungsi Persediaan ... III-2

3.1.3. Tujuan Persediaan ... III-4

3.1.4. Pengendalian Persediaan Secara Statistik

(Statistical Inventory Control) ... III-5

(11)

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

3.2.1. Definisi Informasi ... III-6

3.2.2. Definisi Sistem Informasi ... III-7

3.3. Sistem Informasi Manajemen ... III-9

3.3.1. Manajemen ... III-9

3.3.2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen ... III-10

3.3.3. Tujuan Sistem Informasi Manajemen ... III-13

2.3.4. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen ... III-13

3.4. Business Process Reengineering (BPR) ... III-14

3.5. Langkah-langkah Perancangan Sistem Informasi Manajemen III-17

3.5.1. Perancangan Model ... III-18

3.5.1.1. Physical System ... III-18

3.5.1.2 .Logical Model ... III-19

3.5.2. Perancangan Output ... III-21

3.5.3. Perancangan Input ... III-22

3.5.4. Perancangan Basis Data ... III-22

3.5.4.1. Perancangan File ... III-23

3.5.4.2. Perancangan ERD ... III-23

3.5.5. Perancangan Teknologi ... III-25

3.5.5.1. Metode Pengembangan Sistem Informasi ... III-26

3.5.5.2. Metode Perancangan Sistem Informasi ... III-32

(12)

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

3.5.6. Pengenalan Delphi ... III-34

3.5.7. Perancangan Program ... III-36

IV METODOLOGI PENELITIAN ... IV-1

4.1. Jenis Penelitian ... IV-1

4.2. Lokasi Penelitian ... IV-1

4.3. Kerangka Konseptual ... IV-1

4.4. Langkah-langkah Metodologi Penelitian ... IV-2

4.4.1. Studi Pendahuluan ... IV-2

4.4.2. Studi Pustaka ... IV-2

4.4.3. Pengumpulan Data ... IV-3

4.4.4. Perhitungan Persediaan ... IV-3

4.4.5. Perancangan Sistem ... IV-4

4.4.6. Pembahasan ... IV-7

4.4.7. Kesimpulan dan Saran ... IV-8

V PENGUMPULAN DATA ... V-1

5.1. Pengumpulan Data ... V-1

5.1.1. Struktur Organisasi ... V-1

(13)

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

VI PERANCANGAN SISTEM ... VI-1

6.1. Perancangan Sistem ... VI-1

6.1.1. Perhitungan Jumlah Pemesanan Ekonomis ... VI-1

6.1.2. Perancangan Model ... VI-2

6.1.2.1. Perancangan Physical System ... VI-2

6.1.3. Perancangan Struktur Sistem ... VI-12

6.1.4. Perancangan Model Logik (DFD) ... VI-14

6.1.5. Perancangan Output ... VI-19

6.1.6. Perancangan Input ... VI-23

6.2. Perancangan Basis Data ... VI-34

6.2.1. Perancangan File ... VI-34

6.2.2. Perancangan (Enitity Relationship Diagram) ERD ... VI-41

6.3. Implementasi… ... VI-42

6.3.1. Perangkat Keras (Hardware) ... VI-42

6.3.2. Perangkat Lunak (Software) ... VI-43

VII PEMBAHASAN ... VII-1

7.1. Hasil Perancangan Sistem Informasi ... VII-1

7.2. Analisis Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan

Hasil Perancangan ... VII-3

(14)

DAFTAR ISI (LANJUTAN)

BAB HALAMAN

7.4. Verifikasi dan Validasi Model Terkomputerisasi ... VII-19

7.4.1. Verifikasi Model Tekomputerisasi ... VII-19

7.4.2. Validasi Model Terkomputerisasi... VII-21

VIII KESIMPULAN DAN SARAN ... VIII-1

8.1. Kesimpulan…. ... VIII-1

8.2. Saran………… ... VIII-2

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

- ALGORITMA PEMROGRAMAN

- DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA

- SURAT KEPUTUSAN TENTANG TUGAS SARJANA MAHASISWA

- SURAT PERMOHONAN TUGAS SARJANA

- FORMULIR PENETAPAN TUGAS SARJANA

- SURAT IJIN MELAKUKAN RISET (SURAT PENJAJAKAN) KE PT.

MEDAN TROPICAL CANNING & FROZEN INDUSTRIES

- SURAT BALASAN IZIN RISET DARI PT. MEDAN TROPICAL

CANNING & FROZEN INDUSTRIES

- LEMBAR ASISTENSI TUGAS SARJANA DOSEN PEMBIMBING I

(15)

DAFTAR TABEL

TABEL HALAMAN

2.1. Jabatan dan Jumlah Tenaga Kerja PT. Medan Tropical Canning

& Frozen Industries ... II-7

2.2. Jam Kerja pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries.... II-8

3.1. Simbol-simbol pada Systems Flowchart ... III-19

3.2. Simbol-simbol pada Systems Flowchart ... III-20

5.1. Lama Waktu Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan ... V-14

5.2. Keluhan Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan... V-14

5.3. Kebutuhan Data Setiap User ... V-15

6.1. Penjelasan Rancangan Output Sistem Informasi Persediaan

PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries ... VI-22

6.2. Penjelasan Rancangan Input Sistem Informasi Persediaan

PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries ... VI-32

6.3. Entitas Master Bahan Baku ... VI-34

6.4. Entitas Master Produk Jadi ... VI-34

6.5. Entitas Master Pembeli ... VI-35

6.6. Entitas Master Supplier ... VI-35

6.7. Entitas Form Permintaan Produk Jadi ... VI-36

6.8. Entitas Form Pemesanan Bahan Baku ... VI-36

6.9. Entitas Form Penerimaan Bahan Baku ... VI-37

(16)

DAFTAR TABEL (LANJUTAN)

TABEL HALAMAN

6.11. Entitas Form Perintah Produksi ... VI-38

6.12. Entitas Form Permintaan Bahan Baku ... VI-38

6.13. Entitas Form Pengeluaran Bahan Baku ... VI-38

6.14. Entitas Form Penerimaan Produk Jadi ... VI-39

6.15. Entitas Form Penjualan Produk Jadi ... VI-39

6.16. Entitas Form Pengeluaran Produk Jadi... VI-40

6.17. Entitas Form Penyesuaian Produk Jadi ... VI-40

6.18. Entitas Form Penyesuaian Bahan Baku ... VI-40

7.1. Perbandingan Sistem Informasi Aktual dengan Hasil Perancangan ... VII-3

(17)

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR HALAMAN

2.1. Struktur Organisasi pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen

Industries ... II-6

2.2. Bagan Alir Proses Produksi di PT. Medan Tropical Canning

& Frozen Industries ... II-12

3.1. Transformasi Data Menjadi Informasi ... III-7

3.2. Fungsi Dari Sistem Informasi ... III-9

3.3. Tingkatan Kegiatan Manajemen ... III-10

3.4. Operasi Awal ... III-16

3.5. Aliran Kerja yang telah Dirancang Ulang ... III-17

4.1. Kerangka Konseptual ... IV-2

4.2. Blok Diagram Perancangan Sistem ... IV-7

4.3. Blok Diagram Metodologi Penelitian ... IV-8

5.1. Struktur Organisasi PT. Medan Tropical Canning & Frozen

Industries yang akan Dianalisis ... V-1

5.2. Model Pemesanan Bahan Baku (Aktual) ... V-4

5.3. Model Penerimaan Bahan Baku (Aktual) ... V-6

5.4. Model Pengeluaran Bahan Baku (Aktual) ... V-8

5.5. Model Penerimaan Produk Jadi (Aktual) ... V-9

5.6. Model Pengeluaran Produk Jadi (Aktual) ... V-11

(18)

DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)

5.8. Kebutuhan User Sistem Informasi Manajemen PT. Medan Tropical

Canning & Frozen Industries ... V-17

6.1. Model Pemesanan Bahan Baku (Usulan) ... VI-3

6.2. Algoritma Pemesanan Bahan Baku (Usulan) ... VI-3

6.3. Model Penerimaan Bahan Baku (Usulan) ... VI-5

6.4. Algoritma Penerimaan Bahan Baku (Usulan) ... VI-6

6.5. Model Pengeluaran Bahan Baku (Usulan) ... VI-7

6.6. Algoritma Pengeluaran Bahan Baku (Usulan) ... VI-8

6.7. Model Penerimaan Produk Jadi (Usulan) ... VI-8

6.8. Algoritma Penerimaan Produk Jadi (Usulan) ... VI-9

6.9. Gambar 6.9. Model Pengeluaran Produk Jadi (Usulan) ... VI-10

6.10. Algoritma Pengeluaran Produk Jadi (Usulan) ... VI-10

6.11. Struktur Sistem informasi PT. Medan Tropical Canning & Frozen

Industries ... VI-12

6.12. Diagram Konteks ... VI-14

6.13. Diagram Level 0 Pemesanan Bahan Baku... VI-15

6.14. Diagram Level 1 Penerimaan Bahan Baku ... VI-15

6.15. Diagram Level 2 Pengeluaran Bahan Baku ... VI-16

6.16. Diagram Level 3 Penerimaan Produk Jadi ... VI-17

(19)

DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)

6.18. Format OutputForm Pemesanan Bahan Baku ... VI-19

6.19. Format OutputForm Penerimaan Bahan Baku ... VI-19

6.20. Format Output Laporan Pembelian Bahan Baku ... VI-20

6.21. Format Output Kartu Persediaan Bahan Baku ... VI-20

6.22. Format Output Kartu Persediaan Produk Jadi ... VI-20

6.23. Format Output Nota Penjualan ... VI-21

6.24. Format Output Laporan Penjualan) ... VI-21

6.25. Format Input Master Bahan Baku ... VI-23

6.26. Format Input Master Produk Jadi ... VI-23

6.27. Format Input Master Pembeli ... VI-24

6.28. Format Input Master Supplier ... VI-24

6.29. Format Input Form Permintaan Produk Jadi ... VI-25

6.30. Format Input Form Pemesanan Bahan Baku ... VI-25

6.31. Format Input Form Penerimaan Bahan Baku ... VI-26

6.32. Format Input Form Pembelian Bahan Baku ... VI-26

6.33. Format Input Form Perintah Produksi ... VI-27

6.34. Format Input Form Permintaan Bahan Baku ... VI-27

6.35. Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku ... VI-28

6.36. Format Input Form Penerimaan Produk Jadi ... VI-28

(20)

DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)

6.38. Format Input Form Pengeluaran Produk Jadi ... VI-29

6.39. Format Input Form Penyesuaian Persediaan Produk Jadi ... VI-30

6.40. Format Input Form Penyesuaian Persediaan Bahan Baku ... VI-30

6.41. Entity Relationship Diagram (ERD) ... VI-41

6.42. Hasil Desain Form ... VI-43

6.43. Penyimpanan Form dan Project ... VI-44

6.44. Pengubahan Option Form ... VI-44

6.45. Source Code Form ... VI-45

7.1. Struktur Menu Hasil Perancangan ... VII-6

7.2. Format OutputForm Pemesanan Bahan Baku ... VII-7

7.3. Format OutputForm Penerimaan Bahan Baku ... VII-7

7.4. Format Output Laporan Pembelian Bahan Baku ... VII-8

7.5. Format Output Kartu Persediaan Bahan Baku ... VII-9

7.6. Format Output Kartu Persediaan Produk Jadi ... VII-9

7.7. Format Output Nota Penjualan ... VII-10

7.8. Format Output Laporan Penjualan ... VII-10

7.9. Format Input Master Bahan Baku ... VII-11

7.10. Format Input Master Produk Jadi ... VII-11

7.11. Format Input Master Pembeli ... VII-12

(21)

DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)

7.13. Format Input Form Permintaan Produk Jadi ... VII-13

7.14. Format Input Form Pemesanan Bahan Baku ... VII-13

7.15. Format Input Form Penerimaan Bahan Baku ... VII-14

7.16. Format Input Form Pembelian Bahan Baku ... VII-14

7.17. Format Input Form Perintah Produksi ... VII-15

7.18. Format Input Form Permintaan Bahan Baku ... VII-15

7.19. Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku ... VII-16

7.20. Format Input Form Penerimaan Produk Jadi ... VII-16

7.21. Format Input Form Pengeluaran Produk Jadi ... VII-17

7.22. Format Input Form Penjualan Produk Jadi ... VII-17

7.23. Format Input Form Persediaan Produk Jadi ... VII-18

7.24. Format Input Form Persediaan Bahan Baku ... VII-18

7.25. Verifikasi Model Terkomputerisasi Penerimaan Bahan Baku ... VII-19

7.26. Verifikasi Model Terkomputerisasi Pengeluaran Bahan Baku ... VII-20

7.27. Verifikasi Model Terkomputerisasi Persediaan Bahan Baku ... VII-20

7.28. Validasi Model Terkomputerisasi Penerimaan Bahan Baku ... VII-22

7.29. Validasi Model Terkomputerisasi Pengeluaran Bahan Baku ... VII-22

(22)

ABSTRAK

Kemajuan dunia bisnis makanan yang semakin kompetitif membuat perusahaan perlu menigkatkan kinerjanya terutama dalam pengelolaan persediaan bahan baku dan produk jadi. Untuk mampu bersaing dengan keadaan ini, penerimaaan bahan baku dan pengiriman produk yang tepat waktu sangatlah penting. PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang olahanmakanan hasil tangkapan laut untuk keperluan konsumsi masyarakat dalam dan luar negeri. PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industrieskerap mengalami keterlambatan penerimaaan bahan baku dan pengiriman produk jadi sehingga timbul keluhan dari pihak pembeli dan supplier. Dari hasil observasi, penyebab utama terjadinya keterlambatan ini adalah kurang baiknya aliran informasi antar departemen yang terkait dengan bagian persediaan bahan baku dan produk jadi sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data, pengolahan data, dan pengarsipan dokumen untuk melakukan penilaian dan evaluasi terhadap keadaaan persediaan. Atas dasar permasalahan tersebut, maka diberikan solusi yang memungkinkan, berupa perancangan sistem informasi berbasis komputer yang dibuat berdasarkan aktivitas dan prosedur setiap departemen di kegiatan yang terkait dengan persediaan. Tujuan dari perancangan ini adalah mengembangkan rancangan sistem informasi manajemen berbasis komputer untuk mendukung pemecahan masalah aliran informasi perusahaan dimulai dari proses pemesanan bahan baku hingga pengiriman produk jadi kepada konsumen PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries. Berdasarkan data diatas, dilakukan perancangan konseptual sistem informasi manajemen dengan menggunakan software Borland Delphi 7. Dengan adanya sistem informasi rancangan tersebut, prosedur yang dilakukan perusahaan menjadi lebih singkat dan sistem pengelolaan data persediaan menjadi lebih cepat dan akurat