ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN
UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN
INTERN PT. CAKRA INDO FLUIDA
Aris Shofiyuddin Hammadi, Mahsina, Ali Rasyidi
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi,Universitas Bhayangkara Surabaya
ABSTRAK
Tujuan penelitian ini dilakukan untuk mengetahui pelaksanaan sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada PT. Cakra Indo Fluida.Jenis penelitian yang dilakukan adalah kualitatif deskriptif.hasil analisis penelitian : 1) Adanya perangkapan fungsi keuangan yang merangkap sebagai fungsi akuntansi, 2) Proses pencatatan absensi menggunakan check lock kartu, 3) Proses perhitungan gaji dan penyimpanan file-file-nya masih manual, 4) Proses Penjurnalan yang dilakukan yang masih manual tanpa adanya software yang mendukung.
Kata Kunci :Sistem Informasi Akuntansi Penggajian, Pengendalian Intern
ABSTRACT
The purpose of this research is to investigate the implementation of employee payroll accounting information system at PT. Cakra Indo Fluida. Type of research is descriptive qualitative.analyzes the results: 1) The existence geminating finance function which doubles as the accounting, 2) process of recording attendance use the card check lock, 3) The process of calculating salary and storage fiels is still manual, 4) journalizing process is still done manually without any software support.
Keywords :Payroll Accounting Information Systems, Internal Control
PENDAHULUAN
Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin bagi perusahaan sehingga merupakan
pengeluaran perusahaan yang relatif besar karena itu diperlukan suatu pengendalian intern
yang baik agar dalam pelaksanaan penggajian dari perhitungan sampai pembayaran dapat
berjalan dengan efisien dan lancar.Dan untuk menciptakan suatu pengendalian intern yang
PT. CAKRA INDO FLUIDA adalah perusahaan jasa yang bergerak dalam
bidang engineering, procurement, dan contructionsdimana persoalan tentang sistem
penggajian pegawai/karyawan menjadi masalah yang penting karena karyawan yang
dibutuhkan cukup banyakkarena apabila perusahaan tersebut tidak memiliki suatu
sistem informasi akuntansi penggajian yang memadai akan menyebabkan terjadinya
penyelewengan atau penyimpangan di dalamnya. Dengan sistem informasi penggajian
pada perusahaan diharapkan dapat meningkatkan pengendalian intern dalam perusahaan
itu sendiri. Semakin baik pengendalian intern yang di terapkan, semakin baik pula
pelaksanaan operasional perusahaan, sebaliknya apabila pengendalian intern tidak dapat
dilaksanakan dengan baik, sehingga perusahaan akan mengalami ketidakefektivan
didalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.Maka penelitian ini
mengarah kepada bagaimana proses penerapan sistem informasi akuntansi penggajian
yang diterapkan oleh PT. CAKRA INDO FLUIDAdengan tujuan untuk mengetahui
proses penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT.
CAKRA INDO FLUIDA untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern
penggajian karyawannya.
Pengertian Sistem, Sistem menurut Mulyadi (2008:2) yaitu sekelompok unsur
yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Jadi, sistem terdiri dari unsur-unsur yang berbeda. Unsur- unsur
tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan dan dapat bekerja
sama untuk mencapai tujuan sistem serta merupakan bagian dari sistem lain yang
lebih besar.
Pengertian Akuntansi, Menurut Pulungan(2013:3), “Akuntansi adalah proses
mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan kejadian-kejadian ekonomi
sebuah organisasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi, Menurut Romney dan Steinbart
(2006:6), “Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan,
mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil
keputusan”.
Pengertian sistem Penggajian, Menurut Mulyadi (2008:391), sistem
bekerja sebagai manajer, atau karyawan yang gajinya dibayarkan perbulan, tidak
tergantung dari jumlah jam, hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan.
Sistem Pengendalian Intern, Menurut Mulyadi (2008:163) sistem
pengendalian intern adalah meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran
yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Teori Efektivitas, Menurut KBBI Edisi Ketiga tahun 2006, halaman 284 yang
disusun oleh Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, efektif adalah Ada
efeknya, Manjur atau mujarab (tt obat), Dapat membawa hasil.Sementara itu,efektivitas
memiliki pengertian keefektifan adalah :Keadaan berpengaruh, Kemanjuran,
Keberhasilan, Hal mulai berlakunya (tentang undang-undang, peraturan).
METODE PENELITIAN
Pendekatan penelitian
Pendekatan penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif yaitu suatu
metode penelitian yang menggambarkan keadaan yang sesungguhnya terjadi dilapangan
pada perusahaan untuk analisa dengan menggunakan teori yang telah dikemukakan.
Jenis dan sumber data
Dalam penyusunan skripsi ini sumber data yang digunakan oleh peneliti dalam
penelitian ini adalah data kualitatif yang bersumber dari data primer perusahaan dan
data sekunder.
Unit Analisis
Unit analisis dari penelitian ini adalah “Sistem informasi akuntansi penggajian
yang dilakukan PT. Cakra Indo Fluida untuk meningkatkan efektivitas pengendalian
intern penggajian karyawan.”
Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan Studi Kepustakaan
(Literature Study) dan Studi Lapangan (Field Study) yang terdiri dari data wawancara,
observasi dan dokumentasi.
1. Pendiskripsian obyek yang akan diteliti seperti sejarah perusahaan, visi misi
perusahaan maupun struktur perusahaan yang ada dalam PT. Cakra Indo Fluida.
2. Mengidentifikasi data Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan,
pelaksanaan penggajian, dokumen-dokumen yang terkait dalam sistem
penggajian, dan catatan yang digunakan.
3. Menganalisa dengan cara mendeskripsikan bagan alir sistem informasi akuntansi
penggajian.
4. Menganalisa potensi dari kelemahan prosedur sistem informasi akuntansi
penggajian karyawan yang adapada PT. Cakra Indo Fluida.
5. Memberikan usulan perbaikan dan rekomendasi pada penerapan sistem
informasi akuntansi penggajian.
6. Memberikan kesimpulan dan saran untuk perusahaan setelah memberikan
usulan perbaikan.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Bagan Alir (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada PT. Cakra
Indo Fluida
Berikut gambar bagan alir (Flowchart) sistem informasi akuntansi penggajian
pada PT. Cakra Indo Fluida dapat di lihat pada gambar 1 :
Analisa Struktur Organisasi Pada PT. Cakra Indo Fluida
Pengendalian intern sistem informasi akuntansi penggajian pada struktur
organisasi PT. Cakra Indo Fluida di Gresik ini masih memiliki fungsi dan bagian-bagian
yang belum terpisah dengan baik.Hal ini ditunjukkan denganadanya perangkapan tugas
pada bagian keuangan yang bertanggung jawab untuk mengendalikan keuangan
perusahaan, merangkap sebagai accounting perusahaan yang bertanggung jawab untuk
mencatat dan menjurnal pada kejadian-kejadian transaksi perusahaan yang timbul serta
Sumber : PT. Cakra Indo Fluida(2015).
Gambar 1 :
Bagan Alir (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Pada
PT. Cakra Indo Fluida
Analisis Terhadap Prosedur Pencatatan Waktu PT. Cakra Indo Fluida
Dalam hal prosedur pencatatan waktu kerja pada PT. Cakra Indo Fluida di
Gresik menggunakan check lockkartu yang berlaku untuk semua karyawan kecuali
untuk karyawan yang berada di luar gresik menggunakan daftar absensi, untuk
prosedur pencatatan waktu pada PT. Cakra Indo Fluida yang menggunakan kartu check
lock ini masih belum memadai karena masih memiliki beberapa kelemahanmisalnya
terjadi kecurangan seperti halnya di kenal dengan istilah titip absen atau pemalsuan data
absensi dan segala kecurangan maupun kesalahan yang lainnya.
Analisa Terhadap Prosedur Pembuatan Daftar Gaji PT. Cakra Indo Fluida
Dalam analisa terhadap pembuatan dan perhitungan gaji pada PT. Cakra indo
fluida ditemukan beberapa kelemahan, yaitu perhitungan gaji yang di lakukan masih
menggunakan cara manual tanpa adanya sistem atau database yang mendukung. Sehingga
memungkinkan akan terjadi suatu kesalahan pemberian gaji maupun pemotongan gaji
yang diakibatkan olehhuman error.
Analisa Terhadap Prosedur Pembayaran Gaji PT. Cakra Indo Fluida
Prosedur pembayaran gaji yang diterapklan oleh PT. Cakra Indo Fluida sudah
memadai dan tidak ditemukan adanya suatu kelemahan, karena proses pembayaran gaji
dilakukan oleh Bagian Keuangan. Untuk karyawan tetap (PKWTT) pembayaran gaji
langsung di transfer melalui bank ke rekening masing-masing karyawan sedangkan
untuk karyawantidak tetap atau disebut dengan karyawan kontrak (PKWT)
pembayarannya dilakukan oleh bagian keuangan sendiri secara tunai.
Analisa Terhadap Prosedur Penjurnalan PT. Cakra Indo Fluida
Penganalisaan terhadap prosedur penjurnalan pada PT. Cakra Indo Fluida masih
memiliki kelemahan yang di tandai dengan masih manualnya proses perhitungan gaji
karyawan perusahaan. Karena tidak menutup kemungkinan akan terjadi keterlambatan
dalam melakukan pembayaran gaji jika pembuatan daftar gaji dikerjakan secara manual,
begitupun dalam hal penjurnalannya.
Dan untuk proses penjurnalan yang dilakukan oleh PT. Cakra Indo Fluida dapat
dikatakan sudah melakukan proses penjurnalan dengan cukup baik. Dimana penjurnalan
untuk biaya gaji dicatat ketika beban itu timbul dan penjurnalan untuk pengeluaran kas /
bank dilakukan setelah adanya pengeluaran uang benar-benar dilakukan oleh bagian
keuangan perusahaan.
Usulan Perancangan Bagan Alir (Flowchart) Penggajian pada PT. Cakra Indo
Fluida
Usulan PerancanganFlowchart penggajian pada PT. Cakra Indo Fluida dapat di
Sumber : Peneliti(2015).
Gambar 2 :
Sumber : Peneliti(2015).
Gambar 3 :
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT. Cakra Indo Fluida tentang
sistem informasi akuntansi penggajian karyawan, peneliti dapat mengambil beberapa
kesimpulan sebagai berikut :
1. Penerapan sistem informasi akuntansi penggajian yang dilakukan PT. Cakra
indo fluida masih belum sepenuhnya dikatakan efektif dalam pengendalian
internnya, karena masih terdapat perangkapan tugas antara bagian keuangan
dengan bagian akuntansi sehingga pengendalian intern perusahaan lemah.
2. Pada proses sistem pencatatan waktu (absensi) pada PT. Cakra indo fluida masih
memiliki kelemahan, karena perusahaan masih menggunakan sistem pencatatan
waktu dengancheck lockkartu.
3. Proses sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Cakra Indo Fluida dalam
hal perhitungan gaji dan penyimpanan arsip file juga masih memiliki beberapa
kelemahan, dimana perusahaan masih menggunakan sistem manual yaitu
menggunakan program software excel. Akan tetapi dalam hal pelaksanaan
penggajiannya sudah sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan oleh
perusahaan.
4. Dengan tidak adanya software yang mendukung sistem informasi akuntansi
penggajian pada PT. Cakra Indo Fluida dalam hal penjurnalan menunjukkan
bahwa masih lemahnya sistem pendukung proses penggajiannya, yang
memungkinkan akan terjadi kesalahan maupun keterlambatan penjurnalan.
Saran
Berdasarkan uraian kesimpulan diatas, peneliti mencoba untuk memberikan
saran dan rekomendasi kepada perusahaan sebagai berikut :
1. Untuk meningkatkan pengendalian intern yang memadai harus dilakukan
pemisahan bagian atau penambahan bagian, dengan menambahkan bagian
akuntansi di struktur perusahaan. Karena keuangan dan akuntansi itu berbeda,
perbedaan dapat di lihat dari masing-masing tugasnya dan bagian akuntansi
tidak seperti bagian keuangan yang tidak memiliki standart baku yang mengatur
2. Untuk menciptakan pengendalian intern yang lebih baik lagi hendaknya perusahaan
mengganti sistem pencatatan waktunya dengan menggunakan teknologi mesin
finger printyang sudah teruji dan banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan
besar untuk mencegah tindakan kecurangan.
3. Agar lebih efektif hendaknya perusahaan mengganti sistem perhitungan yang
manual menjadi sistem yang terkomputerisasi agar dalam hal perhitungan gaji
lebih cepat dan hasilnya lebih akurat dibandingkan dengan proses sistem
manual.
4. Untuk prosedur penjurnalan PT. Cakra Indo Fluida harus menggunakan sistem
yang terkomputerisasi agar pelaksanaan pembukuan bisa berjalan dengan lancar
sebagaimana mestinya.
5. Dan saran untuk peneliti selanjutnya agar peneliti melihat perkembangan tingkat
efektivitas pengendalian intern penerapan sistem penggajian pada perusahaan
setelah adanya usulan atas kelemahan dari peneliti sebelumnya yang kemungkinan
ada yang terlewatkan untuk lebih di ciptakannya lagi sistem yang benar-benar
memadai pada perusahaan dan juga agar peneliti selanjutnya menghitung
prosentase atau selisih waktu perbandingan tingkat keefektifan dari usulan yang
diberikan agar data yang dipaparkan lebih kongkrit.
DAFTAR PUSTAKA
KBBI, 2006, Definisi Efektivitas, Edisi Ketiga, Halaman 284, diakses tanggal 21 Desember 2014 darihttp://kbbi.web.id/efektivitas
Mulyadi 2008, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Pulungan, Andrey Hasiholan, Ahmad Basid Hasibuan, Luciana Haryono, 2013,Akuntansi Keuangan Dasar Berbasis PSAK Per 1 Juni 2012, Edisi Pertama, Mitra Wacana Media, Jakarta.
