INOVASI Vol.7/XVIII/Juni 2006
______________________________________________________________________________________________ Persatuan Pelajar Indonesia ( PPI ) Jepang : Membuka Indonesia untuk Dunia dan Membuka Dunia untuk Indonesia
Manajemen Referensi untuk Penulisan Makalah yang Efektif
Sorja Koesuma
Jurusan Fisika FMIPA Universitas Sebelas Maret, Surakarta Mahasiswa Doktor di Kyoto University, Japan
E-mail: koesuma@gmail.com
Bagi praktisi akademis, peneliti ataupun mahasiswa membaca referensi dari jurnal dan majalah ilmiah selalu terkait dengan kegiatan penelitian. Hal ini dikarenakan jurnal dan majalah ilmiah selalu menampilkan makalah-makalah yang terbaru sehingga agar penelitian kita tidak ketinggalan atau selalu bisa mengacu ke penelitian yang sudah ada untuk membuat penelitian baru, maka mau tidak mau kita harus selalu meng-up-to-date pengetahuan kita dengan membaca jurnal atau majalah ilmiah terbaru. Belajar di luar negeri khususnya negara maju memang berbeda dengan belajar di dalam negeri, dimana di luar negeri orang bisa dengan mudah mendapatkan referensi (jurnal dan majalah ilmiah) dan buku terbaru dari perpustakaan baik yang online maupun yang hardcopy.
Namun terkadang begitu banyaknya referensi membuat kita bingung untuk mengatur mana yang benar-benar berhubungan dengan penelitian kita, mana yang sedikit sekali berhubungan dan mana yang hanya sekedar untuk diketahui saja. Sehingga tidak jarang kita banyak download paper-paper dari suatu jurnal tanpa kita tahu kapan kita akan baca dan gunakan. Juga penamaan mengenai referensi tersebut ketika telah kita download. Penamaan mengunakan nama pengarang tentu akan membingungkan ketika satu orang pengarang menulis di beberapa jurnal. Juga ketika mengunakan penamaan jenis riset, akan rancu ketika beberapa pengarang menulis topik yang sama, sedangkan jika menulis mengunakan judul dari paper tersebut tentu akan memakan waktu dan space serta tidak enak dilihat.
Tulisan singkat ini ingin menunjukkan pada anda bagaimana me-manage referensi anda baik berupa hardcopy maupun softcopy, sehingga anda dapat dengan cepat menemukannya pada saat yang dibutuhkan.
Referensi berupa hardcopy
Referensi ini biasanya tidak tersedia dalam online jurnal berformat Portable Document File (PDF). Institusi atau perpustakaan biasanya berlangganan dalam bentuk buku, oleh karena itu untuk bisa mendapatkan/mempunyai
referensi ini kita biasanya memfotokopi referensi tersebut.
Untuk memudahkan pencarian referensi dari media fotokopi ini anda dapat mengunakan stiker kecil seperti terlihat pada gambar 1, stiker ini bisa didapat di toko buku/alat tulis. Pada stiker kecil tersebut bisa anda tuliskan kecil nama pengarang dan tahun dari jurnal tersebut.
Gambar 1. Stiker kecil menempel di media fotokopi bertuliskan nama pengarang dan tahun terbit
dari jurnal.
Gambar 2. Binder 2 lubang untuk pengelompokan referensi berupa media fotokopi.
Kemudian untuk pengelompokkan dari beberapa jurnal atau sumber yang sama ini anda dapat gunakan binder 2 lubang seperti pada gambar 2. Kemudian pada tiap-tiap binder tersebut anda dapat pisahkan sesuai dengan nama jurnal, nama majalah, manual, atau makalah seminar. Atau anda dapat
INOVASI Vol.7/XVIII/Juni 2006
______________________________________________________________________________________________ Persatuan Pelajar Indonesia ( PPI ) Jepang : Membuka Indonesia untuk Dunia dan Membuka Dunia untuk Indonesia
mengelompokkannya sesuai dengan topik atau subtopik riset anda pada masing-masing binder, dapat juga anda pisahkan material yang tidak tereferensi namun berkaitan dengan penelitian anda (misal personal communication e-mail dan lain-lain). Berikan label besar pada binder tersebut sesuai dengan isinya.
Referensi berupa softcopy
Manajemen referensi berupa softcopy lebih mudah dibandingkan berupa hardcopy karena untuk softcopy semuanya dilakukan dalam bentuk elektronik. Referensi jurnal berupa softcopy biasanya kita download dari penerbit yang menyediakan pelayanan online melalui institusi ataupun berlangganan pribadi.
Sebelum anda mulai download paper dari suatu jurnal buatlah folder Journals pada directory My Documents atau My eBooks anda. Kemudian pada folder Journals tersebut buatlah sub-folder sesuai dengan nama jurnal yang ingin anda download. Anda dapat juga membuatnya ketika anda baru men-download suatu paper, kemudian langsung Save as pada folder jurnal yang baru dibuat tersebut. Contoh penamaan direktori jurnal dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Sub-folder nama jurnal pada direktori Journals.
Pada saat anda download suatu paper dari jurnal dalam bentuk PDF file, tentu nama yang digunakan file tersebut adalah nama atau pengkodean yang digunakan oleh penerbit yang biasanya berbentuk Digital Object Identifier (DOI) dan masing-masing penerbit akan mengunakan pengkodean yang berbeda-beda. Apabila anda menyimpan file ini seperti apa adanya dengan nama dari penerbit tersebut tentu akan menimbulkan kebingungan ketika kita akan mencarinya lagi. Oleh karena itu anda harus menyimpan file PDF tersebut ke dalam nama lain (Save As). Berikut ini beberapa contoh penamaan file yang bisa memudahkan dalam pencarian.
• Volume-nomer halaman
Misal : V19-p1345.pdf (Paper volume 19 dengan halaman pertama 1345)
• Volume-tahun-nomer halaman
Misal : V25-2002-p567-890.pdf (Paper volume 25 tahun 2002 halaman 567 sampai 890)
• Volume-tahun-DOI
Misal : V33-2006-2005GL025247.pdf (Paper volume 33 tahun 2006 DOI 2005GL025247). Biasanya DOI number sudah otomatis tersedia ketika download sehingga kita tinggal menambahkan nomer volume dan tahun. Ini juga memudahkan ketika kita akan mencari jurnal kembali ke penerbit ketika kita mempunyai nomer DOI-nya.
• Volume-tahun-DOI-first author name
Misal : V32-2005-2005GL023112-Antonov.pdf (Paper volume 32 tahun 2005 DOI 2005GL023112 first author name Antonov).
• Volume-tahun-SE-nomer halaman
Misal : V27-2004-Jason-p345-372.pdf (Volume 27 tahun 2004 special edition Jason halaman 345 sampai 372). Anda dapat membuat sub direktori khusus (Special Edition) dibawah direktori nama jurnal tersebut.
Pencarian Referensi
Ketika anda membutuhkan lagi referensi anda untuk dibaca ulang, maka untuk referensi hardcopy anda dapat langsung mencari paper yang diinginkan pada binder yang sesuai dengan nama jurnalnya. Sedangkan untuk softcopy anda dapat langsung browsing di direktori Journals dan mencari referensi anda pada direktori nama jurnal yang sesuai.
Satu tips, jika anda hanya ingat nama jurnalnya namun tidak ingat paper mana yang membahas (misal) ‘teori A’ atau anda ingin mencari siapa saja yang sudah mengerjakan ‘teori A’, maka gunakan fasilitas Search pada Adobe Acrobat anda, cari pada ditektori jurnal yang dimaksud, maka paper-paper yang memuat ‘teori A’ tersebut akan muncul dan dengan mudah anda dapat memilahnya.
Selain pengelompokan sesuai nama jurnal tersebut, pada referensi softcopy dapat juga dikelompokan sesuai dengan tema atau bidang risetnya.