54
HASIL PENELITIAN
4.1 Penyajian Data Penelitian
Pada penelitian ini, peneliti menggunakan jenis penelitian kualitatif bersifat deskriptif seperti yang dijelaskan oleh Sugiyono yaitu peneliti dapat mendeskripsikan, mengeksplorasi penelitian secara menyeluruh dan mendalam. Peneliti menyajikan data – data sebagai sumber penelitian berupa hasil observasi non participant dan hasil dari wawancara mendalam atau in dept imterview dengan beberapa informan internal perusahaan Hotel Century Park yang berkaitan langsung dengan penelitian special event, ulangtahun Hotel Century Park ke-20. Selain itu peneliti juga menyajikan data-data pendukung lainnya berupa dokumentasi, press release, contoh undangan dan list media yang diundang. Berdasarkan sifat deskriptif pada penelitian ini, peneliti akan mengutarakan, menggambarkan dan mendeskripsikan hasil dari pengumpulan data yang berupa wawancara mendalam (in dept interview) dan observasi (non participant). Untuk yang pertama disajikan adalah data berupa hasil wawancara
4.1.1 Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti untuk melakukan studi dan mengetahui ide-ide, informasi atau pemikiran para informan berkaitan dengan permasalahan yang sedang diteliti sehingga dapat mencapai kejelasan dan pengetahuan bagi peneliti. Wawancara dilakukan dengan narasumber atau informan dengan jumlah yang sedikit namun dapat berinteraksi tanya jawab secara mendalam. Berdasarkan waktu dan kesempatan
yang telah diberikan, peneliti melakukan wawancara mendalam atau in dept interview secara tatap muka atau bertemu langsung dengan beberapa informan internal perusahaan Hotel Century Park dimana pada saat itu peneliti sedang melakukan kegiatan kerja praktek. Dalam pelaksanaannya, wawancara lebih bebas dan tidak terstruktur dengan tujuan menemukan solusi atau jawaban atas permasalahan yang lebih terbuka. Para informan dapat memberikan pendapatnya. Ketika wawancara dilakukan, peneliti menggunakan pedoman wawancara, mendengarkan jawaban para informan secara teliti kemudian mencatat apa yang telah dikemukakan oleh informan. Beberapa informan internal yang terkait adalah mereka yang memiliki andil besar pada penyelenggaraan special event, ulang tahun Hotel Century Park ke-20. Berikut adalah para informan internal dari Hotel Century Park yang memiliki peran yang cukup penting pada penyelenggaraan special event tersebut.
4.1.1.1 Public Relations Manager Hotel Century Park
Peneliti melakukan wawancara dengan Public Relations Manager Hotel Century Park, “YM” yang berperan penting dalam penyelenggaran special event ulangtahun Hotel Century Park ke – 20 yang merupakan bentuk upaya dari informan secara langsung untuk mengelola citra positif Hotel Century Park. Awalnya secara berkala pada masa kerja praktek, peneliti mewawancarai informan untuk mengetahui ide-ide dan pengetahuan dari informan sebagai seorang Public Relations Manager yang berhubungan dengan citra positif Hotel Century Park. Wawancara dilakukan pada Jumat, 11 Mei 2012 di ruang Marketing Communication,
Executive Office Hotel Century Park. Pada saat itu, informan telah menyediakan waktunya yang cukup untuk diwawancarai. Inti pertanyaan dari peneliti kepada informan adalah apa saja yang dilakukan oleh seorang Public Relations Manager dalam mengelola citra perusahaan. Kemudian peneliti juga menanyakan kegiatan Media Relations yang dilakukan oleh Public Relations Hotel Century Park dan bagaimana kerja sama yang sudah terjalin sampai saat ini.
Pada bagian akhir peneliti menanyakan tentang special event ulangtahun Hotel Century Park ke-20, dimana special event tersebut cukup berperan penting sebagai upaya mengelola citra positif Hotel Century Parl. Informan menegaskan bahwa, memang special event tersebut sukses sebagai upaya mengelola citra perusahaan karena saat berlangsungnya special event ulangtahun tersebut, banyak sekali kejutan bagi para klien, customer hotel bahkan publik.
4.1.1.2 Event Manager Hotel Century Park
Informan yang kedua adalah Event Manager Hotel Century Park yaitu “MB” pada Kamis, 10 Mei 2012 di Ruang Informan, Banquet Office Hotel Century Park. Peneliti memilih Event Manager, MB sebagai informan kedua karena MB juga memiliki peran yang besar dalam penyelenggaraan special event ulangtahun Hotel Century Park ke-20 tersebut. MB sebagai Event Manager mengatur dan berkoordinasi dengan seluruh staff atau panitia untuk kelancaran seluruh rangakaian acara. Informan yang sudah professional sebagai Event Manager di Hotel
Century Park memiliki pengalaman yang banyak dalam menghadapi berbagai event atau special event yang diadakan perusahaan.
Pada waktu dan kesempatan yang ada, peneliti melakukan wawancara dengan informan, MB untuk mengetahui bagaimana kerja sama yang dilakukan antara Public Relations dengan Event Manager untuk kesuksesan special event tersebut. Secara keseluruhan informan menyimpulkan bahwa acar berjalan sukses dan mendapatkan banyak tanggapan positif serta kepuasan dari tamu undangan.
4.1.1.3 Director of Sales Hotel Century Park
Peneliti memilih informan yang terakhir adalah Director of Sales Hotel Century Park yang bernama “AS”. Informan berperan cukup besar pada saat penyelenggaraan special event ulangtahun Hotel Century Park yang ke -20 tersebut. Wawancara yang berlangsung pada hari Rabu 9 Mei 2012 di ruang Asst. Director of Sales, Executive Office Hotel Century Park. Pada saat itu, ruangan informan sedang dalam keadaan renovasi, tepatnya seluruh executive office Hotel Century Park sedang dibawah perbaikan. Wawancara berlangsung dengan lancar dan suasana tenang. Selanjutnya peneliti menanyakan bagaimana informan atau bapak
AS mengelola citra perusahaan. Kemudian bapak AS menjawab bahwa semua anggota perusahaan itu bertanggung jawab dalam mengelola citra. Dalam upaya mengelola citra perusahaan, informan bekerja sama atau berkoordinasi dengan Public Relations Manager, General Manager dan Sales Team senantiasa aktif dalam kegiatan branding image yaitu ketika
menghadiri event/acara besar seperti Kadin luar negeri, melakukan presentasi ke perusahaan-perusahaan untuk dapat menyampaikan image positive tentang hotel. Melalui hubungan dengan media yang terjalin dengan baik, bapak AS mengutarakan bahwa pada saat itu mengelola media massa untuk berpartisipasi menghadiri special event ulangtahun Hotel Century Park ke -20. Mengundang media massa pada waktu itu harus memberikan perlakuan khusus agar mereka merasa dihargai.
Bekerja sama dengan Public Relations dalam meng-assist mereka bertujuan agar mereka dapat meliput informasi positif dari special event tersebut sebebas-bebasnya. Berdasarkan penjelasan yang diberikan oleh informan, peneliti sangat terbantu untuk mengetahui keseluruhan persiapan dari penyelenggaraan special event ulangtahun Hotel Century Park ke -20.
4.1.2 Hasil Observasi
Selanjutnya peneliti menyajikan data dari hasil observasi atau pengamatan. Pengamatan atau observasi yang dilakukan yaitu melalui kegiatan kerja praktek di Hotel Century Park selama tiga bulan. Peneliti berkesempatan melakukan kerja praktek pada divisi sales and marketing yang termasuk didalamnya Public Relations Manager. Observasi atau pengamatan yang dilakukan bersifat nonpartisipan, dimana peneliti tidak terlibat secara langsung pada saat penyelenggaraan special event ulangtahun Hotel Century Park yang ke -20. Peneliti melakukan observasi melalui pengumpulan data-data resmi
mengenai keseluruhan rangkaian acara secara berkala. Seluruh data-data yang diberikan kepada peneliti hanya untuk keperluan penelitian.
4.1.3 Penyajian Data Sekunder
Berbeda dari data primer yang diperoleh peneliti, pada penyajian data sekunder ini adalah data-data yang sudah tersedia dan dapat diperoleh oleh peneliti dengan cara membaca, melihat atau mendengarkan. Beberapa data atau dokumen resmi yang dikumpulkan oleh peneliti yaitu: proposal, press release, daftar atau list tamu dan media yang di undang pada special event. Kemudian hasil dokumentasi berupa kumpulan foto atau gambar dan data-data yang merupakan sumber penelitian mengenai penyelenggaraan special event ulangtahun Hotel Century Park ke-20. Selain itu peneliti juga mendapat kesempatan untuk memperoleh rundown special event ulangtahun Hotel Century Park ke-20, desain undangan, bahan atau materi presentasi special event dan Brochure resmi Hotel Century Park.
Dokumen atau data-data resmi yang telah didapat peneliti tersebut, sangat membantu dalam menyajikan data penelitian. Hal ini dapat mendukung peneliti bahwa peneliti mempunyai data yang akurat dan terjamin kebenarannya. Proses pengumpulan data tersebut tentunya sudah mendapat izin dari pihak-pihak yang bersangkutan yaitu bagian Sales Department dan Marketing Communication. Peneliti juga memperoleh data-data yang bersifat teoritis yaitu peneliti memperoleh informasi dari buku-buku dari perpustakaan baik kampus Bina Nusantara maupun dari kampus lain.
Peneliti juga memanfaatkan teknologi yang saat ini semakin cepat dan maju dalam proses mencari informasi yang lengkap. Pada penelitian ini, peneliti
menggunakan situs resmi perpustakaan online, buku online dan situs resmi Hotel Century Park yaitu www.atletcentury.com.
4.2 Pengolahan Terhadap Data yang Terkumpul
Pada penelitian ini, peneliti mengelola data yang terkumpul melalui pengolahan data hasil wawancara mendalam dengan pihak internal perusahaan. Dalam proses pengolahan data dari hasil wawancara mendalam dengan pihak internal Hotel Century Park, peneliti memilih teknik analisis Coding model Strauss dan Corbin (Ardianto, 2010 : 223-225). Menurut Strauss dan Corbin, analisis data kualitatif terdiri dari jenis pengodean (coding) utama yaitu: pengodean terbuka (open coding), pengodean berporos (axial coding) dan pengodean selektif (selective coding). Berikut peneliti menjelaskan tahapan pengodean (Coding) sebagai tahapan dalam menganalisis hasil wawancara mendalam pada penelitian.
1. Pengodean terbuka atau open coding, merupakan analisis yang berhubungan khususnya dengan penamaan atau pengategorian fenomena melalui pengujian data secara teliti. Selama open coding, data dipecah ke dalam bagian – bagian yang terpisah, diuji secara cermat, dibandingkan persamaan dan perbedaannya. Berdasarkan proses ini, asumsi seseorang atau orang lain tentang fenomena dipertanyakan atau dijelajahi kemudian mengarah pada penemuan-penemuan baru. Pada open coding, yang pertama dilakukan oleh peneliti adalah menyusun transkrip verbatim secara detail dari hasil wawancara mendalam yang diletakan pada kolom tabel sebelah kanan. Kemudian pada kolom tabel sebelah kiri merupakan field notes atau catatan lapangan sebagai keterangan informan pada saat wawancara berlangsung.
2. Pengodean Berporos (Axial Coding), adalah tahap pengodean dimana data diletakkan kembali ke belakang, bersama-sama dalam cara-cara baru dengan membuat hubungan antara sebuah kategori dengan subkategorinya. Pada tahap ini, hubungan beberapa kategori utama membentuk suatu rumusan teoritis yang lebih luas, juga mengembangkan apa yang mungkin menjadi salah satu dari kategori utama. Pengodean ini adalah kekhususan sebuah kategori (fenomena) dalam istilah dari kondisi-kondisi yang memberikan tambahan padanya berupa konteks mewakili set spesifik yang berhubungan dengan suatu fenomena dan strategi-strategi tindakan/interaksional, konsekuensi-konsekuensi dari strategi ini. Pada tahap axial coding ini, peneliti membagi kategori dari keseluruhan pertanyaan menjadi empat konsep. Dari empat konsep tersebut telah mewakili empat kode yang masing-masing bersumber pada jawaban masing-masing informan. Bentuk tabel pada Axial Coding penelitian ini memiliki lima kolom, yang pertama adalah kolom konsep atau kategori, kedua adalah kolom kode dari konsep tersebut. Kemudian pada kolom selanjutnya yaitu kolom ketiga, keempat dan kelima merupakan kolom masing-masing jawaban informan yang telah dipecah berdasarkan konsep.
3. Tahap akhir dari pengodean disebut pengodean selektif atau Selective Coding. Setalah pengumpulan dan analisis data, selanjutnya peneliti mengintegrasikan kategori-kategori tersebut untuk membentuk sebuah kategori dasar. Dalam bagian ini, ada beberapa petunjuk untuk membuat lompatan akhir antara menciptakan suatu daftar konsep dan menghasilkan suatu teori. Hal ini tidak jauh berbeda dari pengodean berporos atau Axial Coding, tetapi hanya melakukan suatu level analisis abstrak yang lebih tinggi. Pada tahap ini melinatkan alur
cerita atau story line untuk menghubungkan kategori-kategori tambahan disekitar kategori inti dengan menggunakan paradigma. Kemudian menghubungkan kategori – kategori pada level dimensional dan menyertakan validasi hubungan – hubungan ini dengan data. Dalam menganalisi pada tahap pengodean selektif atau Selective Coding, peneliti membagi dua kolom pada tabel dengan membuat inti pertanyaan berdasarkan konsep kemudian memilih serta mengutip jawaban informan yang paling sesuai dengan konsep peneliti.
Peneliti telah melakukan tiga tahap pengodean tersebut sesuai dengan model Strauss dan Corbin dimana hasil pengolahan dari pengodean tersebut terdapat pada bagian lampiran bagian dari akhir bab skripsi ini.
4.3 Pembahasan Hasil Penelitian
4.3.1 Tugas Public Relations Hotel Century Park
Public Relations Hotel Century Park disebut sebagai Public Relations Manager yang berada di divisi Sales and Marketing. Dalam menjalankan tugas dan perannya sebagai Public Relations, perlu menjalin hubungan baik dengan departemen lainnya agar mampu berkoordinasi dengan baik untuk mencapai tujuan utama perusahaan. Ada pun kerjasama yang selalu dilakukan oleh Public Relations Hotel Century Park seperti berkoordinasi dengan general manager, resident manager, banquet, personnel, front office. Berdasarkan hal tersebut, Public Relations Hotel Century Park dalam melaksanakan kegiatannya, Public Relations Hotel Century Park selalu menjaga hubungan yang baik dan efektif dalam penyampaian informasi kemudian koordinasi dengan seluruh bagian
internal agar dapat berjalan dengan maksimal. Bagaimana pun juga, Public Relations tidak hanya menjalin relasi dengan bagian atau publik eksternal namun menjaga relasi dengan internal perusahaan. Contohnya menyampaikan informasi atasan seperti General Manager Hotel Century Park kepada karyawan di masing-masing departemen pada saat melakukan briefing untuk informasi dan kelancaran kinerja internal perusahaan.
Mengenai tugas atau kegiatan yang dilakukan Public Relations dalam hubungan dengan media atau menjalankan publisitas adalah melalui pembuatan press release program atau promo hotel yang dapat dikelola oleh media yang bekerja sama dengan Hotel Century Park. Menurut data hasil wawancara peneliti dengan divisi lain yang membantu peran dari Public Relations Manager Hotel Century Park, kerja sama dengan seluruh divisi sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan.
Menurut Cutlip dan Centre dan Canfield (2002) dalam Liliweri (2011:659) mengungkapkan bahwa, fungsi utama Public Relations yakni menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi).
Berdasarkan pendapat tersebut, berikut penuturan salah satu informan:
“Saling bersinergi untuk dapat mencapai goal atau tujuan utama hotel yaitu Excellent Customer Service. Disamping itu juga bersama-sama mencari peluang-peluang baru untuk bisnis.” (AS)
Berkaitan dengan pernyataan tersebut, peneliti mendeskripsikan bahwa, hubungan Public Relations Manager Hotel Century Park dengan seluruh divisi harus saling bersinergi satu dengan lainnya demi mencapai tujuan perusahaan. Kesatuan dari Public Relations dengan manajemen perusahaan sangat
menentukan bagi suatu perusahaan tersebut untuk mencapai tujuan utama atau goal perusahaan. Tujuan utama dari Hotel Century Park adalah memberikan Excellent Customer Service dimana perusahaan mengutamakan pelayanan terbaik untuk tamu atau customernya. Ketika melakukan observasi di Hotel Century Park, peneliti melihat dalam memberikan pelayanan yang baik juga berlaku untuk seluruh karyawan internal karena hal tersebut menentukan pencapaian tujuan perusahaan. Maksud dari hal ini, seorang Public Relations di suatu perusahaan wajib bekerja sama dengan publik internal lainnya sebagai langkah awal mengelola citra perusahaan. Kemudian mampu berkoordinasi secara efektif sehingga dapat menemukan inovasi baru serta mewujudkan kerja sama yang maksimal.
Selanjutnya, dalam rangka mendukung pernyataan informan AS, menurut Dr. Carter McNamara (Iriantara, 2008:9) menyatakan bahwa, pada dasarnya Public Relations merupakan proses komunikasi kepada publik untuk menjalin relasi yang baik sehingga tercapai tujuan untuk membangun, membina dan menjaga citra yang positif atau reputasi baik bagi organisasi/perusahaan. Hal tersebut didukung oleh penuturan Public Relations Manager Hotel Century Park sendiri yakni:
“menjaga relasi internal perusahaan seperti berkoordinasi dengan General Manager, DIR of Marketing, Director of sales. Kemudian keep contact dengan klien-klien Hotel Century Park, termasuk komunikasi dengan media-media yang sudah bekerjasama.” (YM)
Berdasarkan penuturan YM tersebut, tugas Public Relations dalam berkomunikasi dan menjaga relasi dapat dimulai dengan publik internal perusahaan terlebih dahulu untuk mencapai kelancaran kegiatan kerja yang
efisien pada Hotel Century Park. Dalam menjalankan tugasnya, Public Relations Manager berusaha membangun dan menjaga citra perusahaan yang positif. Dengan melakukan keep contact dengan klien-klien Hotel Century Park, Public Relations dapat terus membina dan relasi yang baik agar citra positif perusahaan terjaga dengan baik pula. Selain itu menjaga komunikasi yang baik dengan klien juga bertujuan klien akan merasa dihargai dan diberi perhatian khusus oleh perusahaan sehingga klien pun akan menjaga kesetiaannya untuk tetap memilih perusahaan (Hotel Century Park) dalam mendukung kegiatan bisnisnya secara berkelanjutan dan untuk di masa yang akan datang.
Selain menjaga komunikasi dengan klien atau customer, Public Relations Manager Hotel Century Park juga melakukan keep contact dengan media-media yang sudah bekerja sama untuk meliput kegiatan perusahaan sebagai informasi yang diperlukan oleh media massa. Melalui perlakuan yang baik, kemudian komunikasi yang efektif dengan media maka media akan menanggapi hal-hal positif tentang perusahaan sebagai bahan liputannya. Relasi yang terjalin dengan baik akan menghasilkan kerjasama yang baik. Kedua pihak akan saling mendukung dan membantu dalam kegiatan bisnis yang saling menguntungkan. Selanjutnya ketika kerja sama terjalin dengan baik maka tujuan perusahaan dapat tergenapi yaitu memiliki dan dapat menjaga reputasi perusahaan yang baik. Menjaga relasi dan komunikasi yang efektif tersebut juga membutuhkan waktu hingga mencapai tujuan perusahaan yakni citra perusahaan yang positif.
4.3.2 Upaya Mengelola Citra Perusahaan
Membangun, mengelola dan menjaga citra perusahaan memang sudah menjadi tanggung jawab seorang Public Relations. Seperti pendapat, Soemirat dan Ardianto (2010 : 14) bahwa, Public Relations sebagai suatu aktivitas berkelanjutan untuk menjamin perusahaan memiliki citra yang kuat di mata publik. Berdasarkan pendapat Soemirat dan Ardianto tersebut, Public Relations dari suatu perusahaan melakukan usaha yang tidak statis namun dinamis dimana sebagai seorang Public Relations akan berusaha secara maksimal untuk terus mengelola citra perusahaan agar tetap kuat. Berdasarkan hal tersebut, berikut penuturan yang berkaitan dengan pengelolaan citra perusahaan yang dilakukan oleh Public Relations Manager di Hotel Century Park:
“Upaya yang dilakukan yaitu menghadiri acara-acara gathering komunitas chamber, kemudian mengundang media untuk event. Lalu mengadakan event untuk meningkatkan brand awareness, melakukan kontak dengan media melalui pemberian informasi positif serta program-program baru hotel. Maintain Client bersama dengan sales department melalui telepon atau e-mail. In touch ke personalnya langsung, misalnya bawa kue dari hotel terus juga undang makan siang.” (YM)
Sesuai dengan penuturan informan, agar citra perusahaan tetap kuat dimata publik, Public Relations Manager Hotel Century Park berupaya untuk mengelolanya dengan berbagai macam cara atau kegiatan. Seperti menghadiri acara-acara gathering dari berbagai kalangan atau relasi bisnis perusahaan, Public Relations Manager tersebut dapat melakukan berbagai pembicaraan atau berkomunikasi untuk memberikan informasi-informasi positif perusahaan seperti prestasi bahkan penghargaan yang sudah diraih Hotel Century Park.
Selain itu dapat berkesempatan untuk mempromosikan mengenai pembaharuan kamar hotel dan ruang pertemuan yang dapat digunakan untuk kegiatan bisnis.
Kemudian dengan mengundang media untuk event perusahaan, dapat membantu mengelola relasi dengan media sehingga kerja sama yang terjalin yakni media mendapatkan informasi maka pihak Hotel Century Park mendapatkan publisitas dari media melalui pemberitaan event yang diselenggarakan. Berkaitan dengan penyelenggaraan event, selain melakukan kontak media, penuturan dari Public Relations Manager Hotel Century Park yaitu sebagai kegiatan yang juga dapat meningkatkan brand awareness tentang Hotel Century Park dapat menambah citra positif perusahaan berdasarkan produk dan pelayanannya bahkan dari sejarah Hotel Century Park.
Citra perusahaan yang dikelola melalui maintain client secara personal atau meningkatkan keakraban seperti yang diutarakan informan melalui pelayanan dari telepon dan email dengan sigap berusaha semaksimal mungkin memenuhi kebutuhan customers atau para client. Bahkan melakukan pemberian kue ulangtahun kepada klien yang sudah menjalin kerja sama, dapat memberikan sentuhan hangat kepada mereka bahwa Hotel Century Park memiliki citra positif yaitu tahu apa yang mereka perlukan.
Soemirat berpendapat, (2010 : 117) bahwa citra perusahaan merupakan citra yang berkaitan dengan perusahaan dan merupakan tujuan utama yakni bagaimana menciptakan citra perusahaan yang positif, lebih dikenal serta dapat diterima oleh publik. Hal tersebut sesuai dengan penuturan Event Manager Hotel Century Park, yaitu:
“Selalu memberikan service yang terbaik untuk semua client tanpa membedakan dari mana segmentasi mereka.” (MB)
Dalam rangka menciptakan citra perusahaan yang positif, lebih dikenal serta dapat diterima oleh publik, Hotel Century Park berupaya untuk memberikan pelayanan atau service yang terbaik untuk semua client atau customers tanpa membedakan segmentasi mereka baik dari kalangan swasta, komunitas, pemerintah, asosiasi bahkan client dari travel agent yang bekerja sama untuk mengirimkan tamu mereka menggunakan Hotel Century Park sebagai tempat melangsungkan kegiatan bisnis.
Dengan memberikan pelayanan yang sama baiknya, mulai dari pemenuhan kebutuhan para tamu, penyediaan fasilitas sampai maintain relationship atau menjaga komunikasi dan kerjasama yang baik selanjutnya, maka citra perusahaan dapat lebih dikenal baik dan diterima oleh publik atau para klien. Pelayanan dengan kualitas terbaik tanpa membedakan segmentasi klien dari berbagai perusahaan, akan memberikan tanggapan positif karena mereka semua merasa dihargai dan diutamakan. Kualitas pelayanan memang sangat penting dan menjadi perhatian besar bagi publik atau masyarakat. Hotel Century Park dengan segala kebaikannya akan terus berupaya untuk memberikan pelayanan yang terbaik sesuai dengan tujuan utamanya yaitu “excellent customer services”
4.3.3 Kegiatan Media Relations
Hubungan yang baik dengan media merupakan hal yang penting bagi suatu perusahaan karena media dapat membantu perusahaan untuk kegiatan publikasi atau publisitas. Hubungan dengan media merupakan bagian dari komunikasi eksternal organisasi yang dilakukan oleh Public
Relations. Pada dasarnya media relations berkaitan dengan pemberian informasi pada media pemberitaan atas nama organisasi atau perusahaan. Menurut Philip Lesly (Iriantara, 2008 : 29) menjelaskan Media Relations sebagai berhubungan dengan media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap organisasi. Media komunikasi merupakan sebagai sarana yang sangat penting dan efisien dalam berkomunikasi dengan publik. Berkaitan dengan pendapat tersebut, berikut penuturan Public Relations Manager mengenai kegiatan media relations:
“Melakukan kerjasama dengan media atau media collaboration.
Hotel Century Park bekerjasama dengan majalah Tourism untuk acara ulangtahun Jakarta nanti dalam hal publikasi atau promosi. Maka sebagai media partner, majalah Tourism dapat dipromosikan kepada para tamu hotel atau tamu-tamu yang menghadiri acara di Hotel Century Park. Kemudian sebagai Public Relations juga mengirimkan atau memberikan informasi kepada rekan media mengenai promo-promo baru atau event berupa press release”
(YM)
Sesuai dengan penuturan informan diatas, media komunikasi untuk melakukan publisitas atau merespon kepentingan media terhadap organisasi adalah melalui kegiatan media collaboration. Hotel Century Park bekerja sama dengan majalah Tourism untuk event ulangtahun Jakarta nanti. Dalam hal ini media sebagai sarana komunikasi untuk suatu organisasi atau perusahaan kepada publik sebagai publisitas. Hubungan antara perusahaan dengan media massa tentunya saling menguntungkan dimana media ingin tahu atau ingin meliput informasi dari perusahaan mengenai acara atau event yang akan diadakan. Publisitas yang diperoleh
perusahaan untuk pemberitaan informasi yang dibutuhkan publik tentang promo Hotel Century Park. Sebagai hubungan kerjasama antara perusahaan dengan media, majalah Tourism yang bekerjasama dengan Hotel Century Park akan dipromosikan di Hotel Century Park kepada seluruh tamu hotel dan tamu-tamu yang menghadiri event nanti. Sebagai media partner, Public Relations harus memiliki komunikasi yang efektif dengan media demi kelancaran informasi. Pengiriman press release secara berkala dengan tujuan perusahaan dapat terus melakukan publisitas kepada publik eksternal lainnya yaitu: komunitas, pelanggan, pemerintah dan pemasok adalah sebagai upaya penyampaian informasi perkembangan Hotel Century Park. Dalam press release tersebut, Public Relations Hotel Century Park menuliskan informasi yang akurat dan hati-hati. Selain menunjang kegiatan Public Relations, media massa juga membantu kegiatan penjalinan hubungan dengan publik-publik organisasi tersebut. Hubungan dengan media pada Hotel Century Park merupakan fungsi khusus pada suatu kegiatan Public Relations karena dengan terlibatnya media massa yang berada di luar kendali perusahaan dapat menopang pencapaian tujuan organisasi.
Berkaitan dengan pendapat Philip Lesly dalam Iriantara (2008:29) yang selanjutnya adalah, Demi terpeliharanya komunikasi dengan publik, maka segala kepentingan media massa terhadap organisasi harus direspon oleh organisasi. Hal ini menjadi tujuan utama yaitu mempromosikan organisasi melalui media massa. Kebutuhan wartawan dari media massa merupakan fokus utama yang harus dapat diberikan oleh perusahaan atau
organisasi agar dapat diliput secara maksimal. Berikut penuturan AS sebagai Director of Sales Hotel Century Park yang bersama dengan Public Relations melayani media massa,
“dari Majalah Femina diundang untuk promosi kuliner hotel,
kemudian Director of Sales akan menemani untuk pendekatan kerja sama.” (AS)
Berdasarkan penuturan informan sebagai Director of Sales Hotel Century Park membantu Public Relations dalam melakukan Hotel Inspection dengan media dari majalah Femina yang diundang untuk kegiatan promosi hotel secara langsung. Public Relations mewakili perusahaan berusaha semaksimal mungkin memberikan perlakuan istimewa agar wartawan dari majalah Femina merasa sangat dihargai keberadaannya untuk meliput informasi mengenai promosi yang diadakan Hotel Century Park. Sebagai seorang Public Relations semaksimal mungkin mengutamakan kepentingan dari wartawan majalah Femina tersebut agar dapat merasakan kenyamanan dari kualitas pelayanan yang terbaik. Dari hal-hal tersebut dapat membantu media untuk memberitakan informasi-informasi yang positif secara keseluruhan sehingga dapat dipublikasi dengan baik. Berkaitan dengan strategi media relations yang diterapkan oleh Public Relations Hotel Century Park yaitu telah mengupayakan mengelola relasi dengan media. Dalam menjalin hubungan yang baik dengan media massa dan wartawan hal yang paling penting adalah hubungan antara dua profesi tersebut saling membutuhkan dan berhubungan satu dengan lainnya. Adanya komunikasi yang intens
diantara keduanya sangat penting sehingga pemberian informasi dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan apa yang ingin diberitakan. 4.3.4 Special Event Ulangtahun Hotel Century Park ke – 20
Dalam rangka meningkatkan brand awareness, Public Relations Manager Hotel Century Park bekerja sama dengan seluruh divisi terutama Event Manager setiap tahunnya mengadakan acara perayaan ulangtahun Hotel Century Park untuk mengingat dan sebagai proses pengelolaan citra perusahaan untuk di masa yang akan datang. Public Relations Manager berperan dalam berkoordinasi dengan seluruh team atau panitia untuk kelangsungan acara, mulai dari mengundang wartawan baik dari majalah, suratkabar maupun radio. Pada special event berlangsung, Public Relations Manager berusaha maksimal untuk menyambut dan menjamu seluruh tamu yang diundang bahkan special untuk bergabung satu meja dengan media atau para wartawan sebagai tamu khusus acara tersebut agar lebih akrab, dapat memberikan informasi-informasi positif sehingga mereka juga merasa dihargai.
Menurut Johny Allen, special event adalah ritual atau acara khusus, presentasi, pertunjukan atau perayaan yang secara sadar direncanakan dan dibuat untuk menandai acara-acara khusus atau untuk mencapai tujuan sosial, budaya atau perusahaan tertentu. (Allen, 2011:11). Dalam rangka mengumumkan bahwa Hotel Century Park saat ini sudah dalam keadaan baru yaitu sudah melakukan renovasi keseluruhan kamar hotel dengan standard room terdapat pada Deluxe room, kemudian Hotel Century Park juga mengumumkan renovasi
fasilitas hotel dan ruang pertemuan yang sangat penting untuk diketahui oleh publik sehingga dapat memperlihatkan citra positif perusahaan., Director of Sales juga menuturkan :
“acara tersebut dapat memberikan image atau citra yang baik dalam usaha kita melakukan re-branding image hotel yang sebagian orang masih mengenal Hotel untuk Atlet. Hmm, kemudian acara tersebut dapat mengangkat nama hotel dengan memperlihatkan perubahan atau progress renovasi yang dilakukan oleh pihak management hotel dengan kamar-kamar barunya juga.” (AS)
Berdasarkan penuturan informan tersebut, penyelenggaraan acara ulangtahun Hotel Century Park ke – 20 sekaligus usaha mengelola citra dengan melakukan re-branding image hotel melalui perubahan atau progress renovasi yang dilakukan oleh pihak management hotel dengan kamar-kamar barunya. Jadi melalui special event tersebut, publik akan semakin mengenal Hotel Century Park dengan konsep dan renovasi yang baru sehingga memberikan kesan dan citra positif. Public Relations Manager juga menuturkan bahwa:
“Keseluruhan juga mendapat dukungan dan perhatian positif dari masyarakat. Jadi, memang special event ini dapat mengelola citra Hotel Century Park” (YM)
Hotel Century Park berupaya untuk mengelola citra positifnya dengan mengadakan perayaan atau penyelenggaraan ulangtahun yang ke-20. Acara berlangsung sukses dan mendapat banyak tanggapan positif dari berbagai kalangan publik dan special event ini telah membantu perusahaan dalam mengelola citra positifnya yang juga melalui partisipasi wartawan atau media yang meliput.
Menurut Soemirat (2010:128-129) Special event mampu meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera publik. Seperti peresmian gedung, peringatan ulang tahun perusahaan. Kegiatan ini biasanya mengundang pers untuk meliputnya. Dalam hal ini pers atau media menjadi hal yang paling penting dalam publikasi suatu special event. Pada special event ulangtahun Hotel Century Park yang ke – 20 turut mengundang media. Media atau wartawan yang berpartisipasi atau hadir memiliki peran yang penting untuk meliput dan memberitakan informasi positif dari special event tersebut. Oleh karena itu Public Relations perlu memperhatikan yang menjadi kepentingan media atau wartawan agar media merasa dihargai. Hal ini sesuai dengan pernyataan Director of Sales Hotel Century Park yaitu:
“Pada saat acara berlangsung waktu itu, pers dipersilahkan untuk meliput sebebas-bebasnya lalu mereka mendapat meja khusus. Pers atau wartawan berada di meja khusus tamu undangan pers dimana Public Relations harus tanggap atau dapat meng-assist mereka pada kebutuhan mereka sehingga merasa dihargai.”
(AS)
Melalui pernyataan tersebut, Special event mampu meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera publik dengan pers yang diundang untuk meliput seluruh rangkaian acara dimana mereka dapat meliput sebebas-bebasnya sebagai pemberian informasi positif kepada publik. Pemberitaan informasi yang positif berkaitan dengan bagaimana Public
Relations menanggapi atau memperhatikan kebutuhan media sehingga mereka akan merasa dihargai pada special event tersebut.
Public Relations Manager Hotel Century Park memiliki porsi besar dalam menjalin hubungan dengan media. Media merupakan sarana penghubung antara perusahaan kepada publik-publiknya. Public Relations Hotel Century Park berupaya secara intens berkomunikasi dengan media untuk pemberitaan atau kegiatan publikasi yang sebagian besar melalui kegiatan media visit, pengiriman press release hingga mengadakan special event ulangtahun untuk setiap tahunnya dalam rangka pengelolaan citra perusahaan yang positif. Bersama dengan Director of Sales yang membantu menjalankan tugasnya, melakukan networking dengan media, media visit atau melalui telepon. Public Relations bersama Director of Sales berupaya untuk menjaga relasi yang baik dengan media-media seperti: Media Indonesia, Metro TV dan group Tempo. Segmentasi media yang exclusive menjadi challenge atau tantangan tersendiri. Kemudian melakukan kunjungan beberapa komunitas yang sesuai dengan segmen hotel dan datang di acara-acara yang dimana dapat bertemu dengan berbagai segmen bisnis untuk kelancaran kegiatan bisnis. Untuk kerja sama dengan media, Hotel Century Park cenderung lebih banyak berkolaborasi dengan media cetak dengan segmentasi exclusive seperti koran Bisnis Indonesia, The Jakarta Post dan majalah Tourism.
Pada penyelenggaraan special event, Public Relations berusaha untuk mengundang selected media yaitu media yang memang berpotensi dalam menginformasikan berita positif tentang Hotel Century Park. Kerjasama berlangsung dengan baik secara keseluruhan dan tidak ada kendala karena sudah dipersiapkan segala sesuatunya secara matang dan maksimal. Kemudian berusaha meng-assist media dengan
memberikan perlakuan khusus atau istimewa yang secara professional mengutamakan kepentingan mereka. Keseluruhan acara ulangtahun Hotel Century Park ke – 20 berlangsung sukses dan mendapat banyak tanggapan positif dari berbagai kalangan publik dan special event ini telah membantu perusahaan dalam mengelola citra positifnya.
