PELAKSANAAN MAGANG
A. Tempat Pelaksanaan Kuliah Kerja Media
Untuk program Diploma kegiatan Kuliah Kerja Media dilaksanakan pada semester 6. Kegiatan ini selain sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Diploma pada Program Studi D3 Periklanan Universitas Sebelasmaret Surakarta juga bertujuan agar mahasiswa dapat meningkatkan wawasan mereka tentang dunia kerja yang mereka tekuni selama kuliah ini. Kegiatan Kuliah Kerja Media ini dilaksanakan minimal dua bulan.
Pada kegiatan Kuliah Kerja Media penulis mendapatkan kesempatan untuk melaksanakannya di advertising agency yang berada di Jakarta. Dilaksanakan kurang lebih selama dua bulan dan mengikuti jadwal kerja diperusahaan tersebut, diantaranya:
1. Nama Perusahaan : PT. Dwi Sapta IMC
2. Tempat KKM : DSP Media (Department Media)
3. Alamat KKM : Komplek Gading Bukit Indah Blok I No. 22-23 Jl. Bukit Gading Raya, Kelapa Gading Permai, Jakarta Utara 14240.
4. Divisi KKM : Media Implementer/buying (Khusus Televisi). Menangani campaign seluruh brand PT. Sinar Sosro.
5. Hari kerja : Senin
6. Jam kerja : 08.30 17.30 WIB
Penulis masuk pada department media di Dwi Sapta dengan nama perusahaan DSP Media. Penulis masuk ke bagian media implementer khusus menangani media televisi. Penulis membantu pekerjaan media implementer pada tim yang menangani seluruh brand PT. Sinar Sosro dan terlibat langsung dengan pekerjaan yang berhubungan dengan pembelian media televisi.
B. Diskripsi Pelaksanaan Kuliah Kerja Media
Dalam menangani klien department media yang terdiri dari media planner dan media implementer/buyer saling bekerjasama untuk merancang iklan yang dapat mencapai tujuan klien.
Di PT Dwi Sapta IMC penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media di bagian media implementer. Ternyata antara media planner dan media implementer saling bekerjasama dalam menangani klien. Keduanya saling member masukan dalam membuat media planning. Penulis masuk pada tim yang menangani seluruh brand PT Sinar Sosro. Pada saat penulis melaksanakan KKM, brand yang campaign adalah TEBS dan TehBotol Sosro. Untuk TEBS campaign berlangsung dua kali dengan beda versi iklan.
Berdasarkan pengamatan penulis dan segala pekerjaan yang penulis lakukan dalam pembuatan media plan melalui berbagai tahap. Dalam pelaksanan KKM tidak semua tahap penulis terlibat didalamnya. Dan hal-hal yang perlu diperhatikan department media dalam menangani klien adalah :
Setelah department media mendapatkan brief dari AE (Account Excetutive), dengan mengadakan meeting bersama. Disini penulis tidak terlibat langsung didalamnya, penulis hanya mengamati. Berdasarkan pengamatan dari penulisapa yang dimau klien apa yang didapat penulis dalam perkuliahan sama dengan di dunia industri memiliki banyak kesesuaian dalam proses pembuatan media plan. AE memberikan brief kepada department media apa tujuan yang ditentukan oleh perusahaan. Setelah tahap ini department media mulai melakukan pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut :
1. Menentukan media objective
Ini yang penting dilakukan department media agar tujuan perusahaan dapat tercapai.Setelah department media mendapatkan brief dari AE. Kemudian mereka menentukan tujuan medianya terlebih dahulu. Dalam hal ini penulis tidak terlibat langsung didalamnya tetapi penulis hanya mengamati. Berdasarkan pengamatan penulis, penentuan reach, target pesan, frekuensi pesan, distribusi pesan, bobot kendaraan media dan penekanan wilayah menjadi hal yang penting untuk dianalisis sebelum melangkah ke tahap selanjutnya. Setelah semua itu didapat hasilnya kemudian perencana media lanjut ketahap selanjutnya yaitu competitor analysis.
2. Competitor analysis
Setelah media objective didapat, tahap selanjutnya yang dilakukan media planner adalah menganalisis kompetitif. Dalam tahap ini media planner dapat melibatkan media implementer dalam melakukan analisis
kompetitif. Dalam tahap ini, penulis membantu dalam mencari kegiatan beriklan para kompetitif untuk brand TehBotol Sosro.(Lihat Lampiran 3). Berdasarkan pengamatan penulis karena penulis tidak terlibat langsung, selain menganalisis kegiatan beriklan kompetitif yang perlu dianalisis adalah berapa jumlah budget yang digunakan kompetitif. Ini bisa menjadi pertimbangan klien apakah akan menggunakan budget yang sama, lebih kecil atau lebih besar dari kompetitif. Selain itu yang perlu dianalisis adalah pemilihan media dan waktu beriklan kompetitif. Setelah competitor analysis diperoleh tahap selanjutnya yaitu menganalisis target audiens dari brand yang akan beriklan.
3. Menentukan target audience
Berdasarkan pengamatan penulis, para perencana media dalam menentukan target audience berdasarkan data dari klien. Kemudian perencana media menganalisis, dimana target sasaran, berapa besar target sasaran, berapa besar konsumsi medianya. Ini dapat digunakan untuk mencari media yang tepat untuk mengiklankan produk. Agar pesan dan tujuan perusahaan dapat tercapai.
4. Menganalisis media habits
Dalam tahap ini, penulis tidak terlibat langsung penulis hanya mengamati. Berdasarkan pengamatan penulis, dalam menganalisis media habits para perencana media bisa mendapatkan ini dari research yang dilakukan oleh Nielsen. Ini dijadikan pertimbangan dalam memilih media apa saja yang akan digunakan untuk beriklan.
5. Media strategy
Pada tahap ini, media planner dibantu oleh media implementer membuat strategi beriklan dan menentukan media maupun vehicle apa saja yang akan digunakan untuk beriklan. Pada tahap ini penulis ikut terlibat langsung dalam pemilihan vehicle. Penulis diminta untuk mencari rating program untuk setiap brand PT Sinar Sosro yang akan beriklan. Pembuatan media strategy juga harus mengacu pada tujuan perusahaan, dan untuk brand TehBotol Sosro tujuannya adalah memperkenalkan jigle baru TehBotol Sosro kepada masyarakat luas. Ini masuk pada fungi periklanan yang pertama yaitu informing.
Dalam tahap ini, perencana media juga menetapkan jadwal media. Berdasarkan pengamatan penulis karena penulis tidak terlibat langsung, untuk penetapan jadwal media didunia industry, teori yang didapat diperkuliahan kurang digunakan, jadwal beriklan biasanya disesuaikan dengan permintaan klien. Para perencana media hanya memilih program dengan waktu yang sesuai untuk produk, dalam hal ini PT Sinar Sosro merupakan perusahaan yang bergerak di produk minuman, klien meminta program yang tayang pada jam makan siang dan tidak mau program yang tayang diatas jam 12 malam.
Setelah mendapatkan jadwal yang sesuai dan program yang sesuai kemudian membuat flowchart. Jadwal yang sudah ditentukan tadi dibuat
dalam diagram. Diagram ini menunjukkan pembagian iklan disetiap programnya, tayang tanggal berapa dan berapa kali tayang setiap harinya. 6. Media recommended dan media review
Pada tahap ini, para media planner menyiapkan data rekomendasi dan review brand kepada klien untuk dipresentasikan bersama tim media dengan klien untuk mendapatkan persetujuan klien. Untuk data review yaitu mengevaluasi dan menganalisis campaign brand sebelumnya. Kemudian media memberikan rekomendasi campaign untuk periode ini, dengan ide yang baru.
Setelah diadakan meeting dengan klien, dan disetujui oleh klien. Perencana media mengirimkan media plan kepada klien melalui AE nya. Setelah mendapat persetujuan atau approval dari klien, kemudian diserahkan kepada media implementer untuk dilakukan pembelian kepada pihak media.
Dalam tahap ini, fungsi media buyer/implementer mulai berperan. Untuk informasi dan remokendasi vehicle sudah berjalan pada tahap sebelumnya. Pada tahap ini, fungsi media buyer yaitu negosiasi mulai diakukan. Pada tahap ini penulis ikut terlibat langsung dalam proses pembelian ini.Tugas dan tanggungjawab penulis berdasarkan job description media implementer di PT Dwi Sapta IMC yaitu:
1. Membuat PO (Purchase Order) dari plan yang diberikan oleh Planner. 2. Mengkonfirmasi PO yang sudah dikirim ke masing-masing stationTV. 3. Mengupdate Post Buydari Monthly Campaign.
a. AOP : Menjawab Sendiri dengan ketentuan Rating lebih besar atau sama dari program yang ditawarkan.
b. TOP 1 : Hampir sama seperti AOP, tapi harus mengkonfirmasi AE nya terlebih dahulu, karena biasanya ada program request dari klien. 5. Membuat Data ADEX REPORT perbulan, dikondisikan dengan update dari
Ariana.
6. Mengirim RATING WEEKLY ke masing-masing AE.
7. Materi/Betacam bisa kita proses ke Admin Media untuk didistribusikan ke masing-masing Station TV yang akan tayang.
8. Meng-update Campaign Detail per minggu, sebelumnya harus request ke SAS masing-masing station untuk dikirimkan.
9. Membantu membuat Review, untuk brand TOP 1 reviewbulanan kalau AOP jika ada requestsaja.
10. Mem-fotocopy & Mem-filing Approvalyang sudah di tanda tangan klien. 11. Mengecek & membuat Actual Campaign (Invoice).
12. Membuat Media Plan jika planner tidak masuk atau sedang dalam keadaan sibuk.
Setelah media plan di approval oleh klien, media plan diserahkan ke media implementer untuk diproses pembeliannya ke media. Kemudian media implementer membuat purchase order untuk masing-masing media, dalam hal ini untuk televisi. Pada tahap ini, penulis membantu membuat purchase order dan mengirim ke masing-masing media. Berikut beberapa pekerjaan penulis mengenai purchase order :
1. TEBS versi Teaser Java Jazz Festival
Campaign TEBS versi Teaser Java Jazz Festival dilaksanakan mulai dari tanggal 16 februari sampai 2 maret 2014. Campaign ini dilaksanakan bersamaan dengan event tahunan Java jazz festival yang dilaksanakan tanggal 16 februari sampai 2 maret 2014. TEBS selain untuk mengiklankan produknya juga memberitahukan kepada khalayak bahwa akan diselenggarakan event tahunan java jazz festival.
Purchase order digunakan untuk pembelian ke station televisi. Purchase order dibuat dari media schedule yang diberikan oleh media planner untuk media implementer. Tidak semua yang ada di media plan dicantumkan dalam purchase order, hanya dicantumkan yang station televisi butuhkan dan yang paling penting adalah budget iklan dan jumlah spot iklan setiap programnya.
Purchase order ini digunakan untuk periode campaign mulai dari 16 Februari 2014 sampai 02 Maret 2014. PO untuk setiap bulannya terpisah dan dibedakan setiap station televisinya. PO yang dibuat disesuaikan dengan media plan yang sudah di approval oleh klien. Pada campaign ini menggunakan lima station televisi yaitu Trans TV, SCTV, Trans 7, RCTI dan Indovision (Lihat Lampiran 4) (pekerjaan penulis digunakan). Pada tugas ini penulis tidak mengalami kesulitan. Penulis diberi tanggungjawab sampai kepengiriman PO ke setiap station televisi. Termasuk meminta no PO ke administrasi kemudian minta tanda tangan
ke media manager dan lain sebagainya. Serta pembuatan cover fax yang akan dikirim juga ke station televisi. (Lihat Lampiran 5) (pekerjaan penulis digunakan)
2. TehBotol Sosro versi TBC
Campaign TehBotol Sosro versi TBC dilaksanakan selama tiga bulan dimulai dari 8 April sampai 14 juni 2014, campaign ini digunakan untuk memperkenalkan jingle baru TehBotol Sosro kepada masyarakat luas. Campaign dilaksanakan di Sembilan station televisi diantaranya SCTV, Trans TV, IVM, Trans 7, RCTI, Tvone, MNCTV, ANTV dan Indovision. Pada periode tersebut bertepatan dengan pemilu, jadi moment tersebut bisa dimanfaatkan untuk lebih banyak beriklan.
Pada periode campaign ini membuat beberapa PO yaitu:
a. Purchase order TehBotol Sosro versi TBC
Digunakan untuk periode campaign mulai dari 08 April 2014 sampai 18 Juni 2014. PO dibuat berdasarkan media plan. Pada campaign ini menggunakan Sembilan station televisi diantaranya SCTV, Trans TV, IVM, Trans 7, RCTI, Tvone, MNCTV, ANTV dan Indovision (Lihat Lampiran 6). (pekerjaan penulis digunakan)
b. Purchase order Metro Spot(TehBotol Sosro)
Digunakan untuk periode campaign mulai dari 08 April 2014 sampai 30 April 2014. Pada campaign ini hanya untuk metro tv,
karena bertepatan dengan pemilu jadi moment tersebut dimanfaatkan untuk beriklan TehBotol Sosro (Lihat Lampiran 7). (pekerjaan penulis digunakan)
c. Purchase order (Special Package) Quickcount Metro TV
Digunakan untuk periode campaign mulai dari 09 April 2014 sampai 12 April 2014. Pada campaign ini hanya untuk metro tv dan tvone, karena bertepatan dengan pemilu jadi moment tersebut dimanfaatkan untuk beriklan TehBotol Sosro (Lihat Lampiran 8). (pekerjaan penulis digunakan)
Setelah purchase order jadi, kemudian minta nomor pembelian ke bagian administrasi media setelah itu dimintakan tanda tangan ke manager. Kemudian PO beserta cover fax dikirim ke masing-masing media, dan setelah PO dikirim media implementer mengecek ke masing-masing media apa sudah diterima PO nya, dan jika sudah diproses cover fax akan dikirim kembali ke agency.
Setelah PO diproses oleh media, media akan mengirimkan campaign detail dan clereance (jika ada) kepada media implementer. Jika ada clearance, media implementer melakukan negosiasi apakah masih bisa tetap diprogram awal, jika memang space sudah penuh media implementer harus mencari program pengganti dan mengirimkan ke klien untuk mendapat persetujuan. Dalam tahap ini, penulis diminta membantu membuat clearance. Berikut clearance yang penulis buat:
a. Clearance adalah program yang dipilih atau yang ada di media plan tidak bisa tayang karena suatu hal. Biasanya karena penuh atau program tidak ada. Clearance dikirim oleh station televisi setelah PO diproses jika ada clearance maka media implementer mencari program penggantinya. Program pengganti, harus disesuaikan dengan dengan program awal, dan jumlah GRP harus sama dengan media plan awal atau lebih tinggi. Pemilihan program juga dilihat dari rating yang dimiliki program yang didapat dari Arianna. Pada iklan TEBS versi Java Jazz Festival ada beberapa program yang tidak bisa tayang di Trans TV (Lihat Lampiran 9), RCTI dan Trans 7. Penulis hanya membuat datanya, pemilihan program pengganti dilakukan oleh media planner/pembimbing magang. (Hanya sebagai draft)
Setelah program pengganti disetujui, kembali dikirim ke media untuk diproses. Pada waktu campaign berjalan, media implementer melakukan monitoring apakah iklan tayang sesuai dengan plan atau tidak. Monitoring yang dilakukan diantaranta :
a. Monitoring Weekly
Monitoring dilakukan untuk mengecek apakah campaign berjalan sesuai dengan media plan, jumlah spot apa ada yang kurang atau lebih. Monitoring dilakukan setiap akhir bulan ketika station televisi mengirimkan invoice kepada media implementer. Kemudian media implementer mengecek apakah jumlah spot, budget dan program yang
ada di invoice sama dengan yang ada di media plan apakah ada perbedaan.
Monitoring tidak hanya dilakukan saat akhir bulan, media implementer setiap seminggu sekali harus mengecek campaign yang sedang berjalan ke station televisi melalui telefon atau email. Ini dilakukan agar campaign benar-benar berjalan sesuai dengan plan, jika terjadi kesalahan atau perubahan bisa segera diatasi. Disini penulis hanya membantu pengecekan atau monitoring diakhir bulan, kemudian membuat datanya yang akan dikirim ke klien.Penulis diminta membuat Monitoring Weekly untuk TBS untuk bulan April sampai Juni. (Lihat Lampiran 10) (pekerjaan penulis digunakan)
Kemudian setelah campaign selesai, media implementer melakukan evaluasi dalam tahap ini penulis ikut terlibat langsung dan disetiap akhir bulan klien akan meminta data-data sebagai berikut untuk evaluasi campaign :
a. Media Actual
Penulis diminta membuat media actual yang akan diserahkan kepada klien. Biasanya dibuat diakhir bulan. Media actual dibuat setelah invoice dikirim oleh station televisi, media actual diberikan kepada klien dan digunakan klien untuk mengecek campaign yang sudah berjalan. Perubahan-perubahan selama campaign berjalan dapat dilihat dari media actual. Mulai dari perubahan tanggal, jumlah spot,
harga, perubahan program dan lain sebagainya dapat diketahui melalui media actual. Ini akan mempermudah klien dalam melakukan monitoring.
Pada campaign TEBS versi imlek mercon berenteng media actualdibuat berdasarkan media schedule yang dibuat dan di approval oleh klien. Apakah campaign yang berjalan sesuai dengan plan atau tidak. Kemudian dibuat media actual, penulis diminta untuk membuat media actual periode februari.
Kemudian pada periode ini penulis diminta membuat media actual untuk iklan TEBS versi Java Jazz Festival. Periode campaign untuk TEBS versi Java Jazz Festival adalah februari sampai maret penulis hanya membuat media actual periode bulan februari untuk semua station televisi yang ada di media plan (Lihat Lampiran 11) (pekerjaan penulis digunakan).Dalam pembuatan ini penulis tidak mengalami kendala.
b. Summary Spot Matching
Summary Spot Matching juga digunakan untuk monitoring. Summary spot matching dibuat setiap akhir bulan dan dikirim ke klien setiap awal bulan. Summary spot matching adalah perbandingan dari media plan dan media actual untuk mengetahui apa ada perbedaan anatar plan dan actual, juga dapat mengetahui berhasil atau tidaknya
sebuah iklan dilihat dari total GRP keseluruhan dan GRP setiap program yang didapat dari Arianna.
Pada periode campaign TEBS versi Imlek mercon berenteng penulis diminta untuk membuat summary spot matching untuk periode januari dan februari. Untuk running Arianna penulis masih dibantu pembimbing untuk mendapatkan data yang akan dibuat menjadi summary spot matching. (pekerjaan penulis digunakan).
Kemudian penulis diminta membuat summary spot matching untuk iklan TEBS versi java jazz festival pada bulan februari untuk semua station televisi yang ada di media plan.(Lihat Lampiran 12)
c. Postbuy
Post buy adalah laporan pembelian iklan. Laporan ini digunakan klien untuk mengecek pembelian iklan. Apakah ada perbedaan jumlah budget antara media plan dengan media actual (setelah campaign). Dalam post buy ini, klien juga bisa mengecek kenaikan atau penurunan GRP, jumlah spot, program yang dipilih, station televisi yang dipilih dan index. Perbandingan jumlah spot iklan antara weekdays dan weekend juga tercantum. Disini penulis diberi wewenang untuk membuat data atau laporan (post buy) untuk diserahkan kepada klien.
Pada periode campaign TEBS versi imlek mercon berenteng penulis diminta membuat post buy untuk periode januari dan februari.
Dibuat dari media plan TEBS imlek dan media actual TEBS imlek. Pada pembuatan ini penulis masih dibantu oleh pembimbing karena kesulitan dalam menghitung data yang banyak dan rumit. Tetapi postbuy yang dibuat oleh penulis diserahkan kepada klien setelah dicek oleh pembimbing.
Penulis membuat post buy untuk iklan TEBS versi java jazz festival untuk bulan februari saja. (Lihat Lampiran 13) (pekerjaan penulis digunakan).
d. Rating Weekly All Brand Sosro
Selain membuat pekerjaan diatas, penulis setiap minggunya diberi tanggungjawab membuat rating weekly all brand sosro yang akan diserahkan kepada klien dan masing-masing station televisi. Mulai dari running di Arianna sampai ke pemindahan data ke file yang akan dikirim penulis melakukan sendiri. Rating weekly adalah update rating mingguan untuk seluruh brand sosro yang akan diberikan kepada klien dan station televisi. Ratting weekly didapat dari running Arianna. Ini digunakan klien untuk memonitoring rating program untuk setiap brand sosro. Selama magang penulis mengerjakan pembuatan ratting weekly kemudian dikirim ke klien dan masing-masing station televisi (Lihat Lampiran 14). (pekerjaan penulis digunakan)
e. Competitor Review
Competitor review adalah data seluruh competitor PT. Sosro yang beriklan pada bulan tersebut. Data ini hanya dibuat jika klien membutuhkan saja, pada saat penulis melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Media klien meminta dibuatkan competitor review dan penulis yang mengerjakannya untuk bulan januari dan februari. (Lihat Lampiran 15) (pekerjaan penulis digunakan).
