A. Latar Belakang dan Permasalahan
Arsip tercipta sebagai dampak adanya kegiatan dan fungsi organisasi baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta. Arsip juga merupakan bukti dan juga memori organisasi itu sendiri, oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga kualitas, keutuhan fisik maupun informasinya. Pengertian arsip menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan bahwa :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaankehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Menurut Betty R.Ricks,Swafford & Gow dalam bukunya menyebutkan recorded information, regardless of medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in operation of the organization. Arsip diartikan sebagai informasi yang terekam dalam media atau karakteristik apapun dibuat dan diterima oleh suatu organisasi yang berguna bagi oprasional organisasi tersebut.2
1Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2 2Betty R., Ricks,Swafford & Gow, Information and Image Management Record Syistem Approach (Ohio: South-Western Publishing co, 1992), hlm 3.
Arsip dibedakan menjadi dua, arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam proses penyusunan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengerakan (motivating), Pengawasan (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making) baik yang berlangsung dalam instansi atau organisasi.3 Semua arsip di dalam suatu instansi dalam hal ini adalah Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman dapat di simpan dengan baik dan mudah ditemukan, dengan adanya sistem penataan arsip yang baik.
Menurut Boedi Martono pengertian penataan adalah mengatur, menyusun sehingga bentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. Kegiatan pemberkasan mempersiapkan kelengkapan atau sarana serta penataan berkas pada tempat penyimpanan. Pemberkasan dikatakan baik ketika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat. 4 Sistem penataan berkas adalah sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip, untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat saat dibutuhkan sewaktu-waktu. Dalam penyimpanan arsip dilakukan sesuai dengan permasalahan arsip.
Arsip – arsip yang tercipta di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman adalah arsip peta pendaftaran, daftar tanah, surat ukur, buku tanah, daftar nama dan warkah, arsip – arsip tersebut sangatlah penting karena di dalamnya terdapat data informasi pertanahan wilayah Kabupaten Sleman, khususnya dalam hal ini adalah
3Wursanto.Ig, Kearsipan 1(Kanisius, 1991), hlm.103.
4Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta:
arsip buku tanah. Pengertian Arsip buku tanah adalah dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis maupun fisik suatu obyek pendaftaran yang sudah ada haknya5.
Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman merupakan kantor yang mengelola arsip – arsip milik internal organisasi dan arsip – arsip milik perseorangan. Kegiatan seperti Pengukuran, Pemetaan, Penatagunaan tanah, Penetapan hak atas tanah yang berada di daerah Kabupaten Sleman merupakan merupakan tugas pokok dari instansi tersebut.
Berdasarkan uraian tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana penataan arsip buku tanah yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman?
2. Sarana apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan penataanarsip buku tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman?
3. Kendala apa yang dihadapi dalam melakukan penataan arsip akta buku tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman?
B. Tujuan
Tujuan adanya kegiatan kerja lapangan di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman antara lain :
1. Menambah pengalaman dan pengetahuan mengenai penataan arsip dinamis aktif.
5Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 1997 pasal 1 ayat 19 tentang pendaftaran tanah
2. Mengetahui kondisi buku tanah yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman.
3. Membantu dalam penataan buku tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman.
4. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam melakukan buku tanah di Kantor Pertanahan Sleman.
5. Mengetahui terciptanya arsip di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman. 6. Mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk penataan
buku tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman.
C. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang di gunakan untuk mendapatkan informasi dan data yang sesuai dengan tema yang dipilih, antara lain :
1. Studi pustaka merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara menelusuri bahan pustaka yang berkaitan dengan tema yang dipilih untuk penyusunan tugas akhir. Bahan pustaka yang dicari merupakan bahan referensi yang akan membantu penulis untuk merumuskan konsep atau melengkapi data sebagai bahan perbandingan. Studi pustaka menurut M.Nazir adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, litertur-litertur, catatan-catatan, dan laporan yang ada hubunganya dengan masalah yang dpecahkan.6
6Nazir, M. Metode Penelitian, (Jakarta : Penerbit Ghalia Indonesia, 1988), hlm. 111.
2. Observasi Partisipasi adalah kegiatan melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap proses kegiatan arsip yang ada di instansi tersebut. Observasi dapat dilakukan sesaat dan berulangkali. Dalam observasi melibatkan dua komponen, yaitu pelaku observasi (disebut sebagai observer) dan obyek yang di observasi (disebut sebagai observee). Partisipasi adalah peran ikut serta secara langsung dalam kegiatan organisasi. Observasi Partisipasi menurut Irawan Soehartono yakni melakukan pengamatan dengan melakukan indera penglihatan.7
3. Wawancara adalah kegiatan tanya jawab secara lisan kepada narasumber yang untuk mendapatkan data tentang tema yang diteliti. Tujuan wawancara adalah untuk mendapatkan informasi secara langsung dalam waktu yang singkat dari interview. Pengertian wawancara menurut Irawan Soehartono, wawancara merupakan kegiatan pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan melakukan tanya jawab (interview) kepada responden dan jawaban responden di catat atau di rekam dengan alat rekam (tape recorder).8
4. Selain metode wawancara, metode pengumpulan data yang lainnya adalah Metode Studi Pustaka, metode ini mengkaji dan membaca yang sesuai terhadap buku, peraturan perundangan, artikel, dan literatur lainnya untuk mendukung landasan teoritis dalam pembahasan masalah yang diteliti. Studi pustaka ini diperlukan untuk bekal ilmu yang dimiliki peneliti agar
7Irawan Soehartono, Metode Penelitian Sosial (Bandung : PT Remaja Rosdakarja, 1995), hlm.69.
dapat menganalisis data-data yang diperoleh di lapangan dan dituangkan dalam laporan akhir. Setelah data-data terkumpul maka tahapan berikutnya yaitu evaluasi data dan analisis data, kemudian data-data tersebut dipadukan dan diolah sehingga memperoleh gambaran untuk menyusun Tugas Akhir.
D. Tinjauan Pustaka
Untuk mendukung proses penulisan tugas akhir dibutuhkan referensi beberapa buku. Referensi tersebut disesuaikan dengan tema yang diambil dalam penulisan tugas akhir.Buku pertama yaitu buku dari Zulkifli Amsyah yang berjudul Manajemen Kearsipan diterbitkan di Jakarta oleh PT Gramedia Pustaka Utama. Secara garis besar buku ini membahas mengenai prosedur kearsipan dengan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem kronologis, sistem abjad, sistem nomor, sistem geografis dan sistem subyek.
Buku kedua yaitu dari Kearsipan 1 yang disusun oleh Ig.Wursanto yang diterbitkan di Yogyakarta tahun 1991 oleh Kanisius.Secara umum buku ini membahas tentang pengertian dan pengelolaan arsip dengan beberapa aspek yang ada, Sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis aktif, undang-undang kearsipan, perlindungan arsip, pemeliharaan danpengamanan arsip. Bab V buku ini membahas asas penyimpanan warkat secara fleksible (aman, awet, efisien, dan luwes) seperti asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran (kombinasi).
Buku ketiga berjudul Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan yang disusun oleh Boedi Martono diterbitkan di Jakarta Tahun 1992.Buku ini secara garis besar membahas tentang peletakan dasar penyimpanan arsip dan perkembangan sistem pemberkasan. Bab II buku ini membahan penataan arsip dengan mengunakan sistem geografis. Buku ini memberitahukan peralatan yang digunakan untuk penataan arsip adalah folder, guide, rak lemari, dan filing cabinet.
Buku keempat berjudul Information and Image Management,Record Syistem Approachyang disusun oleh Betty R,Ricks,Swafford & Gow diterbitkan di Ohio tahun 1992 oleh South-Western Publishing co. Buku ini mencakup semua aspek Records Management System. Buku ini secara garis besar membahas tentang Records Management, evaluasi arsip dinamis, mengulas tentang manajemen arsip dinamis, mulai penciptaan dan pengendalian arsip dinamis, dan pengaturan dan pengeditan program manajemen arsip dinamis. Untuk membantu penulisan tugas akhir, terdapat penjelasaan mengenai komponen yang dibutuhkan instansi dan pembuatan prosedur penyimpanan arsip secara manual. Prosedur penyimpanan secara manual disini dijelaskan manual operation and retrieval refers to the processof storing and retivering records without the aid of
mechanical or automated.9 Secara garis besar membahas tentang proses
penyimpanan dan temu balik arsip secara manual tanpa alat bantu mekanis atau otomatsi.
E. Sistematika Penulisan Laporan
Untuk memberikan gambaran dalam penulisan laporan yang berjudul “Penataan Buku tanah Tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman” penulis membagi dalam empat bab. Setiap bab menggambarkan permasalahhan yang berbeda, namun keempat bab tersebut terjalin dalam satu tema yang utuh. Hal ini agar lebih memudahkan dalam memahami laporan.
Bab pertama adalah pendahuluan yang berisi tentang penjelasan latar belakang dan permasalahan, tujuan praktik kerja lapangan,metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, dan sistematika penulisan laporan.
Bab kedua adalah gambaran umum kantor pertanahan kabupaten sleman yang berisi tentang Sejarah kelembagaan, Visi dan Misi Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman, Kedudukan, tugas pokok dan fungsi kantor Pertanahan, DAN Pengorganisasian Kearsipan.
Bab ketiga adalah Penataan arsip buku tanah kantor pertanahan kabupaten sleman yang berisi tentang kondisi arsip, penataan arsip buku tanah, sarana penataan, perlindungan dan pengamanan arsip buku tanah, pelayanan peminjaman, penemuan kembali arsip buku tanah di kantor Pertanahan Kabupaten Sleman dan kendala yang di hadapi dalam melakukan penataan buku tanah.
Bab keempat berisi tentang kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan hasil ringkas dari semua kegiatan tugas akhir yang di laksanakan di Kantor Pertanahnan Kabupaten Sleman, sedangkan saran merupakan masukan kepada instansi agar dalam penataan arsip dapat sesuai harapan.
